Guía de puesta en marcha rápida de HP Asset Hub

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1 Guía de puesta en marcha rápida de HP Asset Hub Un único recurso que le ayudará a buscar, descargar y gestionar activos de marketing de HP y le dará la posibilidad de ofrecer un valor añadido a HP y a los clientes de HP. Contenido 1. Presentación de HP Asset Hub... 2 a. Registro... 2 b. Funciones y permisos... 3 c. Información importante sobre los metadatos Selección de activos de HP Asset Hub... 7 a. Búsqueda de palabras clave... 7 b. Operadores de búsqueda... 8 c. Búsqueda avanzada... 8 d. Descarga de un solo activo... 9 e. Cambie a la vista de tabla desde la página frontal de Asset Hub Organización y compartición de activos a. Creación y guardado de activos en una nueva carpeta b. Guardado de activos en una carpeta existente c. Cambio a la vista de tabla en carpetas d. Compartición de activos con otros usuarios de HP Asset Hub e. Compartición de activos con personas que no disponen de acceso a HP Asset Hub f. Compartición de activos mediante copia y envío de URL por correo electrónico g. Descarga de varios activos Carga de activos a. Carga de activos en HP Asset Hub b. Entrada de metadatos

2 1. Presentación de HP Asset Hub Cuando el tiempo apremia, lo menos que necesita es tener que invertir su valioso tiempo en buscar activos de marketing almacenados en diversidad de servidores, bibliotecas de imágenes y formatos de archivo. HP Asset Hub, el centro de activos de HP, le permite acceder de un modo rápido y eficaz a una completa gama de activos digitales de marketing. Esta herramienta está diseñada para hacerle su trabajo más fácil, impulsar su creatividad y ayudarle a controlar los costes mediante la reutilización de contenidos e imágenes aprobados. a. Registro Si es usuario de Creative Express, sus permisos ya se le habrán transferido y podrá comenzar a utilizar HP Asset Hub de inmediato. Todos los usuarios deberán disponer de una cuenta de HP Passport. Los usuarios actuales de HP Passport deben iniciar sesión desde aquí. Si no dispone de una cuenta de HP Passport, podrá obtener una utilizando el botón de nuevo registro disponible en la página de HP Passport. Una vez que disponga de una cuenta de HP Passport, inicie sesión y complete los datos de la página de registro de HP Asset Hub. 2

3 Los usuarios de HP no precisarán ninguna otra autorización. Sin embargo, aquellos que trabajen para una agencia de HP o sean colaboradores del canal de HP deberán proporcionar información adicional. Para registrarse como usuario de agencia o colaborador del canal, incluya el nombre de su empresa, además del nombre y la dirección de correo electrónico de un empleado de HP que actúe como su patrocinador. Un patrocinador de HP es uno de sus contactos en HP con los que trabaja y que esta familiarizado con su función. Su patrocinador comprenderá que necesita acceder a HP Asset Hub y a los activos de marketing de HP. Será él quien deba aprobar la solicitud de acceso del usuario en un plazo de 48 horas desde el momento del registro. Pulse Submit (Enviar) y recibirá un correo electrónico de confirmación cuando su acceso a HP Asset Hub esté confirmado. Tras iniciar sesión, accederá a la página principal de HP Asset Hub, que tendrá el siguiente aspecto: b. Funciones y permisos El acceso a las distintas características y funcionalidades de HP Asset Hub se rige por permisos. Los permisos se agrupan en funciones. En términos generales, HP Asset Hub tiene cuatro tipos de usuarios: Editor de HP Asset Hub: puede cargar, descargar, editar o eliminar todos los activos que sea necesario Colaborador de HP Asset Hub: puede cargar activos y editar los datos de los activos cargados Lector de HP Asset Hub: puede buscar y descargar activos Usuario anónimo: puede descargar contenido temporalmente tras obtener acceso de una persona autorizada de HP Asset Hub 3

4 1. Para comprobar su perfil, haga clic en My Profile (Mi perfil). Su perfil contiene la información que usted mismo ha indicado a HP Asset Hub en el momento de registrarse (nombre de usuario, dirección de correo electrónico y zona horaria de su ubicación geográfica). 2. Consulte sus derechos y permisos, que le habrán sido asignados por el administrador del sistema en el momento de registrarse. Los permisos que tenga asignados determinarán el nivel de acceso a la herramienta de que dispone. 3. Si cree que los derechos y permisos que se le han asignado no son correctos, envíe una solicitud de asistencia a nuestro departamento técnico desde o envíenos un mensaje de correo electrónico a 4

5 c. Información importante sobre los metadatos Los metadatos son datos que, a su vez, definen otros datos. Para ayudarle a encontrar activos multimedia con rapidez, cada activo por ejemplo, una imagen o fotografía se ha etiquetado con información básica del activo (por ejemplo, con el título, el tipo o el tamaño del activo). Para ver los metadatos de un activo, haga clic en el activo en cuestión y, en la pantalla de información, haga clic en el botón Metadata (Metadatos) de color azul. Esto mostrará los metadatos del activo en cuestión. Vea la pantalla a continuación. 5

6 La siguiente tabla incluye descripciones de algunos de los principales elementos de metadatos. Descripción HP Owner (Propietario de HP) Asset Title (Título del activo) Asset Keywords (Palabras clave del activo) Descripción Asset Language (Idioma de activo) Asset Category (Categoría de activo) Disclosure Level (Nivel de difusión) Se denomina propietario de HP al empleado de HP que es responsable del activo. Información restringida/obligatoria para todas las categorías de activos. Título del activo (no confundir con el nombre del archivo físico). Esta información aparece en los resultados de las búsquedas. Información pública/obligatoria para todas las categorías de activos. Términos que describen el activo con el fin de destacar las palabras más importantes de una página y, de este modo, optimizar las búsquedas. Las palabras clave deben limitarse a 5 por activo. El número idóneo es de 2-3 palabras clave. No incluya el término HP ni otros términos genéricos. Información pública/obligatoria para todas las categorías de activos. Se trata de una descripción del producto al que hace referencia el activo. La descripción puede incluir, entre otros, un resumen, un índice de contenido, una representación gráfica o un texto libre sobre el activo. Debe incluir palabras clave para optimización del motor de búsqueda (Search Engine Optimization, SEO). Esta información aparece en los resultados de las búsquedas. Metadatos enviados en sentido descendente. Información pública/obligatoria para todas las categorías de activos. Nombre correspondiente al idioma del activo. Clasificación principal del activo por tipo de contenido como, por ejemplo: Image Product (Imagen - Producto), Image Lifestyle (Imagen - Estilo de vida), Image Person (Imagen - Persona), Document General (Documento - General). Determina el público al que está destinado el activo. - Por ejemplo: Public (Público), HP and Channel Partner Internal Use (Uso interno de HP y colaboradores del canal) o HP Restricted (Uso exclusivo de HP). 6

7 2. Selección de activos de HP Asset Hub a. Búsqueda de palabras clave Una simple búsqueda de palabras clave le permitirá buscar activos definidos por metadatos. Todas las palabras incluidas en el cuadro de búsqueda se considerarán como parte de la búsqueda. 1. Introduzca una o varias palabras en el cuadro de búsqueda (por ejemplo, "ProLiant"). 7

8 2. La búsqueda mostrará los resultados que coincidan con la palabra ProLiant. b. Operadores de búsqueda Si desea realizar una búsqueda más detallada, necesitará utilizar operadores de búsqueda. Los operadores de búsqueda son los mismos que utilizaría en cualquier motor de búsqueda, como Google, Yahoo o Bing. A continuación podrá ver algunos de los operadores de búsqueda más utilizados por HP Asset Hub. c. Búsqueda avanzada Las búsquedas avanzadas le permiten delimitar en mayor medida la búsqueda mediante el uso de otros criterios definidos en los metadatos del activo. Podrá localizar activos de un modo más preciso utilizando los siguientes criterios: Date (Fecha) Asset Type (Tipo de activo) Country (País) Language (Idioma) 8

9 El criterio más práctico para buscar un activo o grupo de activos es por fecha. Por ejemplo, si desea buscar todos los activos cargados en los últimos 3 meses, bastará con que haga lo siguiente: 1. Haga clic en el botón Last updated (Última actualización) y seleccione 3 months (3 meses). 2. Haga clic en Intro para buscar. En otros casos quizás le interese buscar todos los activos cargados en un determinado mes. Por ejemplo, si desea buscar todos los activos cargados en abril: 1. Especifique la fecha. Seleccione el periodo de fechas del 1 al 30 de abril en el menú desplegable. 2. Haga clic en Intro para buscar. 3. Se mostrarán todos los activos cargados durante el mes de abril. 4. Haga clic en Reset (Restablecer) para quitar el filtro. También puede delimitar más la búsqueda para encontrar activos por criterios como Asset Category (Categoría de activo), Country (País) y Language (Idioma). Para hacerlo, seleccione una opción de la lista Asset Category (Categoría de activos), seleccione un país y un idioma y haga clic en Intro para ver los resultados. d. Descarga de un solo activo 1. Seleccione el activo y haga clic en el icono Download (Descargar) de color azul: 9

10 2. Haga clic en el cuadro para aceptar la administración de derechos digitales (Digital Rights Management, DRM). 3. Se mostrará un mensaje con el siguiente texto: By checking this box you confirm that you are downloading and intending to use this file under the restrictions provided by HP (Marcando esta casilla, confirma que está descargando y que tiene intención de utilizar este archivo con sujeción a las restricciones previstas por HP). 4. Si el activo en cuestión lo requiere, confirme la visualización del archivo que desea descargar seleccionando el tipo de archivo y/o la resolución. 10

11 5. Haga clic en el botón Download (Descargar) de color azul para que el archivo se descargue al directorio predeterminado del navegador. e. Cambie a la vista de tabla desde la página frontal de Asset Hub. HP Asset Hub permite a los usuarios cambiar la vista de los activos desde la página frontal. Puede cambiar de la vista de miniatura a la vista de tabla en las listas de búsqueda para permitir una identificación y organización más rápidas. 1. En la página frontal de Asset Hub, haga clic en el icono de la vista de lista. 11

12 2. Para pasar de la vista de tabla a la vista de miniatura, haga clic en el icono de la vista de miniatura. 3. Organización y compartición de activos a. Creación y guardado de activos en una nueva carpeta 1. Abra el activo que desee. 2. Haga clic en Save to folder (Guardar en carpeta). 12

13 3. Haga clic en el signo + para crear una carpeta nueva. 4. Elija un nombre y escríbalo en el campo provisto. 13

14 5. Haga clic en la marca de verificación situada a la derecha para crear la nueva carpeta. 6. Haga clic en Aceptar. El activo se guardará en la nueva carpeta. b. Guardado de activos en una carpeta existente Si la carpeta ya está creada, basta con hacer lo siguiente: 1. Haga clic en el activo. 14

15 2. Haga clic en Save in folder (Guardar en carpeta). 3. Seleccione la carpeta en la que desea almacenar una copia del activo, marque la casilla de verificación situada junto al nombre de la carpeta y haga clic en Aceptar. Se guardará una copia del activo en cada una de las carpetas marcadas. 15

16 4. Para ver carpetas, regrese a la página frontal de HP Asset Hub y haga clic en el botón de carpeta. 5. Para abrir la carpeta, haga clic en la miniatura que corresponda. 16

17 c. Cambio a la vista de tabla en carpetas 1. Haga clic en el icono de vista de tabla. 2. Para volver a la vista de tabla de la carpeta, haga clic en el icono de vista de tabla. 17

18 d. Compartición de activos con otros usuarios de HP Asset Hub El primer paso consiste en seleccionar la carpeta que se desea compartir. 1. Haga clic en el botón Folders (Carpetas) en la página principal de Asset Hub. 2. Seleccione la carpeta que desea compartir y haga clic en ella para abrirla. 18

19 3. Haga clic en Edit (Editar). 4. Vaya al cuadro Shared People (Usuarios compartidos). Escriba el nombre de usuario de HP Asset Hub de la persona con quien desea compartir la carpeta. 5. Para compartir con varios usuarios, repita el procedimiento añadiendo el nombre del resto de usuarios. 6. Defina la fecha de caducidad del acceso a la carpeta: haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de caducidad. Nota: La fecha de caducidad que defina será la fecha en que se eliminará la carpeta. Los activos almacenados en la carpeta no se eliminarán de Asset Hub sino que, simplemente, la carpeta dejará de existir. 7. Haga clic en Share (Compartir). 19

20 La sección Folders (Carpetas) es una página individualizada de HP Asset Hub. Cada usuario puede crear sus propias carpetas. Los activos de esta sección no son públicos, y no podrán ser vistos por otros usuarios a menos que el usuario propietario decida compartirlos. 8. Escriba la dirección de correo electrónico de la persona o personas con quienes desea compartir la carpeta. 9. Haga clic en Send (Enviar correo electrónico). e. Compartición de activos con personas que no disponen de acceso a HP Asset Hub 1. Haga clic en el botón Share (Compartir) situado a la derecha. 2. Haga clic en el botón "Folders" en la página principal de HP Asset Hub. Seleccione la carpeta que desea compartir y haga clic en ella para abrirla. 20

21 3. Haga clic en el botón Share (Compartir). 4. Escriba la dirección de correo electrónico del usuario no perteneciente a HP Asset Hub. 5. Escriba una línea de mensaje sobre su proyecto. 6. Para compartir con varias personas, agregue varias direcciones de correo electrónico separadas por coma o por punto y coma. 7. Haga clic en Send (Enviar correo electrónico). 8. El usuario recibirá un mensaje de correo electrónico que contendrá un enlace a la carpeta en cuestión. 21

22 22

23 f. Compartición de activos mediante copia y envío de URL por correo electrónico 1. Desde una carpeta abierta, vaya a la vista de tabla. 2. Localice el activo que desea enviar, resalte la URL asociada y, a continuación, cópiela y péguela en su correo electrónico. 23

24 g. Descarga de varios activos 1. En la página principal de Asset Hub, haga clic en el botón Folder (Carpeta). 2. Haga doble clic en la carpeta que contiene los activos para abrirla. 24

25 3. Haga clic en Action (Acción). 4. Seleccione los activos que desea descargar. 25

26 5. Haga clic en Download (Descargar). 6. Haga clic en el cuadro DRM. 26

27 7. Elija la representación deseada. 8. Haga clic en Download (Descargar) para que los activos se bajen a la carpeta de descarga predeterminada del navegador. 27

28 4. Carga de activos HP Asset Hub admite 5 tipos de categorías de activos. Estas categorías son: a. Carga de activos en HP Asset Hub 1. Vaya a la página principal de HP Asset Hub y haga clic en Upload (Cargar). 28

29 2. Seleccione la categoría de activo. 3. Haga clic en Examinar. 29

30 4. Busque los archivos en su equipo. 5. Seleccione el archivo que desea cargar. La barra de color azul indicará el progreso de la carga. 30

31 6. Vuelva a la página principal de Asset Hub y haga clic en el botón Assets in my Workspace (Activos de mi espacio de trabajo). 7. Haga clic en el activo que acaba de cargar y edite la página de metadatos. 31

32 b. Entrada de metadatos 1. Rellene los metadatos necesarios para el activo seleccionado. Asset Hub utiliza los metadatos para encontrar activos durante las búsquedas. Cuanto más completos sean estos datos, mayor probabilidad existirá de encontrar el activo. Por lo tanto, se recomienda completar el mayor número posible de campos, y no solo los obligatorios. 2. Cuando haya actualizado todos los campos de metadatos obligatorios, haga clic en "Submit" (Enviar) para que el activo se transfiera automáticamente a Asset Hub. En la siguiente tabla se enumeran los activos obligatorios. Asset Category (Categoría de activo) Metadatos necesarios Campaign (Campaña) Asset Category* (Categoría de activo*) Campaign Title* (Título de campaña*) Campaign ID* (Id. de campaña)* Campaign Type* (Tipo de campaña*) Tactic* (Táctica*) Description* (Descripción*) Language* (Idioma*) Target Countries* (Países objetivo*) Disclosure Level* (Nivel de difusión*) HP Owner* (Propietario de HP*) Business Units* (Unidades de negocio*) Sub BU* (Subunidades de negocio*) Document - General (Documento - General) Asset Category* (Categoría de activo*) Asset Type* (Tipo de activo*) Business Units* (Unidades de negocio*) Description* (Descripción*) Disclosure Level* (Nivel de difusión*) HP Owner* (Propietario de HP*) Keywords* (Palabras clave*) Language* (Idioma*) Title* (Título*) 32

33 Image Lifestyle (Imagen Estilo de vida) Title* (Título*) Description* (Descripción*) Language* (Idioma*) Keywords* (Palabras clave*) Disclosure Level* (Nivel de difusión*) HP Owner* (Propietario de HP*) Business Units* (Unidades de negocio*) Image Person (Imagen - Persona) Title* (Título*) Description* (Descripción*) Language* (Idioma*) Keywords* (Palabras clave*) Disclosure Level* (Nivel de difusión*) HP Owner (Propietario de HP) Business Units* (Unidades de negocio*) Image Details* (Detalles de imagen*) Image Product (Imagen - Producto) Title* (Título*) Description* (Descripción*) Language* (Idioma*) Keywords* (Palabras clave*) Disclosure Level* (Nivel de difusión*) HP Owner* (Propietario de HP*) Business Units* (Unidades de negocio*) Image Background* (Fondo de imagen*) Image Details* (Detalles de imagen*) Image Orientation* (Orientación de imagen*) Primary Product Association* (Asociación de producto principal*) En HP Asset Hub, todos los campos de metadatos obligatorios están marcados con un asterisco. Obtención de ayuda e información adicional Si necesita ayuda o asistencia, póngase en contacto con el departamento técnico de HP Asset Hub O bien envíenos un mensaje de correo electrónico a También puede consultar el Centro de recursos de HP Asset Hub, donde podrá encontrar recursos actualizados que le ayudarán a iniciarse con HP Asset Hub. El Centro de recursos está a su disposición para que pueda mantenerse informado de las últimas noticias y actualizaciones. Desde él podrá acceder al material de formación y documentos más recientes. Copyright 2013 Hewlett-Packard Development Company, L.P. La información aquí contenida está sujeta a cambios sin previo aviso. Las únicas garantías aplicables a los productos y servicios de HP son las estipuladas en las declaraciones de garantía explícitas que acompañan a dichos productos o servicios. Ninguna de las afirmaciones aquí contenidas deberá entenderse como una garantía adicional. HP no se hace responsable de los errores técnicos o editoriales u omisiones contenidos en el presente documento. Septiembre de

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