Manual de Usuario. AddIn 2Legalizaciones

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1 Page 1 of 36 LEGALIZACIONES2 LEGALIZACIONES2 Manual de Usuario AddIn 2Legalizaciones Created with the Personal Edition of HelpNDoc: iphone web sites made easy Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create EBooks Alcance Alcance Información Importante Apartir de la versión del AddOn Best Practices, queda disponible para los usuarios finales el AddIn2Legalizaciones. Puntos a tener en cuenta respecto a la versión anterior del AddIn Legalizaciones: Se permite seguir utilizando la versión anterior. Únicamente serán soportados aquellos casos en los que la operación de la empresa esté completamente detenida.

2 Page 2 of 36 Errores y mejoras serán solucionados en la nueva versión del AddIn. Puntos a tener en cuenta respecto a la nueva versión del AddIn Legalizaciones: No se pueden utilizar la dos versiones del AddIn Legalizaciones al mismo tiempo. Una vez se haya migrado a la nueva versión no será posible regresar a la versión anterior. A partir de la versión del AddOn Best Practices, se remueven los links a los antiguos reportes utilizados en la anterior versión (AddInLegalizaciones). Los anteriores reportes fueron reemplazados por un reporte Crystal especificado en los Informes Generales. A partir de la versión se habilita un layout de impresión de la legalización que se esta mistando actualmente en pantalla, para visualizarlo es necesario dar click en el botón Vista preliminar. El siguiente documento guía al usuario final del Add-In Legalizaciones en la configuración y utilización de este Add-In integrado en el Add-On Best Practices de Colombia y Perú. Utilidad del AddIn El AddIn Legalizaciones permite la creación y tratamiento de reembolsos de caja menor a través de SAP Business One, para ello es necesario la previa parametrización y conocimiento de ciertos pasos que serán necesarios para poder crear con éxito el rembolso conocido también como Legalización. Actividades Parametrizaciones previas en SAP Business One. Configuración del Add-In Legalizaciones. Creando un rembolso de Caja Menor. Creando un rembolso de Caja Menor con Anticipos. Gestión de Informes. Ruta del Menú A continuación se presentan las rutas usadas para acceder a los distintos formularios y documentos que intervienen con la funcionalidad de Legalizaciones Rutas de Configuración. Barra de Menús - Herramientas Ventanas definidas por usuario OK1_2LE_OBL CAMPOS OBLIGATORIOS. Barra de Menús - Herramientas Herramientas personalización Campos definidos por usuario Gestión. Menú Principal Finanzas Legalizaciones Configuración. Rutas del Proceso Compras Factura de Anticipo de proveedores. Socios de Negocio - Datos Maestros de Socio de Negocio. Finanzas Legalizaciones Caja Menor/Anticipo. Finanzas Legalizaciones Informes. Procesos relacionados Actualización de tipo de cambio (para legalizaciones en diferentes monedas). Datos maestros de socio de negocio Asignación de retenciones. Compras Facturas en estado Abierto y facturas de Anticipo en estado Abierto. Gestión de pagos Pagos Efectuados. Compras - Facturas de Proveedores. Consejos útiles Si el responsable del rembolso de caja menor (Legalización) tiene retenciones asignadas, es recomendable crear la factura final como preliminar para que estas sean tratadas como el usuario que cree la legalización crea conveniente. A fin de no afectar movimientos habituales de la compañía se recomienda crear como cuenta puente alguna que se encuentra dentro del grupo de cuentas de orden o una cuenta no asociada. Si en la legalización es necesario digitar una cantidad considerable de líneas, es preferible asignar la Fecha de contabilización para ahorrar tiempos de procesamiento.

3 Page 3 of 36 Típicos errores No efectuar el pago de la factura de anticipo antes de realizar la legalización, si no se ha efectuado el pago de dicha factura una vez llamado el responsable de la legalización, no aparecerá tal factura. No asignar el código de impuesto IVA I-LEG-T0 a la factura de anticipo, si la factura de anticipo no tiene asignado tal código de IVA la factura no aparecerá una vez llamado el responsable de la legalización. El usuario que crea la legalización no tiene permisos tanto para la creación de facturas como para efectuar los pagos de estas, es necesario que el usuario tengas los dos permisos. No definir una dirección de pago a los socio de negocios involucrados. En la utilización del informe de Documentos Duplicados, cuando se cancela una factura, no se modifiquen los comentarios de dicha factura, ocasionando que siga reapareciendo en el mismo. En ocasiones se presenta un error de matriz en la tabla de Retenciones, este se presenta porque el sistema realiza un calculo de la retención con respecto a la base. Este error no genera inconvenientes tanto en el calculo de las retenciones como en la generación de la legalización. Es posible que al duplicar una factura y realizar un cambio de moneda no sea posible importar la factura en la legalización, ya que los totales no coinciden, esto se debe a funcionalidad netamente estándar. Si el campo IFRS se encuentra vacío en las líneas del formulario, es probable que los documentos de línea no se creen correctamente. A partir de la versión , se ha integrado una funcionalidad para agrega una linea al digitar el ultimo campo obligatorio(campo precio por defecto). Si se ubica en dicho campo e intenta dar clic sobre las barras de navegación, el sistema le pedirá una confirmación para crear una nueva linea, tenga en cuenta que este evento es controlado por el estándar SAP y debe ubicarse en un campo diferente al ultimo campo obligatorio de las lineas de legalización. Al utilizar la opción de "Optimización" e importar facturas, no se debe manipular la información de la linea de legalización; es decir no debe sobrescribir o borrar la información de los campos relacionados con la factura importada. Temas sin alcance No se soportan campos de usuario tipo Fecha. Si la legalización de caja menor o anticipos involucra la compra de inventarios estos no podrán ser registrados si son manejados con series o lotes. No se soporta condiciones de pago superiores a una cuota, solamente aplica para los operaciones de contado. No se pueden importar facturas a las legalizaciones en las cuales solamente se haya gravado el valor de IVA. Los títulos asignados en los campos de usuario de la legalización son validados por el sistema, por tal razón, no se puede crear dos campos de usuario con el mismo nombre en encabezado y líneas del formulario de anticipo y/o caja menor. El Add-in en el formulario de anticipo de legalización solo trae la primera línea (línea 0) de la factura de anticipo de proveedores las demás no las tiene en cuenta, por lo cual si el cliente basa la factura de anticipo en otro documento que fue creado con varias líneas, luego borra las primeras líneas del documento y solo deja la ultima o cualquier línea diferente a la primera, el anticipo no traerá la información de ese documento. No se importarán facturas cuyas lineas tengan la misma descripción o el mismo servicio o dicho campo este vació. De igual forma si la factura es por artículos el Add-in no importara la misma si hay 2 o mas lineas de la factura con el mismo articulo. No esta dentro del alcance del addin calcular a nivel de linea el valor correspondiente de una factura importada cuya primera linea esta marcada como "Solo impuesto" y que la misma a su vez esta sujeta a retención. El addin no calcular en las lineas el valor real de aquellas facturas importada que tengan lineas marcadas como "Solo Impuesto" y que a su vez tengan descuentos. Esta restricción solo se aplica a lineas que cumplan con esta condición y unicamente se vera afectado el total de la linea dentro de la legalización a cual fue importada. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free help authoring environment Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free EPub producer Alcance IFRS Alcance IFRS El siguiente documento guía al usuario final del Add-In Legalizaciones 2 en la configuración y utilización de este Add-In integrado en el Add-On Best Practices de Colombia con respecto a los estándares de IFRS.

4 Page 4 of 36 Consideraciones Es necesario configurar en los enlaces de campo de referencia de facturas de proveedores y pagos efectuados que el campo de IFRS del asiento de diario sea igual al valor del del campo de usuario IFRS, para que al momento de crear los asientos de diario correspondientes a la factura y el pago, el valor del campo IFRS de las líneas de la legalización se transfiera correctamente al asiento de diario. Para mayor información consultar el tópico BPCO (IFRS) de la sección BEST PRACTICES COLOMBIA BPCO del manual. Si se va a crear una factura por múltiples líneas en la legalización, el valor de IFRS que va a tomar es el de la primera línea de la factura. Ok One S.A.S. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free EPub and documentation generator Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create Web Help sites Parametrizaciones Previas Parametrizaciones Previas Autorizaciones Generales del Usuario Para llevar a cabo con éxito el proceso de legalizaciones, el usuario encargado de estas deberá tener los siguientes permisos mínimos con Autorización Total en SAP Business One. Código de IVA (I-LEG-T0) Se debe confirmar la existencia del código de IVA I-LEG-T0, el cual es creado por el Add-In, además para el correcto funcionamiento de esta herramienta dicho código de IVA debe tener asignado cuentas adecuadas. Serie de facturas de acreedores

5 Page 5 of 36 Se debe crear una serie documento especifica para las facturas registradas en este addin y de esta forma no se presenten interferencia con la(s) serie(s) utilizadas para los documentos de marketing. Serie de pagos efectuados Al igual que las facturas de acreedores es obligatorio crear una nueva serie de documento para realizar estos pagos y no tenga interferencia con la(s) serie(s) utilizadas para los comprobantes de egreso. Cuenta puente Se debe crear una cuenta de mayor que se va a utilizar en los pagos efectuados para acumular el valor del rembolso de caja menor y que posteriormente será cancelada con la factura de acreedores generada al responsable de la legalización. Esta cuenta debe ser multimoneda teniendo en cuenta que las facturas que se relacionan en la legalización pueden estar en varias monedas. Código responsable Es el socio de negocios responsable de la administración de la legalización, con su respectiva cuenta asociada, este responsable puede manejar retenciones si es del caso. Si se requiere tener varias cajas menores en una misma empresa se deben crear igual número de Socios de negocios como proveedores para poderlos relacionar en el Add-In. La persona encargada de las legalizaciones, debe tener los niveles de autorización para generar facturas y efectuar pagos, ya que esto es requerido en los formularios de caja menor y legalización de anticipos. Cuenta de anticipos Asignar a los socios de negocios la cuenta en la cual se van a registrar los anticipos, en la ficha finanzas de los datos maestros. Dirección de pago Parametrizar a los socios de negocios las direcciones de pago, en la ficha direcciones de los datos maestros. Campos de Usuario Los campos adicionales creados por el usuario en las líneas de la legalización, son grabados y llevados a la factura solamente si el campo también se encuentra en los documentos de marketing. Es importante aclarar que los campos se tienen que llamar igual tanto en los documentos de marketing como en el formulario de legalizaciones, además no se debe poner un nombre a los nuevos campos de usuario que ya se encuentre utilizado en este formulario, ejemplo: U_AcctCode, U_Ref, U_ItemCode, etc. Se soportan los campos tipo Alfanumérico, numérico, precio, cantidad. No se soportan los campos tipo fecha. Esta funcionalidad de campos de usuario aplica también cuando las facturas se hacen manualmente pero se quieren incluir en la legalización (Importar Factura), se trae también esta información. Para crear dichos campos de usuario, se debe utilizar la siguiente ruta: Herramientas Herramientas personalización Campos definidos por el usuario gestión. Y aparece la siguiente ventana: Seleccionamos tablas de usuario > Encabezado legalizaciones y se presiona el botón "Crear". Parámetros para crear campos de usuario en legalizaciones Los campos de usuario que se van a crear, deben contener los siguientes parámetros:

6 Page 6 of 36 Deben comenzar por U_ y Seis caracteres, Ejm: U_prueba Campos Obligatorios Se deben configurar los campos que deben ser obligatorios para que se asegure que la legalización sea creada con los datos que requiera la compañía, para ello vamos a la siguiente ruta: Herramientas Ventanas definidas por usuario OK1_2LE_OBL CAMPOS OBLIGATORIOS LEG. En esta ventana podrá definir lo campos que considere sean totalmente obligatorios; el Add-In Legalizaciones no dejará crear documentos en cuanto los campos obligatorios estén diligenciados. A continuación se detalla los campos que deben ser llenados: Campo Code Descripción Elija un código único para el campo Debe escribir el nombre interno del campo que desea colocar como obligatorio. En caso de no saber el nombre puede consultarlo dirigiéndose a: Barra de herramientas Visualizar Información del Sistema, u oprimir las teclas Ctrl + Shift + I. Una vez hecho esto coloque el puntero de mouse sobre el campo y en la parte inferior de SAP Business One, aparecerá el nombre interno del campo: Ejemplo: Name Deberá seleccionar el tipo campo según las tres opciones que aparecerán una vez haga clic en esta columna.

7 Page 7 of 36 Tipo de Columna Descripción El tipo de dato deber ser acorde a como se muestra en el formulario de legalizaciones. Seleccione: Edit: En caso que pueda digitar un número, letra, o fecha cualquiera en el campo. Combo: En caso que al hacer clic en el campo aparezca una lista de opciones. Check: En caso que el campo deba ser seleccionado, ejemplo: Deberá digitar el nombre del campo que aparece en el formulario de legalizaciones. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easy EPub and documentation editor Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Write EPub books for the ipad Configuración Configuración Es una opción con la que cuentan los usuarios para poder definir las políticas de las compañías en cuanto al uso de los fondos entregados para caja menor y para las legalizaciones de anticipos, en este formulario se definen los requisitos mínimos para el control de estas operaciones, entre los requisitos encontramos definir montos máximos de pago y las cuentas donde se pueden realizar ajustes. Para ingresar ir a: Finanzas > Legalizaciones > Configuración. Es importante aclarar que cuando se hace el proceso de configuración por primera vez, sin importar que no se tenga toda la información, se deben poner valores a todos los campos que se les pueda digitar información. Después de la primera vez, se puede modificar la configuración posteriormente y si es necesario, quitar los datos pertinentes. A continuación se describe cada campo del formulario: Campo Cuenta por defecto Caja Menor Cuenta por defecto Anticipo Cuenta de ajuste Cuenta de nómina Monto máximo de ajustes Descripción Digite la cuenta puente que se utilizara provisionalmente para trasladar el valor de la caja menor. Esta cuenta se trasladara campo cuenta puente por defecto, esta cuenta se puede modificar en los parámetros o en el formato del reembolso. Digite la cuenta puente que se utilizara provisionalmente para trasladar el valor del anticipo. Esta cuenta se trasladara campo cuenta puente por defecto, esta cuenta se puede modificar en los parámetros o en el formato del anticipo. Digite la cuenta a la cual va a realizar el ajuste por diferencias en la legalización o reembolso de caja menor, con la tecla TAB puede visualizar las cuentas de mayor y seleccionarla. Debe seleccionar la cuenta a la cual llevará los saldos de los anticipos entregados a los trabajadores, para posteriormente ser descontados por nómina o cobrados. Esta cuenta es opcional ya que la legalización puede ser parcial y el anticipo con el respectivo saldo. Digite el valor máximo que podrá ser ajustado. El ajuste puede ser para completar el valor de lo legalizado o para disminuirla a este valor. Este campo es obligatorio si se realizan anticipos, en los cuales se registran diferencias. Digite el número de folio a partir del cual comenzará a utilizar las facturas de acreedores, el sistema asignara los números siguientes en Folio factura acreedores forma automática y consecutiva. Monto máximo Digite el valor máximo que podrá ser cancelado por facturas de acreedores en el reembolso de caja menor, el sistema generará una alerta reembolsos al destinatario seleccionado, después de haber registrado el documento si este supere este monto. Monto máximo Anticipos Destinatario Digite el valor máximo que podrá ser cancelado por facturas de acreedores en el reembolso de caja menor, el sistema generará una alerta al destinatario seleccionado, después de haber registrado el documento si este supere este monto. Seleccione el usuario al cual se generará la alerta de las facturas que supérenlos montos máximos definidos. Seleccione esta opción para que el sistema envíe el mensaje al destinatario definido cuando las facturas generadas superen los montos

8 Page 8 of 36 Enviar mensaje Tengo parametrizadas por defecto estipulados o cuando se cree una factura que incluye anticipos y están relacionados en una legalización de otra manera, de lo contrario no se generarán mensajes. Seleccione esta opción para que el sistema elimine automáticamente las retenciones por defecto indeseadas al momento de crear facturas y pagos automáticamente. Si no tiene seleccionada esta opción, y tiene parametrizadas retenciones por defecto, las facturas y pagos automáticos se crearán con dichas retenciones. Es importante quitar el check de Solo Lectura a la carpeta donde se encuentran los recursos del addin 2Legalizaciones, ya que en caso contrario se pueden presentar errores a la hora de intentar hacer un cierre del formulario. Se deben tener permisos de administrador para poder realizar la operación. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Produce electronic books easily Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured EPub generator Formulario de Legalización Formulario de Legalización El AddIn Legalizaciones cuenta con un único formulario con el cual se permite llevar un control uniforme de todas las legalizaciones. A continuación se describe el formulario: Encabezado del formulario Campos de Usuario Líneas del formulario Anticipos Retenciones Pie del Formulario Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create CHM Help documents Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free EBook and documentation generator

9 Page 9 of 36 Encabezado del Formulario Formulario de Legalización Encabezado del Formulario Formulario de Legalización A continuación se describen cada uno de los campos que conforman el encabezado de la legalización Campo Código responsable Responsable Legalización Cuenta puente Nombre cuenta puente Serie facturas acreedores Descripción Seleccione el socio de negocios responsable de la legalización, puede utilizar la tecla TAB para visualizarlos, si conoce el código lo puede digitar. El sistema trae el nombre de la persona responsable, este campo es informativo para saber a quién se generará la cuenta por pagar por el total del rembolso de caja menor. Se debe seleccionar la cuenta de mayor en la cual se van a acumular los valores pagados por cada concepto de gastos de caja menor aplicados, puede utilizar la tecla TAB para seleccionarla. Siempre se mostrará cuenta configurada previamente, pero si se desea puede ser diferente a la parametrizada Una vez seleccionada la cuenta, el sistema trae el nombre; este campo es informativo. Debe seleccionar la serie de las facturas de proveedores que va a utilizar para la contabilización de los gastos realizados en el rembolso. Serie pagos efectuados Seleccione la serie de los pagos efectuados que va a utilizar para la cancelación de las facturas causadas. Fecha de contabilización Moneda TRM Cuenta Asociada Digite la fecha en la cual se realizará la contabilización del documento. La fecha del documento también será la especificada en este campo. Es preferible llenar este campo antes de crear un documento de línea en caso de que se desee agregar una cantidad considerable de líneas (más de 30). En este campo se carga automáticamente la moneda del socio de negocios, si el socio es multimoneda, se puede elegir qué moneda usar en la legalización. Este campo se carga automáticamente si la moneda usada en la legalización es la local o la del sistema y no podrá ser modificada, si la moneda es extranjera, se puede modificar la tasa de cambio que se desea usar en la legalización. Digite la cuenta asociada con la que quiera crear la factura al responsable. (A partir de la versión , este campo es obligatorio a la hora de crear la factura final de la legalización). No. Legalización Muestra el número de la legalización que se esta creando. Estado Muestra si la caja menor se encuentra en proceso de creación o ya se concluyo. (Abierta cerrada) La legalización estará en estado Abierta mientras no que no se haya creado la factura final Preliminar o Definitiva, en caso que sólo se haya creado la factura preliminar la legalización podrá ser reabierta con la opción Reabrir Legalización del botón secundario del ratón. Al momento de crear la legalización, al usuario se le pregunta se desea generar la factura definitiva o una preliminar. Factura Acreedores y Factura Preliminar Se recomienda siempre crear el documento como preliminar para su revisión y así asegurar que la información sea la correcta, ya que no será posible corregir información una vez creada la factura final al responsable. Crear Documento Una vez creadas todas las líneas (gastos) de la legalización se procederá con la creación del documento Final final al responsable, utilice este botón para tal acción. Al oprimir este botón tendrá la posibilidad de alimentar masivamente los centros de costos y proyectos en Parametrizaciones las líneas, también a medida que vaya digitando la información en la líneas, la información que esté en de formulario parametrizaciones de formulario se irá alimentando automáticamente. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easy to use tool to create HTML Help files and Help web sites Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free Web Help generator Campos de Usuario del Formulario de Legalización Formulario de Legalización

10 Page 10 of 36 Campos de Usuario del Formulario de Legalización Formulario de Legalización Al momento de configurar la legalización el usuario puede crear campos de usuario que se verán reflejados al costado derecho del formulario del formulario y que proporcionarán un control adicional. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Produce electronic books easily Created with the Personal Edition of HelpNDoc: News and information about help authoring tools and software Líneas del formulario Formulario de Legalización Líneas del formulario Formulario de Legalización Una vez ingresada la cabecera por defecto verá la primera pestaña Líneas y podrá iniciar el registro de cada una de las facturas que hacen parte de los pagos a efectuar. Si el gasto que se está legalizando cuenta con varias líneas de artículos o servicios, se crea una sola factura definitiva por la sumatoria del total de las líneas relacionadas en el rembolso y cargada a un solo socio de negocios. Se permite el manejo de líneas negativas dentro de las legalizaciones, estas líneas estarán destinadas al manejo de importes crédito (con signo negativo) ya sea por descuentos, diferencias, ajustes, manejo de retenciones asumidas u otros conceptos aplicables. Cuando una línea del rembolso se encuentra en moneda extranjera, toda la línea es tratada en esa moneda, Ejemplo: Pero el total de la legalización se encuentra en la moneda de la legalización: Para agregar una nueva línea se debe hacer clic en la cabecera de la línea como se muestra a continuación:

11 Page 11 of 36 La opción "Agregar Linea" agregará una nueva linea totalmente vacía lista para llenado. La opción "Agregar Linea misma factura" agregará una linea con la información relevante de la anterior linea, así mismo si la nueva linea tiene la misma referencia que la anterior se creará una sola factura causando en la misma las dos lineas. Descripción de la pestaña Lineas A continuación se presenta la descripción de los campos ubicados en la línea del formulario para su correspondiente contabilización: Nota para Perú: Deberán diligenciar las columnas Tipo de Documento, Correlativo del documento, Serie del documento, Tipo de base imponible, Cuenta destino, Serie Pagos Efectuados para que los documentos generados aparezcan en los diferentes reportes fiscales. Campo Referencia Descripción Escriba la referencia del documento que va a grabar, o el sistema traerá de forma automática la información registrada en la factura campo referencia. Cuando un factura cuenta con varias líneas la legalización sólo deberá escribir la referencia de línea anterior, oprimir la tecla TAB y se llenará automáticamente datos como fechas y socios de negocio en la nueva línea, o también con el botón secundario del ratón podrá seleccionar la opción Agregar Línea misma Factura y automáticamente se llenará la información relevante de la línea. Se creará una sola factura para las líneas con la misma referencia y que estén seguidas. Ejemplo: Fecha de Cont. FC Corresponde a la fecha con la que se contabilizarán las facturas a nivel de línea en la legalización. Fecha de Vencimiento Corresponde a la fecha de vencimiento de las facturas a nivel de línea en la legalización. FC Fecha de Documento Corresponde a la fecha de creación de las facturas a nivel de línea en la legalización. FC Fecha Cont. Pago Código S/N Nombre SN Moneda TRM FC Corresponde a la fecha de contabilización del pago de las facturas a nivel de línea en la legalización. Corresponde al socio de negocios al cual se realizó el pago, puede digitar el código o seleccionarlo oprimiendo la tecla TAB. El sistema traerá el nombre del socio de negocio seleccionado. El sistema trae la moneda asignada al socio de negocio, si la moneda es pesos pasará a la cuenta de mayor, si la moneda es multimoneda deberá seleccionar una moneda del listado y si es una moneda del exterior asignada específicamente al socio de negocios, las tasa de cambio se actualizará de acuerdo a las fechas digitadas. Digite la tasa de cambio a la cual será registrada la factura de acreedores, solo si es en una moneda diferente a la moneda local o de sistema. Si se utiliza la moneda de sistema, el Add-In trae automáticamente la tasa de cambio de la fecha de contabilización o de documento según se tenga configurado en parametrizaciones de documentos. Si no se ha ingresado ninguna fecha y alguna línea tiene la moneda de sistema, el Add-In pondrá la fecha actual en el campo fecha de contabilización. A nivel de línea el Add-In trae automáticamente la tasa de cambio de la siguiente forma: Si en las parametrizaciones de documentos se tiene la siguiente configuración: El sistema utiliza la tasa de cambio de la fecha de contabilización. Si en las parametrizaciones de documentos se tiene la siguiente configuración: TRM Pago Tipo El sistema utiliza la tasa de cambio de la fecha de documento. Si la moneda no es local, ni del sistema, es posible incluso cambiar la TRM de la línea de la Legalización. Si al fecha de contabilización del pago es diferente a la de la factura se actualizará la TRM de igual forma que en el campo TRM FC Debe seleccionar el tipo de documento que va a registrar, es decir si corresponde a artículos o servicios, el sistema por defecto siempre mostrará en la primera línea el tipo servicios, en las siguientes traerá el tipo utilizado en la línea anterior.

12 Page 12 of 36 Digite la cuenta en la cual realizará el registro del documento, si no lo conoce seleccione la tecla TAB y el sistema traerá las cuentas de mayor, este campo solo se debe diligenciar si el tipo de documento es servicio. Cuando se trata de legalizar de facturas por servicios, se cuenta con la ayuda de una tabla de usuario donde se puede consignar las cuentas de gasto más utilizadas en la caja menor, para acceder a esta ayuda se utiliza la siguiente ruta, Herramientas- Ventana Definidas por Usuario OK1_LEG_CUENTAS-Cuenats Mas Utilizadas, a continuación se despliega un formulario donde se crean las cuentas a utilizar en la legalización, así: Cuenta de mayor Después de que son creadas las cuentas mas utilizadas en la legalización, estas ya se pueden llamar en la legalización utilizando la combinación Shift + F2 en el campo cuenta de mayor. Código ítem Almacén Descripción Cantidad IVA Precio Subtotal Total IVA Retenciones Redondeo Total C/B Digite el código del artículo comprado, si no lo conoce seleccione la tecla TAB y el sistema le traerá el listado de los artículos creados en los datos maestros, puede seleccionarlo. Este campo solo debe ser diligenciado si el tipo de la factura es artículos. Debe digitar el almacén en el cual registrará la compra de los artículos, si no lo sabe seleccione la tecla TAB y el sistema le mostrará todos los almacenes creados para que pueda seleccionarlo. Este campo sólo debe ser diligenciado si el tipo de la factura es artículos. Si el tipo de documento es servicio escriba el concepto por el cual se realizó el pago, si corresponde a artículo el sistema traerá el nombre, el cual puede ser modificado si lo requiere. Solo si el documento que registra es tipo artículos digite la cantidad comprada, de lo contrario déjelo en blanco. Si el tipo de documento es artículos, el sistema traerá el IVA asignado en el dato maestro, si corresponde a un servicio debe digitarlo o seleccionar uno de la lista utilizando la tecla TAB. Digite el valor del documento antes de IVA, sin aplicar retenciones y después de descuento Muestra el valor total calculado de la línea sin impuesto o retenciones Muestra el valor del IVA calculado sobre el precio. Muestra el valor total de las retenciones practicadas a la línea en cuestión. Si las retenciones son asignadas al socio de negocios en el momento de ingresar la información, no serán tenidas en cuenta, debe borrar la línea y volverla a ingresar para que el sistema las valide. Corresponde al valor de redondeo agregado o restado al valor total de la factura Corresponde al valor neto del documento, es decir el que efectivamente cancelado por el proveedor. Los campos factura y pago corresponden a los documentos de la serie que se asignan en forma automática en el momento de la grabación del documento. Corresponde al Centro de Beneficio relacionado con la factura. Una vez digitado el código del proyecto el sistema mostrará el nombre en este campo.

13 Page 13 of 36 Proyecto Nombre Proyecto F.C. y # Factura P.C. y # Pago Comentarios IFRS Comentario Registro Cuenta Asociada NOTA: Este código no será llevado a los pagos de las facturas. Una vez digitado el código del proyecto el sistema mostrará el nombre en este campo. Una vez creada la factura de la línea o importada el sistema colocará el número de identificación de la factura. Una vez creada el pago de la factura el sistema colocará el número de identificación de la pago. Si se desea agregar un comentario adicional a la factura que se va a crea puede hacerlo en este campo. Selecciona el tipo de IFRS que corresponda a la línea. El valor de IFRS de la línea se aplicará en el campo de usuario de IFRS en la factura de proveedor y pago efectuado correspondientes a la línea. Tenga en cuenta que si se deja este campo vacío, es probable que los documentos de línea no se creen correctamente. Digite el comentario que irá en el registro de diario de la factura de la línea. Digite la cuenta asociada que tendrá la factura a nivel de línea. (Este campo no es obligatorio). Corresponde al correlativo del documento. Este campo es de obligatorio uso para instalaciones de Perú. Si las líneas tienes el mismo SN y Correlativo del referencia, este campo puede ser igual en esas líneas y se creará una sola factura. De lo contrario, el sistema no permite tener el mismo documento (Perú) correlativo en líneas diferentes. Serie del documento Corresponde a la serie de números oficiales de documento. Este campo es de obligatorio uso para instalaciones de Perú. (Perú) Tipo Documento (Perú) Corresponde al tipo de documento que tendrá la factura. Cuenta Destino (Perú) Corresponde a la cuenta destino a la cual se hará la contabilización adicional del gasto relacionado con la factura a nivel de línea. Tipo de base imponible Corresponde a la clasificación de la base imponible que dará o no derecho a crédito fiscal. (Perú) Serie Pagos Efectuados Corresponde al serie de numeración con la cual se generará el Certificado de retención (En caso que el pago tenga retenciones se (Perú) generará un número correlativo de lo contrario al pago se le asignará -- a la serie seleccionada). La serie de pagos es obligatoria. Dimensión 2 Digite el código de centro de beneficio en dimensión 2. Dimensión 3 Digite el código de centro de beneficio en dimensión 3. Dimensión 4 Digite el código de centro de beneficio en dimensión 4. Dimensión 5 Digite el código de centro de beneficio en dimensión 5. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured EBook editor Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free EPub producer Anticipos Formulario de Legalización Anticipos Formulario de Legalización En esta pestaña se muestran las facturas de anticipos de proveedores relacionadas con el responsable de la legalización, para que el Add-In muestre tales facturas estas deben cumplir los siguientes requisitos: La factura de anticipo de proveedores debe estar creada preferiblemente con el código de impuesto I-LEG-T0 creado por el Add-In Legalizaciones o cualquier código IVA de tarifa 0 (Cero). La factura de anticipo debe estar pagada completamente. La moneda de la factura deber igual a la seleccionada en la cabecera del formulario. La factura debe tener todavía un valor pendiente por aplicar. En el campo Total seleccionado se deberá colocar el valor que se quiere legalizar para que al momento de crear la factura final al responsable se cruce el valor de los anticipos con el valor total de la legalización.

14 Page 14 of 36 Descripción de los campos de la pestaña anticipos: Campo Descripción Fact. Anticipo Se muestra el número de la factura anticipo mostrada en la línea. Fecha Se muestra la fecha de contabilización de la factura de anticipo. Total F. Anticipo Se muestra el valor total de la factura de anticipo Total Seleccionado Se debe seleccionar el monto a cruzar al momento de crear la factura definitiva al responsable de la legalización. Total Pendiente Se muestra el valor disponible para aplicar de la factura de anticipo al momento de cargarse en la legalización. Total Aplicado Se muestra el monto aplicado del anticipo al momento de cargarse la legalización. Este valor es estático y nunca se modifica. Cuenta Anticipo Muestra la cuenta de mayor de la factura de anticipo. Descripción Muestra el concepto de la factura de anticipo. Moneda Muestra el código de moneda de la factura de anticipo mostrada. TRM Muestra el valor de la tasa de cambio con la cual se creó el anticipo mostrado. Consideraciones a tener cuenta con los anticipos: En caso que el responsable de la legalizaciones tenga retenciones están disminuirán el valor de la factura por lo tanto al cruzar el anticipo da como resultado un saldo negativo, cuando sucede esto el Add-In avisará al usuario, por lo tanto se sugiere siempre crear la factura final como preliminar y corregir la información de la factura. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Produce electronic books easily Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Write ebooks for the Kindle Retenciones Formulario de Legalización Retenciones Formulario de Legalización Nota: En esta pestaña se mostrarán las retenciones que pueden ser aplicadas a cada una de la líneas de la legalización. Descripción de campos de la pestaña Retenciones: Campo Descripción Línea Base Muestra el número de la línea a la cual está asociado el código de retención mostrado. El usuario deberá seleccionar si desea o no aplicar la retención mostrada a la línea asociada. Aplicar Cod. Ret Retención Cod. Ret Retención Tarifa Ret. Categoría Muestra el código de retención asignado al socio de negocio y que puede ser aplicado a la línea de la legalización. Muestra el nombre del código de retención asociada a línea de la legalización. Muestra el código de retención asignado al socio de negocio y que puede ser aplicado a la línea de la legalización. Muestra el nombre del código de retención asociada a línea de la legalización. Muestra el porcentaje de retención que se calculará a línea de la legalización. Muestra el documento en el cual se aplicará la retención mostrada.

15 Page 15 of 36 Tipo Base Muestra el tipo de monto base para el calculo de la retención. % Base Muestra el porcentaje del valor de la base que se será tenida en cuenta para el cálculo de la retención. Monto Base Monto sujeto Monto Retención Base Mínima Cuenta Muestra el valor línea de la legalización que será tomada para el calculo de la retención. Deberá colocar el monto que quiere que sea tenido en cuenta al momento de calcular la retención, no podrá ser mayor al monto base. Muestra el valor a retener en la línea de la legalización. Muestra el valor mínimo que se debe tener en cuenta para el cálculo y aplicación de la retención. El Add-In no validará el Base Mínima si el usuario decide aplicar la retención esta se aplicará con base al valor que se encuentre en el campo Monto Sujeto. Muestra la cuenta contable configurada para el código se retención mostrado. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free iphone documentation generator Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free help authoring tool Pie del Formulario Formulario de Legalización Pie del Formulario Formulario de Legalización A continuación se describen cada uno de los campos de la pestaña Retención. Campo/Botón Centro de Beneficio Código de Proyecto IFRS Comentarios Crear Cancelar Descripción Seleccione el centro de beneficio que será llevado a la factura final del responsable. Seleccione el código de proyecto que será llevado a la factura final al responsable. Seleccione el tipo de IFRS correspondiente a la legalización. El valor de IFRS seleccionado es el que se va a asignar a la factura final de la legalización. Ingrese los comentarios que considere son relevantes para este formulario, la longitud permitida es de 255 caracteres. Permite que el formulario sea grabado parcialmente, no genera facturas ni pagos, el sistema le asigna un número que luego puede ser seleccionado para continuar con el ingreso de las líneas del formulario. Sale del formulario. Genera las facturas y los pagos respectivos de cada una de las líneas. Luego de presionar el botón crear documentos, si el reembolso ha sido registrado correctamente sale el siguiente aviso: Crear Docs. Lineas Presiona el botón "OK" y sale un mensaje informando el número de líneas facturadas y canceladas. Validaciones Importar Factura Permite revisar que cada uno de los campos que definió como obligatorios en la tabla de usuario CAMPOS OBLIGATORIOS LEG. estén correctamente diligenciados. Permite incluir en el reembolso una factura que ya fue creada por los documentos de marketing pero que aun no ha sido pagada en el sistema y fue pagada de los fondos de caja menor. Esta opción es una alternativa para el manejo de artículos por series y lotes, ya que la aplicación no soporta la creación de documentos cuando estos son manejados por series y lotes. Al momento de importar solo deberá definir la fecha en la cual desea hacer el pago de dicha factura. Es posible que al duplicar una factura y realizar un cambio de moneda no sea posible importar la factura en la legalización, ya que los totales no coinciden, esto se debe a funcionalidad netamente estándar. En este campo se muestran los totales y subtotales de toda la legalización conforme se indica en la siguiente imagen

16 Page 16 of 36 Totales y Subtotales de documento Debido a que ya no es necesario utilizar el check de optimización; este proceso se realizara por defecto durante la digitación de las líneas e importación de facturas. Los cálculos de totales a nivel de pie de página se aplicaran al momento de crear o actualizar la legalización. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured EPub generator Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easy CHM and documentation editor Opciones Clic Derecho Opciones Clic Derecho Para las legalizaciones se debe tener en cuenta tres opciones, las cuales se pueden seleccionar dando clic derecho en la legalización, tal como se observa en la siguiente imagen: Borrar legalización El sistema permite borrar la legalización, presionando clic derecho y seleccionar la opción borrar legalizaciones La legalización no se puede borrar cuando ya ha sido creado un documento (factura o pago). Reabrir legalización Permite borrar el documento preliminar creado, Para esto presionar click derecho y seleccionar la opción Reabrir legalización. No se puede reabrir una legalización en estado abierta.

17 Page 17 of 36 Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free EPub and documentation generator Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Write EPub books for the ipad Agregar una nueva linea Agregar una nueva linea Como una nueva funcionalidad del addin, se ha añadido un nuevo método para agregar lineas de legalización con solo ingresar al ultimo campo obligatorio. Por defecto se tiene definido que el ultimo campo obligatorio es el "Precio", por lo cual si usted ha configurado algún otro campo como obligatorio dentro del formulario de legalizaciones, deberá tener encuentra que la funcionalidad tomara el ultimo de estos campos para crear una nueva linea Agregar linea Ultimo campo obligatorio Para crear una nueva linea con esta funcionalidad basta con ubicarse sobre el ultimo campo obligatorio y dar clic fuera de este o utilizar la tecla TAB. A continuación se pedirá una confirmación para la creación de una nueva linea en la cual al dar clic en Si se adicionara la linea. En caso de seleccionar No, el addin continuara en la linea siguiente en caso contrario se ubicara en el primer campo de la linea Puntos a tener en cuenta La funcionalidad de agregar linea (Clic derecho) puede seguir siendo utilizada Esta nueva funcionalidad solo esta disponible para la versión Tenga en cuenta la funcionalidad permitirá crear lineas en blanco tantas veces como desee, pero el addin no actualizara ni creara la legalización hasta todas las lineas estén digitadas. Crear o actualizar una legalización con una linea en blanco es considerado un error de usuario; debido a que esto causa múltiples incidencias con la creación de documentos. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create PDF Help documents Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create Web Help sites Importación de facturas Importación de facturas Proceso para importación de factura a las lineas de legalizaciones Para importar una factura en la linea de legalizaciones, deberá ingresar como mínimo el código de socio de negocios. Al momento de crear la factura de proveedor se debe diligenciar el campo de cabecera "Numero de referencia".

18 Page 18 of 36 Posteriormente de clic en el botón "Importar factura". Seguido a esto, se mostrara la ventana de nombre "Lista de Fact.proveedores" y seleccione la factura a importar en la linea. Nota: desde esta venta se puede crear las facturas de proveedores dando clic en el botón nuevo. Al importar facturas a linea de la legalización, solo se presenta información relevante de cabecera de factura (Total antes de descuento, retenciones, impuesto, valor total). Puntos a tener en cuenta Al importar facturas el código de impuesto que se muestra es I_LEG_T0 En líneas de facturas importadas el campo Precio tendrá el valor 0 Al importar la factura en las lineas se presentan los siguientes campos demarcados con *** : Cuenta de Mayor Código Ítem Almacén La descripción de una factura importada es: Factura Importada (Numero de la factura)

19 Page 19 of 36 Al momento de realizar la importación de una factura, los cogidos retenciones traídos del socio de negocios de la linea, serán borrados de la pestaña Retenciones Ya no es necesario utilizar el check de optimización; este proceso se realiza por defecto durante la digitación de las líneas e importación de facturas. Los calculos de totales a nivel de pie de página se aplicaran al momento de crear o actualizar la legalización. La siguiente imagen ilustra la forma en que la información sera mostrada al importar una factura Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured EPub generator Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free EBook and documentation generator Cancelar lineas Cancelar Lineas LEGALIZACIONES2 A partir de la versión , como nueva funcionalidad del addin, se ha añadido un nuevo método para cancelar lineas en la legalización dando clic derecho sobre la linea que se desea cancelar. Solo es posible cancelar una linea cuando no hayan pagos asociados a esta. Cancelar linea Para usar esta funcionalidad basta con dar clic derecho sobre el numero de linea que se desea cancelar y posteriormente dar clic en la opción cancelar linea. Una vez realizada la selección se mostrara el siguiente mensaje de de confirmación:

20 Page 20 of 36 Al cancelar la linea se habilita un check en la columna Linea Cancelada. Para habilitar nuevamente la linea se debe repetir el proceso de cancelación sobre la linea, sin embargo el mensaje de confirmación cambia por el siguiente: Puntos a tener en cuenta Esta nueva funcionalidad ha sido habilitada a partir de la versión La linea sera cancelada siempre y cuando no existan pagos asociados a la linea. Una vez se haya cancelado una factura importada, esta factura no podrá ser importada nuevamente en la misma legalización, debe hacerse en una legalización diferente. La funcionalidad permitirá cancelar tantas lineas como lo desee. En los reportes de legalizaciones estas lineas se mostraran como canceladas. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create EBooks Alertas Alertas Una vez grabados los documentos el sistema validará la configuración inicial y si alguno de los documentos supera el monto máximo de pagos enviará un mensaje de alerta al usuario seleccionado en la configuración.

21 LEGALIZACIONES2 Page 21 of 36 En este mensaje muestra el documento que fue cancelado por un monto mayor al configurado, si lo quiere visualizar, selecciónelo utilizando el enlace que aparece junto al número. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create PDF Help documents Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easy CHM and documentation editor Retenciones Asumidas en Legalizaciones Retenciones Asumidas en Legalizaciones Es posible hacer el proceso de retenciones asumidas en una legalización. Primero, es necesario crear uno o más datos maestros de artículos para compras para ser usados en el proceso de retenciones asumidas. Después se procede a realizar una legalización. La línea debe tener retenciones asignadas, y después de crear las líneas con el valor de la retenciones calculadas, se crean una o más líneas que van a tener como concepto el artículo que tendrá el total de las retenciones asumidas. El tipo de IVA deben ser exento de dichas líneas.

22 LEGALIZACIONES2 Page 22 of 36 Created with the Personal Edition of HelpNDoc: iphone web sites made easy Ok One S.A.S. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Write EPub books for the ipad Informes Informes Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free Kindle producer Ok One S.A.S. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create HTML Help documents Errores Documentos Duplicados en Legalizaciones Informes Errores Documentos Duplicados en Legalizaciones Informes Información Relevante A partir de la versión del AddOn Best Practices, se agrega este informe con el propósito de identificar facturas duplicadas dentro de una misma legalización. Esta funcionalidad solo es soportada en el AddIn 2Legalizacion. Para ejecutar este informe, hay que seguir la siguiente ruta: Finanzas > Legalizaciones > Informes > Documentos Duplicados

23 LEGALIZACIONES2 Page 23 of 36 Aparecerá la siguiente pantalla. En esta pantalla se muestran las legalizaciones y las facturas que se encuentran duplicadas. Para solucionar el problema en cada legalización que muestra el informe, es necesario cancelar el pago relacionado para así poder hacer la nota de crédito de dicha factura por cada una. Si no hay pagos efectuados, solo se realiza la nota. En el caso de que hayan pagos relacionados, se hace el siguiente proceso: Dentro del Pago efectuado, se cancela dicho pago dando Clic Derecho > Cancelar. Al confirmar el proceso de cancelación del pago, hay que especificar la fecha de cancelación.

24 LEGALIZACIONES2 Page 24 of 36 Dependiendo de la fecha en la que se realizó el pago, se usa una de las dos opciones. Si la legalización se hizo en el presente año, se usa la Fecha del documento original. En caso contrario, se usa la Fecha de sistema actual. Es importante mencionar que antes de realizar la nota de crédito sobre dichas facturas, es necesario cambiar el comentario de la factura, ya que si no se cambia este, seguirá apareciendo dicha factura como duplicada, debido a que la funcionalidad utiliza este campo para encontrar los documentos duplicados. Se recomienda borrar el comentario y reemplazarlo con la palabra "Duplicado". Después de hacer el cambio, se crea la Nota de Crédito sobre dicha factura. Antes de poder crear la factura, es importante seleccionar el Tipo de Nota.