CONTROL A CONTRATISTAS

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1 Páginas 1 de 5 CONTROL A CONTRATISTAS Elaboró: Revisó: Aprobó:

2 Páginas 2 de 5 CONTROL A CONTRATISTAS 1. OBJETIVO Establecer los mecanismos de control y prevención de contratistas para Industrias Ectricol, donde se requieran controlar riesgos operativos. 2. ALCANCE Aplica para todos los trabajos ejecutados por contratistas, en instalaciones propias, rentadas, de clientes o áreas bajo responsabilidad de Industrias Ectricol. 3. DEFINICIONES Contratistas: Persona natural o jurídica que responde ante Industrias Ectricol, para efectuar actividades de asesoría, interventoría, diseño, supervisión, construcción, operación, instalación, mantenimiento, alquiler, reparación, transporte, etc. Incidente: Evento relacionado con el trabajo, en el que ocurrió o pudo haber ocurrido lesión o enfermedad (independiente de su severidad) o víctima mortal. Requisito Legal. Es una exigencia de una autoridad competente 4. PROCEDIMIENTO 4.1 Responsabilidad de Industrias Ectricol: Es responsabilidad de los cada uno de los jefes de área solicitar la contratación del servicio y/o producto al área de Compras mediante la Solicitud de Materiales y/o servicios y coordinar con el contratista los trámites necesarios para dar cumplimiento a las normas y procedimientos administrativos y de HSE establecidos por la compañía, o los requisitos legales y de otra índole aplicables en la ejecución del contrato convenido. Asi mismo es responsabilidad de los jefes de área el diligenciamiento de la lista de chequeo con los requisitos mínimos, la cual se recomienda sea revisada junto con el coordinador de HSE. 4.2 Responsabilidad de HSE: El coordinador de HSE deberá, verificar el cumplimiento de los requisitos de seguridad, diligenciar junto con el contratista los formatos de ATS y permisos de trabajo, Autoevaluaciones de seguridad requeridos de acuerdo a la actividad o los formatos del cliente cuando aplique, realizar la supervisión de los trabajos. 4.3 Requisitos de los contratistas: Los responsables de cada una de las áreas que soliciten la contratación de servicios, en coordinación con HSE deben verificar el cumplimiento de los siguientes ítems por parte del contratista: El cumplimiento de los requisitos de contratación del cliente para el cual este trabajando Industrias Ectricol, si se presenta el caso.

3 Páginas 3 de 5 El suministro a todo su personal de los elementos y equipos de protección de forma oportuna, en buen estado y adecuados para el riesgo al cual se van a exponer. Así mismo deben suministrar las hojas de seguridad de las sustancias químicas y materiales a utilizar, en caso de ser requeridos. El suministro de personal capacitado y entrenado en el desarrollo de la actividad en situación normal y de emergencias. El diligenciamiento de los formatos de ATS y permisos de trabajo, Autoevaluaciones de seguridad requeridos de acuerdo a la actividad o los formatos del cliente cuando aplique. La autorización del responsable de HSE para los ATS y permisos de trabajos diligenciados. Además el cumplimiento de los requisitos de Industrias Ectricol definidos a continuación: SERVICIO CONTRATADO Persona Natural Suministro de Personal Servicios de Mantenimiento en instalaciones propias o las que se encuentran bajo responsabilidad de la compañía. Alquiler de Equipos Alquiler de vehículos Servicios de Transporte Servicio de Montacargas Alquiler de instalaciones REQUISITOS A CONTRATISTAS REQUISTOS Elementos y equipos de protección adecuados para los riesgos de la actividad. Elementos y equipos de protección adecuados para los riesgos de la actividad. Tener capacitación especifica de las actividades a realizar y las certificaciones que la ley exige (suministrar certificados). Entregar Panorama de Riesgos de las actividades a realizar Recibir charla de seguridad de Colmaquinas Documentos que certifiquen la propiedad del equipo Programa de Mantenimiento del equipo Inspección inicial del Equipo Copia del certificado de licencias (software, cuando aplique) Documentos que certifiquen la propiedad del vehículo Revision Tecnicomecanica Vehiculos no mayores a 3 años de antigüedad Programa de Mantenimiento del vehículo Inspección inicial de vehículos Seguro Obligatorio de accidentes de tránsito Vehiculos no mayores a 20 años de antigüedad Contratar con empresas Legalmente Constituidas Contratar con empresas legalmente Constituidas Documentos que certifiquen la propiedad del vehículo Revision Tecnicomecanica Seguro Obligatorio de accidentes de tránsito El conductor debe presentar copia del pago de seguridad social vigente, portar la dotación y los elementos de protección personal adecuados para los riesgos de la actividad. Documentos que certifique la propiedad Inspección inicial de instalaciones.

4 Páginas 4 de 5 REQUISITOS A CONTRATISTAS SERVICIO CONTRATADO Servicio de Fumigación Empresa Recicladora o Disposicion Final Radiografía Industrial REQUISTOS Licencia Sanitaria para Empresas Aplicadoras Hojas de seguridad del producto. actividad. Certificar la entrega de los residuos aprovechables Acta de disposición final adecuada de los residuos entregados actividad. Licencia Ambiental (Si Aplica) Licencia del ministerio de minas y energía actividad. ( Verificar Dosimetro) Tener capacitación especifica de las actividades a realizar y las certificaciones que la ley exige Tener claros los riesgos a los cuales se encuentra expuesto en su actividad Plan de Contingencia Certificacion de la Polizas de responsabilidad civil extracontactual exigida por el decreto 1609 del 2002 Notas: Los requisitos establecidos en el cuadro anterior serán incluidos en la orden de compra, de acuerdo a la solicitud del servicio realizada al área de Compras. Estos requisitos serán divulgados a los contratistas para garantizar su cumplimiento Las personas naturales cumplirán con los mismos requisitos teniendo algunas excepciones según sea el caso, el cual se definirá en lista de chequeo. El contratista debe suministrar certificaciones, licencias, actas o demás documentos requeridos en la relación anterior. Los servicios que no se encuentren contemplados en la relación anterior, deberán ser definidos por Dirección HSEQ, teniendo en cuenta el servicio o producto a contratar, el análisis de riesgos de las actividades a desarrollar y los controles que se deben implementar. Los residuos generados durante la ejecución de la actividad deben cumplir con el procedimiento de Manejo Integral de Residuos 4.4 Ejecución de labores: El responsable del área que solicita el servicio contratado debe: Comunicara al área de HSEQ y demás áreas involucradas la ejecución de los trabajos contratados con un (1) día de anticipación, siendo claros en la descripción de las

5 Páginas 5 de 5 actividades a desarrollar, el nombre y número de cedula de las personas que ejecutaran el trabajo. Entregar en el área de HSEQ, copia del pago de seguridad social vigente con un (1) día de anticipación para verificar la vigencia de los documentos. Diligenciar con la Coordinación de HSE el formato Análisis de trabajo seguro totalmente diligenciado. Cuando apliquen los formatos del cliente tendrán prioridad. El área que solicita el servicio debe verifica el cumplimiento de este y demás procedimientos administrativos establecidos por Industrias Ectricol dados a conocer durante la formalización del contrato al contratista. El Coordinador de HSE autoriza el ingreso del personal contratista a las instalaciones, de Industrias Ectricol, previa verificación del cumplimiento de los procedimientos internos de HSE establecidos dados a conocer durante la formalización del contrato por el solicitante del servicio al contratista El Coordinador de HSE tramita o autoriza el ingreso del personal contratista a las instalaciones del cliente, previa verificación del cumplimiento de los procedimientos internos de HSE establecidos por este y dados a conocer durante la formalización del contrato por el solicitante del servicio al contratista. El responsable de HSE verifica los elementos y equipos de protección, en términos de cantidad, buen estado y apropiados para la labor a realizar, que presenta el contratista. El responsable de HSE autoriza el inicio de las actividades y realiza la divulgación de procedimientos de control operativo cuando aplique. 4.5 Reporte de Incidentes: El contratista está en la obligación de reportar a Industrias Ectricol la ocurrencia de accidentes y casi accidentes que ocurran durante la ejecución de los trabajos contratados, así mismo debe reportar las condiciones o actos inseguros detectados que puedan generar un incidente de trabajo al Coordinador de HSE o al responsable del área que solicito su contratación. Estos incidentes deben ser manejados de acuerdo al procedimiento Atención, Reporte e Investigación de Accidentes e Incidentes 6. LISTADO DE REGISTROS DEL PROCEDIMIENTO CODIGO TITULO DILIGENCIADO POR DESTINATARIO LUGAR DE ARCHIVO Y TIEMPO MÍNIMO DE RETENCIÓN Lista verificación contratistas Solicitante del servicio Área responsable del Contrato Logística 1 Año

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