Antes de comenzar un proceso de planificación estratégica es necesario realizar:

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1 MODULO 2: EJERCICIO PRÁCTICO CONTENIDOS Antes de comenzar un proceso de planificación estratégica es necesario realizar: Un análisis breve del desempeño de su organización. Un análisis breve del funcionamiento interno de su organización. Un análisis breve del entorno de su organización Para ello se ha construido la siguiente guía de ejercicios que le permitirá abordar los contenidos mencionados y sintetizar la principal información que requiere manejar para desarrollar el módulo 3. Al igual que el módulo 1 este ejercicio tiene el carácter de obligatorio y debe ser enviado a más tardar el día domingo 20 de julio a: cursopes@cepal.org Esta guía se divide en tres pasos consecutivos: a) Análisis Situacional; b) Análisis AFOD; y c) Análisis de Desafíos. Cada paso constituye un requisito del siguiente, por lo que le invitamos a desarrollarlos todos. OBJETIVOS DE APRENDIZAJE del MODULO: Identificar y priorizar en forma objetiva problemas de su organización. Conocer las diversas técnicas existentes y su forma de adecuarlas al análisis de su organización, como vía de optimización de recursos, minimización de amenazas y aprovechamiento de oportunidades. Aprendizaje de las diversas herramientas de evaluación de estrategias para el desarrollo de un proceso de planificación estratégica de calidad. En la base de todo Proceso de PE hay un Análisis Situacional Qué hacemos, Qué servicios nuestra organización? A quienes presta este servicio? A qué problemas críticos respondemos? Qué capacidades tenemos? Qué calidad e impactos tenemos? Cómo somos eficaces y eficientes? Cuáles son las expectativas de los usuarios del servicio? Cómo se miden los resultados de la organización? Resumen del análisis que se realizará Prioridades Gubernamentales Soluciones Actualmente implementadas Productos Resultados Fortalezas Debilidades * Capacidades * Recursos FODA Oportunidades Amenazas Necesidades de la Población objetivo y de nuestros socios Entorno social, económico Tecnológico y político Restricciones Presupuestarias 1

2 Primer Paso: El análisis situacional El análisis situacional tiene por objetivo revisar la situación en la que se encuentra la organización, tanto con respecto al ambiente en el que se desenvuelve como en relación con su propio funcionamiento. A través de la realización de este análisis situacional, es posible obtener una serie de recursos que son importantes a la hora de definir los objetivos de la organización y la estrategia más adecuada para lograrlos. En este paso, usted se preguntará Qué da resultado en nuestra organización? La respuesta a la pregunta implica identificar el conjunto de factores que definen a su institución y que definen su desempeño actual, para ello se han definido una serie de preguntas que se deben responder como parte de este primer paso. Qué hacemos? Es decir Qué servicios presta nuestra organización? A quiénes presta este servicio? A qué problemas críticos respondemos? Qué capacidades tenemos (recursos humanos e infraestructura)? Qué calidad e impactos tenemos? Cómo somos eficaces y eficientes? Cuáles son las expectativas de los usuarios del servicio? Qué se ha priorizado en el presupuesto de los últimos 3 años? Segundo Paso: El análisis AFOD Este paso implica describir y analizar cómo afecta el contexto en que se desenvuelve la organización? y cómo funciona el sistema interno de la organización? La revisión la realizará utilizando la herramienta analítica FODA (en inglés SWOT), que le permitirá trabajar con toda la información que posea sobre su organización, para examinar sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Este análisis consta de dos partes: una interna y otra externa. La parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de su organización, aspectos sobre los cuales usted tiene algún grado de control. La parte externa mira las oportunidades que se ofrecen y las amenazas que debe enfrentar su organización en el contexto en donde se desenvuelve. Aquí usted tiene que desarrollar toda su capacidad y habilidad para aprovechar esas oportunidades y para minimizar o anular esas amenazas, (o riesgos) circunstancias sobre las cuales usted tiene poco o ningún control directo. Sobre el contexto: 1. Enumere los factores más relevantes en el entorno externo de los últimos tres años que afectaron el desempeño de la organización? (tales como factores económicos, sociales o políticos, tecnológicos, demográficos, u otros) (No más de 5 líneas) 2

3 2. A qué amenazas externas se enfrentan como organización? Tanto en el entorno externo más general (condiciones socio-económicas, políticas, etc) y entorno micro o inmediato (conjunto de personas o instituciones que se contactan o relacionan más directamente con la organización: beneficiarios, proveedores, reguladores, otras organizaciones). (No más de 5 líneas) 3. Identifique las oportunidades que existen. Es decir qué situaciones o factores externos puede aprovechar la administración en beneficio del crecimiento y consolidación de la organización? (No más de 5 líneas) Análisis Interno 4. Identifique las fortalezas más relevantes de su organización. (Aquellos rasgos distintivos con los que a la fecha del análisis cuenta la organización y que le permiten continuar su proceso de crecimiento y consolidación. Elementos que hacen de la Organización un ambiente propicio para su desarrollo y que es imprescindible identificar para garantizar una utilización adecuada y para transformarlas en el fundamento de las decisiones estratégicas que conducen al perfeccionamiento de las políticas públicas). (No más de 5 líneas) 5. Identifique las debilidades más relevantes de su organización. (Aquellas características internas que a la fecha del análisis afectan el adecuado crecimiento y consolidación de su organización. Representan factores que dificultan el desarrollo superior de la Organización. Estas condiciones hacen de la Organización un ambiente desfavorable para su desarrollo y es importante conocerlas para generar estrategias que tiendan a superarlas). (No más de 5 líneas) 3

4 Tercer Paso: El análisis de Desafíos Este paso tiene por objetivo visualizar los elementos críticos de futuro que mejorarán el desempeño y consolidarán su organización. Las preguntas siguientes son indicativas del análisis que es necesario realizar y se sustentan en el trabajo de los pasos previos: Qué cambios son necesarios de llevar a cabo en nuestra organización? Cómo mejoraremos el desempeño? Qué diferencia queremos hacer? A qué elementos o factores críticos debemos responder? Una vez contestadas las preguntas anteriores, se les sugiere mirar la siguiente matriz amenazasoportunidades debilidades fortaleza. Este es un instrumento de ajuste importante que ayuda a los gerentes a desarrollar cuatro tipos de estrategias: Estrategias de fortalezas y debilidades FO, Estrategias de debilidades y oportunidades DO, Estrategias de fortalezas y amenazas FA, Estrategias de debilidades y amenazas DA. Externos Oportunidades Amenazas Planificación Estratégica Análisis FODA Internos Fortalezas FO FA Debilidades DO DA La matriz FODA para la formulación de estrategias. FORTALEZAS F DEBILIDADES D Anotar las fortalezas Anotar las debilidades OPORTUNIDADES O Anotar las oportunidades ESTRATEGIAS FO Anotar las fortalezas para aprovechar las oportunidades ESTRATEGIAS DO Superar las debilidades aprovechando las oportunidades AMENAZAS A Anotar las amenazas ESTRATEGIAS FA Usar las fortalezas para evitar las amenazas ESTRATEGIAS DA Reducir las debilidades y evitar las amenazas. Extractado del libro Conceptos de Administración Estratégica de Fred R. David 2003, Prentice Hall México 4

5 BIBLIOGRAFÍA UTILIZADA EN EL MODULO 2: 1) Araya, E. (2005); Control de Gestión. Elementos Conceptuales. Apuntes de Cátedra Planificación. Escuela de Gobierno y Gestión Pública; Universidad de Chile. 2) Bendlin, C. (2000); Curso de Planificación Estratégica; Presentación en Diapositivas extraída de materiales/ modulo2/ Planificaci%F3n%20y%20Administraci%F3n%20Financiera.ppt 3) David, F. (2003); Conceptos de Administración Estratégica; Editorial Pearson Prentice Hall, México. 4) Orlich, J.M. Universidad para la Cooperación Internacional, UCCI. Nota Técnica Nº1 5