Contraloría General de la República

Transcripción

1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DIVISIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA Managua, Enero 2013 División General de Planificación y Desarrollo Institucional

2 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DIVISIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA Managua, Enero División General de Planificación y Desarrollo Institucional 1

3 División General de Planificación y Desarrollo Institucional 2

4 División General de Planificación y Desarrollo Institucional 3

5 El Consejo Superior de la Contraloría General de la República, en Sesión Ordinaria No. Setecientos Ochenta y Uno (781) de las nueve de la mañana, del día diecisiete de mayo del año 2012, por unanimidad de votos, y en uso de las facultades normativas que le confieren los artículos 154 y 155 de la Constitución Política de Nicaragua y según lo establecido en el Título II, Capitulo II. Artículo 10 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema de Control de la Administración Pública y Fiscalización de los Bienes y Recursos del Estado. CONSIDERANDO I Que la Ley Orgánica de la Institución rectora del Sistema de Control de la Administración Pública y Fiscalización de los Bienes y Recursos del Estado, en el Título II, Capítulo II, Art. 16 Atribuciones y Funciones del Consejo Superior, Numeral 10 manda: Dictar las normativas y procedimientos internos para su adecuado funcionamiento. II Que se requiere armonizar las funciones administrativas financiera, en concordancia con lo establecido en las Normas Técnicas de Control Interno y el Manual de Control Interno de la CGR. III Que la de la Contraloría General de la República de Nicaragua, requiere de un instrumento técnico-administrativo que delimite, oriente y establezca las disposiciones básicas necesarias para el funcionamiento eficiente y efectivo de esta Unidad Organizativa de la Institución. ACUERDA Aprobar y emitir el presente Manual de Organización y Funciones de la División General Administrativa Financiera (DGAF), el que servirá de guía metodológica para orientar y formalizar el desarrollo de las actividades de cada Unidad Organizativa que conforman el área. Dr. Guillermo Argüello Poessy Presidente del Consejo Superior Lic. Luís Ángel Montenegro Espinoza Vice - Presidente del Consejo Superior Dr. José Pasos Marciacq Miembro Propietario del Consejo Superior Dr. Lino Hernández Triguero Miembro Propietario del Consejo Superior Lic. Fulvio Palma Mora Miembro Propietario del Consejo Superior División General de Planificación y Desarrollo Institucional 4

6 INDICE Contenido Página I. INTRODUCCIÓN... 6 II. OBJETIVO DEL MANUAL. 6 III. VISIÓN, MISIÓN Y VALORES DE LA INSTITUCIÓN. 7 IV. BASE LEGAL, NORMATIVA Y REGLAMENTARIA. 9 V. ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL VI. ESTRUCTURA ORGÁNICA ACTUAL DE LA DGAF.. 12 VII. PLANTILLA DE PUESTOS DE TRABAJO DE LA DGAF (Enero 2013) 13 VIII. INVENTARIO DE PUESTOS DE TRABAJO DE LA DGAF.. 16 IX. ESTRUCTURA ORGÁNICO FUNCIONAL ACTUAL DE LA DGAF 17 X. FUNCIONES GENERALES DE LA DGAF POR UNIDAD ORGANIZATIVA X.1 (Despacho).. 18 X.1.1 División Financiera X Oficina de Presupuesto.. 27 X Oficina de Contabilidad X Oficina de Tesorería X.1.2 División Administrativa 39 X Oficina de Almacén y Suministro.. 42 X Oficina de Servicios Generales XI. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES 51 XII. GLOSARIO DE TÉRMINOS 53 XIII. SIGLAS.. 59 División General de Planificación y Desarrollo Institucional 5

7 I. INTRODUCCION El presente Manual de Organización y Funciones, tiene por objeto dar a conocer la estructura organizativa y funcional de la ; donde se establece un modelo organizacional sencillo, practico, dinámico y coherente con las necesidades del proceso administrativo financiero de la Institución. El Manual presenta en su contenido, Objetivo del Manual, Base Legal, Visión, Misión, Valores Institucionales, Organigrama Institucional 2013, así como la Estructura Orgánica de la DGAF en donde se muestran la ubicación, relación de dependencia y línea formal de mando, Plantilla de Puestos de Trabajo de la DGAF, Inventario de Puestos de Trabajo de la DGAF, Estructura Orgánico - Funcional que refleja las posiciones funcionales y Plazas asignadas al área, denominaciones de los puestos de trabajo conforme Nómina Fiscal a Enero/13; así como las Funciones Generales de cada una de las unidades organizativas y finalmente un Glosario de Términos y Siglas utilizadas, pertinentes al trabajo que se desarrolla en el área. El éxito para el desarrollo y puesta en práctica del presente documento, consistirá en gran medida de la buena coordinación, interés y apoyo que demuestre el personal involucrado. También es importante tener en consideración que la información reflejada en este documento administrativo, corresponde a un determinado momento y que la misma está sujeta a cambios y modificaciones según sea la dinámica de la organización y del área en referencia, por ello se recomienda efectuar revisiones periódicas para mantener actualizado su contenido, para lo cual se requerirá la autorización del Consejo Superior de la Contraloría General de la República. II. OBJETIVO DEL MANUAL Establecer las facultades y responsabilidades que tiene atribuidas actualmente esta área, así como facilitar la comunicación y coordinación del trabajo para lograr con eficacia y eficiencia, el cumplimiento de la misión y objetivos consignados a la misma. División General de Planificación y Desarrollo Institucional 6

8 III. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES DE LA INSTITUCIÓN MISIÓN Promovemos la transparencia en el uso de los bienes y recursos del Estado mediante auditorias gubernamentales, asistencia técnica y capacitación con integridad, excelencia y vocación de servicio. VISIÓN Seremos una entidad modelo en el control, que mantiene su compromiso con la sociedad en el fortalecimiento del Estado. VALORES DE LA INSTITUCIÓN En la Contraloría General de la República de Nicaragua, compartimos y practicamos los siguientes principios básicos: 1. Integridad: Trabajamos en procura de la transparencia y el sigilo institucional que constituyen nuestro más valioso aporte para las instituciones gubernamentales y la sociedad nicaragüense. 2. Excelencia: Desarrollamos nuestra labor con profesionalismo y eficiencia, para brindar lo mejor de nuestras capacidades y obtener resultados de alta calidad técnica. 3. Solidaridad: Promovemos la cooperación y el trabajo en equipo como metodologías que permiten la optimización de resultados compartiendo conocimientos y experiencias. 4. Respeto: Valoramos las diferencias de opinión y pensamiento; promulgamos el respeto por las leyes y normas, la equidad de género, las instituciones legalmente establecidas, la sociedad y el medio ambiente. División General de Planificación y Desarrollo Institucional 7

9 5. Vocación de Servicio: Estamos comprometidos con los nicaragüenses y su bienestar, la disminución de la corrupción y la buena gestión de las instituciones del Estado. 6. Innovación: Promovemos la creatividad y el mejoramiento continuo mediante la aplicación de nuevos métodos que hacen más eficiente nuestra labor fiscalizadora. División General de Planificación y Desarrollo Institucional 8

10 IV. BASE LEGAL, NORMATIVA Y REGLAMENTARIA 1. Constitución Política de Nicaragua: 1.1. Arto. 154: La Contraloría General de la República es el Organismo Rector del sistema de control de la Administración Pública y fiscalización de los bienes y recursos del Estado. 1.2 Arto. 157: La ley determinará la organización y funcionamiento de la Contraloría General de la República. 2. Ley No Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema de Control de la Administración Pública y Fiscalización de los Bienes y Recursos del Estado. 2.1 Arto. 13, inciso 11: Dictar las normativas y procedimientos internos para su adecuado funcionamiento. 2.3 Arto. 26. El Consejo Superior de la Contraloría General de la República expedirá y mantendrá actualizado el Manual de Organización y Funciones de la Contraloría. 3. Ley 476 Ley del Servicio Civil y de la Carrera Administrativa y su Reglamento: 3.2 Arto. 26: Las instituciones del ámbito del Servicio Civil detallarán en sus presupuestos anuales el número de plazas de puestos permanentes y el salario asignado. 3.3 Arto. 86. Reglamento de la Ley Condiciones para la realización del Proceso de Provisión. Que la plaza esté debidamente presupuestada. 4. Ley No Ley de Administración Financiera y del Régimen Presupuestario. Arto. 3.- Alcance. son de aplicación a las entidades y organismos que componen el Sector Público, comprendido por: i) Otros Órganos Autónomos del Estado dependientes del Presupuesto General de la República. 5. Normas y Procedimientos de Ejecución y Control Presupuestario. 6. Guía Metodológica para la Formulación del Presupuesto por Resultados. Edición 1, Abril División General de Planificación y Desarrollo Institucional 9

11 7. Marco Presupuestario de Mediano Plazo. 8. Normas Técnicas de Control Interno (NTCI), Apéndice I, numerales del 4 al Manual de Normas Técnicas de Control Interno de la CGR (Aprobado en Sesión Ordinaria No. 555 del 15 de Noviembre Manual de Procedimientos Administrativos e Indicadores de Gestión de la DGAF (Aprobado en Sesión Ordinaria No. 707 del once de noviembre de Resoluciones del Consejo Superior de la Contraloría General de la República: 10.1 Sesión Ordinaria No. 736 del , aprobado por mayoría de votos Organigrama Institucional CGR Sesión Ordinaria No. 729 del , aprobado por mayoría de votos el nombramiento del Custodio del Fondo de Caja Chica, División General de Planificación y Desarrollo Institucional 10

12 V. ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL Consejo Superior Secretaría de Actas y Acuerdos Auditoría Interna Relaciones Interinstitucionales Centro de Capacitación Unidad de Apoyo Administrativo CGR/BID Unidad de Adquisiciones Oficina de Acceso a la Información Pública Registro y Seguimiento a la Gestión de Crédito Público División General Administrativa Financiera División General de Planificación y Desarrollo Institucional División Financiera División Administrativa División de Recursos Humanos División de Sistemas Informáticos División de Planificación y Seguimiento Presupuestario División de Desarrollo y Control de Gestión Oficina de Presupuesto Oficina de Contabilidad Oficina de Tesorería Oficina de Servicios Generales Oficina de Almacén y Suministros Oficina de Registro Oficina de Nómina y Control de Personal Oficina de Capacitación Oficina de Desarrollo Informático Oficina de Soporte Técnico Oficina de Seguimiento Presupuestario Oficina de Planificación Oficina de Desarrollo y Mejoramiento Continuo Oficina de Estadística y Control de Gestión Oficina de Proyectos Dirección General Jurídica Dirección General de Auditoría Departamento de Registro, Archivo, Notificación e Información Sección de Notificación Sección de Registro, Archivo e Información Dirección de Denuncia Ciudadana Dirección de Trámite Judicial y Glosas Dirección de Probidad Dirección de Evaluación del Sistema de Contrataciones del Sector Público Dirección de Delegaciones Territoriales y Municipales Dirección de Evaluación y Supervisión de Unidades de Auditoría Interna Dirección de Registro y Control de Firmas de Contadores Públicos Independientes Dirección de Auditorias Especiales Dirección de Auditorías Programadas Departamento de Recepción y Análisis de Denuncias Departamento de Trámite Judicial Departamento de Registro y Control de Declaraciones Depto. de Contratac Simplificadas y Recursos por Nulidad del Sector Pùblico Delegación Las Segovias Departamento de Auditoría Sector Infraestructura, Transporte y Ambiente Departamento de Verificación de Denuncias Departamento de Glosas Departamento de Verificaciones Departamento de Licitaciones del Sector Público Delegación Occidente Departamento de Auditoría Sector Social Departamento de Contrataciones Municipales Delegación Central Departamento de Auditoría Sector Poderes del Estado y Seguridad Pública Delegación RAAN Departamento de Auditoría Sector Presupuesto, Inver. y Recaud. del Estado Delegación RAAS Departamento de Auditoría Municipales 1 Organigrama Institucional CGR (Aprobado por mayoría de votos en Sesión Ordinaria No. 736 del ). División General de Planificación y Desarrollo Institucional 11

13 VI. ESTRUCTURA ORGÁNICA ACTUAL DE LA DGAF. CONSEJO SUPERIOR DIVISIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA DIVISIÓN FINANCIERA DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Oficina de Presupuesto Oficina de Contabilidad Oficina de Tesorería Oficina de Almacén y Suministros Oficina de Servicios Generales La DGAF, instancia de apoyo de la CGR, en el año 2012 se conforma de tres (3) niveles jerárquicos y ocho (8) Unidades Organizativas. A continuación detalle: No. Niveles Unidades Organizativas 1 División General I 1 2 División Especifica I 2 3 Oficina I 5 Total 8 División General de Planificación y Desarrollo Institucional 12

14 VII. PLANTILLA DE PUESTOS DE TRABAJO DE LA DGAF (Enero de 2013) No. Denominación del Puesto de Trabajo Según Nómina Fiscal (Oficial) Ordinal Observaciones 1 Responsable de División General I Sub-Responsable de División General I Secretaria Ejecutiva A Secretaria Ejecutiva A 1880 División Financiera 5 Responsable de División I Secretaria Ejecutiva B 421 Oficina de Presupuesto 7 Responsable de Oficina I Analista Presupuestario 1138 Oficina de Contabilidad 9 Responsable de Oficina I Secretaria Ejecutiva B Secretaria Ejecutiva B Contador I Contador I Contador II Analista Contable Analista Contable Analista Contable Analista Control de Bienes 2088 vacante 19 Analista Control de Bienes 2089 vacante Oficina de Tesorería 20 Responsable de Oficina I Cajero General 1868 División Administrativa 22 Responsable de División I Secretaria Ejecutiva B 889 Oficina de Almacén y Suministro 24 Responsable de Oficina Auxiliar de Compras y Suministros Puesto sujeto a cambio de denominación y readecuación de Misión, Funciones y Actividades. División General de Planificación y Desarrollo Institucional 13

15 26 Kardista 1230 Oficina de Servicios Generales 27 Responsable de Oficina I Supervisor Agente de Seguridad Interna III 1653 vacante 29 Supervisor de Mantenimiento de Edificio Secretaria Ejecutiva B Operador Central Telefónica Operador Central Telefónica Operador Central Telefónica Operador Equipo de Reproducción de Documentos Operador Equipo de Reproducción de Documentos Oficial de Correspondencia Oficial de Correspondencia Recepcionista Recepcionista Técnico en Refrigeración y Aire Acondicionado Mecánico A Automotriz Mecánico A Automotriz Mecánico A Automotriz Electricista Automotriz Electricista Automotriz Agente de Seguridad Interna Agente de Seguridad Interna Agente de Seguridad Interna Agente de Seguridad Interna Agente de Seguridad Interna Agente de Seguridad Interna Agente de Seguridad Interna Agente de Seguridad Interna Agente de Seguridad Interna Agente de Seguridad Interna Agente de Seguridad Interna Agente de Seguridad Interna Agente de Seguridad Interna Ayudante de Mantenimiento de Edificio Ayudante de Mantenimiento de Edificio Ayudante de Mantenimiento de Edificio Ayudante de Mantenimiento de Edificio Conductor de Transporte Liviano Conductor de Transporte Liviano Conductor de Transporte Liviano Conductor de Transporte Liviano Conductor de Transporte Liviano Conductor de Transporte Liviano Conductor de Transporte Liviano Conductor de Transporte Liviano 1667 División General de Planificación y Desarrollo Institucional 14

16 71 Conductor de Transporte Liviano Conductor de Transporte Liviano Conserje Conserje Conserje Conserje Conserje Conserje Conserje Conserje Conserje Conserje Conserje 2067 vacante 84 Conserje Conserje Conserje Conserje Conserje 1860 División General de Planificación y Desarrollo Institucional 15

17 VIII. INVENTARIO DE PUESTOS DE TRABAJO DE LA DGAF No. de Denominación del Puesto Nivel Total de Plazas Denominaciones 1 Responsable División General I Sub-Responsable División General I Responsable de División I Responsable de Oficina I XVI 4 5 Responsable de Oficina Analista Presupuestario IX 1 7 Analista Contable IX 3 8 Analista Control de Bienes Contador I IX 2 10 Contador II VIII 1 11 Cajero General VIII 1 12 Supervisor de Mantenimiento de Edificio VII 1 13 Secretaria Ejecutiva A VI 2 14 Técnico en Refrigeración y Aire Acondicionado VI 1 15 Mecánico Automotriz V 3 16 Secretaria Ejecutiva B V 5 17 Kardista V 1 18 Operador Central Telefónica IV 3 19 Conductor de Transporte Liviano IV Oficial de Correspondencia IV 2 21 Recepcionista IV 2 22 Supervisor Agente de Seguridad III VI 1 23 Operador Equipo de Reproducción de Documentos III 2 24 Ayudante de Mantenimiento de Edificio III 4 25 Agente de Seguridad Interna III Electricista Automotriz Auxiliar de Compras y Suministros Conserje II 16 TOTAL 88 Se identifican 28 Denominaciones de Puestos de Trabajo en la DGAF, para un total de 88 Plazas asignadas, sin embargo, se recomienda reclasificar la denominación del Puesto de Trabajo del Auxiliar de Compras y Suministros. 3 Ver observaciones en Pág. 14. División General de Planificación y Desarrollo Institucional 16

18 IX. ESTRUCTURA ORGÁNICO - FUNCIONAL ACTUAL DE LA DGAF. Responsable División General Administrativa Financiera (1) Sub Responsable División General Administrativa Financiera (1) Secretaria Ejecutiva A (2) Responsable División Financiera (1) Responsable División Secretaria Ejecutiva B (1) Administrativa (1) Secretaria Ejecutiva B (1) Responsable Oficina de Presupuesto (1) Responsable Oficina de Contabilidad (1) Responsable Oficina de Tesorería (1) Resp. de Oficina (1) Resp. Oficina de Servicios Generales (1) Contador I (2) Cajero General (1) Analista Presupuestario (1) Contador II (1) Analista Contable (3) Analista Control de Bienes (2) Secretaria Ejecutiva B (2) Auxiliar de Compras y Suministro * (1) Kardista (1) Supervisor de Manten. de Edificio. (1) Supervisor Agente de Seg. Int. (1) Secretaria Ejecutiva B (1) Mecánico A Automotriz (3) Electricista Automotriz (2) Técnico en Refrigeración y Aire Acondicionado (1) Recepcionista (2) Oficial de Correspondencia (2) Operador Central Telefónica (3) Ope. Equi. De Rep. De Doc. (2) Agente de Seguridad Interna (13) Ayu. De Manto. De Edificio (4) Conductor de Transporte Liviano (10) Conserje (16) División General de Planificación y Desarrollo Institucional 17

19 X. FUNCIONES GENERALES POR UNIDAD ORGANIZATIVA. X.1. División General Administrativa Financiera (Despacho) Ubicación Orgánica Misión Organización Funciones Generales División General de Planificación y Desarrollo Institucional 18

20 Ubicación Orgánica DIVISIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA DIVISIÓN FINANCIERA DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Oficina de Presupuesto Oficina de Contabilidad Oficina de Tesorería Oficina de Almacén y Suministros Oficina de Servicios Generales Misión Planificar, dirigir, impulsar y asesorar los procesos relacionados a la administración financiera y administrativa, así como la formulación del Presupuesto General en base a resultados de la Contraloría General de la República, de conformidad al marco legal, normativo y reglamentario, políticas y directrices de la Alta Dirección de la Institución, garantizando una eficiente gestión operativa y de servicio, además de la adecuada racionalización, control y distribución de los recursos financieros y materiales que optimicen y potencien la gestión institucional. División General de Planificación y Desarrollo Institucional 19

21 Organización La es un área de apoyo que depende directamente del Consejo Superior de la Contraloría General de la República, y se integra para el cumplimiento de su misión, objetivo y funciones de la manera siguiente: No. Código PUESTOS / UNIDAD ORGANIZATIVA Nivel Ordinal Plazas Denom Responsable División General Administrativa 000 Financiera Sub Responsable de la División General 000 Administrativa Financiera Secretaria Ejecutiva A VI Total: Puestos de Trabajo = 3. Ordinales asignados y Plazas asignadas = 4 Funciones Generales: - Planificar, dirigir, asesorar e impulsar los procesos administrativos y financieros; con el fin de dotar a las unidades organizativas de la Institución de los recursos necesarios para el cumplimiento y desarrollo de sus funciones y actividades. - Formular, establecer y verificar las actividades de seguimiento y evaluación del Anteproyecto del Presupuesto Anual de la Contraloría General de la República, de conformidad con las políticas y normas presupuestarias emitidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y el Consejo Superior de la Institución, para el ejercicio presupuestario del año que corresponda. 4 - Impulsar y efectuar actividades de coordinación con la División General de Planificación y Desarrollo Institucional (DGPDI), a fin de asesorar y brindar apoyo a las unidades organizativas de la CGR en el componente cualitativo (Organigrama Institucional, Marco de Gasto, Estructura Programática, etc.), para la elaboración del Anteproyecto Anual de Presupuesto, verificando que los recursos presupuestados sean formulados en función de una gestión por resultados. - Supervisar la aplicación de leyes, políticas, normas, reglamentos, procedimientos y controles internos de administración financiera, tanto de orden general como los específicos de la Institución. - Coordinar y supervisar que todos los ingresos ordinarios y de capital de la entidad proveniente de todas las fuentes de financiamiento, así como sus gastos corrientes y de 4 Para esta actividad se conforma una Comisión Presupuestaria Institucional (Resolución del CS No. 731 del 19 de mayo de 2011), para consensuar la propuesta del Anteproyecto Anual del Presupuesto de la CGR. División General de Planificación y Desarrollo Institucional 20

22 inversión, se incorporen en el presupuesto de la Institución y se administren con base en las disposiciones vigentes del régimen presupuestario. - Administrar el registro sistemático de todas las transacciones y operaciones de la Entidad con efectos presupuestarios, patrimoniales y financieros, en el Sistema Integrado de Gestión Financiera Administrativa y Auditoría (SIGFA), y elaborar Informes Financieros de la entidad con base en las transacciones registradas. - Administrar y verificar el uso de los bienes y recursos necesarios para el funcionamiento de la Contraloría General de la República, asegurando que se apliquen de manera apropiada los mecanismos de registro y control que permitan la obtención de información veraz y oportuna sobre los mismos. - Dirigir y supervisar las acciones relativas al desembolso de los Fondos Rotativos Institucionales en el transcurso del ejercicio presupuestario vigente, ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. - Coordinar, controlar y supervisar el suministro de los recursos financieros, materiales, y la prestación de los servicios generales que requieran las diferentes dependencias de la Contraloría General de la República, con el fin de coadyuvar al cumplimiento de los objetivos y acciones de las mismas. - Mantener comunicación fluida y permanente con los Responsables de Direcciones y Divisiones Generales, y Unidades Staff de la Institución, para recibir o suministrar información y brindar o recibir asesoría técnica en casos o situaciones presentadas e inherentes al quehacer de la. - Establecer y mantener las líneas de coordinación y colaboración de trabajo entre las Divisiones Específicas que conforman la DGAF, y otras autoridades de la Contraloría General de la República. - Asistir al Consejo Superior en todo lo relativo a la ejecución de las políticas y gestiones administrativas y financieras de la Institución. - Dirigir y controlar las actividades de digitalización, almacenamiento y resguardo en el Repositorio de Datos del Centro de Cómputo de la CGR, la información generada en la, a fin de contar con información válida para ser facilitada de forma oportuna a los diferentes usuarios de la Institución. - Coordinar, integrar y remitir semestralmente a través de Acta a la División de Personal, consolidado de la Evaluación del Desempeño Laboral realizada al Personal de la DGAF. - Presentar trimestralmente al Consejo Superior de la CGR el flujo de efectivo de la Institución, para informarles del comportamiento del uso de los recursos financieros. - Elaborar y presentar Plan Operativo Anual (POA) en base en los Objetivos del Plan Estratégico de Desarrollo Institucional (PEDI), presentar insumos para la evaluación del División General de Planificación y Desarrollo Institucional 21

23 POA, Informe de Gestión Mensual, Informe de Seguimiento a las Resoluciones del CS- CGR; y otras tareas administrativas propias del área. - Atender otras funciones o actividades inherentes al quehacer de División General, indicadas por la Instancia Inmediata Superior. División General de Planificación y Desarrollo Institucional 22

24 X.1.1. División Financiera Ubicación Orgánica Misión Organización Funciones Generales División General de Planificación y Desarrollo Institucional 23

25 Ubicación Orgánica DIVISIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA DIVISIÓN FINANCIERA DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Oficina de Presupuesto Oficina de Contabilidad Oficina de Tesorería Oficina de Almacén y Suministros Oficina de Servicios Generales Misión Coordinar, administrar y controlar la obtención y provisión de los recursos financieros de la Institución, para el desempeño de las funciones, procesos y actividades de cada unidad organizativa de la Contraloría General de la República, de conformidad a leyes, normativas, reglamentos e instrucciones de la instancia inmediata superior, para garantizar la correcta administración y optimización de los recursos financieros de la Institución. División General de Planificación y Desarrollo Institucional 24

26 Organización La División Financiera es un área que depende directamente de la División General Administrativa Financiera y se integra para el cumplimiento de su misión, objetivo y funciones de la manera siguiente: No. Código DENOMINACION DEL PUESTO Nivel Ordinal Plazas Responsable División Financiera Secretaria Ejecutiva B V Total: Puestos de Trabajo = 2, Ordinales asignados y Plazas asignadas = 2 Funciones Generales: - Coordinar, controlar y dar seguimiento al manejo de los recursos financieros asignados en el Presupuesto General de la República a la Contraloría General de la República. - Coordinar y supervisar la elaboración del Anteproyecto Anual de Presupuesto de la Contraloría General de la República y solicitud de ampliación al presupuesto aprobado, de ser necesario. - Supervisar la aplicación de leyes, normativas, políticas y lineamientos establecidos por el MHCP, para la correcta asignación y seguimiento de la ejecución de los recursos financieros a cada área de trabajo y a nivel Institucional. - Supervisar y controlar el registro sistemático de las transacciones y operaciones de la entidad con efectos presupuestarios, patrimoniales y financieros, en el Sistema Integrado de Gestión Financiera Administrativa y de Auditoría (SIGFA). - Coordinar y supervisar la elaboración de Estados Financieros Mensuales y Anuales de la Entidad con base en las transacciones registradas. - Coordinar y verificar que se efectué el pago oportuno de las obligaciones contraída por la Institución por conceptos varios, a través de emisión de cheques y transferencia electrónica de fondos 5. - Coordinar y supervisar la elaboración de la programación trimestral de requerimiento de recursos asignados a la CGR, en base a las obligaciones previstas y de conformidad a las Normas y Procedimientos de Ejecución y Control Presupuestario. - Elaborar y presentar trimestral y anualmente el flujo de efectivo, con el objetivo de conocer, planificar y ejecutar los recursos financieros disponibles con que cuenta la Institución. 5 Ver Capitulo XII. Observaciones y Recomendaciones. División General de Planificación y Desarrollo Institucional 25

27 - Coordinar y supervisar la elaboración de la Programación Semanal de Pagos de la Institución y su remisión a través de la Oficina de Tesorería, a la Tesorería General de la República del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. - Coordinar y supervisar el cierre presupuestario al término del año calendario, de conformidad a las Normas de Cierre Presupuestario y Contable, emitidas por el MHCP. - Evaluar semestralmente el Desempeño Laboral del personal subalterno. - Elaborar y presentar Plan Operativo Anual (POA) - en base a los Objetivos del Plan Estratégico de Desarrollo Institucional (PEDI -, presentar insumos para la Evaluación del POA, y otras tareas administrativas propias del área. - Atender otras funciones o actividades inherentes al quehacer de la División, indicadas por la Instancia Inmediata Superior. División General de Planificación y Desarrollo Institucional 26

28 X Oficina de Presupuesto Ubicación Orgánica Misión Organización Funciones Generales División General de Planificación y Desarrollo Institucional 27

29 Ubicación Orgánica DIVISIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA DIVISIÓN FINANCIERA DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Oficina de Presupuesto Oficina de Contabilidad Oficina de Tesorería Oficina de Almacén y Suministros Oficina de Servicios Generales Misión Elaborar, controlar y evaluar el Presupuesto de la Contraloría General de la República, de conformidad a leyes de la materia, políticas presupuestarias, Plan Nacional de Desarrollo Humano, Normas de Ejecución Presupuestarias e instrucciones de la instancia inmediata superior; para el ejercicio presupuestario anual de la Institución. División General de Planificación y Desarrollo Institucional 28

30 Organización La Oficina de Presupuesto es un área que depende directamente de la División Financiera y se integra para el cumplimiento de su misión, objetivo y funciones de la manera siguiente: No. Código DENOMINACION DEL PUESTO Nivel Ordinal Plazas Responsable de Oficina I XVI Analista Presupuestario IX Total: Puestos de Trabajo = 2, Ordinales asignados y Plazas asignadas = 2 Funciones Generales: - Asesorar y apoyar a las unidades organizativas de la Contraloría General de la República, en la elaboración de sus requerimientos en términos cuantitativos, de sus respectivos servicios y materiales. - Elaborar y registrar en el E-SIGFA-FOR, el Anteproyecto Anual de Presupuesto de la Institución, de acuerdo a la Estructura Programática y grupos de gastos establecidos, según techo presupuestario aprobado para la Institución. - Preparar las programaciones trimestrales de requerimientos de los recursos asignados a la CGR de fondos propios, en base a las obligaciones previstas, a fin de garantizar su ejecución de acuerdo a las normas presupuestarias. - Incorporar en el Presupuesto de la CGR al final de cada ejercicio presupuestario o Reformas a la Ley Anual de Presupuesto, los fondos provenientes de Proyectos. - Dar seguimiento y evaluar la ejecución presupuestaria de la Contraloría General de la República, a nivel de Programa, Actividad, Grupo de Gasto y Renglones, en el Sistema Integrado de Administración Financiera E-SIGFA y emitir Informe Mensual de Gestión de Gastos. - Efectuar modificaciones al presupuesto de la Institución en los casos de ampliación o disminución y traslado de fondos, a fin de garantizar rendición de Fondos Rotativos, pago de Nomina Fiscal y Combustible. - Efectuar reprogramaciones financieras, para garantizar la regularización de los Fondos Rotativos Institucionales tanto en la reposición mensual, como en la regularización final al cierre del ejercicio presupuestario. - Gestionar ante la Dirección General de Presupuesto del MHCP, la autorización de modificaciones, ampliaciones y reprogramaciones presupuestarias de la Institución. - Efectuar cierre presupuestario al término del año calendario y emitir Informe correspondiente, de conformidad a las Normas de Cierre Presupuestario y Contable establecidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. División General de Planificación y Desarrollo Institucional 29

31 - Efectuar revisión comparativa de la Nómina Fiscal Programada y Nómina Fiscal Devengada, a fin de garantizar su crédito y realizar las reprogramaciones pertinentes a la misma, en caso de ser necesario. - Elaborar Propuesta de Compromiso de Combustible asignado a la Institución, según precios suministrados por la Dirección General de Contrataciones del Estado MHCP. - Revisar y asignar la imputación presupuestaria a las solicitudes de compras menores para bienes, ejecución de obras y servicios complementarios; y consultorías; realizadas por las distintas unidades organizativas de la Institución. - Atender las demandas de créditos presupuestarios solicitadas por la Oficina de Contabilidad para la tramitación de los CUC s respectivos de Compromiso y Devengado, y de regularización de fondos, a fin de que estén debidamente aplicados en el Sistema Informático E-Sigfa. - Gestionar anualmente ante la Dirección General de Presupuesto del MHCP, la recuperación de los remanentes en concepto de economías de salarios, Aguinaldo, Combustibles y saldos del Presupuesto. - Evaluar semestralmente el Desempeño Laboral del personal subalterno. - Elaborar y presentar Plan Operativo Anual (POA) - en base a los Objetivos del Plan Estratégico de Desarrollo Institucional (PEDI -, presentar insumos para la Evaluación del POA, y otras tareas administrativas propias del área. - Atender otras funciones o actividades inherentes al quehacer de la Oficina, indicadas por la Instancia Superior Inmediata. División General de Planificación y Desarrollo Institucional 30

32 X Oficina de Contabilidad Ubicación Orgánica Misión Organización Funciones Generales División General de Planificación y Desarrollo Institucional 31

33 Ubicación Orgánica DIVISIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA DIVISIÓN FINANCIERA DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Oficina de Presupuesto Oficina de Contabilidad Oficina de Tesorería Oficina de Almacén y Suministros Oficina de Servicios Generales Misión Efectuar el registro de todas las transacciones con incidencia contable-financiera y patrimonial de la Contraloría General de la República, de conformidad a las Normas Técnicas de Control Interno, normativas establecidas e instrucciones de la instancia inmediata superior, para garantizar el efectivo control de todas las operaciones contables de la Institución. División General de Planificación y Desarrollo Institucional 32

34 Organización La Oficina de Contabilidad es un área que depende directamente de la División Financiera y se integra para el cumplimiento de su misión, objetivo y funciones de la manera siguiente: No. Código DENOMINACIÓN DEL PUESTO Nivel Ordinal Plazas Responsable de Oficina I XVI Secretaria Ejecutiva B V Contador II VIII Contador I IX Analista Contable IX Analista Control de Bienes Total: Puestos de Trabajo = 6. Ordinales asignados y Plazas asignadas = Funciones Generales: - Efectuar el registro de todas las operaciones contables y presupuestarias ejecutadas con fondos nacionales (Rentas del Tesoro y Fondos Propios) y de Organismos Internacionales (Donaciones y Préstamos Externos) en el Sistema de Gestión Financiero Administrativo y Auditoria (E-SIGFA), y en el Sistema de Contabilidad ASIS, implantado en la Oficina. - Verificar y supervisar que toda la documentación generada de las operaciones contables sea archivada y resguardada conforme a las normativas y procedimientos establecidos. - Controlar los movimientos diarios en el Libro de Bancos y efectuar Conciliaciones Bancarias mensuales de las diferentes cuentas de la Institución. - Registrar en el Sistema Automatizado de Informes de Retenciones de Impuestos y Valor Agregado (SAIRI) las deducciones aplicadas en concepto de Retenciones e Impuesto sobre la Renta, a proveedores y trabajadores de la Institución; y coordinar la presentación de declaraciones de impuesto ante la Dirección General de Ingresos. - Controlar y dar seguimiento a las cuentas por cobrar y anticipos otorgados a los trabajadores de la Institución. - Elaborar los Estados Financieros mensuales de la Contraloría General de la República y efectuar ajustes a los mismos, con base a los registros contables, Normas Técnicas de Control Interno y Principios Contables. División General de Planificación y Desarrollo Institucional 33

35 - Elaborar y presentar ante la Dirección General de Ingresos (DGI), la declaración anual de Impuestos Sobre la Renta de la Institución. - Efectuar cierre contable al término del año calendario, de conformidad a las Normas de Cierre Presupuestario y Contable establecidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. - Registrar y controlar en el Sistema de Inventario de Bienes del Estado (SIBE) los movimientos de altas y baja de los bienes de la Contraloría General de la República, a fin de garantizar información actualizada del activo fijo institucional. - Gestionar ante la Dirección General de Contrataciones del Estado del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la entrega de cupones de combustibles asignados a la Institución y efectuar los registros pertinentes en el Sistema Integrado de Gestión Financiera Administrativa y Auditoria (SIGFA) y en el ASIS. - Conciliar los registros contables Vrs. saldos de las Instituciones con retención efectuada a empleados (INSS, INATEC, I. R, Instituciones Financieras) y proveedores (servicios y compras). - Efectuar periódica y anualmente inventario físico de los bienes en resguardo de la Oficina de Almacén y Suministro; así como elaborar y presentar Informe Final de los resultados obtenidos. - Coordinar con la Oficina de Almacén y Suministros el manejo adecuado del Sistema de Inventarios, a fin de lograr uniformidad en el registro de los códigos kardex vrs. Clasificador del Gasto. - Evaluar semestralmente el Desempeño Laboral del personal subalterno. - Elaborar y presentar Plan Operativo Anual (POA) - en base a los Objetivos del Plan Estratégico de Desarrollo Institucional (PEDI -, presentar insumos para la Evaluación del POA, y otras tareas administrativas propias del área. - Atender otras funciones o actividades inherentes al quehacer de la Oficina, indicadas por la instancia inmediata superior. División General de Planificación y Desarrollo Institucional 34

36 X Oficina de Tesorería Ubicación Orgánica Misión Organización Funciones Generales División General de Planificación y Desarrollo Institucional 35

37 Ubicación Orgánica DIVISIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA DIVISIÓN FINANCIERA DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Oficina de Presupuesto Oficina de Contabilidad Oficina de Tesorería Oficina de Almacén y Suministros Oficina de Servicios Generales Misión Gestionar y confirmar el desembolso de los recursos financieros de la Contraloría General de la República aprobados por la Tesorería General de la República del MHCP, provenientes del Presupuesto Nacional, Fondos Externos y Fondos de Contrapartida; así como preparar y controlar la Programación Mensualizada de Caja de la CGR, de conformidad a normativas, instrucciones de la instancia inmediata superior y otras disposiciones afines, con el fin de contribuir en la prestación de un efectivo y oportuno servicio de tesorería institucional. División General de Planificación y Desarrollo Institucional 36

38 Organización La Oficina de Tesorería es un área que depende directamente de la División Financiera y se integra para el cumplimiento de su misión, objetivo y funciones de la manera siguiente: No. Código DENOMINACIÓN DEL PUESTO Nivel Ordinal Plazas Responsable de Oficina I XVI Cajero General VIII Total: Puestos de Trabajo = 2. Ordinales asignados y Plazas asignadas = 2 Funciones Generales: - Registrar y solicitar trimestralmente y semanal en el Sistema de Programación Mensualizada de Caja (PMC), el desembolso de Gastos Operativos, Pagos Directos, Nómina Fiscal, Deducciones, INSS y Combustible. - Constituir el Fondo Rotativo Institucional y solicitar reposición periódica en el SIUE del E-SIGFA, a la Tesorería General de la República y confirmar su transferencia bancaria. - Solicitar a la Tesorería General de la República la elaboración de cheques fiscales para efectuar los pagos directos y deducciones. - Mantener relaciones con la Banca Comercial, MHCP y otras instituciones financieras, en búsqueda de óptimos servicios y condiciones, con el fin de realizar los pagos de las obligaciones oportunamente. - Efectuar el depósito de los ingresos percibidos diariamente a las Cuentas Bancarias correspondientes, verificar los saldos de caja y bancos de todas las cuentas que posee la Institución y elaborar Informe Diario del Movimiento de Caja y Banco. - Generar Comprobante de Pago en los Sistemas Informático E-Sigfa y ASIS y elaborar cheques y/o realizar transferencias electrónicas de fondos 6 para el pago de las obligaciones contraídas por la Institución. - Emitir en el Sistema informático ASIS, los Recibos de Caja para el control eferctivo de los ingresos percibidos por la Institución. - Proponer a la Instancia Superior Inmediata las estrategias, políticas y directrices de tesorería a ser aplicadas en la Institución, para un adecuado control, registro, administración y custodia de los recursos financieros. - Monitorear y gestionar en conjunto con la Oficina de Presupuesto, la recuperación de los fondos en concepto de Rentas con Destino Especifico, al final del ejercicio presupuestario. 6 Ver Capitulo XII. Observaciones y Recomendaciones. División General de Planificación y Desarrollo Institucional 37

39 - Evaluar semestralmente el Desempeño Laboral del personal subalterno. - Elaborar y presentar Plan Operativo Anual (POA) - en base a los Objetivos del Plan Estratégico de Desarrollo Institucional (PEDI -, presentar insumos para la Evaluación del POA, y otras tareas administrativas propias del área. - Atender otras funciones o actividades inherentes al quehacer de la Oficina, indicadas por la Instancia Inmediata Superior. División General de Planificación y Desarrollo Institucional 38

40 X.1.2. División Administrativa Ubicación Orgánica Misión Organización Funciones Generales División General de Planificación y Desarrollo Institucional 39

41 Ubicación Orgánica DIVISIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA DIVISIÓN FINANCIERA DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Oficina de Presupuesto Oficina de Contabilidad Oficina de Tesorería Oficina de Almacén y Suministros Oficina de Servicios Generales Misión Coordinar, planificar, controlar y dar seguimiento a las actividades de provisión de los Recursos Materiales, Servicios Generales de la CGR, de conformidad a las leyes, políticas, normas, procedimientos e instrucciones de la instancia inmediata superior, para contribuir en el funcionamiento eficiente, eficaz, económico y oportuno de todas las Unidades Organizativas de la Institución. División General de Planificación y Desarrollo Institucional 40

42 Organización La División Administrativa es un área que depende directamente de la División General Administrativa Financiera y se integra para el cumplimiento de su misión, objetivo y funciones de la manera siguiente: No. Código PUESTOS / UNIDAD ORGANIZATIVA Nivel Ordinal Plazas Denom Responsable de División Administrativa Secretaria Ejecutiva B V Total: Puestos de Trabajo = 2. Ordinales asignados y Plazas asignadas = 2 Funciones Generales: - Coordinar, dar seguimiento y controlar el manejo de los recursos materiales y servicios de mantenimiento, transporte, reproducción de documentos, conserjería y seguridad, para garantizar la eficacia, eficiencia, oportunidad y calidad en la prestación de los servicios que presta la División. - Supervisar la aplicación de los procedimientos en materia de administración, suministro, etc; de recursos materiales a fin de asegurar una oportuna, eficiente y eficaz provisión a las unidades organizativas de la Contraloría General de la República. - Planificar, coordinar y supervisar la realización de las actividades para el mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura física de la Institución, parque vehicular y activo fijo, para proporcionar a las unidades organizativas de la Contraloría General de la República, la disposición continua y oportuna de los recursos que posee. - Coordinar y supervisar las actividades relativas a la Higiene y Seguridad Ocupacional en la Institución, para mantener la infraestructura en óptimas condiciones de higiene y seguridad. - Coordinar y controlar el manejo y uso de los fondos de Caja Chica. - Orientar, llevar control y comprobar la aplicación de normas y procedimientos básicos relativos a la seguridad interna de la Institución, para garantizar la vigilancia y resguardo de las instalaciones físicas y materiales de la CGR. - Elaborar y presentar Plan Operativo Anual (POA) - en base a los Objetivos del Plan Estratégico de Desarrollo Institucional (PEDI -, insumos para la evaluación del POA, Informe de Gestión Mensual; y otras tareas administrativas propias del área. - Evaluar semestralmente el Desempeño Laboral del personal subalterno. - Atender otras funciones o actividades inherentes al quehacer de la División, indicadas por la instancia inmediata superior. División General de Planificación y Desarrollo Institucional 41

43 X Oficina de Almacén y Suministro Ubicación Orgánica Misión Organización Funciones Generales División General de Planificación y Desarrollo Institucional 42

44 Ubicación Orgánica DIVISIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA DIVISIÓN FINANCIERA DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Oficina de Presupuesto Oficina de Contabilidad Oficina de Tesorería Oficina de Almacén y Suministros Oficina de Servicios Generales Misión Recibir y almacenar los recursos materiales adquiridos por la Institución; y suministrar y llevar control de los materiales requeridos por las unidades organizativas de la Contraloría General de la República, de conformidad a las normas, procedimientos e instrucciones de la instancia inmediata superior, para contribuir en el desarrollo de las actividades que realiza la Institución. División General de Planificación y Desarrollo Institucional 43

45 Organización La Oficina de Almacén y Suministros es un área que depende directamente de la División Administrativa, se integra para el cumplimiento de su misión, objetivo y funciones de la manera siguiente: No. Código DENOMINACIÓN DEL PUESTO Nivel Ordinal Plazas Responsable de Oficina Auxiliar de Compras y Suministros Kardista V Total: Puestos de Trabajo =3, Ordinales asignados y Plazas asignadas = 3 Funciones Generales: - Recibir y verificar las cantidades de artículos adquiridos contra documentación soporte (Facturas, Orden de Compra, otros), para su debido ingreso al Almacén. - Registrar y llevar control en el Sistema de Inventario de los recursos materiales adquiridos por la Institución que ingresan al Almacén Institucional. - Almacenar y resguardar los artículos que ingresan al Almacén, a través del establecimiento y aplicación de medidas de seguridad para su conservación y protección. - Suministrar y registrar la entrega de los artículos requeridos por las distintas unidades organizativas de la Institución en base a Requisas. - Administrar el Sistema de Inventario y mantener coordinación constante con la Oficina de Contabilidad y la División de Sistemas Informáticos, con el objetivo de lograr la uniformidad en las actividades de registro, correcciones, modificaciones e inclusiones de códigos que realiza la Oficina de Almacén y Suministro. - Comprobar y llevar control del stock para cada ítem del Almacén, y solicitar mensualmente a la la reposición oportuna del stock. - Atender los requerimientos de la Oficina de Contabilidad, para la realización del inventario semestral, anuales y sorpresivos de los bienes institucionales resguardados en el almacén. 7 Ver en parte inferior de Pág. 14, Referencia No. 2. División General de Planificación y Desarrollo Institucional 44

46 - Elaborar y presentar Plan Operativo Anual (POA) - en base a los Objetivos del Plan Estratégico de Desarrollo Institucional (PEDI -, presentar insumos para la Evaluación del POA, y otras tareas administrativas propias del área. - Evaluar semestralmente el Desempeño Laboral del personal subalterno. - Atender otras funciones o actividades inherentes al quehacer de la Oficina, indicadas por la instancia inmediata superior. División General de Planificación y Desarrollo Institucional 45

47 X Oficina de Servicios Generales Ubicación Orgánica Misión Organización Funciones Generales División General de Planificación y Desarrollo Institucional 46

48 Ubicación Orgánica DIVISIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA DIVISIÓN FINANCIERA DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Oficina de Presupuesto Oficina de Contabilidad Oficina de Tesorería Oficina de Almacén y Suministros Oficina de Servicios Generales Misión Coordinar, controlar y supervisar la actividades relativas a la provisión de servicios de mantenimiento de edificio, limpieza, ornamentación, vigilancia y seguridad de las instalaciones físicas de la CGR, transporte y taller de mecánica; encolochado y fotocopiado de documentos, recepción y distribución de correspondencia de la Contraloría General de la República, de acuerdo a las normativas, procedimientos e instrucciones de la instancia inmediata superior, para satisfacer los requerimientos y necesidades institucionales de forma eficiente, eficaz y oportuna. División General de Planificación y Desarrollo Institucional 47