MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE ALMACEN Y DISTRIBUCION

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1 MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE ALMACEN Y DISTRIBUCION ENERO 2013 UA - SISTEMAS

2 TERMINOLOGIA NE: NEC: MYPE: Núcleo Ejecutor Núcleo Ejecutor de Compras Micro Y Pequeña Empresa Demanda MINEDU: Relación de colegios que han sido priorizados por el Ministerio de Educación para ser beneficiados con los bienes de los programas de Compras MYPEru. La demanda de esta convocatoria es del año Distribución Primaria: Movimiento de bienes de un almacén hacia otro almacén. Distribución Secundaria: Movimiento de bienes de un almacén hacia los colegios de la Demanda MINEDU. SAD: Sistema que administra el ingreso y salidas de los almacenes del NEC y de los NEDD. Administra la distribución primaria, de un almacén hacia otro. Sistema que administra la distribución secundaria, es decir desde los almacenes COMITÉ DE RECEPCION Comité conformado en forma mínima por el Director del Centro Educativo y 2 padres de familia que avalan la recepción de prendas escolares. EXPEDIENTE DE DISTRIBUCION Documentos que sustentan la distribución de prendas escolares a una Institución Educativa. ACTA DE ENTREGA DE BIENES ESCOLARES Parte del Expediente de distribución que avala la entrega de prendas al comité de recepción. ACTA DE RECEPCION: Documento que acredita la recepción de bienes desde los almacenes NEDD hacia los almacenes del NEC. NEA: PECOSA: Kardex: Nota de Entrada al Almacén. Es el documento que acredita la entrada de bienes de un proveedor hacia un almacén. Pedido de Comprobante de Salida. Es el documento que acredita la salida de bienes de un almacén hacia otro almacén o hacia un centro de acopio / distribución de las IIEE. Registro organizado de los bienes del almacén. Su empleo está dirigido hacia almacenes cuyos bienes tienen precios diferentes, periodos largos de existencia y cambian su valoración con el tiempo. Página 2 de 14

3 INFORMACION GENERAL El Manual de Usuario del Sistema de Almacén y Distribución (SAD), pretende dar a conocer las características y formas de su funcionamiento paso a paso, guardando la secuencia de acciones sobre las ventanas, para lograr los resultados esperados en cuanto a los procesos de almacenamiento de prendas escolares y su distribución. Sin embargo, al dominar el manejo del Sistema, podrá seguir el orden que desee de acuerdo a sus necesidades y recurrir al Manual para consultas específicas. Asegúrese de leer íntegramente el manual. I. OBJETIVOS DEL MANUAL El presente manual tiene como objetivo servir al usuario, como herramienta básica para el manejo operativo del sistema. El usuario encontrará en este manual, la descripción detallada de las ventanas de cada módulo, soluciones frente a problemas que se pudieran presentar en el momento de la operatividad del sistema y sugerencias para poder realizar los pasos correctos al momento de registrar, ubicar y visualizar el estado de la documentación respectiva. II. PROCESOS DEL SISTEMA El SAD administra los procesos claramente definidos: MYPE MYPE MYPE Ingreso Almacenes COMPRAS Transferencia Almacenes Distribución Distribución Centros de Acopio / IIEEs Demanda MINEDU Sin embargo, para el control de los productos, desde su recepción hasta su distribución, se requiere documentación que es requisito para pasar a las siguientes etapas de los procesos de ingreso y distribución. Página 3 de 14

4 Recepción de productos de las MYPEs Para la recepción de prendas desde las MYPEs hacia los almacenes de los Núcleos de Compras (NEC) es necesario registrar las Guías que conforman las Notas de Ingreso al Almacén (NEAs): MYPE MYPE MYPE MYPE Ingreso Almacenes COMPRAS Xxxxxxx Xxxxxxx NEA xxx Guía o Guías de Traslado de las MYPES a los NECs (NEA) Nota de ingreso al Almacén de los NECs Recepción de prendas de los NEC hacia los NEDD Para la recepción de prendas desde los almacenes de los Núcleos de Compras (NEC) hacia los NEDD es necesario recibir los documentos descritos Almacenes COMPRAS Transferencia Almacenes Distribución Xxxxxxx Xxxxxxx =======. Acta de Transferencia de los NEC (PECOSA) de los NEC Guía de Traslado Conformación del Pre-Expediente El pre-expediente es el conjunto de documentos conformados por : - Copia de la certificación por la UGEL del Comité de Recepción (CR) - Acta de Recepción firmada por el CR - Fotocopia de los miembros del CR Página 4 de 14

5 Con los colegios que tienen el pre-expediente debidamente conformado, se procede a la paquetización y el enrutamiento Almacenes Distribuc. Demanda MINEDU PAQUE- TIZACION Distribución ENRUTA- MIENTO Centros de Acopio / IIEEs Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Pre_expediente IIEE con pre-expediente Xxxxxxx Guía de Remisión Finalmente para la conformación de los expedientes completos una vez que el comité de recepción (CR) recibe las prendas escolares, se realizan las siguientes acciones: - Se firma la guía de remisión por parte del CR y representantes del NEDD - Se firma el Acta de Recepción y Entrega (ARE) - Se firma el Acta de Entrega de Bienes Escolares (AEBE) Los cuales completan el expediente y están listos para su digitalización y subida al SAD, asi como para su archivamiento. Página 5 de 14

6 III. MENUS DEL SISTEMA Para el ingreso al sistema se coloca en la barra de direcciones de su explorador: El cual nos solicitará un usuario y una clave para el ingreso al sistema: De acuerdo a su perfil, accederá a algunos de los menús que se muestran a continuación: Menú Perfil Nos permite actualizar nuestros datos personales, la primera vez que ingresemos al sistema SAD debemos registrarlos. En éste menú también podemos cambiar nuestra clave de ingreso al sistema, se recomienda realizar el cambio la primera vez que accedamos al SAD. Página 6 de 14

7 b. Menú Ingreso de Guias MYPEs Contiene un filtro para la ubicación de la Guias de las MYPEs de ingreso a los almacenes según su número, nombre, departamento o estado del expediente. En el detalle podemos observar: Página 7 de 14

8 Si deseamos ingresar una guía nueva pulsamos sobre el botón Aparecerá la pantalla de ingreso de guía. Podemos observar 2 botones de selección: uno para la MYPE y la otra para la selección del almacén destino: Al pulsar sobre el botón de selección de MYPE: Aparecerá la ventana de selección según el contrato, con opciones de búsqueda según el número o nombre de mype: Página 8 de 14

9 Al pulsar sobre el botón de selección de MYPE: Aparecerá la ventana de selección según el almacén, con opciones de búsqueda según el nombre de almacén: Debemos ingresar los datos de la guía de remisión: Y las cantidades ingresadas según los tipos /tallas Considerar en este punto, que la cantidad ingresada en RECEPCION puede ser menor o igual al saldo que queda por ingresar. SI ingresamos una cantidad menor, el saldo disminuirá hasta llegar a CERO. En caso llegue a Cero, no podremos ingresar más guías de ese contrato. c. Menú Reporte de Ingreso por Departamento No muestra el avance de ingreso de guias y contratos por departamento: Página 9 de 14

10 d. Menú Avance de Ingresos al Almacén Muestra el avance porcentual de los contratos por cada almacén: e. Menú Kardex Nos muestra el Kardex de productos No valorizado de los almacenes asignados, con opciones de escoger el producto, las fechas de los ingresos: Página 10 de 14

11 f. Menú Colegios MINEDU Contiene un filtro para la ubicación de la IIEE según su código modular, nombre, UGEL, departamento, provincia, distrito, nivel o estado del expediente. En el detalle podemos observar: Menú Ingreso Menu que nos permite completar el Pre-Expediente, para determinar las IIEE que estarán aptas para la siguiente fase de paquetización. Para ello te proporciona un filtro de ubicación de IIEE: Página 11 de 14

12 Al editar alguno de las IIEE, se puede indicar los documentos que son requisitos necesarios para proseguir con la paquetización. Los miembros de los comités de recepción (CR), no serán ingresados por esta interface, sino que la Unidad de Proyectos Especiales (UPE) de FONCODES, validarán e ingresaran dichos miembros. Página 12 de 14

13 Menú Almacén Se compone de los submenues : Kardex, resumen de recepción de pecosas, resumen de recepción por tallas. Kardex: Se muestra los movimientos por productos y almacenes, en un rango de fechas que se determina: Resumen de recepción de pecosas de NECs: Son los documentos recibidos en los almacenes de los NEDDs, que contienen en el detalle, las cantidades por talla y tipos de las prendas de la pecosa Asi por ejemplo, para una pecosa: Página 13 de 14

14 Resumen de recepción por tallas de NECs: Nos permite conocer la recepción de prendas por tipo de prenda, el almacén origen y por tallas. Si se halla alguna diferencia, se podría consultar el Kardex o el resumen de documentos anterior. Página 14 de 14