Manual de Usuario. AddIn IVA Costo

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1 Page 1 of 29 IVA COSTO IVA COSTO Manual de Usuario AddIn IVA Costo Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create PDF Help documents Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Produce electronic books easily Copyright 2015 by OK ONE SAS. All Rights Reserved. Alcance IVA COSTO Alcance IVA COSTO Para profundizar este capitulo puede ingresar al tutorial aquí Guiar al usuario en la utilización del add-on IVA COSTO funcionalidad agregada en la localización Sap Bussines One, con el fin de reclasificar el valor de IVA por compras a la cuenta correspondiente del costo y reclasificar el valor de devolución de IVA en ventas a la cuenta asignada por el usuario. Utilidad del addin

2 Page 2 of 29 El estándar de SAP permite configurar las operaciones generales de IVA de compras y ventas en una cuenta de IVA descontable (compras) e IVA generado (ventas), sin embargo, para las operaciones de IVA mayor valor del costo y Devolución en ventas se hace necesario crear cuentas especificas, por tal razón se creo el add-on el cual permite configurar una cuenta particular para el mayor valor del costo y reclasificación devolución IVA. Actividades Parametrizaciones Procedimiento IVA mayor valor del costo Procedimiento Reclasificación IVA Costo Procedimiento reclasificación devolución IVA Prerrequisitos Configuración de códigos fiscales Ruta de Menú Utilizar la siguiente ruta del menú principal o en la barra superior la opción módulos para iniciar la operación. Ir a Parametrizaciones Gestión > Definiciones > finanzas > impuestos > Códigos fiscales Rutas del proceso Ventas clientes > Documentos de marketing Compras > proveedores > Documentos de marketing Finanzas > Asientos Inventarios > Operaciones de stock > Revalorización de inventario Procesos que intervienen Estándar B1 (Inputs) Compras > Documentos de marketing abiertos (Entrada de mercancías, devolución de mercancías, facturas y notas crédito) Ventas > Documentos de marketing abiertos (notas crédito por devolución) Inventario > Operaciones de stock > Revalorización de inventario AddIn (Outputs) Reportes libros oficiales Informe de Cuentas contables con valores Debito - Crédito afectadas por Notas crédito por devolución Consejos Útiles Al momento de realizar una nota crédito es necesario marcarla como devolución para que se reclasifique el iva, o anulación para que los valores se reflejen en el informe de cuentas de notas crédito por devolución. Cada que se de una revalorización de inventario, en el campo de observaciones se especifica el número y el tipo de documento que genera la transacción. Típicos errores Si no se crean los códigos de transacción del registro de diario, las reclasificaciones automáticas no se van a efectuar. Si se hacen documentos de artículos en compra que afecten el IVA mayor valor del costo, y los documentos en datos maestros están marcados como de no inventario, no se hace revalorización, solo se hace una reclasificación del IVA. Si la parametrizacion de códigos fiscales no se encuentra completa (Marcar si para la pestaña de afecta costo en IVA descontable; o el código de cuenta en IVA por devolución para IVA generado en ventas), el add-in no hará ningún proceso. Temas sin alcance

3 Page 3 of 29 En notas crédito por devolución no se hacen reclasificaciones del ingreso, solo reclasificación del IVA generado. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free help authoring environment Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free EPub and documentation generator Copyright 2015 by OK ONE SAS. All Rights Reserved. Alcance IFRS IVA COSTO Alcance IFRS IVA COSTO El siguiente documento guía al usuario final del Add-In IVA Costo en la configuración y utilización de este Add-In integrado en el Add-On Best Practices de Colombia con respecto a los estándares de IFRS. Consideraciones Ok One S.A.S. Los procedimientos que realiza el add-in de IVA Costo tienen en cuenta el valor del campo IFRS del documento de marketing correspondiente para la creación de los asientos de diario que generan dichos procesos. Los activos fijos deben estar habilitados y creados acorde a lo establecido por el estándar SAP Business One Esta funcionalidad es compatible aparir de la versión del estándar SAP 9 PL11. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured EBook editor Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured Kindle ebooks generator Copyright 2015 by OK ONE SAS. All Rights Reserved. Parametrizaciones generales IVA COSTO Parametrizaciones generales IVA COSTO Antes de utilizar el addin es necesario realizar las siguientes parametrizaciones: Configuración tipo de transacciones Para una mejor identificación de los registros de este add-on en la contabilidad es necesario crear los siguientes tipos de transacción. 1. OKIM Recl. IVA Mayor Valor 2. OKID Recl. IVA Por devolución Para crearlas ir a: Menú principal > Finanzas > asiento

4 Page 4 of 29 Luego debe dar clic en "Código trans." y elegir definir nuevo, registre la información correspondiente de códigos y descripción o si lo prefiere configure las transacciones en la ruta: Gestión definiciones > finanzas > códigos de transacciones. Se sugiere que se asigne la descripción de las transacciones tal como se presenta en la imagen anterior. Oprime "Actualizar" y luego "OK". Configuración códigos fiscales Se debe determinar los códigos fiscales que afectaran el costo del Inventario para esto elecciones el campo de usuario Afecta Costo y la opción SI:

5 Page 5 of 29 Código Devolución IVA (Ventas) Se debe configurar la cuenta a la cual se llevara el valor por devolución de IVA, para esto debe buscar los códigos de IVA a los cuales se les aplicara la condición y definir en el campo de usuario Cuenta IVA por devolución la cuenta correspondiente. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Generate EPub ebooks with ease Created with the Personal Edition of HelpNDoc: iphone web sites made easy Copyright 2015 by OK ONE SAS. All Rights Reserved. IVA Costo en operaciones de compras. IVA COSTO IVA Costo en operaciones de compras. IVA COSTO Revalorización IVA mayor valor del costo El IVA se lleva como revalorización de inventarios aumentando (+) el costo de los ARTICULO INVENTARIABLES cuando se realizan operaciones con documentos marketing de compras Entrada de mercancías, Factura de acreedores, Nota débito de acreedores, en los cuales debe seleccionar el indicador de impuesto por el cual se definió afectar el costo. Entrada de Mercancía Ir a Compras > Proveedores > Entrada de mercancías.

6 Page 6 of 29 El addin idenficará que el valor del impuesto se debe aumentar en el costo del artículo, de forma automática se realiza la revalorización débito. Ir a Inventario > Operaciones de stock > Revalorización de inventario. Factura de proveedores Ir a Compras > Proveedores > Factura de proveedores

7 Page 7 of 29 El addin idenficará que el valor del impuesto se debe aumentar en el costo del artículo, de forma automática se realiza la revalorización débito. Ir a Inventario > Operaciones de stock > Revalorización de inventario. Tenga la importancia de los siguientes campos de la pantalla revalorización: Comentarios: menciona el No de documento de la entrada de mercancía o factura que afecta el IVA mayor valor del costo. Asiento Contable: Le permite ver el asiento contable que registra la operación esto presionando el "Linked Button". El IVA se lleva como revalorización de inventarios disminuyendo (-) el costo de los ARTICULO INVENTARIABLES cuando se realizan operaciones con documentos marketing de compras Devolución de mercancías, Nota crédito, en los cuales debe seleccionar el indicador de impuesto por el cual se definió afectar el costo.

8 Page 8 of 29 Devolución de mercancías Ir a Compras > Proveedores > Devolución de mercancías. El addin idenficará que el valor del impuesto se debe disminuir en el costo del artículo, de forma automática se realiza la revalorización crédito. Ir a Inventario > Operaciones de stock > Revalorización de inventario. Nota Débito Acreedores Ir a Compras > Proveedores > Nota débito proveedores.

9 Page 9 of 29 El addin idenficará que el valor del impuesto se debe aumentar en el costo del artículo, de forma automática se realiza la revalorización débito. Ir a Inventario > Operaciones de stock > Revalorización de inventario. Tenga la importancia de los siguientes campos de la pantalla revalorización: Comentarios: menciona el No de documento de la nota débito que afecta el IVA mayor valor del costo. Asiento Contable: Le permite ver el asiento contable que registra la operación esto presionando el link button. Nota Crédito de Acreedores

10 Page 10 of 29 Ir a Compras > Proveedores > Nota crédito proveedores. El addin idenficará que el valor del impuesto se debe disminuir en el costo del artículo, de forma automática se realiza la revalorización crédito. Ir a Inventario > operaciones de stock > Revalorización de inventario. Tenga la importancia de los siguientes campos de la pantalla revalorización: Comentarios: menciona el No de documento de la entrada de mercancía o factura que afecta el IVA mayor valor del costo. Asiento Contable: Le permite ver el asiento contable que registra la operación esto presionando el link button.

11 Page 11 of 29 Reclasificación de IVA Se lleva acabo una reclasificación de IVA para aquellos "Artículos no inventariables o servicios" cuando se realizan operaciones Factura de acreedores, en el cual debe seleccionar el indicador de impuesto por el cual se definió afectar el costo.- Articulo No Inventariables. Ir a Compras > proveedores > Factura de proveedores El addin identificará que el valor del impuesto debe reclasificarse, y de forma automática creara el registro que cancela el IVA descontable y aumenta el valor de la compra. Ir a Finanzas Asiento

12 Page 12 of Referencia 1: corresponde a las iniciales de IVA mayor valor del costo y el número del documento de marketing. 2. Referencia 2: corresponde a la línea del documento, para este caso es cero (0) por que la línea es la No. uno (1). Por cada línea del documento se crea un registro contable. 1. Código de transacción: OKIM Reclasificación Mayor valor de IVA. Servicio Ir a Compras > Proveedores > Factura de proveedores El addin idenficará que el valor del impuesto debe reclasificarse, y de forma automática creara el registro que cancela el IVA descontable y aumenta el valor

13 Page 13 of 29 del servicio. Ir a Finanzas > Asiento. 1. Referencia 1: corresponde a las iniciales de IVA mayor valor del costo y el número del documento de marketing. 2. Referencia 2: corresponde a la línea del documento, para este caso es cero (0) por que la línea es la No. uno (1). Por cada línea del documento se crea un registro contable. 1. Código de transacción: OKIM Reclasificación Mayor valor de IVA En un mismo documento de marketing se pueden registrar por clase de artículos inventariables que afectan la revalorización del inventario y artículos no inventariables y servicios que realizan una reclasificación de IVA. Nota crédito servicio/articulo no inventariable Ir a Compras > proveedores > Nota crédito

14 Page 14 of 29 El addin identifica que el valor del impuesto debe reclasificarse, y de forma automática reversa el registro del IVA descontable y cancela el valor de IVA que se llevo en la cuenta del servicio o por un articulo no inventariable.. Ir a Finanzas > Asiento 1. Referencia 1: corresponde a las iniciales de IVA mayor valor del costo y el número del documento de marketing. 2. Referencia 2: corresponde a la línea del documento, para este caso es cero (0) por que la línea es la No. uno (1). Por cada línea del documento se crea un registro contable. 1. Código de transacción: OKIM Reclasificación Mayor valor de IVA. que se reversa en la nota crédito Nota débito servicio/articulo no inventariable

15 Page 15 of 29 Ir a Compras > proveedores > Nota débito de proveedores El addin idenficará que el valor del impuesto debe reclasificarse, y de forma automática creara el registro que cancela el IVA descontable y aumenta el valor del servicio. Ir a Finanzas > Asiento. 1. Referencia 1: corresponde a las iniciales de IVA mayor valor del costo y el número del documento de marketing. 2. Referencia 2: corresponde a la línea del documento, para este caso es cero (0) por que la línea es la No. uno (1). Por cada línea del documento se crea un registro contable. 1. Código de transacción: OKIM Reclasificación Mayor valor de IVA. que se aumenta en la nota débito

16 Page 16 of 29 Ejemplo practico mayor Valor del costo En algunos escenarios se ha presentado casos en los que la revalorización del inventario se hace contra la cuenta de diferencia en precio, por tal motivo a continuación se ilustrara este caso (El escenario) y se explicara el proceso para demostrar que el resultado es el misma conclusión, El proceso se realiza correctamente. Escenario 1 Entrada de mercancías Factura y Nota. En este primer escenario se crea un ítem nuevo, se hace una entrada, se copia a factura, y la factura se copia a nota. En este escenario se genera diferencia en precio. Inicio. Cuentas contables antes de iniciar el proceso Entrada de mercancía Se ingresaron 5 unidades del código 1018 a 1500 pesos. El registro contable del documento es el siguiente: Factura

17 Page 17 of 29 En este punto las cuentas contables están así: Nota crédito

18 Page 18 of 29 Cuentas contables al final del proceso Con este ejercicio se puede evidenciar que contablemente se hace el proceso correctamente. El movimiento de diferencia en precio se da porque al realizar la nota crédito y quedar la existencia del ítem en cero, Business One realiza la salida al costo del producto, y evidentemente el costo se vio afectado por la revalorización del IVA. Esa diferencia en precio la compensa el add-in dejando las cuentas contables cuadradas como al inicio del procedimiento. Escenario 2 Entrada Factura 1 Factura 2 Nota 1 Nota 2 El ejercicio aquí se realiza haciendo una entrada, la entrada se copia a dos facturas, y luego se hace nota a ambas facturas. En la nota 1 no se genera el registro de diferencia en precio, pero en la nota si se hace este registro porque la existencia del producto queda en cero. Se van a comparar los registros contables de ambas notas crédito con las dos revalorizaciones que hace el add-in IVA mayor valor del costo, y se podrá evidenciar que contablemente están haciendo lo mismo Nota 1 Nota 2 Nota 1 Nota 2 Si se comparan ambas tablas en valores aplicados, el resultado es exactamente igual. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create PDF Help documents Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create EBooks Copyright 2015 by OK ONE SAS. All Rights Reserved. Devolución de IVA IVA COSTO Devolución de IVA IVA COSTO Con el fin de registrar la devolución de IVA en una cuenta seleccionada por el usuario e independiente de la cuenta del IVA generado, este add-on le ofrece esta opción, para lo cual debe realizar el siguiente procedimiento. Parametrice la cuenta de devolución correspondiente en la ventana de códigos fiscales, tal como se indica en el número

19 Page 19 of 29 Al realizar la factura de clientes correspondiente por clase de articulo/servicio, debe seleccionar el código de IVA, parametrizado con la cuenta de devolución. Ir a ventas clientes Factura de clientes. En el momento de crear la nota crédito se debe ubicar el campo de usuario Tipo De Nota y seleccionar la opción DEVOLUCION esto con el fin de que el IVA por devolución sea reclasificada a la cuenta de IVA devolución parametrizada. Ir a ventas clientes Factura de clientes La contabilización es la siguiente: Al efectuar la nota crédito se crea el asiento cargando el IVA de devolución a la cuenta de IVA generado. Ir a: Finanzas Asiento

20 Page 20 of 29 De forma simultánea se crea un registro en donde se reclasifica el IVA de devolución de la cuenta de IVA Generado (240805) a la cuenta de IVA (240815) en este ejemplo. 1. Referencia 1: corresponde a las iniciales de IVA mayor valor del costo y el número del documento de marketing. 2. Referencia 2: corresponde a la línea del documento, para este caso es cero (0) por que la línea es la No. uno (1). Por cada línea del documento se crea un registro contable. Código de transacción: OKID Reclasificación IVA Devolución. que se reversa en la nota crédito. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Produce electronic books easily Created with the Personal Edition of HelpNDoc: News and information about help authoring tools and software Copyright 2015 by OK ONE SAS. All Rights Reserved. Reporte anulación IVA COSTO Reporte anulación IVA COSTO El reporte de anulación permite consultar las cuentas que son afectadas al momento de crear una nota crédito y que en el campo de usuario Tipo Nota se seleccione la opción ANULAR, esto con el fin de que el usuario realice las reclasificaciones en las cuenta del ingreso a que haya lugar.

21 Page 21 of 29 Para la impresión del Reporte de anulación oprima el Botón Query manager, después Iva costo _ cuentas_anulacion_notas Y presiona una de las siguientes rutas para visualizar el Reporte presentacion preliminar imprimir,layoutpara PDF ó MS Excel. Si desea definir parámetros específicos debe: Presionar el Botón Query Manager, después IVA costo _ cuentas_anulacion_notas

22 Page 22 of 29 Presionar "OK" y dar los parámetros en la siguiente ventana: Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured EBook editor Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easy to use tool to create HTML Help files and Help web sites Copyright 2015 by OK ONE SAS. All Rights Reserved. Informe IVA Costo Faltante IVA COSTO Informe IVA Costo Faltante IVA COSTO En el reporte Informe IVA Costo se muestran los documentos en los que se utilizan IVA`s marcados como Afecta Costo y que no generaron los respectivos registros de diario para facturas de Servicios y Artículos no inventariables, o la revalorización de inventario para las facturas de Artículos. La ruta para generar el informe es la siguiente: Estructura del informe:

23 Page 23 of 29 Muestra la información general del documento con inconsistencia. Permite seleccionar el que documento al que se le efectuará el registro correspondiente. Permite seleccionar todos los documentos reportados o borrar los ya seleccionados. Inicia la creación de los registros o cancela el proceso. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easy EPub and documentation editor Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured Help generator Copyright 2015 by OK ONE SAS. All Rights Reserved. Mayor valor del costo activo fijo IVA COSTO Mayor valor del costo activo fijo IVA COSTO Configuración de cuentas Área de Valoración Proceso de compra Activos Fijos Reporte del movimiento a Medios Magnéticos Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured Kindle ebooks generator Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free EPub producer Copyright 2015 by OK ONE SAS. All Rights Reserved. Configuración de cuentas IVA COSTO Mayor valor del costo activo fijo Configuración de cuentas IVA COSTO Mayor valor del costo activo fijo Para que el sistema genere los correspondieres asientos de IVA mayor valor con activos fijos se debe previamente configurar las cuentas descritas en la siguiente imagen:

24 Page 24 of 29 La Cuenta de compensación de adquisición es utilizada en los asientos generados por el addin como una cuenta puente; por lo cual esta no debe ser utilizada para ningún otro fin. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free PDF documentation generator Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Produce Kindle ebooks easily Copyright 2015 by OK ONE SAS. All Rights Reserved. Área de Valoración IVA COSTO Mayor valor del costo activo fijo Área de Valoración IVA COSTO Mayor valor del costo activo fijo El proceso realizado para activos fijos, toma en cuenta la configuración de las áreas de valoración asociadas al activo. Para que se aplique el mayor valor del costo, el área de valoración debe ser configurado como Local o IFRS. El addin no generara reporte en medios magnéticos si la área de valoración es IFRS o Común. El sistema generara la capitalización del impuesto y asiento de transacción OKIM por cada área de valoración.

25 Page 25 of 29 Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Write ebooks for the Kindle Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Create HTML Help, DOC, PDF and print manuals from 1 single source Copyright 2015 by OK ONE SAS. All Rights Reserved. Proceso de compra Activos Fijos IVA COSTO Mayor valor del costo activo fijo Proceso de compra Activos Fijos IVA COSTO Mayor valor del costo activo fijo Para realizar la facturación de un activo fijo al cual se le va aplicar IVA mayor costo debe realizar la configuración del código de impuesto seleccionando la opción "Afecta costo" en los campos definidos por el usuario Las facturas que apliquen para IVA mayor costo con activo fijo deberá tener en cuenta el código de impuesto mencionado anteriormente y que el articulo utilizado en la factura sea un activo fijo Asientos de diario generados por IVA mayor costo Activos Fijos Los asientos contables descritos a continuación son generados por la factura creada y la capitalización del activo fijo no tiene intervención del addon en su creación.

26 Page 26 of 29 Asiento de factura generada Asiento de Capitalización del estándar Tenga en cuenta que la cantidad de asientos de Capitalización creados por el estándar, variara dependiendo del numero de Áreas de Valoración incluidas en el activo, sin importar si estas son Local, IFRS o Común. Capitalización de Impuesto generado por el addin El siguiente asiento es la capitalización del impuesto el cual es creado por el addin con el cual se adiciona el costo del impuesto al activo fijo. Se creara un asiento de capitalización del impuesto por cada área de valoración configurada en el activo fijo.

27 Page 27 of 29 Ultimo asiento que se genera, trae el código de transacción OKIM. La utilidad de este asiento esta explicada en el tema Reporte del movimiento a Medios Magnéticos Tenga en cuenta que la cantidad de asientos de capitalización del Impuesto y OKIM, variara dependiendo del numero de Áreas de Valoración incluidas en el activo. En el Dato maestro del activo la afectación de los movimientos contables anteriormente descritos, se verán reflejados en el campo "Costos de adquisición y producción".

28 Page 28 of 29 Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easy EBook and documentation generator Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create PDF Help documents Copyright 2015 by OK ONE SAS. All Rights Reserved. Reporte del movimiento a Medios Magnéticos IVA COSTO Mayor valor del costo activo fijo Reporte del movimiento a Medios Magnéticos IVA COSTO Mayor valor del costo activo fijo El registro de diario descrito a continuación reclasifica el impuesto aplicado para reportarse en el concepto de medios magnéticos correspondiente para activos fijos (Formato 1001 concepto 5008).

29 Page 29 of 29 Nota: Para realizar la adecuada extracción del formato 1001 concepto 5008 es necesario configurar la Cuenta de compensación de adquisición en la configuración de dicho concepto. Adicionalmente cuando el activo ingresa a la capitalización no se hace registros en el Infoco ya que esta información no es reportarle en ningún formato Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create Web Help sites Created with the Personal Edition of HelpNDoc: What is a Help Authoring tool? Copyright 2015 by OK ONE SAS. All Rights Reserved.