Barra de Fórmulas. Desplazamiento entre hojas

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1 Descripción de las partes de la hoja de cálculo Barra de Acceso Rápido Barra de Fórmulas Hoja de Cálculo Desplazamiento entre hojas Desplazamiento por columnas Desplazamiento por filas Entrada de datos y fórmulas. Entrada y edición de Datos. Entrar Datos Haga un clic con el ratón sobre la casilla donde quiera entrar los datos. Sitúese con las teclas de desplazamiento sobre la casilla y escriba los datos. Acepte el valor con la tecla ENTER Conceptos Básicos. 1

2 Borrar datos Sitúese sobre la casilla y pulse la tecla Supr Sitúese sobre la casilla y active las opciones del menú Edición/Borrar/Todo, Edición/Borrar/Contenido. Seleccionar un rango. Se define como rango, un grupo de casillas consecutivas de la hoja. 1. Sitúe el cursor sobre la casilla inicial. 2. Una de las dos siguientes opciones: Con el botón principal del ratón pulsado, arrastre hasta la casilla final. Con la tecla Mayúsculas pulsada, desplace el cursor hasta la casilla final con las teclas del cursor. Modificar datos. 1. Sitúe el cursor sobre la casilla que quiera modificar. 2. Una de las tres siguientes opciones: Pulse la tecla F2. Haga clic sobre la barra de fórmulas. También puede hacer un doble clic directamente sobre la casilla que quiera modificar. Copie los datos siguientes: Conceptos Básicos. 2

3 Entrada y Edición de Fórmulas. A) Con el teclado. 1. Sitúe el cursor sobre la casilla donde entrará la fórmula. 2. Teclee la fórmula. Recuerde que una fórmula lleva siempre el signo = al principio. 3. Pulse ENTER Ejemplo. Cálculo de las ventas brutas en Enero. Multiplicaremos las Unidades por P.v.p. 1. Seleccione la casilla B4. 2. Teclee la fórmula. =B2*B3 3. Pulse ENTER. Calcule un descuento del 10% sobre las ventas brutas(b4) en la casilla B5. (La fórmula será =B4*10%) Conceptos Básicos. 3

4 B) Con las teclas de desplazamiento. 1. Seleccione la casilla donde se entrará la fórmula. 2. Pulse el signo =. 3. Desplace el cursor hacia la casilla que quiera operar. 4. Pulse el signo ( +, -, *, /). 5. Repita los pasos 3 y 4 para cada operador de la fórmula. 6. Para finalizar la entrada de la fórmula, pulse ENTER. Ejemplo. Cálculo de las ventas netas en Enero. Restar de las Ventas Brutas el Descuento. 1. Seleccione la casilla B6. 2. Pulse el signo =. 3. Desplace hacia la casilla B4. 4. Ponga el signo Desplace hacia la casilla B5. 6. Pulse ENTER. Calcule la comisión del 20% sobre las ventas netas(b6) en la casilla B7. (=B6*20%) C) Con el ratón. 1. Seleccione la casilla donde va a entrar la fórmula. 2. Pulse el signo =. 3. Haga un clic con el botón principal sobre la casilla que quiera operar. 4. Ponga el signo para operar( +, -, *, /). 5. Repita los pasos 3 y 4 para cada operando de la fórmula. 6. Para finalizar la entrada de la fórmula, pulse ENTER. Conceptos Básicos. 4

5 Ejemplo. Cálculo del neto en Enero. Restar de las Ventas Netas las Comisiones. 1. Seleccione la casilla B8. 2. Pulse el signo =. 3. Haga un clic sobre la casilla B6. 4. Pulse el signo Haga un clic sobre la casilla B7 6. Pulse ENTER. Para ver las casillas utilizadas en cualquier fórmula, siga estos pasos. 1. Sitúese sobre una casilla con fórmula, (B4, por ejemplo). 2. Haga doble clic o bién pulse la tecla F2. Fíjese como la referéncia de la casilla utilizada en esta fórmula, aparece del mismo color que la casilla. Copiar. EXCEL permite copiar datos de una casilla o rango de casillas hacia otra casilla o rango de casillas. Cuando se copia una fórmula hacia otra casilla, automáticamente se cambian las referencias. Por ejemplo, si se copia la fórmula de la casilla B4 (=B2*B3) a la casilla C4, EXCEL cambiará las referencias y pondrá =C2*C3. Métodos para copiar. A) Con las opciones del menú de contexto. El menú de contexto, aparece cuando se hace clic con el botón secundario del ratón. 1. Marque la casilla o rango de casillas a copiar. 2. Haga un clic con el botón secundario y active la opción Copiar. 3. Situe el cursor en la casilla de destino. 4. Haga un clic con el botón secundario y active la opción Pegar. Conceptos Básicos. 5

6 Ejemplo. Copie la fórmula de la casilla B5, Descuentos en Enero, hacia a C5, D5 y E5. Calcule los Descuentos de Febrero, Marzo y Abril. 1. Seleccione la casilla C5. 2. Haga un clic con el botón secundario y active opción Copiar. 3. Marque el rango C5:E5. Recuerde clic en C5 y arrastrar hasta E5. 4. Haga un clic con el botón secundario, dentro de la selección, y active opción Pegar. B) Copias utilizando el recuadro de relleno. Este método sólo se puede utilizar para copiar datos en casillas adyacentes a la original. El recuadro llenar está situado en la parte inferior derecha de la casilla activa. Recuadro Llenar. 1. Situe el cursor sobre la casilla o rango de casillas a copiar. 2. Situe la cruz del cursor sobre el recuadro llenar, la cruz pasará a color negro. 3. Pulse el botón principal y arrastre hacia la casilla o rango de casillas destino. Ejemplo. Copie la fórmula de la casilla B6, Ventas Netas hacia las casillas C6, D6 y E6. Calcule las ventas netas de Febrero, Marzo y Abril. 1. Seleccione la casilla B6. 2. Situe la cruz sobre el recuadro llenar. 3. Arrastre, sin dejar el botón principal hasta la casilla E6. Conceptos Básicos. 6

7 Esta acción, también la puede hacer con el teclado. 1. Seleccione la casilla a copiar. 2. Seleccione las casillas adyacentes. Ha de quedar marcada la casilla con los datos que se copian y las casillas de destino. 3. Active la opción Edición/ Rellenar Abajo (o CTRL+J ), Edición/Rellenar Derecha (o CTRL+D). Calcule las comisiones y el neto del resto de meses. Calcule las columnas Total y Media (este media la calcularemos en la columna G) utilitzando las funciones =SUMA y = PROMEDIO respectivamente. Ponga título a la columna Media. Para calcular el Total: Seleccione la casilla F2, escriba =SUMA(B2:E2) y pulse ENTER. Funciones. =SUMA(casilla inicial :casilla final) Suma los valores entre las casillas inicial y final. El botón está el cursor. sumará las casillas con valor numérico de la izquierda o de encima la casilla donde =PROMEDIO(casilla inicial :casilla final) Calcula la media de los valores comprendidos entre la casilla inicial y la final. Mover Excel, permite mover datos de una casilla o rango de casillas hacia otra casilla o rango de casillas. A) Con las opciones del menú de contexto. 1. Seleccione la casilla o rango de casillas a mover. 2. Haga un clic con el botón secundario y active la opción Cortar. 3. Situe el cursor en la casilla de destino. 4. Haga un clic con el botón secundario y active la opción Pegar. Conceptos Básicos. 7

8 B) Mover arrastrando el contenido de la casilla o rango. 1.Seleccione la casilla o rango de casillas a mover. 2.Situe el cursor sobre el marco de las casillas seleccionadas y cuando aparezca un cursor en forma de flecha, arrastre hacia al rango destino. Ponga en las casillas F1 y G1 Mayo y Junio respectivamente. En las casillas F2,G2 escriba 320,260. En las casillas F3,G3 escriba 60,60. Calcule las columnas F y G, utilitzando culaquier método de copiar. Modifique las funciones Suma y Promedio, para que se incluyan las columnas Mayo y Junio. Dar formato a un hoja de Cálculo. Todas las acciones que se verán en este apartado sirven para cambiar el aspecto de presentación de los datos de una hoja. Poner Negrita, Cursiva y Subrayado. Puede utilizar los botones de la barra. Alineación. Ejemplo. Alinear las casillas de los meses. 1.Seleccione las casillas B1:G1. 2.Amplíe el menú Alineación. 3.Seleccione el tipo de alineación horizontal (Izquierda, centrada,derecha). Marque alineación derecha. 4. Pulse sobre Aceptar. También puede utilizar los botones Conceptos Básicos. 8

9 Alineación de títulos. Esta opción permite inclinar el contenido de una casilla. Siga los pasos siguientes. 1. Situe el cursor en la casilla. 2. Active opción Formato de Alineación del texto. 3. En apartado Orientación, se escogen los grados de inclinació y hacia a que dirección debe ir dicha inclinación. Cambiar tipo de letra y tamaño. A) Cambiar el tamaño. Ejemplo. Modifique el tamaño de letra de la columna A. 1. Seleccione el rango A2:A8. 2. Se puede utilizar la lista desplegable de la barra de fuente.. B) Cambiar tipo de letra (Fuente). 1. Seleccione las casillas a las que canviará el tipo de letra. 2. Se puede utilizar la lista desplegable de la barra de Fuente. Ponga el tipo de letra de la primera fila a Font Times New Roman.. Colores A) Color de fondo. 1.Seleccione la casilla o rango de casillas donde quiera aplicar color. 2.Amplíe el menú Fuente, y seleccione la ficha Relleno. 3.En apartado Color de fondo, escoja el color. Conceptos Básicos. 9

10 4.En apartado Trama, escoja el tipo de trama que quiera y el color para la trama. Pulse sobre Aceptar. También se puede utilizar el botón de la barra de formato colores. para seleccionar los Ponga el fondo de la primera fila y el de la primera columna en color gris. B) Color de texto. 1. Seleccione las casillas. 2. Amplíe el menú Fuente, ficha Fuente. 3. En apartado Color, escoja un color para el texto. 4. Pulse sobre Aceptar. También puede utilizar el botón de la barra de formato. Ponga las letras de la primera fila y la primera columna en color rojo. Coloree el fondo del rango de los valores en azul. Ponga los números del rango anterior en blanco (Color del texto). Conceptos Básicos. 10

11 Formatos Numéricos. Para poner formato numérico, ejecute los pasos siguientes. 1. Seleccione las casillas a formatear. 2. Amplíe el menú Número, ficha Número. 3. En apartado Categoría seleccione la categoria. 4. Pulse sobre Aceptar. También puede utilizar los botones: Los cinco inferiores botones representan respectivamente. Modelo Moneda Modelo Porcentual. Modelo Millares. Aumentar decimales. Disminuir decimales. Aplique formato monetario a los valores de las columnas Total y Media. Bordes. Con estas opciones podrá emmarcar, separar por líneas o por cuadros, rangos de una hoja de cálculo. 1. Seleccione el rango al cual quiera aplicar una línea. 2. Amplíe el menú Alineación ficha Bordes. 3. En apartado Bordes, seleccione la posición para la línea. También puede hacerlo seleccionando los botones que rodean el modelo de cuadro. 4. En apartado Estilo, escoja el estilo de línea para el borde. 5. Pulse sobre Aceptar. También puede utilizar la paleta de bordes situada en la barra de Fuente. Conceptos Básicos. 11

12 Seleccione toda la tabla y póngale contorno. Seleccione la primera fila y aplique una doble línea inferior. Seleccione tota la tabla excepto la última columna, ponga líneas por la derecha y líneas centrales verticales. Cambiar el tamaño de las Columnas o de las filas. 1. Situe el cursor en la columna que quiera cambiar de tamaño. 2. Active opción Formato de la barra Celdas, se desplegará un submenú con las varias opciones: También se puede cambiar el ancho de una columna con el ratón: 1. Situe el puntero de ratón sobre la línea de separación de las columnas o de las filas. 2.El cursor se convertirà en una cruz con doble flecha, pulse el botón principal del ratón y arrastre. Puede hacer doble clic sobre esta línea de separación para que la columna se haga lo suficientemente ancha para mostrar los datos de la casilla donde el texto es más extenso. Amplie la primera columna de manera que se vean todos las datos. Conceptos Básicos. 12

13 Eliminar Formatos. 1.Seleccione el rango de los formatos que quiera eliminar. 2.Active opción Borrar, dentro del apartado Modificar. se desplegará un submenú: Todo: borra fórmulas, formatos y datos. Formatos: borra sólo los formatos. Contenido: borra datos y fórmulas. Comentarios: borra las notas. Si quiere insertar una nota, active en el menú Revisar la opción Nuevo Comentario. 3. Elija la opción Formatos. Utilizar formatos predefinidos. Excel tiene formatos predefinidos que se pueden aplicar directamente sobre un rango, para darle formato de manera rápida. Para aplicar uno de estos formatos. 1. Seleccione el rango sobre cual quiera aplicar formato. 2. Elija la opción Dar formato como tabla, dentro de estilos. 3. Escoja cualquier formato. El botón opciones, le permitirá escoger el tipo de formato que quiera aplicar sobre el rango. Por ejemplo, aplicar sólo fuente y el color de fondo de un formato determinado. Es posible definir un formato propio con la opción Nuevo estilo de tabla. Insertar comentarios. 1. Sitúese sobre la casilla donde quiera un comentario. 2. En el menú Revisar active Nuevo Comentario. Aparece un cuadro de texto donde podrá escribir. Conceptos Básicos. 13

14 Visualización de un hoja. El menú Vista de la barra de menús, permite diferentes maneras de visualizar un hoja y sus partes. Vista/Barra de Fórmulas: Muestra o oculta la barra de fórmulas. Vista/Pantalla Completa: Muestra la hoja de cálculo ocupando tosa la pantalla. Para volver a pantalla normal se puede hacer desde Ver/Pantalla Completa, o hacer un clic sobre este botón. Vista/Zoom..: Permite escoger una ampliació para la visualización de la hoja. Ajustar a la selección: Muestra aproximadamente el rango seleccionado. Personalizada: Muestra la hoja con el zoom que se le indica. Vista/Vistas personalizadas. Con esta opción puede poner nombre a diferents rangos para su visualización, de hecho no se pone nombre a los rangos sino a diferentes partes de la hoja que esta viendo en el momento de aplicar la orden. Se utiliza en hojas extensas para ir rápidamente de una vista a otra. Para a crear una vista. 1.Vista/ Vistas personalizadas/agregar. Aparece un cuadro de diálogo donde tendrá que poner nombre a la vista (será el rango que se vé actualmente). 2. Pulse sobre Aceptar. Conceptos Básicos. 14

15 Cada vez que quiera ver un vista determinada, tendrá que activar opción Vista/Vistas personalizadas/mostrar. Ejemplo. 1. Situe el cursor sobre la casilla A1. 2. Active opción.vista/ Vistas personalizadas /Agregar. Ponga Vista1 en el cuadro de edición Nombre. 3. Situe el cursor sobre la casilla D1 de manera que se vean las columnas de la D a la J. Ponga el nombre Vista2. 4. Active opción Vista/Vistas personalizadas, escoja una de las vistas y pulse sobre Mostrar. En Vista1, verá las columnas de la A a la G, en Vista2, verá las columnas de la D a la J. El aspecto final del ejercicio podria ser, sin aplicar los formatos: Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Total Media UNIDADES P.V.P VENTAS BRUTAS DESCUENTOS VENTAS NETAS COMISIONES NETO Conceptos Básicos. 15

16 Operaciones con archivos. En esta sección, aprenderá las operaciones básicas para trabajar con archivos. Un archivo, es el lugar donde un sistema informático guarda la información., Un libro de trabajo, por ejemplo, se guarda en un archivo. Guardar un archivo. Utilice la opción Botón Office/Guardar, o el botón de la barra estàndard vez que guarda el libro de trabajo, se le pedirá un nombre para el archivo.. Si es la primera Si el archivo tiene un nombre (ya se guardó anteriormente), Excel lo guardará con este nombre. Si quiere guardar el archivo con otro nombre, utilice la opción de menú Archivo/Guardar como. Guardar en: Permite escoger una carpeta donde guardar el archivo. Nombre de archivo:nombre que se le da al archivo. Guardar como: Con que tipo de archivo se quiere guardar. Por ejemplo guardarlo en formato de otra versión de Excel. abierto en modo solo lectura no se puede modificar, de hecho sí se puede, lo que no permite es guardar los cambios. Guarde el archivo con el nombre Exer. Conceptos Básicos. 16

17 Cerrar un Libro de trabajo. Esta opción retira el libro de trabajo activo. Es la opción, Botón de Office/ Cerrar. (Cierre el libro de trabajo) Recuperar un libro de trabajo. Para recuperar un libro de trabajo, active opción del menú Archivo/Abrir, o pulse sobre el botón Aparece un cuadro de diálogo similar al de las opciones de guardar. Para ver la utilidad del botón Buscar, mire la siguiente sección Buscar un libro de trabajo. Recupere el libro de trabajo Exer. Buscar un libro de trabajo. Para buscar un libro de trabajo o un archivo, active opción Botón de Office/Abrir. Aparece el siguiente cuadro de diálogo. Nombre de archivo: Tipo de archivo: Ponga el nombre del archivo. Puede utilizar los caracteres comodín * i? Seleccione el tipo de archivo. Cerrar la aplicación Excel. Solo tiene que activar la opción de la barra de menús Botón de Office/Salir. En caso que tenga un libro de trabajo en el cual se hayan hecho modificaciones, Excel preguntará si lo quiere guardar antes de salir. Haga los ejercicios EXERBASICO1.XLS y EXERBASICO2.XLS, las explicaciones para su construcción están dentro del propio ejercicio a partir de la casilla A23. Conceptos Básicos. 17

18 Ejercicio. Recupere el archivo BASICO1.XLS, Calcule las casillas en blanco. Cálculos. Incremento Precio Venta Total Ventas 10% Del precio Compra. Precio Compra + Incremento Precio Venta * Cantidad. Calcule la primera fila (Pantalón) y utilice cualquiera de las opciones de copiar para el resto de las celdas. Inserte la columna Total compras entre las de Cantidad y Total ventas; calcúlela, Total Compras = Precio Compra * Cantidad. Ponga la columna Total Pesetas (Total Ventas - Total Compras), después de la columna de Total Ventas. Utilice la función SUMA para calcular los Totales de les columnas Total Compras, Total Ventas y Total Pesetas. Formato de la tabla. Primera fila y columna en negrita, color de fondo azul y color del texto blanco. Casillas de los números, excepto las sumas, fondo azul cielo. Casillas de Sumas, fondo gris 25% Bordes, Contorno de la tabla, excepto los totales, y otro contorno para los totales. En la Primera fila borde inferior ponga doble línea. Línea derecha a todas las columnas, excepto la última. Columnas de Totales, formato numérico, número con separador. Fila de Sumas, formato numérico monetario. Si después de poner el formato, en las casillas aparecen los símbolos siguientes #####, significa que la columna no tiene suficiente ancho para el número, cambie la anchura de manera que se vea. Siempre que aparezcan estos símbolos o el número en notación científica, significa que la columna no tiene suficiente anchura. Producto Precio Compra Incremento Precio Venta Cantidad Total Ventas Pantalón Camisa Vestido Falda Camiseta Jersey Short Conceptos Básicos. 18

19 Solución: Producto Precio Compra Increment o Precio Venta Cantidad Total Compras Total Ventas Total Pesetas Pantalón Camisa Vestido Falda Camiseta Jersey Short Sumas Pts Pts Pts Ejercicio. Recupere el archivo BASICO2.XLS, calcule las casillas en blanco. Cálculos % Comisiones 15% Total Comisiones Ventas * 15% Anticipos 3% del Fijo Ganancias Fijo + Total Comisiones - Anticipos Total Suma de cada Fila Calcule las casillas vacías. Formato de la tabla. Títulos de la primera fila, alineados por la derecha y en negrita. Fuente de la primera columna, Times New Roman tamaño 12. Borde inferior a la primera y última fila. Borde derecho en todas las columnas excepto en la última. Formato numérico porcentual en la fila de Comisiones. Formato numérico con separador de miles en fila de Ganancias. Color de fondo para toda la tabla, gris. En la casilla G3, cambiar la función suma por promedio. Juan Ana José Antonio María Ventas % Comisiones Total Comisiones Fijo Anticipos Ganancias Conceptos Básicos. 19

20 Solución: Juan Ana José Antonio María Total Ventas % Comisiones 15% 15% 15% 15% 15% 15% Total Comisiones Fijo Anticipos Ganancias Ejercicio. Recupere el archivo BASICO3.XLS. Cálculos. Precio Unidad Precio Paquete / 20 Total Precio Unidad * Nº Cigarrillos Consumidos Total Nicotina Nº Cigarrillos consumidos * Nicotina Total Alquitrán Nº Cigarrillos Consumidos * Alquitrán Calcule las casillas vacías. Formato de la tabla. Aplique formato clásico 2. Recuerde que los formatos predefinidos se activan con la opción Formato/ Autoformato y que previamente tiene que seleccionar el rango al cual se lo quiere aplicar. Marlboro Ducados Fortuna Winston Camel Precio paquete Precio Unidad Nº Cigarrillos Consumidos Total Nicotina 1 1, Alquitrán Total Nicotina Total Alquitrán Conceptos Básicos. 20

21 Solución: Marlboro Ducados Fortuna Winston Camel Precio paquete Precio Unidad 16,5 8,25 11,5 16,5 15 Nº Cigarrillos Consumidos Total , ,5 105 Nicotina 1 1, Alquitrán Total Nicotina 12 19, Total Alquitrán Funciones. Algunas funciones trigonométricas. =RADIANES(Valor en grados). Convierte Grados en radianes. Valor en grados puede ser un número o una referencia a una casilla numérica. =SENO(ángulo en radianes). Calcula el seno de un ángulo determinado. Ángulo en radianes puede ser un número o una referencia a una casilla con un valor numérico. =COS(ángulo en radianes). Calcula el coseno de un ángulo determinado. Ángulo en radianes puede ser un número o una referencia a una casilla con un valor numérico. =TAN(ángulo en radianes). Calcula la tangente de un ángulo determinado. Ángulo en radianes puede ser un número o una referencia a una casilla con un valor numérico. Conceptos Básicos. 21

22 Ejercicio. Recupere el archivo BASICO4.XLS. Calcule las casillas vacías, utilizando funciones trigonométricas. Cálculos. Radianes Función para pasar de grados a radianes. Seno Seno del ángulo en Radianes. Coseno Coseno del ángulo en Radianes Tangente Tangente del ángulo en radianes. Todos los resultados de las operaciones, han de estar con dos decimales. La tangente de 90 y 270 grados, están en numeración científica. GRADOS RADIANES SENO COSENO TANGENTE Solución: GRADOS RADIANES SENO COSENO TANGENTE ,00 0, ,79 0,71 0,71 1, ,57 1,00 0,00 1,63E ,36 0,71-0,71-1, ,14 0,00-1,00 0, ,93-0,71-0,71 1, ,71-1,00 0,00 5,44E ,28 0,00 1,00 0,00 Conceptos Básicos. 22

23 Ejercicio. Recupere el archivo BASICO5.XLS. Calcule las casillas en blanco. El ejercicio trata de calcular el tiempo que tardará en llegar un cuerpo situado en la parte superior de un plano con grados de inclinación y X metros de longitud. Las fórmulas para calcular la aceleración y tiempo son: Cálculos. a 9,8 Seno ( ángulo ); t 2 x a Radianes Aceleración. Tiempo Función Radianes. 9,8 * Seno(Casilla Radianes). 9,8 es aceleración de la gravedad. Función Raíz(Distancia * 2 )/Aceleración. =RAIZ(2*D2)/C2 ANGULOS RADIANES ACELERACIÓN DISTANCIA X TIEMPO Solución: ANGULOS RADIANES ACELERACIÓN DISTANCIA X TIEMPO 10 0, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , Conceptos Básicos. 23

24 Referencias Absolutas Una referencia absoluta, significa indicar a EXCEL que cuando tenga que hacer una copia de una fórmula compuesta por referencias, la referencia de una o más casillas no ha de cambiar, siempre será la misma. Se indica referencia absoluta poniendo delante de la fila i/o columna el símbolo $. Ejemplo. Recupere el archivo BASICO6.XLS. Total comisiones (B3)= Total Ventas (B2) * %Comercial ($B8). Escriba el $ delante de B8, porqué cuando se copie esta fórmula en las casillas adyacentes, no queremos que se incremente la referencia a C8, D8, etc. Total Impuestos (B4)= Total Ventas (B2) * % Impuestos ($B9) Gastos Fijos (B5)= Gastos Fijos ($B10) Total Neto= Total Ventas-(Total Comisiones + Total Impuestos + Gastos Fijos). Total= Suma de todos los meses. Solución : Enero Febrero Marzo Abril Mayo Total Total Ventas Total Comisiones Total Impuestos Gastos Fijos Total Neto % Comercial 5% % Impuestos 15% Gastos Fijos Conceptos Básicos. 24

25 Ejercicio. Recupere el archivo BASICO7.XLS Cálculos. VolumenVentas Ingresos Ventas Coste Variable Coste Fijo Beneficios Volumen Ventas mes anterior * Incremento de Ventas + Volumen Ventas mes Anterior. Volumen Ventas * Precio 57% de Ingresos Ventas. Utilizando la casilla Coste incr. Ventas Casilla de Coste Fijo. Ingresos Ventas - (Coste Variable + Coste Fijo). En este Ejercicio, como las copias se hacen por filas, tendrá que poner el $ delante de la fila. Por ejemplo, para calcular el volumen de ventas del Febrero y copiarla al resto de meses, la fórmula será, =B13 + B13 * B$2 Calcule las casillas vacías. Crear una vista que muestre el cuadro Tabla de previsiones, y otra que muestre toda la tabla de resultados. Formatos. Elimine todos los decimales de la tabla de resultados. Aplique Autoformato Clásico 3 a la tabla de previsiones. Aplique Autoformato Clásico 1 a la tabla de Resultados. Aplique formato numérico porcentual a casillas Incremento Ventas y Coste Inc. Ventas. Conceptos Básicos. 25

26 Solución. Tabla de Previsiones Incremento de Ventas 25% Precio 20 Coste incr. Ventas 57% Coste Fijo 1750 Tabla de Resultados Volumen Ingresos Coste Coste Beneficios Ventas Ventas Variable Fijo Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Setiembre Octubre Noviembre Diciembre Conceptos Básicos. 26

27 Ejercicio. Recupere el archivo BASICO8.XLS. Cálculos. Volumen Ventas. Volumen Ventas mes anterior * Incremento Ventas + Volumen Ventas mes Anterior. Total Ventas. Volumen Ventas * Precio Venta. Desc. Ventas Total Ventas * % Descuento Ventas. Neto Ventas Total Ventas - Desc. Ventas. Volumen Compras. Volumen Compras mes Anterior * Incremento Compras + Volumen Compras mes Anterior. Total Compras. Volumen Compras * Precio Compra. Desc. Compras. Total Compras * % Descuento Compras. Neto Compras. Total Compras - Desc. Compras. Salario (fila 24) Casilla del valor del salario ($E6) Total Salario. Salarios * Trabajadores. Alquileres. Alquileres de la Tabla Gastos Fijos. Publicidad. Publicidad de la Tabla Gastos Fijos. Total Fijos. Alquileres + Publicidad. Ganancias. Neto Ventas. Perdidas. Neto Compras + Total Salarios + Total Fijos. Beneficio. Ganancias - Pérdidas. % Beneficio. (Beneficio * 100) / Ganancias. Calcule las casillas en blanco, incluída la columna de los totales. Cree las vistas siguientes. Vista1, ha de incluir las tablas, Tabla Variables Ventas, Tabla Variables Compras y Tabla Gastos Fijos y Salario. Gastos, ha de incluir las tablas Compras, Salarios y Gastos Fijos. Resúmenes, ha de incluir la tabla de Resúmenes. Formato de la tabla. Aplique separadamente a las diferentes tablas el autoformato Lista 3. Elimine la visualización de decimales. Formato porcentual en las casillas B2, B4, E2 y E4. Conceptos Básicos. 27

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29 Tabla de Variables Ventas Tabla Variables Compra Tabla Gastos Fijos % Inc. Ventas 8% % Inc. Compras 7% Alquileres Precio Venta 3500 Precio Compra 2200 Publicidad % Desc. Ventas 5% % Desc. Compras 7% Salario Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembr Octubre Noviembre Diciembre Total e Ventas Volumen Ventas Total Ventas Desc. Ventas Neto Ventas Compras Volumen Compras Total Compras Desc. Compras Neto Compras Salarios Trabajadores Salario Total Salarios Gastos Fijos Alquileres Publicidad Total Fijos Resúmenes Ganancias Pérdidas Beneficios % Beneficios Conceptos Básicos. 29

30 Presentación de una hoja. Los cambios de presentación están incluidos dentro de la opción Ventana de la barra de Menús. Todos los ejemplos de esta sección se harán con el archivo BASICO8.XLS. Abrir una ventana nueva. Sirve para tener dos copias del mismo libro de trabajo, de esta manera, se pueden tener visibles dos partes del libro sin necesidad de desplazarse con el cursor. Siga los pasos siguientes...y esto sirve para. 1. Sitúe el cursor sobre la casilla A9 (Ventas). 2. Active la opción Vista/Nueva Ventana. Ahora tiene dos ventanas que presentan diferentes partes de la misma hoja. Puede verlo activando la opción Ventana, observe que las últimas dos opciones son. BASICO8.XLS:1 (Ventana 1, la que ya tenía) BASICO8.XLS:2 (Ventana 2, la que ha creado). Cuando estaba solucionando el Ejercicio 8, era incómoda la introducción de las fórmulas en las casillas situadas por debajo de la tabla de compras, tenía que ir a buscar les referencias a tablas, cuyas casillas estaban visibles. Ahora, repetirá la operación de calcular los descuentos de la tabla compras utilizando las ventanas. Introducirá las fórmulas con el método de les teclas del cursor. Ejemplo. 1. Active la ventana BASICO8:1 desde opción Ventana y sitúe el cursor sobre la casilla B18 (Descuentos Enero), borre el contenido. 2. Active ventana BASICO8:2 desde opción Ventana y sitúe el cursor sobre la casilla E1. 3. Vuelva a ventana BASICO8:1 y, Teclee =, Suba a la casilla B17 Teclee * Active opción Ventana y cambie a BASICO8:2 Vaya a la casilla E4 Pulse ENTER. Conceptos Básicos. 1

31 Organizar ventanas. Puede organizar la disposición de las ventanas en pantalla con la opción de la Barra de Menús Vista/Organizar todo. Aparece el siguiente cuadro de diálogo. En Mosaico : Horizontal : Vertical : Cascada : Distribuye el área de trabajo para mostrar todas las hojas. Distribuye el área de trabajo en ventanas horizontales. Distribuye el área de trabajo en ventanas verticales. Presenta las ventanas solapadas. Ejemplo. 1. Active la opción Vista/Organizar Seleccione Vertical y pulse sobre Aceptar. 2. En la ventana de la izquierda, sitúese sobre la casilla B34 (Pérdidas Enero) y borre el contenido. 3. Cambie a la ventana derecha y sitúese sobre la casilla B16 (Volumen compras Enero), desplace la hoja hasta hacer que esta casilla sea la primera que se visualice en la parte superior. 4. Vuelva a ventana BASICO8:1 (Tiene que estar sobre la casilla B34), Pulse = Seleccione con el ratón la casilla B19 (Neto Compras) de ventana E8:2, tiene que hacer dos clics, uno para activar ventana E8:2 y otro para que coja la referencia. Pulse + Seleccione la casilla B25 (T Salarios) de ventana BASICO8:2. Pulse + Seleccione la casilla B30. Pulse ENTER. Vista/Ocultar. Oculta la ventana Activa. Vista/Mostrar Muestra una lista de las ventanas ocultas para que puedan volverse a visualizarse. Conceptos Básicos. 2

32 Cierre Ventana2 activando opción cerrar del cuadro de menú de control. Dividir una hoja. También se utiliza para ver diferentes partes de una hoja. La hoja quedará dividida en dos o cuatro partes dependiendo de donde esté situada la casilla activa, si es a la primera fila, dividirá la ventana en dos secciones verticales, si es en la primera columna dividirá la ventana en dos secciones horizontales, en cualquier otra parte, dividirá la ventana en cuatro partes. La división de una hoja se activa con la opción de la Barra de Menús Vista/ Dividir, o haciendo un clic y arrastrando los cuadros de división. Clic y desplace para división Horizontal. Situado al principio de la barra de desplazamiento vertical. Clic y desplace para división Vertical. Situado al final de la barra de desplazamiento horizontal. Para quitar la división de la hoja, haga clic en el menú Vista/Quitar división. Inmovilizar secciones de una hoja. Esta opción se utiliza para dejar fijas las filas que están por encima y las columnas que están a la izquierda de la casilla donde se encuentra el cursor (casilla activa). Se utiliza para ver las referencias de los títulos de filas y columnas. Ejemplo. 1.Situe el cursor en la casilla B9 (Ventas Enero). 2. Active opción de la Barra de Menús Vista/ Inmovilizar Secciones. O haga clic sobre el botón Comporuebe como quedan fijos los títulos de los menús y los conceptos, desplácese por la hoja de cálculo para comprobar este efecto. Para movilizar las secciones Vista/Movilizar secciones.. Conceptos Básicos. 3

33 Validación. Esta opción sirve para validar datos cuando se van entrando. Ejemplo. Pondrá un mensaje de validación a las casillas de Gastos Fijos. 1. Seleccione el rango de casillas de la H2 a H3. 2. Active opción Datos/Validación de datos, en la ficha Configuración, en apartado Permitir, escoja Número entero. En lista desplegable Datos, seleccione Entre, ponga en Mínimo y en Máximo Active la ficha Mensaje entrante, active la casilla de Mostrar mensaje al seleccionar la celda. 4. En título, ponga Gastos, y en Mensaje de entrada, Gastos fijos. 5. Seleccione la ficha Mensaje de error, active la casilla de Mostrar mensaje En Estilo, escoja Advertencia, en Título, ponga Gastos, en Mensaje de error, ponga No se puede entrar un valor menor de ni mayor de Pulse Aceptar. Pruebe de entrar un valor menor de y otro mayor de en H2 o H3. Ponga mensaje de error en las casillas de Volumen ventas, Mínimo de 500 y Máximo de Ponga mensaje de error en las casillas de Volumen compras, Mínimo de 250 y Máximo de Haga los ejercicios EXERBASICO3.XLS y EXERBASICO4.XLS, las explicaciones para su construcción están dentro del propio ejercicio a partir de la casilla A23. Conceptos Básicos. 4

34 Preparar Impresión. Preparará el ejercicio 8 para imprimirlo. 1.Active opción Botón de Office/Imprimir/Vista preliminar. Excel mostrará tal como quedaría impresa la hoja. 2. Haga clic sobre el botón Configurar. También puede ejecutar esta acción ampliando el menú Configurar página dentro de Diseño de Página de la barra de menús. Aparecerá un cuadro de diálogo con diferentes fichas Seleccione apartado Página Orientación /Presentación Horizontal Escala/Ajustar a:, 1 página de ancho, por 1 de alto. 3. Apartado Márgenes. Este apartado sirve para ajustar los márgenes, no los ajuste desde esta opción, lo hará cuando vuelva a presentación preliminar. 4.Encabezado y pie de página En apartado Personalizar Encabezado, en sección izquierda, ponga la fecha, y en sección derecha la hora. Utilice estos botones En apartado Personalizar pie de página, en sección izquierda ponga el nombre del archivo. Utilice este botón. 5. Pulse sobre el botón Aceptar, para volver a presentación preliminar. 6. Ajuste los márgenes. Pulse sobre el botón Márgenes. Aparecen unas líneas horizontales y verticales que indican la posición de los márgenes. 6.1Situe el cursor sobre estas líneas, cuando el cursor se transforme en una cruz de doble flecha, pulse el botón izquierdo del ratón y arrastre hasta ajustar los márgenes. 6.2 La línea horizontal superior es el margen para la cabecera, la siguiente, el margen superior de la hoja de cálculo. La última línea es el margen para el pié de página, la anterior el margen inferior de la hoja. 7. El apartado Zoom, sirve para aumentar o disminuir la vista de la hoja. 8. Los botones Anterior y Siguiente, se activan cuando los datos que se quiera imprimir no quepan en una sola hoja de papel. 9. Pulse Cerrar para volver a la hoja de cálculo. Conceptos Básicos. 5

35 Imprimir. Para imprimir una hoja, active opción de la barra de menús Botón de Office/Imprimir,. Se desplegará un cuadro de diálogo como este:.imprimir:.copias: En esta sección, puede escoger lo que desee imprimir, el rango seleccionado, las hojas seleccionadas o bien todo el libro. Sirve para especificar cuantas copias quiere de cada hoja..intervalo de páginas:.impresora: Imprimir todas las páginas, o solo las indicadas en cajas de texto Desde, Hasta. Si dispone de varias impresoras esta opción le permitirá seleccionar la que quiera utilizar. Imprima el Ejercicio 8. Si quiere que se imprima en una sola hoja, active opción Archivo/Preparar página, seleccione la ficha Página y active la casilla de verificación Encajar en 1 Páginas de ancho por 1 de Alto. Conceptos Básicos. 6

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