DIRECTIVA Nº GRA/GREA-DGI-EEE.

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1 DIRECTIVA Nº GRA/GREA-DGI-EEE. ORIENTACIONES PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ESTADÍSTICAS EDUCATIVAS PARA EL PERIODO 2014, DEL ÁMBITO DE LA GERENCIA REGIONAL DE EDUCACIÓN AREQUIPA. I. FINALIDAD La presente directiva tiene la finalidad de definir y establecer orientaciones básicas para mejorar la producción de las estadísticas educativas en todas sus fases y etapas, considerando como unidad educativa las Instituciones Educativas y Programas no Escolarizados, del ámbito jurisdiccional de la Gerencia Regional de Educación Arequipa. Organizar el sistema de trabajo estadístico con responsabilidades en todas las instancias de gestión educativa descentralizada. II. OBJETIVOS Objetivo General Asegurar la producción y difusión de la información estadística educativa de la Región Arequipa y el acceso directo de los usuarios; mantener actualizado el Sistema de Información Estadística SIE, el Padrón de Instituciones Educativas. Objetivos Específicos - Mejorar la calidad, cobertura, confiabilidad, disponibilidad y oportunidad de la información estadística. - Fortalecer los procesos de producción estadística educativa y estos sean transparentes y adecuados para la toma de decisiones. - Difundir la información estadística educativa de la Región Arequipa, a través de la web de la Gerencia, de Boletines Estadísticos, del Padrón de Instituciones Educativas y Programas que sirva como marco censal para las operaciones estadísticas que desarrolla el Sector Educación. - Uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) en la producción estadística y el uso adecuado del formato electrónico por parte de los Directores de las Instituciones Educativas, fortaleciendo la capacidad del personal responsable de la producción estadística, innovando metodologías y propiciando investigación. III. ALCANCE 2.1 Gerencia Regional de Educación Arequipa (GREA) 2.2 Unidades de Gestión Educativa Local (UGEL) 2.3 Instituciones Educativas. 1

2 IV. BASE LEGAL Ley Nº 28044, Ley General de Educación. Ley Nº 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales modificada por la Ley Nº Ley N Ley de Institutos y Escuelas de educación Superior. Decreto Ley N Creación del Sistema Estadístico Nacional. Decreto Legislativo N 604 Ley de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Estadística e informática (INEI). Decreto supremo N PCM, aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INEI. Directiva Nº INEI/OTPP Normas y Procedimientos para la Programación y Evaluación Multianual y Anual de las Actividades Estadísticas del Sistema Estadístico Nacional para el Mediano plazo DS. Nº ED Reglamento de Organización y Funciones de las DRE y UGEL. Ordenanza Regional Nº 010-Arequipa, ROF del Gobierno Regional. Ordenanza Regional Nº 100-Arequipa, Plan de igualdad de oportunidades. RER N GRA/PR aprueba directiva N GRA/OPDI Lineamientos sobre la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, para atender solicitudes de Información y Actualizar los Portales de Transparencia, en el Gobierno Regional de Arequipa. RS. Nº ED, CAP y Estructura Orgánica de la DRE y UGEL. Directiva N MINEDU/SPE-PANMED-UEE orientaciones para la provisión, procesamiento, producción, análisis y difusión de la información estadística y cartográfica del Sector Educación - aprobada con RM N ED. Resolución Ministerial Nº ED Obligatoriedad de la actualización del Padrón de Instituciones Educativas y de Locales Escolares en el ámbito de su jurisdicción por parte de los Órganos intermedios. RM. Nº ED, Normas para la Provisión, Procesamiento, Producción y Difusión de la Información Estadística del Ministerio de Educación. Directiva Nº ME/SPE-PLANMED-UEE, Procedimientos para actualizar el Padrón de Instituciones Educativas. Directiva Nº ME/SPE-PLANMED-UEE, Orientaciones para la Programación y Ejecución de las Actividades Estadísticas en las Direcciones Regionales y UGEL RM. Nº ED, Uso obligatorio del Código Modular de las Instituciones Educativas. RM. Nº ED, Normas para el Registro de la Creación y Cierre de los Programas No Escolarizados de Educación Inicial. DS Nº PCM, Decreto Supremo que aprueba el Código de Buenas Prácticas Estadísticas del Perú. RM ED Normas para el Registro de la Creación y Cierre de los Programas No Escolarizados de educación Inicial. RM. Nº ED, Normas y Orientaciones para el Desarrollo del Año Escolar del Año Escolar 2014 en la Educación Básica. DS ED Implementación de un sistema integrado de prestación de servicios educativos y las medidas necesarias para la conversión de Programas No Escolarizados de Educación Inicial (PRONOEI) RD. Nº ED, Orientaciones y Normas Nacionales para el Desarrollo de las Actividades Educativas en el Año 2012 en Instituto y Escuela de Educación Superior que desarrolla carreras tecnológicas. RER N GRA/PR aprueba la Directiva N GRA/OPDI Lineamientos para la Formulación, Aprobación, Ejecución y Evaluación del Plan Operativo Institucional RGR , Plan estadístico 2014 de la Gerencia Regional de Educación Arequipa. 2

3 LINEAS DE ACCION 1. Administrar monitorear y actualizar el Sistema de Información Estadística Educativa. a) Diseñar pautas y criterios, en el marco del Plan Estadístico Nacional y Regional, para optimizar la aplicación del Sistema de Información Estadística SIE MED. b) Fortalecer la credibilidad y transparencia de la información estadística educativa, declarada por los Directores de las Instituciones Educativas a través de los Formatos Electrónicos; administrando la base de datos de la estadística educativa, por niveles y modalidades según el tipo de gestión, asegurando la equidad, oportunidad y para que este sea adecuada para la toma de decisiones, sea un buen sistema de monitoreo y evaluación, conforme a normas establecidas. 2. Producir, consolidar y difundir a nivel nacional, regional y provincial la información estadística de todos los niveles y modalidades. Producción y Difusión de la Información estadística. a) Producir información estadística educativa veraz, confiable y oportuna del ámbito de la Región Arequipa. b) Diseñar, construir, analizar y difundir indicadores educativos. c) Atender solicitudes de información estadística a los diversos organismos gubernamentales, no gubernamentales y a los usuarios en general. d) Proveer de información estadística al proceso de planificación. e) Mantener actualizado el Padrón de Instituciones Educativas, así como la página Web de la Gerencia, con la producción estadística a todo nivel. Monitoreo del proceso del Sistema de Información de Estadística. f) Monitorear la desconcentración del Sistema de Información Estadística SIE en las UGEL, en coordinación con la Unidad de Estadística del Ministerio de Educación. g) Brindar apoyo a las Instituciones educativas y mantener actualizado a los Directores en la innovación metodológica y tecnológica, asociada a una sólida capacidad analítica y técnica que permita la revisión permanente de la información declarada por el director de la IE. h) Monitorear y validar el registro de la información estadística declarada por los Directores de las instituciones educativas, acción que será ejecutada por el estadístico (a) de la UGEL. Estudios y análisis cuantitativos del sistema estadístico educativo regional. i) Realizar el análisis cuantitativo de la producción estadística por ámbito de las UGEL, a fin de fortalecer y mejorar su eficiencia y eficacia. j) Procesar los datos estadísticos educativos convenientes. k) Calcular y difundir los indicadores educativos del sistema educativo regional. 3

4 V. DISPOSICIONES GENERALES 5.1 La presente Directiva Regional, especifica los procedimientos técnicos y operativos, tiene el carácter de obligatorio. Permite planear, organizar y coordinar las acciones estadísticas para la recopilación, procesamiento y producción de la información estadística educativa, de las Instituciones Educativas, conforme lo establece la Ley Ley General de Educación. Título III - Estructura del Sistema Educativo, Art. 29º Etapas del Sistema Educativo, siendo el siguiente: Etapas en el Sistema Educativo: a) Educación Básica b) Educación Superior Art. 32 Organización La Educación Básica, se organiza en: a) Educación Básica Regular, comprende: Inicial, Primaria y Secundaria. b) Educación Básica Alternativa, comprende: CEBAS c) Educación Básica Especial. Art. 49º La Educación Superior Es la segunda etapa, comprende: a) Escuelas b) Institutos Clasificado, por áreas: a) Pedagógico b) Tecnológico c) Artístico Art. 40º La Educación Técnico Productiva Es una forma de educación, orientada a la adquisición de competencias laborales y empresariales. 5.2 Los lineamientos emitidos en la presente directiva, son de carácter permanente, deberán ser cumplidos bajo responsabilidad por las diferentes instancias administrativas de la Gerencia Regional de Educación Arequipa, específicamente por las UGEL (encargado de las funciones estadísticas), las Instituciones Educativos de todos los niveles y modalidades educativas. 5.3 Las Direcciones y/o Áreas de Gestión Institucional de las UGEL, conducen, coordinan y asesoran el proceso de Producción estadística en sus respectivas áreas jurisdiccionales. 5.4 Las instituciones y programas educativos de gestión pública y privada, recopilan, codifican, registran, validan y reportan la información estadística requerida por la Unidad de Estadística Educativa del MINEDU a través del Formato Electrónico del Censo Escolar correspondiente a los Módulos de: I)Matrícula Docentes y Recursos, II)Local Escolar y III)Resultados del Ejercicio Educativo. 5.5 Los directores de todas las II.EE tienen la responsabilidad de entregar al Área de Estadística de la UGEL de su jurisdicción, la actualización de datos de identificación de la Institución y su estado de funcionamiento, así como la información estadística que le sea requerida en los formatos electrónicos o impresos en los plazos establecidos. 4

5 5.6 En el caso de los Programas No Escolarizados, la responsabilidad de reportar la información al área de estadística de la UGEL, recae en la Docente Coordinadora. 5.7 El Director General del Instituto y/o Escuelas de Educación Superior no Universitaria, que desarrollan Carreras Tecnológicas, Pedagógicas y Artísticas, son responsable de reportar al área de estadística de la GREA, la actualización de datos de la institución y su estado de funcionamiento, así como la información estadística que les sea requerida, en los formatos electrónicos correspondiente en los plazos establecidos por la Unidad de Estadística del Ministerio de Educación. 5.8 Las actividades estadísticas, son planificadas, conducidas, coordinadas, asesoradas y monitoreadas a nivel nacional por la UEE del MED, en coordinación con el equipo de Estadística de la Dirección de Gestión Institucional - Gerencia Regional de Educación Arequipa y a nivel local por los Estadísticos de la Unidad de Gestión Educativa Local - UGEL, quienes conducen, coordinan y asesoran el proceso de producción estadística en las Instituciones Educativas de su ámbito jurisdiccional. 5.9 Las Oficinas de Racionalización y Personal según corresponda, son responsables de la emisión oportuna de las resoluciones que autoricen la creación, ampliación de servicios, reapertura, traslado o reubicación, fusión de II.EE, cambio de denominación, cambio de gestión, cambio de Promotor y Director, cambio de local, receso temporal, cierre definitivo y de todo aquello que tenga que ver con la identificación de Instituciones Educativas públicas y privadas, caso contrario no podrá registrarse en el Sistema de Información Estadística Las Oficinas de Secretaria General de las Unidades Ejecutoras y UGEL, son responsables de la notificación oportuna de estas resoluciones a las Oficinas de Estadística correspondiente, así como a los interesados. Esta documentación es necesaria para sustentar el trámite de los sucesos ante el Ministerio de Educación y lograr su aprobación, Código Modular, Código de Local, etc., respectivamente. VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS ACTUALIZACION DEL PADRON DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS El Padrón de instituciones educativas y programas, es un inventario de Instituciones Educativas y programas públicos y privados, este registro contiene datos que permiten la identificación, funcionamiento y ubicación de instituciones y programas educativos. 6.1 El Padrón se actualiza a partir de los sucesos administrativos informados por las II.EE y UGE de conformidad con lo establecido en la Directiva N MED/SPE- PLANMED-UEE. 6.2 El Director de la Institución Educativa y el Docente Coordinador de Programas No Escolarizados, son responsables de la actualización de datos de identificación y estado de funcionamiento de la institución o programa educativo, publicado en la página Web del MINEDU ESCALE, en permanente coordinación con el responsable de Estadística de la UGEL. 6.3 El Padrón debe reflejar las recientes ocurrencias administrativas, así como las rectificaciones en los registros administrativos o estadísticos; por cuanto, el Padrón debe ser actualizado permanentemente y esto se ejecuta mediante requerimientos, efectuado por los estadísticos de la DRE/UGEL a través de software SIEmed. 5

6 a) Los Sucesos Administrativos, son: - Creación o autorización de una I.E o Programa. - Ampliación del servicio educativo. - Creación de anexo a un centro educativo primaria público. - Traslado de la institución educativa o programa desde otra UGEL. - Cambio de denominación de la institución educativa o programa. - Cambio de gestión de la institución educativa o programa. - Cambio de dirección o centro poblado sin traslado o reubicación. - Traslado o reubicación de la institución educativa o programa a otro local en el mismo u otro centro poblado. - Reapertura de una institución educativa o programa. - Cierre temporal o receso de una institución educativa o programa. - Cierre definitivo de una institución educativa o programa. - Fusión de un centro de educación básica con otro del mismo nivel. b) La documentación obligatoria para reportar un Suceso Administrativo es la Resolución de la GREA o UGEL que lo autoriza. 6.4 El Padrón incluye a los Programas No Escolarizados de Educación Inicial cuya creación haya sido regularizada por la UGEL respectiva, conforme lo establece la RM. Nº ED. 6.5 El encargado de la función estadística de la UGEL, debe reportar los Requerimientos debidamente documentado los Sucesos Administrativos de las instituciones educativas de su jurisdicción, según le corresponda emitir, teniendo en consideración las normas vigentes. 6.6 Validación de datos estadísticos, ubicación y estado de funcionamiento de los registros del padrón de instituciones educativas y programas por muestreo, estará a cargo de del responsable de estadística de la GREA/UGEL. PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL PADRÓN A TRAVÉS DEL ARCHIVO DE REQUERIMIENTOS DEL SIE MED 6.7 El encargado de las funciones Estadísticas procesará el Registro del Suceso, en el SIEMED y generará el Archivo de Requerimientos debidamente sustentado. Importante: - El suceso debe registrarse en el SIEMED especificando el tipo, número y forma de envío. - Una vez registrado el conjunto de sucesos a la fecha, se deberá Generar el Archivo de Requerimientos conteniendo todos los requerimientos de actualización hasta ese momento. 6.8 El Envío del Archivo de Requerimientos para su revisión por la UEE del MED, deberá contar con los documentos sustentatorios (Resoluciones). Importante: 6

7 - El Archivo de Requerimientos, Sucesos_ db deberá ser remitido mediante correo electrónico a la dirección padronuee@minedu.gob.pe, conjuntamente con los documentos sustentatorios en formato virtual. - Para agilizar el proceso, deberá trabajarse en base a la Directiva Nº ME/SPE- PLANMED-UEE - Procedimientos para actualizar el Padrón de Instituciones Educativas, los documentos sustentarios deben nombrarse de la siguiente manera: Código de UGEL_Tipo de documento_número de Documento_Fecha de Emisión del Documento. Ejemplo: _RGR_0245_ Si se generase más de una hoja para un mismo documento, se debe agregar al final un número correlativo que los diferencie, Ejm _RGR_0245_ _1 y _RGR_0245_ _2 6.9 Los requerimientos remitidos en el Archivo Sucesos_ db más los documentos sustentatorios (Resoluciones), son revisados por la Unidad de Estadística del MED, y en un plazo de 03 días hábiles desde la recepción son devueltos con el Archivo de Revisión_ db, y es enviada a las direcciones de correo electrónico de los encargados de la función de Estadística de la DRE y/o UGEL, desde la casilla padronuee@minedu.gob.pe Recibido el Archivo de Revisión_ db, el estadístico deberá descargarlo para luego, haciendo uso del SIE, cargarlo y Actualizar su Padrón de Instituciones Educativas. Los requerimientos APROBADOS desaparecerán de la lista del Gestor de requerimientos, con lo cual se actualiza el Padrón. Pero quedarán en la lista los requerimientos OBSERVADOS y en la parte inferior del gestor de requerimientos se mostrará el motivo de la observación. También se quedarán los ANULADOS que se refiere a los requerimientos duplicados o mal generados Se dará un plazo máximo de 10 días hábiles para subsanar un requerimiento calificado como OBSERVADO, cumplido este plazo el requerimiento será ANULADO Para facilitar la gestión a seguir, y Actualizar el Padrón, lea minuciosamente el Manual de Procedimientos del Padrón de Instituciones Educativas y Programas, donde considera los tipos de procedimientos: a) Nuevo Registro. b) Modificación de Datos. c) Cambio de Estado. Importante: 6.13 Cuando la institución educativa o programa se halla en funcionamiento y no se encuentra registrado en el Padrón, este se encuentra en estado de INACTIVO o viceversa, la DREA o la UGEL deberá regularizar ésta situación, enviando la documentación sustentatoria que evidencie el suceso de funcionamiento (Oficios, Informes, etc.) 6.14 La documentación requerida para el registro de Creación y Cierre de los Programas No Escolarizados de Educación Inicial, deberá ser elaborada por el Área de Gestión Pedagógica, a través de la Especialista de Educación Inicial sobre la base de la RM. Nº ED, la Resolución será remitida al Área de Gestión Institucional para que el Estadístico gestione el Código Modular, ante la UEE del MED Los encargados de la función estadística de la GREA y UGEL, son responsables de: - Actualizar permanentemente el Padrón de la GREA y/o UGEL según corresponda. - Registrar a tiempo los sucesos administrativos ocurridos en el ámbito de su jurisdicción en el SIEMED. 7

8 - Subsanar los requerimientos observados dentro de 10 días hábiles. - Coordinar con la UEE del MED, GREA, sobre la visita del georreferenciador designado por la UEE. IMPORTANTE 6.16 El Estadístico está comprometido a resolver en el término más breve posible, bajo responsabilidad, lo siguiente: - La Institución Educativa o programa se encuentra con diferente denominación, diferente dirección o nombre del centro poblado que no explica traslado o reubicación o tiene diferente código de centro poblado. - La Institución Educativa o programa con diferente dirección o nombre del centro poblado que explica traslado o reubicación. - La Institución Educativa o programa en funcionamiento que no se encuentra en el Padrón, o se encuentra en estado Inactivo. - La Institución Educativa o programa que no funciona y se encuentra en estado Activo en el Padrón. - La Institución Educativa o programa que se encuentre funcionando, desarrollando el proceso de enseñanza/aprendizaje con alumnos y no remite la información estadística solicitada. VII. Mecánica Operativa, para recopilar información estadística: El acopio o recopilación de la información descansa básicamente en la labor de los Directores de las II.EE y los encargados de las funciones estadísticas de las UGELs, quienes en coordinación permanente con el responsable de la estadística de su jurisdicción, deben cumplir con la labor de crítica, codificación, digitación, consistencia y análisis, en atención a las siguientes etapas: Recopilación Crítica : Comprende las acciones de captación y registro de los datos estadísticos mediante los informantes, la observación directa o documentos. : Consiste en la observación de la información, es decir la revisión de los datos recopilados a fin de detectar y corregir errores cometidos en el registro sin alterar o manipular la información. Validación : La validación de datos es una de las áreas más importantes a tener en cuenta, por cuanto la validación es la acción y efecto de validar es decir convertir algo en válido, darle firmeza, es decir hacer referencia a aquello que vale legalmente o que es firme y subsistente. Codificación : Identificación mediante números y/o letras de una categoría, variable o información estadística, utilizada generalmente para el proceso manual o automático de datos. 8

9 Procesamiento : Procedimiento mediante el cual se organiza, clasifica, cuantifica y resume la información en tablas o cuadros estadísticos. Análisis Difusión : Aplicación de métodos y reglas de la estadística para describir, interpretar y explicar el conocimiento de los fenómenos en estudio. : Publicación de los documentos sobre la producción y la distribución a los usuarios. VIII. ESTADÍSTICA ON LINE (TABLERO DE CONTROL) Estadística on-line, reporte y seguimiento de la Estadística Educativa en Línea, acceso a Directores y Estadísticos. El tablero de control facilita el monitoreo de los tres módulos del Censo Escolar a través de los siguientes servicios: reporte de cobertura, situación de cada institución educativa a la fecha y relación de omisas. Para iniciar haga CLIC en la celda correspondiente. Descarga claves EOL de IIEE y Programas 8.2 La entrega de la clave EOL es personal, es decir el Estadístico debe alcanzar directamente al Director de la I.E. (o representante acreditado). De ninguna manera se le remitirá a terceras personas o servicios de mensajería. 8.3 La clave EOL es empleada por el Director de las I.E. para acceder a varios servicios Web, no es exclusiva para remitir cédulas electrónicas. 8.4 El Estadístico podrá ingresar al Tablero de la Estadística on-line, a través de la Web del Ministerio de Educación, link Censo Escolar, luego ingresa el código del estadístico y su clave EOL. Asimismo, podrá ingresar al Tablero Electrónico de la Institución Educativa sin salir del Tablero del Estadístico y sin ingresar la clave EOL de la Institución educativa. 8.5 Los Directores de instituciones educativas podrán ingresar a través de la página web del MINEDU, donde podrá acceder a los formatos electrónicos y otros beneficios, siguiendo los siguientes pasos: a) Ingresa al Tablero On-line, el código modular de la institución educativa y su clave EOL. b) Descarga la Cédula Virtual: guárdelo en una carpeta de su disco duro y/o USB. c) Para el llenado de la Cédula Formato Electrónico: Primero habilite macros y llene la cédula electrónica (transcribir los datos ya registrados en la Cédula Borrador. d) Ejecute la Validación hoja por hojas. e) Opciones de envío: vaya a la hoja ENVIAR, ingrese su clave EOL para realizar el envío de los datos, intente hasta obtener el mensaje de conformidad. f) Obtener Constancia: presione el botón OBTENGA SU CONSTANCIA DE ENVIO y en el tablero de control obtendrá su Constancia de Envío. g) Además podrá obtener reportes de (Cobertura, Omisos, Envíos, Documentos de ayuda). 9

10 h) Asegúrese del envío de su información estadística, obteniendo su Constancia de Envío; luego, previa firma del Director deberá guardar una copia en su archivo de la Institución Educativa. IX. DE LA UNIDAD DE INFORMACIÓN (INSTITUCIÓN EDUCATIVA) DIRECTORES 9.1 La instancia responsable de la veracidad, calidad, confiabilidad, pertinencia de los datos estadísticos, es la INSTITUCIÓN EDUCATIVA de gestión pública o privada, por ello es considerada como la UNIDAD DE INFORMACIÓN; en consecuencia, es la responsable en reportar la información estadística en los plazos establecidos por la UEE del MED, ratificados en el Plan Estadístico Regional. 9.2 Los datos registrados en los formatos electrónicos referente al Censo Escolar en sus tres módulos, será criticada, validada, codificada por los directores, especialistas de estadística educativa de la UGEL/GREA, según le corresponda. 9.3 El director de la institución educativa es responsable de la calidad, confiabilidad, pertinencia de la información estadística que reporta. 9.4 Asiste a las reuniones de capacitación sobre el reporte de la información estadística, convocadas por la DRE y/o UGEL de su jurisdicción. 9.5 En el caso de los programas no escolarizados la responsabilidad de reportar la información estadística, recae en la docente coordinadora. 9.6 Utilizar el tablero de control de la institución o programa educativo publicado en la página Web de ESCALE módulo estadística On Line, para descargar y remitir información estadística, también para controlar el envío u omisión de la información estadística e imprimir su constancia de envío. 9.7 Deberá actualizar los datos de identificación y estado de funcionamiento de la institución o programa educativo, en coordinación con el responsable de estadística de la GREA y/o UGEL de su jurisdicción. DE LAS OPERACIONES ESTADÍSTICAS X. CENSO ESCOLAR El Censo Escolar es una actividad que nos permite obtener información tomando como unidad informante a la Institución Educativa y así conocer características actuales del servicio educativo para una adecuada toma de decisiones. De conformidad con lo dispuesto en la R.M ED, Ley Nº Ley Orgánica de los Censos, el Sector Educación levanta anualmente el Censo Escolar. La recopilación de la información se efectuará en tres módulos: - MÓDULO I: Matrícula, Docentes y Recursos. - MODULO II: Local Escolar. - MODULO III: Resultado del Ejercicio Educativo anual X. 1 MODULO I: MATRICULA, DOCENTES Y RECURSOS. 10

11 Es la operación estadística censal que recolecta datos que comprende las variables: matrícula según sexo, edad lengua materna, secciones; personal docente según sexo, función, especialidad del título optado; personal administrativo, Instituciones Educativas e Infraestructura en todos sus niveles de desagregación y presentación. Se aplicará al universo de las instituciones y programas educativos, de gestión pública y privada, que brinden servicios de enseñanza en las modalidades de Educación Básica Regular, Básica Alternativa, Básica Especial, Técnico Productiva, así como los Institutos y Escuelas de Educación Superior No Universitaria. Para el reporte de la información de los tres módulos del censo escolar el Director de la institución y programa educativo, utilizará las cédulas censales publicadas en la página del MINEDU: Formatos Electrónicos Pág. web del MED, link Censo Escolar Cedulas Censales a utilizarse: - Cédula 1A: Educación Básica Regular - Inicial Escolarizada - Cédula 2A: Educación Básica Regular - Inicial No Escolarizada - Cédula 3A: Educación Básica Regular - Primaria o Secundaria - Cédula 4 A Centro de Educación Básica Alternativa (CEBA) - Cédula 5A: Educación Superior Pedagógica - Cédula 6A: Educación Superior Tecnológica - Cédula 7A: Educación Superior de Formación Artística (ESFA) - Cédula 8A: Educación Básica Especial Escolarizada y no Escolarizada - Cédula 9A: Educación Técnico Productivo El Director de la Institución Educativa recabará del Área de Estadística de la UGEL y/o GREA según corresponda, las Cédulas del Censo Escolar 2013 (cédula borrador) o en su defecto el Estadístico entregará a los Directores de las II.EE el día de la capacitación Las Instituciones Educativas de gestión pública y privada, como primer paso deberá cumplir con el registro de datos en la cédula borrador para luego lograr un correcto llenado del formato electrónico, para ello recomendamos utilizar los siguientes Documentos Fuentes: Plan Anual de Trabajo PAT de la IE. (sección 100), Nómina de Matrícula (sección 200), Cuadro de Asignación de Personal CAP, Cuadro de Distribución de Horas (sección 300), planillas, inventario de bienes y materiales, margesí de bienes inmuebles, planos, etc. (cedula 11: local escolar) y otros documentos administrativos existentes en la institución educativa LA institución educativa es responsable de registrar toda la información estadística requerida en el Formato Electrónico, el mismo que se encuentra ubicado en la página Web: ESCALE, según al nivel que le corresponde, siguiendo las instrucciones que aparecen en cada ítem, en forma numérica y literal El Director o Sub-Director del nivel y modalidad que imparte la institución educativa revisará el correcto llenado de la cédula borrador en cuya crítica debe asegurarse la veracidad de la información registrada, bajo responsabilidad. 11

12 El llenado y remisión de los formatos electrónicos del Censo Escolar, en sus tres Módulos, según el nivel que le corresponda, está a cargo del Director; se realizará conforme a los plazos establecidos por el MED, bajo responsabilidad La Institución Educativa, deberá imprimir la Constancia que evidencie la remisión de su información estadística, indistintamente por cada módulo, y una copia quedará en el archivo de la I.E y/o programa educativo, cuya existencia será materia de periódica verificación, otra copia será remitida a la oficina de estadística de la sede administrativa de la UGEL o GREA según le corresponda La consistencia y verificación de la base de datos será ejecutada por los Estadísticos de la UGEL/GREA de manera permanente. X.2 MODULO II: LOCAL ESCOLAR Cédula 11 (fecha de ejecución abril-mayo) Constituye una de las variables fundamentales que inciden en el análisis de ubicación del Local Escolar, donde puede funcionar más de un nivel de enseñanza impartido. Esta información recoge datos sobre variables básicas del local escolar: infraestructura, mobiliario, espacios educativos, servicios, equipamiento y accesibilidad a la institución educativa. Local Escolar: Es el conjunto organizado de áreas libres, obras exteriores y edificios, con recintos para docencia, administración y servicios, de las que dispone un establecimiento educacional para satisfacer de manera permanente, completa y autosuficiente, la diversidad de espacios que requieren las actividades sistemáticas del proceso de enseñanzaaprendizaje, generadas por la aplicación y tratamiento de los planes y programas de estudio (indicativos o aprobados) y por su proyecto educativo institucional, conforme a la normativa que rige en materia de infraestructura educacional. Formato Electrónico Pág. web del MED, link Censo Escolar Cedula Censal a utilizarse: - Cédula11: Local Escolar Capacitación y distribución de formatos impresos (cédula borrador) a Directores de Instituciones Educativas, los formatos se entregarán el día de la capacitación programada por la UGEL Publicación de la Cédula Borrador y Formato Electrónico en la página Web del MED: El llenado y remisión de los formatos electrónicos de Local Escolar, está a cargo del Director, se realizará conforme a los plazos establecidos por la UEE del MED, bajo responsabilidad El registro es por local escolar, si en un local escolar funcionan dos o más niveles educativos, el director general de la institución educativa es el responsable de consolidar la información. Fuente: Inventario de los bienes del local escolar, registro de propiedad inmueble, planos de distribución de ambientes educativos y otros. 12

13 La Institución Educativa, deberá imprimir la Constancia que evidencie la remisión de la Cédula 11, cuya copia quedará en archivo de la Institución Educativa, la misma que será materia de periódica verificación, otra copia será remitida a la oficina de Estadística de la UGEL o GREA, según le corresponda La consistencia y verificación de la base de datos de Local Escolar, está a cargo del Director, bajo responsabilidad. El Estadístico de la UGEL/DREA, monitorea y verifica la información reportada por las Instituciones Educativas. X. 3 MODULO III: RESULTADO DEL EJERCICIO EDUCATIVO (Estadística de fin de año) Esta información recolecta datos del rendimiento académico de los alumnos y se realiza en dos etapas. Fecha de ejecución: - Información al finalizar el año escolar (diciembre) - Información del período de recuperación (febrero) Fuente: Actas de Evaluación final Formatos Electrónicos Pág. web del MED, ESCALE - link Censo Escolar Cedulas Censales a utilizarse: - Cédula 1B: Educación Básica Regular - Inicial Escolarizada - Cédula 2B: Educación Básica Regular - Inicial No Escolarizada - Cédula 3B: Educación Básica Regular - Primaria o Secundaria - Cédula 4 B Educación Básica Alternativa (CEBA) - Cédula 5B: Educación Superior Pedagógica - Cédula 6B: Educación Superior Tecnológica - Cédula 7B: Formación Artística (ESFA) - Cédula 8B: Educación Básica Especial Escolarizada y no Escolarizada - Cédula 9B: Educación Técnico Productivo Comprende la situación de los alumnos al término del ejercicio educativo, categorizados por aprobados, desaprobados, repitentes y retirados, causa de retiro, el número de alumnos que se trasladaron a otra Institución Educativa Publicación de la cédula borrador y formato electrónico en la página Web del MED Debe tener presente que de acuerdo al nivel educativo, los reportes se remitirán en dos periodos: Plazo de Reporte - sección 100: Diciembre 2014 a enero Reporte - sección 200: febrero a marzo Las Instituciones Educativas que registraron información en la variable PASAN A RECUPERACION, está obligados a enviar el Reporte de la sección 200: en el plazo de febrero a marzo

14 Fecha límite de remisión del formato electrónico 30 marzo El llenado y remisión de los formatos electrónicos del Resultado del Ejercicio Educativo, está a cargo del Director, se realizará a partir del mes de diciembre del 2014, bajo responsabilidad La Institución Educativa, según corresponda deberá imprimir la Constancia que evidencie la remisión de la Cédula del Resultado del Ejercicio Educativo, y una copia quedará en el archivo de la Institución Educativa, cuya existencia será materia de periódica verificación por parte del responsable de Estadística de la UGEL/DREA, otra copia de la constancia remitirá a la Oficina de Estadística de la UGEL/GREA, según le corresponda Consistencia y verificación de la base de datos del Resultado del Ejercicio Educativo, está a cargo del Estadístico de la UGEL/GREA. RECOMENDACIONES Los Directores de los centros y programas educativos presentarán a la UGEL correspondiente, al término de cada periodo lectivo, los siguientes datos: Nombre y/o número de la institución educativa, código geográfico del centro poblado y distrito al que pertenecen, dirección y número telefónico y nómina de su personal directivo o jerárquico. Con esta información la UGEL actualizara permanentemente su inventario (padrón) de centros y programas educativos. Los documentos que identifican a las Instituciones Educativas (Resoluciones u otros) deben figurar en el inventario de acervo documental, Padrón de Instituciones Educativas, consolidados del Censo Escolar, Local Escolar, Resultado del Sistema Educativo, según gestión, nivel y modalidad; todos estos documentos deben contener los archivos del Estadístico. XI. REGISTRO Y VALIDACIÓN DE DATOS DE IDENTIFICACION, UBICACIÓN Y ESTADO DE LA IE EN EL DEL PADRÓN DE INSTITUCIONES Y PROGRAMAS EDUCATIVOS. Es el proceso mediante el cual el Estadístico de la GREA/UGEL garantiza la veracidad, calidad del registro de instituciones y programas educativos de su jurisdicción, de conformidad con lo establecido en la Directiva N MED/SPE-PLANMED-UEE Capacitación cargo del MED a los Estadísticos de la GREA/UGEL, Marzo El Director de la Institución educativa y el docente coordinados de programas no escolarizados, son responsables de la actualización de datos de identificación y estado de funcionamiento de la institución o programa educativo, en coordinación con el responsable de estadística de la UGEL de su jurisdicción se realizará la Validación de datos de las II.EE, mediante visitas in situ, mediante las actas de validación, emitidas por la UEE del MED. 14

15 XII. CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES 12.1 Los objetivos y tareas que se propone una organización deben concretarse en expresiones medibles, que sirvan para expresar cuantitativamente dichos objetivos y tareas, y son los "Indicadores" los encargados de esa concreción El término "Indicador" en el lenguaje común, se refiere a datos esencialmente cuantitativos, que nos permiten darnos cuenta de cómo se encuentran las cosas en relación con algún aspecto de la realidad que nos interesa conocer. Los Indicadores pueden ser: medidas, números, hechos, opiniones o percepciones que señalen condiciones o situaciones específicas Los indicadores deberán reflejar adecuadamente la naturaleza, peculiaridades y nexos de los procesos que se originan en la actividad educativa, sus resultados, gastos, entre otros; por tanto, no es suficiente con uno solo de ellos para medir la gestión de la entidad sino que se impone la necesidad de considerar los sistemas de indicadores, es decir, un conjunto interrelacionado de ellos que abarque la mayor cantidad posible de magnitudes a medir. SI NO SE MIDE LO QUE SE HACE, NO SE PUEDE CONTROLAR Y SI NO SE PUEDE CONTROLAR NO SE PUEDE DIRIGIR Y SI NO SE PUEDE DIRIGIR NO SE PUEDE MEJORAR Enfatizar el impacto de la optimización de los procesos que conforman el diario que hacer en la organización, y de cómo este simple concepto puede proyectar la competitividad de la organización para convertirla en un protagonista importante en el mercado global. El secreto es optimizar los procesos Una máxima de los sistemas de calidad es que no se puede mejorar los que no se puede medir. Entonces no se trata de estilo ni de carisma, el tema es la eficiencia, los resultados concretos. Pero qué es eficiencia? La definición más atinada es: Lograr el mejor resultado con los recursos disponibles y por supuesto la estrategia es siempre mejorarlos. Importancia 1. Permite objetivar una situación determinada y a la vez poder evaluar su comportamiento en el tiempo mediante su comparación con otras situaciones que utilizan la misma forma de apreciar la realidad. En consecuencia, sin ellos tendríamos dificultades para efectuar comparaciones. 2. Facilitan mirar de cerca los resultados de iniciativas o acciones. 3. Son instrumentos muy importantes para evaluar y dar surgimiento al proceso de desarrollo. 4. Son instrumentos valiosos para orientarnos de cómo se pueden alcanzar mejores resultados en proyectos educativos. 5. Los indicadores son instrumentos necesarios para mejorar, son de utilidad para el análisis técnico a fin de posibilitar la toma de decisiones respecto a variables educativas relevantes. 15

16 Las Unidades de Gestión Educativa Local y la Dirección Regional, concretarán la construcción de indicadores tales como: cobertura, eficiencia educativa anual e interanual, deserción escolar, atraso de nivel, repitencia, etc., los que serán reportados y publicados oportunamente. Atributos de un buen indicador Un buen indicador debe abarcar, como sea posible, el mayor número de las siguientes características: Disponibilidad: los datos básicos para la construcción del indicador deben ser de fácil obtención sin restricciones de ningún tipo. Simplicidad: el indicador debe ser de fácil elaboración. Validez: la validez de los indicadores significa que éstos deben tener la capacidad de medir realmente el fenómeno que se quiere medir y no otros. Especificidad: si un indicador no mide realmente lo que se desea medir, su valor es limitado, pues no permite la verdadera evaluación de la situación al reflejar características que pertenecen a otro fenómeno paralelo. Confiabilidad: los datos utilizados para la construcción del indicador deben ser fidedignos (fuentes de información satisfactorias). Sensibilidad: el indicador debe ser capaz de poder identificar las distintas situaciones aún en áreas con distintas particularidades, independientemente de la magnitud que ellas tengan en la comunidad. Alcance: el indicador debe sintetizar el mayor número posible de condiciones o de distintos factores que afectan la situación descrita por dicho indicador. XIII. DE LAS RESPONSABILIDADES A NIVEL DEL MINEDU, LA GERENCIA REGIONAL DE EDUCACIÓN, UGEL E INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE LAS RESPONSABILIDADES DE LA UNIDAD DE ESTADISTICA DEL MINISTERIO DE EDUCACION Norma los procesos de recolección y procesamiento de la estadística educativa para su cumplimiento por la Gerencia Regional de Educación y las Unidades de Gestión Educativa Local Diseña y aplica instrumentos censales y muéstrales de recolección de información cuantitativa y cualitativa del sector Educación, para los procesos de investigación, planeamiento, evaluación y monitoreo Realiza acciones permanentes de capacitación a los responsables del proceso estadístico Brinda asesoría y apoyo permanente a los responsables de estadística de la GREA/UGEL. 16

17 Elabora y actualiza la cartografía educativa en coordinación con el responsable de estadística de la GREA/UGEL Actualiza el registro del padrón de instituciones y programas estadísticos en coordinación con los responsables de estadística de la GREA/UGEL Monitorea el avance de la cobertura de información de la GRA/UGEL Valida los datos de ubicación y georreferenciación de instituciones y programas educativos DE LAS RESPONSABILIDADES DE LA GERENCIA REGIONAL DE EDUCACIÓN En el proceso de producción estadística, la Gerencia Regional de Educación cumple las siguientes funciones: Desarrolla periódicamente acciones de monitoreo, reforzamiento a la capacitación por la Unidad de Estadística del MED, dirigidos a especialistas de las UGEL y Directores de las Instituciones Educativas en el manejo adecuado de los instrumentos de la recopilación y procesamiento automático de datos estadísticos, a la actualización del Padrón de Instituciones y Programas Educativas, y de la producción estadística educativa en general Supervisa la distribución oportuna y eficiente de las cédulas censales (hoja borrador), asegurando que lleguen oportunamente a la Institución Educativa Asegura el eficiente funcionamiento de los equipos de estadística de las UGEL Asesora y absuelve consultas que efectúan los responsables de estadística de las UGEL y Directores de instituciones educativas, relativo al proceso estadístico de producción estadística Valida, analiza, consolida la información estadística a nivel regional, con la finalidad de garantizar la calidad, confiabilidad, oportunidad y pertinencia de la información Remite a la Unidad de Estadística del Ministerio de Educación la información procesada a nivel regional sobre variables educativas, dentro los plazos establecidos Edita y difunde boletines anuales con información estadística regional Procesa automáticamente la información con los modelos de aplicación diseñados y distribuidos por la Unidad de Estadística del Ministerio de Educación Monitorea y supervisa la cobertura del Censo Escolar a nivel regional, mediante el tablero de control del estadístico disponible en la página Web de ESCALE módulo On Line Actualiza los datos de identificación y estado de funcionamiento de las instituciones y programas educativos de su ámbito, en coordinación con el estadístico de la UGEL Coordina permanentemente con el responsable de estadística de la Unidad de Estadística del MINEDU asignado a la GREA Edita y difunde boletines anuales con información estadística para satisfacer oportunamente los requerimientos de la toma de decisiones, la planificación del desarrollo educativo y la investigación educacional. 17

18 13.3 DE LAS RESPONSABILIDADES DE LAS UNIDADES DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL - UGEL En el proceso de producción estadística, las UGEL cumplen las siguientes funciones: Registran oportunamente los sucesos administrativos ocurridos en el ámbito de su jurisdicción a través del SIE MED, archivo de requerimientos Remiten oportunamente el archivo de requerimiento a la UEE del MED debidamente sustentado con las Resoluciones, para su aprobación correspondiente Subsanan los requerimientos observados Elaboran y actualizan permanentemente su Padrón (Registro) de Instituciones Educativas, asegurándose que todas y cada una de las instituciones educativas de su jurisdicción presenten la información completa de todas las variables requeridas o establecidas por la Unidad de Estadística Capacitan, asesoran y absuelven las consultas que efectúen los directores o subdirectores de las instituciones educativas, relativas al proceso de producción estadística Elaboran el Directorio de Instituciones Educativas: Resoluciones de autorización de funcionamiento, fusión, cambio de local, designación de directores, promotores, receso temporal, cierre definitivo, etc., cuya existencia será materia de periódica verificación Recepcionan el formato electrónico (cédula borrador), para ser entregado a los Directores de las Instituciones Educativas de su jurisdicción en el periodo de la capacitación Capacitan a los directores de las Instituciones Educativas, sobre el procedimiento del llenado de la Cédula del Censo Escolar en sus tres módulos, motivando que los datos registrados sean de calidad y veracidad, debiendo ser ésta, oportuna y confiable Monitorear el registro del Censo Escolar en el formato electrónico, sobre el correcto y completo llenado, que no exista omisiones de ninguna clase, en lo que es pertinente. Se verificará que las cédulas, correspondiente a la Ubicación Geográfica e identificación de la Institución Educativa, los códigos, sean los que realmente correspondan, caso contrario, efectuarán las correcciones necesarias, teniendo en consideración la crítica y consistencia Las UGEL para el cumplimiento adecuado de sus funciones estadísticas, deben estar implementadas con un equipo de cómputo con capacidad de almacenamiento mínima de 20 Gigabytes, en el cual será instalado el programa de procesamiento (SIEMED), elaborado por la Unidad de Estadística del Ministerio de Educación Los Estadísticos de UGEL que no tengan facilidades para procesar su información, se constituirán a la sede de la GREA para alcanzar solución inmediata Este sistema le permitirá procesar automáticamente la información estadística del ámbito jurisdiccional de la UGEL El Padrón de su ámbito debe ser permanentemente actualizado a partir de los sucesos administrativos informados, que corresponden a su ámbito jurisdiccional Generar los sucesos administrativos, siempre y cuando cuente con documentos sustentatorios a través del Sistema de Información Estadística SIE MED. 18

19 Remitir el último día hábil, la relación de los sucesos generados en el mes, a la Oficina de Estadística de la Gerencia Regional de Educación, para su evaluación correspondiente DE LAS RESPONSABILIDADES DE LAS INSTITUCIONES Y PROGRAMAS EDUCATIVOS Las Instituciones Educativas se clasifican de acuerdo al Tipo de Gestión: Ley 28044, DS. Nº ED a. Pública de Gestión Directa. b. Pública de Gestión Privada c. Gestión Privada; Cada grupo se organizará por niveles y modalidades educativos Los Directores de las Instituciones y Programas, tienen la responsabilidad de remitir oportunamente la información estadística en base a los formatos electrónicos y/o impresos proporcionados por el Sector Educación, en los plazos establecidos Para registrar el Censo Escolar, el Director de la Institución Educativa recabará del Área de Estadística de la UGEL y/o GREA según corresponda, el formato electrónico (cédula borrador) 2013, o en su defecto el Estadístico entregará a los Directores de las II.EE el día de la capacitación.} Para cumplir con la información del Censo Escolar en sus tres módulos: I) Censo Escolar, Docentes y Recursos, II) Local Escolar Cédula 11 y III)Resultado del Ejercicio, el director de la Institución educativa descarga la Cédula borrador correspondiente a su nivel, donde registrará toda la información requerida, debiendo ser verás, confiable, transparente, seguidamente transcribir en el Formato Electrónico, previo visto bueno del Director de la IE, para luego enviar haciendo uso de su clave EOL Los Directores de las Instituciones Educativas que no cuenten con las condiciones Tecnológicas, podrán entregar a la UGEL de su jurisdicción, la cédula borrador completa con firma del Director, para ser ingresado por el Estadístico de la UGEL, previa revisión o crítica El Director o encargado del proceso estadístico de la institución educativa, debe asistir obligatoriamente a las reuniones de capacitación convocadas por la UGEL, bajo responsabilidad Director o Sub-Director del nivel y/o modalidad que imparte la institución educativa, revisará el correcto llenado de las cédulas, en cuya crítica debe asegurarse la veracidad de la información registrada El Director de la Institución o Programa Educativo, es responsable del manejo de la clave EOL y otras que asigne la Unidad de Estadística del Ministerio de Educación, para el reporte de información estadística en formatos electrónicos La información reportada a la UGEL será objeto de validación, por lo tanto el Director debe reportar en estricta relación con la realidad al momento del levantamiento de la información estadística. XIV. DE LAS SANCIONES 19

20 14.1 Los Directores de las Instituciones Educativas de gestión pública se hacen pasible a las sanciones por el retraso o incumplimiento de lo dispuesto en la presente norma; asimismo, los profesores que transgreden los principios, deberes obligaciones y prohibiciones, incurren en responsabilidad administrativa y son pasibles de sanciones según la gravedad de la falta y la jerarquía del servidor o funcionario; las que se aplican con observancia de las garantías constitucionales del debido proceso, establecido por el Art. 43º de la LEY de la Reforma Magisterial y el Decreto Legislativo Nº 276 Ley de bases de la carrera administrativa, y su reglamento aprobado por DS. Nº PCM; según se trate de servidores, docentes o administrativos y funcionarios, respectivamente. Asimismo, se comunicará a la Comisión de Procesos Administrativos para su sanción correspondiente Art. 126º de las Obligaciones y Prohibiciones de los Servidores del D.S. Nº PCM, establece que Todo funcionario o servidor de la Administración Pública, cualquiera fuera su condición, está sujeto a las obligaciones determinadas por Ley y su reglamento Para el caso de las Instituciones Educativas Particulares, se aplicará lo señalado en el D.S. Nº ED y su modificatoria el D.S. Nº ED, R.M. Nº ED, reglamento de infracciones y sanciones, modifica Art. 4º de la RM. Nº ED Asimismo, las Instituciones de gestión privada que se encuentran omisas a la información, configuran una infracción de carácter pedagógico administrativo de acuerdo a lo prescrito en el Art. 10º del Decreto Legislativo Nº 882 y la Ley de los Centros y programas Educativos Privados Nº en su Art. 18º, que establece una multa de hasta un máximo de 10 UIT y su reglamento aprobado por el DS ED. XV. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 15.1 A fin de constatar la veracidad de la información estadística reportada por las Instituciones Educativas, el responsable de la GREA, UGEL, efectuarán visitas periódicas a las Instituciones de su jurisdicción La Dirección de Gestión Institucional de la Gerencia Regional de Educación, a través del Área de Estadística, realizará las respectivas coordinaciones a fin de asegurar el cumplimiento y aplicación de la presente directiva La Gerencia Regional de Educación Área de Estadística, tiene la obligación de apoyar, asesorar y monitorear la producción estadística de las UGEL La Unidad de Gestión Educativa Local UGEL, Área de Estadística, tiene la obligación de apoyar, asesorar y capacitar al personal responsable del proceso estadístico de las Instituciones Educativas Los Estadísticos de la UGEL, en coordinación con el equipo de infraestructura, actualizarán cada año, la Carta Educativa de su ámbito, para posteriormente sea editada en la Unidad de Estadística del MED La GREA, para efectos de la producción estadística anual en su jurisdicción, efectuará las coordinaciones pertinentes con los responsables de la Estadística de las UGEL y la Unidad de Estadística del Ministerio de Educación La ejecución de la presente directiva será permanentemente evaluada por los responsables de Estadística de la Gerencia Regional de Educación y de las UGELs, según corresponda. 20