Indice. Presentación 1. I. Cuenta Bancaria 4. II. Distribución del Gasto en la Aplicación del Recurso 8. III. Clasificador por Objeto del Gasto 8

Transcripción

1 Presentación El Programa de Apoyo Escolar (PAE) forma parte de la política estatal de transformación educativa que busca fortalecer la participación de los centros escolares en la toma de decisiones, corresponsabilizar a los diferentes actores sociales y educativos, promoviendo la seguridad, la transparencia y la rendición de cuentas, impulsando la participación entre el gobierno-escuela-sociedad en sus respectivos ámbitos de actuación, para apoyar las acciones que la comunidad educativa decida, con la finalidad de mejorar la calidad del servicio educativo y los resultados de aprendizaje. En este contexto, durante el 2011 Año de la Transformación Educativa, el Programa de Apoyo Escolar inicia sus operaciones, con pleno compromiso del Gobierno Estatal, de sus autoridades y de las comunidades educativas. Gracias a esta articulación, se han logrado concretar una serie de estrategias de financiamiento, rendición de cuentas, de coordinación interinstitucional, intergubernamental y operacional, orientadas a generar las mejores condiciones para impartir una educación pública tendiente a la equidad, no sólo en la cobertura, sino dando énfasis a la calidad del servicio educativo; atender los rezagos en mantenimiento y mejora de los espacios escolares públicos y coadyuvar a fortalecer acciones tendientes a transformar la gestión educativa para que todos los educandos logren aprendizajes significativos para su vida presente y futura. El presente documento denominado Manual para la Aplicación de los Recursos del Programa de Apoyo Escolar, constituye el marco normativo que garantiza, por una parte, la libertad de acción en los planteles para la consecución de las metas de sus propios programas y por otra, un manejo transparente y eficiente de los recursos que les fueron asignados para el año fiscal En cumplimiento a las disposiciones establecidas por las Reglas de Operación y la normatividad estatal vigente, la Subsecretaría de Educación Básica y la Subsecretaría de Planeación y Administración, acuerdan los siguientes criterios y procedimientos normativos para la autorización, uso y comprobación de las erogaciones para el mantenimiento, mejora y equipamiento de las escuelas públicas de educación básica en el estado de Sonora. 1

2 Indice Presentación 1 I. Cuenta Bancaria 4 II. Distribución del Gasto en la Aplicación del Recurso 8 III. Clasificador por Objeto del Gasto 8 IV. Aportaciones 16 V. Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios 17 VI. Egresos 21 VII. Revisión de Documentación Comprobatoria 26 VIII. Transparencia y Rendición de cuentas 27 IX. Sanciones 28 X. Supervisión del Programa 28 XI. Disposiciones Generales 29 XIII. Para mayor información 30 XIII. Bibliografía 31 2

3 Anexos 1. Tarjeta Universal de Firmas y Datos Generales Formato de Digitalización de Firmas para Activar la Cuenta de PAE Conciliación bancaria Solicitud de estados de cuenta Solicitud de copia de cheque Libro de Ingresos y Egresos Recibo oficial de cobro Cuadro comparativo de cotizaciones Alta de bienes Póliza de cheque Facturas Recibo Comunitario RFC del Gobierno del Estado de Sonora 49 3

4 I. Cuenta Bancaria 1. Se abrirá una cuenta bancaria, a nombre de SEC/Escuela/PAE en la cual firmarán mancomunadamente el Director de la Escuela y el Presidente de la Asociación de Padres de Familia, esto para aplicar el recurso que se le otorgue durante el año fiscal 2014, del Programa de Apoyo Escolar. este punto aplica sólo para las escuelas que no tengan aperturada una cuenta. 2. Todas las escuelas deberán cumplir con los siguientes requisitos para activar la cuenta bancaria: a) Llenar el formato Ficha de Datos. para dar inicio al proceso de registro de firmas. deberá realizar lo siguiente: Ingresar a la página del Portal de Sistemas en la dirección gob.mx/. Una vez abierta la página, ingrese a la pestaña de Programas y Proyectos y seleccione la opción Programa de Apoyo Escolar. Una vez dentro, el sistema le pedirá la clave de usuario y password. Para ello, la clave de usuario que deberá capturar es la Clave de Centro de Trabajo de su escuela y en el recuadro correspondiente al password, deberá de capturar la misma Clave de Centro de Trabajo sin el 26. Hecho lo anterior, de un clic al recuadro que dice ingresar al sistema y con ello, se encontrará en el sistema de registro de firmas, como se muestra en la siguiente imagen: 4

5 Lo siguiente que deberá de hacer, es ingresar a la opción que dice: Formato PAE dando un clic y después hacer lo mismo en la opción Captura PAE. Una vez hecho lo anterior, ya se encuentra en el formato de captura de firmas del PAE. El siguiente paso será capturar la información que le es solicitada, como el nombre completo del director y su RFC. Por último deberá de adjuntar las fotos o archivos escaneados de la credencial de elector, tanto de frente como de la parte posterior. Esta misma acción deberá de realizarla con los datos del padre de familia al frente de la asociación de padres de familia de la escuela. Una vez hecho lo anterior, es importante confirmar los datos registrados en el formato de registro de firmas, para lo cual, deberá dar un clic en el recuadro verde ubicado al final de la página de lado izquierdo que dice Confirmar datos. Esta acción le permitirá tener en la pantalla la imagen final del formato para el registro de las firmas. Revíselo y si los datos están correctos, de un clic en el botón que dice Guardar datos. Con esta acción, ya cumplió con esta primera etapa del registro de firmas. La escuela deberá revisar el sistema de digitalización de firmas para verificar que su trámite haya sido aceptado. (ANEXO No. 2) b) La institución bancaria emitirá la tarjeta universal de firmas la cual será enviada vía correo electrónico por esta Coordinación a los supervisores, misma que deberá entregar a cada uno de los directores para su firma y la del padre de familia, por último, los supervisores harán entrega de las tarjetas en la sucursal Bancomer de su municipio. La relación de sucursales Bancomer, así como su dirección, se adjuntan en el (ANEXO No. 1) c) El Director de la Escuela y el Presidente de la Asociación de Padres de Familia (APF), firmarán la tarjeta universal de firmas tal como aparece en su credencial de elector. De no poder firmar el presidente, se autoriza la firma del vicepresidente o tesorero de la APF. 5

6 d) El Director debe corroborar si las firmas fueron dadas de alta para la activación de la cuenta, para ello deberá de hablar a las oficinas de PAE en los teléfonos al correo paesonora@sec-sonora.gob.mx o en la página web del programa o en el facebook: y en casos muy especiales en cualquier sucursal Bancomer en un horario de 8:30 a 16:00 hrs, presentando el número de cuenta y la credencial de elector del Director o del Padre de Familia que firman mancomunadamente. e) Por último, una vez verificado que las firmas ya fueron digitalizadas, la Coordinación del PAE publicará en la página web del PAE, la relación de escuelas que ya pueden hacer uso del recurso. Antes de elaborar un cheque deberá verificar lo siguiente: - Verificar que aparezca su escuela, en la relación de escuelas que ya pueden gastar. La lista se publica en la pagina web del mismo programa - consultar el saldo que guarda la cuenta en el banco. - verificar si existen cheques en tránsito que no hayan sido cobrados. - considerar los cargos por expedición de estados de cuenta. - Hecho lo anterior, le permitirá conocer el saldo real de su cuenta y la cantidad hasta por la cual puede elaborar un cheque. 3. La Secretaría de Educación y Cultura otorgará los recursos a las escuelas beneficiadas mediante un depósito electrónico en su cuenta bancaria, los cuales deberán ejercer de acuerdo a su Programa Anual de Trabajo (PAT) y considerando un plazo de 3 meses para realizar el gasto y la comprobación correspondiente ante la Dirección de Recursos Financieros, para estar en posibilidad de recibir una siguiente ministración. 4. El Director de la Escuela realizará la conciliación bancaria mensual tomando en cuenta el libro de registro de ingresos y egresos y los movimientos de los estados de cuenta. (Anexo No. 3 y 6) Para elaborar la conciliación bancaria previa a recibir el estado de cuenta original, el Director los podrá solicitar de manera gratuita al teléfono cada mes o hasta tres meses anteriores a la fecha, de igual manera, podrá consultar el saldo de la cuenta, siempre y cuando proporcione los siguientes datos: número de cuenta, nombre de tres personas que estén dadas de alta en la cuenta (Director, Presidente de la Asociación de Padres de Familia, Subsecretario de Educación Básica, Subsecretario de Planeación y Administración) y el mes o los meses que requiere los estados de cuenta. 6

7 5. El Director del plantel y el Presidente de la Asociación de Padres de Familia, deberán tener conocimiento del saldo en cuenta, para evitar un sobregiro al momento de emitir un cheque. 6. Los estados de cuenta se recibirán en la Dirección de Recursos Financieros de la Secretaría de Educación y Cultura y se harán llegar a la escuela a través de la siguiente URL: 7. Los estados de cuenta con más de tres meses de antigüedad podrán solicitarse a las oficinas de BBVA Bancomer. Se deberán presentar el Director de la Escuela o el Presidente de la Asociación de Padres de Familia que firman en la cuenta de manera mancomunada con su credencial de elector, número de cuenta y el oficio debidamente llenado. El estado de cuenta tiene un costo de $39.44, cantidad que deberá estar disponible en la cuenta para evitar sobregiro. (Anexo No. 4) 8. Para las escuelas foráneas enviarán vía fax el formato para solicitar estados de cuenta, al teléfono (bancomer). 9. En caso de pérdida, robo o destrucción de chequera y/o cheque, se deberán cancelar comunicándose al , considerando las siguientes instrucciones que le indica la contestadora: primero seleccionar la opción asterisco, después la opción 2 y posterior la opción 1, anotar con ayuda de las teclas de su teléfono los 10 números de su cuenta, ingresar a partir de qué número de cheque desea realizar la suspensión y por último, seleccionar la opción 1 para confirmar datos. 10. Si requiere copia de cheques emitidos, podrá solicitar su reposición a BBVA Bancomer, S.A. ubicada en Paseo Rio Sonora, No. 205, Col. Río Sonora Siglo XXI, Deberá presentarse el Director de la escuela o el Presidente de la Asociación de Padres de Familia con oficio requisitado, será necesario presentarlo ya que en la oficina no cuenta con formatos o enviar por fax a los teléfonos (01662) ext. 14.(Anexo No. 5) 11. En caso de requerir nueva chequera, se dará aviso a la Coordinación del PAE, para que a su vez solicite la reposición ante la institución bancaria la cual estará disponible en 7 días hábiles para entrega al Director. 7

8 12. El Director de la escuela y el presidente de la Asociación de Padres Familia informarán trimestralmente sobre los movimientos de la cuenta a la comunidad educativa. II. Distribución del Gasto Se crea el Programa de Apoyo Escolar para beneficiar con recurso económico a las escuelas públicas de educación básica, con el fin de solventar gastos menores de operación en el mantenimiento, mejora y equipamiento. El Programa de Apoyo Escolar, distribuirá el 80% de los recursos de forma igualitaria, a todas las escuelas públicas de nivel básico, en razón de la matrícula escolar con que cuente cada una de ellas de acuerdo con la información que las autoridades educativas proporcionen, y en razón de la distribución proporcionada por la Coordinación General de Registro, Certificación y Servicios a Profesionistas, y la Dirección General de Planeación de la Secretaria de Educación y Cultura del Estado de Sonora; y el 20% restante de los recursos del Fideicomiso, 10% se destinarán a aquellas escuelas públicas del nivel básico que se encuentren ubicadas en zonas urbanas o rurales del Estado con altos niveles de marginación y pobreza, y con población indígena, o que requieren de apoyo especial. Así como, el 10% restante, para aquellas escuelas que en razón de las condiciones de infraestructura en las que se encuentren, necesiten de mantenimiento y reparación, las cuales deberán ser evaluadas por el Subcomité de Evaluación de Obras de Mantenimiento Escolar. III. Clasificador por Objeto del Gasto Materiales, Útiles y Equipos Menores de Oficina. Asignaciones destinadas a cubrir la adquisición de papelería, útiles de escritorio y dibujo, de correspondencia y archivo, tintas, blocks, limpiatipos, formas, libros de registro y contabilidad, etc. Y en general todo clase de materiales y artículos diversos para el funcionamiento de los servicios en las instituciones oficiales. 8

9 21201 Materiales, Útiles de Impresión y Reproducción. Asignaciones destinadas a la adquisición de materiales y efectos utilizados en la impresión, reproducción y encuadernación, tales como: papel para fotocopiado, fijadores, tintas, pastas, etc Materiales y Útiles para el Procesamiento de Equipos y Bienes Informáticos. Asignaciones destinadas a la adquisición de insumos utilizados en el procesamiento, grabación e impresión de datos, así como los materiales para su limpieza, como medios ópticos y magnéticos, papelería, tóner, tintas, cintas para impresoras, apuntadores electrónicos, protectores de video, fundas, solventes, aire comprimido y otros Materiales de Limpieza. Asignaciones destinadas a cubrir las adquisiciones de materiales, artículos y enseres para el aseo, limpieza e higiene; tales como: escobas, jergas, detergentes, jabones y otros productos similares Materiales Educativos Asignaciones destinadas a cubrir la adquisición de toda clase de artículos y materiales utilizados en las dependencias oficiales, tales como: libros, revistas, mapas, pintarrones, material audiovisual y en general todo tipo de material propio para la enseñanza. No está permitida la adquisición de pizarrones Materiales y Suministros para Planteles Educativos Adquisiciones destinadas a la compra de todo tipo de material didáctico, así como a realizar los diversos gastos por concepto de materiales y suministros necesarios para la operación y desempeño de la función educativa, que requieran los planteles educativos de la Administración Pública ubicados geográficamente en la Entidad. 9

10 22301 Utensilios para el Servicio de Alimentación Asignaciones destinadas a la adquisición de todo tipo de utensilios que se requieran para proporcionar este servicio. Solo está permitida la adquisición de garrafones y porta garrafones de plástico Productos Minerales no Metálicos Asignaciones destinadas a la adquisición de materiales utilizados en la construcción, reconstrucción, ampliación, adaptación, mejora, conservación y mantenimiento de todo tipo de muebles e inmuebles; tales como: cemento, ladrillo, yeso, cal, arena, tabique, madera, clavos, taquetes, pinturas, barnices, etc Cemento y Productos de Concreto Asignaciones destinadas a la adquisición de cemento, cemento blanco, gis y especial, pega azulejos y productos de concreto Cal, Yeso y Productos de Yeso Asignaciones destinadas a la adquisición de tabla roca, plafones, páneles acústicos, columnas, molduras, estatuillas, figuras decorativas de yeso y otros productos arquitectónicos de yeso de carácter ornamental. Incluye dolomita calcinada. Cal viva, hidratada o apagada y cal para usos específicos a partir de piedra caliza triturada Maderas y Productos de Madera Asignaciones destinadas a la adquisición de maderas y sus derivados Vidrio y Productos de Vidrio Asignaciones destinadas a la adquisición de vidrio plano, templado, inastillable y otros vidrios laminados; espejos; envases y artículos de vidrio y fibra de vidrio. 10

11 24601 Material Eléctrico y Electrónico Asignaciones destinadas a la adquisición de todo tipo de material eléctrico y electrónico tales como: interruptores, tubos fluorescentes, focos, aislantes, electrodos, alambres, lámparas y efectos que requieran las líneas de transmisión, telegráficas, telefónicas y de telecomunicaciones aéreas y subterráneas, igualmente para la adquisición de efectos necesarios en las instalaciones radiofónicas, radiotelegráficas, etc Artículos Metálicos para la Construcción Asignaciones destinadas a cubrir los gastos por adquisición de productos para construcción hechos de hierro, acero, aluminio, cobre, zinc, bronce y otras aleaciones, tales como: lingotes, planchas, planchones, hojalata, perfiles, alambres, varillas, ventanas y puertas metálicas, clavos, tornillos y tuercas de todo tipo; mallas ciclónicas y cercas metálicas, etc Materiales Complementarios Asignaciones destinadas a la adquisición de materiales de cualquier naturaleza para el acondicionamiento de las obras públicas y bienes muebles que se requieran, tales como: alfombras, tapices, pisos, persianas, marcos para cuadros, etc. Pueden cargarse a esta partida canceles de todo tipo, letreros y placas para edificios Otros Materiales y Artículos de Construcción y Reparación Asignaciones destinadas a la adquisición de otros materiales para construcción y reparación no consideradas en partidas anteriores tales como: productos de fricción o abrasivos a partir de polvos minerales sintéticos o naturales para obtener productos como piedras amolares, esmeriles de rueda, abrasivo en polvo, lijas, entre otros; pinturas, recubrimientos adhesivos y selladores, como barnices, lacas y esmaltes; adhesivos o pegamentos, impermeabilizantes, masillas, resanadoras, gomas, cementos y similares, thinner y removedores de pintura y barniz entre otros. 11

12 25201 Fertilizantes, Pesticidas y Otros Agroquímicos Asignaciones destinadas a la adquisición de estos tipos de productos cuyo estado de fabricación se encuentra terminado y que requiere las Dependencias y Entidades de la Administración Pública para los usos propios, tales como: fertilizantes complejos e inorgánicos, fungicidas, raticidas, herbicidas, etc Materiales Accesorios y Suministros Médicos Asignaciones destinadas a la adquisición de toda clase de materiales y suministros médicos que se requieran en hospitales, unidades sanitarias, consultorios, clínicas, veterinarias, etc. Tales como: botiquín surtido, jeringas, gasas, vendajes, material de sutura, espátulas, lentes, etc Materiales, Accesorios y Suministros de Laboratorios Asignaciones destinadas a la adquisición de toda clase de materiales y suministros utilizados en los laboratorios médicos, químicos, de investigación, fotográficos, etc. Tales como: cilindros graduados, matraces, probetas, tanques de revelado, materiales para radiografía, electrocardiografía, y animales para experimentación Fibras Sintéticas, Hules Plásticos y Derivados Asignaciones destinadas a cubrir erogaciones por adquisición de productos a partir del hule o de resinas plásticas, perfiles, tubos y conexiones, productos laminados, placas espuma, envases y contenedores, entre otros productos. Incluye P.V.C Combustibles Diesel para uso exclusivo de la calefacción en planteles educativos Vestuarios y Uniformes Asignaciones destinadas a la adquisición de toda clase de ropa elaborada y sus accesorios: uniformes deportivos y culturales con sus insignias, distintivos, emblemas, banderas, banderines. 12

13 27301 Artículos Deportivos Asignaciones destinadas a la adquisición de todo tipo de artículos deportivos, tales como: balones, redes, trofeos, raquetas, guantes, etc Herramientas Menores Asignaciones destinadas a la adquisición de refacciones, accesorios y herramientas auxiliares de trabajo, necesarias para el funcionamiento de las instalaciones administrativas, operativas o productivas de las dependencias y entidades de la Administración Pública; se entenderán como tales las que reúnan las siguientes características: periodo de duración igual o menor al del ejercicio fiscal; relativo, bajo costo unitario y dificultad para el control de inventarios. tales como: desarmadores, martillos, llaves para tuercas, carretillas de mano, cuchillos, navajas, tijeras de mano, sierras de mano, alicates, hojas para seguetas, micrómetros, cintas métricas, pinzas, martillos, prensas, berbiquíes, garlopas, taladros, zapapicos, escaleras, micrófonos, detectores de metales manuales y demás bienes de consumo similares Refacciones y Accesorios Menores de Edificios Asignaciones destinadas a la adquisición de instrumental complementario y repuesto de edificios, tales como: candados, cerraduras, pasadores, chapas, llaves, manijas para puerta, herrajes y bisagras Refacciones y Accesorios Menores de Mobiliario y Equipo de Administración, Educacional y Recreativo. Asignaciones destinadas a la adquisición de refacciones y accesorios de escritorios, sillas, sillones, archiveros, máquinas de escribir, calculadoras, fotocopiadoras, entre otros. Tales como bases de cinco puntas, rodajas (para sillas y muebles), estructuras de sillas, pistones, brazos asientos y respaldos, tornillos, soleras, regatones, estructuras de muebles, soportes de televisores, entre otros. 13

14 29401 Refacciones y Accesorios Menores de Equipo de Cómputo y Tecnología de la Información Asignaciones destinadas a la adquisición de componentes o dispositivos internos y externos que se integran al equipo de cómputo, con el objetivo de conservar o recuperar su funcionalidad y de que son de difícil control de inventario como tarjetas electrónicas, driver internos, circuitos, antivirus, cables, periféricos, disco duro, unidad de disco, memoria, Mouse de computadora, protector de pantalla. Teclado de computadora, switch, modem interno, porta teclado, material utilizado en la instalación de equipo de cómputo Refacciones y Accesorios Menores de Maquinaria y Otros Equipos. Asignaciones destinadas a la adquisición de piezas, partes, componentes, aditamentos, implementos y reemplazos de maquinaria pesada agrícola y de construcción Servicios Instalaciones Para Centros Escolares Asignaciones destinadas a cubrir el importe de instalaciones eléctricas, así como su mantenimiento y conservación de las mismas Gas Asignaciones destinadas al pago de suministro de gas, para calentadores de ambiente Telefonía Tradicional. Asignaciones destinadas al pago de servicio telefónico convencional nacional e internacional, mediante redes alámbricas, incluido el servicio de fax, requerido en desempeño de funciones oficiales. Por ningun motivo se podra hacer el pago por adelantado de estos servicios. 14

15 31701 Servicio de Acceso a Internet, Redes y Procesamiento de Información. Asignaciones destinadas a cubrir el pago de servicio de telecomunicaciones nacionales e internacionales, tales como: bíper, cable, cablegramas, telex, internet, fax, radiogramas, que utilicen las dependencias y entidades en la administración pública en el desempeño de sus funciones. Por ningun motivo se podra hacer el pago por adelantado de estos servicios Arrendamiento de Equipo de Transporte. Asignaciones destinadas a cubrir el importe del alquiler de toda clase de equipo de transporte. Solo está permitido el alquiler de autobús para viaje de estudios Impresiones y Publicaciones Oficiales Asignaciones destinadas a cubrir el costo de los servicios de impresión y publicación de documentos oficiales de uso interno y externo de las Dependencias y Entidades. Tales como: manuales de organización, de procedimientos y servicios al público; decretos, acuerdos, convenios, oficios, circulares, programa de adquisiciones, instructivos fiscales o de promoción de actividades productivas, entre otras Servicios de Vigilancia Asignaciones destinadas a cubrir las erogaciones por servicios de monitoreo de personas, objetos o procesos tanto de inmuebles de los entes públicos como de lugares de dominio público prestados por instituciones de seguridad, siempre y cuando no constituya una relacion laboral Servicios Financieros y Bancarios Asignaciones destinadas a cubrir los pagos de los servicios que prestan las instituciones financieras y bancarias. Solo se autoriza el pago de comisiones por emisión de estados de cuenta y no incluye comisiones bancarias por sobregiro. 15

16 35103 Mantenimiento y Conservación de Planteles Escolares Asignaciones destinadas a cubrir gastos de la conservación y mantenimiento de bienes inmuebles tales como: escuelas, redes de agua, drenaje, techado e impermeabilización y reparaciones menores (Mano de obra) Mantenimiento y Conservación de Mobiliario y Equipo para Escuelas, Laboratorios y Talleres Asignaciones destinadas a cubrir el costo de los servicios de conservación de estos activos fijos Instalaciones Asignaciones destinadas a cubrir el costo de los servicios de instalación de maquinaria y equipo especializado tales como: equipo de computación, instalación física de red de datos y eléctrica, de rayos x, aire acondicionado, etc. Pueden cargarse a esta partida: servicios de instalación de sistemas de calefacción, comunicación, iluminación y sonido Servicios de Jardinería y Fumigación Asignaciones destinadas a cubrir el costo de los servicios de mantenimiento y conservación de parques y jardines Mobiliario y Equipo para Escuelas, Talleres y Laboratorios Asignaciones destinadas a la adquisición de mobiliario y equipo necesario para el funcionamiento de escuelas, laboratorios y talleres tales como: enfriador de agua bomba hidroneumática, máquina para soldar, nichos para bandera, etc. Es importante señalar que los gastos que no estén ubicados en estas partidas, no se autoriza su compra. No podrá considerarse en equipamiento la adquisición de mesabancos, pizarrones y escritorios para maestros y directivos 16

17 IV. Aportaciones 1. Aportaciones recibidas. Se consideran aportaciones recibidas, a los depósitos que se reflejan en su cuenta bancaria de parte del Fideicomiso, por depósitos o reintegros de la Asociación de Padres de Familia, Ingresos propios o particulares. Cada ingreso en efectivo y/o depósito que reciba el plantel por parte del Programa de Apoyo Escolar, deberá ser registrada en el libro de ingresos y egresos en SAPEEIB. (Anexo No. 6) Expedición de Recibo Oficial de Cobro. - Para promover y acreditar la captación de recursos, los planteles emplearán el recibo oficial de cobro (Anexo No. 7), que deberá ser expedido por el plantel educativo al momento en que se reciba cualquier aportación en efectivo. Estos recibos se expedirán siguiendo el orden consecutivo del folio. - La Dirección de Recursos Financieros entregará al Director del plantel los recibos oficiales de cobro; el Director será el responsable del uso y custodia de los mismos, entregando: Original al interesado u otorgante del donativo. Primera copia al plantel educativo. Segunda copia a la Dirección de Recursos Financieros. Cancelación de Recibos Oficiales de Cobro - Cuando se incurra en error de llenado del recibo y éste no pueda ser utilizado, deberá cancelarse con dos líneas diagonales o bien anotar la palabra CANCELADO en todos sus tantos, conservando el recibo en su consecutivo y entregarlo a la Dirección de Recursos Financieros en la revisión. 17

18 Pérdida de Recibos Oficiales de Cobro - En caso de pérdida, robo, destrucción o de existir folios faltantes en los recibos oficiales y/o recibo de donativo, se deberá elaborar un acta administrativa circunstanciada. Cuando la pérdida, robo o destrucción afecte únicamente el original del recibo oficial de cobro, deberá de elaborar el acta administrativa correspondiente, cancelar las copias del recibo y anexarlas al acta. V. Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios. La adquisición de bienes y contratación de servicios, deberán realizarse de acuerdo al Programa Anual de Trabajo elaborado por la escuela y capturado en el Sistema de Administración de la Planeación Estratégica en Educación Inicial y Básica (SAPEEIB), mismo que deberá estar validado por la coordinación del PAE contemplando los conceptos y partidas de gasto autorizados y tomando en cuenta las siguientes consideraciones: 1. Para el 2014, se aceptarán modificaciones a la programación del recurso establecido en el PAT, solamente en caso de existir alguna situación especial que justifique dicho cambio de actividad o uso del remanente, se deberá registrar en el SAPEEIB, para ser validado y autorizado por el Supervisor escolar en el sistema. 2. De acuerdo al procedimiento para adquisición de materiales, suministros y bienes muebles de Servicios Educativos del Estado de Sonora, núm. de revisión 02 con fecha de elaboración 15 de noviembre de 2007, toda compra mayor de $10, antes de IVA requiere cuando menos de tres cotizaciones y deberá elaborar cuadro comparativo de dichas cotizaciones (Anexo No. 8). En las localidades donde exista un solo proveedor, deberá presentar la justificación correspondiente, con la respectiva autorización del Supervisor Escolar mediante oficio. 18

19 3. Las escuelas que tengan proyectado en su Programa Anual de Trabajo la adquisición de aires acondicionados, deberán previamente contratar los servicios de un Ing. Electricista con Cédula Profesional, quien determinará si el centro escolar tiene la capacidad suficiente para garantizar la demanda de energía eléctrica y la situación actual de las instalaciones eléctricas. De acuerdo a los resultados obtenidos, el Director de la escuela, deberá enviar oficio solicitando la autorización al Instituto Sonorense de Infraestructura Educativa (ISIE) anexando los resultados del diagnóstico y copia LEGIBLE por ambos lados de la Cédula Profesional del ingeniero que realice dicho trabajo. La respuesta será enviada a través de la Coordinación del Programa Escuelas de Calidad o a través del Supervisor de cada región. Las excepciones al caso, serán las siguientes: - Las escuelas ubicadas en la región sierra de difícil acceso, podrán solicitar el diagnóstico del centro escolar al Ing. de obra del Municipio y enviarán oficio de solicitud de autorización al ISIE, anexando copia de la Cédula profesional del ingeniero responsable junto con los resultados obtenidos del diagnóstico. 4. Las escuelas que tengan contemplado la reposición de aires acondicionados, el Director del plantel educativo, deberá solicitar al ISIE la autorización, anexando al oficio la baja del inventario del bien, para ello es necesario elaborar el Acta Administrativa para Baja de Bienes Muebles Obsoletos e inservibles, anexando el formato de Relación de Activos para Baja, así como fotografía de los bienes relacionados, esto último en caso de tratarse de bienes dañados u obsoletos, para los casos de canje de aparatos es necesario anexar a los documentos antes señalados, comprobante de haber entregado el artículo, señalando los datos de la institución o empresa receptora así como nombre y firma del empleado responsable; la respuesta será enviada a través de la Coordinación del Programa Escuelas de Calidad. 19

20 5. Con el propósito de que las adquisiciones o contrataciones queden debidamente respaldadas en caso de que el producto no reúna los requisitos convenidos al momento de realizar la compra o contratación de servicios, o bien, presente algún desperfecto, es importante que para estar en condiciones de hacer cualquier tipo de reclamación, consideremos lo siguiente: a. Al comprar equipo electrónico, mobiliario, etc. Deberán solicitar la factura correspondiente; asimismo, la garantía por escrito; esta garantía deberá indicar el tiempo que se puede hacer la reclamación directamente con el proveedor y además indicará el tiempo y lugar a donde dirigirse directamente con el fabricante. b. En caso de que la compra de determinado producto presente algún desperfecto, es muy importante hacer la reclamación correspondiente: Acudir directamente con el proveedor para hacer valer la garantía del producto. Lo mismo se hará en caso de incumplimiento de contrato o de fecha de entrega. Si el proveedor no resuelve de manera positiva la reclamación, acudir directamente a la Procuraduría Federal del Consumidor (PROFECO) en el lugar que corresponda y presentar la inconformidad. Una vez que se halla tratado de resolver la inconformidad sin tener resultado positivo, se debe exponer en forma escrita dicha inconformidad a la Unidad de Asuntos Jurídicos de la Secretaría de Educación y Cultura, anexando toda la documentación que ampare la compra (contrato), situado en Paseo de la Paz No. 68 y Olivares, Col. Valle Grande, Hermosillo, Sonora, Tel. (662) y (662) , Tel. conmutador (662) ext y Con copia al PEC para su expediente y seguimiento. 20

21 7. Para que los bienes muebles adquiridos, sean registrados en el inventario de la Secretaría, será necesario considerar lo siguiente: a. Para que un artículo sea considerado como activo fijo necesariamente deberá cumplir con los siguientes criterios: La durabilidad del bien debe ser mayor a un año fiscal. El artículo debe ser fácil de verificar. El costo debe ser mayor o igual a quinientos pesos. b. Elaborar el reporte de alta del bien adquirido, (Anexo No. 9) el cual se puede descargar en la página de la SEC en el portal, sitio de interés, inventarios SEC. c. Una vez elaborado el reporte de alta de activos fijos, anexar copia de la factura y fotografía de los bienes adquiridos y el reporte deberá ser entregado a la Subdirección de Activos Fijos, con el fin de registrarlo en el inventario de la SEC y de esta manera todo bien mueble inventariado que se encuentre físicamente en el plantel, cuente con un seguro contra daños o siniestros. d. Anexar al reporte de alta, copia de la factura así como la fotografía del bien y entregar al personal de la Dirección de Recursos Financieros al momento de la revisión del gasto. e. Ninguno de los bienes muebles inventariados que se encuentren en las escuelas podrá ser objeto de comercialización por parte de éstas. En caso de robo o siniestro que se presente en algún plantel o escuela, es necesario llevar a cabo los trámites para el reclamo del seguro ante la Subdirección General de Seguros, presentando la siguiente documentación: Acta circunstanciada. Acta ante el ministerio público. Formato de reclamo de seguro. Copia de la cédula censal de activo fijo, donde aparecen los bienes siniestrados o robados. 21

22 Cotización o presupuesto de los bienes afectados, por una casa comercial. Relación de baja de activos siniestrados, (el formato se puede descargar del portal de la secretaria, en la sección sitios de interés, inventarios SEC). Fotos del siniestro que refleje violencia. VI. Egresos Para el ejercicio de los recursos del PAE, es indispensable apegarse al Programa Anual de Trabajo autorizado por el presidente de la Asociación de Padres de Familia, el representante de los Padres de Familia del Consejo Escolar de Participación Social y el Supervisor Escolar, siempre y cuando no contravengan las Reglas de Operación vigentes y el presente Manual. 1. Expedición de Cheques: a) Todos los cheques que se elaboren por concepto de adquisición de bienes o servicios deberán: I. Ser elaborados a nombre de la persona o empresa registrada en la Cédula de Identificación Fiscal que se encuentra en las facturas. II. Tener firmas mancomunadas (Director del plantel y del Presidente de la Asociación de Padres de Familia o Autorizado). Las firmas deberán coincidir con las plasmadas en la credencial de elector. III. En caso de que la empresa donde se adquiera el bien o se contraten los servicios no acepten cheques, éstos pueden ser expedidos a nombre del o la Directora del plantel. Para cumplir con este punto, se deberá hacer lo siguiente: Elaborar solicitud al Supervisor Escolar para que le otorgue por escrito la autorización de emitir el cheque a nombre del Director, explicando los motivos. Emitir el cheque el mismo día de la compra por el monto exacto. 22

23 IV. En caso de que requiera realizar adquisiciones en negocio tipo franquicia como Sam s Club, Walmart, Costco, Office Depot, etc. podrá elaborar el cheque a nombre del Director del plantel por el monto exacto de la compra. V. No podrán expedirse cheques al portador. a) Los cheques serán elaborados en original y una copia para la Póliza de Cheque, la cual invariablemente deberá contener nombre y firma de recibido del beneficiario en original. (Anexo No. 10) b) En caso de que el cheque sea emitido a nombre de persona moral (Empresa), se requiere firma de recibido y/o sello de la empresa. c) Cuando el cheque se elabore a nombre de persona física, se requiere firma de recibido del beneficiario y copia de la identificación en la cual aparezca la firma. d) Se debe anexar los comprobantes originales del gasto por el monto total del cheque a cada una de las pólizas de cheque. e) Los comprobantes deberán presentarse adheridos en hoja blanca, anotando el número de cheque, la cantidad y el concepto de compra, la firma del Director del plantel y del Presidente de la Asociación de Padres de Familia, además deberán tener el sello oficial de la escuela. (Anexo No. 11) f) Todos los cheques emitidos deben registrarse en orden consecutivo en el libro de ingresos y egresos. (Anexo No. 6) g) Cheque Cancelado: Cuando ocurra algún error en el llenado del cheque y se considere inutilizado, se deberá cancelar, para lo cual se trazarán dos líneas diagonales o anotar sobre el cheque la leyenda CANCELADO ; pegarse en póliza de cheque y anexarlo a los documentos comprobatorios. Asimismo, deberá ser registrado en el libro de ingresos y egresos del SAPEEIB siguiendo el orden consecutivo. (Anexo No. 6). 23

24 h) Todos los comprobantes deben estar expedidos a nombre de Gobierno del Estado de Sonora, con RFC: GES CT0 y domicilio fiscal: Dr. Paliza y Comonfort, Colonia Centro, Hermosillo Sonora. C.P (Anexo No 15) 2. Comprobantes de Gasto Se consideran: Comprobante fiscal digital y Recibos Comunitarios, bajo los siguientes requisitos: a) Comprobante fiscal digital por internet: Las impresiones de las facturas electrónicas (CFDI) deben cumplir con los siguientes requisitos: (Anexo No. 11) I. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien lo expida. II. Régimen Fiscal en que tributen conforme a la Ley del ISR. (Consulte el procedimiento para obtener el régimen fiscal). III. Sí se tiene más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan las Facturas Electrónicas. IV. Contener el número de folio asignado por el SAT y el sello digital del SAT. V. Sello digital del contribuyente que lo expide. VI. Lugar y fecha de expedición. 24

25 VII. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expida. VIII. Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes, mercancías o descripción del servicio o del uso y goce que amparen. IX. Valor unitario consignado en número. X. Importe total señalado en número o en letra. XI. Señalamiento expreso cuando la contraprestación se pague en una sola exhibición o en parcialidades. XII. Cuando proceda, se indicará el monto de los impuestos trasladados desglosados por tasa de impuesto y, en su caso, el monto de los impuestos retenidos. XIII. Forma en que se realizó el pago (efectivo, transferencia electrónica de fondos, cheque nominativo o tarjetas de débito, de crédito, de servicio o la denominado monedero electrónico que autorice el Servicio de Administración Tributaria). XIV. Número y fecha del documento aduanero, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación. Además de los requisitos contenidos en la Resolución Miscelánea Fiscal vigente: a) Código de barras generado conforme al rubro I.E del Anexo 11. b) Número de serie del CSD del emisor y del SAT. c) La leyenda Este documento es una representación impresa de un CFDI. d) Fecha y hora de emisión y de certificación de la Factura Electrónica (CFDI) adición a lo señalado en el artículo 29-A, fracción III del CFF. e) Cadena original del complemento de certificación digital del SAT. 25

26 b) Recibo Comunitario Tomando como criterio las comunidades alejadas de la ciudad, el recibo comunitario se considera comprobante de pago de servicio de mano de obra de la comunidad escolar por concepto de albañilería, plomería, electricidad, carpintería, pintura, herrería y confección de vestuario; siempre y cuando se cuente con previa autorización por escrito del Supervisor Escolar, quien conoce la comunidad y le consta de que no hay personas que cuenten con facturas de dichos servicios. El recibo comunitario no deberá exceder la cantidad de $4, pesos mensuales y debe contener los siguientes datos: concepto, nombre de la persona acreedora del pago, costo, firma del beneficiario, visto bueno del supervisor y autoridad municipal (Anexo No. 12). Anexar copia de identificación del beneficiario. 3. Disposiciones fiscales: La tasa general del IVA es del 16%. La fecha límite autorizada para ejercer el total del recurso es hasta el 31 de diciembre de Todas las operaciones que realicen los planteles educativos estarán sujetas a las normas y procedimientos señalados en el presente Manual y deberán estar soportadas con la documentación comprobatoria correspondiente. 26

27 VII. Revisión de documentación comprobatoria La Dirección de Recursos Financieros, es la encargada de revisar la documentación comprobatoria del gasto realizado por las escuelas adscritas al Programa de Apoyo Escolar, por lo que los planteles incorporados al Programa, deberán acudir a su revisión en la fecha programada en la región que les corresponda. Documentación a Presentar: a. Conciliación Bancaria. b. Estado de cuenta del Banco. c. Libro de Ingresos y Egresos (impreso de la página del SAPEEIB) d. Recibo oficial de cobro y ficha de depósito. e. Póliza de cheque. f. Factura, Recibo comunitario, Régimen de pequeño contribuyente. g. Cotizaciones y cuadro comparativo de cotizaciones. h. Alta de inventarios de los bienes adquiridos. i. Oficio de autorización para la compra de aires acondicionados, rehabilitación o ampliación eléctrica, rehabilitación del espacio educativo. j. Programa Anual de Trabajo. k. Acta Entrega Recepción (en caso de cambio de adscripción del Director de la escuela). Los comprobantes deben adherirse en hojas tamaño carta; para cada documento se utilizará una hoja. El Director, el Presidente de la Asociación de Padres de Familia y el Representante de los Padres de Familia en el CEPS, firmarán sobre cada documento comprobatorio, debiendo anotar su nombre completo y en su caso, el sello de identificación. También se anotará la leyenda adquisiciones con recurso del PAE 2014 Esta documentación deberá estar agrupada en forma mensual en original y copia. La documentación comprobatoria original quedará en guarda y custodia de la Dirección de Recursos Financieros y la copia quedará en resguardo del Director de la escuela bajo la supervisión del los padres de familia. 27

28 Los planteles que presenten observaciones en la comprobación del gasto, tendrán hasta el término del ejercicio del recurso de PAE, para la solventación de las mismas, de no acatar esta disposición, se turnará al Órgano de Control y Desarrollo Administrativo de la Secretaría de la Contraloría para su seguimiento. VIII. Transparencia y Rendición de Cuentas 1. El director de la escuela participante en el Programa, deberá de alimentar periódicamente el Sistema de Administración de la Planeación Estratégica en Educación Inicial y Básica (SAPEEIB), para que éste cuente con toda la información actualizada de los recursos recibidos y ejercidos para los informes requeridos, asegurando con ello, la transparencia y rendición de cuentas ante la comunidad educativa. 2. Para cada revisión del gasto y término del ciclo escolar, deben entregar el reporte de ingresos y egresos que se origina al alimentar el sistema con la información de la inversión del recurso (Anexo No. 6). Para su consulta está en la Pág El director de la escuela, deberá elaborar y presentar al Consejo Escolar de Participación Social y la Asociación de Padres de Familia, un informe trimestral, sobre el estado que guarda la aplicación del recurso recibido. 4. En caso de que el Director de la escuela cambie de adscripción, debe hacer entrega al director entrante, o en su caso, al supervisor escolar, de toda la documentación: PAT, comprobación del gasto revisado por la Dirección de Recursos Financieros sin ninguna observación, chequera, libro de ingresos y egresos emitido por el SAPEEIB, lo que indica que la información está capturada en el sistema, deberá elaborar el Acta Entrega Recepción donde se incluya la entrega de los documentos mencionados anteriormente, esto de acuerdo a la normatividad. 28

29 IX. Sanciones Si el Director de la escuela retira de la cuenta recurso sin respaldo del Programa Anual de Trabajo, se someterá a las sanciones que enmarca la Ley de Responsabilidades de Servidores Público del Estado y los Municipios. Si el Director no comprueba la inversión del recurso en los tiempos que se le indiquen, la Secretaría de Educación y Cultura tendrá la facultad de realizar los descuentos por el importe económico asignado durante el X. Supervisión del Programa Los planteles seleccionados podrán recibir la supervisión de los siguientes organismos y dependencias: Secretaría de Hacienda del Gobierno del Estado de Sonora. Oficina de Servicios Federales en Apoyo a la Educación en el Estado de Sonora. Secretaría de Educación y Cultura del Gobierno del Estado de Sonora. - Asociación Estatal de Padres de Familia. - Dirección General de Vinculación Educativa y Participación Social. - Órgano de Control y Desarrollo Administrativo de Servicios Educativos del Estado de Sonora. - Dirección de Recursos Financieros. - Direcciones Generales y de Área. - Jefaturas de Sector y Supervisiones Escolares. Secretaría de la Contraloría General del Estado de Sonora. Consejo Municipal de Participación Social. Por lo que deberán proporcionarles toda la información requerida para la evaluación y control del Programa. 29

30 XI. Disposiciones Generales 1. Para efectos de operación del presente Manual, se establecerá como periodo del ejercicio el año fiscal El Director escolar es el responsable de administrar los recursos otorgados a la escuela, conforme a su Programa Anual de Trabajo y respetando la normatividad estatal aplicable, podrá designar a una persona para que lleve el control administrativo de los recursos. 3. A fin de garantizar el uso transparente y eficaz de los recursos del Programa, El Comité Técnico del Fideicomiso, a través del Secretario Ejecutivo podrá suspender, cancelar o exigir el reintegro de los recursos otorgados, a aquellas escuelas que incumplan con las Reglas de Operación y de su normatividad estatal vigente y aplicable en la materia, o bien, a aquellas que cometan alguna irregularidad en el manejo de los recursos. 4. La fecha límite autorizada para ejercer el total del recurso es hasta el 31 de diciembre de Los recursos no ejercidos por las escuelas deberán ser reintegrados al Fideicomiso; esto se hará automáticamente a solicitud del Secretario Ejecutivo del PAE a la Dirección de Administración y Finanzas con atención a la Dirección de Recursos Financieros. 5. Los casos no previstos en el presente Manual, serán resueltos por el Secretario Ejecutivo del PAE y/o la Dirección de Recursos Financieros. 30

31 XII. Para mayor información: Cualquier situación no prevista en el presente Manual, favor de comunicarse a las siguientes instancias según sea el caso: Coordinación Del Programa de Apoyo Escolar Gaston Madrid #12 Entre Juarez y Matamoros Colonia Centro, en Hermosillo, Sonora. Teléfono: (662) , ext y 2001, (662) , (662) , (662) , (662) , (662) y Correo electrónico paesonora@sec-sonora.gob.mx Sucursal BBVA Bancomer, S.A. Teléfono: 01 (662) Paseo Río Sonora Sur No 205 Colonia Río Sonora C.P ; Hermosillo, Sonora, Dirección de Recursos Financieros Teléfono: 01 (662) ext Blvd. Luis Donaldo Colosio Final S/N, Colonia Las Quintas; Hermosillo, Sonora. Correo electrónico paecontabilidadgub@sec-sonora.gob.mx 31

32 XIII. Bibliografía Ley de adquisiciones, arrendamientos y prestaciones de servicios relacionados con bienes muebles de la Administración Pública Estatal. Decreto número 20 del presupuesto Egresos del Gobierno del Estado de Sonora para el Ejercicio Fiscal Ley de Educación del Estado de Sonora artículo 8. Decreto que autoriza la constitución del Fideicomiso del Programa de Apoyo Escolar para el Mantenimiento, Mejora y Equipamiento de las Escuelas Públicas de Educación Básica en el Estado de Sonora. Reglas de Operación para el ciclo Escolar

33 ANEXOS 33

34 ANEXO 1 34

35 ANEXO 2 35

36 ANEXO 3 36

37 INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA ANEXO 3 1. Anotar el número de cuenta. 2. Anotar el nombre del banco y la fecha a la que corresponde la conciliación. 3. Anotar la misma fecha del punto 2 y el saldo que presenta el estado de cuenta a esa fecha. 4. Anotar el importe de los cheques que se han girado y no han sido presentados al banco para su cobro. En caso de ser varios se debe hacer una relación que contenga: Fecha del Cheque. Número de Cheque. Nombre del Beneficiario. Importe del Cheque. Importe Total. 5. Anotar el importe de los depósitos que se hubieran realizado y que no estén registrados en libros. 6. Anotar las comisiones que hubiera cargado el banco y que no estén registradas en libros. 7. Anotar el importe de los depósitos que se hubieran realizado y que no estén considerados o registrados por el banco (no incluidos en el saldo del estado de cuenta). 8. Anotar la misma fecha que en el punto 3 y el saldo que presenta la cuenta bancaria en los registros del libro. (Que debe ser el mismo que resulte de: Al saldo de bancos restarle los cheques en tránsito y depósitos no considerados en libros, más las comisiones y depósitos no considerados en el banco). 9. Anotar el nombre, puesto y firma de la persona responsable de su elaboración, revisión y autorización. 10. Anotar el lugar y fecha de su elaboración. 37