Procesamiento de facturas

Transcripción

1 2 Procesamiento de facturas Gastos de empleados Reduzca el coste del departamento de Cuentas por pagar al automatizar la aprobación de facturas válidas y agilizar la resolución de discrepancias

2 marcha: Procesamiento de facturas de PROACTIS Reduzca los costes de Cuentas por pagar mediante la automatización de la aprobación de facturas válidas y la simplificación de la resolución de discrepancias El pago de facturas preciso es un aspecto fundamental de una buena administración financiera. Además de asegurar el pago de facturas correcto, la posibilidad de reducir los costes que involucra el proceso de Cuentas por pagar es una ventaja importante del control de gastos efectivo. El procesamiento de facturas electrónico junto con la solicitud y autorización de compras electrónicas conforman la base de un moderno sistema de compras a pagar (P2P). El procesamiento de facturas automatizado permite que un alto porcentaje de facturas basadas y no basadas en órdenes de compra se autoricen de manera automática para su pago sin necesidad de intervención humana. También elimina el pago de facturas no válidas o duplicadas, garantiza la asignación de costes adecuada, acelera el proceso para aprovechar los descuentos por pronto pago y evitar recargos por pago tardío, proporciona visibilidad para mejorar la gestión del presupuesto y el efectivo, y captura un registro de la actividad que permite un mejor análisis de gastos y minimiza los costes de auditoría. Pero, hoy en día, muchas empresas se encuentran con un proceso de Cuentas por pagar arduo y lento en el que la mayoría de las facturas se procesan en papel. Además, muchas de ellas se reciben sin OC ni acuse de recibo que las avale, por lo que se pierde mucho tiempo tratando de encontrar la OC en papel o el solicitante, y comprobar si la factura es válida. Las facturas complejas, como las de servicios o telecomunicaciones, implican un esfuerzo enorme para comprobar si son correctas y asignar los costes a los distintos departamentos. Es común que muchas de las facturas no tengan una codificación adecuada para fines de contabilidad o de historial de gastos. El proceso de pago lento genera malas relaciones con los proveedores, así como costes adicionales y necesidades inesperadas de efectivo. Como resultado, la base de costes de la empresa es más alta de lo que debería debido a: Costes altos de la función de Cuentas por pagar Pago de facturas duplicadas o no válidas Recargos por pago tardío, pérdida de descuentos por pronto pago, costes de auditoría altos Precios de proveedores desfavorables debido a la frustración por pérdida de facturas, pagos tardíos y falta de datos de gastos por parte del departamento de Compras al negociar los acuerdos La empresa también podría llevarse "sorpresas" en el área financiera debido a: Mala gestión del presupuesto debido a codificación de cuentas y asignación de costes imprecisas Problemas con la gestión del efectivo debido a la poca visibilidad de las facturas en procesamiento y los ciclos de autorización largos Es posible solucionar todos estos inconvenientes y muchos otros con las herramientas de compras electrónicas bien desarrolladas de hoy en día, como Compras a pagar de PROACTIS. El procesamiento de facturas rápido y eficiente puede ser una realidad en su empresa en poco tiempo con el uso de las soluciones de software intuitivas y los procesos de implementación probados de PROACTIS. Herramientas de procesamiento de facturas Software de compras a pagar (P2P) Validación y codificación de facturas Triple conciliación Flujos de trabajo de resolución de discrepancias Servicios de expertos Configuración de la solución de compras a pagar (P2P) Desarrollo de flujos de trabajo electrónicos Guía del proceso de formación interno Asistencia para el lanzamiento de P2P Servicios de asistencia técnica continuos Asistencia adicional para el lanzamiento Formación y ayuda en línea a medida Compras a pagar (captura de valor) Compras Recepción de facturas Procesamiento de facturas Gastos de empleados

3 marcha para procesamiento de facturas La solución de puesta en marcha para procesamiento de facturas de PROACTIS se ha desarrollado para ayudar a las empresas a mejorar este factor crítico del control de gastos. Con esta solución podrá poner en práctica de manera rápida y eficiente las siguientes tareas: Registro sencillo de las facturas basadas y no basadas en órdenes de compra para crear registros electrónicos (considere también usar la solución de puesta en marcha para facturas electrónicas de PROACTIS al mismo tiempo o como un paso posterior) Validación y codificación de facturas, incluido el procesamiento de facturas complejas, como las de servicios y telecomunicaciones, y estados de tarjetas de compras Conciliación de facturas basadas en órdenes de compra con autorización directa de facturas conciliadas (se requiere autorización de compra de P2P para crear las OC) Flujos de trabajo de resolución de discrepancias para las facturas basadas y no basadas en órdenes de compra Captura e informes de historial detallado para reducir los costes de auditoría y permitir el análisis de gastos Esta solución, junto con la solución de puesta en marcha para autorización de compras de PROACTIS proporcionan un enfoque integral para implementar de manera rápida y confiable un entorno de compras a pagar completo que permita solucionar todas las categorías de gastos basadas y no basadas en órdenes de compra. La solución de puesta en marcha para procesamiento de facturas de PROACTIS ofrece un proceso altamente estructurado, eficiente y rentable para que las empresas puede hacer lo siguiente: Identificar y dar prioridad a las categorías de facturas para el procesamiento automatizado Aquellas que requieran OC con autorización previa, pagos programados y otras facturas no basadas en OC, así como estados que requieran un procesamiento especial (por ejemplo, servicios, telecomunicaciones, tarjetas de compras) Dar prioridad a aquellas categorías y áreas de la empresa que necesiten una atención inicial en primer lugar Establecer su enfoque estandarizado Proceso de registro de facturas Reglas de validación, codificación y asignación de costes Reglas y tolerancias de conciliación para facturas basadas en OC Roles y enrutamiento para resolución de discrepancias y autorización Formar a las partes interesadas Proceso de registro de facturas (personal de Cuentas por pagar) Resolución de discrepancias (personal de Cuentas por pagar, empleados, proveedores) Implementar la parte de procesamiento de facturas automatizado del sistema P2P Categorías de facturas iniciales y áreas de la empresa con ampliación por etapas

4 marcha: Todo lo que necesita para actuar ahora y construir una base de larga duración Implemente la autorización de compras P2P para crear OC electrónicas Identifique y priorice categorías basadas y no basadas en OC Identifique reglas y flujos de autorización por categoría Configure la solución y los flujos de trabajo P2P Herramientas de compras a pagar (P2P) completas PROACTIS pondrá en práctica las habilidades funcionales que necesita para establecer el procesamiento de facturas automatizado para las facturas basadas y no basadas en OC. Con el motor de reglas empresariales, el procesamiento especializado, la triple conciliación y el flujo de trabajo electrónico, la parte administrativa de Compras a pagar de PROACTIS tiene numerosas ventajas importantes: Funcionalidades completas y de las mejores integradas con la solicitud de compra, autorización y generación de OC del lado del cliente Implementación en la nube o en la empresa Capacidad para ampliarse fácilmente hacia otras áreas si lo desea (por ejemplo, comercio electrónico, abastecimiento, gestión de proveedores, gestión de contratos, gestión de catálogos) Asistencia de puesta en marcha de expertos Los profesionales de control de gastos de PROACTIS trabajarán con usted y su equipo para realizar todas las actividades necesarias para desarrollar su capacidad de procesamiento de facturas automatizado. PROACTIS hará lo siguiente: Le ayudará a delinear los flujos de procesos para cada tipo de factura, así como la implementación por etapas Configurará la solución P2P de PROACTIS con sus estructuras empresariales y contables, reglas de validación y codificación, reglas y tolerancias de conciliación, y políticas de autorización Desarrollará flujos de trabajo electrónicos para resolución de facturas basadas y no basadas en OC sin conciliar que requieran autorización manual Guiará el desarrollo de su proceso de formación interno Lo asistirá con la implementación del sistema P2P en su empresa

5 La solución de puesta en marcha para procesamiento de facturas de PROACTIS incluye herramientas de compras a pagar completas, asistencia de expertos para la puesta en marcha y servicios continuos opcionales. Forme para Cuentas por pagar, a empleados y proveedores Lance el procesamiento de facturas automatizado Mida, mejore y amplíe Con las instrucciones de PROACTIS, su equipo podrá: Establecer las categorías de facturación y las áreas de la empresa en las que se va a implementar la parte de procesamiento de facturas automatizado de P2P de PROACTIS Proporcionar una definición de la estructura de su empresa con roles y responsabilidades, así como políticas de validación, asignación de costes, tolerancias de conciliación, etc. Llevar a cabo el proceso de formación interno de las partes interesadas Implementar el procesamiento de facturas con la asistencia de PROACTIS Servicios continuos opcionales Es posible que desee usar las soluciones de puesta en marcha de autorización de compras y de facturas electrónicas de PROACTIS junto con esta solución, para completar la implementación de compras a pagar. PROACTIS incluso puede proporcionar servicios de asistencia técnica continuos; ya sea por un período inicial o a largo plazo. PROACTIS puede actuar como una extensión de su equipo para: Ofrecer asistencia adicional para el lanzamiento en la empresa Desarrollar materiales de formación y ayuda en línea personalizados Esta combinación de estructura, tecnología y recursos profesionales proporciona todo lo que necesita para comenzar ya mismo, obtener resultados rápidos y, lo que es más importante, establecer una base de larga duración para un procesamiento de facturas automatizado y altamente eficaz.

6 marcha: El resultado: Proceso de facturación simplificado Facturas en papel Registro de facturas en papel y recepción de archivos digitales Factura no basada en OC Facturas electrónicas Facturas en papel Las ventajas para su empresa son evidentes Las ventajas de tener un procesamiento automatizado de facturas son significativas: Gran ahorro Ventajas estratégicas Reducción de costes de Cuentas por pagar (puede ser considerable) Minimización del pago de facturas duplicadas o incorrectas Reducción de recargos por pago tardío Aumento de uso y obtención de descuentos por pronto pago Disminución de costes de auditoría Mejora de la gestión del presupuesto y del efectivo Mejores datos para el análisis de gastos Mejora de la relaciones con proveedores

7 Codificación y asignación de costes por reglas empresariales Flujo de trabajo de autorización si es necesario Liberación para el pago Conciliación de OC dentro de tolerancias Flujo de trabajo para resolución de discrepancias La solución de puesta en marcha para procesamiento de facturas de PROACTIS le permite llegar a este resultado de manera rápida y confiable. La solución ofrece: Un enfoque estructurado en el que puede confiar Un enfoque rápido que acelera los resultados Asistencia de expertos que garantiza el éxito Un conjunto de herramientas que puede incrementarse a medida que amplía los esfuerzos para el control de gastos Actúe ahora Ponga en marcha el procesamiento de facturas: Actúe ahora y tome medidas para obtener un verdadero control de gastos en su empresa. t: e: info@btgsa.com w:

8 1 2 Autorización de compra Procesamiento de facturas Comience hoy mismo: Simplifique el proceso de compras para empleados y gerentes a la vez que garantiza el cumplimiento de las políticas corporativas de aprobación Comience hoy mismo: Reduzca el coste del departamento de Cuentas por pagar al automatizar la aprobación de facturas válidas y agilizar la resolución de discrepancias 3 4 Facturas electrónicas Gastos de empleados Comience hoy mismo: Reduzca enormemente la tramitación de documentos en papel y la entrada de datos manual para que el procesamiento de facturas sea más rápido y económico Comience hoy mismo: Acelere el reembolso de gastos a los empleados a la vez que garantiza el cumplimiento de las políticas y reduce el trabajo administrativo e: info@btgsa.com w: T&G - PROACTIS 2014