Proyectos PARA EL ABORDAJE DEL VIH

Transcripción

1 Parte II Proyectos PARA EL ABORDAJE DEL VIH Dra. Xiomara Badilla Vargas Módulo 3 Sesión 2 30 de marzo 2012

2 Objetivos de aprendizaje Describir los elementos y fases de un proyecto Desarrollar un plan de trabajo para un proyecto Preparar la redacción de un proyecto Definir el equipo del proyecto y la función de los miembros de dicho equipo Preparar un cronograma de tareas Diseñar un plan de comunicaciones

3 Proceso de gerencia de proyectos Inicio y Definición Plan Implementación y Monitoreo 1. Seleccione el proyecto y defina su alcance 2. Defina las actividades del proyecto 3. Establezca secuencia de las tareas 4. Desarrolle un cronograma de tareas 5. Desarrolle un plan de recursos y asigne responsabilidades 6. Desarrolle un presupuesto para el proyecto 7. Desarrolle un plan para manejar riesgos 8. Desarrolle un plan para comunicarse con las partes interesados 9. Monitoreé y Gerencie el proyecto Cierre 10. Evalúe y Reporte

4 Cronograma de tareas: Cuadro de Grantt Nombre de la Tarea Inicia Termina Duración Marzo Persona Responsable Obtener lista de clínicas Entrenar al personal de vacunación Días de vacunación 3 / 3 7 / 3 1 semana Anita 3 / 3 14 / 3 3 semanas Carlos 17 / 3 1 / 4 4 semanas Gloria

5 Seguimiento al cronograma: Puntos críticos (hitos) Hitos Eventos relevantes, logros o decisiones Muy visibles Cruciales para el progreso Ejemplo Entrenamiento de personal completado Suministros y equipos en el sitio Proceso de Vacunación iniciado

6 Reportando el progreso: Cuadro de puntos críticos (hitos) Punto critico Mes 1 Mes 2 Mes 3 Tiempo transcurrido Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Inmunización de niños en la Ciudad A Entrenamiento de personal completo Suministros y equipos en el sitio Periodo de vacunación iniciado Evaluación de cobertura iniciada

7 Para reducir la duración del proyecto Haga actividades al mismo tiempo Superponga actividades Reduzca el alcance del proyecto Cambie la metodología

8 Paso 5: Desarrolle un plan de recursos y asigne responsabilidades Asigne responsabilidades Organice el equipo Establezca quienes son las partes interesadas

9 Conformación del equipo Determine las experticias requeridas Entreviste a potenciales miembros Haga una lista de responsabilidades y expectativas Defina los mecanismos y frecuencia de las comunicaciones internas Ejemplo: Teleconferencias semanales con el equipo del proyecto en la OMS y los líderes del proyecto en cada clínica de la Ciudad A

10 Defina quienes son las partes interesadas y el abanderado del proyecto Miembros de la comunidad Oficiales del gobierno Organizaciones y agencias aliadas Quién es el abanderado del proyecto? Miembros del equipo, partes interesadas, colega, jefe

11 Paso 6: Elabore un presupuesto Estime costos Defina quien paga que Incluya todas estas decisiones en una nueva tabla resumiendo el presupuesto, fuentes de financiación y responsabilidades

12 Paso 7: Elabore un plan para manejar riesgos Cuales son algunos ejemplos de situaciones que pueden fracasar en la planeación e implementación de un estudio analítco?

13 Paso 8: Planifique comunicaciones Objetivos: Partes interesadas y miembros del equipo de trabajo Meta: Encontrar y resolver oportunamente los problemas Plan de comunicaciones Defina los métodos y la frecuencia de las comunicaciones Ejemplo: Teleconferencias con los equipos de trabajo en la OMS y líderes de proyecto de cada clínica en la Ciudad A

14 Plan de comunicaciones de las partes interesadas P a r t e s A spe c t os de Ti pos de Fr e c ue nc i a de P e r sona i nt e r e sa da s i nt e r é s pa r a c omuni c a c i ón c omuni c a c i ón r e sponsa bl e i nt e r e sa da s

15 Revisión del plan del proyecto Revise el plan del proyecto, obtenga aprobación de las partes interesadas Identifique problemas potenciales antes de la implementación Ejemplo: En nuestra campaña de inmunización es posible que se haya distribuido muchos suministros de vacunación para algunas clínicas y muy pocos para otras

16 Implemente y monitoree 9. Monitoreé y gerencie el proyecto

17 Paso 9: Implemente y monitoreé Tenga reuniones regulares sobre el progreso del proyecto Haga seguimiento al cumplimiento de actividades y a los logros Analice las desviaciones y actualice el plan en forma acorde Ejemplo: La clínica #3 no usa sus suministros por que ellos sólo vacunan un niño por semana. La clínica #2 tiene un mejor desempeño y vacuna 50 niños por semana. Cierre el proyecto en la clínica #1 y reubique los suministros en la clínica #2.

18 Administre cambios Identifique los activadores de problemas potenciales Ajuste el plan del proyecto basandosé en las lecciones aprendidas

19 Paso 10: Evalúe y reporte Los proyectos exitosos han alcanzado o excedido las necesidades y expectativas de las partes interesadas, de la siguiente manera: Cumpliendo el cronograma planeado No excediendo los presupuestos planeados Cumpliendo con el alcance definido y la calidad de los requerimientos de productos, procesos o servicios Gestionando efectivamente los riesgos del proyecto Comunicándose de manera efectiva con todos las partes interesadas a lo largo del ciclo del proyecto

20 Cierre del proyecto El cierre de proyecto tiene cuatro pasos: 1. Revisión del proyecto y retro-alimentación de clientes y patrocinadores del proyecto 2. Análisis en equipo del proceso que siguió el proyecto y de las ideas para mejorar en el futuro 3. Elaboración del reporte final de cierre 4. Y no se olviden de Celebrar!!

21 Resumen Los proyectos exitosos satisfacen las necesidades de las partes interesadas mediante el desarrollo meticuloso de las tres fases: Alto nivel de planeación en el diseño del proyecto y su alcance Adecuado diseño de documentos detallados del proyecto Firme implementación, evaluación y cierre

22 Referencias WHO: effective project planning and evaluation in biomedical research. Accessed at Posner, BZ, What it Takes to be a Good Project Manager, Project Management Journal 18, No. 1 (March 1987). Project Management for Public Health Professionals Participant Workbook. Sustainable Management Development Program, Centers for Disease Control and Prevention.