1. Objeto de la contratación.

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍA Y ASISTENCIA TÉCNICA PARA EL SEGUIMIENTO DE INFORMACIÓN EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN Y SISTEMA DE ARCHIVO. 1. Objeto de la contratación. Consultoría y asistencia técnica para el seguimiento y archivo de la información de interés para la Secretaría de Estado de Comunicación (SEC) publicada en prensa y emitida en emisoras de radio y televisión, así como en medios digitales, blogs y redes sociales. La obtención de información y envío a la SEC será, frente a terceros, de exclusiva responsabilidad de la empresa adjudicataria. La SEC queda al margen de litigios que pudieran surgir entre la empresa adjudicataria y los medios de comunicación de los que se obtiene y reproduce la información. Los principios que deben regir la consultoría y asistencia requerida se sustancian en los siguientes puntos. Exhaustividad. Cobertura de un gran número de medios audiovisuales, incorporando los de nueva creación. Inmediatez. Captura de las informaciones en tiempo real y transmisión inmediata de las mismas. Selección. Criterio selectivo, evitando acumular información sin valor y destacando la más relevante y la que mejor se ajuste a las necesidades informativas de la SEC. Compatibilidad. Presentación de todos los productos-servicios en formatos digitales, integrados en una sola plataforma personalizada. Esta plataforma ofrecerá una apariencia específica para la SEC y tendrá capacidad para albergar documentos digitalizados ajenos a los proporcionados por el proveedor. Accesibilidad. Utilización de Internet como vía para la transmisión y consulta de múltiples usuarios. Archivo. Las informaciones seleccionadas quedan archivadas en una Base de Datos multimedia que permite su posterior recuperación.

2 2.- Servicios y productos. Para cubrir las necesidades de seguimiento y archivo con los requisitos señalados en el punto anterior, se requieren los siguientes servicios. o Seguimiento de noticias en prensa escrita, radio y televisión. o Seguimiento de medios exclusivamente digitales (portales, confidenciales, agregadores de noticias, webs de información política y/o económica). o Seguimiento de blogs especializados en información nacional, política y económica. o Seguimiento de las principales Redes Sociales (Facebook, Tuenti, Twitter, ). o Seguimiento a través de guiones de programas informativos de radio y televisión. o Base de Datos y archivo documental. 3.- Seguimiento de noticias en prensa escrita Objeto. Seguimiento y recuperación de todas las noticias y menciones relativas a los siguientes temas: - Presidencia del Gobierno - Ministras/os y sus respectivos Ministerios - Otros asuntos específicos (monográficos) que pueden variar en función del interés de la Secretaría de Estado de Comunicación (un mínimo de diez temas simultáneamente). 3.2 Ámbito y procedimiento. Se recogerán todas las noticias e informaciones publicadas tanto en la prensa de difusión nacional como en los periódicos regionales y locales. También se recogerán las noticias relativas a los asuntos objeto de seguimiento de los principales diarios digitales de información general (no las ediciones digitales de los diarios escritos). Asimismo se recogerán todas las menciones relativas a los términos objeto de seguimiento que aparezcan publicadas en los suplementos de los diarios y en las revistas más representativas de cada sector editadas en España. Se valorará especialmente la exhaustividad en el número de medios controlados.

3 La selección de la información deberá realizarse sobre las ediciones en papel de los medios controlados (no ediciones electrónicas) y de forma manual, es decir efectuada por documentalistas profesionales y no de forma automática utilizando únicamente sistema de búsqueda informáticos. Se valorará especialmente el número y experiencia de los documentalistas adscritos a este servicio Formato. Se proporcionará copia exacta de la información tal y como aparece en la prensa escrita recortada y maquetada en formato PDF. Cada información/noticia debe convertirse en un documento de una página (o documento de varias páginas en caso de textos más largos que necesiten más de una página). Cada uno de los documentos deberá incluir obligatoriamente: - Nombre, logotipo o mancheta del medio - Fecha - Página - Sección, apartado o cualquier otro dato fundamental sobre su ubicación (suplemento especial, publicación anexa, etc.) - Datos de difusión y audiencia del medio. - Reproducción de la página en la que se indique el tamaño y la ubicación de la noticia seleccionada. Las informaciones publicadas en revistas, suplementos y en los diarios de difusión nacional que publiquen página a color deberán entregarse en formato PDF color Periodicidad de envíos. Las informaciones seleccionadas deberán estar disponibles todos los días naturales antes de las 8:30 de la mañana. Se valorará especialmente la inmediatez en recibir la prensa de difusión regional y local, así como la publicada con periodicidad no diaria Sistema de recepción. Acceso a los recortes de prensa a través de Internet con un nombre de usuario y una clave asociada (la web personalizada estará alojada en el servidor de la empresa adjudicataria). Las utilidades requeridas en la página web quedan especificadas en el apartado nº 5.

4 4.- Seguimiento de noticias en radio, televisión y medios online, blogs y redes sociales Objeto. Seguimiento y recuperación de todas las noticias y menciones relativas a los siguientes temas: - Presidencia del Gobierno. - Ministras/os y sus respectivos Ministerios. - Otros asuntos específicos (monográficos) que pueden variar en función del interés de la SEC (un mínimo de diez temas simultáneamente) Ámbito y procedimiento. Se recogerán todas las informaciones emitidas en cadenas de radio de difusión nacional y de televisión de difusión nacional, autonómica y TDT. Asimismo, se recogerán medios digitales, blogs y redes sociales. Se valorará especialmente la exhaustividad en el número de cadenas, programas y medios digitales, blogs y redes sociales controlados. La selección de las informaciones emitidas deberá realizarse en las emisiones de tv en abierto, en el ámbito de difusión propio y de forma manual (efectuada por documentalistas y no de forma automática utilizando sólo sistemas de búsqueda informáticos). Se valorará especialmente el número, la profesionalidad y la capacitación de los documentalistas y profesionales adscritos a este servicio Formato. Se suministrará la grabación de la información tal y como se haya emitido en radio o televisión, recortada en formato WAV para radio y MPG para televisión. El formato definitivo podrá variar en función de las necesidades de la SEC. Los cortes de radio y televisión deben incluir obligatoriamente los siguientes datos: - Fecha de emisión. - Hora de emisión. - Nombre de la cadena o emisora. - Nombre del programa. - Duración de la noticia. - Resumen de la noticia.

5 Los impactos en prensa escrita y medios digitales deben contener las siguientes referencias: - Fecha de publicación. - Nombre del medio. - Nombre de la sección. - Tirada y audiencia del medio. - Visitas -para medios digitales, blog y redes sociales Periodicidad. La periodicidad con la que deben ser cargados los cortes en la sección correspondiente a Seguimiento (listado de informaciones de interés seleccionadas y cargadas en tiempo real) corresponde con los tiempos mínimos de carga exigidos en la función de seguimiento mediante guiones. (Ver punto 5.4). En caso necesario y para garantizar el inmediato conocimiento de noticias de especial interés, se podrán establecer sistemas de envío de alertas vía correo electrónico. Se valorará especialmente la inmediatez en recibir los cortes de emisoras y cadenas de difusión regional y local, así como la emitida sábados, domingos y festivos Sistemas de recepción. Acceso a los cortes audiovisuales a través de Internet con un nombre de usuario y una clave asociada (la web personalizada estará alojada en el servidor de la empresa adjudicataria). Las utilidades requeridas en la página web quedan especificadas en el apartado número 5. Se valorará especialmente el número e inmediatez de las actualizaciones de las noticias en la web (número y horario de cargas). 5.- Sistema de recepción. Plataforma web. Los documentos estarán disponibles en la web que la empresa adjudicataria pondrá a disposición de la SEC para que los usuarios realicen las descargas directamente. Los usuarios accederán a la web (alojada en el servidor de la empresa adjudicataria) mediante un número de usuario y una clave asociada desde cualquier conexión de Internet. El número de usuarios que podrán acceder de manera simultánea al servicio será de al menos 350.

6 La web personalizada incluirá un diseño propio para la SEC. Para el diseño específico se tendrán en cuenta las peculiaridades y necesidades específicas de la SEC. Las utilidades mínimas de la plataforma deben ser las siguientes: - Formato multimedia que permita trabajar con archivos de radio y televisión. - Accesibilidad a las noticias del día y de un mínimo de treinta días anteriores de manera ágil y rápida. - Posibilidad de realizar búsquedas complejas por fecha de envío, fecha de noticia, publicación, medio, programa, palabras en título o en el resumen de la noticia. Además el sistema deberá permitir la búsqueda avanzada cruzando diferentes variables. - Posibilidad de administrar noticias: eliminar, clasificar según criterio propio y configurar criterios de búsqueda. - Agrupar noticias en resumen de prensa en formato PDF multipágina personalizado (inclusión del logotipo de la SEC, índices, paginación, portadas y marcadores). - Posibilidad de creación y administración de usuarios internos (diferentes niveles de accesibilidad en función de las necesidades de los diferentes equipos). - Se tendrá en cuenta para la valoración de las ofertas otras posibilidades o prestaciones como la capacidad para elaborar informes de análisis, traducción del servicio a las lenguas oficiales de España, etc. 6.- Seguimiento a través de guiones de programas de radio y televisión Objeto. Servicio de consulta y búsqueda de archivos de videos y audio mediante guiones completos de programas de radio y televisión. El usuario recibirá a través de la web el guión completo (contenido clasificado y susceptible de ser consultado de manera parcial) de los programas de interés para la SEC Ámbito y procedimiento. Se elaborará un guión de los programas de carácter básicamente informativo, incluyendo todas sus ediciones. También se considerará de contenido informativo las tertulias y debates, emitidos tanto en radio como en televisión. La selección de los programas objeto de seguimiento mediante guiones se establecerá sobre las parrillas de programación de cadenas y emisoras tanto de ámbito nacional como autonómico, valorando especialmente el número de informativos y programas incluidos. En caso de que aparezcan nuevos canales

7 de ámbito nacional o autonómico en los próximos meses, su programación será incorporada al seguimiento mediante guiones. Los resúmenes describirán todas las noticias que componen el programa, con indicación de los que intervienen, su duración y posición dentro del bloque informativo. El usuario podrá consultar y descargar sólo la información seleccionada sin necesidad de visionar o descargar el programa completo. Para facilitar la búsqueda temática (áreas, personas, etc.) el resumen de cada corte incluirá información suficiente (quién interviene, temas tratados, etc.) Formato. Los guiones se presentarán en formato texto con las noticias presentadas por orden cronológico e incluyendo los siguientes datos: - Fecha de emisión. - Hora de emisión. - Nombre de la cadena o emisora. - Nombre del programa. - Duración de la noticia. - Resumen de la noticia (con información suficiente para hacer búsqueda avanzada). Adjunto a cada noticia se facilitará la visualización y escucha del contenido de la misma tal y como ha sido emitida. La recepción de las noticias (con sus archivos vinculados) incluidas en los guiones no deberá superar los treinta minutos desde su emisión Periodicidad. Cada noticia incluida en los guiones (con los correspondientes archivos vinculados y listos para ser descargados) estará disponible en la web personalizada, como mínimo antes de que transcurran treinta minutos desde su emisión (con independencia de la duración del programa al que pertenece). Los guiones se irán actualizando constantemente mientras dure el programa con el fin de que todos los cortes estén disponibles, como máximo, en treinta minutos desde su emisión, por lo que el guión completo con la última noticia estará listo, como máximo, media hora después de finalizar dicho programa. Se valorarán muy especialmente las ofertas que acorten el plazo de treinta minutos establecido como plazo máximo para haber recibido las noticias.

8 6.5.- Sistemas de recepción. Acceso a los cortes audiovisuales a través de Internet con un nombre de usuario y una clave asociada (la web personalizada estará alojada en el servidor de la empresa adjudicataria). Las utilidades requeridas en la página web quedan especificadas en el apartado número 5. Se valorará especialmente le número e inmediatez de las actualizaciones de las noticias en la web (número y horario de cargas). 7.- Base de datos y archivo documental Objeto. Consulta y recuperación de toda la información seleccionada en el servicio de seguimiento diario y para el sistema de seguimiento mediante guiones de radio y televisión. Se configurarán y alimentarán distintas Bases de Datos Documentales y se proporcionarán las herramientas de búsqueda necesarias. Se establecen dos sistemas diferentes y complementarios. - BASE DE DATOS ON LINE - ARCHIVO DOCUMENTAL Base de Datos On line. Todas las informaciones seleccionadas en el seguimiento de radio y televisión descritas en el punto 3, así como las noticias que componen el sistema de seguimiento mediante guiones descrito en el punto 5 se deben indexar y cargar en una base de datos alojada en el servidor de la empresa adjudicataria, permitiendo búsquedas simultáneas por varios usuarios a través de Internet. Cada información estará vinculada a una ficha documental que contenga los campos que identifican la noticia (medio, fecha, programa, título, etc.). Estos campos configurarán un archivo con separadores y estarán vinculados a la imagen de la noticia en formato WAV para noticias de radio y MPG para noticias de televisión. El formato definitivo de los archivos podrá variar en función de las necesidades de la SEC. Los archivos se cargarán en la base de datos, accesible desde la web diseñada para la SEC, con la mayor inmediatez posible y no sobrepasando los plazos establecidos en los puntos 3.4 y 5.4. Los usuarios de la SEC podrán acceder a todas las noticias (tanto de radio como de televisión) de los últimos treinta días, las cuales estarán incluidas en la base de datos (on-line y alojada en el servidor del proveedor). Las noticias

9 con más de treinta días de antigüedad serán integradas por el proveedor en el Archivo Documental de la SEC Archivo Documental. Todas las noticias seleccionadas en radio y televisión, con su correspondiente ficha documental y archivo de imagen o sonido, se integrarán en una Base de Datos (Archivo Documental) que estará alojada en un servidor propiedad de la SEC e instalado en sus dependencias. Los formatos, los campos de indexación y los procedimientos para realizar búsquedas serán los mismos que se definen para la Base de Datos en línea (últimos treinta días) alojada en el servidor de la empresa adjudicataria. La carga de la noticia se realizará automáticamente mediante conexión remota entre el servidor de la empresa adjudicataria y el servidor local de la SEC. La empresa adjudicataria deberá suministrar en régimen de licencia la aplicación de base de datos (Base de Datos en línea y Archivo Documental), definiendo sus características técnicas, sus utilidades y manual de usuario, incluyendo un curso de formación para el personal de la SEC. La empresa adjudicataria deberá ofertar los equipos informáticos necesarios para el correcto funcionamiento del sistema, así como instalar y poner en marcha el servicio, tanto de la Base de Datos de acceso en línea, como del Archivo Documental instalado en el servidor de la SEC. El Archivo Documental incluirá las noticias objeto del seguimiento (ficha documental y archivo asociado) y permitirá el acceso con los mismos procedimientos de búsqueda a documentos de imagen y sonido propios de la SEC. La web personalizada permitirá el acceso directo a la Base de Datos en línea (noticias de los últimos treinta días), al Archivo Documental y al archivo histórico propio de la SEC (materiales con formato compatibles archivados hasta la fecha o generados en el futuro por la propia SEC). Durante la duración del contrato, la empresa adjudicataria proporcionará a la SEC las actualizaciones de software necesarias para el correcto funcionamiento del sistema. En caso de fallos o incidencias en el sistema de envío y archivo de noticias, será la empresa adjudicataria la responsable de subsanarlos a la mayor brevedad posible.

10 8.- Atención al usuario. La empresa adjudicataria nombrará un responsable único como interlocutor con el responsable de la SEC. El profesional designado deberá tener la capacitación y formación suficiente en el ámbito de la comunicación como para canalizar de manera adecuada los requerimientos del contrato (seguimiento, peticiones especiales, monográficos, alertas, búsquedas especiales, nuevos programas, etc.), así como para gestionar posibles incidencias. El proveedor debe mantener un servicio técnico disponible en todo momento (24 horas al día. Siete días a la semana) para atender dudas o demandas específicas telefónicamente y, en caso de necesidad, solucionar posibles incidencias. 9.- Presupuesto y período de vigencia El presupuesto máximo anual del servicio, aplicaciones y equipos informáticos descritos en esta propuesta asciende a euros, IVA incluido El período de vigencia de esta contratación será de 12 meses, prorrogables a otros 12. Madrid, septiembre de 2009

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