FEDERACIÓN DIABETOLÓGICA COLOMBIANA (FDC) POLITICAS CONTABLES BAJO NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACION FINANCIERA.

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1 FEDERACIÓN DIABETOLÓGICA COLOMBIANA (FDC) POLITICAS CONTABLES BAJO NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACION FINANCIERA. 1

2 Justificación Con el propósito de garantizar una preparación y presentación de información financiera de forma razonable, y de manera relevante, comprensible y confiable, se determinan las Políticas Contables de la FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC diseñadas para el reconocimiento y medición de las transacciones, los eventos y otros sucesos. De conformidad con lo previsto en la Ley 1314 de 2009 y los decretos reglamentarios 2706 de diciembre 27 de 2012, 3019 de diciembre 27 de 2013, 2548 de diciembre 12 de 2014, además de la Circular Guía de 2013 expedida por la Superintendencia de Sociedades y la Orientación Técnica 001 del Consejo Técnico de la Contaduría, así como los diferentes Conceptos de las autoridades competentes, en los aspectos en los que compartimos criterio y considerando la derogatoria de la anterior normatividad contable, Decretos 2649 y 2650 de Los cuales tienen vigencia hasta el 31 de diciembre de 2015, (vigencia modificada artículo 1ero, numeral 3, decreto 2548 de 2014) La Federación está obligada a iniciar el proceso de convergencia de los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia a las normas internacionales de información financiera (NIIF o IFRS por sus siglas en inglés) tal y como las emite el IASB (International Accounting Standards Board). Teniendo en cuenta que esta convergencia a NIIF es compleja, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública clasifico a las compañías en tres grupos para hacer la transición, El Grupo 1 para las empresas con NIIF plenas, el grupo 2 para las Pymes y el grupo 3 para microempresas mediante la Contabilidad Simplificada. Para lo anterior, se determinó que la FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC clasifica en el GRUPO 3 (*) o Microempresas y que por consiguiente, no debe aplicar las NIIF o Normas Internacionales de Información Financiera, sino las Normas de Información Financiera local, o NIF (basadas en las NIIF para PYMES) condensadas en: 2

3 EL MARCO NORMATIVO DE INFORMACIÓN FINANCIERA PARA LAS MICROEMPRESAS O RÉGIMEN SIMPLIFICADO DE LA CONTABILIDAD DE CAUSACIÓN PARA LAS MICROEMPRESAS, el Decreto 2706 de Este marco normativo se aplica a partir del 1 de enero de 2015, para La Federació n denominada FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC., Identificada con NIT y su domicilio en la Calle Oficina 101 en la ciudad de Bogotá. (*) Condiciones para ser parte del Grupo 3: 1. Tener una planta de personal no superior a 10 trabajadores con contrato laboral. 2. Poseer activos totales, por valor inferior a 500 salarios mínimos mensuales legales vigentes. 3. Tener ingresos brutos anuales inferiores a salarios mínimos mensuales legales vigentes. Objetivo Detallar los procedimientos y prácticas contables, basados en los lineamientos de principios básicos y normas técnicas, que conducen al buen manejo de la información financiera, tanto en la implementación como en la práctica de las NIF para MICROEMPRESAS de acuerdo a los lineamientos del decreto 2706 de 2012 y demás normas concordantes. Alcance Este manual comprende las siguientes aplicaciones: Políticas contables correspondientes a la preparación y presentación de la estructura del conjunto de los estados financieros básicos según las NIF para microempresas, grupo dentro del cual se ubica la FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA FDC. 3

4 Revelaciones detalladas sobre cada uno de elementos de los estados financieros y sus cuentas de acuerdo con su importancia relativa. Políticas contables aplicables en los siguientes casos: 1.1 Reconocimiento y medición de una partida contable. 1.2 Presentación adecuada de cada una de las cuentas de los elementos de los Estados Financieros. Formalidad de la Adopción y/o Modificación del Manual La adopción de este manual así como su actualización o modificación, ha sido sometido a consideración y aprobado por la Junta Directiva de la Federación, con el fin de cumplir el deber formal y legal establecido. De acuerdo con la normatividad aplicable en Colombia, el periodo de transición para las Microempresas se inicia con la preparación del Estado de Situación Financiera de Apertura (ESFA) de fecha enero 1 de En diciembre 31 de 2016 se obtendrán los primeros estados financieros comparativos de acuerdo con las NIF para microempresas. La FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC., continuará presentando los estados financieros de acuerdo con el Decreto 2649 y 2650 de 1993 para efectos de su aprobación en la Asamblea General de Miembros, hasta el 31 de Diciembre de 2015; asimismo se llevará la contabilidad anterior hasta 31 de Diciembre de 2019 para efectos Tributarios, por disposición del gobierno de conformidad con el artículo 165 de la Ley 1607 de 2012 y el artículo 1ero, numeral 3, decreto 2548 de Políticas Contables Generales Qué son las Políticas? Son los principios, bases, convenciones, reglas y procedimientos específicos adoptados por una entidad al preparar y presentar estados financieros. 4

5 La FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC, seleccionará y aplicará sus políticas contables de manera uniforme para transacciones, otros sucesos y condiciones que sean similares a menos que esta NIIF requiera o permita específicamente establecer categorías de partidas para las cuales podría ser apropiado aplicar diferentes políticas. Si esta NIIF requiere o permite establecer esas categorías, se seleccionará una política contable adecuada, y se aplicará de manera uniforme a cada categoría Modificación de las Políticas Las políticas contables se pueden modificar por requerimiento de una nueva NIF para microempresas, por decisión del IASB o por decisión de la Junta Directiva de la Federación, cuando la información suministrada sea más representativa o quede mejor presentada y revelada para los usuarios de éste tipo de entidades, dicha modificación deberá ser presentada a la Asamblea General de Miembros para su aprobación Objetivos Generales. La descripción de políticas contables generales pretende estandarizar el formato e información a contener en las políticas contables que debe seguir La FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC, para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de hechos económicos específicos que permitan la elaboración de información financiera útil y oportuna, que muestre el desempeño de La Federación, para la toma de decisiones económicas por parte de: la administración, de la Junta Directiva y de la Asamblea General de Miembros. Para ello, se establecen los requerimientos de reconocimiento, medición, presentación e información a revelar de las transacciones y otros hechos y condiciones importantes en los estados financieros con propósito de 5

6 información general. Un segundo objetivo es dar cuenta de los resultados de la gestión administrativa Alcance. Esta política será aplicada por La FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC, para la presentación de los Estados Financieros con propósito general conforme a los conceptos y principios generales del capítulo II descrito en el marco técnico del decreto 2706 de Descripción. Cada política contable de La FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC., incluirá los siguientes ítems: Objetivo: indica lo que se pretende con la política contable establecida. Alcance: espacio y tiempo que cubrirá la política contable. Política contable específica: política contable aplicable al hecho económico en particular. Reconocimiento y medición: guías y criterios a tener en cuenta al momento de incorporar datos a la contabilidad y determinar los valores de los hechos económicos. Presentación y revelación de la información: criterios y condiciones para asegurar que los hechos económicos se evidencien correctamente en los Estados Financieros de la Federación, con las explicaciones que sean necesarias para que los usuarios puedan entenderlos fácilmente. Controles contables: actividades de control que deben realizarse por los responsables de cada proceso, en forma permanente y cada vez que ocurra un hecho o transacción económica; este control debe enfocarse en asegurar la comparabilidad, verificabilidad y comprensibilidad de los hechos económicos que están siendo reconocidos. 6

7 CAPITULO I. ENTIDAD QUE REPORTA La Federación Diabetológica Colombiana (FDC), con domicilio principal en Bogotá, es una institución de Derecho privado, científica, sin ánimo de lucro, con personería jurídica número expedida el 17 de marzo de 1998, emanada del Ministerio de Salud (hoy Ministerio de Salud y la Protección Social), autónoma, apolítica, formada por personas y entidades interesadas y/o dedicada al estudio y atención integral de las personas con diabetes, en la República de Colombia acorde con los requisitos previstos en sus estatutos. Sus estatutos fueron aprobados mediante acta de la asamblea constitutiva fechada el 3 de mayo de 1997, y radicada en el Ministerio de Salud el día 17 de diciembre de Los estatutos de La FEDERACIÓN DIABETOLÓGICA COLOMBIANA (FDC), se modificaron, reforma adoptada en la Asambleas Generales Extraordinarias de los miembros, efectuadas los días 26 de Agosto y 28 de Octubre de 2006, Reforma que fue aprobada por el Ministerio de Salud y la Protección Social, Resolución número del 14 de junio de La reforma de los estatutos, cubrió entre otros aspectos: precisar los objetivos, estructura de los órganos de administración y hacerla más funcional, de acuerdo con la normatividad vigente para este tipo de organizaciones. El domicilio principal de la Federación Diabetológica Colombiana es el la ciudad de Bogotá, sin perjuicio de que su sede operativa sea rotada y corresponda a la ciudad domicilio del presidente. Su duración es indefinida. La Federación es una persona jurídica y bajo la norma local o decretos 2649 y 2650 de 1993 pertenece régimen tributario especial, está obligada a registrarse 7

8 ante la Cámara de Comercio, su ente de vigilancia gubernamental es la Alcaldía Mayor de Bogotá, no es contribuyente del impuesto de renta y complementarios, pero si debe elaborar declaración de Ingresos y Patrimonio. es responsable del impuesto de industria y comercio, tiene calidad de agente de retención en la fuente y está obligada a declarar y pagar dicho tributo. CAPITULO II BASES DE PREPARACIÓN Declaración de conformidad a. La FEDERACIÓN DIABETOLÓGICA COLOMBIANA (FDC), ha adoptado las Normas Internacionales de Información Financiera a partir del 1 de enero de 2016, por lo cual la fecha de transición a esta norma ha sido el 1 de enero de Hasta el año 2014, los estados financieros de La Federación se preparaban de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. La moneda funcional para La FEDERACIÓN DIABETOLÓGICA COLOMBIANA (FDC)., análoga a la moneda de presentación de los estados financieros, es el peso colombiano $. Las IFRS expresa que las empresas deben preparar sus estados financieros en su moneda funcional. CONCEPTOS Y PRINCIPIOS GENERALES En razón a que las cualidades de la información financiera, conceptos y principios básicos están descritos en el Capítulo 2 del Anexo Técnico del Decreto 2706 de 2012, y dice: Alcance 1. Se describe los objetivos de los estados financieros y las cualidades que hacen que la información financiera sea útil. También establece los conceptos y principios básicos subyacentes a los estados financieros de las microempresas. 2. El Estado de Resultados y el Estado de Situación Financiera de las microempresas, pueden enmarcarse en un sistema simplificado de contabilidad, 8

9 basado en contabilidad de causación. La base principal de medición que debe ser utilizada por las microempresas es el costo histórico. Las situaciones en las cuales se utilice una base de medición distinta, están indicadas en este documento. No obstante lo anterior, las microempresas podrán utilizar, de acuerdo con las circunstancias, bases de medición que estén incluidas en las NIIF o en la NIIF para PYMES. Si éste es el caso, la microempresa deberá cumplir todos los requerimientos que implique la nueva base utilizada. 3. Los Estados Financieros de una microempresa se elaboran partiendo del supuesto de que la microempresa está en plena actividad y que seguirá funcionando en el futuro previsible. 4. Las transacciones y demás sucesos y condiciones deben contabilizarse y presentarse de acuerdo con su realidad económica y no solamente en consideración a su forma legal. Prudencia Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y verificable un hecho económico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobrestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos. Integridad La información en los estados financieros debe ser completa dentro de los límites de la importancia relativa y el costo, puesto que este es un presupuesto de la fiabilidad. Una omisión puede causar que la información sea falsa o equívoca, y por tanto no fiable y deficiente en términos de relevancia. Comparabilidad Los estados financieros de una microempresa deben ser comparables a lo largo del tiempo, para identificar las tendencias de su situación financiera y en el' resultado de sus operaciones. Por tanto, la medida y presentación de 9

10 transacciones similares y otros sucesos y condiciones deben ser llevadas a cabo de una forma uniforme a través del tiempo. Oportunidad La oportunidad implica suministrar información dentro del, periodo de tiempo que sea útil para la toma de decisiones. Si hay un retraso en la presentación de la información, ésta puede perder su relevancia. La gerencia puede necesitar sopesar los méritos relativos de la presentación a tiempo, frente al suministro de información fiable. Equilibrio entre costo y beneficio Los beneficios derivados de la información deben exceder los costos de suministrarla. Esta evaluación es sustancialmente, un proceso de juicio. Situación financiera La situación financiera de una microempresa muestra la relación entre los activos, pasivos y patrimonio en una fecha específica al final del periodo sobre el que se informa. Estos elementos se definen como sigue: (a) Un activo es un recurso controlado por la microempresa como resultado de sucesos pasados, del que la microempresa espera obtener, en el futuro, beneficios económicos. (b) Un pasivo es una obligación actual de la microempresa, surgida a raíz de sucesos pasados, cuya liquidación se espera que dé lugar a una transferencia de recursos que incorporan beneficios económicos.. (c) Patrimonio es la parte residual de los activos de la microempresa, una vez deducidos todos sus pasivos. Es posible que algunas partidas que cumplen con la definición de activo o pasivo no se reconozcan como activos o como pasivos en el estado de situación financiera porque no satisfacen el criterio de reconocimiento establecido en el subtítulo de este capítulo denominado: "Reconocimiento de activos, pasivos, ingresos y gastos". En particular, la expectativa de que los beneficios económicos 10

11 futuros fluirán a una microempresa o desde ella, debe ser suficientemente cierta como para cumplir con el criterio de probabilidad antes de que se reconozca un activo o un pasivo. Excedente o Déficit Es la diferencia entre los ingresos y los gastos de una microempresa durante el periodo sobre el que se informa. Esta norma permite a las microempresas presentar el resultado en un único estado financiero. Los ingresos y los gastos se definen así: (a) Ingresos: son los incrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo sobre el que se informa, en forma de entradas a incrementos del valor de los activos, a bien como disminuciones de las obligaciones, que dan coma resultado aumentos del patrimonio, y no están relacionados con los aportes de los miembros. (b) Gastos: son las disminuciones en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo cantable, en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, a bien de surgimiento o aumento de los pasivos, que dan como resultado disminuciones en el patrimonio. Reconocimiento de activos, pasivos, ingresos y gastos Reconocimiento es el proceso de incorporar en los estados financieros una partida que cumple con la definición de activo, pasivo, ingreso o gasto y que cumpla los siguientes criterios: (a) es probable que cualquier beneficio económico futuro asociado con la partida entre o salga de la microempresa; y (b) 'la partida tiene un costo o valor que pueda ser medido con fiabilidad. La falta de reconocimiento en los estados financieros de una partida que satisface esos criterios, no se rectifica mediante la revelación de las políticas contables seguidas, ni tampoco a través de notas u otro material explicativo. La probabilidad de obtener beneficios económicos futuros 11

12 El concepto de probabilidad se utiliza, en el primer criterio de reconocimiento, con referencia al grado de incertidumbre con que los beneficios económicos futuros asociados al mismo llegarán o saldrán, de la microempresa. La evaluación del grado de incertidumbre correspondiente al flujo de los beneficios futuros se realiza sobre la base de la evidencia relacionada con las condiciones al final del periodo sobre el que se informa que esté disponible cuando se preparan los estados financieros. Esas evaluaciones se realizan individualmente para partidas individualmente significativas, y para un grupo para un gran número de elementos individualmente insignificantes. Fiabilidad de la medición El segundo criterio para el reconocimiento de una partida es que tenga un costo o un valor que pueda medirse de forma fiable. En muchos casos, el costo o valor de una partida es conocida. En otros casos debe estimarse. La utilización de estimaciones razonables es una parte esencial de la elaboración de los estados financieros, y no menoscaba su fiabilidad. Cuando no puede hacerse una estimación razonable, la partida no se reconoce en los estados financieros. Una partida que no cumple los criterios para su reconocimiento puede cumplir las condiciones para su reconocimiento en una fecha posterior como resultado de circunstancias o de sucesos posteriores. Una partida que no cumple los criterios para su reconocimiento puede, sin embargo, ser revelada a través de notas, material informativo a cuadros complementarios. Esto es apropiado cuando el conocimiento de tal partida se considere relevante por los usuarios de los estados financieros para la evaluación de la situación financiera, el rendimiento y los cambios en la situación financiera de una microempresa. Medición de activos, pasivos, ingresos y gastos Medición es el proceso de determinar cuantías o valores en los que una microempresa mide los activos, pasivos, ingresos y gastos en sus estados 12

13 financieros. La medición involucra la selección de una base de medición. La base de medición para las microempresas, al preparar sus estados financieros, será el costo histórico. El costo histórico es el que representa el monto original consumido u obtenido en efectivo, o en su equivalente: en el momento de realización de un hecho económico. El costo histórico está representado, en la mayoría de los casos, por el valor pagado más todos los costos y gastos directamente incurridos para colocar un activo en condiciones de utilización o venta. Reconocimiento en los estados financieros Activos Una microempresa reconocerá un activo en el estado de situación financiera cuando: (a) Sea probable que del mismo se obtengan beneficios económicos futuros para la microempresa y, (b) El activo tenga un costo o valor que pueda ser medido con fiabilidad. Una microempresa no reconocerá un derecho contingente como un activo, excepto cuando el flujo de beneficios económicos futuros hacia la microempresa tenga un alto nivel de certeza. Pasivos Una microempresa reconocerá un pasivo en el Estado de Situación Financiera cuando: (a) Tiene una obligación actual como resultado de un evento pasado; (b) Es probable que se requerirá la transferencia de recursos que incorporen beneficios económicos para cancelarla obligación; y (c) El valor de la obligación puede medirse de forma confiable. Ingresos 13

14 El reconocimiento de los ingresos ocurre simultáneamente con el reconocimiento de los incrementos en los activos o de las disminuciones en los pasivos, si se pueden medir con fiabilidad. Gastos El reconocimiento de los gastos ocurre simultáneamente con el reconocimiento de la disminución en los activos o del aumento en los pasivos, si se puede medir con fiabilidad. Deterioro y valor recuperable Reconocimiento Al final de cada periodo sobre el que se informa, una microempresa evaluará si existe evidencia objetiva de deterioro o de recuperación del valor de los activos, de que trata esta norma. Cuando exista evidencia objetiva de deterioro del valor, la microempresa reconocerá inmediatamente en cuentas de resultado una pérdida por deterioro del valor. La microempresa medirá la pérdida por deterioro del valor de la siguiente forma: la pérdida por deterioro.es la diferencia entre el valor en libros del activo y la mejor estimación (que necesariamente tendrá que ser una aproximación) del valor (que podría ser cero) que ésta recibiría por el activo si se llegara a vender o realizar en la fecha sobre la que se informa. Reversión Si en periodos posteriores se disminuye la cuantía de una pérdida por deterioro del valor y la disminución puede relacionarse objetivamente con un hecho ocurrido con posterioridad al reconocimiento inicial del deterioro, la microempresa revertirá la pérdida por deterioro reconocida con anterioridad. La recuperación del deterioro de valor no puede llevar el valor del activo a un monto neto en libros superior al que hubiera tenido: si no hubiera sufrido ese deterioro. La microempresa reconocerá inmediatamente el monto de la reversión en las cuentas de resultado. 14

15 Base contable de acumulación o devengo Una microempresa elaborará sus estados financieros utilizando la base contable de causación (acumulación o devengo). Los efectos de las transacciones y demás sucesos se reconocen cuando ocurren y no cuando se recibe o paga dinero u otro equivalente al efectivo en los periodos con los cuales se relacionan. Compensación No se compensarán activos con pasivos, ni ingresos con gastos. Tanto las partidas de activo y pasivo, como las de gastos e ingresos, se deben presentar por separado, a menos que las normas legales o los términos contractuales permitan lo contrario. Correcciones de errores de periodos anteriores Son errores de periodos anteriores las omisiones e inexactitudes en los estados financieros de una microempresa correspondientes a uno o más periodos anteriores, que surgen de no emplear, o de un error al utilizar, información fiable que: a) Estaba disponible cuando los estados financieros para esos periodos fueron autorizados a emitirse, y b) Podría esperarse razonablemente que se hubiera conseguido y tenido en cuenta en la elaboración y presentación de esos estados financieros. El efecto de las correcciones de errores anteriores se reconocerá en resultados en el mismo periodo en que el error es detectado. La microempresa deberá revelar la siguiente información: a) la naturaleza del error y, b) el monto de la corrección para cada rubro en los estados financieros ESTADOS FINANCIEROS Objetivos de los estados financieros. 15

16 El objetivo de los estados financieros con propósito de información general de una microempresa, en este caso La Federación es proporcionar información sobre la Situación Financiera, el Estado de Resultados (o Ingresos y Egresos) y el Reporte de Ejecución Presupuestal (Presupuesto) de La Federación que sea útil para la toma de decisiones económicas y de conveniencia para la comunidad en general conformada por los Miembros (Usuarios de la información como se describe en el capítulo I del presente manual), que están en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de información Forma de presentación La información incluida en los estados financieros, deberá ser presentada en unidades monetarias, para nuestro caso, en pesos colombianos (moneda funcional) y se indicará el grado de redondeo de los saldos de las cuentas. La información financiera se presenta en forma comparativa, respecto al período anterior. Además deberán considerarse en su presentación los siguientes aspectos: a. El nombre claro de la entidad y el periodo que se reporta b. Identificación clara, y en su caso, perfectamente distinguidos de cualquier otra información. c. Serán preparados de forma anual, de acuerdo con la fecha que se reporta. d. Cada clase de partidas similares, que posean la suficiente importancia relativa, deberá ser presentada por separado en los estados financieros. e. Las Revelaciones para cada una de las cuentas se presentarán en forma sistemática y comprenderán aspectos relativos tanto en su descomposición como de los antecedentes. f. Las políticas contables relacionadas con los elementos más significativos que integran los estados financieros, así como un adecuado sistema de referencia cruzada para permitir su identificación. 16

17 La responsabilidad de la preparación de los Estados Financieros, de informar los Hechos o adiciones que impliquen cambios en la política contable, de analizar la información recibida, divulgar y actualizar el Manual de Políticas contables y el catálogo de cuentas corresponde a la Administración de La FEDERACIÓN DIABETOLÓGICA COLOMBIANA (FDC)., con el previo concepto profesional del contador y, cuando lo hubiere, del revisor fiscal y de su Junta Directiva. A partir de base las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF PARA MICROEMPRESAS), La FEDERACIÓN DIABETOLÓGICA COLOMBIANA (FDC), Elaborará un conjunto completo de los Estados Financieros Básicos que se encuentra conformado por: a) Estado de Situación Financiera b) Estado de Resultados (estado ingresos y egresos) c) Reporte de Ejecución presupuestal d) Revelaciones, las cuales deben ser explicativas en detalle e incluyan las correspondientes políticas contables que se aplican. Definición Estado de Situación Financiera Estado de Situación Financiera; es aquel que muestra la relación entre los activos, pasivos y patrimonio de La Federación al cierre de cada mes, así como a diciembre 31 de cada año, considerando que el período contable es de enero 1 a diciembre 31 de cada año. (Anteriormente denominado Balance General). Sus elementos básicos son: Activo es un recurso controlado, resultado de sucesos pasados, del que se espera obtener en el futuro un beneficio económico. Pasivo es una obligación presente surgida a raíz de sucesos pasados al vencimiento de la cual y para cancelarla espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos. 17

18 Patrimonio es la participación residual en los activos., una vez deducidos todos sus pasivos. Estado de Resultados (de Ingresos y gastos) o (de Ingresos y Egresos) Este reporte, mensual y anual, muestra la relación entre los ingresos y gastos de La Federación, también conocido como el resultado de sus operaciones, en el periodo determinado. Dicho resultado se denominará Excedente, cuando los ingresos sean mayores a los gastos y Déficit, en el caso contrario. El resultado final del Estado de Resultados se incorporará a las utilidades acumuladas, que a su vez se reflejan dentro del Patrimonio de La Federación. Ingresos: se entienden por tales, los incrementos por beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo contable en forma de entradas o aumentos de valor de los activos ò bien como decrementos de obligaciones; estos ingresos ya no se tomarán como operacionales de ahora en adelante se denominarán Ingresos de Actividades Ordinarias, Gastos: son los decrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo contable en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos o bien por la generación o aumento de pasivos que dan como resultados desvalorizaciones en el patrimonio. Reporte Ejecución Presupuestal A pesar de que la ley no indica que el Reporte de Ejecución Presupuestal como un estado financiero; para La Federación representa la base de información administrativa para sus Miembros, los elementos a reportar en este Estado Financiero es el Rubro de los Ingresos y Rubro de los Egresos, con el resultado neto por déficit o excedentes; a su vez clasificado y comparado por presupuesto anual aprobado por la Asamblea, ejecutado con sus variaciones absolutas y relativas y con sus notas aclaratorias necesarias que ameriten dar claridad a la información para la comunidad usuaria de la información financiera Revelaciones 18

19 La FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC., debe revelar los componentes de los estados financieros básicos así: Las partidas del efectivo y equivalentes de efectivo El importe de saldos de efectivo y equivalentes de efectivo, que no está disponible por el grupo que pertenece, o tiene restricción. El valor en libros de los recursos pendientes de cobro El valor estimado por deterioro de las cuentas por cobrar El monto de lo intereses pendientes de cobro Mostrar en la nota a los estados financieros los movimientos de las cuentas estimadas por deterioro durante el año. En el evento que La Federación adquiera bienes bajo la denominación de Propiedad, Planta y Equipo; en sus notas a los estados financieros debe revelarse, para cada categoría de estos activos, una conciliación del valor contable al comienzo y al final del período en la que se indiquen: Las adiciones, las enajenaciones, la depreciación y otros movimientos. CLASIFICACION DE LAS PARTIDAS ENTRE CORRIENTES Y NO CORRIENTES De igual forma observando por separado tanto en el activo como en el pasivo las partidas corrientes (dentro de los doce meses siguientes a la fecha de cierre) y las partidas no corrientes (con vigencias superiores a doce meses a partir de la fecha de cierre). Políticas para las cuentas del activo. El ACTIVO agrupa el conjunto de cuentas que representan los bienes y derechos tangibles e intangibles, que son fuente de beneficios presentes o futuros para La Federación. Abarca los siguientes grupos: Caja; Inversiones; Fondos; Deudores; Propiedad, planta y equipo; Intangibles; Diferidos y Otros activos. Su naturaleza contable es débito, a excepción del Deterioro (Provisiones y Depreciaciones) y las Amortizaciones, que se mostrarán separadamente, como deducible de cada grupo. EFECTIVO Y EQUIVALENTE AL EFECTIVO Comprende las inversiones a corto plazo de gran liquidez, fácilmente convertibles en efectivo. La cuenta efectivo, y equivalentes al efectivo comprende lo siguiente: 19

20 - Saldo de caja - Saldos en cuentas con entidades financieras - inversiones no superiores a 90 días EFECTIVO Comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata de La Federación para atender sus necesidades de funcionamiento o aquellas de destinación específica y los cuales se encuentran sujetos a riesgos poco significativos de cambios en el valor. Dentro de ellas tenemos: Caja (General y Menor), Bancos (Cuentas Corrientes y de Ahorros) y Fondos. CAJA Corresponde al efectivo en dinero o cheques con que cuenta La Federación, disponible de manera inmediata. Se debitará por las entradas de dinero en efectivo o cheques; por los sobrantes en caja al efectuar arqueos y por el valor de la constitución o incremento del fondo de caja menor. Se acreditará por las consignaciones en bancos; por los faltantes en caja al efectuar arqueos; por el valor de los pagos en efectivo y por la reducción o cancelación del fondo de caja menor. La contrapartida de los faltantes será una cuenta por cobrar a cargo del responsable o custodio de la caja y en caso de sobrante, será la cuenta de ingreso denominada Aprovechamientos. Nota: Esto último obedece a una medida de control, a fin de garantizar que el custodio sea cuidadoso; en otros casos se lleva como cuenta por pagar a éste. Instrumento Financiero Efectivo y equivalentes de efectivo Revelación: Revelar los componentes del Efectivo y Equivalentes de Efectivo, y presentar una conciliación de los saldos que figuran en su estado de flujos de efectivo con las partidas equivalentes en el Estado de Situación Financiera Objetivo: Especificar la información financiera que debe incluir La FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC, para efectos de presentación para 20

21 cuando lleve a cabo transacciones basados en efectivo, cheques y transacciones realizados por caja. Alcance: La política aplica a todas las transacciones con pagos realizados en efectivo por caja general de La FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC. Política: La FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC debe contabilizar la caja general aplicando los requerimientos de reconocimiento y medición que se determina con el recaudo de dineros en efectivo o cheque por pagos realizados por los copropietarios. El Administrador es el responsable la Caja General, el destino de los recursos que ingresen a la caja siempre es consignarlos de forma inmediata, máxime el día siguiente en la cuenta bancaria que utilice la administración para recaudos y pagos. Se mantendrá en todo momento en una caja de seguridad. Caja Menor Corresponde al efectivo y equivalentes al efectivo, representan los bienes, derechos y pertenencias adquiridas, a cargo de La FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC., derivados de su actividad, a los cuales se les ha asignado un valor para cuantificar. Los rubros que integran esta clase tendrán siempre saldo débito. Para efectos de ajustes, se aplicará el procedimiento de ajuste mensual de la contabilidad, por aumento o disminución de esta partida. Este sistema de efectivo, permite que La FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC, tenga en su custodia cierta cantidad de efectivo para atender gastos menores, como taxis, comidas, autenticaciones, fotocopias, etc. Todos los pagos en dinero en efectivo deben controlarse mediante el uso del fondo fijo cuando sea necesario efectuar desembolsos en pequeñas cantidades, hasta el 50% de un salario mínimo mensual legal vigente por pago, cerrando la cifra al mil más cercano que se encuentren relacionados con las operaciones de La FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC. 21

22 El fondo de caja menor deberá permanecer separado de otros fondos y no deberá mezclarse con otros ingresos recibidos. La responsabilidad y custodia del fondo de caja menor, recaerá en la Administración. Los desembolsos de caja menor se harán exclusivamente a través de los recibos de caja menor definitivos y provisionales los cuales deberán estar debidamente aprobados por firma autorizada que para nuestro caso será la firma del Administrador de La FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC No deben aprobarse documentos soportes alterados, tachados o inhabilitados que no permitan conocer la naturaleza del pago, código contable y valor correspondiente. Tampoco deben aceptarse como soporte fotocopia de facturas y / o recibos de pago. No se darán anticipos a empleados, ni pagos por conceptos de nómina, así como tampoco se cambiarán cheques por efectivo de los fondos de caja menor. Los reembolsos de los fondos de caja menor se harán a través del giro de un retiro en efectivo a nombre del custodio del fondo. La persona que efectué desembolsos a través del fondo de caja menor deberá cerciorarse de si el concepto y monto del pago se encuentran sujetos a retención para que sea aplicado el respectivo porcentaje al beneficiario del pago. En el caso de que existan dudas deberá consultarse al contador o al revisor fiscal. Cuando se requieran vales provisionales estos deben ser legalizados en un plazo no mayor a tres días hábiles. Previo al desembolso o reembolso de caja menor, los comprobantes de caja deben ser revisados en cuanto a: a. Que se utilice la forma apropiada y exista revisión de documentos. b. La preparación debe estar hecha a tinta y debe constar la firma de las personas autorizadas. c. Debe existir redacción a la naturaleza del pago, indicando la cuenta de donde debe ser debitado. d. Debe estar registrado el valor del desembolso en números y letras. e. El pago de desembolsos a la persona autorizada para aprobar, se realizará sobre las facturas y soportes de gastos aprobados que tengan relación con el 22

23 desarrollo del objeto social de La FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC. f. Las fechas de los comprobantes soportes no deben ser anteriores a la del Último reembolso efectuado. g. Las facturas soportes deben cumplir con todos los requisitos fiscales y legales. h. El custodio del fondo debe cerciorarse que todos los comprobantes lleven el número de identificación tributaria (NIT) o Cédula de Ciudadanía, con el fin de obtener la correspondiente deducción fiscal. i. Los recibos deben llevar un sello con la leyenda "cancelado" colocado al momento del pago del mismo. j. El Administrador, así como la Revisoría Fiscal, practicarán arqueos sorpresivos de los fondos de caja menor, en los cuales el custodio debe estar presente hasta el momento de su finalización. k. Los sobrantes del fondo serán considerados un ingreso extraordinario y reportados así a contabilidad para su registro, si existieran faltantes, estos se constituirán en una cuenta por cobrar al custodio. Las disposiciones administrativas a que haya lugar en caso de irregularidades en el manejo del fondo, quedan a discreción de la Administración. l. Los fondos deben mantenerse con llave en horas hábiles, y en escritorio o caja fuerte fuera de horas de trabajo. Reconocimiento La FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC., reconocerá como efectivo en caja, el valor contenido en monedas y billetes mantenidos en el fondo. Cuando al momento de efectuar un arqueo, se presente una diferencia, sobrante o faltante, se deberá efectuar un arqueo detallado y consignarse la diferencia de haberla. Si hay excesos (valor relevante) del efectivo sobre el límite asignado deberá quedar por escrito en el formato y pendiente de contabilizar por un mes mientras aparece la diferencia o de lo contrario reintegrarlo en una de las cuentas bancarias de La Federación. 23

24 BANCOS Registra el valor de los depósitos constituidos por La Federación, tanto en cuentas corrientes, como de ahorro. Dependiendo del objetivo o uso de cada cuenta, se debitará por: los depósitos realizados mediante consignación por la administración de La Federación, o por los Miembros, correspondientes al pago de cuotas de sostenimiento; por las notas crédito efectuadas por los bancos, por concepto de rendimientos, cheques devueltos y similares; por el valor de los cheques anulados con posterioridad a su contabilización y por los traslados efectuados entre las cuentas de la administración. Se acreditará por el valor de los cheques girados o de los retiros de ahorros; por el valor de las notas débito realizadas por los bancos, por conceptos como: costo de chequeras y talonarios de ahorros; costo de servicios, comisiones e impuestos; cargos por débitos automáticos, cuotas o domiciliaciones; cheques consignados devueltos; por el valor trasladado hacia otras cuentas, o por cualquier otro cargo efectuado por el banco, que disminuya la disponibilidad de recursos de La Federación. Objetivo Especificar la información financiera a incluir por La FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC, para efectos de presentación cuando lleve a cabo transacciones con recaudos y pagos basados en efectivo, cheques y transacciones realizadas. Alcance La política aplica a todas las transacciones por pagos y abonos en cuenta realizados en efectivo, transacciones, cheques de La Federación. La FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC, debe contabilizar en las cuentas corrientes, de ahorros y demás correspondiente a entidades financieras cualquier circunstancia donde se reciben recursos y pagos realizados por los propietarios, al igual se debe registrar las consignaciones, notas crédito abonadas en cuenta por diferentes conceptos, tales como: Intereses, abonos, rendimientos, u otros conceptos por las transferencias bancarias, por el valor de los cheques anulados y contabilizados previamente, por consignaciones nacionales, por el valor de los traslados de cuentas corrientes. 24

25 Todos los recaudos, pagos y retiros que se realicen en las cuentas bancarias de La FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC, deben quedar aplicados durante el mes por lo tanto se deben realizar mensualmente conciliaciones, depurar las partidas conciliatorias, para evitar valores pendientes en las conciliaciones mensuales. Si en los extractos no es posible establecer de quien es la consignación se enviará una carta solicitando copia de esta, esto se hará semanalmente para que al finalizar el mes se logre identificar la mayor parte de las consignaciones no aplicadas, si el tema es reiterativo se debe implementar el sistema bancario de consignación referenciada. Reconocimiento La FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC, reconocerá como saldo en bancos el efectivo mantenido en instituciones financieras debidamente autorizadas. FONDOS Registra el valor de los dineros de La Federación, en poder de funcionarios, manejados en efectivo o cuentas bancarias destinadas para atender fines específicos o cierta clase de gastos que requieren un tratamiento especial. INVERSIONES Las inversiones son instrumentos financieros en los que La Federación tiene control sobre sus beneficios, con el fin de obtener ingresos financieros. Generalmente corresponden a los recursos del fondo de imprevistos, a disposición de la Asamblea, u otros de destinación específica para obras o proyectos aprobados, que se invierten mientras se inicia su ejecución, como mecanismo de custodia o seguridad y, a la vez, como una fuente de rentabilidad. Las inversiones se medirán al costo histórico. El valor histórico de las inversiones, el cual incluye los costos originados en su adquisición, debe medirse al final del período, conforme lo previamente indicado sobre reconocimiento y medición. La Federación debe causar los intereses pendientes de cobro, registrándolos en el estado de resultados y afectando la respectiva cuenta por cobrar por intereses, de 25

26 acuerdo con la tasa pactada, causada de manera lineal durante el tiempo en que se mantenga la inversión. Presentación de los estados financieros, La Federación clasificará las inversiones como activos corrientes, cuando se rediman antes de un año, y como no corrientes, si son a más de un año. Objetivo Especificar la información financiera que debe incluir La FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC, para efectos de presentación para cuando lleve a cabo transacciones de inversiones por disposiciones legales o por excesos de liquidez. Alcance Aplica a todas las transacciones por pagos y abonos para constituir y/o cancelar inversiones realizadas por La FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC Otro tanto a las inversiones por CDT, CDATs, Fiducias, acciones y similares. La FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC, determina la clasificación de sus inversiones en el momento de reconocimiento de conformidad a los criterios establecidos en el párrafo 2.19, decreto 2706 de Los activos financieros a costo histórico con cambios en resultados integrales son activos financieros mantenidos en fondos mutuos e instrumentos financieros que no cumplan con el modelo de negocio. Un activo financiero se clasifica en esta categoría si se adquiere principalmente con el propósito de recuperarse en el corto plazo. El costo histórico de las inversiones incluye los costos ocasionados por su adquisición tales como comisiones, honorarios e impuestos. Al final del período se ajustan al valor de realización, por valorizaciones o deterioro. Para efectos de valoración las inversiones se clasifican en inversiones temporales y permanentes. Deterioro de valor En cada cierre se evalúa el posible deterioro de los activos financieros con el objeto de registrar la oportuna corrección valorativa, en su caso. Si existe evidencia objetiva de deterioro de un activo financiero valorado a costo histórico, el importe de la pérdida a registrar en la cuenta de resultados se 26

27 determina por la diferencia entre el valor neto contable y el valor presente de los flujos de caja futuros estimados (sin considerar pérdidas futuras), descontados al tipo de interés efectivo original del activo. Reconocimiento La FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC, reconocerá una inversión en su estado de situación financiera cuando, pase a ser parte de las condiciones contractuales del instrumento. Las adquisiciones y enajenaciones de inversiones se reconocen en la fecha de negociación, es decir, la fecha en que se compromete a adquirir o vender el activo. Baja en cuentas Se eliminarán las inversiones previamente reconocidas en el estado de situación financiera, cuando se haga efectivo el vencimiento de las inversiones o se haga la transferencia a un tercero en las inversiones. DEUDORES COMERCIALES Y OTRAS CUENTAS POR COBRAR Las cuentas por cobrar, documentos por cobrar y otras cuentas por cobrar son derechos contractuales para recibir dinero u otros activos de terceros, a partir de actividades generadas directamente por La Federación. Reconocimiento inicial de las cuentas por cobrar. La Federación reconocerá las cuentas por cobrar conforme con los criterios ya establecidos sobre el reconocimiento de los activos. Medición Inicial Las cuentas por cobrar se medirán al costo histórico, por el valor expresado en la cuenta de cobro. Cuando no se tenga certeza de poder recuperar una cuenta por cobrar, debe establecerse una cuenta que muestre el deterioro (provisión) que disminuya las respectivas cuentas por cobrar. La Federación debe efectuar la causación de los intereses pendientes de cobro, registrándolos en los ingresos y afectando la respectiva cuenta por cobrar por intereses. Medición posterior 27

28 Las cuentas por cobrar se medirán posteriormente al costo amortizado bajo el método del interés efectivo. Las cuentas por cobrar que no tengan establecida una tasa de interés se medirán al importe no descontado del efectivo que se espera recibir. Se revisarán las estimaciones de cobros, y se ajustará el importe en libros de las cuentas por cobrar para reflejar los flujos de efectivo reales y estimados ya revisados. Se dará de baja a la cuenta por cobrar si se expira o se liquidan los derechos contractuales adquiridos, o que se transfieran sustancialmente a terceros todos los riesgos y ventajas inherentes de las cuentas por cobrar Presentación de los estados financieros La Federación clasificará sus cuentas por cobrar como activos corrientes, si se esperan cobrar dentro de un año, o no corrientes, si se esperan cobrar durante un período de más de un año. Debe separarse la porción corriente de la no corriente, esta condición aplica a las entidades con ánimo de lucro, de acuerdo con el vencimiento de sus cuentas por cobrar. Para efectos de las políticas, es pertinente que aquellas cuentas por cobrar con más de un año de vencidas, se clasifiquen como no corrientes, sin perjuicio de la provisión o deterioro que les corresponda. Información a revelar La FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC revelará: (a) El valor en libros de los recursos pendientes de cobro. (b) El valor estimado por deterioro de las cuentas por cobrar. (c) El monto de los intereses pendientes de cobro. (d) Mostrar en nota a los estados financieros el movimiento de las cuentas estimadas por deterioro durante el año. 28

29 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO Las propiedades, planta y equipo son activos tangibles que: (a) Se mantienen para su uso en la producción o en el suministro de bienes o servicios, para arrendarlos a terceros, con propósitos administrativos o con fines de valorización, y (b) Se esperan usar durante más de un período contable. Reconocimiento La FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC, reconocerá un activo como elemento de propiedad, planta y equipo si es probable que la entidad obtenga beneficios económicos futuros; además que el costo de dicho activo puede medirse con fiabilidad Componentes del costo - medición inicial El costo de los terrenos, instalaciones o equipos comprende su precio de adquisición, incluidos los derechos de importación y los impuestos indirectos no reembolsables y cualquier costo directamente atribuible al acondicionamiento del activo para el uso previsto. Al determinar el precio de adquisición se deberán deducir los descuentos y rebajas comerciales. Comentario: cuando el bien se adquiere con recursos de cuota extraordinaria se registra como activo; si lo es con recursos del presupuesto ordinario, se suele registrar directamente como gasto. Medición posterior al reconocimiento inicial 29

30 Se medirán todos los elementos de propiedades, planta y equipo tras su reconocimiento inicial al costo menos la depreciación acumulada y las pérdidas por deterioro del valor acumuladas. Baja en cuentas La FEDERACION DIABETOLOGICA COLOMBIANA - FDC dará de baja en cuentas un elemento de propiedades, planta y equipo: (a) Cuando disponga de él; o (b) Cuando no se espera obtener beneficios económicos futuros por su uso o disposición. La Federación reconocerá la ganancia o pérdida por la baja en cuentas de un elemento de propiedades, planta y equipo en el resultado del período en que el elemento sea dado de baja en cuentas. La Federación determinará la ganancia o pérdida procedente de la baja en cuentas de un elemento de propiedades, planta y equipo, como la diferencia entre el producto neto de la disposición, si lo hubiera, y el valor en libros del elemento DEPRECIACIÓN DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO El monto depreciable de las propiedades, planta y equipo debe reconocerse como gasto a lo largo de su vida útil, entendiéndose por ésta, el período durante el cual se espera que un activo esté disponible para el uso de La Federación. La depreciación de un activo termina cuando se elimina (o se da de baja) de los estados financieros. La depreciación no cesará cuando el activo esté sin utilizar o se haya retirado del uso activo, a menos que se encuentre depreciado por completo. La Federación distribuirá el valor depreciable de un activo de forma sistemática a lo largo de su vida útil. El método más simple es la depreciación lineal, lo que no quiere decir que no se puedan utilizar otros métodos de reconocido valor técnico. 30