FORMATO ACTAS DE COMITES

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1 1 de 6 COMITÉ DE TRANSPORTE PROGRAMA EMPRESARIAL EN EDUCACIÓN Y SEGURIDAD VIAL Y PROGRAMA DE GESTIÓN CORPORATIVA DE SEGURIDAD VIAL Fecha: ABRIL 16 DE 2013 Acta No.3 3 Pag. Sitio de Reunion: Sala de Juntas ANDI Hora Incio: 8:30AM Hora Final: 10:10AM Asistentes: Invitados: 1. ANA MARIA CARBO BASC 2. LUIS MARTIN MORENO BAYER 3. DALLIZ OLIVERA CHEMICAL TRANSPORTES 4. LORENA MEJIA CHEMICAL TRANSPORTES 5. JOHN ZULUAGA COLMENA ARL 6. ARMANDO DURÁN COLMENA ARL 7. SANDRA JAIMES DOW AGROSCIENCES 8. FEDERMAN HOYOS ELECTRICARIBE 9. ISIDRO RUIZ FONDO DE PREVENCION VIAL 10. MAYRA ROJANO GASES DEL CARIBE 11. NESTOR GÓMEZ OPL CARGA 12. YESMI ACOSTA OPL CARGA 13. PAOLA VILLA OPL CARGA 14. JUAN CARLOS BRAVO OPL CARGA 15. MANUEL BOLIVAR PROCAPS 16. LUCAS LABARRA PROCAPS 17. ALEXANDER MORENO QUINTAL 18. EMERSON MERCADO SECRETARIA DE MOVILIDAD 19. ROBERTO SEQUEA SOCIEDAD PORTUARIA REGIONAL 20. OMAR PATERNINA TELBA 21. DONIS REALES TRANSPORTES INTERTANQUES 22. JULIETH LLANOS TRANSPORTES INTERTANQUES 23. SANDRA VILLAMIZAR TRANSPORTES INTERTANQUES 24. JUAN GUILLERMO QUIJANO TRIPLE A 25. ERNESTO VELEZ UCPL 26. INGRID ROBAYO UCPL 27. JAHN GUTIERREZ VP GLOBAL 28. SILVANA BERNAL ANDI 29. OLGA LUCIA SARRIA APELL 30. KEYLA OROZCO APELL APELL No. AGENDA TIEMPO 1. SALUDO Y PRESENTACIÓN 5 MIN 2. PROGRAMA DE GESTIÓN CORPORATIVA DE SEGURIDAD VIAL 30 MIN - FONDO DE PREVENCIÓN VIAL 3. PROGRAMA EMPRESARIAL EN EDUCACIÓN Y SEGURIDAD 35 MIN VIAL SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD 4. PROPOSICIONES Y VARIOS 30 MIN

2 2 de 6 DESARROLLO DEL COMITÉ 1. SALUDO Y PRESENTACIÓN La doctora Silvana Bernal, Asistente de Gerencia, de la ANDI, dió la bienvenida agradeciendo la asistencia y participación. Expresó que el propósito de la reunión era darles a conocer algunas alternativas de cómo llevar la Seguridad Vial a su empresa, de tal forma que se logren resultados de operación segura, para lo cual se presentara el contenido de los programas desarrollados por el Fondo de Prevención Vial y la Secretaria Distrital de Movilidad. Seguidamente, presentó al señor Isidro Ruiz, Director del Fondo de Prevención Vial. 2. PROGRAMA DE GESTIÓN CORPORATIVA DE SEGURIDAD VIAL - FONDO DE PREVENCIÓN VIAL El señor Ruiz inició su intervención manifestando que el Fondo de Prevención Vial está enfocado en proteger la vida de los actores de la vía, mediante un trabajo integral en prevención, que busca monitorear, estudiar y entender la siniestralidad vial en Colombia en materia de infraestructura, equipos y vehículos, comportamiento humano e institucionalidad. Agregó que desde 2011 en las instituciones y organizaciones se ha implementado la seguridad vial dentro de un planteamiento de Inteligencia Vial; el cuál surgió como una forma de confrontarnos con la realidad. A continuación un breve resumen PROGRAMA DE GESTIÓN CORPORATIVA DE SEGURIDAD VIAL: El objetivo de este programa, se centra en la creación de Indicadores de Operación Segura (IOS), en busca de generar espacios de mejoramiento de las condiciones de seguridad de las operaciones de transporte de las empresas en Colombia; la Corporación Fondo de Prevención Vial, por ello se encargó de la creación de Cómo Manejo LTDA., la elaboración de un sistema de indicadores que permitirá contrastar las condiciones actuales de operación (línea base) de las empresas, que participen en el estudio, con las mejores prácticas y estándares para los diferentes tipos de transporte, con el propósito de determinar la brecha que hay entre dicha línea base y las mejores prácticas. En el instrumento que se diseñó para este fin, se examinan temas relevantes para la operación segura, a través de un conjunto de preguntas dirigidas a evaluar o determinar aspectos puntuales asociados con: Indicadores de Operación Segura Organización interna Procedimientos operativos Talento humano Equipo móvil Infraestructura Expresó que las preguntas están estructuradas con base en una serie de temas relevantes para la operación segura y la seguridad vial. Cada pregunta corresponde a un nivel básico o

3 3 de 6 avanzado que está relacionado con el nivel de desarrollo que esa norma, práctica o comportamiento representa con referencia al tema de seguridad vial y la operación segura. ORGANIZACIÓN INTERNA En esta categoría están incluidos temas como: Identificación y cumplimiento de los requerimientos legales (normatividad). Elaboración y divulgación del manual de operaciones de transporte y sus documentos de soporte. Elaboración y seguimiento de indicadores de desempeño en la operación. Definición, divulgación y control de políticas de operación segura de la flota en temas relacionados con: el consumo de bebidas alcohólicas, o cualquier otra sustancia o medicamento que pueda alterar la habilidad para conducir, gestión de la fatiga y relación PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS La revisión de los procedimientos operativos incluyen la evaluación de temas como: Interacción con las autoridades, en especial las de tránsito. Diseño y divulgación de planes de contingencia, realización de simulacros de atención de contingencias y emergencias. Diseño de mecanismos para hacer inspecciones en ruta. Identificación y divulgación de puntos de accidentalidad en las vías utilizadas habitualmente, así como la elaboración de planes de mitigación. Procedimientos de control logístico y definición de parámetros de seguridad. Definición de protocolos de comunicación. Restricción y control al uso de equipos móviles de comunicación y otros distractores en la cabina. TALENTO HUMANO Entre los aspectos a evaluar dentro de la gestión del talento humano en cualquier operación de transporte, se encuentran los siguientes: Definición de perfiles (experiencia, competencias, educación y requerimientos legales, entre otros). Proceso de selección, contratación e inducción. Capacitación en prácticas de operación segura y mejoramiento de competencias relacionadas con la seguridad en la operación y relaciones humanas. Procesos de renovación de la habilitación de conductores (permiso para operar). Capacitación en técnicas de evacuación, seguridad vial y atención de emergencias.

4 4 de 6 EQUIPO MÓVIL Las organizaciones más avanzadas en operaciones de transporte seguras, han implementado una serie de estándares y buenas prácticas relacionadas con procedimientos operativos y administrativos que garanticen el óptimo funcionamiento de los vehículos. Entre los primeros se encuentran las inspecciones pre-operativas, los peritajes y el registro y seguimiento de todas las labores de mantenimiento preventivo y correctivo. En cuanto a los procedimientos administrativos, los sistemas de gestión incluyen mecanismos para suspender o retirar de la operación a vehículos en condiciones sub-estándar; y en lo que se refiere al mantenimiento, han normalizado los procesos de compra de repuestos y reparación de vehículos, siguiendo las recomendaciones y lineamientos de los fabricantes, que en general reflejan las exigencias de normas de calidad de alto nivel establecidas por las leyes de los países donde se fabrican sus vehículos o donde están sus mercados. INFRAESTRUCTURA Para la realización del estudio se tienen en cuenta las vías utilizadas en las operaciones de transporte de las empresas participantes y especialmente la gestión que se hace con respecto a los riesgos que se encuentran en dichas vías y la formalidad de los mecanismos de mitigación de los riesgos. Así mismo, en algunos casos, se tienen en cuenta los componentes de la infraestructura propia de las empresas estudiadas en aspectos como la seguridad en los muelles de abordaje y/o carga, señalización apropiada y mecanismos de seguridad para evitar la presencia de personas en las vías vehiculares. Estos indicadores presentan una metodología de aplicación; ésta herramienta se realiza por medio de entrevistas realizadas durante una visita realizada por un consultor sénior en gerencia del riesgo y seguridad vial, con experiencia en procesos de auditorías de cumplimiento, seguridad vial y operación segura de flotas de vehículos, con amplio conocimiento y manejo del instrumento. El consultor hace las preguntas y contra preguntas pertinentes, permitiendo respuestas abiertas, hasta obtener la información necesaria para satisfacer el objetivo de cada pregunta incluida en el instrumento. Una vez obtenida la respuesta, el consultor, con su criterio, elige la opción que mejor interpreta lo expresado por el entrevistado. 3. PROGRAMA EMPRESARIAL EN EDUCACIÓN Y SEGURIDAD VIAL SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD Seguidamente la doctora Olga Lucía Sarria, Directora del Proceso APELL, presentó al señor Emerson Mercado, delegado de la Oficina Distrital de Movilidad. El señor Mercado, inició su intervención expresando que la Secretaria es la autoridad de tránsito y transporte distrital, encargada de velar por la movilidad segura, eficiente y sostenible de Barranquilla, mediante su planificación, prevención, promoción, regulación y

5 5 de 6 control. Señaló que debe existir un compromiso de todos a lo que agregó la actuación de la ley 1503 de 2011 del Ministerio de Transporte, que expresa; Por la cual se promueve la formación de hábitos, comportamientos y conductas seguros en la vía y se dictan otras disposiciones Manifestó se está desarrollando el programa de seguridad vial para aumentar una educación vial en la ciudad y se desea trabajar conjuntamente con las empresas, éste consiste en talleres que se desarrollan en seis fases. Éstas fases son: 1. Gestión para la vinculación 2. Observación e identificación de riesgos viales 3. Sensibilizar y formación 4. Diagnóstico 5. Diseño del Plan empresarial de educación y seguridad vial 6. Ejecución del plan empresarial de educación y seguridad vial Puntualizó en que existen estrategias corporativas; que se crearón con el fín que dentro de las organizaciones exista una educación y seguridad vial, de igual manera esto se presenta mediante la visita de un consultor que realiza un estudio, trabaja un material de capacitación y expone las temáticas mediante talleres. Los talleres por fases tienen una duración entre 4 y 5 horas y con cupo entre 40 y 50 personas. Los talleres de seguridad se dividen en dos tipos: Individual Formador de Formadores Individual: Este Taller va dirigido especialmente a pequeñas y medianas empresas y consiste en brindar las charlas de las fases pertinentes a los miembros de la organización. Formador de Formadores: Este Taller va dirigido por lo general a empresas grandes, puesto que, es muy dificil la agrupación de los miembros para la actividad, por lo que se propone la capacitación a un pequeño grupo entre 15 y 20 personas de la organización, con el fín de que éstos sean multiplicadores de la información a los miembros de su propia empresa. 4. PROPOSICIONES Y VARIOS Se determinarón los siguientes aspectos: Fusionar el Programa del Fondo de Prevención Vial con el Programa de la Secretaria Distrital de Movilidad, ya que en la primera fase del PROGRAMA EMPRESARIAL EN EDUCACIÓN Y SEGURIDAD VIAL, esta inmerso el PROGRAMA DE GESTIÓN CORPORATIVA DE SEGURIDAD VIAL. Esto con el fin de presentarlo al sector industrial

6 6 de 6 interesado en su implementación. Agrupar a las empresas interesadas por sector y conocer el número de personas que participaria pór cada empresa Organizar el Cronograma para el desarrollo de esta actvidad. Coordinar los grupos con los que se trabajara de tal forma que las empresas que tienen un número menor de miembros puedan trabajar de manera conjunta. COMPROMISOS RESPONSABLE PLAZO 1. La Secretaria Distrial de Movilidad conjuntamente con el Fondo de Prevención Vial se reuniran para trabajar en la unidad del Programa a presentar al sector industrial 2. Representantes de las organizaciones interesadas enviarán el listado del personal a participar en el programa Isidro Ruiz Fondo de Prevención Vial Eucaris Nuñez Secretaria Distrial de Movilidad Grupo de Empresas Convocadas Silvana Bernal-ANDI Olga Lucía Sarria - APELL 3. Establecer un cronograma de trabajo Isidro Ruiz Fondo de Prevención Vial Eucaris Nuñez Secretaria Distrial de Movilidad Silvana Bernal-ANDI Olga Lucía Sarria - APELL Abril 30 Mayo 3 Mayo 10 EVALUACION DE LA REUNIÓN PUNTUALIDAD 90% MANEJO DE TIEMPO 100% PARTICIPACION 70% RECIBO ACTA ANTERIOR N/A ASISTENCIA 70% INDICE DE RESPUESTA AL COMITÉ N/A CUMPLIMIENTO DE COMPROMISOS 70% LOGRO DE OBJETIVOS DE LA REUNION 80% Elaborado por: Cargo: Keyla Orozco Vieco Asistente de Dirección Puntualidad: Total de personas puntuales/total de Personas asistentes * 100 Participación: Personas que intervienen/total asistentes * 100 Asistencia: Organización asistentes/ Organizaciones confirmadas * 100 Cumplimiento de compromisos: Compromisos cumplidos / compromisos pendientes Manejo del tiempo: Tiempo planeado / Tiempo Utilizado Recibo acta anterior: Personas que recibieron el acta / total asistentes Indice de respuesta al comité: Cantidad de empresas asistentes / Número de empresas registradas en base Logro de Objetivos de la Reunion: Temas tratados / Temas planteados.