CONVOCATORIA PARA PARTICIPAR EN EL PROGRAMA DESAFIO INNOVACIÓN TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA COFINANCIAR EL DESARROLLO DE PROTOTIPOS DE INNOVACIÓN

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1 CONVOCATORIA PARA PARTICIPAR EN EL PROGRAMA DESAFIO INNOVACIÓN TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA COFINANCIAR EL DESARROLLO DE PROTOTIPOS DE INNOVACIÓN MEDELLÍN, ENERO 2016 Página1

2 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Introducción En el segundo semestre del año 2015, tres instituciones de la ciudad de Medellín se unen para seguir desarrollando programas de fortalecimiento al ecosistema de innovación de la Ciudad. La Corporación Ruta N Medellín, como entidad sin ánimo de lucro que impulsa los procesos de Ciencia, Tecnología e Innovación de la ciudad, a través del fortalecimiento del capital institucional, las capacidades científicas y tecnológicas de las instituciones pertenecientes al Sistema Regional de Innovación de Medellín (SRI); la formación del recurso humano de la ciudad y el fomento a la investigación, el desarrollo y la innovación. La Universidad de Medellín, inspirada en el pensamiento libre, el desarrollo humano y comprometida con la excelencia académica e investigativa, los procesos de innovación y la responsabilidad social, buscando la generación de conocimiento y la promoción de la innovación, para contribuir con la solución de problemas, mediante el desarrollo de la Docencia, la Investigación y la Extensión, en su entorno local, nacional e internacional; Y la Universidad EAFIT, comprometida para contribuir con el progreso social, económico, científico y cultural del país, mediante el desarrollo de programas de pregrado y de posgrado para la formación de personas competentes internacionalmente; con la realización de procesos de investigación científica y aplicada, en interacción permanente con los sectores empresarial, gubernamental y académico. Estas tres organizaciones conscientes de los imperativos que tienen hoy las empresas, en el escenario nacional e internacional, de conectar de forma virtuosa la demanda productiva y tecnológica y la oferta de conocimiento que puede brindar la academia con sus estudiantes, docentes e investigadores, conciben la iniciativa de diseñar e implementar un modelo de relacionamiento de ciudad entre la Universidad-Estudiante-Empresa-Estado (UEEE), que permita conectar y resolver retos empresariales de innovación con los conocimientos y tecnologías de la academia, particularmente con las capacidades de los estudiantes universitarios, de tal forma que se logre desarrollar prototipos funcionales como respuesta a esos desafíos, haciendo que el ciclo de innovación de las empresas se potencien. Así mismo, esta conexión permitirá, que las empresas firmantes del gran pacto por la innovación Medellinnovation-, movilicen recursos para la gestión de sistemas de innovación, desarrollo de prototipos y la interacción Universidad-Estudiante-Empresa- Estado (UEEE), buscando lograr el objetivo trazado en materia de inversión en Actividades de Ciencia, Tecnología e Innovación (CTi) que se ha propuesto la ciudad al Objetivo general Acelerar la innovación empresarial a través del diseño y desarrollo de prototipos funcionales, como respuesta a retos organizacionales, ejecutados por equipos de innovación conformados por Universidad-Estudiante-Empresa-Estado (UEEE), que potencien el talento y el conocimiento de los jóvenes universitarios puestos a disposición de las empresas de la ciudad de Medellín y su área Metropolitana. Página2

3 1.3 Objetivos Específicos Levantar retos de las empresas que sean pertinentes para el desarrollo de prototipos según la metodología propuesta por el programa Conexión Innovación. Potenciar las competencias de los estudiantes y fortalecer el talento que liderará procesos de innovación en la ciudad. Conformar equipos de innovación multidisciplinarios que respondan a las necesidades de conocimiento y habilidades técnicas para el desarrollo de prototipos funcionales. Prototipar soluciones innovadoras a retos empresariales, mediante la inmersión, conceptualización y desarrollo de producto. 1.4 Actores del programa: Empresa privada: empresas formalmente constituidas, que dentro de su direccionamiento estratégico evidencien el pilar de la innovación y requieran la interacción del Estado y la academia para la resolución de retos o desafíos de cara a mejorar sus portafolios de innovación. Estudiante: estudiantes de pregrado y posgrado matriculados y activos en las IES, que tengan conocimiento, experiencia o habilidades técnicas para abordar el desarrollo de retos empresariales de cara a necesidades reales. Facilitadores del programa: profesionales expertos en innovación que facilitan la transferencia de metodologías para solucionar retos empresariales a través del prototipado rápido. Dentro de su función intervienen en los equipos de innovación como apoyo e intermediación para lograr los planes de trabajo. Universidades-IES: instituciones reconocidas por el Ministerio de Educación interesadas en permitir la participación de sus investigadores, docentes, estudiantes y aportar recursos en especie, como por ejemplo su infraestructura, para el abordaje de retos empresariales, logrando la conexión empresa-estado-estudiante, donde se evidencie la solución a problemáticas reales. Entes gubernamentales: entidades que potencien la innovación con el desarrollo de programas o apoyo en recursos y que movilizan esfuerzos para que la unión triple hélice (UEEE) funcione. Para el caso específico la institución representante es Ruta N. Mentores: con aquellas personas que la empresa pone a disposición del proyecto para acompañar el equipo de innovación durante las 16 semanas que permiten el desarrollo de prototipos. Esta persona será el puente de la relación entre la Universidad, los facilitadores y la empresa. Su dedicación al proyecto podrá ser entre de 2 a 4 horas a la semana. Docentes/investigadores: son los docentes que la universidad asigna a los estudiantes para realizar su seguimiento académico en el óptimo desarrollo de su plan curricular. Equipo de innovación: equipo multidisciplinario encargado de la ideación, diseño, desarrollo y validación técnica y comercial del prototipo. Estará integrado por mínimo 3, máximo 5 estudiantes de pregrado y/o posgrado de diferentes programas, el mentor Página3

4 y el docente. La conformación multidisciplinaria del equipo debe poder contribuir a la solución del problema propuesto. Este equipo contará con acompañamiento permanente del facilitador que el programa ha dispuesto para ello, y a potestad de la universidad se podrá vincular al equipo de innovación el personal que se considere necesario (auxiliares administrativos, jefes de programa, investigadores etc). El equipo de innovación deberá evidenciar una organización donde se asigne como mínimo a uno de los integrantes el rol de líder del equipo (debe ser uno de los estudiantes), quien debe responder, ante los profesores, mentores y facilitadores por el desarrollo y resultado de las actividades semana a semana. 1.5 Cómo funciona el programa: El programa conecta las necesidades, deficiencias y capacidades productivas de las empresas con el talento de los estudiantes, el conocimiento de los investigadores y todos aquellos actores que conforman los equipos de innovación, para la solución de retos a través del desarrollo de prototipos funcionales validados en el mercado. Esta articulación y conexión permitirá que los estudiantes, investigadores, profesores y mentores involucrados puedan aplicar y transferir el conocimiento, contribuyendo a la productividad y competitividad del sector empresarial. El programa se divide en tres fases: FASE 1.IDENTIFICAR- DEFINIR: esta fase permite el alistamiento de todos los actores e involucra el levantamiento de retos, conformación de equipos de trabajo, inventario de capacidades e infraestructura. Qué se hace en esta fase? La empresa: Identifica los retos de innovación, prioriza y diligencia la hoja conceptual del reto priorizado y selecciona un mentor o líder con conocimiento técnico y contextual de la solución esperada. El estudiante: selecciona entre uno y tres retos de su interés y se inscribe en la plataforma de brainbook para hacer parte del proceso de selección. La Universidad: asigna capacidades académicas e investigativas para el apalancamiento en la conformación de equipos y su articulación con lineamientos curriculares. El Estado: Apoya la conexión entre la Universidad y la Empresa, en el encuentro entre ambas instancias para lograr la articulación esperada. FASE 2. CONECTAR: esta fase permite que los actores interactúen mediante la conformación de equipos de innovación y puedan validar los retos empresariales, diseñando y acordando un plan de trabajo conjunto que les permita lograr el objetivo en 16 semanas. Qué se hace en esta fase? Conformar equipos de innovación: Una vez seleccionados los estudiantes para cada reto, la universidad asignará los profesores necesarios para el desarrollo del prototipo. Inicialmente solamente participarán docentes de las materias matriculadas por los integrantes del grupo de estudiantes que hacen parte del equipo de innovación. Según las posibilidades de cada universidad, esta podrá autorizar la participación de otros docentes o investigadores, así Página4

5 como disponer de otros recursos de infraestructura o talento humano necesarios para el desarrollo del prototipo, previo acuerdo con la empresa de la adición de recursos al convenio. Ruta N, asignará el facilitador de la metodología y encargado de la ejecución del cronograma y la empresa, por su parte, designará al menos un mentor o persona con conocimiento técnico y de mercado para guiar y validar la solución planteada por el equipo. De tal forma, el equipo de innovación será la suma de estudiantes, docentes, facilitadores y mentores que participarán en la solución. El equipo tendrá una primera sesión de trabajo en la que de forma paralela a los demás equipos de innovación, definirá su mapa de ruta en las 16 semanas y acordará tiempos, entregables y responsables; acuerdo que se formalizará con la firma de un acta de inicio por todo el equipo de innovación. FASE 3: DISEÑAR, SOLUCIONAR, HACER: esta fase permite el trabajo colaborativo y multidisciplinario para pasar por las diferentes etapas, que se llevarán a cabo en 16 semanas, logrando generar un prototipo funcional validado. Las etapas que se abordarán en las 16 semanas son: o Inmersión: esta etapa permite la revalidación del reto empresarial a través de herramientas de investigación e interacción con los prospectos de clientes de la solución del reto, suministrados por la empresa. Es la empresa la responsable de suministrar la información de los prospectos de clientes para esta evaluación en el mercado, y acordar agendas con los mismos para que el equipo pueda desarrollar la actividad sin mayores tropiezos. o Conceptualización: esta etapa permite llegar a un concepto claro y unificado de cómo solucionar el reto, a través de diferentes herramientas que permiten considerar ideas novedosas de solución a desafíos de las empresas. o Prototipado: esta etapa permite llegar al desarrollo de la solución, logrando un prototipo funcional tangible y a la validación técnica y comercial del mismo en un primer momento. NOTA: a. Los estudiantes que sean seleccionados para solucionar un reto, tendrán los siguientes beneficios: Experiencia de trabajar con un equipo interdisciplinario de forma colaborativa Experiencia certificable de haber trabajado en un proyecto de innovación en el desarrollo de un prototipo funcional. Experiencia certificada por Ruta N, Eafit y Universidad de Medellín. Lecciones replicables que fomentan el espíritu emprendedor. Desarrollo de habilidades de comunicación y cocreación Aprender de forma práctica en casos reales del sector empresarial, metodologías de innovación como: design thinking, creación de prototipos y planificación empresarial. Colaborar directamente con empresas reconocidas de la ciudad abordando desafíos e ideas complejas, que retan la capacidad de crear del estudiante. Lograr visibilidad en el entorno empresarial. b. Revisar anexos No 1 y No 2, para verificar los incentivos académicos que podrán tener los estudiantes, de acuerdo al estamento de cada Universidad. Página5

6 c. Los equipos de innovación podrán hacer uso de los recursos asignados por las universidades, las empresas y Ruta N para crear el prototipo como laboratorios, materiales, expertos, entre otros. Recursos que serán definidos de manera específica en el momento de firmar contrato entre las partes, momento que se conoce como el kick off. 2. QUIÉN SE PUEDE PRESENTAR En esta convocatoria se pueden presentar, los siguientes proponentes: Empresas formalmente constituidas. Estudiantes, de pregrado o posgrado, que estén activos y matriculados en la Universidad de Medellín o Universidad EAFIT en el periodo CRONOGRAMA GENERAL 3.1 ESTUDIANTES ACTIVIDAD OBSERVACIONES FECHA Publicación de Términos de Referencia, retos empresariales Apertura de la convocatoria. A partir del 8 de febrero de 2016 Inscripción de estudiantes Inscripción en formulario del programa y/o compartir video. No es obligatorio enviar video. Conformación de equipos de innovación y publicación de estudiantes seleccionados por reto Suscripción de figura contractual entre empresas equipos de innovación Crear el perfil en: Responder cuestionario y/o Enviar el video a través de: 0aus Los estudiantes que sean elegidos para desarrollar prototipos, serán notificados por correo electrónico. Contrato donde cada parte manifiesta el interés y compromiso para desarrollar este proyecto. Del 9 al 18 de febrero al 18 de 2016 Del 9 al 18 de febrero de de febrero de de febrero de 2016 Resolución inquietudes de A través de brainbook, en el grupo Conexión Innovación Hasta el 17 de febrero de 2016 Página6

7 3.2 EMPRESAS ACTIVIDAD OBSERVACIONES FECHA Levantamiento de retos Con el acompañamiento del equipo de trabajo de la convocatoria se levantarán retos (ver anexo 6) A partir del 21 de diciembre y hasta 29 de enero de 2016 Firma de carta de aceptación y compromiso por parte de las empresas Se describe el reto que será publicado en la plataforma Hasta el 29 de enero de 2016 Taller Manejo de Propiedad Intelectual Evaluación de los perfiles de los estudiantes Conformación de equipos de innovación y Publicación de estudiantes seleccionados por reto Suscripción de figura contractual entre empresas equipos de innovación Participación necesaria para conocer aspectos de negociación de PI Cada empresa deberá evaluar los perfiles de los estudiantes para trabajar en el equipo de innovación. El mentor deberá ayudar en la conformación del equipo. Contrato donde cada parte manifiesta el interés y compromiso para desarrollar este proyecto. Haremos taller? Entre el 18 y el 20 de febrero 20 de febrero de de febrero de 2016 Resolución inquietudes de Trámite a través del correo electrónico: jaimerugeleseafit@rutanmedellin.org Hasta el 25 de febrero de REQUISITOS HABILITANTES DE PARTICIPACIÓN 4.1 ESTUDIANTES Los estudiantes se comprometen, una vez seleccionados en un equipo de innovación para afrontar un reto empresarial, a: diligenciar una carta de compromiso para llevar a cabo las actividades en pro de solucionar el reto, disponer de tiempo adicional (mínimo 8 horas semanales) a las actividades académicas para reuniones y seguimientos. Todos los estudiantes que deseen participar deben aplicar a través de la plataforma Brainbookn, crear su perfil y leer los retos de las empresas a los que se deseen postular (máximo tres), según las habilidades y conocimientos requeridos según su Página7

8 perfil profesional; adicionalmente el estudiante deberá responder el formulario de inscripción en el siguiente link En el mismo formulario de inscripción podrá copiar la URL de un video en el que exprese su deseo de participar solucionando un reto en particular. Enviar carta de compromiso firmada por el estudiante y carta de recomendación firmada por un docente investigador en formato PDF al correo infodesafioinnovacion@rutanmedellin.org. Para completar su inscripción. El estudiante podrá postularse en máximo tres retos, pero será seleccionado solamente para participar en un equipo de innovación. En caso de postularse a más de un reto, el estudiante no deberá repetir registro en bainbookn, pero sí deberá responder nuevamente el cuestionario en línea ( y enviar cartas de compromiso y recomendación para cada reto al que aplique. Se aceptarán únicamente los estudiantes debidamente matriculados y activos en la Universidad de Medellín y la Universidad Eafit, para el período y que a potestad de estas deban estar inscritos en las materias, semilleros, clubes o grupos necesarios para vincularse a este proyecto. Esta información se verificará a través de admisiones y registro de la institución. En tal sentido, serán descalificados aquellos estudiantes que no cumplan con los anteriores requisitos y otros establecidos en la presente convocatoria. Deberán cumplir con los demás requisitos establecidos en los anexos No 1 y No 2 determinados por cada Universidad. 4.2 EMPRESAS Las empresas que deseen postular retos deberán: Aceptar la publicación de sus retos a través de una carta de aceptación y compromiso (Ver anexo No 4) Ser firmantes del Gran Pacto por la Innovación. (Más información en el siguiente enlace: Contar con un presupuesto definido para actividades de innovación, que será soportado a través de una carta del representante legal o contador de la empresa, en la que se indique el rubro presupuestal y la cantidad destinada a proyectos de innovación para el año El monto mínimo esperado como contrapartida en efectivo para el desarrollo de la solución es de $ , por prototipo; sin límite de cuantía máximo (Ver anexo No 5) Facilitar el acceso a información relevante a los integrantes del equipo de innovación para la solución del reto y a los prospectos necesarios para el desarrollo y la validación del prototipo. Presentar entre uno a tres retos por empresa, acotados de manera que puedan ser abordados por estudiantes (de pregrado y/o postgrado) en un período de 16 semanas, tiempo comprendido para el desarrollo del prototipo. Adjuntar el formato de levantamiento de retos (ver anexo No 6), debidamente firmado por el representante legal de la empresa participante, en el que se compromete a realizar el desarrollo del prototipo en caso de ser seleccionado, y a disponer de los recursos por contrapartida en especie y efectivo mencionados en su formato de postulación del reto, para la ejecución del mismo. Página8

9 Disponer de una persona al interior de la empresa, que hará el papel de mentor del equipo de estudiantes asignado para desarrollar el prototipo, con una dedicación estimada de 16 horas al mes. Para ello deberá soportar su compromiso en una carta (ver anexo No 5) firmada por el representante legal de la empresa, en la que menciona la persona o personas responsables o mentores de los retos ante Ruta N para efectos contractuales, administrativos y financieros. Inscribir al mentor o delegado para resolver el reto a la red social Brainbook. Disponer de tiempo, estimado en 8 horas al mes (durante 5 meses), para los encuentros y eventos de inicio, seguimiento y cierre del programa por parte de la alta gerencia. Las empresas participantes del proyecto deberán dar cumplimiento a lo siguiente: Tener capacidad jurídica para desarrollar el proyecto. No estar incursos en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en las leyes de Colombia, en especial las previstas en la constitución y en la ley. No estar reportado en el último Boletín de Responsables Fiscales expedido por la Contraloría General de la República; este requisito deberá acreditarse además para la suscripción del contrato. Las empresas que no cumplan con uno o más de los requisitos habilitantes, no continuarán el proceso de postulación de retos. Los retos de las empresas que cumplan con los requisitos habilitantes serán evaluados por un comité técnico, seleccionado por Ruta N y teniendo en cuenta los siguientes criterios de evaluación: Deben ser problemas cuya solución propuesta requiera de los conocimientos y contribución de estudiantes de diferentes carreras. Deben ser problemas, cuya solución impacte a nivel local, regional, nacional o internacional, de cara a las necesidades del mercado. Se deberá haber identificado al usuario de la solución de manera que sea factible al equipo y a la Universidad la relación para validación. El reto deberá permitir la ideación, desarrollo y validación de al menos un prototipo funcional (producto o bien físico o tangible) en un periodo máximo de 16 semanas. La Corporación Ruta N Medellín se reserva el derecho de solicitar mayor información relacionada con los retos con el fin de aclarar el alcance, sin que esto constituya una prórroga al calendario de actividades de la convocatoria. 5. SELECCIÓN Y EVALUCIÓN DE ESTUDIANTES 5.1 Criterios de evaluación: Para postularse al reto o retos los estudiantes deberán acreditar y/o presentar los siguientes documentos: Diligenciar formulario de postulación google forms ( y responder las preguntas que allí se hacen. Estas preguntas pueden responderse Página9

10 también, de manera voluntaria, en un video con una duración máxima de 3 minutos y debe contener al menos: una explicación de por qué debemos seleccionarte para resolver el reto?, qué le aportarías al equipo de innovación?, cuál es tu experiencia específica en este campo?). Perfil del estudiante en Brainbook, en el que especifican competencias e intereses del estudiante, así como nivel profesional y tipología de carrera. Anexar carta de compromiso para el desarrollo del prototipo. (Ver Anexo No 6) Anexar una carta de recomendación por parte de un docente o docente - investigador de la institución a la que pertenece el estudiante. Este es un requisito habilitante, por lo que quien no la presente quedará por fuera del proceso de selección (Ver Anexo No 7) Dichos documentos serán tenidos en cuenta para hacer el proceso de evaluación y selección de estudiantes que conformarán el equipo de innovación. Cabe anotar que después de analizar los documentos la dirección del programa citará a cada estudiante inscrito a una entrevista personal, la cual será objeto de evaluación, tal y como se describe a continuación: Criterios de selección Perfil en brainbookn y formulario de inscripción Justificación de participación Aportes y experiencia Total 30 puntos 30 puntos 40 puntos 100 Puntos Las Partes, entendidas como los representantes de la empresa, Ruta N y las Universidades, se reservan el derecho de solicitar mayor información al estudiante con el fin de aclarar el alcance de su participación en el proyecto. 5.2 Responsabilidades de los estudiantes para integrar el equipo de innovación Definir el cronograma de trabajo con la empresa. Entender con mucha claridad el reto. Proponer soluciones innovadoras para el reto asignado. Diseñar, desarrollar y validar técnica y comercialmente el prototipo. Hacer uso eficiente y responsable de los espacios asignados tanto en la universidad como en la empresa para el desarrollo del proyecto. Entregar un informe finalizando cada una de las etapas donde se evidencie las tareas realizadas por el equipo y los resultados obtenidos de las mismas en el formato designado para esto Entregar el acta de inicio y finalización del proyecto de acuerdo al formato designado para esto Respetar los acuerdos de propiedad intelectual y manejo del tiempo con la empresa, pactados en el inicio del proceso. Notas de interés Página10

11 El mentor es el canal de comunicación directo del equipo de innovación con la empresa. En caso de incumplimiento de las actividades por parte de los estudiantes de los equipos de innovación, las instituciones estarán en capacidad de sancionar académica o disciplinariamente de acuerdo a sus estatutos o reglamentos académicos o disciplinarios vigentes en el momento que ocurra la falta. Los mentores informarán a los facilitadores del programa algún tipo de conflicto o inconveniente que se presente con los estudiantes, quienes canalizarán a través de las universidades y darán el debido proceso. 6 FINANCIACIÓN DE LOS PROTOTIPOS Para las empresas, el número máximo de retos que pueden ser elegidos es entre uno y dos retos por empresa. Los retos tendrán por parte de Ruta N, una cofinanciación máxima de hasta CUATRO MILLONES DE PESOS M/L ($ ) por prototipo funcional, que serán destinados para compra de Insumos y materiales requeridos para el desarrollo del proyecto; estos deben ser bienes consumibles durante la ejecución del proyecto y no constituyan bienes de capital. También incluye el acceso a información especializada requerida para el desarrollo y obtención de los resultados previstos por el proyecto, entre ellos acceso a nodos y redes telemáticas especializadas, adquisición de documentos y bibliografía. A su vez las Universidad 1 pondrá para apoyo al desarrollo del proyecto valorado en: Talento humano Administrativos Uso de infraestructura y laboratorios Estos recursos podrán ser considerados como activos propios de la entidad proponente y que por las actividades del proyecto serán usados en momentos específicos para el desarrollo del nuevo producto. Por su parte la empresa podrá valorar el monto de sus aportes en efectivo y en especie en los siguientes rubros: Talento humano Costo del personal vinculado a la compañía o pago de honorarios de profesionales que realizarán labores en el marco del desarrollo del prototipo y cuya participación sea necesaria para la obtención de los resultados. Este rubro no podrá incluir el pago de nómina o gastos permanentes de funcionamiento, que se entienden como recursos disponibles por el proyecto. En el caso que se destinen recursos humanos directamente vinculados, se deberá demostrar el tiempo destinado para el proyecto por medio de bitácora de seguimiento y presentación de responsabilidades directamente vinculadas con el proyecto. Equipos y software 1 Remitirse al Anexo No 8, donde se describe los aportes específicos de cada Universidad en el marco de desarrollo del proyecto. Página11

12 Compra y arriendo de equipos y dispositivos especializados para el diseño y desarrollo del prototipo, los cuales deberán tener relación directa y demostrable con el propósito del proyecto. También se podrá incluir la adquisición de software y equipos de cómputo. Este rubro no podrá ser mayor al 60% del total de recursos puestos en contrapartida. Por la naturaleza de los recursos y los montos a financiar por parte de Ruta N, los equipos aceptados como contrapartida son todos aquellos de uso exclusivo para diseñar, construir y probar el prototipo. Equipos para escalado y producción industrial están fuera del alcance de este proyecto, ya que por la naturaleza del mismo, se restringe y limita su aplicación. Materiales, insumos y documentación Insumos y materiales requeridos para el desarrollo del proyecto, que sean bienes consumibles durante la ejecución del mismo y no constituyan bienes de capital. También incluye el acceso a información especializada requerida para el desarrollo y obtención de los resultados previstos por el proyecto, entre ellos acceso a nodos y redes telemáticas especializadas, adquisición de documentos y bibliografía. Servicios tecnológicos y pruebas Pago de servicios tecnológicos para la obtención de: modelos, metodologías, pruebas de laboratorio que sean requeridos para el desarrollo y obtención de resultados previstos por el proyecto, de manera cuantificable y verificable, y que estén claramente relacionados y valorados en el proyecto. Su ejecución debe ser realizada por persona jurídica especializada en el servicio tecnológico requerido. Protección del Conocimiento Gastos de patentamiento de los resultados del proyecto o registro de propiedad industrial nacional, soportado en el acuerdo de voluntades que se definió para el uso de derechos morales y derechos patrimoniales. Visitas de campo/gastos de viaje Todos los gastos relacionados con traslado a zonas de muestreo, ejecución de labores de campo como pruebas, certificaciones, y que estén directamente relacionadas con la ejecución del proyecto. Normas, certificaciones y registros Gastos de normalización, certificación, registro y similares, provenientes de la certificación de normas técnicas especializadas de producto. No se incluyen certificaciones tales como ISO (calidad) o similares. Rubros no permitidos Igualmente se han definido algunos conceptos que se han clasificado como no aptos para usar o soportar recursos de contrapartida en el desarrollo del proyecto, los cuales se describen a continuación: Estudios y certificaciones que no estén directamente relacionados con el objetivo y alcance del proyecto. Actividades para la formulación o preparación preliminar del proyecto. Trámites para solicitudes de crédito o presentación a convocatorias. Trámites o pago de pólizas del proyecto Construcción o depuración de bases de datos Página12

13 Programas de capacitación para recursos humanos vinculados al proyecto, asesores y consultores. Publicaciones con fines comerciales de manuales, libros, catálogos, etc. Pago de servicios públicos. Adquisición de activos inmuebles tales como terrenos, vehículos, locales comerciales así como adecuaciones locativas o modernización de locales. Adquisición de muebles y enseres, computadores, licencias de software que no tengan relación directa con el desarrollo del proyecto. Inversiones en otras empresas. Ejecución de proyectos bajo la figura llave en mano. Maquinaria y equipos que no tengan relación directa con el desarrollo del proyecto y que por sus características operativas busque la modernización de plantas o procesos de producción. Compra de cartera o refinanciación de obligaciones financieras vigentes. Otros rubros que no se especifiquen expresamente como financiables. 7 DURACIÓN MÁXIMA La duración del desarrollo del prototipo no podrá ser mayor a 16 semanas. Después de aprobarse los retos y haber conformado los equipos de innovación, las 16 semanas contarán a partir del 15 de febrero de RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE El programa estará sujeto a la legislación civil y comercial de la República de Colombia, para lo cual la Corporación Ruta N, la Empresa, la Universidad y los estudiantes seleccionados suscribirán, con anterioridad a la ejecución de cada reto, un contrato que defina con claridad su rool, actividad, responsabilidad y derechos. Estos términos de referencia serán parte integral de ese contrato. 9 PROPIEDAD INTELECTUAL La disposición de los derechos patrimoniales estará sujeta a lo dispuesto en el respectivo contrato, el cual deberá ser motivado y definirá como mínimo: Objeto y alcance; tipo de relación contractual; compromisos; personal participante; presupuesto requerido y financiación, garantías, aporte intelectual previo tales como pero sin limitación a ellos, metodologías, diseños, herramientas físicas o digitales, manuales, software, entre otros, aportes en especie y en dinero, estrategia de protección, obligaciones para prevenir la divulgación prematura, uso, responsable de la protección ante la autoridad competente, obligaciones económicas derivadas de la decisión de proteger, transferencia y explotación. La propiedad intelectual previa a la firma del presente convenio será del autor intelectual de la misma o de quien pertenezcan los derechos patrimoniales y en ningún momento se entienden cedidos a la otra parte. En todo caso, se deberán respetar y reconocer los derechos morales del o los autores intelectuales. En el caso de que El Estudiante resultare seleccionado, la persona postulada autoriza a Ruta N, Universidad de Medellín y a la Universidad Eafit para utilizar y documentar sus nombres, imágenes y videos, los cuales serán utilizados en campañas promocionales institucionales, como medio para promover el relacionamiento entre Universidad Empresa Estado. Página13

14 10 INFORMACIÓN CONFIDENCIAL Es la que hace referencia a los documentos o datos no accesibles al público, que hayan sido mantenidos por cada titular bajo su control, cuyo contenido represente un valor actual o potencial dentro de los activos del proyecto presentado por El Estudiante u ostente un carácter estratégico para éste; incluye, sin limitarse a ella, información financiera, tecnológica, de mercado o cualquiera otra suministrada o a la que se tenga acceso en razón del desarrollo de la propuesta presentada. La información confidencial puede estar soportada en medio escrito, digital o en cualquiera otro, conocido o por conocer, o ser revelada en forma verbal, siempre y cuando se advierta de su carácter reservado ante la parte receptora o esté señalada como tal en el momento mismo de la entrega. Mediante el presente documento Las Partes, se obligan a guardar reserva sobre toda la información confidencial, estratégica, secreta, sensible, o sometida a reserva legal, y en general, sobre la información no divulgada que se genere por las partes o a la que tengan acceso con ocasión de la propuesta presentada por El Estudiante. Así mismo, Las Partes deberán utilizar todos los medios a su alcance para garantizar que las personas asociadas al proyecto, respeten la obligación de secreto sobre cualquier información confidencial obtenida en estudios y análisis que adelanten, durante la etapa precontractual, la vigencia de los contratos que llegaren a celebrar, y aún después de su terminación, mientras la información mantenga las características para conservarse secreta. Ni la ejecución de la propuesta presentada por El Estudiante, ni el suministro de cualquier información en virtud del mismo, se interpretará directamente o por analogía como otorgamiento a las partes o a sus representantes, de licencia alguna o derecho para utilizar información confidencial para su propio beneficio o beneficio de cualquier otra persona natural o jurídica y en este sentido, las partes acuerdan expresamente no utilizarla de este modo. Ninguna disposición contenida en este documento podrá interpretarse como cesión u otorgamiento de derechos, licencias o autorizaciones similares sobre cualquier desarrollo, invento o mejora realizada, concebida o adquirida antes de la fecha de estos Términos de Referencia. Para efectos del presente documento se entenderá por parte reveladora la propietaria o poseedora legítima de la información, y por parte receptora quien la recibe o tiene acceso a ella con ocasión de la presente convocatoria. La parte reveladora garantiza que está debidamente autorizada para revelar la información confidencial a la parte receptora y se compromete a responder personalmente por cualquier acción, reclamación judicial o extrajudicial relacionada con la entrega de la información confidencial, así como a indemnizar y proteger a la parte receptora de cualquier responsabilidad relacionada con el suministro de dicha información confidencial o uso establecido y permitido mediante este acuerdo. EL Estudiante deberá indicar en su propuesta cuales apartes considera sometidos a reserva, y las partes involucradas solo podrán proporcionar información sobre ellos a terceros, con la autorización previa y expresa de su titular, salvo cuando el requerimiento provenga de las autoridades en ejercicio de sus funciones, caso en el cual informará a El Estudiante acerca de la solicitud oficial de suministro de información. Las Partes aceptan que la obligación de confidencialidad no aplica cuando: a) La información llegue a ser de conocimiento público, antes o después de haber sido entregada a la parte receptora; b) La parte receptora pueda probar que la información fue desarrollada o recibida legítimamente de terceros, de forma totalmente independiente a las partes del contrato; y c) La información sea Página14

15 requerida legítimamente por una autoridad, caso en el cual la parte que deba entregarla deberá informar previamente a la otra. La obligación de reserva será indefinida en el tiempo, por cuanto será vinculante para las partes mientras la información conserve las características para considerarse reservada, esto es, cuando se trate de una información que: a) No haya sido divulgada; b) Sea poseída legítimamente por la persona natural o jurídica que la tenga bajo su control; c) Sea susceptible de transmitirse a un tercero; d) Como conjunto o en la configuración y reunión precisa de sus componentes, no sea generalmente conocida ni fácilmente accesible por quienes se encuentran en los círculos que normalmente manejan la información respectiva; e) Tenga un valor comercial real o potencial por ser secreta; y f) Haya sido objeto de medidas razonables tomadas por su legítimo poseedor para mantenerla secreta. El presente acuerdo de confidencialidad se entiende aceptado por El Estudiante con la presentación de la propuesta, con lo que se adhiere a los Términos de Referencia de la convocatoria. 11 ANEXOS Anexo No 1: Condiciones de participación Eafit Anexo No 2: Condiciones de participación Universidad de Medellín Anexo No 3: Carta de aceptación y compromiso empresas Anexo No 4: Carta de certificación de aportes y dedicación Anexo No 5: Hoja de levantamiento de retos Anexo No 6: Carta de compromiso estudiantes Anexo No 7: Carta de recomendación estudiantes 12 MAYOR INFORMACIÓN Para información adicional de la Convocatoria, diríjase al portal Resolución de inquietudes sobre la convocatoria se deben presentar exclusivamente a través del correo electrónico infodesafioinnovacion@rutanmedellin.org. Página15