Nivel 1 Servicios Logísticos

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1 PRO Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE POLÍTICAS RESPONSABILIDADES DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 14

2 PRO OBJETIVO Prestar el servicio de apoyo a eventos institucionales en temas de salud, seguridad industrial y emergencias. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud de un usuario y termina cuando el servicio ha sido prestado en los eventos de la Universidad. Los servicios prestados incluyen: Apoyo médico Seguridad industrial Apoyo en emergencias 3. POLÍTICAS El apoyo médico incluye los siguientes servicios: o o o Disponibilidad de médico general y enfermero durante el desarrollo del evento, cuando el evento lo requiere. Disponibilidad de ambulancia medicalizada durante el desarrollo del evento. Equipos médicos como: Desfibrilador automático externo (DEA), bala de oxígeno, botiquín portátil, silla de ruedas. El apoyo en seguridad industrial consiste en: o o o o Inspecciones de seguridad antes, durante y después de la realización del evento, con el fin de identificar los riesgos presentes y poderlos mitigar y corregir. Informe de seguridad en el que se detectan hallazgos y se describen las recomendaciones y oportunidades de mejora. Aplicación de listas de chequeo. Disponibilidad de profesionales en durante el evento.

3 PRO o Disponibilidad de asesores en prevención de la ARL Colmena vida y riesgos laborales, durante el evento. El apoyo en emergencias comprende: o Inspección a recursos de emergencias como rutas de evacuación, salidas de emergencias, extintores, botiquines, camillas y otros. o Disponibilidad de brigadistas de emergencia. o Disponibilidad de profesionales en durante el evento. o Verificación de cumplimiento de requisitos legales para eventos con aglomeración de público Políticas para la solicitud de apoyo a eventos salud ocupacional Las solicitudes serán recibidas y gestionadas de lunes a viernes de 8: am a 5: pm. Las solicitudes serán recibidas y respondidas únicamente a través de la cuenta de correo saludocupacional@uniandes.edu.co Las solicitudes por correo deben venir acompañadas del formato de solicitud de apoyo para eventos. Las unidades encargadas de hacer la solicitud dependen del tipo de evento que se vaya a realizar. En la siguiente tabla se resume esta información. EVENTO ORGANIZADOR Grados de pregrado y posgrado de los diferentes Departamentos y Facultades de la Dirección de Admisiones y Registro Universidad Volver a los Andes Vicerrectoría de Desarrollo y Egresados Fiesta de los Niños de los empleados de la Dirección de Gestión Humana y Universidad Organizacional Fopre Vicerrectoría de Desarrollo y Egresados Día del Estudiante Decanatura de Estudiantes Homenajes Director del área o Jefe El tiempo de respuesta de la solicitud es de máximo 3 días hábiles.

4 PRO Políticas para la entrega del servicio de apoyo a eventos por parte de El Personal del Departamento Médico y de prestará el servicio en el lugar que estipule la unidad solicitante. Desde una hora antes del evento, durante la duración del mismo y 3 minutos posterior a su finalización Políticas para la modificación del servicio de apoyo a eventos por parte de Salud Ocupacional Las modificaciones del servicio serán recibidas y gestionadas de lunes a viernes de 8: am a 5: pm., únicamente a través de la cuenta de correo saludocupacional@uniandes.edu.co. Se debe enviar información completa de los cambios del evento, especialmente, lo relacionado con espacios, número de participantes y descripción de la población. Las personas autorizadas para hacer la modificación son las mismas que hicieron la solicitud del servicio. La unidad solicitante debe hacer las solicitudes de modificación del servicio, cumpliendo con los siguientes tiempos: EVENTO Grados de pregrado y posgrado de los diferentes Departamentos y Facultades de la Universidad Volver a los Andes Fiesta de los Niños de los empleados de la Universidad Fopre Día del Estudiante Homenajes TIEMPO MÍNIMOS PARA REPORTE DE MODIFICACIONES 2 día hábil antes 1 semana antes 3 días hábiles antes 3 días hábiles antes 1 semana antes 2 día hábil antes 3.4. Políticas para la cancelación del servicio de apoyo a eventos por parte de Salud Ocupacional Las cancelaciones del servicio serán recibidas y gestionadas de lunes a viernes de 8: am a 5: pm. únicamente a través de la cuenta de correo saludocupacional@uniandes.edu.co.

5 PRO Las personas autorizadas para hacer la cancelación son las mismas que hicieron la solicitud del servicio. Reportar la cancelación del evento, por lo menos 1 día hábil antes de la ejecución del mismo. El área encargada de la organización del evento, deberá asumir los costos en los que haya incurrido el para el apoyo al evento Política de sanciones y/o multas Situación que genera sanción o multa Incumplimiento de estándares de calidad y normativa vigente, por parte del organizador del evento. Omisión de recomendaciones de seguridad industrial por parte de los participantes. Descripción de la sanción o multa El incumplimiento de los estándares de seguridad, sanidad y salud del evento, acarrea: - Suspensión del evento por parte del. - Sellamiento del evento por parte de las entidades distritales. Bloqueo y retiro inmediato del evento; con apoyo en el área de Seguridad Física. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso Departamento Médico y de Responsabilidades Específicas Jefe del Departamento Médico y de o Coordinación de servicios médicos requeridos durante el desarrollo del evento. Coordinador de o Coordinación en seguridad y salud en el trabajo, durante el evento. Médico General o Atención médica general a los asistentes al evento. Auxiliar de Enfermería

6 PRO o Brindar los primeros auxilios avanzados a los asistentes al evento. Brigadista o Brindar los primeros auxilios básicos a los asistentes del evento. o Ser el primer respondiente en las emergencias que se presenten. Gestor de o Realizar inspección de seguridad industrial y emergencias, emitiendo un informe con conceptos técnicos, hallazgos y recomendaciones de mejora. o Realizar acompañamiento durante el evento y prestar apoyo en caso de emergencia. Asesor en Prevención de Colmena vida y riesgos laborales o Realizar asesoría en seguridad industrial y emergencias, emitiendo un informe con conceptos técnicos, hallazgos y recomendaciones de mejora. o Realizar acompañamiento durante el evento y prestar apoyo en caso de emergencia. Asistente Administrativa o Brindar soporte administrativo en el Puesto de Mando Unificado (PMU), cuando se requiere. Unidad solicitante o Entrega oportuna de toda la información solicitada relacionada con el evento y que se encuentra descrita en el formato de solicitud del apoyo a eventos, en donde se especifica: lugar, fecha, horario, número de participantes, descripción de la población, presencia de personas vulnerables, organización del evento y distribución de tiempos y espacios, etc. o Entrega el plano del evento, como anexo al formato de solicitud de apoyo al evento. o Asistencia a inspección de seguridad antes de la realización del evento, con el acompañamiento de los profesionales de y otras partes interesadas, de acuerdo al tipo y magnitud del evento. o Revisión del informe que emite con el concepto técnico en seguridad, sanidad y salud con hallazgos y recomendaciones. o Implementación de las recomendaciones de mejoramiento.

7 PRO o Brindar alimentación al personal del Departamento Médico y de, así como a los brigadistas y a la tripulación de la ambulancia durante la jornada de apoyo el evento. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1 Apoyo a Eventos por parte de. 5.2 Descripción de actividades Apoyo a eventos por parte de. No. Actividad Descripción Responsable Transacción Documentos Las solicitudes serán recibidas y respondidas únicamente a través de la cuenta de correo saludocupacional@uniandes.edu.co. Las unidades encargadas de hacer la solicitud dependen del tipo de evento que se vaya a realizar. 1 Revisar solicitud Una vez se recibe la solicitud, se revisa el formato de solicitud de apoyo para eventos, para dimensionar su tamaño y los requerimientos de equipos y personal. Coordinador Salud Ocupacional - Alternativamente, se puede recibir un cuadro con los eventos programados para un periodo de tiempo, de manera que se puedan ir preparando.

8 PRO Realizar visita al lugar del evento En caso de ser requerido, se debe ir a visitar el lugar en donde se va a realizar el evento para identificar rutas de evacuación, recursos para emergencias (como extintores, camillas), conocer el manejo que se le da a las ambulancias (si aplica), todo lo que pueda tener un impacto en la seguridad del evento. Servicio Médico y - Equipo que sea definido 3 Definir e informar personal de apoyo al evento Dependiendo de la magnitud del evento, se define el equipo y el personal que debe prestar apoyo. Se debe contar mínimo con un médico, una enfermera y un integrante de. Sin embargo, la cantidad de personal puede aumentar dependiendo del evento. - Gestor Salud Ocupacional 4 5 Contratar servicio de ambulancia medicalizada Hacer reunión con solicitante Adicionalmente, se debe notificar a los brigadistas, enviando un correo con la información del evento a emergencias@uniandes.edu.co. En caso que el evento lo requiera, se debe contratar el servicio de ambulancia medicalizada. En caso de ser necesario, se puede hacer una reunión con solicitante para aclarar aspectos o solicitar información adicional del evento. - Gestor Salud Ocupacional, Asesor en Prevención por Proyecto - Colmena ARL - Gestor Salud Ocupacional, Asesor en Prevención por

9 PRO Proyecto - Colmena ARL Hacer informe de recomendacio nes Notificar evento al Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático Obtener permiso a Jefe inmediato Hacer inspección de ambulancia Hacer recorrido en el lugar del evento De acuerdo a los hallazgos de la reunión, puede salir un informe con recomendaciones para ser tenidas en cuenta por el organizador del evento. En caso de ser requerido por la ley, se debe notificar al lnstituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático, que se va a realizar el evento. Los Brigadistas deben solicitar el permiso de sus jefes para poder asistir a los eventos, en el caso que estos sean en horario laboral. Unas horas antes de que comience el evento, se hace la inspección de la ambulancia contratada, diligenciando la Lista de Chequeo Ambulancia. Unas horas antes del evento se hace el recorrido del sitio en donde tendrá lugar, para identificar rutas de evacuación, señalización y otros aspectos de seguridad - Gestor Salud Ocupacional, Asesor en Prevención por Proyecto - Colmena ARL Coordinador Salud Ocupacional - Brigadista - Gestor Salud Ocupacional, Asesor en Prevención por Proyecto - Colmena ARL - Gestor Salud Ocupacional, Asesor en Informe de Recomendaci ones Memorando Lista de Chequeo Ambulancia

10 PRO Prevención por Proyecto - Colmena ARL 11 Hacer inspección sanitaria Unas horas antes de que comience el evento, se hace la inspección sanitaria de los puntos de alimentos, diligenciando la Lista de Chequeo para Puntos de Alimentos. - Gestor Salud Ocupacional, Asesor en Prevención por Proyecto - Colmena ARL Lista de Chequeo para Puntos de Alimentos 12 Prestar apoyo durante evento Prestar apoyo durante evento. Se debe prestar especial atención a las personas con movilidad reducida, o que fueron identificadas por parte del organizador del evento. En caso de presentarse algún incidente, se debe gestionar de acuerdo al protocolo establecido. - Equipo que sea definido 13 Hacer reunión de cierre El equipo que prestó apoyo al evento hace reunión de cierre para identificar aspectos a mejorar. - Equipo que sea definido 6. DEFINICIONES Servicio tipo básico: Servicio mínimo que debe recibir el usuario y se presta de forma masiva. No genera costo para el usuario. (Ejemplo: Aseo, jardinería)

11 PRO Servicio tipo estándar: Servicio que está al nivel de los requerimientos de la Universidad, que se encuentra definido de forma estándar para todos los usuarios del mismo y algunas veces genera costo para el usuario. (Ejemplo: Servicio de mensajería) Servicio tipo Premium: Servicio que requieren los usuarios y supera el estándar definido por la Universidad. Requiere personalización y genera un costo para el usuario. (Ejemplo: Servicio de montacargas) Incidente prioritario: se define como el nivel de urgencia con el que se debe solucionar del problema por las implicaciones que puede conllevar retraso en el tiempo de respuesta al incidente. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Internos (Cadena de Valor) PRO Servicios de salud Externos (Unidades académicas / administrativas/entidades externas ) Decreto 332 de 24: Por el cual se organiza el Régimen y el Sistema para la Prevención y Atención de Emergencias en Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones. Decreto 192 de 211: Por el cual se reglamenta el Acuerdo 424 de 29, que creó el Sistema Único de Gestión para el registro, evaluación y autorización de actividades de aglomeración de público en el Distrito Capital, y se dictan otras disposiciones. Resolución 24 de 1979: Por la cual se establecen algunas disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo. Resolución 671 de 211: Por la cual se establecen y adoptan los protocolos y procedimientos ordenados en el Decreto Distrital 192 de 211 y se establece el

12 PRO procedimiento para la autorización de reuniones y marchas. Resolución 28 de 28: Por la cual se establecen las condiciones básicas que deben reunir las empresas que prestan el servicio de logística para los fines de los planes de contingencia para aglomeraciones de alta complejidad. Resolución 29 de 28: Por la cual se dictan normas sobre los planes de contingencia conforme al Decreto 633 de 27. Acuerdo 424 de 29: Por el cual se crea el Sistema Único de Gestión para el registro, evaluación y autorización de actividades de aglomeración de público en el Distrito Capital. Política de Seguridad y Salud en el Trabajo: Aprobada por el Rector de la Universidad en Septiembre de 213. Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial: Aprobada por el Rector de la Universidad el 13 de Junio de INDICADORES INDICADOR Indicador 1 Indicador 2 Indicador 3 Indicador 4 Indicador 5 Indicador 6 NOMBRE Horas disponibles por evento Personas apoyando el evento Inspecciones realizadas por evento Informes generados por evento Eventos con apoyo de la ARL Eventos con servicio de ambulancia

13 PRO ANEXOS NOMBRE Anexo 1 Anexo 2 DESCRIPCIÓN Descripción de servicio de apoyo a eventos institucionales Gestión de incidentes servicio de apoyo a eventos institucionales 1. RIESGOS NOMBRE OPERATIVO SEGURIDAD CALIDAD DE SERVICIO LEGAL DESCRIPCIÓN Escases o falta de personal en. Ausencia de apoyo por parte de la brigada de emergencias. Fallas en las comunicaciones vía radio. Falta de equipos (extintores, camillas, radios, sillas de ruedas, DEA, botiquín portátil). Pérdida de los recursos de emergencias de primera atención y contraincendio. Falla o ausencia de alarma de evacuación. Obstrucción de rutas de evacuación, condiciones y actos inseguros durante el desarrollo del evento por parte de los participantes. Materialización del riesgo público existente (amenazas terroristas, actos vandálicos, secuestro). Atención no adecuada a los participantes del evento. Falta de identificación por parte del equipo. Falta de conocimiento de la organización del evento. Falta de equipos de primera atención especialmente sillas de ruedas. Falta de tiempo para la ejecución de las inspecciones de seguridad industrial. Sellamiento del evento o sanciones al organizador, por parte de las entidades distritales tales como FOPAE, Secretaría Distrital de Salud, Secretaría Distrital de Ambiente, Secretaría de Movilidad, entre otras; por incumplimiento en la normativa legal vigente. 11. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración y publicación 14/3/215

14 PRO APROBACION Elaboró Revisó Aprobó Cargo Nombre Fecha Ingeniero de Estephany Montoya Procesos Sicachá 15/6/214 Coordinador de procesos Alberto Poveda 1/3/215 Coordinador de Ana María Trujillo 24/2/215

15 PRO TIPO DE SERVICIO: ANEXO 1. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO DE APOYO A EVENTOS INSTITUCIONALES Básico Estándar Premium X 2. RECURSOS DEL SERVICIO: Número de usuarios estimados: # por periodo / # por evento. EVENTO Grados de pregrado y posgrado de los diferentes Departamentos y Facultades de la Universidad Volver a los Andes Fiesta de los Niños de los empleados de la Universidad FOPRE Día del Estudiante No. USUARIO APROX. 25 personas por ceremonia 3 personas 2 personas Flotante Flotante Soporte tecnológico con el que cuenta el servicio: Apoyo con radios Totalmente automatizado Automatizado Ninguno X Evidencia de la conformidad con el servicio: Papel Archivo digital No existe X Diligenciar el formato de evaluación de la prestación del servicio, por parte del organizador, responsable o quien solicite el apoyo de en los eventos.

16 PRO OPORTUNIDADES DE MEJORA EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO: Retroalimentación y calificación de la prestación del servicio por parte del organizador. Documentar el procedimiento para realizar inspecciones de seguridad, sanidad y salud en los eventos; con base en las listas de chequeo existentes. Realizar una capacitación en seguridad industrial a los organizadores del evento, previo al desarrollo del mismo. Incentivar la participación de la brigada de emergencias, como directriz institucional. Mejorar la identificación de las personas del Departamento Médico y de Salud Ocupacional, de tal manera, que sean visibles durante el evento. Capacitar a los miembros del Comité de Emergencias, en las funciones que debe cumplir cada uno de los roles antes y durante el desarrollo de los eventos. Implementar las recomendaciones de mejora descritas en los informes de Seguridad Industrial, por parte del organizador del evento. Diseñar un formato para la solicitud de información relacionada con el evento Diseñar formato para información sobre modificaciones del evento. Diseñar un formato de evaluación de la prestación del servicio, que será diligenciado por el organizador o responsable del evento. Generar una política institucional para la atención de eventos.

17 PRO ANEXO 2. GESTIÓN DE INCIDENTES SERVICIO DE APOYO A EVENTOS INSTITUCIONALES Canal de recepción de incidente: Personal Tipo de incidente Descripción Prioridad/ Tiempo de respuesta Protocolo Reporte del inconveniente y solución Plan de contingencia Escasez de personal Ausencia o falta de personas de Salud Ocupacional, asesores de Colmena ARL ó brigadistas para el apoyo al evento. Media 1. La Coordinación de Salud Ocupacional o el Jefe del Dpto. Médico y Salud Ocupacional, reportan de manera presencial al organizador del evento, la escasez de personal de apoyo y solicita un tiempo máximo de 2 horas para la solución de la problemática. 2. El Jefe del Dpto. Médico convoca de manera extraordinaria y especial el apoyo de la brigada con apoyo de los Jefes directos. 3. Con base en la respuesta de los Jefes directos de los brigadistas, se procederá a realizar una redistribución de funciones. 4. Se apoya el evento con el personal disponible. Si no se recibe respuesta por parte de los Jefes directos de los brigadistas; se procederá a solicitar apoyo a la ARL Colmena, con su red de proveedores y asesores. Falla en comunicaciones vía radio Falla en los radios de comunicación suministrados por la Universidad, Media 1. La persona que detecte la falla en el radio, reporta al Coordinador de Salud Ocupacional. Si no es posible el cambio del equipo, se establece

18 PRO Falta de recursos de primera atención Falla o ausencia de alarma de evacuación Accidente de personas Condiciones inseguras relacionados con interferencias, batería, imposibilidad de uso de botones, etc. Escases de recursos físicos como botiquín, camilla, silla de ruedas, DEA, extintores. Falla en la alarma de evacuación que alerta a las personas en el momento de una emergencia. Suceso repentino que sobrevenga por la participación en el evento, y que genere lesión en alguno de los participantes. Son las instalaciones, equipos de trabajo, Media Media Alta Alta 2. Se realizar una revisión del radio. 3. Se realizar un cambio de equipo y se entrega probado. 1. Reportar la falta de recursos para la atención de emergencias, al Coordinador de. 2. Trasladar equipos de otras áreas o de la bodega de emergencias, al punto de realización del evento. 1. Reportar la falla al área de Seguridad Física y de Mantenimiento para realizar las reparaciones correspondientes. 2. Reparar la alarma de evacuación. 3. Realizar pruebas. 1. El participante reporta al personal con radio. 2. El personal con radio solicita apoyo médico, de la brigada y de Salud Ocupacional. 3. El personal médico y de se dirigen al área del accidente. 4. Se atiende el accidente en sitio y se traslada a la enfermería. 1. El participante reporta al personal con radio. comunicación por teléfono celular. Si no es posible el traslado de equipos, se solicita apoyo en el lugar de realización del evento. En caso de no contar con apoyo de Seguridad y Mantenimiento; o que el daño de la alarma no se pueda solucionar de manera inmediata; se activará el sistema de comando por pitos en caso de evacuación. En caso que el evento se desarrolle en el Campus, y no se visibilice a personal con radio cercano; se debe informar por la línea o el teléfono rojo. Si no se cuenta con médicos, enfermeros, o brigadistas disponibles; se acude al servicio de ambulancia para la prestación de los primeros auxilios. En caso de no contar con los recursos

19 PRO Actos inseguros Emergencias maquinaria y herramientas que NO están en condiciones de ser usados y que ponen en riesgo de sufrir un accidente a la o las personas que se encuentran en ese espacio. Fallas, olvidos, errores u omisiones que hacen las personas durante el evento y que pudieran ponerlas en riesgo de sufrir un accidente. Eventos repentinos de tipo natural, antrópico o socionatural como sismos, tormenta eléctrica, granizadas, incendios, derrames, cortos circuitos, inundaciones, entre otros; que alteran el normal funcionamiento de los eventos. Alta Alta 2. El personal con radio solicita apoyo a Salud Ocupacional. 3. El personal de Salud Ocupacional se dirigen al área reportada. 4. Si se requiere, se solicita apoyo al área de mantenimiento para mitigar la condición insegura. 5. Se corrige la condición insegura. 1. El participante reporta al personal con radio. 2. El personal con radio solicita apoyo a Salud Ocupacional. 3. El personal de Salud Ocupacional se dirigen al área reportada. 4. Se solicita a la persona que se retire del área y suspenda la actividad riesgosa que esté desarrollando. 1. La persona que detecte la emergencia, reporta al personal con radio. 2. El personal con radio solicita apoyo a la brigada y de. 3. La brigada y el personal de se dirigen al área de la emergencia. 4. Se solicita evacuación inmediata y se acordona el área. humanos y materiales para mitigar la condición insegura, se debe aislar el área por medio de demarcación y acordonamiento con cinta de balizaje. Si la persona involucrada en el acto inseguro, no acata las recomendaciones de, se solicita apoyo al área de Seguridad Física, el Comité de Emergencias y al organizador del evento. Si no se logra controlar la emergencia con los recursos disponibles, se solicita apoyo a las entidades distritales, tales como: el Cuerpo Oficial de Bomberos, Cruz Roja, Defensa Civil, Policía Nacional, etc.; por medio de la línea única de emergencias de Bogotá 123.

20 PRO Sellamiento del evento Cierre del evento por parte de las autoridades distritales, debidas al incumplimiento de la normativa aplicable a aglomeraciones de público u otras relacionas con el evento. Alta 5. Se atiende la emergencia en sitio con los recursos disponibles. 1. La Jefatura del Dpto. Médico y de Salud Ocupacional reporta al organizador del evento la presencia de las autoridades distritales. 2. Se realiza reunión con las autoridades distritales para establecer las causas del sellamiento y los requerimientos. 3. Se establecen plazos y prioridades para dar cumplimiento a las exigencias. 4. Se genera un informe con los hallazgos de la autoridad distrital. 5. Se envía el informe al organizador del evento y otras partes interesadas. Si no es posible realizar una negociación con la autoridad distrital para evitar el sellamiento del evento; se procederá a cancelarlo reportando a los participantes y reprogramándolo en conjunto con el organizador del mismo.