1. MANTENIMIENTO 1.1. ALMACENES 1.2. CLIENTES 1.3. PROVEEDORES 1.4. PRODUCTOS 1.5. PERSONAL 1.6. I.G.V EMPRESAS 1.8. SERVICIOS

Transcripción

1 Manual de usuario HOTEL INTRODUCCION El mundo actual con su ritmo vertiginoso, el tiempo acelerado y las exigencias del trabajo, hacen necesario que las Empresas busquen una solución más audaz y rápida para acelerar las actividades que realizan. Para resolver este y otro tipo de problemas se crean sistemas; como el que presentamos a continuación, El sistema en cuestión, ha sido desarrollado en lenguaje de programación visual 6.0 que puede ser soportado hasta por una Pentium 3, y con la Base de Datos SQL-SERVER 2005 con el cual el Usuario se beneficia considerablemente, ya que podrá tener el control de Cartera de clientes y Ventas al crédito, y Pagos de las Ventas con mayor facilidad y rapidez. Este Sistema comprende los siguientes Módulos: 1. MANTENIMIENTO 1.1. ALMACENES 1.2. CLIENTES 1.3. PROVEEDORES 1.4. PRODUCTOS 1.5. PERSONAL 1.6. I.G.V EMPRESAS 1.8. SERVICIOS 1.9. TIPOS HABITACION HABITACIONES CAJA CHICA 2. COMPRAS 2.1._VENTANAS DE COMPRAS 2.2._ESTADO DE CUENTAS PROVEEDORES 2.3._REPORTE ESTADO DE CUENTAS

2 3._ALMACEN 3.1._STOCK 3.2._STOCK VALORIZADO 3.3._TRANSFERENCIAS 3.4._KARDEX DE PRODUCTOS 3.5._AJUSTE DE INVENTARIO 4._TRANSACCIONES 4.1._ENTRADAS SAUNA 4.2_REGISTRO DE ALOJAMIENTO 4.3._REGISTRO DE CONSUMO POR HABITACION 4.4._ MODULO VENTAS 5.5._OTROS INGRESOS 5._EGRESOS 5.1._GASTOS 6._REPORTES 6.1._REPORTE DE LISTA DE PRECIOS 6.2._REPORTE DE CLIENTES X MAIL 6.3._REPORTE DE CUMPLEAÑOS 6.4._REPORTE DE VENTAS DEL DIA 6.5._REPORTE DE VENTAS DE LA SEMANA 6.6._REPORTE DE VENTAS DEL MES 6.7._REPORTE VENTAS POR CLIENTE 6.8._REPORTE DE COMPRAS DEL DIA 6.9._REPORTE DE COMPRAS DEL MES 6.10._REPORTE DE COMPRAS ENTRE FECHAS

3 6.11._REPORTE DE GASTOS DEL DIA 6.12._REPORTE DE GASTOS ENTRE FECHAS 7._Seguridad 7.1._Claves de Acceso 7.2._Backup 8._Ayuda 8.1._Ayuda del Sistema 9._Salida

4 9.1._Salida del Sistema

5 El presente sistema ha sido desarrollado bajo un estándar sencillo y común de aplicaciones, la mayoría de ventanas o módulos son se uso similar, esto permitirá que usuario de familiarice rápidamente con el sistema. Breve descripción acerca del funcionamiento de los módulos. La mayoría de ventanas tiene la siguiente estructura. Fichas Registrar, buscar u otras Cuadros de texto donde debemos ingresar o seleccionar datos Botón de opciones extras Etiquetas de acceso directo Botones de manteamiento Observaciones Fichas. Con las fichas podemos desplazar a las diversas paginas presentadas. Botones de manteamiento. Presionando los botones de manteamiento podemos ejecutar los comandos tales como guardar, modificar, eliminar o cancelar, el botón cancelar sirve para limpiar todos los campos o cuadros de texto y asi poder ingresar un nuevo registro.

6 Etiquetas de acceso directo. Presionando las etiquetas de acceso directo podemos registrar nuevos datos de acuerdo a la etiqueta correspondiente. Cuadros de texto. Ahí debemos ingresar o seleccionar datos para ser registrados. Botón de opciones extra. Nos llevara una ventana de opciones extra. Campos de filtros Grilla de datos Observaciones Campos de filtros. En ellos podemos ingresar los datos correspondientes y al mismo tiempo se ira filtran información en la grilla correspondiente. Grilla de datos. Ahí podemos observar los datos filtrados según el filtro ingresado en los campos de filtro, para activar uno de los registros debe dar doble clic sobre el registro correspondiente. IMPORTANTE: Para modificar o eliminar un registro debemos activarlo desde grilla correspondiente.

7 A continuación se describe cada uno de los módulos del sistema. Iniciar sesión Al iniciar el sistema se presenta la ventana de inicio de sesión en el debemos ingresar el nombre de usuario, password y definir desde donde o como deseamos iniciar. Esta ventana solo es visible siempre y cuando se haya definido los usuarios. Luego de haber ingresado los datos debemos presionar el botón Iniciar.

8 Vista general del sistema Una vez iniciado la sesión podemos apreciar la ventana principal del sistema, en ella podemos apreciar la barra de menú correspondiente (parte superior), la barra de botones de acceso directo (debajo de la barra de menú). Descripción de los menús del sistema Registro

9 Aquí podemos acceder a los diversos módulos básicos del sistema donde debemos registrar e inicializar datos. De manera predeterminada el sistema siguiere un orden para registrar los datos. o Almacenes El sistema tiene la posibilidad de administrar múltiples almacenes, sin embargo uno de ellos debe ser definido como el almacén principal, los productos que son adquiridos mediante la compra son enviados directamente al almacén principal, así también el stock inicial. o Clientes Aquí debemos registrar los datos básicos correspondientes a un cliente

10 Proveedores Aquí debemos registrar los datos básicos correspondientes a un proveedor

11 o Productos Aquí debemos registrar los datos básicos que definen un producto, tales como código, Categoría, Marca de producto etc. precio de compra, precio de venta y utilidad en moneda nacional.

12 o Vendedores / Personal Aquí debemos registrar los datos básicos correspondientes a un vendedor o personal

13 o EMPRESAS En esta Ventana Registraremos las Empresas con que se van a trabajar

14 o Servicios En esta Ventana se Registraran los Servicios que se van a brindar en el Sauna y/o Hotel o Tipos de Habitación En esta Ventana se registran los Tipos de Habitación en el Hotel ya sean Simple, Matrimonial, Jacuzzi etc.

15 o Registro de Habitaciones En esta Ventana se registran los Precios de las Habitaciones, Tipo de Habitaciones también te permite agregar la Imagen del cuarto.

16 o Caja Chica En esta Ventana se registran los Montos de Caja Chica del Dia tanto en Soles como en Dólares.

17 Compras Aquí podemos acceder a los diversos módulos básicos del sistema donde debemos registrar e nuestras compras, otros egresos y estado de cuenta de proveedores. o Registrar compras

18 Estableciendo los datos correspondientes, los artículos serán ingresados directamente al stock del almacén principal. o Estado de cuenta. Registro de los diversos pagos a los proveedores, así como también una vista tipo estado de cuenta de los compras y pagos realizados.

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20 Almacén Aquí podemos acceder a los diversos módulos básicos del sistema de administración y control del almacenes, así como también transferencias. o Stocks Consulta de los stocks de las diversas tiendas o almacenes.

21 o Transferencias Desde aquí podemos registrar todos los envíos o recepciones de artículos que pueda producirse entre las tiendas o almacenes.

22 o Kardex Desde aquí podemos consultar el kardex de cada uno de los artículos de acuerdo al almacén o tienda seleccionada. o Ajustes de inventario

23 Aquí es cuando el Cliente se retira y se Genera un Documento para el Cliente ya sea Desde aquí podemos registrar un ingreso o egreso de mercadería, el ajuste es empleado en casos especiales. TRANSACCIONES Desde aquí podemos acceder a los módulos de venta y estado de cuentas por cobrar del sistema. o ENTRADAS SAUNA En esta Ventana registramos los precios de Entrada del Sauna El Precio es Modificable por el Usuario

24 Damos click en el Botón Agregar Ticket para dar una llave al Cliente o REGISTRO DE ALOJAMIENTO En esta Ventana Registramos o Reservamos una Habitación para un determinado cliente. Campos para Buscar ya sea por Tipo de Habitación si está Disponible o no

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26 En caso la Habitación se muestre en Amarillo quiere decir que la Habitación está reservada para un cliente En caso la Habitación se muestre en Verde quiere decir que la Habitación está Disponible En caso la Habitación se muestre en Rojo quiere decir que la Habitación está Ocupada Cuando damos Doble Click sobre la Habitación que se va a ocupar o reservar nos muestra la sgte Ventana Para Reservar y/o Ocupar una Habitación damos doble click para Registrar al Cliente o REGISTRO DE HUESPED En esta Ventana ya registramos los datos de la persona su nombre, dirección, ni etc. y seleccionamos si el cliente se va a hospedar por días o por unas cuantas horas.

27 Aquí Buscamos el Nombre del Cliente si en caso está Registrado nos sale una lista con los datos de esa persona damos doble click Para copiar sus datos

28 Para Guardar o Confirmar el Registro de Alojamiento damos click en Guardar o CONSUMO POR HABITACION Aquí podemos Registrar los Consumos por Habitación Para Buscar las Habitaciones Ocupadas Aquí podemos buscar por Tipo Habitación, Nombres del Cliente, DNI etc. Dando Clic se puede generar un comprobante para el Cliente

29 Dando Click en Agregar Productos nos muestra una Ventana donde podemos agregar los productos que el cliente va consumiendo

30 o MODULO VENTAS AQUÍ GENERAMOS LAS VENTAS PARA EL CLIENTE Aquí Seleccionamos si el Cliente quiere Boleta o Factura

31 Damos Click en Guardar para Registrar el Comprobante Aquí digitamos el Monto con q el Cliente nos está Pagando Ventana Gastos

32 En esta Ventana Gastos registramos los gastos de Servicios q a tenido la Empresa podemos poner el Tipo de Documento y N de Documento y la Fecha de Gasto y la descripción de Gasto Ventana Consultar Gasto o Usuarios Desde aquí podemos registrar los diversos usuarios del sistema. Así como también al panel de configuración del sistema.

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34 o Backus Desde aquí podemos sacar una copia de seguridad de la base de datos.