Miguel Aguilera Henríquez Consultor en Administración de Operaciones y Estrategia de Negocios

Transcripción

1 a) Detectar la oportunidad o necesidad de tomar una decisión, es decir, captar la existencia de alguna situación que deba ser resuelta; b) Detectar las posibles alternativas de acción y evaluar los efectos de seleccionar una de ella; c) Elegir la alternativa más eficaz y/o eficiente UNIDAD: ASPECTOS GENERALES DE LA GESTIÓN DE COSTOS Introducción Necesidad de la información Existen necesidades básicas de información para administrar una empresa en forma eficiente, y que sin duda se hacen más complejas a medida que aumentan las operaciones en la organización. En efecto, para una pequeña empresa, administrada por su propio dueño, casi todos los datos le son de fácil obtención y quizás los tenga en su mente. Cuando la empresa aumenta de tamaño, aumentan sus operaciones e interacciones internas y con el entorno, generando más actividad en la recolección de datos, procesamiento y distribución de la información, por lo tanto surge la necesidad de disponer de más información, globalizada y desagregada, y de un sistema que permita administrarla para luego proporcionarla a los administradores. El sistema de información de la empresa provee información a la administración, para apoyarla en las funciones de toma de decisiones y de control, posibilitando el desarrollo de las operaciones y manejo de los recursos de la manera más eficiente. Se entiende por información al conjunto de datos que tienen significado o utilidad para el usuario. Existen elementos básicos en la empresa: personal, dinero, existencias y/o materias primas, maquinarias, equipos e instalaciones en general, otros bienes e intangibles tales como marcas, patentes, derechos. Además, de estos elementos de suma importancia, también constituye un elemento fundamental la información, que al igual que los otros recursos, debe ser administrado adecuadamente. El proceso decisional, significa seleccionar una alternativa entre varias, requiere para llevarse a cabo una adecuada información. Tal información incluye datos obtenidos de la empresa y otros recogidos del entorno (ej.: modificaciones en los tipos de cambio, tasas de interés, demanda por el producto, etc.) La información constituye un elemento fundamental para la planificación y el proceso de control. Para la planificación se requiere, entre otra, información sobre variables controlables (nivel de producción por ejemplo), no controlables (cotizaciones moneda extranjera, precios de materias primas en período de inflación), sobre recursos financieros, humanos, materiales, etc. En el proceso de control se obtiene información sobre las desviaciones respecto de lo programado que a su vez es empleada para tomar nuevas decisiones.. Este proceso se realiza durante el desarrollo de las operaciones y no solamente al final, de esta manera se puede corregir oportunamente las desviaciones que se detecte. En el proceso de toma de decisiones se distinguen las etapas de: En general un sistema de información está basado en sistemas computacionales, por lo tanto utiliza hardware y software; manuales de procedimientos; modelos para el análisis, la planeación, el control y la toma de decisiones; además utiliza una base de datos. Todos los subsistemas de información que se definen para satisfacer los requerimientos hacen uso de los mismos datos que son compartidos a partir de una base de datos, proporcionando información a los usuarios de los distintos niveles; Estratégico, Táctico o de Gestión y Operativo. Cada uno de estos niveles tienen distintos requerimientos de información, si se observa en la figura Nº 1 se observa que para cada uno de estos niveles se presenta una estructura piramidal, lo que tiene fundamento en que a mayor nivel de responsabilidad en las decisiones se requiere información más global, en cambio al bajar hacia los niveles operativos la necesidad de desagregar o descomponer la información aumenta. El primer nivel, la base de la pirámide, es el nivel operativo que comprende la información relacionada con el procesamiento de las transacciones y es capaz de proveer la información requerida para las operaciones de control diario. El siguiente nivel comprende los recursos de información capaz de satisfacer los requerimientos para ayudar al nivel táctico de la organización. En este nivel queda comprendido la adquisición y la organización de los recursos, la estructuración del trabajo, el reclutamiento y entrenamiento de personal, es decir, se ocupa de los medios cómo lograr los objetivos de la organización. El nivel más alto comprende los recursos de información capaces de satisfacer requerimientos de información al nivel estratégico, el nivel más alto de la administración. En este nivel se definen los objetivos estratégicos, se defina el rumbo de la organización. Las decisiones que tomen los administradores en la empresa, entendiendo como tales a aquellos que planifican, administran y controlan los procesos, necesariamente producirá acciones, sean correctivas, de asignación de recursos o de nuevos procesos. Necesidades de información para la planificación Del entorno Consideraciones políticas y gubernamentales Tendencias demográficas y sociales Tendencias económicas Ambiente tecnológico Factores de producción Factores internacionales Globalización Condiciones de las entidades relacionadas

2 De la competencia Demanda del sector Demanda de la empresa Situación de la competencia Histórico: costos, rentabilidad, participación de mercado Presente: Estrategia de precios, publicidad, productos, canales de distribución Futuro: Investigación y desarrollo de nuevos productos, incorporación de nueva tecnología. Interna Estrategias Políticas Recursos Pronóstico de ventas Plan financiero Gestión de personal Información de Control de Mercado De Mercado Información referida al desarrollo del presupuesto de ventas De Adquisiciones Actividad real versus presupuesto de compras De Producción Actividad real versus presupuesto de producción De Personal Desempeño del personal versus el Plan de desarrollo del Recurso humano De Finanzas Actividad real versus presupuesto financiero LOS USUARIOS Y SUS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION Figura Nº 1: Relación entre el sistema de información y los niveles decisionales en una empresa de naturaleza fabril. (B. Silva 1997). ADMINISTRACION FORMULA PLANES USUARIOS INTERNOS EJECUTA/CONTROLA PLANES Y CORRECCIONES INFORMACION A LOS DISTINTOS NIVELES DE ADMINISTRACION todos los elementos formales que implica un sistema, lo cual no significa que ésta se desentienda del cálculo de costos fabriles, siendo suficiente en estos casos la información que proporciona la contabilidad general, complementada por algún método extracontable para apoyar el trabajo de calcular y conocer los costos de productos y servicios. Frente a estas alternativas, la decisión de aprobar o nó la utilización de un Sistema de Costos pasa por una serie de factores o variables que deben ser considerados al evaluar la factibilidad de su implementación: Entre estos factores o variables cabe destacar los siguientes: 1.El tamaño de la empresa. 2.El número de productos que se fabrican o la amplitud de los servicios que se prestan. 3. El grado de complejidad del proceso productivo y de otras operaciones. 4. La actitud de la gerencia hacia el control de los costos. 5 Los costos en que se incurrirá para recoger la información detallada de los costos de fabricación. Relación con la Contabilidad Financiera La contabilidad financiera o general se preocupa principalmente de la clasificación, registro e interpretación de las transacciones económicas de la empresa, de manera que puedan prepararse periódicamente estados resumidos que demuestren los resultados históricos obtenidos de tales transacciones o la situación financiera de la empresa al cierre del ejercicio. Pero esta contabilidad proporciona a la dirección el costo total de fabricar un bien o prestar un servicio. Ocurre que si la empresa fabrica varios productos, los resultados globales no ayudan mucho para los fines de control. Por lo anterior, ha sido necesario expandir los procedimientos generales de la contabilidad de manera que sea posible determinar el costo de producir y vender cada artículo o de prestar un servicio, no al final del período de operaciones, sino al mismo tiempo que se lleva a cabo la fabricación del producto o la prestación del servicio. De esta manera, la gerencia puede ejercer un control efectivo teniendo estados o informes inmediatos, con cifras detalladas. DATOS DE LA COMPETENCIA Y MEDIO AMBIENTALES EMPRESA RECIBE RECUR- SOS Y SERVI- CIOS DEL MEDIO ESTRATEGICO INFORMACION DESDE LOS DISTINTOS TACTICO NIVELES DE ADMINISTRACION OPERACIONAL CICLO OPERACIONAL HECHOS NO ECONOMICOS SISTEMAINFORMACIÓN OTROS SUBSISTEMAS USUARIOS ETERNOS Por consiguiente, la contabilidad de costos, es una fase amplificada de la contabilidad general o financiera de una entidad industrial o mercantil, que proporciona rápidamente a la gerencia los datos relativos al sacrificio económico en que incurre una entidad para la obtención de un bien, un servicio, o el cumplimiento de una función. EMPRESA ENTREGA RECURSOS AL MEDIO HECHOS ECONOMICOS SUBSISTEMA CONTABLE ASIGNACION DE RECURSOS, CORRECCIONES A LA EJECUCION DE LOS PLANES La contabilidad de costos es aplicable a cualquier tipo de empresa sea esta de tipo manufacturera, comercial o de servicios. Cálculo de costos y Contabilidad de costos Al referirse a un Sistema de Contabilidad de Costos implica la adopción de un sistema formal, que requiere de la habilitación de cuentas, registros especiales y el diseño de informes periódicos destinados a reflejar paso a paso, y con un alto grado de desagregación y análisis, toda la información relativa a los costos de fabricación. En empresas pequeñas quizás no se justifique la implementación de un sistema de contabilidad de costos con a) Conceptos Básicos de la Contabilidad de Costos Definición y análisis Costo es aquella parte o porción del precio de adquisición de bienes, propiedades o servicios, que ha sido diferida o que aún no se ha aplicado a la realización de ingresos, es decir, los desembolsos y gastos necesarios para la fabricación de algún producto o servicios que forma parte de su precio de venta, pero que aún no se ha realizado a través de la venta. El activo fijo y las existencias son ejemplos de costos diferidos.

3 La definición nos indica que costo es un activo, una erogación capitalizable, un recurso económico que entregará un beneficio en el futuro, un sacrificio medido de un bien o un servicio, que quedará en el activo hasta que se venda o realice, en cuyo momento pasará a ser un costo expirado o extinguido, para transformarse en un gasto o resultado pérdida y asociarse con el ingreso de la venta, dando lugar al resultado de dicha operación. (Asociado al concepto de Costo Inventariable). Por ejemplo, si en una empresa se está elaborando una mesa de madera, se comprará materia prima (madera) utilizando o entregando a cambio, un recurso del activo que podría ser dinero de caja; asimismo se comprará el servicio de trabajo, que lo constituye la mano de obra y la utilización de otros recursos, como ser insumos, equipos, herramientas o maquinarias. Luego el costo o valor de éste bien estará conformado por todos los elementos, que están incorporados ya sea en forma física o de servicio. El producto elaborado quedará en el activo o se difiere al futuro hasta que se realice la venta, momento en el cual se obtiene el beneficio. Función y objetivos de la Contabilidad de Costos Como ya es conocido, la función de la contabilidad es medir los hechos económicos que ocurren en la empresa, en el caso particular de la contabilidad de costos, esta función es igualmente aplicable, con la salvedad que en este caso la contabilidad mide y registra los hechos económicos relacionados con la producción o generación de servicios. Objetivos de la Contabilidad de costos 1) Determinar el costo unitario del producto o del servicio Un primer objetivo de la Contabilidad de Costos es la proveer la información necesaria para llegar a conocer o determinar el costo unitario de fabricar un producto o generar un servicio. Sobre esta base se podrá tomar decisiones que permitan a la empresa mejorar su posición en el mercado, mantenerse o lograr su supervivencia. 2) Fijar el precio de venta Sobre la base del costo unitario determinado o calculado y en función de la rentabilidad esperada de las inversiones, se estará en condiciones de determinar el precio de venta. 3) Valorizar los inventarios La Contabilidad de Costos entrega información que permite la valorización de mercaderías, materiales, materias primas, artículos en proceso de fabricación y artículos terminados, con el propósito de conocer el monto de la inversión en inventarios para una adecuada administración de los recursos. 4) Determinar el producto más rentable En aquellas empresas en que se producen varios artículos o se prestan varios servicios, mediante el empleo de técnicas matemáticas y estrategias de costo, es posible determinar las mezclas óptimas de venta que permitan maximizar la rentabilidad de la inversión, es decir, cuando se está en condiciones de determinar cuáles son aquellos productos o servicios más rentables en términos comparativos. 5) Decisión de fabricar o comprar un producto o arrendar o autogenerar un servicio. Para enfrentar este tipo de decisiones es de vital importancia definir el enfoque de costos que señale el costo relevante, pertinente o futuro, asociado a la alternativa de fabricar o autogenerar un producto o servicio, información que al ser comparada con la opción de comprarlo, permitirá adoptar la alternativa que resulte más conveniente. 6) Disminuir o minimizar los costos Toda empresa permanentemente persigue la disminución de sus costos, ya sea para mejorar su posición en el mercado o mantenerse o bien para lograr su supervivencia y/o desarrollo. Es precisamente la información de costos la que contribuye a este objetivo dando las voces alerta y facilitando la comparación de distintas alternativas que implican la adopción de medidas específicas al respecto. Entre las alternativas para disminuir costos podemos reconocer las siguientes: Cambios en el diseño del producto Empleo o uso de materiales sustitutos que no implique sacrificar la calidad del producto. Mejoramiento de los sistemas de remuneraciones Aprovechamiento de la capacidad ociosa Racionalización de los procesos productivos y de la disposición física de las instalaciones y plantas. Etc. 7) Planificar las operaciones corrientes de la empresa. La Contabilidad de Costos constituye una herramienta fundamental de planeación a corto plazo en lo que respecta a la predeterminación de los costos de las actividades normales o habituales de la empresa. La información de costos permite elaborar presupuestos corrientes constituyendo un patrón de comparación para detectar desviaciones y aplicar oportunamente las acciones correctivas. 8) Planificar las operaciones de mediano y largo plazo En este sentido, la estructura de costos proporciona información relevante para la evaluación de proyectos específicos de mediano y largo plazo, como por ejemplo: ampliaciones de planta, apertura de nuevos mercados, inversión en activos productivos, etc. Conceptos de Costo, Gasto y Pérdida Costo: A la definición ya expuesta precedentemente se puede agregar la siguiente: Se refiere a los desembolsos necesarios para la fabricación de algún producto o servicio que forma parte de su precio de venta, pero que aún no se ha realizado a través de la venta. Las existencias de materias primas es un ejemplo de estos costos diferidos. De las definiciones se desprende que el costo es un activo, una erogación capitalizable, un recurso económico que entregará un beneficio en el futuro, que quedará en el activo hasta que no se venda o realice, en cuyo momento pasará a ser un costo expirado o extinguido, para transformarse en un resultado

4 (pérdida), y asociarse con el ingreso de la venta, dando lugar al resultado de dicha operación. Para lograr una mejor comprensión del concepto de costo se presenta como ejemplo el caso de una empresa que se encuentra fabricando un bien tangible cualquiera, para lo cual se requiere adquirir materias primas, entregando a cambio recursos que pueden consistir en dinero en caja, por otra parte requiere adquirir mano de obra para la transformación de las materias primas y la utilización de insumos, equipos, herramientas, etc. Una vez finalizado el proceso de transformación y habiendo obtenido un producto terminado, se puede observar que este tiene aplicado una serie de preceptos que antes estaban clasificados en el activo, situación que no ha variado por cuanto sólo ha ocurrido un cambio cualitativo en el activo, al variar la naturaleza de ciertos componentes de éste. Una vez que este producto terminado es vendido el costo deja de ser tal para reconocerse el concepto de resultado pérdida asociado al respectivo ingreso que generó su venta. Gasto: Son aquellas erogaciones o desembolsos que se aplican contra los ingresos por ventas del período en el cual se devengaron, pero que no se identifican directamente con la fabricación de un producto o la generación de un servicio. Un ejemplo típico lo constituyen las remuneraciones del personal administrativo, gastos que se deducen de los ingresos del período. Pérdida: Cuando ocurre una cesión sin haber una contrapartida o retribución se dice que ha ocurrido una pérdida. Esta puede ser voluntaria (ayuda para fines benéficos), o impositiva (tributación), o involuntaria y fortuita (incendio o robo), o producto de una situación desventajosa de mercado (venta deficitaria). Como se puede observar, la ausencia de una contrapartida es lo que hace la diferencia fundamental entre el costo y la pérdida. Como se recordará, al estudiar el concepto de costo se tenían dos elementos o partidas en juego, por un lado todo lo que se entrega, emplea o usa, y por el otro, todo lo que se recibe, disfruta o ingresa. Situación que no ocurre con la pérdida, por cuanto desaparece un recurso económico pero no se recibe nada a cambio, produciéndose como única contrapartida la disminución de la participación de los dueños del negocio. Enfoques y/o Métodos de costos y sus elementos Métodos de Costeo Se define como método de costo o costeo a aquella filosofía o doctrina de costos que, junto con definir lo que debe entenderse por costo de producción, define y clasifica a los elementos componentes del costo; entrega los criterios para identificar dichos elementos; señala sus características y establece procedimientos a seguir en la determinación o formación de los costos de producción de un bien o de un servicio. Consecuente con la definición anterior, podemos distinguir dos métodos de costos o de costeo los cuales, no sólo difieren entre sí, sino que además son contrapuestos entre sí. Estos dos métodos son Costeo por Absorción o Tradicional y Costeo Directo o Variable. Los elementos del costo para el Costeo por Absorción son Material Directo, Mano de Obra Directa o Trabajo Directo y Gastos Indirectos de Fabricación o CIF. Para el Costeo Directo en cambio, el costo de los artículos fabricados se componen de costos fijos, variables y/o mixtos. Definición y análisis de costos directos, indirectos, fijos, variables y mixtos Clasificación de los elementos del costo según el enfoque de Costeo por Absorción: Material Directo Mano de Obra Directa o Trabajo Directo Gastos Indirectos de Fabricación Material Directo: O Materia prima, es aquel que formando parte del producto fabricado, es de fácil identificación, y por su relevancia en términos económicos, es conveniente o práctico medir y cuantificar, específicamente con relación a un lote o producto determinado. Ej.: la madera al fabricar un mueble o el cuero en la fabricación de un par de zapatos. Del análisis a la definición se observa que aún cuando ciertos materiales forman parte del producto fabricado, se excluyan de ser tratados como un elemento directo cuando la cantidad utilizada o su escaso valor no justifique el esfuerzo necesario para medir su real incidencia en el costo del producto. Mano de Obra Directa o Trabajo Directo: Son las remuneraciones que se cancelan por el trabajo de producción y que es fácil de identificar y asignar, en términos económicos, a un producto, proceso o lote de productos. Ej.: el cortador de la madera en una fábrica de muebles o el carpintero en la construcción de una casa. Se excluye de este grupo, el trabajo de quienes participan en el proceso productivo desarrollando tareas de carácter general, que benefician el conjunto de la producción, tales como la labor desarrollada por los ejecutivos e ingenieros que administran la actividad productiva, los supervisores, el personal que trabaja en departamentos de servicios (mantenimiento, almacén de materiales, supervisores, etc.) Gastos Indirectos de Fabricación: Estos se pueden subclasificar de la siguiente forma: Materiales indirectos Mano de Obra Indirecta Otros Gastos de Fabricación Materiales Indirectos y Mano de Obra Indirecta: Los Materiales Indirectos y la Mano de Obra Indirecta son aquellos que no se identifican con un lote o producto determinado, ya sea porque no están relacionados con el proceso mismo de transformación de la materia prima, o bien porque razones de orden práctico hacen aconsejable agruparlos con los demás gastos de fabricación.

5 Otros Gastos de Fabricación: Los Otros Gastos de Fabricación están constituidos por una diversidad de partidas, como las siguientes: arriendo de los edificios que ocupa la fábrica, consumo de energía eléctrica, depreciación, seguros y mantenimiento del activo fijo que se utiliza en el proceso productivo, gastos de los departamentos de servicio, etc. En su conjunto, estos gastos son acumulados y posteriormente prorrateados o distribuidos sobre una base representativa, en los productos, procesos o lotes de productos. inalterables en términos unitarios, cualquiera sea el número de artículos y/o servicios prestados. Esto significa que mientras más se produzca, mayor será el monto de los costos en que se incurrirá, pero el costo por unidad permanece constante. A continuación se presenta una gráfica que demuestra la forma en que se comportan los costos considerando las variaciones en los volúmenes de producción (q), y el efecto que tales variaciones producen en los costos totales ($): Figura Nº 2: Elementos que componen el costo de un producto Del diagrama anterior, se observa que mientras más se produce (desplazamiento de q 0 a q 2), mayor será el desembolso por concepto de costos variables ($ 2). Asimismo, al disminuir la cantidad producida (desplazamiento de q 0 a q 1), disminuye también el desembolso de costos variables ($ 1). Esto permite comprobar su comportamiento directo y proporcional ante las variaciones en el volumen de producción. Fórmulas del costo Para efectos de análisis, se usan los elementos conceptuales que se señalan a continuación: Material Directo + Mano de Obra Directa = Costo Inicial o Costo Primo Corresponde a aquella parte del costo compuesta por elementos directos. Costo Primo + Gastos Ind. Fabric. = Costo industrial Corresponde al costo por elementos directos y GIF. Mano de Obra Direc. + Gastos Ind. Fabric. = Costo de Conversión Corresponde a aquella parte del costo compuesta por los elementos que transforman los materiales directos en productos terminados: MOD+GIF. Material Directo + Costo de Conversión = Costo de fabricación Costo de fabricación + Gastos de Adm. y Ventas = Costo comercial Pero también se puede considerar su comportamiento en términos unitarios, en cuyo caso, se puede advertir que los aumentos y disminuciones de costos variables ocurren por las variaciones en las cantidades de unidades producidas, pero en ningún caso que al producto propiamente tal se le esté incluyendo una mayor o menor cantidad de materias primas, es decir, unitariamente el costo variable asignable a cada unidad producida permanece constante. Un ejemplo de lo tratado lo constituye las maderas en el caso de una fábrica de muebles. A mayor cantidad de unidades de muebles fabricadas, mayor será el desembolso de esta materia prima, no obstante, la cantidad de materia prima de cada unidad de producto será la misma. Costos Fijos o Constantes Los costos fijos o constantes son aquellos que permanecen constantes ante las variaciones de volumen de producción, en ciertos límites o dentro de un nivel dado de producción, pero en términos unitarios son inversamente proporcionales ante tales variaciones, ejemplo: el arriendo, cuyo precio no varía en proporción a la cantidad producida o vendida, pero mientras más se produce y más se vende, menor es la cantidad que se va a asignar por concepto de arriendo a cada artículo, lo que se comprueba en el siguiente diagrama: Clasificación de los elementos del Costo de según el enfoque de Costo Variable: Costos Variables: Son aquellos que varían en forma directa y proporcional ante las variaciones en el volumen de producción, dentro de ciertos límites o rango dado de producción, pero permanecen

6 Como se puede observar, el desplazamiento de q 0 a q 1 representa un incremento en el volumen de producción, no obstante, el costo asociado aun existiendo esta variación, sigue siendo $ 0. Cabe destacar, que lo anterior es aplicable hasta ciertos niveles de producción, es decir, cuando se ha llegado a utilizar por completo la capacidad instalada, en cuyo caso, como se demuestra en las figuras precedentes, el costo fijo permanecerá constante. Pero también puede ocurrir que la capacidad instalada resulte insuficiente para ciertos niveles deseados de producción, en cuyo caso, una ampliación de la planta puede incrementar el monto de los costos fijos, por lo que la gráfica quedaría de la siguiente forma: dando origen a los sistemas de costos históricos o post calculados y los sistemas de costos predeterminados. Pero también existe una segunda clasificación, la que considera la naturaleza de las operaciones y las modalidades particulares en el registro de los datos base para la determinación y control de los costos de producción, distinguiéndose así, dos sistemas básicos de contabilidad de costos, a saber: sistema de contabilidad de costos por órdenes específicas de producción y sistema de costos por proceso o departamentos. A continuación, para una mejor comprensión se presenta un resumen con los sistemas de costos comentados precedentemente. $ 1 $ 0 CF q 0 q 1 Costos Semi-variables Los costos semi-variables corresponden a aquellos conformados por una parte variable y una fija, con respecto al volumen de producción, entre ciertos límites o dentro de un nivel dado de producción, como por ejemplo: la energía eléctrica y otros consumos básicos, en los que generalmente se paga un cargo fijo más el valor correspondiente al consumo. Otro ejemplo lo constituyen algunas remuneraciones, compuestas por una parte fija (sueldo base), y una parte variable (comisiones). Su clasificación en la contabilidad de costos, cuando se trata de montos relevantes, requiere separarlos en su parte fija y variable, de acuerdo a criterios o formas matemáticas. Su representación gráfica sería la siguiente: UNIDAD: MÉTODOS DE COSTEO a) Introducción Marco conceptual Tal como se señaló en la Unidad anterior, el método de costo es aquella filosofía que define lo que debe entenderse por costo de producción, define y clasifica a los elementos componentes del costo y entrega los criterios para identificar dichos elementos. Así reconocemos dos métodos tradicionales, método de costeo directo y método de costeo tradicional. Análisis comparativo a los fundamentos de uno y otro método $ 1 $ 0 $ q 0 q 1 En el diagrama anterior, se demuestra que aún cuando en una situación inicial no exista costo variable, existe costo fijo, y dicho costo fijo permanecerá en esta condición de inalterabilidad dentro de un nivel dado de producción, aún cuando la porción de costo variable presente aumentos y/o disminuciones. Esquema general de los sistemas de costos Analizada anteriormente la aplicabilidad de un sistema de contabilidad general en un sistema de contabilidad de costos, podemos señalar la primera clasificación existente, la que considera la oportunidad en que los costos son determinados, CV CF El principal punto de diferencia entre los dos métodos de costeo está en el tratamiento de los Costos Indirectos de Fabricación Fijos (GIF o CIF). Los defensores del costeo por absorción sostienen que todos los costos de fabricación, variables o fijos, son parte del costo de producción y deben incluirse en el cálculo de los costos unitarios del producto. Afirman que la producción no puede realizarse sin incurrir en costos indirectos de fabricación fijos. Los defensores del costeo directo afirman, por el contrario, que los costos del producto deben asociarse al volumen de producción. Sostienen que los costos indirectos de fabricación fijos se incurrirán aún sin producción. Los proponentes de esta técnica insisten en que los GIF Fijos son, en esencia, un costo del periodo relacionado con el tiempo y no tienen beneficios futuros y son en consecuencia, un costo no inventariable. En resumen, el costeo por absorción carga todos los costos a la producción excepto aquellos aplicables a los gastos de venta, generales y administrativos. Por tanto, el costo de los artículos fabricados incluye costos de depreciación de fábrica, arriendo, seguros, impuestos a la propiedad y los demás costos

7 indirectos de fabricación fijos además de los materiales directos, la mano de obra directa y los GIF variables. Parte de los costos indirectos de fabricación fijos se lleva hacia los inventarios de trabajo en proceso y de artículos terminados hasta que se termine y se venda el producto. En contraste, bajo el costeo directo los GIF Fijos no se incluyen porque no se consideran costos del producto. Se clasifican como un costo del periodo y se cargan contra el ingreso en el periodo en el cual se originan. Ventajas y desventajas de cada método Ventajas del Costeo Directo Desde el punto de vista de la planeación operativa, este método facilita la acumulación de datos relacionados con la planeación de la utilidad que los departamentos de costos siempre han desarrollado. Los datos sobre costo variable y margen de contribución permiten respuestas rápidas a los aspectos de decisiones de costo que la gerencia debe tomar cada día. También facilita la tarea de fijación de precios de los productos y servicios. El margen de contribución (ventas menos costos variables), debe ser suficientemente amplio para cubrir todos los gastos fijos como remuneraciones, arriendos y, además proporcionar una utilidad razonable. Por las razones descritas, se considera que los informes preparados bajo este método tienen mucha utilidad para su interno en la empresa, prefiriéndose los informes de costos bajo el costeo por absorción cuando se trata de interesados externos. Ventajas y desventajas del Costeo por Absorción Una de las principales ventajas es su sencillez, pero no reporta información de detalle para fines de planificación y control. b) Método de Costeo por Absorción o tradicional Es un método de cálculo en el cual se diferencian los costos que son del producto (de la función producción) y los costos que no son del producto (función de venta y administración). Luego, al producto se le asignan todos los costos de producirlo (función producción), sin importar si son directos o indirectos, fijos o variables. Este criterio sostiene que si el costo se ha originado por la función producción, debe ser repartido entre todos los productos fabricados, y los costos que no son de la función producción siempre serán como concepto de resultados, pérdidas del período. En el diagrama siguiente, el cuadro representado por línea segmentada indica los diferentes conceptos que se consideran de acuerdo al Método por Absorción como costos activables del producto o servicio. Análisis de los elementos que conforman el costo Como se señaló, este método considera como costo del producto o servicio todos los desembolsos por concepto de Material Directo, Mano de Obra Directa y Gastos Indirectos de Fabricación, de acuerdo al criterio definido para clasificar los desembolsos en cada una de estas categorías. Presentación del Estado de Resultados de los productos fabricados y vendidos Recordemos que este informe contable consiste básicamente en un estado que muestra cómo se generaron los resultados económicos (pérdidas y ganancias), durante un período determinado. Se le considera un estado dinámico, por cuanto, su información se refiere a resultados acumulados obtenido en un período contable. A continuación, se presenta el estado de resultados en forma detallada para el método de costeo en estudio, lo que permite visualizar las partidas que incluye cada rubro. Estado de Resultados según el Método de Costeo por Absorción Ventas (-) Costo de ventas Mat. Prima Directa Mano Obra Directa GIF Fijos y Variables = Utilidad Bruta (-) Gastos de Explotación Gastos Adm. Fijos Gastos Adm. Variables Gastos Vtas. Fijos Gastos Vtas. Variables = Utilidad Neta de Operación + Ingresos fuera de Explotación - Egresos fuera de Explotación = Utilidad antes de impuestos - Impuestos = Util. Líquida o Final

8 Ejercicios de aplicación Ejemplo: La Compañía Alameda Ltda., le presenta la siguiente información de costos y ventas del período, a fin de que Ud. confeccione el Estado de Resultados por el método de costeo por absorción. COSTO TOTAL COSTO TOTAL OPERACIONAL DE PRODUCCION MATERIALES DIRECTOS TRABAJO DIRECTO GASTOS INDIRECTOS VARIABLES GASTOS VARIABLES MATERIALES IND. VARIABLES TRABAJO IND. VARIABLE OTROS GASTOS IND. VARIABLES Volumen de producción: Volumen de Ventas: unid unid. DE COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN GASTOS Y COSTOS FIJOS Costos de producción: Materiales: 200 kg. a $ 150 kg Mano de obra: 200 hrs. a $ 200 c/h. G.I.F.: $ 20 por cada unid. (60% variable) Gasto de admin. Fijos: $ Gasto de venta Fijo: $ Gasto de venta variable: Es del orden del 10% del precio de venta que es de $150 por cada unidad vendida. Se pide: Confeccionar el estado de resultados por el método por absorción y valorizar los excedentes de producción. Desarrollo Ventas (-) Costo de ventas Mat. Prima = ((200 *150)/ ) * = Mano Obra = ((200 *200)/ ) * = G.I.F F/V. = (20 *90.000) = ( ) = Utilidad Bruta (-) Gastos de Explotación G. adm. fijos = G. vtas. fijos = G. vtas. var. = ( *90.000) ( ) = Utilidad Neta de operación $ Valorización de excedentes de producción Mat. Prima = ((150*200) ) = Mano Obra = ((200*200) ) = G.I.F. F/V = ( ) *20 = Excedente valorizado c) Método de costeo Directo o Lineal. (Variable o Marginal) Este criterio sostiene que los únicos costos que deben ser asignados a la producción, son aquellos que varían en proporción al volumen y que corresponden al costo de la función producción (Costos Variables), y eventualmente en las áreas de venta y administración, siempre que estos varíen en función del volumen de producción. Respecto de los costos fijos que se generan en las áreas de producción, ventas o administración, su tratamiento será como concepto de resultado pérdidas, es decir, costos fijos del período en el cual se devengaron. En el diagrama siguiente, el cuadro representado por la línea segmentada indica los diferentes conceptos que se consideran de acuerdo al Método Directo, como costos activables del producto o servicio. Análisis de los elementos que conforman el costo Presentación del Estado de Resultados de los productos fabricados y vendidos Estado de Resultados Ventas (-) Costo variables Mat. Prima Variable Mano Obra Variable GIF Variable = Margen de Contrib. Bruta (-) Gastos de Adm. Y Vtas. Variable = Margen de Contrib. Neto (-) Costos Fijos del período G.I.F. Fijos Gastos Adm. Fijos Gastos Vtas. Fijos = Util. Neta de Operación + Ingresos fuera de Explotación - Egresos fuera de Explotación = Utilidad antes de impuestos. - Impuestos = Utilidad líquida después de impuestos Ejemplo: Desarrollando el mismo ejemplo presentado en el método analizado anteriormente, resulta lo siguiente: Ventas (-) Costos variables Mat. Prima = ((200 *150)/ ) * = Mano Obra = ((200 *200)/ ) * = G.I.F./Var. = ((20*60%)*90.000) = ( ) = Margen de Contribución Bruto (-) Gastos de Adm. Y Vtas. Variab. ( ) = Margen de Contribución Neto (-) Costos Fijos del Período G.I.F. Fijos = (20*40%) * ) = G. Adm. Fijos = G. ventas Fijos = ( ) = Utilidad Neta de Operación

9 Valorización de excedentes de producción Mat. Prima = ((150*200) ) = Mano Obra = ((200*200) ) = G.I.F. Var. = (30.000*12) = Excedente valorizado Figura Nº 4: Esquema general costeo directo comparado con costeo por absorción Esquema general costeo directo comparado con costeo por absorción Areas/Funciones Producción Venta Administración Costeo por Absorción Costeo Directo Variables Fijos Figura Nº 5: Cuadro general de los sistemas perpetuos de acumulación de costos Tipo de proceso de manufactura COSTO Desembolsos fijos, variables, directos e indirectos COSTO Gasto Desembolsos fijos, variables, directos e indirectos Producción según Especificaciones del cliente GASTO COSTO GASTO Productor masivo GASTO COSTO GASTO el costeo directo sólo los costos del periodo actual se cargan contra los ingresos actuales. Análisis, cálculo y utilización del Punto de Equilibrio El análisis del punto de equilibrio indica la cantidad o monto de las ventas que hace que los ingresos totales sean iguales a los costos totales, es decir, con utilidad cero. Además este enfoque permite ver en qué tramos existe utilidad o pérdidas. También se expresa como el punto donde el margen de contribución total es igual a los gastos fijos totales. Análisis Marginal Enfoque contributivo en empresas monoproductoras Supuestos: El producto único es estándar, obedece a especificaciones técnicas conocidas y su proceso de producción es uniforme Las cantidades de producción y de venta son similares El precio y la demanda del producto son constante durante el período La estructura de costos (costos fijos y variables), se mantiene constante durante el período Se utiliza el método de costeo directo Tanto los costos como los ingresos son proporcionales al volumen de producción y venta. Tipo de sistema de acumulación de costos Tipo de costos acumulados Tipo de enfoque de costos Costeo por órdenes de trabajo Costeo por Absorción Materiales directos Costeo por Mano de Obra Directa Costos indirectos Absorción variables y fijos de fabric../tasa asig. Real, normal o estándar Costeo por procesos Costeo Directo Materiales P.variable Mano de obra variable Costos indirectos variables de fabric. Costos Fijos Costeo Activity based costing Materiales directos Mano de Obra Directa Costos indirectos variables y fijos de fabric../ actividades Punto de equilibrio en unidades Q = CF (P - CV) Notación: IT = Ingreso Total P = Precio de venta por unidad Q = Cantidad de unidades CV = Costo Variable por unidad CVT = Costo Variable Total CFT = Costo Fijo Total CT = Costo Total Análisis Comparativo entre ambos Métodos. 1. En el costeo por Absorción, los gastos fijos de producción se distribuyen entre todas las unidades producidas, en el costeo Directo en cambio, siempre son gastos del período, es decir, nunca forman parte del inventario. 2. Los informes de costos por Absorción tienen mayor uso cuando se preparan informes financieros externos, mientras que para los informes internos, la gerencia prefiere el costeo Directo, porque su orientación hacia el comportamiento del costo es el único elemento fundamental en la planeación, el control y la toma de decisiones. 3. Cuando aumenta el inventario, la utilidad neta será más alta por el costeo absorbente, debido a que en el inventario se encuentra incluida una parte de los gastos del período, mientras que en el costeo Directo todos los gastos del periodo se cargan contra los ingresos. 4. Cuando disminuye el inventario, la utilidad neta será menor bajo el costeo absorbente debido a que los costos del periodo que se habían incluido previamente en el inventario ahora se cargan contra los ingresos actuales, mientras que en Ingreso Total Costo Variable Total Costo Total El punto de equilibrio es el punto en el cual no existe utilidad. En ese punto el ingreso total es igual a los costos totales. Es decir, IT = CT Esto significa que: IT = P x Q CVT = CV x Q CT = CVT + CF CT = CV x Q + CF P x Q = CV x Q +CF Luego, al despejar matemáticamente la cantidad de unidades (Q) requerida para alcanzar el punto de equilibrio, la fórmula queda:

10 P x Q - CV x Q = CF (restando CV x Q de ambos lados de la ecuación) Q (P - CV) = CF (factorizando Q en el lado izquierdo de la ecuación) Q = CF (P - CV) (dividiendo ambos lados de la ecuación por (P - CV)) En contabilidad de costos el precio de venta por unidad menos el costo variable por unidad se denomina margen de contribución por unidad o contribución unitaria. Por lo tanto, para determinar la cantidad de unidades necesaria para lograr el punto de equilibrio en unidades, se divide el costo fijo total por el margen de contribución por unidad. Es decir: Una empresa produce un solo bien y se tiene el siguiente Estado de Resultados: Ventas $ 110 (1.000 $ unid) Costos variables De producción De Adm. y Vtas $ 44 por Unid. $ 20 por Unid. $ $ Margen de Contribución $ Costos Fijos $ Utilidad Neta $ Se pide a) Calcular el punto de equilibrio en unidades b) Calcular el punto de equilibrio en ventas c) Cuál es el mínimo de unidades que se deben vender para lograr ingresos de caja suficientes para cubrir sus egresos efectivos? d) Graficar el punto de equilibrio. Análisis, cálculo y utilización del Costo Volumen Utilidad El análisis del punto de equilibrio indica el nivel de ventas en el cual las utilidades serán cero. Con frecuencia, la gerencia requiere información en cuanto a la utilidad para determinado nivel de ventas y el nivel de ventas necesario para lograr una utilidad objetivo. Para dar respuesta a estas interrogantes se presentan las siguientes fórmulas: Punto de equilibrio = Costos Fijos Totales IT = CT IT = CT + UTILIDAD IT CT = UTILIDAD en unidades Punto de equilibrio en ventas Ve = _CF = _CF = _CF = CF = Ve = CF Punto de Equilibrio P-CV 1-CV 1-rr rc rc en ventas P P rr = Razón de recuperación: Porcentaje de los ingresos destinados a cubrir los costos variables: rr = CV P rc = Porcentaje de los ingresos destinados a cubrir los costos fijos y a generar utilidades: rc = mc P (Precio de venta por unidad Costo variable por unidad) Representación gráfica del Punto de Equilibrio Utilidad = Ingreso total Costo Variable Total Costo Fijo Total Utilizando la notación empleada en el punto de equilibrio en unidades, la utilidad puede expresarse así. Utilidad = P x Q CV x Q - CF Ahora bien, supóngase que se ahora se desea conocer el nivel de ventas en unidades necesario para generar una utilidad objetivo. Esto puede determinarse despejando Q en la ecuación de utilidad anterior. Utilidad objetivo = P x Q CV x Q - CF (sumando CF a ambos lados de la ecuación). Utilidad objetivo+ CF = P x Q CV x Q (factorizando Q en el lado derecho de la ecuación). Precio Ingresos Totales Utilidad objetivo+ CF = Q (P CV) Utilidad Costos Totales Costos Variables Dividiendo ambos lados de la ecuación por (P-CV). Costos Fijos Pérdida Costos Fijos Utilidad objetivo+ CF = Q P - CV Punto de Equilibrio Cantidad Ejemplo:

11 Por lo tanto, la cantidad de unidades que deben venderse con el fin de generar una utilidad objetivo es como sigue: Ventas para lograr Una utilidad objetivo = Utilidad objetivo + costos fijos totales (en unidades) Margen de contribución por unidad Para el ejercicio planteado anteriormente: Si se desea una utilidad antes de impuesto de $ , vendiendo al mismo precio del caso anterior, cuántas unidades se tendrían que vender? Q = = = Q = 5.239,13 unid. (110 64) 46 Enfoque contributivo en empresas poliproductoras El análisis en este caso, deberá permitir apreciar la rentabilidad de los diversos productos que constituyen la combinatoria o mezcla de productos ofrecida por la empresa, rentabilidad que está determinada e influida por una diversidad de factores a saber; Considerando los precio de venta y los costos variables unitarios de cada uno de los productos, se llega a determinar el margen de contribución unitario, con el cual ellos contribuyen a la formación del margen de contribución total destinado a absorber los costos constantes y a la formación del resultado. A primera vista se podría establecer un orden de rentabilidad de cada producto sobre la base de su margen de contribución unitario. De esta manera se podría establecer una escala de preferencia con aquellos productos que aparecen como más rentables, sin embargo, no necesariamente nuestra escala de preferencias debe coincidir con la escala del mercado, ya que este, a lo mejor, no está dispuesto a comprar la cantidad que a la empresa le gustaría o convendría producir y vender. De allí entonces que, además de los márgenes de contribución unitario, debemos considerar las cantidades que el mercado estaría dispuesto a comprar de cada uno de los productos. De acuerdo a esta nueva variable, se podría decir que los más convenientes son aquellos productos cuyo margen de contribución unitario multiplicado por los volúmenes que se estima vender fuese el mayor y la mejor combinatoria de ventas aquella en que la suma de los márgenes de contribución total de cada producto diera como resultado el margen de contribución total mayor. Existen otras limitantes de menor fuerza que no serán analizados en este capítulo. Supuestos Los precios de ventas de los productos se encuentran dados por el mercado No se producirán cambios en el corto plazo en la estructura de costos de la empresa. La empresa conoce la combinatoria de productos con la cual puede operar y, además, conoce el precio de venta, el costo variable unitario y la cantidad a producir y vender de cada uno de productos que forman su combinatoria. Si una empresa opera con una combinatoria de los productos A, B y C, se tendría: pa pb pc cva cvb cvc mca mcb mcc Para obtener el margen de contribución total (MCt) se debe ponderar cada mc por sus respectivos porcentajes de participación en el mercado. Ejercicio: Para una empresa que produce y comercializa tres productos (A, B y C), se tienen los siguientes antecedentes: A B C Precio venta Costos variables = mc % de participación en 50% 20% 30% ventas Costos Fijos Totales Determinar: a) Punto de equilibrio en unidades monetarias ($). b) Punto de equilibrio en unidades físicas. c) Comprobar con la confección de Estado de Resultados resumidos para los tres productos. UNIDAD: SISTEMAS DE COSTOS a) Introducción Análisis sistémico de la Contabilidad de Costos En cualquier sistema de contabilidad se distinguen en forma delimitada y definida, tres fases a saber, una de recopilación, clasificación y entrada de la información y la otra de salida de la información. La primera fase consiste en la recolección de los datos de base que van a ser registrados y que están constituidas por las transacciones u operaciones económicas y financieras realizadas por un ente, las cuales serán medidas en términos monetarios. Una vez reunidos estos datos base, se deben ordenar y clasificar atendiendo a su naturaleza, utilizando generalmente, formularios e impresos preparados para estos efectos, a los cuales se les adjuntan los documentos fuentes de las transacciones u operaciones. La fase de registro, elaboración o procesamiento de la información debe, necesariamente, comenzar con la traducción del dato base al lenguaje técnico contable, para ello es necesario contar con un plan de cuentas codificado que permita agrupar las transacciones y operaciones de un mismo tipo o naturaleza bajo una denominación genérica común dada por el nombre de la cuenta y/o el código respectivo.

12 Una vez que los datos de base se encuentran traducidos al lenguaje técnico contable, se está en condiciones de registrarlos o procesarlos. Para ello es necesario contar con libros de contabilidad y registros y seguramente computadoras. La tercera fase, salida de información, consiste en la entrega de información procesada a los usuarios a través de los estados e informes contables. Sobre la base de los antecedentes anteriores, se puede definir un sistema de contabilidad como: el conjunto de elementos, integrados por documentos, formularios, plan de cuentas, manual de cuentas, libros de contabilidad, y registros utilizados en la recolección, clasificación, registro y procesamiento de los datos base, de acuerdo con principios, normas y criterios contables de aceptación general, con el fin de elaborar y exponer la información económica financiera, a través de los estados e informes contables, que requieren los diversos usuarios de dicha información. La definición anterior es aplicable a cualquier sistema de contabilidad, por cuanto los sistemas sólo deberían diferenciarse en cuestiones de forma y no en aspectos de fondo que le harían perder su esencia. Por consiguiente, esta definición tiene plena validez para la contabilidad de costos. En efecto, la contabilidad de costos recopila los datos base desde la contabilidad general mediante una serie de formularios o impresos, tales como: pedidos, guías o diarios de entrega a proceso de materias primas y materiales; planillas, fichas de tiempo, guías o diarios de entrega a proceso de la mano de obra, comprobantes de asignación, planillas de distribución, hojas de prorrateo, etc., de los costos indirectos de fabricación incurridos en el proceso productivo. Con los formularios se clasifican los datos base por elementos o centros de costos. Se traducen a lenguaje técnico contenido en su particular Plan de Cuentas, se procede a su imputación o registro de acuerdo con el tratamiento contable establecido en el manual de cuentas y procesa la información (determinación de los costos). Finalmente, expone la información elaborada a través de los estados o informes periódicos, tales como: informe de costos de los productos terminados, en proceso de producción, costo de los productos terminados y vendidos en el período de costos, informes de costos departamentales o de procesos, informe de productos defectuosos o dañados, de desperdicios, etc. Aplicaciones de los sistemas en el ámbito empresarial Las industrias manufactureras sin duda son las que más requieren del cálculo de costos como una actividad permanente para reflejar en cifras todo el quehacer del proceso productivo, que se inicia con la utilización de materias primas y que culmina con la obtención de determinados bienes para la venta. Por otra parte, el hecho de que una empresa tenga un carácter comercial, no significa que esté eximida del cálculo de los costos. Por ejemplo, cuando una empresa de este tipo adquiere mercaderías puestas en el domicilio del proveedor y hace un determinado desembolso por concepto de flete para hacer llegar los bienes a su propio domicilio, el costo de las mercaderías adquiridas estará formado por el valor de la factura del proveedor más el valor del flete en que se halla incurrido. Más aún, es posible encontrar en empresas de distinta naturaleza, un sinnúmero de situaciones que requieren también del cálculo de costos como una función indispensable para tomar y evaluar todo tipo de decisiones, empresas entre las cuales no se excluyen las de carácter gubernamental. b) Clasificación de los sistemas tradicionales Sistema de Costos Históricos Este sistema deriva su nombre de la obtención del costo del producto o del servicio a través del tiempo transcurrido desde la iniciación hasta el término de la fabricación del producto o de la prestación del servicio, o sea, se cuenta con una historia contable a medida que transcurre el tiempo y el costo sólo se puede obtener una vez finalizado el proceso de fabricación o haberse prestado el servicio. De acuerdo a lo anterior, este sistema presenta el inconveniente principal de no poder disponer de los costos de los productos que se están fabricando o de los servicios que se están prestando durante su proceso, y, por consiguiente, se carece de la información necesaria para la toma de decisiones, tales como: fijación de precios, sustitución de materiales o materia primas, rectificación de políticas de remuneraciones, etc. Por otra parte, el hecho de que este sistema entregue los costos una vez terminado el producto o prestado el servicio implica contar con una información de hechos consumados, por consiguiente, esta información tendrá validez como dato histórico base para rectificar situaciones a futuro, vale decir, el mayor mérito de este sistema consiste en entregar información para fines de planificación, programación y proyecciones a futuro, de tal forma que los costos históricos sirvan para controlar la efectividad del programa de las proyecciones o estimaciones y del presupuesto que quedan comprendidos dentro de una planificación. Sistema de Costos Predeterminados Son aquellos que se determinan o calculan con antelación o en forma previa al proceso de producción mediante la elaboración de simples estimaciones matemáticas, proyecciones estadísticas, en el caso de tratarse del Sistema de Costos Estimados. O bien, elaborados sobre la base de presupuestos complejos o científicamente calculados que permitan conocer cuánto deben costar los productos, en el caso del Sistema de Costos Estándar. Sobre esta base se elaboran las listas de precios de venta en especial para efectos de cotización de los clientes. Costos por Órdenes Específicas de Producción Este sistema es utilizado por empresas cuyo proceso productivo está destinado a fabricar determinados artículos contra pedidos específicos de sus clientes, esto es, existe producción en la medida que los clientes efectúan pedidos u