CHILEMAT S.A. Visor Diario SAF 2.0. Manual de usuario Módulo Visor Diario

Transcripción

1 CHILEMAT S.A Visor Diario SAF 2.0 Manual de usuario Módulo Visor Diario

2 CONTENIDO INTRODUCCION A VISOR DIARIO, SISTEMA SAF 2.0 Pág. 1 VISOR DIARIO Buscar por Rut Buscar por Razón Social Buscar por Descripción del Producto Buscar por Vendedor Agrupar Datos Carpeta Reportes Enviar Limpiar Filtros Exportar a Excel Exportar a PDF Cancelar INFORME Carpeta Reportes Enviar Limpiar Filtros Exportar a Excel Exportar a PDF Cancelar LISTADO DE VENTAS Visualizador por Fecha Visualizador por Precio Vendedor Razón Social Rut Cliente N Documento Fecha Emisión Medio de Pago Neto Documento.. 7 2

3 Pág. 4 VALORIZADO STOCK Código Producto Descripción Producto Unidad Unidad Medida Stock Ultima Costo Producto Valorizado PRODUCTO POR VENDEDOR Información de Venta por Vendedor Fecha Código Descripción Cantidad Tipo Documento 9 6 RESUMEN CONSOLIDADO POR VENDEDOR INFORME FREES Vendedores Días Boleta y Factura Ítems Venta Total Incidencia de Venta Promedio de Venta por Vendedor Promedio de Atención por Vendedor N y Neto de Notas de Créditos

4 INTRO PLATAFORMA VISOR DIARIO: Esta plataforma ayuda al encargado a tener una VISION del movimiento diario de la Ferretería, esta puede ser observada a través de rango de fecha, Cliente, Producto, Vendedor y mantiene una información mucho más detallada de las Ventas, Costo, Utilidad, Porcentaje de Costo y Porcentaje de Venta. En esta sección analizaremos los siguientes puntos: Visor Diario. Informe Listado de Ventas. Valorizado Stock. Productos por Vendedor. Resumen Consolidado por Vendedor. Informe Frees. 1 VISOR DIARIO: Aquí se encuentra ingresados todos los datos al sistema, en la ventana encontraremos diferentes motores de búsqueda entre las cuales tenemos: Fecha Inicio y Término: Permite ingresar la fecha en la cual queremos tener un listado de venta. Imagen 1 En ésta ventana encontramos los totales de Venta, Costo, Utilidad, % Costo, y % de Venta de las ventas dentro del periodo de tiempo establecido en la búsqueda por fecha. Rectángulo Negro en la imagen Buscar por Rut: Si conocemos el Rut, podemos digitalizarlo y eso nos entregara un listado de todos los movimientos realizados por este cliente en el rango de fecha deseada. (Imagen 1, rectángulo Rojo). 1.2 Buscar por Razón Social: Si sabemos la razón social de algún cliente, podemos ir directamente a este recuadro y tipiamos el nombre y eso nos entregará los datos de movimientos de este cliente en el rango de fecha establecida. (Imagen 1, rectángulo Verde). Nota: En RUT y RAZON SOCIAL, podemos dar click en el cuadrado verde para que nos muestre el listado de clientes asociados. 1.3 Buscar por Descripción del Producto: Ahora si queremos tener un informe de movimientos del producto, podemos ingresar el nombre del producto en el recuadro y esto nos arrojará un listado con los clientes que lo han comprado. Este también puede ser visto por medio de algún rango de tiempo al ingresar la fecha de inicio y de término. (Imagen 1, rectángulo Amarillo). 4

5 1.4 Buscar por Vendedor: Ahora si queremos observar los movimientos realizados por un vendedor en un periodo de tiempo, podemos hacerlo al pinchando el recuadro Seleccionar ahí se desplegará un listado de todos los vendedores de la Ferretería, y solo seleccionando uno, tendremos el listado de sus movimientos. (Imagen 1, rectángulo Café). Imagen Agrupar datos: esta opción nos brinda la posibilidad de ver el listado agrupados por CLIENTES POR TIPO DOCUMENTO POR PRODUCTO. (Imagen 1, rectángulo Morado). En la ventana tenemos dos botones inferior izquierdo, VER TODO y VER RESUMEN, que realizan la función de desplegar información o contraer la información. Lo cual ayuda para tener una vista más simple o más detallada del listado. 1.6 Carpeta reportes: Al hacerle click en éste botón, nos abrirá una carpeta donde se encuentran todos los archivos de reportes previamente guardados. 1.7 Enviar: Con esta opción podemos enviar por correo el listado. 1.8 Limpiar filtros: Permite borrar datos ingresados en modo búsqueda. 1.9 Exportar a Excel: Esta opción se ocupa si deseamos exportar la lista a una planilla Excel Exportar a PDF: Esta opción se ocupa si deseamos exportar la lista a PDF Cancelar: Permite cancelar la operación. 2 INFORME 8020: Esta ventana nos entrega valores y una mirada conceptual de participación por productos, los cuales mueven el 80% de la Ferretería. Es un Rankin de los productos más vendidos dentro del periodo establecido de búsqueda, también se puede ordenar por rango de Fecha de Inicio y de Término y podemos ordenarlo por MONTO o CANTIDAD, Recuadro Naranjo, imagen 2. Esta ventana está dividida en dos secciones: A: Recuadro Rojo: Muestra el código de los productos, la descripción del producto, la cantidad de ítems vendidos, el total en dinero vendido, y los porcentajes que este refleja. Imagen 3 B: Recuadro Verde: Muestra el detalle cuando seleccionamos la descripción del producto: este detalle puede ser visto en: Agrupar Por cliente: Nos entrega la información de todos los clientes que han comprado éste producto. Agrupar por tipo de documento: Nos divide los resultados de cómo se vendió el producto esta puede ser en Boleta y Factura. 5

6 Agrupar por vendedor: Esta opción nos muestra que vendedores vendieron el producto seleccionado. Además nos brinda la opción de seleccionar al CLIENTE DOCUMENTO VENDEDOR en el recuadro Verde, imagen 2 y desplegar más información detallada al hacer click sobre el cuadrado (+), recuadro Morado. También si queremos desplegar la información grupal de los CLIENTES DOCUMENTOS VENDEDOR, podemos hacerlo directamente usando los botones de: VER TODO o VER RESUMEN en la parte inferior izquierda de la ventana, imagen 2 recuadro Café. También encontramos los siguientes botones: 2.1 Carpeta Reportes: Abre la carpeta que tiene todos los informes guardados y permite abrirlos directamente dando click sobre el archivo. 2.2 Enviar: Nos brinda la oportunidad de enviar la información por correo electrónico, este le brindará la opción de enviarlo en RESUMEN o en DETALLE. Y se carga directamente en el programa OUTLOOK en formato EXCEL y PDF. 2.3 Limpiar Filtros: Nos ayuda a limpiar las celdas de búsqueda. 2.4 Exportar a Excel: Nos da la facultad de exportar los listados directamente a la carpeta determinada por el usuario en formato Excel. 2.5 Exportar a PDF: Nos da la facultad de exportar los listados directamente a la carpeta determinada por el usuario en formato PDF. 2.6 Cancela: Cancela la operación. 3 LISTADO DE VENTAS: Esta herramienta es muy útil para visualizar las operaciones realizadas por el personal de la Ferretería. El encargado puede ver las ventas generadas en el día y si lo prefiere puede ver un listado de un periodo de tiempo con una fecha de inicio y otra de término. 3.1 Visualizar por fecha: Para ello debe ingresar FECHA DE INICIO Y FECHA DE TERMINO mostrada en la imagen 4, rectángulo Rojo. 3.2 Visualizar por precio: También el encargado puede visualizar las ventas por un determinado precio, por ejemplo si queremos ver las ventas dentro de un Monto desde $ a un Monto hasta $ debemos ingresar estos valores en rectángulo Verde. Imagen 4 6

7 Dentro de los resultados entregados con la búsqueda, encontraremos los datos en la ventana rectángulo Naranjo, imagen 4. Aquí se encuentra la información de: 3.3 Vendedor: Muestra quien efectuó la venta. Rectángulo Amarillo. 3.4 Razón Social: Muestra quien fue el cliente que efectuó la compra. Rectángulo Celeste. 3.5 Rut Cliente: Nos visualiza el Rut del cliente. Rectángulo Azul. 3.6 N Documento: Muestra el número del documento asignado a la venta. Rectángulo Café. 3.7 Fecha Emisión: Esta columna nos muestra el día específico que se realizó la venta. Rectángulo Morado. 3.8 Medio de Pago: Esta nos muestra con qué tipo de pago el cliente cancelo la compra. Rectángulo Rosado. 3.9 Neto: Muestra el valor de la venta en su precio Neto. Rectángulo Negro Documento: Nos muestra el tipo de documento con el cual se concretó la venta Rectángulo Gris. Ejemplo: BO= Boleta. FA= Factura. NC= Nota de Crédito ND= Nota de Débito etc. Imagen 5 4 VALORIZADO STOCK: Esta herramienta nos puede entregar una información muy detallada de una Ferretería, para ello es muy importante que el encargado del ingreso de productos sea muy minucioso en la organización del inventario. Se debe entender que esto refleja el valorizado total de productos y entrega una idea exacta del stock real. También encontramos que estos informes se pueden exportar a formato Excel o PDF. Imagen 6, Rectángulo Rosado. DEFINICIÓN DE LAS COLUMNAS 4.1 Código producto: Nos muestra el código asignado al producto. Imagen 6 Rectángulo Rojo. 4.2 Descripción producto: Nos dice que producto está en el Stock. Imagen 6 Rectángulo Naranjo. 4.3 Unidad: Esta columna nos muestra cómo se encuentra ingresada la unidad de medida en el sistema, la cual se define en: Unidad Caja Ciento Galón Metro Set. Imagen 6 Rectángulo Amarillo. 7

8 4.4 Unidad Medida: Nos permite visualizar la medida del producto, por ejemplo si es en: Medida TA Unidad. Imagen 6 Rectángulo Verde. 4.5 Stock: Esta línea es muy importante, nos muestra la cantidad almacenada de cada producto, para esto es muy importante que se tenga un control verdadero del stock ingresado y egresado de bodega. Ya que esto nos dará el valorizado real de la Ferretería. Imagen 6 Rectángulo Celeste. 4.6 Última: Esta columna nos muestra la última fecha que se hizo la compra. Imagen 6 Rectángulo Azul. 4.7 Costo producto: Aquí nos muestra el precio del producto en NETO. Imagen 6 Rectángulo Morado. 4.8 Valorizado: Esta columna nos da la información del valor total de los productos en bodega, estos valores están en Neto. Imagen 6 Rectángulo Negro. Imagen 6 5 PRODUCTOS POR VENDEDOR: Esta ventana nos muestra los movimientos que se han efectuado en la Ferretería, podemos visualizarlo de acuerdo a un margen de tiempo por medio de Fecha Inicio y Fecha Termino en la esquina superior izquierda de la imagen 7. Recuadro Rojo. 5.1 Información de Venta por Vendedor Si deseamos saber cómo le ha ido a un vendedor en especial en el día o en un periodo de tiempo, debemos seleccionar al vendedor en el recuadro Verde y luego clasificar si es: Durante un día Colocar la fecha del día que queremos saber, en este caso pondremos Fecha Inicio y fecha de Término , recuadro Rojo imagen 7, luego presionamos el botón BUSCAR, y esto nos arrojará el listado de ventas dentro de éste día. Imagen 7 8

9 Durante un rango de tiempo Si deseamos ver cómo fue la venta en el mes de Febrero, debemos colocar en la fecha de Inicio y fecha de Término , luego presionamos el botón BUSCAR, y esto nos arrojará el listado de ventas dentro de ésta rango. Cuando tenemos el tipo de vista deseada (por vendedor, vendedores, y fecha), podremos obtener los siguientes datos: 5.2 Fecha: El día exacto en el cual se efectúo la venta. 5.3 Código: Podremos ver el código del producto que se vendió. 5.4 Descripción: El detalle del producto que se vendió. 5.5 Cantidad: Nos da el monto total que se vendió. 5.6 Tipo Documento: Nos informa que tipo de documento se extendió para la venta, si fue NC Nota de Crédito FA Factura BO Boleta ND Nota de Débito etc. Una vez obtenido el listado, también tenemos la opción de exportarlo al PC en Excel, esto se puede hacer con el botón en la ventana inferior derecha. Nota: Cada vez que ingresamos un motor de búsqueda, como por ejemplo un vendedor específico debemos presionar el botón BUSCAR, para que nos muestre la información requerida. 6 RESUMEN CONSOLIDADO POR VENDEDOR: Esta ventana nos muestra la participación de los vendedores en la venta total dentro de los rangos de búsqueda. En la imagen 8 encontramos el rango de fecha: Inicio y Término , esto nos da el total de venta de éste periodo de tiempo la cual podemos observar en el recuadro Rojo al final de la imagen 8. También podemos ver el total de venta de cada vendedor y a cuánto asciende este en el porcentaje del total hecho. La venta del mes de Enero fue: $ millones, (recuadro Verde) De los cuales podemos observar que Cristian Delgado vendió un total de $ millones (recuadro Naranja). Ahora su participación en el porcentaje de venta neta es el % (recuadro Negro). Imagen 8 Estos datos son muy útiles porque nos entrega una vista rápida del total de venta hecha por un vendedor y el porcentaje que este me entrega al final del día o del mes. 9

10 Con estos datos podemos hacer tablas dinámicas o gráficos para ir midiendo los niveles de venta de cada uno de los vendedores y observar los pick de venta de los diferentes meses del año. Esta ventana también nos entrega la opción de exportar estos datos a Excel y poder trabajar con ellos. Nota: Recuerde que cada vez que cambie un dato de búsqueda, presionar el botón BUSCAR, para que el sistema actualice los datos y muestre los resultados requeridos. 7 INFORME FREES: Este ventana tal como se llama es para mostrar un informe detallado de los movimientos efectuados en la Ferretería, durante un periodo de tiempo asignado por el encargado, es una herramienta muy útil que muestra el comparativo de trabajo entre trabajadores. Muestra también el listado de: 7.1 Vendedores: Son todos aquellos que se encuentran en el sistema. Imagen 9, Recuadro Rojo. Imagen Días: Son los días que ha trabajado dentro del periodo asignado Imagen 9, Recuadro Naranjo. 7.3 Boletas y Facturas: Son el total hechos por el vendedor dentro del rango que queremos ver. Imagen 9, Recuadro Verde. 7.4 Ítems: Nos muestra el total de artículos vendidos por él, o por los vendedores dentro del tiempo asignado de búsqueda, esto nos ayuda para ver cuánto venden los vendedores. Imagen 9, Recuadro Azul. 7.5 Venta total: Podemos observar el valor total de venta hecha en el periodo de tiempo que hemos ingresado por vendedor. Imagen 9, Recuadro Café. 7.6 Incidencia de venta: Nos da la cifra en porcentaje de la participación del vendedor. Imagen 9, Recuadro Morado. 7.7 Promedio de venta por vendedor: Aquí podemos ver el porcentaje de venta por vendedor, se saca este resultado dividiendo Total Venta X número de Facturas y Boletas. Imagen 9, Recuadro Rosado. 7.8 Promedio de atención por vendedor: Nos muestra la cantidad de clientes que el vendedor puede atender en el día para generar el total de venta. Imagen 9, Recuadro Gris. 7.9 Número y Neto de Notas de crédito: Son el número total y el valor total de las Notas de Créditos usadas. Imagen 9, Recuadro Negro. La plataforma Visor Diario, está diseñado para entregar herramientas útiles al encargado de la Ferretería, una vez entendida esta plataforma el encargado podrá: Ver la participación de los vendedores en venta. 10

11 Revisar en un tiempo determinado los movimientos efectuados en la Ferretería. Los montos hechos por los vendedores. Porcentajes de venta que hace cada vendedor. Ver el valorizado Stock de la Ferretería. Productos vendidos por vendedor. Entender la definición de las columnas de cada ventana Entre otras funciones. PLATAFORMA VISOR DIARIO SAF II 11