MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES PARA EL RECIBO, CONTROL Y SOLICITUD DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL

Transcripción

1 UNIVERIDAD DE PUERTO RICO EN HUMACAO DECANATO DE ADMINITRACIÓN MANUAL DE PROCEDIMIENTO OPERACIONALE PARA EL RECIBO, CONTROL Y OLICITUD DE DOCUMENTO EN EL ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO CENTRAL DIGITALIZADO FEBRERO DE 2008

2 MANUAL DE PROCEDIMIENTO OPERACIONALE PARA EL RECIBO, CONTROL Y OLICITUD DE DOCUMENTO EN EL ARCHIVO CENTRAL INTRODUCCIÓN Este manual está regido por la Ley # 5, aprobada el 8 de diciembre de 1955, del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, el Reglamento # 23 del Departamento de Hacienda, el Reglamento # 4284 de la Administración de ervicios Generales y la Certificación # 40 del de la Junta de índicos de la Universidad de Puerto Rico, que establece el Reglamento para la Administración, Conservación y Eliminación de Documentos de la Universidad de Puerto Rico. I. RECIBO DE DOCUMENTO 1. Las oficinas o departamentos, solicitarán por escrito una orientación al Administrador de Documentos, sobre cuales son los documentos de su área que se deben guardar y el tiempo que exige la ley. 2. Las oficinas o departamentos, clasificarán los documentos que se van a trasladar al Archivo Central. 3. Las oficinas o departamentos, colocarán los documentos en cajas, e identificarán todos los documentos que van en ellas, esta identificación la colocarán en el exterior de las cajas. ( Los materiales para trasladar los documentos, los proveerá la oficina que solicita el traslado, como cajas, archivos, etc. ) 4. La oficina de Archivo Central, incluirá en el inventario de documentos inactivos, los que recibió de la oficina o departamento. Y le proveerá una copia de los documentos recibidos a la oficina o departamento que los entregó. 5. Este inventario se considerará como un recibo de entrega de los documentos recibidos. 2

3 II. CONTROL DE DOCUMENTO 1. El Administrador de documentos o la persona encargada del almacén, mantendrá un inventario actualizado de todas las oficinas o departamentos que guardan documentos en el almacén. 2. Anualmente notificará a las oficinas o departamentos los documentos que cumplen con el tiempo de retención según la ley. 3. Las oficinas o departamentos certificarán por escrito los documentos que se podrán destruir. 4. El administrador de documentos enviará el formulario (AÍ- 378) Lista de Disposición de Documentos a la Administración de ervicios Generales, con todos los requisitos de la ley y lo certificará con su firma. 5. Hasta que se reciban estas listas de disposición autorizadas por la Administración de ervicios Generales, no se podrán destruir estos documentos. III. OLICITUD DE DOCUMENTO AL ARCHIVO CENTRAL 1. Todo empleado o persona que solicite ver un documento en el área de archivo, tiene que tener una autorización del director de la oficina o departamento que origina el documento. 2. La oficina de archivo central localizará el documento solicitado. 3. El empleado o persona autorizada firmará una tarjeta en la cual se describe el tipo de documento solicitado. 4. i se solicita una copia del documento, la solicitud debe estar autorizada por el director de la oficina por escrito. 5. i un empleado ajeno a la oficina que se origina un documento, solicita un documento prestado, éste debe presentar una autorización por escrito del director de la oficina que origina el mismo, este préstamo no debe de ser más de 15 días laborables. 6. i la oficina que origina un documento, solicita un préstamo, la persona deberá firmar una tarjeta en la cual se describa el tipo de documento y la fecha en que lo devolverá. 3

4 IV. CONERVACIÓN Y MANTENIMIENTO DE DOCUMENTO 1. La Universidad de Puerto Rico en Humacao a. Proveerá una estructura apropiada para la conservación de documentos la cual tenga control de acceso, debe incluir: i. istema de Aire Acondicionado. ii. Equipo para archivar los documentos, como: Archivos Anaqueles Cajas Computadora iii. Proveerá todos los materiales necesarios para el manejo y control de los documentos, como: Máscaras Guantes Paños Gafas Detergentes Anti-Hongos b. Proveerá los servicios de limpieza rutinaria y especial para prevenir el crecimiento de hongos, por lo menos dos veces al año. 2. La Oficina de Archivo Central: a. Orientará a la Administración del UPR-HUMACAO, sobre las condiciones, en que se deben conservar los documentos esenciales. b. Velará por que se mantenga el control de acceso a los documentos. 3. Distribución de los Almacenes para la conservación y disposición de los documentos: 4

5 a. Almacén I. i. e guardarán todos los documentos que su retención sea más de diez ( 10 ) años, o permanentes. ii. e guardarán también todos los documentos que la UPR-HUMACAO, entienda pertinente guardarlos para referencias o por el valor histórico. b. Almacén II. c. Vagón i. e guardarán todos los documentos que su retención sea menos de diez ( 10 ) años. i. Una vez se reciban las listas de disposición aprobadas por el Programa de ervicios Generales, se pasarán al vagón para ser triturados. ii. Los residuos triturados se almacenarán en el vagón, hasta que el Programa de Reciclaje los recoja. v. Creación de Documentos 1. La creación de documentos es responsabilidad de cada oficina de la Institución. Preparado por: r. Larry oto Alberty Asistente de Administración IV Revisado por: ra. Angélica Torres Ayudante del Decanato de Administración ra. María Castro Castro Administradora de Documentos Aprobado por: Dra. Hilda Colón Plumey Rectora de la UPR-H 5

6 Fecha: 03 de marzo de