DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS CON VALOR LEGAL - MICROFORMAS

Transcripción

1 DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS CON VALOR LEGAL - MICROFORMAS Abog. ANA CASTILLO ARANSAENZ Secretaria General del RENIEC FEDATARIA JURAMENTADA RENIEC

2 Agenda Parte 1: Del Alcance 1. Marco Normativo 2. Marco General 3. Fedatarios 4. Procedimientos 5. Efectos Legales Parte 2: Sistema de Producción de Microformas en RENIEC 1. Producción de Microformas - Micrograbación Parte 3: Proyectos del RENIEC para el uso de Microformas

3 Parte 1: Del Alcance

4 Marco Normativo General a. D. Leg. N 681 Dictan normas que regulan el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e información tanto respecto de la elaborada en forma convencional como la producida por procedimientos informáticos en computadoras. b. D.S. N JUS Aprueban el Reglamento del Decreto Legislativo N 681, sobre el Uso de Tecnologías de Avanzada en Materia de Archivos de las Empresas. c. D. Leg. N 827 Amplían los alcances del D. Leg. N 681 a las entidades públicas a fin de modernizar el sistema de archivos oficiales. d. D. S. N JUS Aprueban el Reglamento sobre la Aplicación de Normas que Regulan el Uso de Tecnologías Avanzadas en Materia de Archivo de Documentos e Información a Entidades Públicas y Privadas. e. NTP Microformas. Requisitos para las organizaciones que operan sistemas de producción de microformas. Parte 2: Medios de archivo electrónico.

5 Conceptos importantes Microforma Imagen reducida y condensada, o compactada, o digitalizada de un documento grabado en un medio portador físico técnicamente idóneo, que pueda ser vista y leída con equipos visores o pantallas de video o similares y reproducidas en copias impresas iguales al documento original. Microduplicado Reproducción exacta del elemento original que contiene microformas, en un soporte material idóneo similar, en el mismo o similar formato, configuración y capacidad de almacenamiento; y con efectos equivalentes. Micrograbación Proceso técnico para obtener microformas a partir de documentos originales en papel o material similar o bien directamente de los medios o soportes electromagnéticos, digitales u otros en que se almacena información producida por computadora. Microarchivo Conjunto ordenado, codificado y sistematizado de los elementos materiales de soporte o almacenamiento portadores de microformas, con índices y medios de recuperación para encontrar, examinar visualmente, y así reproducir copias exactas.

6 Fedatario Juramentado con Especialización en Informática Pueden ser Depositarios de la Fe Pública : Notarios Públicos. Fedatarios Públicos y particulares juramentados. Requisitos para ser Fedatario Juramentado : Cumplir condiciones exigibles para postular como Notario Público y acreditarlo ante el Colegio de Abogados de la jurisdicción. Diploma de idoneidad técnica, según reglamento. Inscripción y registro de firma ante el Colegio de Abogados de la jurisdicción. Prestar juramento ante el Presidente de la Corte Superior o Magistrado. Si es Notario Público deberá contar con Diploma de idoneidad técnica y presentar su título en el Colegio Notarial.

7 El proceso técnico debe garantizar Que las microformas reproducen los documentos originales con absoluta fidelidad e integridad. Las microformas obtenidas poseen cualidades de durabilidad, inalterabilidad y fijeza superiores o al menos similares a los documentos originales. Los microduplicados son reproducciones de contenido exactamente igual a las microformas originales y con similares características. A partir de las microformas y de los microduplicados puede recuperarse, en papel u otro material similar, copias fieles y exactas del documento original que se halla micrograbado en aquellas. Las microformas bajo la modalidad de documentos producidos por procedimientos informáticos y medios similares deben tener sistemas de seguridad de datos e información que aseguren su inalterabilidad e integridad. Si se usa signatura o firma informática, cuya autenticidad deberá ser comprobable en forma indubitable por medios técnicos idóneos.

8 La idoneidad del proceso está garantizada por el cumplimento de normas técnicas nacionales e internacionales que ha adoptado o emitido el INDECOPI. Los procesos de micrograbación deben efectuarse bajo la dirección y responsabilidad del Depositario de la Fe Pública, quien deja constancia de su participación a través de: Acta de Apertura el inicio de la micrograbación. Acta de Cierre al término de la micrograbación. Acta de Conformidad, y entrega Testimonio.

9 Efectos Legales Los medios portadores de las microformas, sustituyen a los expedientes y documentos originales micrograbados en ellos, para todos los efectos legales. Estos medios deben ser archivados, clasificados, codificados y ordenados con las mismas o mejores condiciones de seguridad y métodos exigibles a los archivos en papel. Siempre que las disposiciones legales exijan la conservación de documentos y archivos por cierto plazo o hasta un término señalado, se entiende que tal obligación puede cumplirse mediante el mantenimiento de los archivos de microformas. No podrán destruirse, aún cuando existan microformas, los originales de documentos, información y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias.

10 Efectos Legales Para la utilización en juicio o fuera de el, las microformas, el Depositario de la Fe Pública expide copia fiel a partir de las microformas, en papel o similar La copia fiel de la microforma tiene el mismo valor legal que el documento original, y su autenticación no es una legalización o comprobación de las firmas que hubieren en el documento o certificación del contenido del mismo. Los medios portadores de las microformas, sustituyen a los expedientes y documentos originales micrograbados en ellos, para todos los efectos legales. Las copias autenticadas no sustituyen a los títulos valores originales para el efecto de despachar ejecución o de exigir la prestación incorporada en el título.

11 Efectos Legales Los microarchivos y los documentos contenidos en ellos son válidos para cualquier revisión de orden contable o tributario, así como para exámenes y auditorías, públicas o privadas. Pueden ser exhibibidos ante los inspectores, auditores y autoridades competentes, directamente mediante su presentación en pantallas o aparatos visores, sin requerirse copia en papel, salvo que tenga que ser presentados los documentos en algún expediente o en caso similar. Cuando se tache una copia fiel o copia certificada de documento obtenido a partir de una microforma de un microarchivo, el juez designa aun périto calificado quien emite un dictamen pericial.

12 Parte 2: Sistema de Producción de Microformas del RENIEC

13 Información del Sistema de Producción de Microformas a. Localización de la Línea de Producción de Microformas. b. Definición de los documentos originales de archivo que serán convertidos a microformas (procedencia, pertenencia, dimensiones, etc.). c. La calidad y legibilidad de los documentos de origen y de destino. d. Los formatos de las imágenes de las microformas y de los medios de soporte. e. La aplicación de la firma digital a los documentos electrónicos y/o a todo el proceso de micrograbación. f. Tecnología de Información que da soporte. g. Los proveedores de servicios de intermediación digital y/o transmisión telemática. h. Destino de las microformas en microarchivos certificados.

14 Módulo Recepción 1. Documentos que dan lugar a las Microformas Series documentales regulados por la propia organización. Verificar la integridad, legibilidad y cantidad de los documentos. 2. De los Documentos de Archivo Original En soporte papel. Documentos Electrónicos, generados por computador o digitalizados. Microformas con valor legal (conforme a Ley). 3. Incorporación de la Firma Digital En los documentos electrónicos que dan lugar a microformas. En el proceso de micrograbación. En ambos: documentos electrónicos y la micrograbación. En cumplimiento de la regulación de Certificados y Firmas Digitales

15 Módulo Preparación 1. Asegurar la integridad de los documentos de archivo original. 2. Identificación de la procedencia, pertenencia, propiedad, cantidad y formatos de los documentos. 3. Ordenamiento, clasificación y agrupación de los documentos por lotes.

16 Módulo Digitalización 1. Configuración previa del equipo de digitalización. 2. Realización de pruebas de impresión en soporte papel, considerando: a. Resolución del escáner, de la impresora. b. Tonalidades (blanco/negro, color, grises), Brillo y Contraste c. Compresión/reducción del tamaño del documento. d. Definición de los elementos críticos del documento original 3. Utilización del Patrón de Digitalización.

17 Módulo Indización 1. Aseguramiento de la identificación apropiada de los documentos con los términos o elementos descriptores que faciliten la recuperación de las imágenes digitalizadas. 2. La indización puede ser manual o automatizada.

18 Módulo Control de Calidad Operativa y por parte del Fedatario 1. Personal ajeno a la digitalización e indización. 2. Sobre el 100% de los documentos electrónicos (incluido los digitalizados). 3. Controla la calidad de las imágenes: a. Resolución, b. Legibilidad, c. Integridad, d. Ordenamiento de los folios, e. Cantidad de imágenes generadas, f. Que no exista imagen faltante o sobrepuesta, g. Secuencia correcta. h. Correspondencia de la indización con la imagen.

19 Módulo Control de Calidad Operativa y por parte del Fedatario 4. Asegura la idoneidad del sistema de elaboración de microformas: a. Verifica la integridad en la correspondencia de folios e imágenes. b. Legibilidad, adecuada indización y la efectividad de recuperación de c. los documentos a partir de sus descriptores establecidos. d. Correcta aplicaión de la firma digital al final de la Fedatación Juramentada e. Comprobación de que la microforma es similar o superior al documento original

20 Módulo Fedatación Juramentada 1. Aplicación de la Firma Digital a los documentos electrónicos provenientes de documentos de archivos originales que serán convertidos a microformas. 2. Debe cumplir con disponer de un certificado digital de no repudio (firma) emitido por una Entidad de Certificación acreditada ante el INDECOPI EREP RENIEC y encontrarse vigente al momento de la Fedatación. 3. Generación de la microforma con valor legal.

21 Módulo Generación del Medio Portador 1. Preparación de Medios Portadores Virtuales. 2. Verificación del contenido preliminar del medio portador definitivo: a. Acta de Apertura b. Microformas c. Software visor de las microformas d. Registro de las Tarjetas de Resolución de la Calidad de las Imágenes e. Índices de las Microformas f. Acta de Cierre

22 Módulo Generación del Medio Portador 3. Verificación del medio portador definitivo que permita: a. Conservar los archivos electrónicos en un formato no regrabable, ni borrable. b. Verificar la calidad, integridad y exactitud de la grabación de los documentos electrónicos, a partir del cual se pueden realizar las reproducciones, como las proyecciones en pantallas o su impresión en papel como copia fiel, para consultas/ evaluación/ inspección. 4. Rotulado, con identificación del proceso y de los documentos de archivo original convertidos a microformas.

23 Módulo Entrega del Medio Portador al Microarchivo 1. El responsable del proceso de micrograbación realiza la entrega al Microarchivo. 2. Previamente, el Fedatario Juramentado debe validar el contenido de los medios portadores definitivos, producto de la grabación. 3. El almacenamiento y conservación de las microformas se da en un Microarchivo certificado con idoneidad técnica.

24 Producción de Microformas 1/2 Micrograbación Parte 1 Recepción Preparación Digitalización Indización Depositario de la Fe Pública: Notario o Fedatario Juramentado RENIEC Testimonio: Acta de Apertura Acta de Cierre Acta de Verificación del Medio Portador Acta de Conformidad Documentos de Archivo: Papel a Digital y Digital a Digital Series Documentales según el Programa de Control de Documentos del RENIEC Trámite Documentario, Resoluciones Jefaturales y Resoluciones Secretariales El procedimiento informático que genere la Microforma debe asegurar su inalterabilidad e integridad. Control de Calidad de la Línea Control de Calidad del Fedatario Fedatación Juramentada

25 Producción de Microformas 2/2 Micrograbación Parte 2 Medio Portador Idóneo de la Microforma Control de Calidad de la Fedatación Juramentada Microduplicado (reproducción exacta contenida en un medio portador similar) tiene el mismo efecto legal y valor probatorio que la Microforma La Microforma reproduce el documento original con absoluta fidelidad e integridad, obteniéndose la Copia Fiel (en medio de soporte papel o electrónico) para su uso en Juicio SECRETARÍA o fuera GENERAL de el. Preparación del Medio Portador Grabación de las Microformas Control de Calidad del Medio Portador Rotulado Entrega al Microarchivo La Microforma con signatura o firma informática debe ser inalterable, fija, durable y comprobable su autenticidad indubitablemente. Consultas Puede ser utilizado en Transferencia Electrónica y otros Servicios de Valor Añadido con su efecto legal y valor probatorio.

26 Parte 3: Proyectos del RENIEC para el uso de las Microformas

27 Productos del RENIEC BD Nacidos Vivos Certificado de Nacido Vivo Acta de Nacimiento Acta de Matrimonio Acta de Defunción BD SITD/BIRC BD Hechos Vitales Documento Escrito DNI Ficha Registral Padrón Electoral Consulta online Actas Registrales BD RUIPN Consulta ol Inscripciones Activas Consulta ol Padrón Electoral BD Biométricos BD Certificados Digitales Consulta ol Listas de Adherentes VF Consulta ol Biométricos Consulta ol OCSP/CRL

28 Proyecto: Gestionando Información con Microformas Certificado de Nacido Vivo Acta de Nacimiento Acta de Matrimonio Acta de Defunción Ficha Registral Solicitud de Certificado Digital Documento Escrito BD Integradas de Microformas 1er Py Integración BD Microformas 3er Py Servicio de Valor Añadido Consultas Internas Consultas Internas Consultas Internas Consultas Internas Consultas Internas Consultas Internas Consultas Internas Consultas Internas Consultas Internas Consultas Externas 4to Py Interoperabilidad para el Gobierno Electrónico

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