LECCIÓN Nº 05 APLICACIÓN DEL PROCESO CONTABLE

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1 LECCIÓN Nº 05 APLICACIÓN DEL PROCESO CONTABLE LA PARTIDA DOBLE GENERALIDADES: Previa a la apartida doble, apareció la partida simple, la cual careció de fundamento científico para cumplir con el objeto y fines de la Contabilidad La partida doble surgió a principios del siglo XIV según consta en algunos registros comerciales aparecidos en pergaminos encontrados en Milán Italia Sin embargo fue Fray Lucas Pacciolo, monje franciscano, quien puntualizó y divulgó los procedimientos contables en base a la Partida Doble, la cual tiene carácter de UNIVERSALIDAD, teniendo como pilares de sustento contable: EL DEBE y EL HABER En base a la partida doble se consiguió la verdadera sistematización de la contabilidad y constituye el sistema más conocido y comúnmente empleado, ya que todo hecho contable debe ser registrado Doblemente Lucas Pacciollo pudo determinar en sus diferentes escritos una ecuación de primer grado: A = B + C 20 = De ella se deriva si con cantidades iguales se verifican operaciones iguales, los resultados serán iguales Por lo tanto da lugar a una ecuación fundamental de la partida doble: A = P + C Activo = Pasivo + Capital Por lo tanto reemplazando la palabra capital por patrimonio se tiene: Pasivo = Activo Patrimonio Patrimonio = Activo - Pasivo Toda transacción comercial basada en el método de la partida doble, cualesquiera que sean sus propósitos y fines, no es más que el cambio de un valor por otro, así tenemos: las compras, ventas, cobros, pagos, descuentos, etc, a todos se les atribuye un idéntico valor Por ejemplo, una venta al contado de mercadería representará para el vendedor una entrega de bienes (mercadería) y la recepción de una suma equivalente de dinero; por parte del comprador significará la recepción de la mercadería que compró y la entrega del efectivo correspondiente, es decir el cambio de un valor por otro La acción de comprar y vender mercaderías afectará dos cuentas fundamentales: CAJA y MERCADERIAS, ya que al venderse disminuye mercadería y aumenta caja por el dinero recibido Estos hechos opuestos deber expresarse en la contabilidad en el mismo sentido en que se han producido y guardando la misma relación matemática De lo dicho anteriormente podemos deducir que en toda operación mercantil intervienen por lo menos dos personas, una que recibe y otra que entrega Pág 62 Contabilidad General

2 Toda empresa posee bienes patrimoniales que representan sus activos, así como los elementos patrimoniales que vienen a ser las fuentes de donde se obtienen los fondos necesarios para adquirir los bienes activos si nos basamos en la ecuación general, es decir: Activo = Pasivo + Patrimonio (Capital) Se puede representar en forma práctica lo que se dijo anteriormente: Si existe una variación en uno de los elementos referentes al activo, pasivo y patrimonio, entonces dicha acción tiene contrapartida, así tenemos que, si se modifica el activo, posiblemente se modifica el activo mismo o el pasivo Por ejemplo, si una persona aporta una determinada cantidad de dinero (500 soles en efectivo) para la formación de su propia empresa, por consiguiente su posición inicial sería: Activo Pasivo Caja 500 Total Pasivo --- Patrimonio Capital Total Activo 500 Total Pasivo y Patrimonio 500 Como se observa un elemento patrimonial (capital) dio lugar a un bien patrimonial (caja) Si el dueño compra mercadería por 200 soles en efectivo y 100 soles al crédito, entonces los datos observados cambian de posición, tendría 300 en mercadería y debería 100 soles a su proveedor Como vemos se da una modificación en el activo y otra en el pasivo: Activo Pasivo Caja 300 Proveedores 100 Mercadería 300 Contado 200 Patrimonio Crédito 100 Capital Total Activo 600 Total Pasivo y Patrimonio 600 Con ello podemos decir que no existe anotaciones unidimensionales Siempre existen anotaciones que representan la causa y el efecto Este es el fundamento de la partida doble Es decir todas las partidas se anotan dos veces, una por lo que sale y otra por lo que ingresa Lo anterior indica que el principio fundamental que rige a la contabilidad por partida doble, es la oposición de los valores, en otras palabras el balance de las cifras Combinación que se realiza automáticamente por el engranaje de las cuentas 8 Quiere decir que las operaciones mercantiles de una empresa dan lugar siempre a una igualdad como si fueran 2 valores iguales en ambos platillos de una balaza; en nuestro caso es de 600 soles DETERMINACIÓN DEL DEUDOR Y EL ACREEDOR En todo sistema de la partida doble se expresa en los registros contables cual es la cuenta que recibe y cual es la cuenta que entrega Anteriormente dijimos que DEUDOR es el que recibe un valor por el solo hecho de recibirlo Y ACREEDOR es el que entrega un valor por el solo hecho de entregarlo La partida doble se fundamenta en el hecho de que en toda operación mercantil deberá siempre existir un Deudor y un Acreedor, lo que da lugar a un principio elemental: 8 Método Superior de Contabilidad Julio de la Canal, Ed De la Canal, México, pág 10 Contabilidad General Pág 63

3 No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor Cualquier operación mercantil cuenta con 2 partes: una que recibe llamada Deudora y otra que entrega llamada Acreedora La parte que recibe y la que entrega están representadas por 1 o más cuentas, tratando de que exista igualdad de valores entre lo que se recibe y se entrega, teniendo en cuenta el otro principio de la partida doble Todo lo que sale debe ser igual a todo lo que ingresa Es evidente que en una opresión mercantil existe una persona que entrega y otra que recibe, un valor que sale y otro que ingresa En otras palabras al comprar un producto debe existir una persona que compra y otra que vende Ejemplo, si Carlos entrega a Pepe 100 soles en calidad de préstamo se determina lo siguiente: para distinguir el deudor del acreedor es necesario trazar una línea vertical y escribir a la izquierda la palabra RECIBE y a la derecha la palabra ENTREGA Recibe Entrega Pepe S/ Carlos S/ En este caso Pepe es el deudor porque recibe, y Carlos es acreedor porque entrega Otro ejemplo: si Pepe le devuelve en su totalidad el préstamo a Carlos, entonces: Recibe Entrega Carlos S/ Pepe S/ En este caso Carlos sería el deudor porque recibe y Pepe sería acreedor porque entrega PERSONIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DEUDORAS Y ACREEDORAS: La contabilidad no solo se propone establecer la situación patrimonial de una empresa en determinado tiempo, sino que tiene la misión de registrar constante y continuamente las diversas modificaciones o alteraciones que afectan a cada cuenta poniéndolas en diversas posiciones en cuanto a valores se refiere Ante ello existe la necesidad de que la contabilidad registre las relaciones entre una y otra cuenta mediante LA PERSONIFICACIÓN de las mismas, tratando de que éstas fueran como una persona para así adoptar la posición de DEUDORAS o ACREEDORAS Realmente no se tiene inconveniente en admitir la personificación de aquellas cuentas que representan efectivamente a personas, proveedores, acreedores, clientes, etc, pero la objeción se presenta cuando se trata de personificar cuentas realmente impersonales como: caja, mercaderías, materias primas, valores, etc, es decir como si éstas fueran personas Las operaciones que la empresa efectúa, ocasionan la entrada y salida de valores de toda clase Personificando las cuentas diremos que cuando una cuenta recibe un valor de los que a ella corresponde, se dice que esta cuenta es deudora Cuando una cuenta entrega un valor que a ella corresponde, se dice que esta cuenta es creedora Con un ejemplo comprenderemos mejor: Si una empresa compra mercaderías, pagando en efectivo llegamos a un resultado: ingresa mercaderías y sale dinero en efectivo, por lo tanto la cuenta mercaderías es deudora ya que ingresó a la empresa y recibió un valor La cuenta caja que representa al dinero en efectivo es acreedora ya que salió de la empresa con un determinado valor Lo expresado quedaría representado de la siguiente forma: Pág 64 Contabilidad General

4 Mercaderías Cuenta Deudora Caja Cuenta Acreedora Empleando los términos Debe, Haber, Cargo y Abono determinamos que: todo valor que recibe una persona se registra en el debe y se dice que es cargo, y todo valor que se entrega a una persona se registra en el haber y se dice que es Abono Dicho en otra forma: toda cuenta que ingresa puede ser mercadería, dinero en efectivo, compras varias, etc, se registra en el debe y se dice que es el cargo y toda cuenta que sale puede ser dinero en efectivo, letras por pagar, mercaderías, ventas, etc, se registra en el haber y se dice que es abono Un ejemplo hará entender mejor el asunto: un cliente nos cancela su letra firmada un mes antes Dicha acción la registramos de la siguiente manera: Caja y Bancos Clientes Debe XX Haber XX Por lo tanto la cuenta Caja y Bancos es una cuenta deudora registrada como cargo en el Debe La cuenta Clientes es una cuenta acreedora registrada como Abono en el Haber REGLAS PARA DETERMINAR LAS CUENTAS DEUDORAS Y ACREEDORAS: Todo estudioso de la contabilidad tropieza conciertas dificultades como son: no saber determinar el principio de la partida doble; en su inicio no distingue las partidas deudoras de las acreedoras, para ello es importante saber los siguientes aspectos: Se carga o Adeuda 1 A toda persona que recibe un valor 2 Todo valor u objeto que ingresa 3 A las pérdidas en su concepto respectivo Se Abona o Acredita 1 A toda persona que entrega un valor 2 Todo valor u objeto que sale 3 A las ganancias en su concepto respectivo Las reglas que sirven de base para la partida doble y que son aplicables a personas, cosas y resultados son: I PARA PERSONAS PREGUNTA Toda persona que recibe es Deudora Quién recibe? Toda persona que entrega es Acreedora Quién entrega o da? II PARA COSAS Y VALORES PREGUNTA Todo valor que ingresa es Deudor Qué valor ingresa? Todo valor que sale es Acreedor Qué valor sale? III PARA RESULTADOS PREGUNTA Toda pérdida es Deudora Existe pérdida? Toda ganancia es Acreedora Existe ganancia? Con las preguntas respectivas el estudioso podrá determinar las cuentas deudoras y acreedoras Si realmente llegas a entender las reglas de la partida doble habrás avanzado un amplio trecho en la difícil tarea de aprender contabilidad Suerte Contabilidad General Pág 65

5 EJERCICIO DE APLICACIÓN Para una mejor comprensión se aplicará la pregunta, luego la respuesta, posteriormente la cuenta respectiva y finalmente el valor y así sucesivamente para todos los ejercicios Cabe mencionar que la cuenta irá acompañado de la sub cuenta respectiva 1 Se cobra en efectivo una letra valorizada en S/ soles Qué ingresa? Dinero en efectivo 10 Caja y Bancos Deudora Qué sale? Letras 12 Clientes Acreedora Se compra una vitrina para la exposición de la mercadería por S/ soles en efectivo Qué cosa Vitrina 33 Inmuebles, Deudora ingresa? Maquinaria y Equipo 335 Muebles y Enseres Qué valor sale? Dinero 10 Caja y Bancos Acreedora Se paga una letra por S/ en efectivo Qué valor Una letra 42 Proveedores Deudora ingresa? 421 Letras por pagar Qué valor sale? Dinero 10 Caja y Bancos Acreedora Se compra mercaderías por S/ en efectivo Qué ingresa? Una compra 60 Compras Deudora Mercaderías Qué sale? Dinero 10 Caja y Bancos Acreedora Se paga el mantenimiento de la camioneta de la empresa por S/ soles en efectivo Qué ingresa? Un servicio 63 Servicios prestados Deudora por terceros 634 Mantenimiento Qué sale? Dinero 10 Caja y Bancos Acreedora Caja 6 Se paga sueldo por S/ en efectivo Qué ingresa? Un servicio 62 Cargas de Personal Deudora Sueldos Qué sale? Dinero 10 Caja y Bancos Acreedora Caja Pág 66 Contabilidad General

6 7 Se vende mercadería por S/ soles en efectivo Qué ingresa? Dinero 10 Caja y Bancos Deudora Qué sale? Una venta 70 Ventas Acreedora Mercaderías 8 Se deposita dinero en efectivo por S/ soles en nuestra cuenta corriente del Banco Santander Qué ingresa? Cuenta Corriente 10 Caja y Bancos Deudora Cta Corriente Qué sale? Dinero Efectivo 10 Caja y Bancos Acreedora Pues bien, después de haber realizado los ejercicios prácticos sobre la partida doble es necesario dar a conocer que todo ingreso y gasto como producto de ventas o compras realizadas al contado o al crédito, están en relación directa con las cuentas de Activo y Pasivo respectivamente Al comprar o vender bienes y servicios, esta acción mercantil afecta necesariamente al activo o pasivo de la empresa por lo tanto debe reflejarse en la partida doble EL BALANCE DE COMPROBACIÓN Y LA HOJA DE TRABAJO Se sabe muy bien que los débitos y los créditos de los asientos de un diario deben ser siempre iguales unos a los otros y estos asientos balanceados son a la vez pasados al libro mayor donde los saldos deudores de las cuentas deberán igualar al total de los saldos acreedores La igualdad de los débitos y créditos se resume en el Balance de Comprobación, por lo tanto diremos que el: BALANCE DE COMPROBACIÓN viene ser un conjunto de cuentas cuyos nombres aparecen en el Mayor a una fecha determinada y donde los importes registrados en el Debe y en el Haber deben ser iguales Según lo expresado nos indica que el Balance de Comprobación representa las sumas del debe y el haber del Diario, los cuales tiene que ser equivalentes a las sumas del debe y el haber del libro mayor; es decir mediante el Balance de Comprobación se comprueba o verifica si los importes de ambos libros coinciden Este hecho indica que por cada cargo existe una cantidad igual de abono Así de esta forma el Balance de Comprobación sirve para resumir la información que el libro mayor da en detalle Este resumen se prepara siempre al final del periodo contable, proporcionándonos de esta manera los elementos necesarios para determinar los estados financieros RAYADO E IMPORTANCIA DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN Con el objeto de hacer ver prácticamente la forma de redactar el Balance de Comprobación y la disposición que éste adopta ponemos a continuación unos datos que resumen en sí los saldos de las cuentas que fueron pasadas del diario al libro mayor Contabilidad General Pág 67

7 Código CREACIONES LOS ANDES SA BALANCE DE COMPROBACIÓN 31 de Diciembre 2003 Sumas del Mayor Denominación Saldos del Mayor Cuentas Debe Haber Deudor Acreedor Caja y Bancos Clientes Mercaderías Gastos administrativos Gastos de Ventas TOTAL Como se ve, el Balance de Comprobación está compuesto por el Balance de las Sumas y el Balance de los Saldos Algunos autores consideran solo el Balance de las Sumas como el Balance de Comprobación Nosotros consideramos ambas columnas Para determinar los saldos en las sumas del Mayor en el balance de Comprobación tomaremos como ejemplo dos cuentas: 10 Caja y Bancos y 42 Proveedores, ambas tienen el siguiente registro en el libro Mayor: D 10 Caja y Bancos H D 42 Proveedores H ======================= ====================== Como se observa la cuenta 10 Caja y Bancos tiene un saldo deudor de S/ y un saldo acreedor de S/ , dichos saldos fueron registrados en el debe y el haber delas columnas referentes a sumas del mayor De igual forma la cuenta 42 Proveedores tiene un saldo acreedor de S/ el cual se registra en el haber de la misma columna Así sucesivamente se procede al registro de las demás cuentas en el Balance de Comprobación, especificando los importes de debe y haber en las sumas del Mayor Una vez distribuidos los importes de todas las cuentas del mayor en el balance de Comprobación se procede a sumar las columnas del debe y haber, si ambos totales son iguales, es evidente que los cargos y abonos asentado en el libro mayor también son iguales demostrando de esta forma el correcto registro de la cuentas En nuestro caso dicha suma es de , posteriormente se procede a determinar los saldos del mayor para ello se apertura dos columnas, una para los saldos deudores y otro para los saldos acreedores, algunos autores la llaman también Balance de Saldos La columna de los saldos representan un Anexo o ampliación a las columnas del Balance de Comprobación o sumas del mayor Dichos saldos se obtienen en base a la diferencia establecida entre los importes del debe y el haber de cada cuenta Como se dijo antes, si los importes del debe o cargo son mayores a los importes del haber o abono diremos que el saldo es deudor, si los importes del haber o abono es mayor a los importes del debe o cargo, diremos que el saldo es acreedor y si ambos son iguales se dirá que el saldo es nulo Una vez registrado los saldos se procede a sumar ambas columnas, el saldo deudor debe ser igual al saldo acreedor, en el caso en mención es de soles Pág 68 Contabilidad General

8 La determinación de los saldos permite en general conocer la situación aproximada de la empresa; no la situación exacta, puesto que será preciso proceder a la regularización de las cuentas PERIODICIDAD DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN La práctica usual es hacer un balance de comprobación cada año sin embargo se puede reducir el periodo a un mes, un trimestre o un semestre según la característica económica y financiera de la empresa El Balance de Comprobación ha de comprender la totalidad de los asientos anotados desde el prinicipio del ejercicio hasta el final del periodo contable 1 LA HOJA DE TRABAJO: Después de formular el Balance de Comprobación se confecciona la Hoja de Trabajo que viene a ser la continuación del primero: LA HOJA DE TRABAJO: Es un clasificador de las cuentas que aparecen en el Balance de Comprobación, permitiendo así determinar las cuentas que pertenecen al Balance General y al Estado de Ganancias y Pérdidas En vista de que el Balance de Comprobación enumera las cuentas sin especificar su clasificación, por lo tanto los contadores hacen uso de un recurso llamado Hoja de Trabajo con el fin de agrupar las cuentas en Activo, Pasivo, Patrimonio e ingresos y gastos Se debe tener presente que la Hoja de Trabajo no es un libro contable ni un estado financiero, sino una guía que facilita la formación de los asientos finales y la posición en que las cuentas deben quedar en los estados financieros, llámese Balance General y Estado de Ganancias y Pérdidas Después de que un negocio ha estado operando durante un tiempo los dueños desean saber si tuvieron utilidades o no y la naturaleza financiera y económica ocurrida desde que se inició Tales hechos y cifras le permitirán al o propietarios tomar decisiones, para ello harán uso de los estados financieros los que fueron confeccionados en base a la hoja de trabajo, he ahí su importancia PREPARACIÓN DE LA HOJA DE TRABAJO: Tal como se observa en la Hoja de Trabajo perteneciente a la empresa Creaciones Los Andes SA está nos muestra 12 columnas: En la parte superior se anota el nombre de la empresa y la denominación Hoja de Trabajo, así como la fecha o el periodo a que pertenece Posteriormente se apertura las columnas donde se registran los códigos y cuentas extraídas del libro mayor Luego vienen las columnas referentes a sumas y saldos del mayor En seguida aparecen las columnas de ajustes y/o eliminaciones separadas en Debe y Haber En este par de columnas se registran las correcciones que deben realizarse para presentar un real y correcto saldo en los estados de resultados En estas columnas se ajustan: En primer lugar, los saldos de las cuentas de la clase 9, cuyos importes deudores se trasladarán a la columna del Haber, en contrapartida se registrará el saldo acreedor de la cuenta 79 (cargas imputables a cuentas de costos) a la columna del Debe De esta forma se cancela la cuenta 79 En segundo lugar, el importe de la cuenta 69 ( 3 00 según la Hoja de Trabajo) cuyo saldo deudor se transferirá a la columna del Haber de los ajustes, luego el mismo importe se trasladará a la columna del Debe a la altura de la cuenta 61 Variación de existencias Así la cuenta Costos de Ventas se resta de la cuenta Variación de Existencias dando un saldo positivo de S/ = 200 El cual se registrará en la columna de ganancias del Estado de resultado por naturaleza Contabilidad General Pág 69

9 a Luego aparecen las columnas de inventarios A esta columna se trasladan los saldos del Balance es decir los saldos de las cuentas del activo, pasivo y patrimonio Si la columna del activo es mayor que el saldo del pasivo, se dirá en este caso que la empresa obtuvo utilidad Si el pasivo es mayor que al activo entonces se dirá que se obtuvo una pérdida Según nuestro ejemplo se tiene una utilidad de Total columna del Activo (-) Total columna del Pasivo UTILIDAD Luego se saldan las columnas del inventario para ello se coloca los de utilidad en el lado del pasivo con el fin de igualar ambos lados que resultan siendo de Las siguientes columnas se refieren al Estado de resultados por Naturaleza, en ellas se registran los saldos de las cuentas que representan ganancias o pérdidas En la columna de pérdidas se registrarán los saldos de las cuentas 60, 62, 63, 64, 65, 66, 67, 68 y 74, en cambio en la columna de ganancias se registran los saldos de las cuentas 61, 70, 73, 75, 76, 77, 78 Después de transferirse los saldos de las ya referidas cuentas se procede a sumar cada una de las columnas Si la ganancia es mayor que la pérdida habrá una utilidad, de lo contrario una pérdida Según el caso en estudio la utilidad es de en base al siguiente resultado: Total columna de ganancia (-) Total columna de pérdidas UTILIDAD Para saldar las dos columnas se procede a registrar los en la columna de pérdidas con el fin de totalizar en ambos lados En cuanto a las últimas columnas referidas al Estado de Resultado por Función, se considera como saldos en la columna de Pérdidas las cuentas 66, 69, 74 así como los saldos de la clase 9 Simultáneamente se registrarán en la columna de ganancia los saldos de las cuentas 70, 73, 75, 76, 78 Si la ganancia es mayor que la pérdida se tendrá una utilidad, como se da en el caso en mención de la empresa Creaciones Los Andes SA La utilidad es de según el resultado obtenido Total columna de Ganancias (-) Total columna de Pérdidas UTILIDAD Para saldar las columnas referidas a ganancias y pérdidas se procede tan igual que el Estado de Resultado por Naturaleza En resumen la Hoja de Trabajo nos indicará la utilidad o pérdida que la empresa obtiene al final del ejercicio económico, para así determinar las acciones a seguir próximamente, entre ellos el impuesto a al renta a pagar, los dividendos a repartir, etc Pág 70 Contabilidad General

10 CREACIONES LOS ANDES SA HOJA DE TRABAJO Del 1 Enero a 31 de Diciembre de 2004 Concepto - Cuenta Sumas del Mayor Saldos del Mayor Ajustes y/o Eliminaciones Inventarios Resultados por Naturaleza Resultados por Función Debe Haber Deudor Acreedo Debe Haber Activo Pasivo Pérdida Ganancia Pérdida Ganancia r 10 Caja y Bancos Clientes Mercaderías Inmuebles, Maq y Equipo 39 Deprec y Amortz acum 40 Tributos por pagar Remunerac por pagar Proveedores Capital Reservas Resultados Acumulados 60 Compras Variación de Existencias 62 Cargas de personal Servicios Prest Por terc 67 Cargas financieras Provisiones del ejercicio 69 Costo de ventas Ventas Cargas Imp A Ctas Costo 94 Gastos administrativos Gastos de Ventas Utilidad antes del Impuesto