Manual de Usuario. AddIn Facturación. Masiva

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1 Page 1 of 15 FACTURACION MASIVA FACTURACION MASIVA Manual de Usuario AddIn Facturación Masiva

2 Page 2 of 15 Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Create HTML Help, DOC, PDF and print manuals from 1 single source Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Generate EPub ebooks with ease Copyright 2015 by OK ONE SAS. All Rights Reserved. Alcance Alcance FACTURACION MASIVA Guiar al usuario en la utilización del Add-On facturación masiva agregado en la localización de SAP Business One, con el fin de que el cliente de forma rápida y segura, genere las facturas de ventas de los socios de negocios (SN) basándose solamente en los documentos marketing de ventas creados y en estado abierto. Utilidad del AddIn Permite generar en cualquier momento las facturas de ventas de los Socios de negocios (SN) que tiene parametrizados múltiples retenciones. Basados en documentos abiertos de ventas (cotizaciones, órdenes de venta y entregas). Lo anterior lo diferencia de la funcionalidad -Asistente creación de documentos del estándar SAP Business One en que el estándar sólo permite generar facturas de forma masiva si cada SN tiene parametrizado sólo un concepto de retención. Actividades Configuración en datos maestros Verificación de partidas abiertas Proceso de generación del asistente de creación de facturas Colombia Prerrequisitos Tener documentos de venta abiertos correspondientes a cotizaciones, ordenes de venta y

3 Page 3 of 15 entrega. Seleccionar propiedad correspondiente por cada socio de negocio (SN) Ruta del menú Utilizar la siguiente ruta del menú principal o en la barra superior la opción módulos para iniciar la operación. Ir a Gestión > Definiciones > Socios de negocios > definir propiedades de socio de negocio Socios de negocios > Datos maestros socio de negocios Ventas-clientes > Informes de ventas > Lista de partidas abierta. Ventas- clientes > Asistente de creación diario de facturación con múltiples retenciones. Procesos que intervienen Estándar B1 (INPUTS) Ventas- Documentos de marketing abiertos (cotización, ordenes de venta y entrega) Socios de negocios (clientes) - asignación de propiedades. AddOn (OUTPUTS) Numeración de control Informe diario de facturación Consejos Útiles Registrar toda la información en materia fiscal necesaria para facturar (IVA, retenciones) Típicos errores No se parametrizan las retenciones en los datos maestros de cada SN. No se selecciona el IVA correspondiente para cada SN, en el momento de elaborar los documentos base para la generación de facturación masiva. No se define la propiedad correspondiente en el SN. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easy EBook and documentation generator Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured multi-format Help generator Copyright 2015 by OK ONE SAS. All Rights Reserved. Parametrización propiedades SN

4 Page 4 of 15 Parametrización propiedades SN Es obligatorio definir una propiedad para los socios de negocio, para los cuales su facturación se emitirá de forma masiva para esto se debe configurar la opción en: Gestión > Definiciones > Socios de negocios > definir propiedades de socios de negocios. Presiones el botón "Actualizar" y luego "OK". Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured EBook editor Created with the Personal Edition of HelpNDoc: News and information about help authoring tools and software Copyright 2015 by OK ONE SAS. All Rights Reserved. Asignación de propiedad en Datos maestros SN Asignación de propiedad en Datos maestros SN Asignar la propiedad correspondiente para cada socio de negocio (SN) para esto ir a: Socios de negocios > Datos maestros socios de negocios. Luego ingrese a la ficha propiedades y verifique que se encuentre activa la opción facturación masiva.

5 Page 5 of 15 No olvidar asignar en datos maestros SN las retenciones correspondiente en la ruta: Socios de negocios > Datos maestros SN > Ficha finanzas > ficha impuestos > clic en sujeto a retención Inicie el procedimiento verificando la existencia de documentación abierta en ventas para lo cual se recomienda generar un reporte en la ruta: Ventas-clientes > Informes de ventas > lista de partidas abiertas.

6 Page 6 of 15 Tal como se observa en la imagen anterior se puede verificar las partidas abiertas, seleccionando el documento requerido (Cotización, Pedidos de ventas y entregas) en el campo tipo de documento en documentos pendientes y el campo tipo de moneda (local, del sistema y SN). Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Create HTML Help, DOC, PDF and print manuals from 1 single source Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Create HTML Help, DOC, PDF and print manuals from 1 single source Copyright 2015 by OK ONE SAS. All Rights Reserved. Procedimiento para la generación de facturación masiva Procedimiento para la generación de facturación masiva Para ingresar al AddIn Ir a la ruta: Venta clientes > Asistente de creación de facturas con múltiples retenciones

7 Page 7 of 15 Elegir la opción "Continuar". Paso 1 Para iniciar el asistente es necesario definir un nombre y una descripción puede realizar una nueva opción (campo grupo de parámetros nuevos) o cargar la información de opciones que se encontraban previamente almacenadas (grupo de parámetros existentes).

8 Page 8 of 15 Elegir la opción "Continuar". Si desea eliminar escenarios creados, ingrese en la barra de herramientas de SAP Business One por: Herramientas > Ventanas definidas por usuario >BPCO_AFM -BPCO Asis. Facturación Masiva, luego de ingresar haga clic en el escenario que se quiere eliminar y luego oprima la opción "Eliminar". A continuación haga clic en: "Actualizar".

9 Page 9 of 15 Paso 2 En este paso se deben especificar las características de las facturas que serán emitidas Elegir la opción "Continuar". Campo Descripción Fecha de Especifique la fecha con la cual deben quedar registradas las facturas en la contabilidad de contabilización SAP Business One. Fecha del Escriba la fecha del documento a generar en SAP Business One. documento Corresponde al consecutivo de los documentos que se utilizaran en la generación de las facturas, esta información es desplegada en esta opción para que el usuario pueda Serie seleccionar el consecutivo a utilizar. Artículos servicios Seleccione el tipo de facturación que desea generar. Puede hacerlo en forma independiente facturas de artículos y facturas de servicios o combinar los dos tipos de ófacturas, para los artículos puede elegir entre sin resumen o totales por artículos. Seleccione la tasa de cambio que utilizara para la generación de las facturas, puede escoger: Utilizar tipo de cambio base: corresponde a la utilizada en la documentación abierta

10 Page 10 of 15 Tipo de cambio Utilizar tipo de cambio actual: corresponde a la tasa parametrizada para el día correspondiente Paso 3 En este paso debe seleccionar los criterios que utilizará de los documentos base de los cuales requiere generar las facturas mediante el asistente de facturación masiva, utilizando los siguientes parámetros de selección: Elegir la opción "Continuar". Campo Descripción Debe seleccionar sobre que documentos base generará las facturas mediante el asistente, Clases de estos documentos son ofertas de cliente, pedido de cliente y entrega, puede generar 2 o 3 documento de estas clases a la vez. Fecha de Escriba los rangos de las fechas en que fueron contabilizados los documentos base para contabilización facturar (oferta de cliente, pedido de cliente y entrega). Fecha de Escriba los rangos de las fechas de entrega de los pedidos de los clientes y entregas. entrega Esta opción permite seleccionar una serie para las facturas a emitir solamente si se emite Serie una sola clase de documentos, de lo contrario genera las facturas conforme las series definidas en cada clase de documentos base.

11 Page 11 of 15 Fecha documento Número documento Monto documento del Si lo desea escriba el rango de fechas de los documentos base que se seleccionan para la facturación masiva. del Si lo desea escriba el rango de los documentos base que se seleccionan para la facturación masiva. del Si lo desea Escriba el monto máximo con el cual permitirá generar cada factura. Paso 4 En el campo propiedad del SN filtro seleccione la opción creada para facturación masiva, y luego cuando aparezcan los SN a quienes se les parametrizó esta propiedad, para seleccionar los SN por quienes se va a facturar de un clic en la tercera columna de línea del cliente correspondiente (oferta de ventas, orden de compra, entrega). Elegir la opción "Continuar". Recuerde que solo puede facturar de forma masiva por aquellos SN que tienen la propiedad configurada y en el momento de la generación tienen documentos abiertos (oferta de ventas, orden de compra, entrega). Paso 5

12 Page 12 of 15 Para conocer las observaciones de la generación, se debe seleccionar en esta ventana el campo errores de generación con la opción saltar al siguiente documento o pasar al cliente siguiente, dependiendo de cómo se requiere la respuesta del sistema ante alguna inconsistencia encontrada Elegir la opción "Continuar". Paso 6 Debe seleccionar una de las opciones para la generación de las facturas:

13 Page 13 of 15 Elegir la opción "Continuar". Campo Ejecutar. Grabar selecciones ejecutar. Grabar selecciones salir. Descripción Genera las facturas de forma inmediata y quedan registradas en SAP Business One, no conserva los parámetros de selección del asistente. y Graba la selección y genera las facturas de forma inmediata y Graba la selección y permite que las facturas sean generadas luego. El sistema trae por defecto como nombre y descripción el nombre que se haya asignado en el paso 1 de 7 Paso 7 Muestra un resultado de cada uno de los datos que se desean crear presentando mensajes de advertencia si se presentan errores y señalando el estado de cada documento destinos realizados en este proceso de facturación masiva.

14 Page 14 of 15 Si sale el mensaje relacionado en la imagen anterior, quiere decir que no se presento ninguna inconsistencia. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create EPub books Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free help authoring tool Copyright 2015 by OK ONE SAS. All Rights Reserved. Resultado Resultado FACTURACION MASIVA Generación de factura definitiva Después de utilizar el asistente se puede visualizar las facturas de ventas generadas, y en el campo Comentarios se describe en que documento se basó la factura.

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