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Transcripción

1 Versión 2.0 Página 1 de 6 1. OBJETIVO Detallar los trámites administrativos extraprocesales que son competencia del, en cumplimiento de la ley, con el propósito de iniciar las actuaciones administrativas o judiciales a que haya lugar. 2. ALCANCE Inicia con la recepción de la historia de atención que ingresa a través del área de servicios y atención y termina con el cierre de la petición. Aplica para los niveles Nacional, Regional y Zonal. 3. POLITICAS DE OPERACION Todas las actividades y responsabilidades aquí descritas cumplen con lo establecido en la Ley 1098 de 2006 y demás normas que asignan funciones a los Defensores de Familia Siempre deben registrarse las actuaciones en la - SIM Modulo de beneficiarios. Para el inicio de cada trámite de atención extraprocesal, la ridad Competente deberá emitir un auto de trámite con el que avoque el conocimiento del asunto, con fundamento en el cual proceda a desarrollar las actividades para su cumplimiento. Los trámites de los procesos relacionados con Tratados Internacionales, se llevaran a cabo bajo la Asesoría de los Abogados de la Subdirección de Adopciones- Restitución Internacional. Cuando se trate de conciliaciones en las cuales estén de por medio niños, niñas, o adolescentes pertenecientes a comunidades indígenas, afrocolombianas, raizales o ROM, la autoridad competente enviará copia del acta respectiva a la autoridad tradicional para que se encargue de hacer cumplir lo acordado Si durante este trámite se presume la existencia de amenaza o vulneración de uno o varios de los derechos de protección consagrados en el Artículo 20 de la Ley 1098 de 2006, previa la verificación del estado de cumplimiento de los derechos del niño, la niña o adolescente, la autoridad competente, deberá adelantar el Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos. La solicitud de Reconocimiento Voluntario se detalla en el documento IT2.MPM5.P1 Instructivo Investigación de Paternidad y o Maternidad, ubicado en el proceso de Gestión Restablecimiento de Derechos. La solicitud de Restablecimiento Internacional de Derechos, se detalla en el documento IT11 MPM5 P2 Instructivo Restitución Internacional V3, ubicado en el proceso de Gestión de Adopciones. La solicitud de Restablecimiento internacional de derechos de alimentos, se detalla en el documento IT10 MPM5 P2 Instructivo Convención de Alimentos V3, ubicado en el proceso de Gestión de Adopciones. La solicitud de trámite consular en que Colombia es país requerido, se detalla en el documento IT9 MPM5 P2 Instructivo Tramites Consulares V3, ubicado en el proceso de Gestión de Adopciones. 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Nombre de la Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro Inicio 1 Recibir la Historia Se recibe la historia de atención que contiene la petición que ingresa a de Atención través del área de Servicios y Atención y se conocen los hechos. Verificar si la amenaza o vulneración admite conciliación Admite conciliación? 2 Verificar si admite SI: Pasar a la siguiente actividad 3 conciliación NO: Pasar a la actividad 14 Tramite Extra Procesal - s y Solicitudes ante autoridades competentes Realizar de citación y citar La autoridad Administrativa, mediante de trámite, fijará fecha y hora para la audiencia de conciliación y citará a las partes por el medio Actas de Conciliación PARD

2 Versión 2.0 Página 2 de 6 más expedito y eficaz, anexando la respectiva constancia al expediente para efectos de la citación en forma legal. Asisten las partes? SI: Levantar y suscribir acta de la audiencia NO: Pasar a la actividad 12 Modelo de Citación para notificación personal 3 Hay conciliación acuerdo total? SI: Pasar a la siguiente actividad 4 NO: Pasar a la actividad 13 Hay conciliación acuerdo parcial? SI: Pasar a la actividad 5 NO: Pasar a la actividad 13 4 Proferir auto aprobatorio 5 Suscribir acta ACUERDO CONCILIATORIO TOTAL Se profiere auto aprobatorio del acuerdo conciliatorio total, se levanta el Acta respectiva y se cierra la actuación cuando se ha verificado el cumplimiento del derecho con el respectivo seguimiento. ACUERDO PARCIAL Se levanta el acta respectiva y medida provisional de lo no acordado Continuar con la actividad 9 Aprobatorio Acta 6 Realizar seguimiento Se realiza seguimiento al acuerdo, si la ridad Administrativa lo determina. Equipo Interdisciplinario Se recibe y se analiza el informe de seguimiento al acuerdo Revisar Se cumple el acuerdo? el informe SI: Cerrar Historia NO: Pasar a la siguiente actividad 8 Se realiza seguimiento al cumplimiento del acuerdo Revisar el cumplimientos de Se cumple el acuerdo? los compromisos SI: regresa a la actividad 7 NO: pasa a la actividad 5 Se solicita la documentación al usuario y asignar cita para elaboración Formular la de demanda respecto a lo no acordado. respectiva Nota: Tiempo máximo de espera para entrega de documentos: 1 mes. demanda judicial Si no se presenta cerrar. Requerimiento oficio 10 Presentar demanda Se presenta la demanda al juzgado respectivo sobre lo no acordado en la conciliación. Nota: Tiempo máximo para preparar y presentar demanda: 1 mes Pasar a Justicia Ordinaria Levantar auto y fijar medidas Se realiza trámite ante el juzgado y se inicia la actuación. Se realiza seguimiento por parte del asignado a juzgados. Si las partes no asisten se deja constancia de audiencia fallida. y se decreta la medida provisional a favor del niño, niña o adolescente, de acuerdo con la actividad 13. Nota: En el evento en que el beneficiario allegue constancia de audiencia fracasada surtida ante cualquier autoridad o centro de Actas de Conciliación PARD

3 Versión 2.0 Página 3 de 6 13 Fijar cuota provisional de alimentos conciliación, la autoridad Administrativa formula y presenta demanda, previa recepción de los datos y documentación pertinente. En caso que no asistan las partes, se deberá esperar un mes, si no se presentan cerrar el caso. Se determina la cuota provisional de alimentos, cuando se trate de conciliación por alimentos y el citado(a) no concurra o habiéndolo hecho no se logre la conciliación. El asunto se remitirá al juez, sólo si alguna de las partes lo solicita dentro de los cinco días siguientes. Continuar con la actividad 9 o Constancia Acta o auto 14 Trámite Extra Procesal - s y Solicitudes ante autoridades Analizar el competentes. trámite administrativo o Si no se admite conciliación, se deberá analizar cuál es el trámite judicial respectivo administrativo o judicial que debe adelantarse. 15 Realizar tramite Extra Procesal Corresponde a una solicitud de concepto notarial? SI: Pasar a la actividad 16 NO: Pasar a la Actividad 14 Corresponde a una solicitud de permiso de salida del país? SI: Pasar a la actividad 19 NO: Pasar a la Actividad 14 Corresponde a una solicitud para promover procesos o trámites judiciales en defensa de los derechos de los niños, las niñas y adolescentes? SI: Pasar a la actividad 24 NO: Pasar a la Actividad 14 Corresponde a una solicitud de despacho comisorio? SI: Pasar a la actividad 26 NO: Pasar a la Actividad 14 Corresponde a una solicitud u orden de una autoridad administrativa o judicial? SI: Pasar a la actividad 29 NO: Pasar a la Actividad Analizar documentos 17 Rendir concepto Nota: Para casos de solicitud de reconocimiento voluntario, restablecimiento internacional de derechos, obtención de alimentos en el extranjero y solicitud de trámite consular, en que Colombia es país requerido, se deberán revisar los criterios operativos descritos en este documento. SOLICITUD DE CONCEPTO NOTARIAL Se estudian los documentos remitidos por la notaria frente a la solicitud de sustitución y cancelación del patrimonio de familia inembargable o del acuerdo al que han llegado los cónyuges, respecto de las obligaciones con sus hijos menores de edad dentro del trámite de divorcio de mutuo acuerdo o la cesación de efectos civiles de matrimonio religioso. Se rinde el concepto: a) aceptando, negando o condicionando la cancelación o sustitución del patrimonio de familia o b) en lo que tiene que ver con la protección de los hijos menores de edad, en los casos de divorcio. Oficio 18 Cerrar la petición Se cierra la historia de atención.

4 Versión 2.0 Página 4 de 6 19 Identificar el domicilio de los representantes legales del niño, la niña o adolescente SOLICITUD DE PERMISO DE SALIDA DEL PAÍS Se analiza la situación presentada. Se conoce el domicilio de los representantes legales del niño, la niña o adolescente? SI: Citar a los representantes legales para indagar su voluntad de otorgar el permiso de salida de país. Pasar a la actividad 20 NO: Pasar a la Actividad 22 Citación para notificación personal Se verifica si existe mutuo acuerdo 20 Verificar si existe mutuo acuerdo Existe mutuo acuerdo para el otorgamiento del permiso de salida del país? SI: Remitir a los interesados a la Notaria y se cierra la petición NO: Remitir a los interesados al Juzgado y se cierra la petición 21 Revisar la solicitud Nota: Si el citado asiste y no se opone, estando de acuerdo con el otorgamiento del permiso de salida del país, deberá orientársele para que se otorgue el permiso, ante notario o autoridad consular. Se revisa la solicitud efectuada por el interesado(a) en el otorgamiento del permiso y que este acompañada de los documentos requeridos (registro civil y prueba de los hechos alegados). Se ordena la citación del padre, madre o representante legal que no haya suscrito la solicitud de permiso y decretar las pruebas que se estimen necesarias 22 Ordenar la citación El citado asiste y se opone? SI ASISTE Y SE OPONE: Remitir al juzgado de familia y avisar a interesados para que acudan a Juzgado SI ASISTE Y NO SE OPONE: Si el citado asiste y no se opone, estando de acuerdo con el otorgamiento del permiso de salida del país, deberá orientársele para que se otorgue el permiso, ante notario o autoridad consular. NO ASISTE: Practicar las pruebas ya decretadas y decidirá sobre el permiso solicitado. Citación para notificación personal o edicto emplazatorio Oficio 23 Solicitar la documentación SOLICITUD PARA PROMOVER PROCESOS O TRÁMITES JUDICIALES EN DEFENSA DE LOS DERECHOS DE LOS NIÑOS, LAS NIÑAS Y ADOLESCENTE Se analiza la situación presentada y se solicita la documentación requerida a la parte interesada, de acuerdo con la naturaleza del proceso a iniciar. Se elabora la demanda, conforme a la legislación de procedimiento civil vigente y se presenta la demanda ante la justicia ordinaria. 24 Elaborar y presentar demanda Nota: En los procesos judiciales en donde se discutan aspectos relacionados con los derechos de los niños, niñas y adolescentes, deberá intervenir el asignado para el juzgado correspondiente. 25 Analizar objeto SOLICITUD DE DESPACHO COMISORIO

5 Versión 2.0 Página 5 de 6 Se analiza cuál es el objeto del despacho comisorio - qué se requiere, (practica de pruebas o realización de otras actuaciones o diligencias) Dar cumplimiento a la comisión delegada Devolver el despacho comisorio 28 Analizar objeto 29 Cumplir la orden 30 Remitir actuaciones Se define la fecha y hora para el cumplimiento de la comisión delegada y se da cumplimiento a las actuaciones objeto de la Comisión. Se devuelve el despacho comisorio a la ridad competente, junto con la evidencia de las actuaciones adelantadas para su cumplimiento. SOLICITUD DE ORDEN DE UNA AUTORIDAD ADMINISTRATIVA O JUDICIAL Se analiza cuál es el objeto (qué se requiere) de la orden remitida por parte de la ridad Administrativa o Judicial oficio enviado (realización de actuación o diligencia, pronunciamiento frente acción judicial iniciada o trámite administrativo que se adelanta). Se ordena el cumplimiento de la solicitud u orden remitida, bien sea mediante la ridad Competente o a través del profesional que corresponda, de acuerdo con la naturaleza de lo requerido. Se remite las actuaciones, gestiones o pronunciamientos solicitados a la ridad Administrativa o Judicial requirente. Fin Oficio P.C.: Punto de Control 5. RESULTADO FINAL: Tramite extraprocesal efectuado. 6. DEFINICIONES: Restablecimiento de derechos: Conjunto de actuaciones administrativas que la autoridad competente debe desarrollar a favor de los niños, niñas y adolescentes para la restauración de su dignidad e integridad como sujetos de Derechos y de su capacidad para disfrutar efectivamente de los derechos amenazados, inobservados o vulnerados, dentro del contexto de la protección integral y los principios de prevalencia, interés superior, perspectiva de género, exigibilidad de derechos, enfoque diferencial y corresponsabilidad de la familia, la sociedad y el Estado. Defensoría de familia: Dependencia del Instituto Colombiano de Bienestar familiar de naturaleza multidisciplinaria, encargada de prevenir, garantizar y restablecer los derechos de los niños, niñas y adolescentes. Comisaría de familia: Entidad distrital, municipal o intermunicipal de carácter administrativo e interdisciplinario, que forma parte del Sistema Nacional de Bienestar familiar, cuya misión es prevenir, garantizar, restablecer y reparar los derechos de los miembros de la familia conculcados por situaciones de violencia intrafamiliar y las demás establecidas por la ley. Inspector de Policía: Funcionario de la Secretaría de Gobierno que cumple una función vital en la promoción de la convivencia pacífica en la ciudad. : Documento único, nacional, privado, individual, obligatorio, confidencial y sometido a reserva en los casos que determina la ley, en el cual se registran cronológicamente condiciones, situaciones, hechos, conceptos, actuaciones, ubicaciones, evolución y resultados del proceso de atención de los beneficiarios de los servicios del ICBF. Protección integral: Reconocimiento de los niños, niñas y adolescentes como sujetos de derechos, garantía y cumplimiento de los mismos, prevención de su amenaza o vulneración y seguridad de su restablecimiento inmediato en desarrollo del principio del interés superior. Conciliación: Mecanismo o medio alternativo de resolución de conflictos o de solución pacífica, mediante la cual, las personas que se encuentran involucradas en un conflicto desistible, transigible o determinado como conciliable por la ley, encuentran la manera de resolverlo a través de un acuerdo satisfactorio para ambas partes. Acta de conciliación: Documento en el que se establecen los términos del acuerdo al que han llegado las partes, que tiene fuerza vinculante y presta mérito ejecutivo entre quienes la suscriben..

6 Versión 2.0 Página 6 de 6 Asunto no conciliable: Toda situación que vulnere o amenace los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes, que no admite negociación, conciliación, transacción o desistimiento. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Constitución Política de Colombia Ley 640 de 2001 Ley 1098 de 2006 Decreto 19 de 2012 Lineamiento Técnico Administrativo Ley 962 de RELACIÓN DE FORMATOS (obligatorio): Relacionar los formatos que son utilizados en la ejecución de las actividades. CODIGO F4.MPM5.P1 F4.PR3.MPM5.P1 Actas de Conciliación PARD Modelo de Citación para notificación personal NOMBRE DEL FORMATO 9. ANEXOS: CONTROL DE CAMBIOS: Registrar brevemente los cambios que se presenten en el cuerpo del documento según la versión que se modifica. Fecha Versión Descripción del Cambio 08/09/2015 Versión 5.0 Migración a nuevo formato Consultoría 08/09/2015 Versión 5.0 Actividades y 5 Se complementan actividades respecto, si la verificación de la amenaza o vulneración admite conciliación, de ser así se incluye información donde la autoridad Administrativa, debe fijar fecha y hora para la audiencia de conciliación y citará a las partes. Así mismo se incluye los pasos que debe seguir cuando hay un ACUERDO CONCILIATORIO TOTAL o ACUERDO PARCIAL.