Módulo 2: Técnicas Administrativas de Compra-Venta. Unidad didáctica 10: Los libros registro. Técnicas administrativas de compra-venta

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1 Módulo 2: Técnicas Administrativas de Compra-Venta Unidad didáctica 10: Los libros registro Técnicas administrativas de compra-venta

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3 UNIDAD DIDÁCTICA 10 Los libros registros

4 Créditos Innovación y cualificación Autor/es: uentes Innovación y Cualificación Maquetación e Impresión en: Innovación y Cualificación, S.L Pol. Ind. Antequera, Avda. del Romeral, ANTEQUERA (Málaga) Tfno.: ax: innova@antakira.com página web:

5 Los libros registros Presentación Las operaciones que realizan las empresas han de ser anotadas en los denominados libros registros, que si bien tienen la denominación tradicional de «libros», en la actualidad estas anotaciones se realizan a través de medios informáticos. En esta unidad didáctica trataremos los libros más frecuentes en la empresa. Algunos de ellos son obligatorios, otros voluntarios. En su mayoría todos son necesarios para un buen funcionamiento administrativo de la actividad empresarial. Muchos de estos registros te serán conocidos por haberlos estudiado en otros módulos. Temporalización 3 horas. Objetivos de la Unidad Didáctica Diferenciar los tipos de libros registros y enunciar sus características más importantes. Confeccionar supuestos prácticos relacionados con los registros estudiados. Entender la necesidad legal que impone la obligación de llevar determinados libros y registros. 403

6 Unidad Didáctica 10 Contenidos de la Unidad Didáctica 1. Concepto. 2. Los libros registros obligatorios. 3. Los libros registros voluntarios. Resumen. Vocabulario. Ejercicios de repaso y autoevaluación. Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluación. 404

7 Los libros registros 1 Concepto La actividad de la empresa debe quedar totalmente constatada en anotaciones ordenadas y, hechas de tal forma, que puedan ser conservadas. Así podremos tener no solamente un historial de la marcha de la empresa, reflejado en sus operaciones, sino también unos datos que sirvan para poder establecer previsiones para el futuro, tanto inmediato, como a plazos mayores. Estas anotaciones se realizan en los denominados libros de registro. La primera clasificación que podemos realizar con respecto a los libros registros es la de: Libros obligatorios: necesarios porque así lo ordenan diferentes leyes. Libros voluntarios: potestativos de la empresa, que juzgará la necesidad o no de llevar un determinado registro. 2 Los libros registros obligatorios Son libros cuya llevanza es exigida a las sociedades, empresarios y profesionales por alguna norma legal. En la tabla siguiente se reflejan los libros obligatorios, clasificados en función de la norma que establece su obligatoriedad. 405

8 Unidad Didáctica 10 CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS OBLIGATORIOS Exigidos por el Código de Comercio Exigidos por la Ley del Impuesto sobre Sociedades Exigidos por la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido - Libro Diario - Libro de Inventarios y Cuentas Anuales - Libro de actas (para todas las sociedades) - Libro registro de acciones nominativas de las Sociedades Anónimas - Libro registro de socios de las Sociedades de Responsabilidad Limitada - Libro registro de compras - Libro registro de ventas - Libro registro de cobros y pagos - Libro registro de gastos - Libro registro de facturas emitidas - Libro registro de facturas recibidas - Libro registro de bienes de inversión - Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias Profesionales Exigidos por la Ley del IRPF - Libro registro de ingresos - Libro registro de gastos - Libro registro de bienes de inversión - Libro registro de provisión de fondos y suplidos Empresarios - Libro de registro de ventas e ingresos - Libro registro de compras y gastos - Libro registro de bienes de inversión 2.1. Llevanza El Código de Comercio establece lo siguiente referente a la llevanza de los libros: «Todos los libros y documentos contables deberán ser llevados con claridad y exactitud, por orden de fechas, sin interpolaciones y deben salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables. Los valores de las anotaciones contables deben estar expresados en euros y no podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado dentro de la contabilidad no resulte preciso». 406

9 Los libros registros Por lo que los libros de los comerciantes, tienen que ser llevados con determinadas formalidades para garantizar la veracidad y exactitud de los asientos. Si los libros registros se llevan por medios informáticos, se deberán conservar los ficheros magnéticos siguientes: a) icheros de datos, de los cuales se derivan los datos a diligenciar. b) icheros de programas, con los que se procesan los ficheros de datos Presentación Los libros de los empresarios, cuando se lleven por medios informáticos, se puede presentar en el Registro Mercantil de las siguientes formas: a) Impresos y encuadernados en soporte papel. b) En soporte informático en disco de 3 ½ pulgadas, o en el soporte habitualmente utilizado en el mercado. c) Por vía telemática. Los libros podrán ser legalizados mediante una solicitud remitida a la dirección de correo electrónico habilitado al efecto y, en su caso, en la correspondiente página web de Internet Conservación Los comerciantes y empresarios conservarán los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes concernientes a su negocio debidamente ordenados durante seis años a partir del último asiento realizando en los libros, salvo que se establezca en las disposiciones generales o especiales lo contrario. 407

10 Unidad Didáctica Libros registros contables El Código de Comercio establece que todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, según el Plan General Contable, adecuada a la actividad de su empresa, que le permita un seguimiento diario de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de Balances e Inventarios. a) Libro Diario Registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Pudiendo anotarse conjuntamente las operaciones por períodos no superiores al mes, siempre que su detalle aparezca en otros libros registros. b) Libro de Inventarios y Cuentas Anuales Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se anotarán también el inventario del cierre del ejercicio y las cuentas anuales. Las cuentas anuales están formadas por el Libro balance, el Libro de pérdidas y ganancias y la Memoria Libros registros para determinadas sociedades a) Libro registro de acciones nominativas Las acciones nominativas de las sociedades figuran en un libro registro en el que se anotan las sucesivas transferencias de dichas acciones; se indicará el nombre y apellidos, razón social, nacionalidad y domicilio de los sucesivos titulares, así como la constitución de derechos reales y otros gravámenes sobre aquéllas. 408

11 Los libros registros b) Libro de actas de sociedades Las sociedades mercantiles llevarán un libro de actas en el que constará, al menos todos los acuerdos tomados por las Juntas Generales y Especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de todos los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, y, por último, los resultados de las votaciones. El libro de actas estará a disposición de cualquier socio y de las personas que hubiesen asistido a la Junta General en representación de los socios no asistentes para, de este modo, poder obtener en cualquier momento el certificado de los acuerdos y de las actas de las Juntas Generales. Los administradores deberán presentar en el Registro Mercantil, dentro de los ocho días siguientes a la aprobación del acta, testimonio notarial de los acuerdos inscribibles Libros registros del IVA Los empresarios y profesionales que realizan operaciones sujetas al IVA deberán llevar los siguientes libros registros: 1. Libro registro de facturas emitidas: en este registro se anotarán las facturas extendidas o emitidas por la empresa. Las anotaciones pueden realizarse por facturas individuales, o bien en asientos resúmenes, siempre que éstos no superen las 2.253,80 (IVA incluido) correspondan al mismo día de emisión y estén numeradas correlativamente. 409

12 Unidad Didáctica 10 Anota en el libro registro de facturas emitidas las que se detallan seguidamente y que ha expedido una empresa el día 15 de mayo. Nº actura Destinatario Base Imponible Tipo IVA 125 Ate, S.A. 901 Reducido 126 Serna, S.L. 601 Reducido 127 Marcu, S.A. 150 Reducido 128 Bezana S.A General 129 Sr. Gómez 601 General 130 Laguna, S.A General Las anotaciones se realizarán de dos formas: a) Operación por operación. Ejemplo 1 b) De forma resumida. Solución: El libro registro de facturas emitidas con las anotaciones realizadas individualmente aparece en la tabla inferior, y de forma resumida, en la tabla de la página siguiente. Nº actura echa Destinatario Base Imponible Tipo IVA Cuota Total Ate, S.A ,07 964, Serna, S.L ,07 643, Marcu, S.A ,50 160, Bezana S.A , , Sr. Gómez ,16 697, Laguna, S.A , ,32 410

13 Los libros registros Nº actura echa Destinatario Base Imponible Tipo IVA Cuota Total 125 a Varios , , Bezana, S.A , ,48 Continuac. Ejemplo a Varios , ,48 2. Libro registro de facturas recibidas: este libro reflejará la anotación de todas las facturas recibidas por la empresa. Al igual que en el anterior podrán registrarse las recibidas en las mismas fechas en un asiento resumen que no exceda de 2.253,80 (IVA incluido) y cada factura unitaria no sobrepase la cantidad de 450,76. Anota en el libro registro de facturas recibidas las facturas correspondientes al día 8 de octubre. Nº Registro Proveedor Base Imponible Tipo IVA 423 Quintal, S.L. 300 Reducido Ejemplo Werner 421 Reducido 425 Doble, S.A. 361 General 426 Sr. García 240 General 427 Sr. Pérez 541 General 411

14 Unidad Didáctica 10 Las anotaciones se realizarán de dos formas: a) Operación por operación. b) De forma resumida. Solución: El libro registro de facturas recibidas con las anotaciones realizadas individualmente aparece en la primera tabla, y de forma resumida, en la tabla inferior. Continuac. Ejemplo 2 Nº Registro echa Proveedor Base Imponible Tipo IVA Cuota Total Quintal, S.L Werner ,47 450, Doble, S.A ,76 418, Sr. García ,4 278, Sr. Perez ,56 627,56 Nº Registro echa Proveedor Base Imponible Tipo IVA Cuota Total 423 a Varios /16 146, , Sr. Pérez ,56 627,56 3. Libro registro de bienes de inversión: registra la deducción por el IVA soportado, abonado por la empresa en el momento de la compra de los bienes de inversión. Se anotarán de forma individualizada los bienes adquiridos y, en su caso, los vendidos: como maquinaria, elementos de transporte, instalaciones técnicas, construcciones, etc. Haciendo referencia detallada tanto de los bie- 412

15 Los libros registros nes, como de la factura que justifica su adquisición (nº factura, fecha, proveedor, CI, domicilio...). También se indicará anualmente la prorrata definitiva y las regularizaciones del bien. 4. Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias: en él se anotarán las operaciones intracomunitarias relativas al envío o recepción de bienes para la realización de trabajo, informes periciales, valoraciones y dictámenes sobre dichos bienes. En las anotaciones se indicarán las operaciones realizadas, fecha, identificación de los bienes y su factura, destinatario o remitente, así como el Estado miembro de origen y de destino de los bienes, y el plazo fijado para realizar las operaciones Libros registros en el IRP Los sujetos pasivos del Impuesto sobre la Renta de las Personas ísicas que realicen actividades empresariales o profesionales están obligados a llevar los siguientes libros: Actividades profesionales Los sujetos pasivos que realicen actividades profesionales, cuyo rendimiento se determine en régimen de estimación directa en cualquiera de sus modalidades, estarán obligados a llevar los siguientes libros registros: Libro registro de ingresos. Libro registro de gastos. Libro registro de bienes de inversión (inmovilizado material e inmaterial). 413

16 Unidad Didáctica 10 Libro registro de provisión de fondos y suplidos. Actividades empresariales Los sujetos pasivos que realicen actividades empresariales que no tengan carácter mercantil, y cuyo rendimiento se determine por estimación directa en cualquiera de sus modalidades, están obligados a llevar los siguientes libros: Libro registro de ventas e ingresos. Libro registro de compras y gastos. Libro registro de bienes de inversión (inmovilizado material e inmaterial). Los sujetos pasivos que desarrollen actividades empresariales de carácter mercantil en régimen de estimación directa de la renta estarán obligados a llevar la contabilidad ajustada a lo dispuesto en el Código de Comercio, y los registros auxiliares establecidos en el Impuesto de Sociedades. Si los libros registros de IRP cumplen con los requisitos establecidos en el Reglamento del IVA, pueden servir también para este impuesto. La forma de realizar las anotaciones, los resúmenes, y el resto de obligaciones formales en los libros del IRP es igual a los estudiados para los registros establecidos por el IVA. 414

17 Los libros registros 3 Los libros registros voluntarios Las sociedades y empresarios pueden llevar voluntariamente todos los libros registros que estimen oportunos para la mejor administración de sus empresas. Estos libros voluntarios sirven para reflejar de forma pormenorizada, con mayor precisión y detalle, las anotaciones hechas en los libros principales. Además de lo que estudiemos, existen otros libros voluntarios que se utilizan de acuerdo con las necesidades de cada empresa. Entre los libros registros voluntarios a destacar tenemos: LIBROS REGISTROS VOLUNTARIOS Libro de caja Libro de bancos Libro de clientes Libro de proveedores Libro de efectos comerciales a pagar Libro de efectos comerciales a cobrar Libro registro de entrada de correspondencia Libro registro de salida de correspondencia Libro registro de fax Los dos primeros libros ya han sido objeto de estudio en el módulo de Contabilidad, por lo que haremos solo un breve repaso de éstos. 415

18 Unidad Didáctica Libro de caja Es el libro que se utiliza para registrar todos los cobros y pagos que se realicen en efectivo. El saldo del libro refleja el dinero en efectivo que hay en la caja de la empresa en cada momento. Comprobar que el dinero que hay en la caja se corresponde con la cantidad anotada en el libro se denomina arqueo de caja. Periódicamente se deben transcribir las operaciones del libro de caja al libro Diario mediante un asiento resumen en la cuenta «Caja, euros» Libro de bancos En este libro se registran las operaciones que se realizan con las entidades bancarias. Se abrirá una ficha por cada entidad bancaria, y si hay distintas cuentas con la misma entidad, se abrirá una ficha por cada cuenta. Se trascribirán las operaciones del libro de bancos al Diario mediante un asiento resumen en la cuenta «Banco c/c, euros» Libro de clientes En él se desglosan las cuentas individuales de cada uno de los clientes de la empresa, que en contabilidad, se denominan genéricamente «Clientes». En este libro se dedica una hoja o una ficha a cada cliente, donde se especifican cada una de las operaciones. A continuación aparece un modelo de registro. En la columna «Debe» se anotan las deudas del cliente con la empresa, en el «Haber», las cancelaciones de las misma; en la columna «Saldo» se refleja el importe a favor de la empresa, puesto que la cuenta «Clientes», presenta siempre saldo deudor. 416

19 Los libros registros Calcula, a día 31 de diciembre de 200_, el saldo que aparecerá en el libro de clientes de la empresa NORTES, S.A., correspondiente al cliente número 16, Jesús Ortega Pérez, de Sevilla. Durante el cuarto trimestre el movimiento de la cuenta fue el siguiente: 1 de octubre: saldo de 781 a nuestro favor ( actura 442). 20 de octubre: venta de mercaderías por importe de 360,60 ( actura 444). 30 de octubre: pago en efectivo de la actura de noviembre: pago del 40 % de la actura 444, mediante un cheque del Banco BVA. 15 de noviembre: venta por importe de 732,63 ( actura 466). Ejemplo 3 30 de noviembre: acepta la Letra número 7, como pago de la actura de diciembre: pagó mediante un cheque del BSCH la parte pendiente de la actura de diciembre: venta de mercaderías por importe de 577 ( actura 477). Solución: Observa la ficha del libro de clientes que se muestra a continuación: 417

20 Unidad Didáctica 10 Libro de clientes Cliente: Jesús Ortega Pérez NI : C/Cn.º: 16 Domicilio: Paseo de la uente, 27 Observaciones: Población: SEVILLA CP: echa Concepto Debe Haber Saldo Continuac. Ejemplo _ Saldo anterior n/f ( actura 442) _ S/compra ( actura 444) 360, , _ Pago de la actura , _ Pago del 40% de la actura 444 (cheque del Banco BVA) 144,24 216, _ S/compra ( actura 466) 732,63 948, _ _ Aceptación de la L/c n.º 7 como pago de la actura 466 Pagó mediante cheque del BSCH el 60% de la actura ,63 216,36 216, _ S/compra ( actura 477) ,12-0_ Saldo a nuestro favor Libro de proveedores En el libro de proveedores se desglosa la cuenta que en contabilidad se denomina «Proveedores». En este libro se dedica una ficha por cada proveedor. La estructura del rayado del libro es idéntica a la del libro de clientes. La peculiaridad de la cuenta «proveedores» radica en que se trata de una cuenta de pasivo; los cargos y abonos se anotan de una forma inversa a los efectuados en el libro de clientes; es decir, las compras a los proveedores se anotan en el «Haber» y los pagos o compensaciones en la columna del «Debe». La columna del saldo ha de entenderse como el importe que debe la empresa al proveedor en cuestión. 418

21 Los libros registros Realiza las anotaciones que procedan en la hoja del libro de proveedores de la empresa NH, S.A. de Madrid. La hoja es la correspondiente a la empresa proveedora Agrosur, S.A. Durante el mes de mayo el movimiento de la cuenta fue: 1 de mayo: saldo del mes de abril a su favor por la actura 342 que está pendiente de pago. 10 de mayo: se compran mercaderías por importe de 3.846,48 ( actura 352). 12 de mayo: se paga el 50 % de la actura 342 mediante un cheque del Banco Ibérico. 13 de mayo: se acepta la letra de cambio 942 como pago del 50 % restante de la actura 342. Ejemplo 4 16 de mayo: compra de mercaderías por ( actura 424). 17 de mayo: se devuelven las mercancías adquiridas el día 16 de mayo, por haber llegado en malas condiciones. 20 de mayo: se realiza una transferencia bancaria para pagar la factura de mayo: se adquieren mercancías por ( actura 379). 31 de mayo: realizan rappels del 10 % sobre las compras del mes. Solución: Observa las anotaciones en el libro de proveedores que se muestra a continuación: 419

22 Unidad Didáctica 10 Libro de proveedores Proveedor: AGROSUR, S.A. Domicilio: Pereda, 90 Observaciones: NI : A Población: Granada C/Cn.º: 1 CP: echa Concepto Debe Haber Saldo _ Saldo anterior n/f ( actura 342) ,00 Continuac. Ejemplo _ N/compra ( actura 352) 3.846, , _ Pago 50% actura 342 mediante cheque Banco Ibérico , _ Aceptamos L/c 942, pago 50% de la actura , _ N/compra ( actura 424) , _ Devolución mercaderías ( actura 424) , _ Transferencia del Banco Ibérico, pago actura ,48 0, _ N/compra ( actura 379) , _ Rappels 10% s/compra del mes (6.851,48) 685, , _ Saldo a su favor 2.319, Libro de efectos comerciales a pagar El libro de efectos a pagar consiste en un registro en el que se anotan todas las letras de cambio que se han de pagar a los proveedores, o cualquier otra deuda que se tenga que saldar mediante el pago de letras. Con el estudio de este libro se puede saber en todo momento las cantidades que se adeudan por este concepto, a quién, cuándo es el momento del pago, si el pago está domiciliado o no, etc. En este registro se dedica una ficha para cada mes del año, y la suma por periodos mensuales se traslada al libro Diario con el nombre de «Proveedores, efectos comerciales a pagar». 420

23 Los libros registros Registra en el libro de efectos a pagar las letras que se detallan seguidamente. El pago está domiciliado en la cuenta que la empresa tiene en el Banco Andaluz, salvo que se indique otra cosa. Letra nº 1.450, emitida por la empresa Sur, S.A. el día 3 de agosto, a treinta días fecha, por importe de 901, con gastos. Letra nº 727, emitida por la empresa Norte, S.A. el día 4 de agosto para pagar el 19 de septiembre 3.606, sin gastos. Letra nº 6.667, emitida por Oeste, S.L. el día 14 de agosto por importe de 6.611, a dos meses fecha, con gastos y sin aceptar. Ejemplo 5 Letra nº 2.244, emitida por Este, S. Coop. el día 19 de agosto por importe de 962, aceptada el día 30 de agosto a cuarenta y cinco días vista. Letra nº 1.443, por importe de 600, emitida por Noroeste, S.L. el día 30 de agosto, a la vista, sin domiciliar. Letra nº 243, emitida el día 31 de agosto por Tima, S.A. para saldar una deuda de 2.855, domiciliada en el BBVA y que vence a sesenta días fecha, sin gastos. Solución: Observa el registro de los efectos comerciales a pagar, que se muestra a continuación: 421

24 Unidad Didáctica 10 Registro de efectos comerciales a pagar Mes: Agosto, 200_ N.º letra echa de libramiento Librador Nominal Vencimiento Domicilio de pago Observaciones Continuac. Ejemplo _ Sur, S.A septiembre Banco Andaluz _ Norte, S.A septiembre Banco Andaluz _ Oeste, S.L octubre Banco Andaluz Con gastos Sin gastos Sin aceptar, con gastos _ Este, S.Coop obtubre Banco Andaluz Aceptada el 30 de agosto _ Noroeste, S.L. 600 A la vista _ Sin domiciliar _ Tima, S.A octubre Saldo Banco BBVA Sin gastos 3.6. Libro de efectos comerciales a cobrar En este libro se anotan las letras de cambio que se han de cobrar tanto a clientes como a otros deudores. El rayado utilizado es similar al de efectos comerciales a pagar, si bien debe prestarse especial atención a las indicaciones de los vencimientos de las letras para que sean presentadas al cobro en el momento de su vencimiento. También se indicará si las letras han sido descontadas o entregadas en gestión de cobro. Este libro, como el de efectos a pagar, se lleva por períodos mensuales, y su saldo se traslada a la cuenta del libro Diario «Clientes, efectos comerciales a cobrar». 422

25 Los libros registros Anota en el libro registro de efectos comerciales a cobrar las letras emitidas por una empresa en el mes de marzo de 200_. Letra nº 100, emitida el día 2, a cuarenta días fecha, para que Poca, S.A. pague 1200 mediante una letra entregada en gestión de cobro al BBVA y domiciliada en el Banco Andaluz, está sin aceptar. Letra nº 101, emitida el día 5. La librada es doña María Ángeles Ruiz Gómez, que ha de pagar de su cuenta del BSCH. Ha sido emitida a treinta días fecha y entregada para su descuento en el Banco, con gastos. Letra nº 102, emitida el día 16 por importe de 9.016, domiciliada en Caja Madrid, que ha de ser pagada a noventa días fecha. El librado es la Corporación Industrial, S.A.; se entregó para su descuento en el Banco de Comercio. Letra nº 103, emitida el día 21, el librado es don Manuel errero ierro, que ha de pagar a dos meses vista de su cuenta de la Caixa. La letra se aceptó el día 25, con gastos, y se entregó en gestión de cobro al banco. Ejemplo 6 Letra nº 104, emitida el día 27, aceptada el día 28, a dos meses vista. El importe es de 1.500, está domiciliada en el BBVA y descontada en el banco, sin gastos. El librado es Antonio ernández González. Letra nº 105, cuyo importe es El librado es Sepa, S.A., domiciliada en el Banco de omento, y entregada para su descuento en el banco, vence a la vista y fue emitida el día 30. Solución: Observa el registro de los efectos comerciales a cobrar, que se muestra a continuación. 423

26 Unidad Didáctica 10 Registro de efectos comerciales a cobrar Mes: Marzo, 200_ Nº. Letra echa de libramiento Librado Nominal Vencimiento Domicilio de pago Gestión de cobro Tomador Descuento Observaciones Continuac. Ejemplo _ Poca, S.A _ _ Banco Andaluz Mª Ángeles Ruiz _ BSCH BBVA Banco Andaluz Sin aceptar Con gastos _ Corporación Industrial, S.A _ Caja Madrid _ Banco del Comercio _ Manuel errero ierro _ Caixa Banco Andaluz Aceptada el día 25. Con gastos _ Antonio ernández _ Banco BVA _ Banco Andaluz Aceptada el día 28. Sin gastos _ Sepa, S.A A la vista Saldo Banco de omento Banco Andaluz 3.7. Libro registro de entrada de correspondencia La correspondencia que se recibe en la empresa y que no va dirigida a una persona determinada se abre y, una vez estampado el sello de registro y numerada correlativamente por orden de recepción, se anota en el libro registro de entrada de correspondencia. Posteriormente, esta documentación se envía a los departamentos correspondientes. Esta operación de registro se realiza en un servicio común a toda la empresa, salvo que éste no lo haya, lo que daría lugar a que este registro se realizase en cada uno de los departamentos o secciones. 424

27 Los libros registros 3.8. Libro de registro de salida de correspondencia La documentación o correspondencia que salga de la empresa debe quedar anotada en el libro registro de salida de correspondencia, siguiendo el mismo proceso que para la entrada: se estampa el sello de registro, se numera por orden de salida y se anota en el libro registro Libros registros de entrada-salida de fax Debido a que el fax se utiliza con mucha frecuencia, también es conveniente anotar las entradas y salidas de fax en sus libros correspondientes, siguiendo el mismo proceso que con la correspondencia. 425

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29 Los libros registros R Resumen Es en los libros registros donde son anotadas las operaciones de la actividad de la empresa, y nos ayudarán a establecer previsiones tanto a l/p como a c/p. Se dividen en libros obligatorios y voluntarios. Diferentes leyes ordenan llevar unos libros obligatorios, mientras que los libros voluntarios son potestativos, y será la empresa la que decidirá llevar o no un determinado registro. Los legalización de los libros obligatorios exigidos por el Código de Comercio consiste en que deben ser diligenciados en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieran su domicilio antes de su utilización. Respecto a la llevanza de los libros, todos los libros y documentos contables deberán ser llevados con claridad y exactitud, por orden de fechas y sin interpolaciones por lo que deben corregirse a continuación, inmediatamente que se adviertan los errores u omisiones. Los libros se conservarán durante seis años a partir del último asiento realizado, salvo lo que se establezca lo contrario en las disposiciones generales o especiales. Entre los libros obligatorios destacamos: los libros contables, libro de actas de sociedades, libro registro de acciones nominativas y libros registros en el IRP. Y entre los libros voluntarios citaremos: el libro de caja, el libro de clientes, el libro de proveedores, los libros de efectos comerciales a pagar y el libro de efectos comerciales a cobrar. 427

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31 Los libros registros V Vocabulario CÓDIGO DE COMERCIO: Rige las obligaciones de los comerciantes en sus operaciones mercantiles y los actos de comercio, aunque sean ejecutados por no comerciantes. DILIGENCIAR: Tramitar un asunto administrativo con constancia escrita de que se hace. REGISTRO MERCANTIL: Se puede definir como un instrumento de publicidad para la seguridad del tráfico jurídico mercantil. El Registro Mercantil es una oficina pública, existente en todas las capitales de provincia y demás ciudades previstas reglamentariamente, a cargo de uno o varios Registradores Mercantiles y que depende de la Dirección General de los Registros y del Notario del Ministerio de Justicia. Está formado por el conjunto de libros, legajos y documentos depositados en el Registro que se conservan bajo la responsabilidad del Registrador. 429

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33 Los libros registros E Ejercicios de repaso y autoevaluación 1. Cuáles son los libros obligatorios de la contabilidad? 2. Qué libros tienen que llevar las empresas obligatoriamente por el IVA? 3. En qué consiste legalizar los libros? Dónde se realiza la legalización? 4. Indica la diferencia entre los libros registros de los empresarios y el de los profesionales a efectos de IRP. 5. Cuánto tiempo se han de conservar los libros y documentos de las empresas? 6. En qué formas se pueden presentar los libros de los empresarios en el Registro Mercantil cuando se lleven por medios informáticos? 7. Cuál es la finalidad de los libros auxiliares? 8. Qué operaciones se deben anotar en el libro de caja? Cómo se llama la comprobación del saldo de caja? 9. Anota en el libro registro de facturas emitidas las indicadas a continuación numerándolas desde la

34 Unidad Didáctica 10 Destinatario Base imponible IVA RE - 5 de mayo Cuadrado, S.A. Beta, S.L. Sancho, S.L. Modiexpress, S.A. Diseño, S.L. Arcas, S.A. Villa y Villa, S.L. Mero, S.A, de mayo Campa, S.L. Pedro Jiménez Candelaria Gil Sr. Arrabal Comercial Alcampo Mica, S.L. Capa, S.L ,5 0,5 432

35 Los libros registros Registro de facturas emitidas echa Día Mes Año Nº factura Nombre Cliente NI Base Imponible IVA soportado Recargo de equivalencia Tipo Cuota Tipo Cuota Total actura 433

36 Unidad Didáctica Realiza las anotaciones correspondientes a las facturas recibidas que se detallan seguidamente. Asígnales un número correlativo. Proveedor Base imponible IVA - 16 de abril Espada, S.L. Jacinto Hermoso Galindo, S.A. Telefónica Endesa Electricidad Transportes Rapidillo ernando Campo - 17 de abril Prineo S.A. Lucio del Río Raimundo González Jacinto, S.L. Gas Ciudad Sr. Baeza Sepa, S.A

37 Los libros registros Registro de facturas recibidas echa Día Mes Año Nº factura Nombre Proveedor NI Base Imponible IVA soportado Recargo de equivalencia Tipo Cuota Tipo Cuota Total actura 435

38 Unidad Didáctica Realiza las anotaciones correspondientes en el libro registro de proveedores por las ventas realizadas por la empresa proveedora Zeta, S.A., NI : B de Madrid, calle Castillejo, 25, CP 28580, durante el mes de septiembre de de septiembre: compra de mercaderías por importe de 1525 (factura 115). 12 de septiembre: pago del 50% de la factura 115 mediante un cheque del Banco Andaluz. 15 de septiembre: compra por importe de 3200 (factura 118). 17 de septiembre: se acepta la letra nº 12 como pago de la factura de septiembre: compra de mercaderías por importe de 6800 (factura 120). 22 de septiembre: se paga el 50% de la actura 120 mediante cheque del Banco Andaluz. 24 de septiembre: se compran mercaderías por 8525 (factura 125). 26 de septiembre: se acepta una letra de cambio como pago de la parte pendiente de la factura de septiembre: se devuelve el 50% de las mercaderías adquiridas el día 24 por estar en malas condiciones. 30 de septiembre: se realizan rappels del 5% sobre el total de compras del mes. 436

39 Los libros registros Libro de proveedores Cliente: Domicilio: Observaciones: NI : Población: C/Cn.º: CP: echa Concepto Debe Haber Saldo 437

40 Unidad Didáctica Anota en el libro de efectos comerciales a cobrar las letras de cambio que han sido emitidas durante el mes de octubre: Letra nº 200, emitida el día 1, a tres meses vista, para que Manuel Rodríguez pague 425,25 mediante una letra entregada al descuento en el Banco Zaragozano y cuyo pago ha sido domiciliado en el Banco Andaluz. Está aceptada. Letra nº 201, emitida el día 7. El librado es el señor Rafael Estrada, que ha de pagar 480, en su cuenta del BBVA. La letra ha sido emitida a sesenta días fecha y entregada en gestión de cobro al Banco Andaluz, con gastos. Letra nº 202, emitida el día 10 por importe de 1.800, domiciliada en Caja España, ha de ser pagada el día 20 de diciembre Industrias Cárnicas. El efecto se entregó para su descuento en Caja Sur, sin aceptar. Letra nº 203, emitida el día 15. El librado es D. ederico Azuaga, que ha de pagar a sesenta días vista 2.500, en su cuenta del BSCH. La letra se aceptó el día 18, con gastos, y se entregó en gestión de cobro al Banco Andaluz. Letra nº 204, emitida el día 23, aceptada el día 25, a cuarenta y cinco días vista para que D. Alberto Ruiz pague el importe de Está domiciliada en el Banco Andaluz y entregada para su descuento en el mismo banco. 438

41 Los libros registros Registros de efectos comerciales a cobrar Mes:, 200_ Nº Letra echa de Libramiento Librado Nominal Vencimiento Domicilio de pago Recargo de equivalencia Gestión de cobro Descuento Observaciones Saldo

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43 Los libros registros S Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluación 1. El libro Diario. El libro de Inventarios y Cuentas Anuales. 2. Libro registro de facturas emitidas. Libro registro de facturas recibidas. Libro registro de bienes de inversión. Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias. 3. El Código de Comercio establece lo siguiente: «Los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieran su domicilio, para que antes de su utilización se ponga, en el primer folio de cada uno, diligencia de los que tuviese el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro». 441

44 Unidad Didáctica RESPECTO AL IRP Para profesionales Para empresarios Libro registro de ingresos Libro registro de gastos Libro registro de bienes de inversión Libro registro de provisión de fondos y suplidos Libro de registro de ventas e ingresos Libro registro de compras y gastos Libro registro de bienes de inversión 5. Los libros se conservarán durante seis años a partir del último asiento realizado, salvo lo que se establezca en las disposiciones generales o especiales. 6. Los libros de los empresarios, cuando se lleven por medios informáticos, se pueden presentar en el Registro Mercantil de las siguientes formas: a. Impresos y encuadernados en soporte papel. b. En soporte informático en disco de 3 ½ pulgadas, o en el soporte habitualmente utilizado en el mercado. c. Por vía telemática. Los libros podrán ser legalizados mediante una solicitud remetida a la dirección de correo electrónico habilitado al efecto y, en su caso, en la correspondiente página web de Internet. 442

45 Los libros registros 7. Las sociedades y empresarios pueden llevar voluntariamente todos los libros registros que estimen oportunos para la mejor administración de sus empresas. Estos libros voluntarios sirven para reflejar de forma pormenorizada, con mayor precisión y detalle, las anotaciones hechas en los libros principales. 8. Es el libro que se utiliza para registrar todos los cobros y pagos que se realicen en efectivo. Comprobar que el dinero que hay en la caja se corresponde con la cantidad anotada en la columna de saldo se denomina arqueo de caja. 443

46 Unidad Didáctica Registro de facturas emitidas echa Día Mes Año Nº factura Nombre Cliente NI Base Imponible IVA soportado Recargo de equivalencia Tipo Cuota Tipo Cuota Total actura Cuadrado S.A ,50 267, Beta S.L ,92 166, Sancho S.L ,16 201, Modiexpres S.A , , Diseño S.L Arcas S.A ,48 584, Villa y Villa S.L Mero S.A ,08 633, Campa S.L ,6 214, Pedro Jiménez ,44 4 9,36 280, Candelaria Gil ,40 0,5 14, , Sr. Arrabal ,44 0,5 3,03 638, Comercial Alcampo ,20 487, Mica S.L ,34 601, Capa S.L , ,08 444

47 Los libros registros 10. Registro de facturas recibidas echa Día Mes Año Nº factura Nombre Proveedor NI Base Imponible IVA soportado Recargo de equivalencia Tipo Cuota Tipo Cuota Total actura Espada S.L Jacinto Hermoso Galindo S.A ,10 567, Telefónica Endesa Electricidad ,8 436, Transportes Rapidillo ernando Campo ,4 62, Pirineo S.A ,8 1571, Lucio del Río Raimundo Gonzáles ,76 175, Jacinto S.L ,08 678, Gas Ciudad ,14 216, Sr. Baeza ,5 53, Sepa S.A ,64 236,64 445

48 Unidad Didáctica Libro de proveedores Proveedor: Zelá Domicilio: C/ Castillejo, 25 Observaciones: NI : B Población: Madrid C/Cn.º: 1 CP: echa Concepto Debe Haber Saldo N/compra ( actura 115) Pago 50% factura 115 mediante cheque Banco Andaluz 762,5 762, N/compra ( actura 118) , Aceptamos l/c 12, pago factura , N/compra ( actura 120) Pago 50% factura 120 mediante cheque Banco Andaluz N/compra ( actura 125) Aceptamos l/c 12, pago factura Devolución mercaderías ( actura 125) 4.262, , Rappels 5% s/compra del mes (15.787,5) 1.578, , SALDO A SU AVOR 5.883,75 446

49 Los libros registros 12. Registros de efectos comerciales a cobrar Mes: Octubre, 2003 Nº Letra echa de Libramiento Librado Nominal Vencimiento Domicilio de pago Recargo de equivalencia Gestión de cobro Descuento Observaciones Manuel Rodríguez 425, Banco Andaluz - Banco Zaragozano Está aceptada Rafael Estrada BBVA Banco Andaluz - Con gastos Industrias Cárnicas Caja España - Cajasur Sin aceptar ederico Azuaga BSCH - Banco Andaluz Aceptada el 18 de octubre. Con gastos Alberto Ruiz Banco Andaluz - Banco Andaluz Aceptada el 25 de octubre. Con gastos Saldo ,25 447

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