MINISTERIO DE HACIENDA Código: IT-LDD-DDF-01 DIRECCION GENERAL DE RENTAS Revisión: 0 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGRAMAS DE FLUJO

Transcripción

1 1. Objetivo Definir las reglas básicas a seguir para la construcción y la correcta interpretación de los Diagramas de Flujo, resaltando las situaciones en que pueden o deben ser utilizados para visualizar gráficamente y en forma consecutiva el desarrollo de un proceso. 2. Alcance Todas las áreas funcionales con responsabilidad en la operación del Sistema de Gestión de la Calidad de la Dirección General de Rentas. 3. Definiciones ANSI: American National Standard Institute Input: Entradas al proceso Output: Salidas del proceso Carta del proceso: Es la forma ejecutiva de presentación del proceso o procedimiento y contiene todos los datos generales del mismo, sus entradas y salidas, metas e indicadores de desempeño, la cual deberá ser requisitada de acuerdo al Anexo I. Cliente: Organización o persona que recibe un producto. El cliente puede ser interno o externo a la organización. Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto. Un proveedor puede ser interno o externo a la organización. 4. Documentación de referencia Con la finalidad de uniformar criterios para la aplicación de la simbología que vamos a utilizar en la elaboración de diagramas de flujo, tomaremos como base la del American National Standard Institute (ANSI). 5. Responsabilidades a) Del Grupo de trabajo o persona responsable del proceso: - Seguir las reglas que se señalan en el procedimiento para su correcta construcción, Pagina 1 de 10

2 interpretación y utilización. b) Del Jefe Departamento Gestión de Calidad Asesorar a las personas en las bases para la construcción y utilización del Diagrama de Flujo. 6. Desarrollo 6.1 Metodología para preparar un Diagrama de Flujo, se determina el nivel de detalle requerido. a) DEFINIR LOS LÍMITES: Después de establecer los límites del proceso, enumerar los resultados y los clientes. b) UTILIZAR SÍMBOLOS APROPIADOS: Utilizando símbolos apropiados para el diagrama de flujo, presentar las respuestas como los primeros pasos en el diagrama. c) HACER PREGUNTAS: Para cada input, hacer preguntas como: Quién recibe el input? Qué es lo primero que se hace en el input? d) DOCUMENTAR: Documentar cada paso en la secuencia, empezando con el primer paso. Para cada paso, hacer preguntas como: Qué produce este paso? Quién recibe este resultado (outputs)? Qué pasa después? Algunos de los pasos requiere de inputs que actualmente no se muestran? e) COMPLETAR: Continuar la construcción del diagrama hasta que se conecten todos los resultados (outputs) definidos. Si se encuentra un segmento del proceso que es extraño para todos, se deberá tomar nota y continuar haciendo el diagrama. f) REVISIÓN: Preguntar: Todos los flujos de información encajan en los inputs y outputs del proceso? El diagrama muestra la naturaleza serial y paralela de los pasos? El diagrama capta de forma exacta lo que realmente ocurrió, a diferencia de la Pagina 2 de 10

3 forma cómo se piensa que las cosas deberían pasar o cómo fueron diseñadas originalmente?. A continuación se detallan otras preguntas que pueden resultar de utilidad al momento de crear un Diagrama de Flujo: Qué es lo primero que ocurre? Qué es lo siguiente que ocurre? Qué es lo último que ocurre? De donde viene el Servicio? Cömo el servicio llega al proceso? Quién toma las decisiones (si las necesita)? Qué pasa si la decisión es Sí? Qué pasa si la decisión es No? Adónde va el servicio de esta operación? Qué revisiones/verificaciones se realizan en el servicio en cada parte del proceso? Qué pasa si la revisión/verificación no cumple con los requisitos?. El Diagrama de Flujo final deberá actuar como un registro de cómo el proceso actual realmente opera. Los datos que completan el proceso se completarán en la Carta del Proceso (Anexo I), cuyo formato es el siguiente: Pagina 3 de 10

4 Nombre del proceso: Dueño del proceso: Propósito: Clientes internos: Clientes externos: Proveedores: Producto(s) ó Servicio(s) que genera: Actividad inicial del proceso: Actividad final del proceso: Producto/Servicio: Característica del Producto/ Servicio: Entradas: Característica de las entradas: Normatividad aplicable al proceso: Variables de control: Puntos de control: Metas de desempeño: Indicadores de desempeño: Nombre del indicador Unidad de medida Periodicidad Fórmula Responsable de obtener información: Registros de calidad: Pagina 4 de 10

5 6. 2 Simbología para Diagramas de Flujo Símbolo Nombre Descripción Inicio o término Actividad Señala donde inicia o termina un procedimiento Representa la ejecución de una o más tareas de un procedimiento Decisión Documento Conector Indica las opciones que se pueden seguir en caso de tomar caminos alternativos Representa un documento, formato o cualquier escrito que se recibe, elabora o envía Mediante el símbolo se pueden unir, dentro de la misma hoja, dos o más tareas separadas físicamente en el diagrama de flujo, utilizando para su conexión los números arábigos: indicando la tarea con la que se debe continuar Líneas de dirección Conecta símbolos, señalando la secuencia en que deben realizarse las actividades Retraso Espera de una persona o producto 6. 3Directrices para la redacción y presentación de Diagramas de Flujo Pagina 5 de 10

6 Cada proceso o conjunto de procesos que son realizadas por un sector responsable, deberán quedar claramente indicadas en el diagrama. Los procesos a desarrollar deberán expresarse en forma breve, precisa, con un símbolo correspondiente y utilizando verbos en infinitivo, por ejemplo: Revisar ; Autorizar ; etc. Dentro del símbolo de documento se deberá indicar el nombre del formato, documento, reporte, etc. Si el nombre del documento es muy extenso, sólo la primera ocasión que se mencione se describirá completo y en lo sucesivo se podrá abreviar o anotar las iniciales. En el Anexo II se acompaña grilla para conformar un diagrama de flujo; los que deberán iniciar en la parte superior izquierda de la hoja y continuar en forma vertical. Si en la sucesión de símbolos se presenta el de decisión, se sugiere iniciar en la parte izquierda para dar espacio a las actividades que se derivan de la decisión. Por ejemplo: Paso Descripción actividad Rol responsable Controles Documentos relacionados Cuando dentro del proceso la actividad establece utilización de un documento, se deberá anotar dentro del símbolo de documento el nombre y clave de éste. Por ejemplo: Auditorias internas (PSC-AI-04-3) Pagina 6 de 10

7 Las líneas de salida se iniciarán en la parte inferior o del lado derecho del símbolo. Incorrecto Correcto El símbolo de decisión podrá tener dos o tres líneas de salida y la línea de entrada se ubicará en la parte superior del símbolo. Líneas de Salidas Múltiples (Entrada) Pagina 7 de 10

8 (Salida) NO (Salida) SI 6.4 Directrices para la descripción de actividades Una actividad es el conjunto de operaciones o tareas propias de un sector o persona. La descripción de actividades deberá sujetarse a la siguiente estructura de presentación, teniendo en cuenta el modelo de esquema que se encuentra representado en el Anexo II: Paso Descripción Responsables que Controles Responsable Documentos Actividad intervienen en el actividad relacionados proceso (Rol Responsable) En la primera columna se anota el número de actividad que le corresponde, de acuerdo con el diagrama de flujo, por ejemplo: 1, 2, 3, etc. Pagina 8 de 10

9 En la segunda columna se describe la actividad que forma parte del proceso a detallar. Se determina lo que la persona hace, en forma breve y clara, sin entrar en detalle. Si es necesario, el cómo, será contestado mediante las instrucciones de trabajo. En esta columna también se establecen las políticas a seguir en el cumplimiento de la actividad descrita. En la tercera columna se especifica cuáles son los responsables que intervienen en el proceso, en este caso el Rol Responsable son las áreas integradoras del proceso a describir. En la cuarta columna se definirá en que actividades del proceso se realizarán los controles. En la quinta columna se definirá quién es el responsable de realizar la actividad, sin colocar nombre y apellido solamente la descripción del puesto de trabajo. Si la actividad en cuestión requiere grado de detalle para ser descrita, es recomendable documentarla en un instructivo de trabajo y hacer referencia a dicho documento en la última columna. En ésta se deberá indicar, además de los instructivos, otros documentos de trabajo que sean necesarios para realizar la actividad. 6.5 Directrices para la redacción de actividades La redacción de cada actividad deberá comenzar con un verbo en tiempo presente y conjugando en tercera persona del singular. Por ejemplo: identifica la necesidad de documentar una actividad. En caso de existir actividades que por su naturaleza se realicen simultáneamente, en una forma casi inmediata o se considere de poca importancia, éstas se redactarán en un solo Pagina 9 de 10

10 párrafo, no rebasando las dos actividades. 7. Registros Diagrama de Flujo del proceso. Carta del proceso. 8. Anexos Anexo I: Carta del proceso Anexo II: Matriz para armar Diagrama de Flujo Pagina 10 de 10