Política de seguridad

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1 PNUD Política de seguridad PARA QUE TODO EL PERSONAL DEL PNUD CUMPLA EL MANDATO INSTITUCIONAL DE GARANTIZAR SEGURIDAD MÁXIMA Abril 2011 Oficina de Seguridad, Dirección de Gestión

2 Política de seguridad del PNUD Contenido 1. Introducción 2. Alcance y objetivos 3. Oficina de Seguridad/Dirección de Gestión del PNUD, UNDSS y el Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas (UNSMS) a. Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas b. Función del UNDSS c. PNUD i. Sede de Nueva York ii. Oficinas regionales iii. Oficinas en los países 4. Operaciones y gestión de seguridad del PNUD a. Integración sistemática de la seguridad y gestión de los riesgos que pueden afectarla b. Respuesta del PNUD frente a una crisis de seguridad i. Coordinación en caso de crisis ii. Capacidad de despliegue iii. Emergencia médica iv. Evacuación por motivos médicos/evacuación de víctimas v. Asesoramiento y apoyo c. Gestión de la información relativa a la seguridad i. Intercambio de información ii. Comunicación de la información iii. Comunicación de incidentes 5. Seguridad del personal del PNUD a. Cobertura del personal y de los familiares que reúnen las condiciones b. Personal asignado a la sede del PNUD c. Póliza de seguro contra daños causados por actos intencionales (MAIP) d. Responsabilidades del personal del PNUD 6. Seguridad de los locales del PNUD a. Constitución/reubicación de las oficinas del PNUD b. Disposiciones de seguridad c. Funcionarios con discapacidad d. Seguridad en el lugar de residencia del personal Política de seguridad, Oficina de Seguridad, Dirección de Gestión Página 2

3 7. Procedimientos de seguridad y capacitación a. Capacitación en seguridad básica y avanzada sobre el terreno (BSITF, ASITF) b. Sistema integrado de acreditación de seguridad y seguimiento (ISECT) c. Reunión informativa sobre cuestiones de seguridad a la llegada al lugar de destino d. Otra capacitación 8. Financiamiento de la seguridad del PNUD Política de seguridad, Oficina de Seguridad, Dirección de Gestión Página 3

4 1. Introducción 1. La responsabilidad primordial por la seguridad del personal que emplean las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas, así como de sus cónyuges, otras personas a cargo reconocidas, sus bienes y los bienes de la organización, recae en el gobierno anfitrión. Esta responsabilidad deriva de las obligaciones normales e inherentes de todo gobierno de mantener el orden y proteger a las personas y los bienes en su territorio. En el caso de las organizaciones internacionales y sus funcionarios, se considera que el gobierno asume una responsabilidad especial en virtud de la carta de la Organización de las Naciones Unidas (ONU) o de los convenios que haya suscrito con las organizaciones respectivas. 2. Sin perjuicio de estas responsabilidades, la ONU tienen el deber, en su condición de empleador, de hacer valer y, donde sea necesario, complementar la capacidad del gobierno anfitrión de cumplir con este cometido cuando el personal de la ONU trabaja en zonas que se encuentran en situación de inseguridad que requieren medidas de mitigación superiores a las que podrían esperarse razonablemente del gobierno anfitrión. 3. A través de un sistema de seguridad unificado, el Departamento de Seguridad de las Naciones Unidas (UNDSS) entrega directrices y asesoramiento en materia de seguridad a sus organismos, fondos y programas, quienes son responsables de ponerlos en práctica. 4. Esta política de seguridad es coherente con la función central del UNDSS y define las funciones y responsabilidades de los principales funcionarios sobre el terreno y en la sede. Asimismo, describe la cadena de mando y las rendiciones de cuentas que se han acordado en todas las organizaciones de la ONU y aquellas que atañen específicamente al PNUD. Explica también los mecanismos de seguridad establecidos que debe respetar todo el personal del PNUD. 5. La Política de seguridad del PNUD debe leerse junto con el Marco para la rendición de cuentas del PNUD, que define las funciones y rendiciones de cuentas específicas del UNDSS y el PNUD en materia de seguridad. 6. Esta política apunta a garantizar que el personal del PNUD pueda ejecutar el mandato institucional y todas las actividades asociadas bajo un máximo nivel de seguridad. Debe ser puesta en práctica por todo el personal del PNUD. 7. Se espera que las consideraciones de seguridad figuren en un lugar destacado dentro del conjunto de las operaciones de la sede del PNUD y sus oficinas en los países. De esta forma, la seguridad se integra a las actividades del PNUD desde la etapa de la planificación de un programa y proyecto hasta la de sus actividades operativas. 2. Alcance y objetivos 8. De conformidad con el marco del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas, esta política: i. Entrega a los directores y al personal la información y las herramientas que requieren para la gestión diaria y coherente de la seguridad en la sede del PNUD y en sus oficinas exteriores. Política de seguridad, Oficina de Seguridad, Dirección de Gestión Página 4

5 ii. Brinda instrucciones para apoyar las decisiones en materia de seguridad y su puesta en práctica. iii. Fortalece y explica los aspectos generales del marco de seguridad, la cultura, las funciones y las responsabilidades dentro de la organización para permitir enfoques y respuestas justificados y moderados a las prácticas de seguridad a escala mundial. iv. Integra sistemáticamente la seguridad en los programas y las operaciones. 3. Oficina de Seguridad/Dirección de Gestión del PNUD, UNDSS y el Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas (UNSMS) a. Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas 9. El Departamento de Seguridad de Naciones (UNDSS) es responsable de implementar el programa de trabajo, según lo establecido por la Asamblea General en su resolución 59/276. El objetivo del departamento es permitir que los programas y actividades del sistema de las Naciones Unidas se ejecuten de la manera más segura y eficiente posible brindándoles liderazgo estratégico, apoyo operativo y supervisión del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas. 10. El UNSMS busca facilitar, a través del UNDSS, la ejecución de las actividades de la ONU y garantizar la seguridad y el bienestar del personal y la seguridad de los locales y bienes de la institución. Para lograr esta meta, todas las organizaciones deben mantener un sistema de gestión de la seguridad sólido y cohesivo y acatar tres principios: i. Determinación del riesgo aceptable; ii. Entrega de recursos suficientes y sostenibles para gestionar el riesgo para el personal y sus familiares a cargo reconocidos y para los locales y bienes; iii. Desarrollo y aplicación de políticas y procedimientos de seguridad. 11. A este respecto, el Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas (UNSMS), en procura de establecer y mantener operaciones en entornos inseguros e inestables, adopta el concepto de cómo quedarse en contraste al de cuándo irse como principio de su enfoque de gestión de la seguridad. En la aplicación de este principio, la Política de seguridad del PNUD busca apoyar la continuidad de sus programas y operaciones en los países mediante la entrega de recursos y asesoramiento para la aplicación de normas mínimas operativas de seguridad y la integración de la seguridad al ciclo de los proyectos. 12. La aceptación de la responsabilidad y la rendición de cuentas por la gestión de la seguridad implica el reconocimiento de que pueden ocurrir muertes y (o) víctimas a pesar de la adopción de esfuerzos y puesta en práctica de medidas adecuadas para reducir los riesgos para el personal, los locales y los bienes de la ONU a un nivel aceptable. 13. Para el UNSMS en conjunto, la gobernanza de la gestión de seguridad se conforma como sigue: i. La Red Interinstitucional de Gestión de la Seguridad (IASMN) está integrada por los directivos superiores encargados de las funciones de supervisión de la seguridad en cada organización miembro del UNSMS. La IASMN revisa los procedimientos, prácticas y políticas actuales y propuestos del UNSMS y su implementación y formula sus recomendaciones al respecto al Comité de Alto Nivel sobre Gestión Política de seguridad, Oficina de Seguridad, Dirección de Gestión Página 5

6 (HLCM); y ii. En la orden del día del HLCM figura de manera permanente la revisión integral de las políticas y asuntos relacionados con recursos concernientes a todo el Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas; el Comité examina las recomendaciones hechas por la Red Interinstitucional de Gestión de la Seguridad y ya sea decide directamente al respecto o recomienda su aprobación e implementación a la Junta de los jefes ejecutivos (CEB) del sistema de las Naciones Unidas para la coordinación, que es presidida por el secretario general. b. Función del UNDSS 14. En reconocimiento del hecho de que el intercambio de ideas, experiencias, oportunidades y costos es la única manera de reducir nuestra vulnerabilidad común, el Departamento de Seguridad adoptó una metodología institucional integrada e interdependiente que implica trabajar en estrecha colaboración con todos los organismos, fondos y programas del sistema de las Naciones Unidas. Esto se realiza bajo el alero de la Red Interinstitucional de Gestión de la Seguridad, el Comité de Alto Nivel sobre Gestión y la Junta de los jefes ejecutivos del sistema de las Naciones Unidas para la coordinación. c. PNUD 15. Un recurso importante para las oficinas del PNUD en los países es el apoyo y el asesoramiento que les brinda la Oficina de Seguridad/Dirección de Gestión del PNUD a través del administrador superior de la seguridad, el director de seguridad. Este apoyo se centra en ayudar a las oficinas del PNUD en los países en el cumplimiento de las normas mínimas operativas de seguridad (MOSS) de parte del personal y los programas del PNUD. La Oficina de Seguridad/Dirección de Gestión puede ofrecer una amplia gama de actividades de apoyo a las oficinas en los países para respaldar sus esfuerzos por integrar sistemáticamente la seguridad en sus actividades operativas. Además, colabora en la inclusión de las consideraciones de seguridad al diseño y la implementación de programas y proyectos mediante la participación en misiones de programación conjunta con la Dirección Regional y la Dirección de Prevención de Crisis y de Recuperación (BCPR). Esto tiene particular importancia cuando las operaciones que requieren abordar consideraciones de seguridad superan la capacidad disponible a través del sistema común de seguridad previsto por el UNDSS. En este caso, puede hacerse directamente desde la sede o a través de la presentación de una misión de asesoramiento. Además de apoyar las misiones o habilitar las operaciones y el cumplimiento del mandato del PNUD, se puede incluir, en consulta con el UNDSS, la ayuda de asesores en seguridad sobre el terreno, los cuales encaran las necesidades específicas del PNUD. La conformación de la Oficina de Seguridad del PNUD se ajusta a la estructura del PNUD desde la sede a las misiones exteriores. Su organización es la siguiente: i. Sede de Nueva York 16. El director de seguridad/administrador superior de la seguridad y su grupo prestan los servicios de gestión general y apoyo operativo al personal de seguridad de la oficina constituido en el terreno. La Oficina de Seguridad/Dirección de Gestión trabaja en estrecha coordinación y cooperación con el UNDSS Política de seguridad, Oficina de Seguridad, Dirección de Gestión Página 6

7 y otros organismos, fondos y programas. 17. El director de seguridad/administrador superior de la seguridad brindan liderazgo, asesoramiento calificado y dirección en la formulación, puesta en práctica y cumplimiento de las políticas y planes relacionados con todos los asuntos de seguridad. Para garantizar que la seguridad aborde las necesidades y prioridades del PNUD en todos los niveles, el personal directivo superior del PNUD ha formado un grupo de supervisión y apoyo en materia de seguridad. El grupo es presidido por el director adjunto de la Dirección de Gestión y aprobado por el grupo de operaciones del PNUD. Se trata del cuerpo operativo que supervisa y apoya las operaciones de seguridad en el terreno y ejerce la función de equipo de gestión de crisis para emergencias y crisis de la sede. El grupo de supervisión y apoyo en materia de seguridad se reúne cada mes y si lo amerita, un equipo ampliado lo hace con más frecuencia para revisar y recomendar medidas de seguridad para el PNUD. El asesor en materia de seguridad para la sede de Nueva York gestiona la seguridad de las sedes del PNUD en la ciudad de Nueva York y en Ginebra, Bonn, Bruselas, Oslo, Copenhague y Washington DC. ii. Oficinas regionales 18. El PNUD tiene oficinas exteriores en cinco regiones: África, Estados Árabes, Asia y el Pacífico, Europa y la Comunidad de Estados Independientes y América Latina y el Caribe. En cada región se designa un asesor regional en materia de seguridad que ofrece asesoramiento y asistencia sobre la puesta en práctica de medidas de seguridad y la incorporación sistemática de esta en los programas del PNUD a las oficinas en los países situadas en su área de responsabilidad. A su vez, recibe ayuda de varios asesores en materia de seguridad que pueden desplegarse en toda la región en sus misiones de apoyo, evaluación/control de normas mínimas operativas de seguridad, capacidad de choque y respuesta frente a las crisis. Las direcciones regionales reciben ayuda de la Oficina de Seguridad/Dirección de Gestión a través de la entrega de informes y actualizaciones noticiosas regulares que les permiten mantenerse informadas de las condiciones de seguridad en sus regiones y velar por la conformidad de las oficinas en los países con las medidas de seguridad y directrices ofrecidas. Las direcciones regionales y la Dirección de Gestión continuarán analizando medios operativos adecuados que sean eficaces en función de los costos para responder a la decisión de la Junta de los jefes ejecutivos (CEB) de la ONU de integrar sistemáticamente el asunto de la seguridad en los programas. iii. Oficinas en los países 19. En la oficina en el país, el Representante Regional (RR) tiene la responsabilidad de aplicar las disposiciones de la Política de seguridad, aunque puede delegar esta función al Director para el País, en especial si el RR actúa al mismo tiempo como Representante Especial Adjunto del Secretario General. Esta delegación de responsabilidad debe constar por escrito. La rendición de cuentas, en tanto, seguirá siendo de incumbencia del Representante Regional. Para obtener asistencia, el Representante Regional/Director para el País designará un coordinador de seguridad para la oficina del PNUD en el país, quien garantizará que la oficina cumpla las directrices de seguridad publicadas e integre sistemáticamente la seguridad en los programas. El coordinador de seguridad para la oficina en el país no tendrá un nivel Política de seguridad, Oficina de Seguridad, Dirección de Gestión Página 7

8 inferior al de Representante Residente Adjunto. Esta delegación de autoridad se refiere solo a la aplicación de las disposiciones de seguridad, no a la rendición de cuentas. Según la situación de seguridad, el tamaño de las operaciones del PNUD y otros factores, se podrá designar a un especialista en seguridad o a un funcionario local adjunto para la seguridad de una oficina en el país. Esta persona aporta información al Representante Regional del PNUD y al coordinador de seguridad en sus funciones de seguridad. La oficina en el país que suscriba cartas de acuerdo o memorandos de entendimiento con terceros que incluyan disposiciones de seguridad podrá hacerlo solo previa aceptación del administrador superior de la seguridad. 20. Es de suma importancia no confundir el apoyo de la Oficina de Seguridad/Dirección de Gestión del PNUD con la función coordinadora central del UNDSS de respaldar al oficial designado, al Grupo de Gestión de la Seguridad y al Sistema de Seguridad de las Naciones Unidas en el país en su conjunto. Dado que es importante que el PNUD mantenga claridad respecto de sus responsabilidades en materia de seguridad frente a sus funcionarios y evite confusiones con las responsabilidades del oficial designado y del Grupo de Gestión de la Seguridad a nivel de todo el sistema, el administrador superior de la seguridad (director de seguridad) del PNUD vela por la coordinación con el UNDSS y por mantener informado regularmente a este departamento sobre las actividades de apoyo de la sede del PNUD por cuenta de las oficinas en los países. Esto incluye informar al UNDSS sobre las misiones del PNUD en sus oficinas en los países a fin de ayudar al Representante Regional en los asuntos de seguridad que afecten al personal. 21. Si bien el personal del UNDSS en el terreno tiene un contrato con el PNUD y está sujeto a las normas y reglamentos de personal de este, incluida la supervisión administrativa, no le aplica la supervisión en materia de seguridad del Representante Regional o del coordinador de seguridad para la oficina en el país. 4. Operaciones y gestión de seguridad del PNUD a. Integración sistemática de la seguridad y gestión de los riesgos que pueden afectarla 22. La incorporación de la seguridad en los programas y proyectos del PNUD es crucial para lograr los resultados esperados, particularmente en los países donde la seguridad es un tema importante. Las direcciones regionales y la Dirección de Gestión continuarán analizando los medios operativos más adecuados y eficaces en función de los costos para responder a la decisión de la Junta de los jefes ejecutivos del sistema de las Naciones Unidas de integrar sistemáticamente la seguridad en los programas. 23. La seguridad es un elemento implícito en todas las operaciones de todos los organismos, fondos y programas de la ONU; desde el diseño hasta la ejecución de un programa, la seguridad es un paso obligatorio y debe considerarse un asunto prioritario. 24. Con la ayuda de la Dirección de Gestión, deben analizarse las evaluaciones, costos y medidas en torno a la seguridad e incluirse como componente central de cualquier propuesta de programa/proyecto, a fin de que sea financiado como parte de los costos del proyecto. 25. La gestión de los riesgos para la seguridad comprende dos etapas principales: evaluación de las amenazas y riegos y gestión del riesgo. Política de seguridad, Oficina de Seguridad, Dirección de Gestión Página 8

9 i. La evaluación de los riesgos para la seguridad (SRA) es una parte integral del proceso de gestión de los riesgos para la seguridad (SRM). Cualquier decisión, planificación e implementación de medidas para gestionar los riesgos en materia de seguridad deben basarse en una sólida evaluación de estos. Pero además de evaluarlos para el país o zona, el UNDSS también debe realizar una SRA cuando las circunstancias de un lugar o programa específico difieran significativamente de las del resto del país. A través del oficial designado, la preparación de la SRA es responsabilidad del UNDSS en estrecha colaboración con el coordinador de seguridad en el país de los organismos, fondos y programas de la ONU. El grupo de gestión de la seguridad para el país debe sentir la SRA como propia, por lo cual el PNUD es responsable de elaborar su parte de ella relativa a la evaluación de programas. De no hacerlo, se reduce considerablemente el valor y la utilidad de la SRA y puede traducirse en presunciones, recomendaciones y decisiones erradas que podrían tener consecuencias importantes para la rendición de cuentas e incidir negativamente en la ejecución de los programas/proyectos. ii. Después de analizar e incorporar toda la información y las acciones disponibles, se identifican las medidas de gestión de riesgos y las normas mínimas operativas de seguridad (NOSS) para su presentación a quienes toman las decisiones. Todas las medidas deben ser lógicas, factibles y pertinentes al programa y a las operaciones del PNUD, incluidas aquellas desarrolladas en edificios públicos donde el gobierno es el proveedor principal de medidas de seguridad. En este caso, la oficina del PNUD debe asegurarse de que las medidas dispuestas sean razonables y apropiadas para la seguridad del personal del proyecto y no impugnen la responsabilidad del gobierno ni su competencia por la seguridad. Sin embargo, en caso de que la oficina del PNUD estime que una dependencia de gobierno no es adecuada para que el personal del PNUD desarrolle sus actividades, es responsabilidad de la oficina comunicar esto con claridad al gobierno e identificar locales alternativos seguros para el proyecto. En la práctica, la aplicación de las normas mínimas operativas de seguridad (MOSS) permite cumplir las disposiciones de seguridad necesarias y determinar las necesidades de seguridad y su costo. Estas normas no son una fórmula rígida e invariable. Al contrario, han sido pensadas para su adaptación a distintas situaciones de seguridad, según los distintos niveles de amenaza y situaciones de seguridad, y se determinan como medidas de mitigación de los riesgos conforme a la evaluación de las amenazas y riesgos realizada. Los oficiales designados y los miembros del grupo de gestión de la seguridad tienen una responsabilidad importante a este respecto, ya que deciden cuáles normas mínimas operativas de seguridad se aplican al lugar de destino. Las MOSS abordan los requisitos de seguridad asociados a los locales, las telecomunicaciones, el plan de seguridad, la capacitación y el equipo en la medida en que sean pertinentes al personal, las oficinas y los vehículos. Para identificar las amenazas que podrían afectar al personal, los bienes u operaciones del PNUD y la vulnerabilidad de la organización a ellas, es vital evaluar esos riesgos en términos de probabilidad e impacto, priorizándolos e identificando las estrategias y medidas de prevención y mitigación. La evaluación del programa es el primer paso del proceso y es tan crucial como la evaluación de las amenazas y vulnerabilidades. Permite definir las metas y objetivos del programa y las operaciones del PNUD en los países, examinar la justificación de las actividades ( criticidad del programa ) e identificar los elementos del programa que podrían requerir apoyo en materia de seguridad. Política de seguridad, Oficina de Seguridad, Dirección de Gestión Página 9

10 Con la ayuda y el asesoramiento de la Oficina de Seguridad/Dirección de Gestión, la implementación de las normas mínimas operativas de seguridad (MOSS) para las oficinas del PNUD en los países queda bajo la supervisión de las direcciones regionales, el Representante Residente/Director en el País y los coordinadores de seguridad para las oficinas del PNUD en los países. Los costos que se incurran a escala nacional en la aplicación de las MOSS necesarias para el PNUD están cubiertos en los presupuestos de las oficinas en los países y de los proyectos, según corresponda, y cuando fuera necesario, complementados por el presupuesto para las medidas de seguridad obligatorias (MSM) de la Oficina de Seguridad. Los esfuerzos corporativos del PNUD para cumplir plenamente con las MOSS, mantener el nivel de conformidad y responder a las emergencias de seguridad exigen recursos financieros considerables. Estos recursos se gestionan en distintos niveles en función de la naturaleza del requisito de seguridad, por ejemplo, dependiendo de si se relacionan con un traslado planificado o forzado de la oficina, el reacondicionamiento de la actual estructura del complejo, la evacuación del personal o el pago por medidas de seguridad residenciales. El presupuesto asignado a la Oficina de Seguridad se utiliza para: i. Apoyar a las sedes del PNUD en cuanto a disposiciones de seguridad; ii. Apoyar a las oficinas en los países con los gastos derivados de las normas mínimas operativas de seguridad (MOSS); iii. Apoyar a las oficinas en los países cuando se necesitan fondos complementarios para las MOSS; iv. Cubrir los costos recurrentes en seguridad; v. Responder a una situación extraordinaria cuando se ve comprometida la seguridad. Las oficinas en los países deben presentar al menos una vez por año un informe de autoevaluación sobre la conformidad con las MOSS y un informe de financiamiento de estas normas cuando son obligatorias. Si bien el Departamento de Seguridad certifica que la oficina en un país cumple las MOSS, el PNUD exige que todas las oficinas en los países incluyan aportes para la conformidad con estas normas en su cuadro de mando integral, como paso preliminar para tener acceso al financiamiento del UNSMS. b. Respuesta del PNUD frente a una crisis de seguridad i. Coordinación en caso de crisis 26. La respuesta del PNUD frente a problemas de seguridad respeta el proceso del UNSMS y asesora y apoyo a las oficinas del PNUD en los países. La respuesta del PNUD frente a una crisis no sustituye las decisiones del oficial designado/grupo de Gestión de la Seguridad y, cuando corresponda, respalda la implementación de los comunicados del UNDSS. En tiempos de crisis de seguridad, la Oficina de Seguridad/Dirección de Gestión del PNUD activa el Centro de Operaciones para Crisis (COC) desde donde la Oficina de Seguridad puede supervisar la situación mientras sea necesario. El COC se convierte en el principal punto de contacto en la sede para los directivos del PNUD sobre el terreno para asuntos operativos de seguridad. 27. El grupo de supervisión y apoyo en materia de seguridad (SOSg) o un subconjunto de este se convertirá en el Equipo de Gestión de Crisis (CMT) del PNUD y se activa con la decisión del Política de seguridad, Oficina de Seguridad, Dirección de Gestión Página 10

11 Administrador del PNUD. La Oficina de Seguridad/Dirección de Gestión informará al CMT sobre la situación imperante y ofrecerá su respectivo asesoramiento. Las decisiones vitales y estratégicas deben adoptarse a nivel del CMT. ii. Capacidad de despliegue 28. Si surge la necesidad, la Oficina de Seguridad/Dirección de Gestión del PNUD está en condiciones de constituir temporalmente un asesor en materia de seguridad o asesor en materia de seguridad sobre el terreno con capacidad de despliegue para ayudar y apoyar a una oficina en el país ante una situación de crisis. Dependiendo de la naturaleza de la crisis, esto puede hacerse en coordinación con la Dirección de Prevención de Crisis y de Recuperación del PNUD. iii. Emergencia médica 29. Para emergencias médicas, el PNUD depende de los establecimientos médicos existentes e identificados a nivel de país, tales como hospitales y médicos locales y clínicas/hospitales de la ONU. En casos especiales, la unidad médica de la sede de la ONU o SOS International puede prestar ayuda. El Plan de Seguridad de las Naciones Unidas elaborado específicamente para cada país debe ofrecer directrices e instrucciones claras sobre el tratamiento de las emergencias médicas. iv. Evacuación por motivos médicos/evacuación de víctimas 30. En aquellas situaciones en que se necesite de evacuación por causas médica/evacuación de víctimas, la Administración del PNUD debe consultar el Plan de Seguridad de las Naciones Unidas elaborado específicamente para el país en busca de directrices e instrucciones claras. Hipervínculo a Políticas y Procedimiento sobre Programas y Operaciones/Recursos Humanos (POPP/HR) sobre evacuación médica. v. Asesoramiento y apoyo 31. La Oficina de Recursos Humanos/Dirección de Gestión reconoce que los servicios de asesoramiento y apoyo deben ser parte de la Iniciativa de Bienestar del Personal. Resolver problemas y enfrentar dificultades del personal y su trabajo es parte importante del bienestar de los funcionarios. Por ende, la Oficina de Recursos Humanos/Dirección de Gestión ha elaborado una Guía práctica de recursos de asesoramiento, que es un importante medio de consulta para los funcionarios y sus familiares reconocidos. 32. Para el personal que trabaja en las oficinas exteriores, la Oficina de Gestión del Estrés Postraumático (CISMU) del Departamento de Seguridad (UNDSS) es el centro de coordinación de la entrega de apoyo psicosocial de emergencia a funcionarios de la ONU en todo el mundo. Sus consejeros son responsables de las actividades de prevención, tales como coordinar y ejecutar el programa global de capacitación en gestión del estrés de la ONU. La CISMU está a cargo de coordinar la respuesta de orientación y apoyo global durante emergencias en colaboración con los consejeros de los asociados de la ONU. Se desplegarán sobre el terreno para proporcionar apoyo y orientación a los funcionarios de la ONU y sus familiares reconocidos en repuesta a emergencias. 33. El personal de la sede puede aprovechar los servicios que ofrece la Oficina del Asesor del Personal de las Naciones Unidas, cuyo mandato es fomentar el bienestar y la productividad de los funcionarios de la ONU. Allí se ayuda al personal de esta y a sus familiares reconocidos en las situaciones cotidianas que Política de seguridad, Oficina de Seguridad, Dirección de Gestión Página 11

12 enfrentan desde su llegada a la sede, durante su vida laboral en ella y hasta su partida. Visite el sitio web de la Oficina de Seguridad, donde encontrará una presentación con diapositivas sobre sus servicios. f. Gestión de la información relativa a la seguridad 34. En cuestiones de seguridad, la gestión de la información es crucial y de máxima importancia. Puede acelerar o retrasar la respuesta adecuada a un problema de seguridad. En tiempos sin crisis, la gestión de la información sigue siendo vital, ya que contribuye al estado de preparación y alerta. ii. Intercambio de información 35. Una de las responsabilidades principales de la Oficina de Seguridad/Dirección de Gestión del PNUD es recopilar, filtrar, analizar y difundir información relacionada con la seguridad general. La Oficina de Seguridad/Dirección de Gestión establece y mantiene un sistema/base de datos continuo con información relacionada con la seguridad que funciona como memoria institucional y respalda la toma de decisiones en los niveles superiores de la organización. La información debe estar disponible a los directivos del PNUD y (o) el personal acreditado. iii. Comunicación de la información 36. En cuestiones de seguridad, la comunicación es una de las funciones más importantes y todo el personal de la ONU tiene el deber de difundir la información sobre seguridad. Cualquier informe al respecto debe ir dirigido al correspondiente directivo superior, asesor en materias de seguridad o coordinador de seguridad y seguir la línea jerárquica. Para establecer contactos fuera de este orden normal, la línea de gestión relevante tiene la obligación de verificar y aprobar toda la información. 37. En 2005, el UNDSS lanzó el sistema de información sobre incidentes relacionados con la seguridad. Está destinado a todos los oficiales de coordinación de medidas de seguridad sobre el terreno, asesores jefes de seguridad, oficiales jefes de seguridad, jefes de seguridad y coordinadores de seguridad del ámbito nacional. El formato estandarizado tiene como fin acelerar el proceso de comunicación y ofrecer la posibilidad de establecer una correlación clara entre los incidentes. Los oficiales encargados y analistas regionales autorizados del Departamento de Seguridad de las Naciones Unidas y los coordinadores de seguridad de organismos/organizaciones pueden examinar la base de datos de comunicación de incidentes y efectuar análisis para determinar las tendencias en un tipo específico de incidente o en todos. iv. Comunicación de incidentes 38. Todos los incidentes relacionados con la seguridad deben informarse de manera oportuna y adecuada respetando la línea jerárquica establecida. La Oficina de Seguridad del PNUD tiene el deber de crear una red de información rápida y eficaz, desarrollar un sistema de comunicaciones electrónicas y facilitar los sistemas de comunicación interna y el flujo de información desde y hacia las oficinas exteriores. La Oficina de Seguridad del PNUD está obligada a abordar los incidentes relacionados con la seguridad las 24 horas del día y los 7 días de la semana a través del UNDSS o mediante sus propios medios. 39. El Representante Regional/coordinador de seguridad del PNUD garantiza que se informen todos los incidentes en el sistema de información sobre incidentes relacionados con la seguridad del UNDSS a través del oficial designado o el asesor en materia de seguridad del UNDSS. Política de seguridad, Oficina de Seguridad, Dirección de Gestión Página 12

13 40. En tiempos de crisis, la Oficina de Seguridad ofrece noticias en tiempo real y supervisión de la situación. Difunde la información sobre los planes, operaciones, necesidades de información y necesidades permanentes de recursos. 5. Seguridad del personal del PNUD a. Cobertura del personal y de familiares que reúnen las condiciones 41. En sintonía con el Manual de políticas de seguridad de las Naciones Unidas, el deber y la responsabilidad del PNUD por la seguridad incluye a todos los funcionarios empleados por este (con excepción de aquellos contratados en el país y remunerados por hora), junto a sus familiares que reúnen las condiciones. 42. El PNUD también es responsable por los consultores, oficiales o expertos en misión para la institución. b. Personal asignado a la sede del PNUD 43. El personal del PNUD asignado a la sede debe conocer el Plan de seguridad de la sede, ya que su seguridad es una función crucial de la Oficina de Seguridad. Para crear un entorno seguro, la unidad ha utilizado diversas medidas que todo el personal de la sede del PNUD debe conocer. c. Póliza de seguro contra daños causados por actos intencionales (MAIP) 44. El objetivo de la MAIP es cubrir a los individuos que reúnen las condiciones en caso de muerte o discapacidad causada por un acto intencional. La póliza es administrada por el UNDSS y todas las reclamaciones que emanan de ella son sometidas la Oficina de Recursos Humanos/Dirección de Gestión (OHR/BOM). La OHR/BOM se comunicará con la Oficina de Seguros de las Naciones Unidas que administra la MAIP en representación del UNDSS. Las siguientes personas quedan cubiertas automáticamente por la póliza: i. Funcionarios contratados en el extranjero y administrados conforme al Reglamento y Estatuto del Personal de la ONU. ii. Funcionarios contratados en el país, tanto de servicios generales como oficiales profesionales nacionales administrados conforme al Reglamento y Estatuto del Personal de la ONU. iii. Consultores contratados en el extranjero. iv. Consultores contratados en el país v. Titulares de contratos de servicios contratados en el país; y vi. Visitas oficiales (determinadas por la condición de su viaje/dieta). Política de seguridad, Oficina de Seguridad, Dirección de Gestión Página 13

14 vii. Funcionarios contratados en el extranjero destinados a o en viaje hacia los lugares previstos; viii. Funcionarios contratados en el país, tanto del cuadro de servicios generales (GS) como funcionarios nacionales del Cuadro Orgánico (NPO), asignados a o en viaje hacia los lugares previstos; ix. Consultores contratados en el extranjero que prestan servicio o se encuentran en viaje hacia los lugares previstos; x. Consultores contratados en el país que prestan servicio o se encuentran en viaje hacia los lugares previstos; xi. Visitas oficiales (determinadas por la condición de su viaje/dieta) en camino a los lugares previstos fuera de su país de residencia; La Póliza de seguro contra daños causados por actos intencionales no se hace extensiva a los cónyuges o hijos a cargo. d. Responsabilidades del personal del PNUD 46. Todo el personal del PNUD tiene la responsabilidad de acatar la política de seguridad, las directrices, directivas y planes y procedimientos del PNUD, así como los del sistema de gestión de la seguridad de las Naciones Unidas y sus organizaciones. El personal del PNUD que no observe la política de seguridad, el reglamento y los estatutos y las instrucciones deberá responder de conformidad con el reglamento del personal y los procedimientos disciplinarios. 47. Todo el personal del PNUD que tenga responsabilidades de gestión deberá rendir cuentas a su supervisor directo por la seguridad y el bienestar del personal del PNUD bajo su supervisión, sus personas a cargo reconocidas y por la protección de todos los bienes, propiedades e información perteneciente al PNUD. Esta disposición rige en toda la cadena jerárquica del PNUD. 6. Seguridad de los locales del PNUD a. Constitución/reubicación de las oficinas del PNUD 48. Cualquier constitución/reubicación de oficinas del PNUD está sujeta a la aprobación del UNDSS y de la Oficina de Seguridad del PNUD. Dicha aprobación deberá concederse tras efectuarse una completa evaluación de los riesgos para la seguridad usando la herramienta de gestión de los riesgos para la seguridad y tras analizarlos con la División de Servicios Administrativos de la Oficina de Finanzas y Administración/ Dirección de Gestión. Una vez aprobada, la Oficina de Seguridad difundirá un memorando que autoriza la ocupación de los locales siempre que se hayan ejecutado todas las medidas de mitigación. Esto solo se aplica a la aprobación de seguridad de oficinas nuevas y no reemplaza el procedimiento de aprobación de la División de Servicios Administrativos. 49. Para oficinas situadas en edificios oficiales o que son compartidas con otras organizaciones/entidades del sector privado, deberá contactarse al UNDSS y se emitir una evaluación de los riesgos para la seguridad. Se implementarán medidas de seguridad específicas. Política de seguridad, Oficina de Seguridad, Dirección de Gestión Página 14

15 b. Disposiciones de seguridad 50. La seguridad de los locales del PNUD se establece según las disposiciones de las normas mínimas operativas de seguridad (MOSS) específicas para el país. No se permite la derivación y todas las oficinas del PNUD deben cumplir las MOSS en un 100%. La Oficina de Seguridad del PNUD ayudará en la aplicación de las disposiciones de seguridad. Pese a que las direcciones regionales y las oficinas en los países supervisan la implementación de la seguridad, la Oficina de Seguridad en consulta con ellas llevará a cabo una misión sobre el terreno para controlar la puesta en práctica de las MOSS y los gastos con cargo al presupuesto para las medidas de seguridad obligatorias. 51. Por intermedio del coordinador de seguridad para el país del PNUD, una vez al año la oficina en el país autoevaluará el cumplimiento de las MOSS de todas las oficinas a fin de controlar el nivel de implementación. Según los resultados de la evaluación, se realizará una revisión exhaustiva junto con la Oficina de Seguridad para resolver cualquier problema. c. Funcionarios con discapacidad 52. La Oficina de Seguridad/Dirección de Gestión del PNUD formulará disposiciones especiales para la seguridad del personal con discapacidad, en particular el evento de evacuación del edificio. Tales disposiciones deberán hacerse en conjunto con la administración de la Oficina de Recursos Humanos/Dirección de Gestión y la dirección superior responsable de los locales. Se espera que todos los locales del PNUD tengan en cuenta las disposiciones especiales de seguridad para los funcionarios con discapacidad. d. Seguridad en el lugar de residencia del personal 53. La responsabilidad primordial por la seguridad de los funcionarios de las organizaciones, de sus familiares reconocidos y de sus bienes recae en el gobierno anfitrión. Sin embargo, a menudo los gobiernos, por dificultades económicas o falta de capacidad, no son capaces de ofrecer la protección necesaria cuando hay un quebrantamiento parcial o total de la ley y el orden que se traduce en un aumento de la actividad delictual. En estas circunstancias, puede requerirse la adopción de medidas adicionales para mejorar la seguridad de los funcionarios de la ONU y sus familias en el lugar de residencia. Estas medidas, conocidas como normas mínimas operativas de seguridad domiciliaria (MORSS), incluyen elementos como guardias de seguridad, sistemas de alarma, rejas en puertas y ventanas, cerraduras, reductos seguros u otros dispositivos de protección. Las disposiciones actuales exigen que el PNUD asuma el costo total de las MORSS para los funcionarios internacionales que puedan determinarse como adecuadas para el lugar de destino pertinente. 7. Procedimientos de seguridad y capacitación a. Capacitación en seguridad básica y avanzada sobre el terreno (BSITF, ASITF) 54. El UNDSS ha creado un curso de auto-aprendizaje en dos CD-ROM. Está pensado para todo el personal de la ONU constituido en lugares alejados de la sede y se encuentra disponible en todos los idiomas oficiales de la ONU. También está disponible en línea en la intranet del PNUD y en el sitio Web Política de seguridad, Oficina de Seguridad, Dirección de Gestión Página 15

16 del UNDSS. 55. Tanto la capacitación básica como la avanzada consta de varios módulos y puntos de revisión. Luego de completar todos los módulos y puntos de revisión, el participante se somete a un examen final. Al aprobar este último, se imprimirá un certificado con el nombre de la persona y la fecha de término. El certificado debe enviarse a Recursos Humanos y mantenerse en el archivo individual. Ambos cursos son obligatorios para todo funcionario y personal empleado por el PNUD, como los tenedores de contratos individuales y contratos de servicio, y constituyen un elemento esencial de las normas mínimas operativas de seguridad (MOSS). No se enviará personal a una ubicación exterior si no ha completado la capacitación BSITF y ASITF. b. Sistema integrado de acreditación de seguridad y seguimiento (ISECT) 56. La naturaleza de las actividades del sistema de las Naciones Unidas es tal que en cualquier momento dado una cantidad considerable de funcionarios de la ONU se encuentra realizando algún viaje oficial. Por ello es necesario velar constantemente por la seguridad de todo el personal de la ONU que está en misión. ISECT, el sistema integrado de acreditación de seguridad y seguimiento, es una herramienta que permite el procesamiento de las acreditaciones de seguridad y la notificación automática de llegadas y salidas. 57. La notificación del viaje es obligatoria, sin importar el nivel de seguridad del país o lugar que se visita y con independencia de si el viaje se hace a una zona con un nivel de seguridad más alto, más bajo o igual. El funcionario es responsable de presentar la solicitud de acreditación para fines de seguridad al menos con 7 días antes de la fecha de inicio del viaje. Después de suministrar todos los datos de viaje requeridos al sistema TRIP, este dirige la solicitud de acreditación de seguridad al oficial designado o al oficial de seguridad autorizado en el país. Según la situación de seguridad imperante y otras consideraciones, se autorizará o negará la acreditación, decisión que se enviará a la dirección de correo electrónico suministrada en el perfil de TRIP. Si se autoriza el viaje, la persona será incluida automáticamente en las disposiciones de seguridad de la ONU por lo que dure su misión en ese país o lugar. 58. Dada la gran variedad de posibles riesgos para la seguridad que enfrentan los funcionarios, como desastres naturales, ataques a hoteles, pandemias, etcétera, y a fin de fortalecer la cobertura de seguridad y el apoyo al personal de la ONU durante viajes oficiales, la Red Interinstitucional de Gestión de la Seguridad amplió el uso del TRIP a todos los países/lugares donde el personal viaja oficialmente, incluido aquellos que son el destino de las vacaciones en el país de origen u otros viajes en ejercicio de sus derechos, donde el costo del viaje es absorbido por las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas. Esta medida se adoptó para poder ofrecer siempre apoyo en materia de seguridad al personal en caso de crisis imprevistas. 59. Es vital comprender que el personal es responsable de su propia seguridad y que obtener una acreditación para fines de seguridad o procesar una notificación de viaje es un paso obligatorio antes de embarcarse en un viaje financiado por la ONU. Las personas que no puedan registrarse en el TRIP, a saber, consultores, expertos en misión u otro personal que no pertenezca a la ONU, y a quienes el PNUD tenga la obligación de pagar el viaje, deben presentar sus solicitudes a la organización patrocinante. Política de seguridad, Oficina de Seguridad, Dirección de Gestión Página 16

17 c. Reunión informativa sobre cuestiones de seguridad a la llegada al lugar de destino 60. Todo el personal en misión o constituido en un lugar de destino debe presentarse ante el administrador de la seguridad y participar en una reunión informativa sobre la situación de seguridad, las normas mínimas operativas de seguridad (MOSS), las normas mínimas operativas de seguridad domiciliaria (MORSS) y otras materias. 61. Es responsabilidad de cada individuo asistir a la reunión informativa sobre cuestiones de seguridad y firmar un documento que ha sido informado; el UNDSS debe velar por la disponibilidad de material de capacitación y de un instructor. d. Otra capacitación 62. Basándose en la situación de seguridad específica del país y en los requisitos de las normas mínimas operativas de seguridad, hay material de capacitación disponible para el personal. Algunos países que tienen un alto riesgo en materia de seguridad disponen de un programa de capacitación adicional. Es la responsabilidad del personal participar en esta capacitación. 63. Si bien la responsabilidad de impartir la capacitación recae en el mandato del UNDSS, la Oficina de Seguridad del PNUD puede ofrecer al personal del PNUD tal capacitación previa solicitud de la oficina en el país o cuando la situación lo amerite. Política de seguridad, Oficina de Seguridad, Dirección de Gestión Página 17

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