Informes a medida Guía de actualizaciones del producto

Transcripción

1 Informes a medida Guía de actualizaciones del producto American Work Reporting Abril del 2007 Las mejoras de los informes incluidas en esta actualización afectan a los siguientes programas: Tarjeta Corporate Card de American Express Soluciones para la gestión de compras de empresa (Tarjeta Purchasing Card) CONFIDENCIAL: el contenido de este documento es confidencial y está sujeto a derechos de propiedad. La información proporcionada se dirige únicamente a los destinatarios de esta documentación. Por tanto, le notificamos que queda totalmente prohibida la difusión, copia o distribución de su contenido. TIONE A ESCALA GLOBAL EXTREME EL CONTROL GENERE AHORROS VENTAJAS PARA LOS EMPLEADOS GESTIONE A ESCALA GLOBAL NEGOCIOS REALES. SOLUCIONES REALES. SM 1

2 Introducción Información sobre esta guía Esta guía está dirigida a los usuarios de la herramienta de creación de informes de American Work Reporting para la Tarjeta Corporate Card y para las Soluciones para Compras de Empresa. Esta guía, diseñada para ofrecer una visión global de todos los cambios introducidos en la actualización de producto, indica las posibles repercusiones de dichos cambios sobre los informes guardados en la actualidad, y describe los pasos que el cliente debe seguir. Además, ofrece datos sobre cada nuevo tipo de informe, como su descripción, los indicadores predeterminados y opcionales, sus parámetros y sus atributos. Información sobre esta actualización Esta actualización de producto cubre las novedades, modificaciones y nuevos tipos de informe que se pondrán a disposición de los clientes en la herramienta de creación de informes actualizada (local) a partir del 2 de abril del Índice Apartado Página MCC Reporting Modificaciones generales Recursos adicionales Qué es MCC? Modificación del indicador Industry Nuevo informe Industry Summary (MCC) Nuevo informe Top Suppliers (MCC) Indicador Ticket Amount Indicador Trip Amount Bill Month, Bill Quarter, Bill Year Información sobre el servicio de atención, el botón Product Update, el Centro de servicios y las oportunidades de formación Para mayor comodidad, el índice de contenidos contiene hipervínculos que le permiten recorrer el documento cuando lo consulte en formato electrónico. El procedimiento es muy sencillo: basta situar el cursor del ratón sobre la sección deseada y hacer clic para acceder automáticamente a ella. TIONE A ESCALA GLOBAL EXTREME EL CONTROL GENERE AHORROS VENTAJAS PARA LOS EMPLEADOS GESTIONE A ESCALA GLOBAL NEGOCIOS REALES. SOLUCIONES REALES. SM 2

3 MCC Reporting Qué es MCC? Merchant Category Code (código de categoría del Establecimiento) o MCC, es un código de clasificación de cuatro dígitos que identifica la línea comercial del establecimiento. Es similar a un código de Clasificación industrial estándar (SIC), pero su alcance es más amplio. American Express emplea 28 grupos MCC que corresponden a diversas categorías (por ejemplo, el 2 corresponde a ocio y entretenimiento; el 28 a comercio mayorista). Estos grupos se subdividen a su vez en 281 códigos MCC que corresponden a distintos tipos de Establecimientos (p.ej., 742 servicios veterinarios; 4511 compañías aéreas y transportistas aéreos; 7011 hoteles, moteles y complejos turísticos). Encontrará una lista completa de los MCC por código y por grupo en el directorio MCC de la sección Reporting (Informes) del Centro de servicios de American Work. Qué ventajas ofrece MCC? MCC responde a una norma de la International Standards Organization (ISO) para la descripción de clasificaciones sectoriales que permite identificar y categorizar de forma cómoda y fiable las transacciones incluidas en el informe. MCC puede emplearse también para bloquear las compras de determinadas empresas o categorías de empresas, siempre que no se utilicen límites de cuenta y otros controles. Qué método es el más eficaz para integrar los informes MCC en los procesos de mi empresa? La actualización permite aprovechar las ventajas de esta opción de dos formas: Seleccione el MCC cuando use el indicador Industry (Sector) de su herramienta de creación de informes Use uno de los dos nuevos Shared Reports (Informes compartidos) creados específicamente para este tipo de informes: o o Informe Industry Summary (MCC) (Resumen por sector) Informe Top Suppliers (MCC) (Principales proveedores) Nota: Esta actualización no afecta a los informes de conciliación de pagos de empresa. La adición de MCC solo afecta a los informes financieros de programas y de gestión de proveedores de la herramienta de creación de informes actualizada (local) para la Tarjeta Corporate Card y para las Soluciones para la Gestión de Compras de Empresa. STIONE A ESCALA GLOBAL EXTREME EL CONTROL GENERE AHORROS VENTAJAS PARA LOS EMPLEADOS GESTIONE A ESCALA GLOBAL NEGOCIOS REALES. SOLUCIONES REALES. SM 3

4 Modificación del indicador Industry (Sector) El indicador Industry ha sido modificado en toda la herramienta de creación de informes para permitir la introducción de MCC. Esta novedad se presenta como una tercera opción de filtrado por sector, junto a las opciones de los códigos SIC Division y Genesis. Para filtrar su informe por un código MCC concreto: Seleccione MCC Group (Grupo MCC) en el menú desplegable Attribute (Atributo) Haga clic en Go (Ir) Seleccione uno de los 28 grupos que aparecen en el cuadro Elements ( Elementos) En la parte inferior del indicador, haga clic en Drill (Examinar) Los códigos asociados con ese grupo aparecerán en el cuadro Elements. Seleccione el código que le interese y haga clic en la flecha para añadirlo a My Selections (Mi selección). Atención: Los informes guardados que contengan valores de un sector (SIC o Genesis) podrían perderse con la incorporación de MCC al indicador Industry. Para garantizar el uso continuado de informes con valores de un sector, siga estos pasos: Abra el informe guardado Seleccione la opción "re-prompt" para volver a introducir los valores 3. Introduzca o seleccione de nuevo 4. Guarde el informe de nuevo Informes afectados por el cambio En los siguientes informes, el indicador Industry o la lista de atributos aparecerá con la nueva opción MCC. Informes compartidos Account Detail (CM) Billed Account Detail (CM) Daily CPC Declines Detail, Daily Industry Summary (CC) Industry Summary (CPC) Top Suppliers (CC) Crear informes Account Detail (CM) Billed Account Detail (CM) Daily Industry Summary (CC) Industry Summary (Select SIC Div/Cd) Supplier Summary Top Suppliers (CC) STIONE A ESCALA GLOBAL EXTREME EL CONTROL GENERE AHORROS VENTAJAS PARA LOS EMPLEADOS GESTIONE A ESCALA GLOBAL NEGOCIOS REALES. SOLUCIONES REALES. SM 4

5 Industry Summary (MCC) del informe Este nuevo informe es excelente para la consulta de las transacciones facturadas en cada categoría sectorial MCC. El informe es compatible con la consulta de resúmenes de gastos por sector para la elaboración de presupuestos y para la evaluación financiera. El informe proporciona el gasto total de los CID o cuentas de control seleccionados. Además del total global, el informe contendrá el total por cada código de grupo MCC durante el período seleccionado, ordenado alfabéticamente por sector. Localización de los informes Carpeta del producto: Tarjeta de empresa (Corporate Card) y Tarjeta de compras de empresa (Corporate Purchasing Card) Carpeta del informe: Shared Reports (Informes compartidos) Carpeta de categoría: Supplier Management (CPC) * (Gestión de proveedores) Indicadores Obligatorios Nombre Customer Billing Time Información de la cuenta de control, incluida la cuenta principal, intermedia y básica. Período de tiempo en meses al que corresponde el informe, basado en un ciclo de facturación mensual. Opcionales Nombre Currency La divisa que se aplicará a todos los valores del informe. Industry Seleccione los grupos MCC o los códigos MCC que desee incluir o excluir en el informe Información que aparece en el informe Atributos Nombre MCC Group Grupo código de categoría del Establecimiento (28 grupos) MCC Code Merchant Category Code (Código de categoría del Establecimiento) (muestra tanto el nombre como el código numérico ISO definido) Parámetros Nombre Net Billed Suma del importe total cargado más el importe total abonado % of Total Net Billed Importe neto facturado por sector, dividido por el importe neto facturado # of Charges Suma del recuento total de cargos más el recuento total de abonos % of Total # of Charges Número neto de cargos por sector dividido entre el número total de cargos Average Spent per Charge Importe adeudado dividido entre el número de cargos. Tenga en cuenta que el importe adeudado no figura en el informe. El importe adeudado representa los cargos que se hacen a la cuenta, pero no incluye el importe ingresado en la cuenta. * Este informe está disponible tanto para la Tarjeta de empresa (Corporate Card) como para la Tarjeta de compras de empresa (Corporate Purchasing Card). STIONE A ESCALA GLOBAL EXTREME EL CONTROL GENERE AHORROS VENTAJAS PARA LOS EMPLEADOS GESTIONE A ESCALA GLOBAL NEGOCIOS REALES. SOLUCIONES REALES. SM 5

6 Top Suppliers (MCC) del informe Este nuevo informe es excelente para la consulta de los principales proveedores en cada categoría sectorial MCC. El informe es compatible con la consulta de resúmenes de gastos por proveedor para las negociaciones, la elaboración de presupuestos y la evaluación financiera. El informe proporciona el gasto total de los principales proveedores de los CID o cuentas de control seleccionados. Además del total global, el informe proporcionará el total por cada proveedor. Localización de los informes Carpeta del producto: Tarjeta de empresa (Corporate Card) y Tarjeta de compras de empresa (Corporate Purchasing Card) Carpeta del informe: Shared Reports (Informes compartidos) Carpeta de categoría: Supplier Management (CPC) * (Gestión de proveedores) Indicadores Obligatorios Nombre Opciones Customer Seleccione la cuenta de control, incluida la cuenta principal, intermedia y básica. Billing Time Seleccione el período de tiempo en meses al que corresponde el informe, basado en un ciclo de facturación mensual. Industry Seleccione los grupos MCC o los códigos MCC que desee incluir o excluir en el informe Top Options Seleccione el número de proveedores principales 10, 25, 50, 100, 500, 1000 Opcionales Nombre Currency La divisa que se aplicará a todos los valores del informe. Información que aparece en el informe Atributos Nombre Supplier Name El nombre del proveedor Supplier Number El número del proveedor Parámetros Nombre Net Billed Suma del importe total cargado más el importe total abonado % of Total Net Billed Importe neto facturado por sector, dividido por el importe neto facturado # of Charges Suma del recuento total de cargos más el recuento total de abonos % of Total # of Charges Número neto de cargos por sector dividido entre el número total de cargos Average Spent per Charge Importe adeudado dividido entre el número de cargos. Tenga en cuenta que el importe adeudado no figura en el informe. El importe adeudado representa los cargos que se hacen a la cuenta, pero no incluye el importe ingresado en la cuenta. * Este informe está disponible tanto para la Tarjeta de empresa (Corporate Card) como para la Tarjeta de compras de empresa (Corporate Purchasing Card). TIONE A ESCALA GLOBAL EXTREME EL CONTROL GENERE AHORROS VENTAJAS PARA LOS EMPLEADOS GESTIONE A ESCALA GLOBAL NEGOCIOS REALES. SOLUCIONES REALES. SM 6

7 Modificaciones generales Se han creado nuevos indicadores que están disponibles para informes específicos. Estas modificaciones de la configuración actual que se presentan a continuación aumentarán la eficacia de su sistema de creación de informes. Indicador Ticket Amount (Importe del billete) Este indicador se destina a los informes sobre billetes de avión y permite a los usuarios filtrar importes de billetes que probablemente no sean billetes reales sino tasas o ajustes. Los clientes podrán filtrar cantidades específicas, o todas las cantidades inferiores a un valor específico (p.ej. 25, 50 o 100). Para realizar la filtración, recurra a la opción Qualify (Seleccionar) "Not in (Excluido) especifique el valor que desee excluir del informe. Este indicador está disponible en los siguientes informes: Air Booking Source (Fuente de la reserva del billete de avión) Create Report Airline Ticket Summary (Crear informe - Resumen de billetes de avión) Create Report Airline Ticket Detail (Crear informe - Información detallada sobre el billete de avión) Indicador Trip Amount (Importe del viaje) Este indicador funciona y se usa exactamente igual que el indicador Ticket Amount (Importe del billete) comentado anteriormente, con la salvedad de que se destina a informes de viajes realizados mediante los criterios Origin and Destination (O&D) (Origen y Destino) o Sector. Este indicador está disponible en los siguientes informes: Top or Selected Air Carrier within Airport Pair (Operadores principales o seleccionados por aeropuertos de origen y destino) Top or Selected Airport Pair within Air Carrier (Aeropuertos de origen y destino principales o seleccionados por operador) Create Report Air Trip Summary (Crear informe - Resumen de vuelo) Bill Month (Mes de registro), Bill Quarter (Trimestre de registro), Bill Year (Año de registro) En agosto del 2006 se introdujeron cinco plantillas Create Report (Crear informe) para proporcionar informes de tendencias en forma resumida. Los clientes señalaron la necesidad de añadir atributos de mes de registro, trimestre de registro y año de registro a los siguientes informes: Create Report Airline Ticket Summary (Crear informe - Resumen de billetes de avión) Create Report Airline Trip Summary (Crear informe - Resumen de viaje en avión) Create Report Hotel Summary (Crear informe - Resumen del hotel) Create Report Car Summary (Crear informe - Resumen del alquiler de vehículos) Create Report Supplier Summary (Crear informe - Resumen de proveedores) 7 STIONE A ESCALA GLOBAL EXTREME EL CONTROL GENERE AHORROS VENTAJAS PARA LOS EMPLEADOS GESTIONE A ESCALA GLOBAL NEGOCIOS REALES. SOLUCIONES REALES. SM

8 Recursos adicionales Servicio de Atención (Help Desk) Si tiene alguna pregunta sobre la herramienta de elaboración de informes de American Work Reporting, o bien sobre las mejoras y los nuevos informes descritos anteriormente, póngase en contacto con el departamento de atención al cliente. Podrá acceder a la información de contacto internacional haciendo clic en el botón Help Desk, situado en la página de inicio de Reports (Informes). Botón Product Update Cuando este botón aparezca en la página inicial Enhanced Reporting Entrance, podrá acceder a un adelanto de las futuras actualizaciones de productos. Este botón estará disponible dos semanas antes de que se actualice la herramienta de elaboración de informes, le avisará de las modificaciones y le permitirá acceder a un resumen de las mejoras que se producirán, la fecha de lanzamiento, así como las posibles interrupciones del sistema. Le recomendamos que compruebe este botón con regularidad para asegurarse de que está al tanto de las fechas en que se producirán las actualizaciones del producto. Centro de servicios Work En el Centro de servicios de American Work encontrará todo lo que necesita para satisfacer las necesidades que le puedan surgir en la búsqueda de información de referencia. Podrá acceder a guías recientes y a otras ya archivadas, así como consultar la información sobre todos los productos y muestras de informes. El vínculo de acceso al Centro de servicio se encuentra en la página de inicio de American Work, antes de acceder a Reports (Informes) o a Program management (Gestión del programa). Formación Si necesita actualizar sus conocimientos o es la primera vez que utiliza las herramientas de elaboración de informes, póngase en contacto con su Gestor de Cuenta para que concierte una sesión formativa con un especialista Work. De momento, estas sesiones están disponibles en inglés, francés alemán y español. 8 IONE A ESCALA GLOBAL EXTREME EL CONTROL GENERE AHORROS VENTAJAS PARA LOS EMPLEADOS GESTIONE A ESCALA GLOBAL NEGOCIOS REALES. SOLUCIONES REALES. SM