File Control v3 Manual de Usuario. Manual de Usuario. File Control 3. Recepción de Factura Electrónica

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1 File Control v3 File Control 3 Recepción de Factura Electrónica 1

2 ::: DISEÑO FUNCIONAL ::: de File Control 3 Autores: Jorge Luis Pérez Rodríguez Fecha de Creación: Febrero, 2010 Fecha de Actualización: Diciembre 28 de 2011 Documento de referencia: Manual_Usuario_File_Controlv3 Version: 2.0.0

3 File Control v3 ::: INDICE ::: INTRODUCCION 7 Metodología de desarrollo de. 8 File Control V MENU ADMINISTRACION DEL SISTEMA MENU CONFIGURACION VENTANA LISTA EMISORAS ALTA EMISORA IMPORTAR REGIONES AREA OC CONFIGURACION BITACORA PLANTILLAS MODIFICA EMPRESA CONFIGURA TRANSCEPTOR USUARIOS RECEPTOR REGIONES CONFIGURA CORREO BORRA EMPRESA ALTA COMO PROVEEDOR VENTANA ADMINISTRACION USUARIOS PERFILES DE USUARIO ALTA DE USUARIO ALTA DATOS GRALES USUARIO GENERALES MODIFICA ACCESOS ASIGNA DOCUMENTOS DOCUMENTOS TIPO DOCUMENTO VALORES DE FILTRO MENU REGISTRA ALTA PROVEEDORES IMPORTAR IMPORTAR NO COMUNICADOS REPORTE BASE MODIFICA DATOS PROVEEDOR EXPEDIENTE VIRTUAL CONFIGURA TRANSCEPTOR 29 3

4 CONEXION B2B COMUNICADOS B2B PROVEEDOR WEB REENVIAR CORREO WEB ALTA COMO EMISORA DEFINICION DE RUTA DE INSTALACION CONFIGURACION SUPER ADMINISTRADOR CONFIGURACION DE VALIDACIONES CONFIGURACION DE RECEPCION ADICIONAL MENU CFD DOCUMENTOS RECIBIDOS ARCHIVOS SAT DOCUMENTOS VALIDADOS CAMBIAR STATUS VISUALIZAR DOCUMENTO MOTIVO RECHAZO CAMBIAR REGION CAMBIAR AREA MENU DEL OPERADOR MENU CONSULTA DOCUMENTOS RECIBIDOS ARCHIVOS SAT DOCUMENTOS VALIDADOS CAMBIAR STATUS VISUALIZAR DOCUMENTO MOTIVO RECHAZO CAMBIAR REGION CAMBIAR AREA EXPEDIENTE VIRTUAL APÉNDICE A 47 Configuración de Transceptor de FC3 y Factrónica para Comunicación B2B 47 CASO 1 48 I. Pasos para la configuración del FC3 de Recepción 48 II. Pasos para la configuración del FC3 de Emisión 48 III. Pasos para la configuración del FC3 de Emisión Cliente Receptor 49 CASO 2 49 I. Pasos para la configuración del FC3 de Recepción 49 II. Pasos para la configuración del FC3 de Emisión Cliente 49 CASO 3 50 I. Pasos para la configuración del FC3 de Recepción 50 II. Pasos para la configuración del FC3 de Emisión 50 CASO 4 50 I. Pasos para la configuración del FC3 de Recepción 51 II. Pasos para la configuración de Factrónica 51 III. Pasos para la configuración del Factronica FC3 Recepción 51 CASO 5 52 I. Pasos para la configuración del FC3 de Recepción 52

5 File Control v3 II. Pasos para la configuración de Factronica Cliente 52 CASO 6 52 I. Pasos para la configuración del FC3 de Recepción 52 III. Pasos para la configuración Factronica 53 APÉNDICE B. Descripción de errores 54 5

6 CONTROL DE CAMBIOS Registro de cambios Fecha Autor Versión Observaciones 13Febrero2011 Jorge Pérez Operación de File control Octubre2011 Jorge Pérez Operación de File control Diciembre2011 Jorge Pérez Operación de File control

7 File Control v3 INTRODUCCION Xtra Appeal File Control es un poderoso sistema de Gestión Documental que controla sus documentos desde la generación, modificaciones, control de cambios, versiones, su organización e integración en expedientes virtuales y hasta su gestión mediante la más avanzada tecnología de workflow orientada a procesos. Xtra Appeal File Control cuenta con todos los módulos y herramientas necesarias para crear y manejar expedientes electrónicos de última generación abarcando desde la digitalización de documentos en papel, pasando por el manejo de los documentos electrónicos modernos con sello digital, la integración de voz, video e imágenes de alta especialización hasta los documentos y expedientes codificados en XML con sello digital o firma electrónica. La versión que presentamos de Xtra Appeal File Control ( ) permite la Recepción de Factura Electrónica, validándola, almacenándola y notificando su estado de validación al proveedor y al usuario administrador de la cuenta. Las Funcionalidad que se contempla es: 1. Se recibe un CFD/CFDI de dos formas: A. De forma manual por medio de una página web. B. De forma automática, via Transceptor. Previamente fueron registrados en FC3 el emisor y el receptor. 2. El CFD/CFDI puede contener la addenda comercial solicitada por el receptor, pasando por el siguiente proceso de validación. A. Validación de estructura de conformidad con las especificaciones del o los xsd correspondiente. B. Validación del sello fiscal. C. Validación de los importes. D. Validación de folios fiscales. E. Validación del certificado del sello fiscal. F. Validación de los datos fiscales del receptor. G. Validación de la estructura y datos de la addenda comercial si fue requerido. 3. El resultado de las validaciones es notificado vía correo y/o TRANSCEPTOR al emisor del comprobante. 4. Para el caso de la página web, se podrá consultar los comprobantes y su estado, subir nuevos comprobantes, actualizar datos del emisor y modificar su correo electrónico. 5. Los comprobantes válidos pueden clasificarse de forma jerárquica por rfc, región y área. 6. Los comprobantes validos pueden visualizarse en un formato gráfico estándar desde un listado o desde el expediente virtual del proveedor. 7. El acceso al sistema puede ser por tipo de usuario: superadministrador, administrador, operador y de consulta. 7

8 8. Usamos un cliente java para conexión con el servidor. También puede ser por medio de un explorador web. 9. Las notificaciones del sistema a los proveedores puede ser por medio de un texto plano o por un documento html. 10. El acceso a los documentos se realiza a través de pantallas de búsqueda o directamente en el expediente virtual del proveedor. Metodología de desarrollo de. La base de desarrollo de Xtra Appeal File Control es, que es la herramienta de desarrollo rápido de aplicaciones RAD (Rapid application Development) número uno en eficiencia y sencillez. La base tecnológica de Hotware es: Desarrollado en lenguaje c con portabilidad total entre Unix, Linux y Windows Soporta simultáneamente dos tipos de clientes: o Clientes Java (Applets) o clientes telnet Programación visual mediante integración de objetos predefinidos En, la descripción completa de una aplicación, así como sus tablas, están contenidos en un solo archivo con extensión.b44. Los datos están contenidos en archivos separados cuya extensión es.x02. Los objetos Java están contenidos en archivos con extensión.class. permite la construcción de aplicaciones mediante el simple mecanismo de inserción y acomodo de objetos asignándoles sus respectivos atributos. La técnica de construcción incremental permite el desarrollo mediante la metodología de prototipos. Un prototipo es una versión previa de la aplicación pero completamente funcional que permite realizar pruebas con el usuario para obtener y validar los requerimientos esenciales, manteniendo abiertas, las opciones de implementación. El prototipo sirve para conocer y probar las diferentes opciones de implementación antes de comprometer el diseño final de la aplicación. La metodología de desarrollo a partir de prototipos incrementales permite generar aplicaciones con funcionalidad muy atinada ajustándose cada vez más a los requerimientos específicos y cambiantes del usuario. Esta metodología no sólo permite desarrollar aplicaciones útiles sino también asegura el mantenimiento adaptando las aplicaciones a las nuevas necesidades que puedan surgir.

9 File Control v3 File Control V VENTANA LOGIN La ventana login nos permite entrar al sistema con una cuenta creada previamente, usando un USUARIO y un PASSWORD, creados por el Administrador al registrar a un usuario. Ambos campos son sensibles a mayúsculas, es decir, que si estos datos se registraron con mayúsculas, es necesario escribirlas igual. Existen tres tipos de usuarios: Administrador. Tiene los privilegios para realizar los cambios necesarios para operación del sistema. Operador. Los privilegios son restringidos a realizar cambios en documentos y proveedores. Consulta. Tiene privilegios de visualización únicamente. Ejemplo: Admin Ingresamos con el usuario Admin y entramos a 9

10 1. MENU ADMINISTRACION DEL SISTEMA El menú inicial se corresponde con el tipo de usuario registrado. Existen tres tipos de acceso: Menú Administrador. Permite el acceso a todas las ventanas del sistema. Menú Operador. Permite el acceso a las ventanas de documentos, proveedores y expediente virtual. Menú Consulta. Permite el acceso a las ventanas de documentos, proveedores y expediente virtual. Seleccionamos CONFIGURACIÓN 1.1. MENU CONFIGURACION Observemos que en la parte superior derecha aparecen dos botones que encontraremos en varias de las ventanas del sistema, entre otros: Regresar a la ventana anterior Ir al menú de inicio

11 File Control v3 Quien tiene acceso de forma exclusiva al Menú Configuración es el administrador. Desde esta ventana puede proceder a; Registrar y configurar las empresas propietarias de la aplicación, conocidas como EMISORES, configurar correo y algunos aspectos de la validación de comprobantes, configurar la cuenta del correo y la forma en que se presenta el cuerpo del mensaje, entre otras. Definir filtros de búsqueda y rutas de almacenamiento de los comprobantes en DOCUMENTOS. Registrar perfiles de usuario, usuarios y definir los privilegios que se le otorgan en USUARIOS. En la ventana CONFIGURACION presionamos EMISORES VENTANA LISTA EMISORAS En la ventana lista emisoras podemos ver los datos de las empresas que reciben CFD s/cfdi s Las acciones que se pueden emprender son: ALTA EMISORA Esta ventana nos permite capturar los datos de la(s) empresa(s) receptora(s). Los datos que se registran en este formulario deben coincidir con el Registro que se contiene en la Cédula Fiscal. Las validaciones de los datos fiscales se basan en estos datos. Cuando llaga un 11

12 comprobante se comparan los datos del receptor contra los que están registrados en el sistema y se envía una leyenda de warning en caso de existir diferencia. Cabe resaltar que es importante capturar el correo, dado q es la clave para recibir notificaciones y que en el campo de IDempresa se captura el RFC nuevamente. En la parte superior izquierda encontramos tres botones, lo que nos permite tener una interface muy intuitiva; en el caso de ventanas donde no aparecen estos botones, la tecla ESC y la acción ENTER realizan las tereas de salir y aceptar IMPORTAR Con esta función podemos registrar un conjunto de emisoras, obteniendo los datos de un archivo de texto o layout. Con este botón seleccionamos el archivo que contiene la información que deseamos registrar. Y obtenemos los registros que se encuentran en el archivo de texto REGIONES Esta función permite registrar regiones, sucursales o unidades de negocio. El nombre de regiones es genérico y puede ser aplicado de acuerdo a las necesidades de la organización. En caso de que no se tenga una funcionalidad como la descrita, no afecta la operación de FC3.

13 File Control v3 El botón tiene la misma función descrita para la importación de datos a través de un archivo de texto, descrita líneas arriba AREA La funcionalidad de AREA nos permite registrar datos de área, centro de costo o proyecto, con una captura manual o a través de un documento de texto OC En orden de compra podemos subir de forma manual archivos de texto con la configuración establecida para registrar los datos de la orden de compra que se validará de acuerdo a los parámetros establecidos con el botón configuración CONFIGURACION Este botón nos permite configurar una cuenta de correo que será usada como base para enviar correo de todos los RFC s registrados. Son necesarios los campos relacionados al servidor SMTP y una cuenta de correo. 13

14 Los tipos de correo son: Alta de Proveedores, notifica el registro de proveedor web. Recepción CFD se envía cada vez que se recibe un CFD; es enviado al correo del proveedor y al correo del administrador de receptora. Aceptación o Rechazo notifica el cambio de estatus de un comprobante. Cambia Contraseña Portal WEB notifica el cambio de password. Existen una serie de banderas para activar o desactivar algunas actividades: Servidor de correo. Contendrá el nombre del servidor SMTP o su dirección. Puerto. Es un dato requerido y debe corresponder con el del servidor de correo. Usuario. Corresponde a la cuenta de correo registrada en el servidor, puede tener incluido el dominio o no. Tecnología. Regularmente usamos SMTP sin SSL. Remitente. Se refiere a la cuenta de la que se envía el correo. Necesariamente debe incluir el dominio. Correo HTML. Nos permite definir si se desea enviar las notificaciones por correo en formato HTML. Esta opción se complementa con la carga de los archivos de imágenes en la ventana de las plantillas. Password Pago. En el cambio del estatus de pago se decide si solicita password para aplicar la acción. Valida ADD y Valida ADD Adicionales. Tiene que ver con la validación de órdenes de compra vs addendas específicas, desde FC3. Filtro Perfil. Nos permite definir si un usuario debe tener el perfil específico para poder visualizar las facturas validadas. Valida Datos. Nos permite controlar si un comprobante es inválido cuando los datos fiscales de la receptora difieren de los registrados en el sistema. Valida Importes. Establece si se invalida un comprobante que tenga diferencias en los importe o sólo se toman como warnings. ID NO ADD. Nos permite establecer una palabra como parámetro para saber si en la instalación realizada se espera una addenda. Notifica Pago. Es la opción para enviar correo cada vez que realizamos una modificación en el estatus de pago. Notifica Inválidos y Correo Inválidos. Establece si se desea que se notifique por correo cuando un comprobante es inválido y a qué cuanta debe notificarse si no se quiere notificar al proveedor. Correo Adicional. Permite agregar una cuenta de correo adicional para las notificaciones que se realizan al proveedor. Esta cuenta es tomada para enviar el correo en el renglón de copia.

15 File Control v BITACORA En la bitácora se registran los correos enviados por FC3. Esta opción solo es informativa. Presenta un pantalla de búsqueda que contiene los campos RFC emisor, RFC receptor, fecha de envío y asunto. Desde el grid es posible llamar a la línea de comando del envío y el mensaje enviado. 15

16 PLANTILLAS Nos permite editar las plantillas que se usan para el envío de los diferentes tipos de correo En la parte baja de la pantalla aparece un botón Impota, con el que podemos establecer las imágenes de encabezado y pié para el mensaje en HTML. En el encabezado y pié del mensaje podemos modificar el texto, no así en el cuerpo, porque éste se encuentra definido por variables del sistema.

17 File Control v3 Una vez registrada una empresa, podemos verla desplegada en la VENTANA LISTA EMISORAS Al seleccionarla y presionar el botón derecho aparece un menú emergente con funcionalidades adicionales 17

18 MODIFICA EMPRESA Nos va a mostrar una ventana con los datos de la empresa en modo edición CONFIGURA TRANSCEPTOR Es la funcionalidad que nos permite configurar el TRANSCEPTOR, componente que utilizamos para establecer la conexión B2B para el traslado de documentos. Se establece la URL y el PUERTO de comunicación USUARIOS RECEPTOR Con esta función se indica el usuario que será tratado como administrador para este RFC y al que le llegarán los avisos de CFD s recibidos y su estatus, VALIDADO o NO VALIDADO. Adicionalmente, permitirá al usuario realizar el cambio de región y de área, así como el estatus de pago de un comprobante válido.

19 File Control v REGIONES Por medio de esta función relacionamos las Regiones y sus Áreas asociadas con los RFC registrados CONFIGURA CORREO Como en configuración, en esta ventana podemos registrar la cuenta y el servidor que se usarán para el intercambio de correo electrónico, con la característica que éste será específico para cada Empresa. Para el caso de que exista una cuenta de correo por cada RFC receptor y además la cuenta general, en primera instancia tomará la cuenta específica para el envío de correo BORRA EMPRESA Realiza la función que describe Se debe tener mucho cuidado al aplicar esta acción, ya que se pueden estar borrando datos que son solicitados en otras tareas ALTA COMO PROVEEDOR Cuando hablamos de un Corporativo o Grupo de compañías, se presenta la facturación intercompañías. Si tenemos una empresa dada de alta como emisora, no puede enviar una factura como proveedora, por el conflicto que se presenta en el RFC como Proveedor y Emisor. Por ello es necesario registrarla como proveedora. Al hacerla proveedora se genera el registro que evita el conflicto descrito. Lo mismo sucede cuando hablamos de la emisión de Comprobantes Fiscales. Entonces deberemos dar de alta a nuestro emisor como Cliente. 19

20 Hasta aquí cubrimos la configuración de emisora y regresamos a MENU CONFIGURACION En la ventana CONFIGURACION presionamos USUARIOS VENTANA ADMINISTRACION USUARIOS Tenemos dos funciones en USUARIOS PERFILES DE USUARIO Tenemos tres perfiles de usuario dados de alta Administrador, que tiene acceso a todas las ventanas del sistema y emprender las acciones que requiera. Consulta, quien sólo tiene acceso para visualizar. Operador, quien puede emprender acciones. Podemos dar de alta un nuevo perfil, presionando en botón NUEVO Damos de alta un perfil SuperAdministrador, que estará asociado a la creación de usuarios administradores locales, para segmentar la administración por RFC receptor ALTA DE USUARIO En el grid LISTA DE USUARIOS presionamos el botón NUEVO

21 File Control v ALTA DATOS GRALES USUARIO Al capturar los datos del usuario seleccionamos el tipo de acceso de tres existentes Consulta general del sistema Menú de administración del sistema Operador del sistema El tipo de acceso básicamente nos indica el menú que estará disponible para el usuario. El perfil lo vamos a seleccionar de entre los existentes. Debe coincidir el tipo de acceso y el perfil. El perfil SuperAdministrador será aplicable a un solo usuario, de preferencia. Capturamos la vigencia del password, si el usuario hará cambio de password una vez ingresando. El perfil de pago nos indica los Roles para pago, que son PERFIL ESTATUS CAMBIA ESTATUS A Perfil 1 Validado Perfil 1 Validado Rechazado Autoriza para pago Perfil 2 Autoriza para pago Proceso para pago Perfil 2 Autoriza para pago Rechazado 21

22 Perfil 3 Proceso para Pago Perfil 3 Proceso para Pago Perfil 4 Validado Perfil 5 Etapa n Rechazado Pagado Rechazado Puede revertir a la etapa anterior Es necesario seleccionar un perfil de pago, aún cuando no tengamos contemplada esa funcionalidad, ya que es restrictivo. El perfil permitirá que el usuario modifique el estatus de pago. Un usuario sólo puede estar asociado a un perfil de pago. Los documentos se presentarán a los usuarios de acuerdo al perfil de pago que tengan registrados y al estatus en el que se encuentren. Pe. Un documento que se encuentra con estatus Validado lo puede consultar el usuario que tenga el perfil de pago 1. Si cambia el estatus a Autoriza para pago, ya no podrá consultarlo. Seleccionamos al usuario de la lista y presionamos el botón derecho GENERALES Nos permite modificar los datos del usuario MODIFICA ACCESOS Nos permite cambiar el password del usuario ASIGNA DOCUMENTOS Con esta funcionalidad restringimos accesos al usuario de la siguiente forma En la VENTANA ASIGNA DOCUMENTOS presionamos el botón ENVIAR

23 File Control v3 Tenemos una ventana en la que podemos restringir los accesos por RECEPTOR, REGIONES, AREAS. Al seleccionar uno de los tres, se despliegan los que tengamos registrados. Seleccionamos uno y con el botón derecho, podemos asignarlos al usuario. Esta acción va a permitir a nuestro usuario ver los documentos de los RFC s, REGIONES y AREAS que hayamos especificado. En caso de que el negocio no maneje esta forma de organización, con la restricción por RFC es suficiente. ESTA ES LA FORMA ADECUADA DE ESTABLECER LAS RESTRICCIONES PARA UN USUARIO. 23

24 DOCUMENTOS TIPO DOCUMENTO Esta función nos permite establecer la ruta en la que se almacenarán los documentos. Al hablar de recepción de CFD s sólo podemos considerar documentos de ingreso, egreso o traslado, por lo que no hay necesidad de realizar una funcionalidad muy compleja. Entramos a la ventana LISTA TIPO DE DOCUMENTO y presionamos el botón NUEVO. En ALTA TIPO DOCUMENTO seleccionamos RECEPTOR y podemos establecer la RUTA BASE que es donde se almacenarán los documentos recibidos. El árbol de directorios se establece como sigue RFC receptor\rfc proveedor\año\mes\día\cfd.xml VALORES DE FILTRO

25 File Control v3 Esta función nos permite definir filtros adicionales para la búsqueda de documentos. Los primeros tres filtros que se definan serán índices auxiliares para las búsqueda de documentos. La funcionalidad de TRANSCEPTOR es la misma a la del botón REGISTRA del MENU GENERAL. 25

26 MENU REGISTRA La primera ventana nos permite seleccionar el tipo de empresa que vamos a configurar. Marcamos PROVEEDORES y aparece la lista de proveedores, ya sea que los registremos manualmente, los importemos por medio de un archivo de texto o se registre a la hora de subir un documento ALTA PROVEEDORES Esta ventana nos permite capturar los datos de la(s) empresa(s) receptora(s). Cabe resaltar que es importante capturar el correo, dado q es la clave para recibir notificaciones y que en el campo de IDempresa se captura el RFC nuevamente. Si se selecciona la opción de Página Web y se establece SI, el proveedor recibirá correo con login y password para accesar a la página. Para la opción Addenda con el valor SI, se enviará el mensaje de que el comprobante no contiene la addenda solicitada, (este caso es de las empresas que solicitan addenda a sus proveedores) El número de proveedor es un dato numérico y la clave del proveedor es un dato alfanumérico, por lo que se usa uno o el otro. Para el caso de las empresas que tienen proveedores extranjeros, es necesario realizar modificaciones específicas en la página web. La funcionalidad para proveedores micros, también es especializada y amerita programación adicional.

27 File Control v IMPORTAR Con esta función podemos registrar un conjunto de receptoras, obteniendo los datos de un archivo de texto o layout. Con este botón seleccionamos el archivo que contiene la información que deseamos registrar. Y obtenemos los registros que se encuentran en el archivo de texto IMPORTAR NO Este botón dispara una tarea para la importación adicional de no de proveedor/clave de proveedor. 27

28 COMUNICADOS El botón de COMUNICADOS nos permitirá establecer un documento que puede ser enviado vía transceptor a nuestros proveedores que cuentan con la herramienta REPORTE Este botón nos permitirá obtener el contenido del grid en un archivo con formato de Excel o en un archivo de texto BASE Nos permite configurar el transceptor para casos especiales (ver apartado de configuración de transceptor). Ahora el botón derecho en el proveedor nos muestra más opciones MODIFICA DATOS PROVEEDOR Además de los datos del proveedor, nos permite establecer si el proveedor tendrá acceso a la página web. Es importante establecer el correo electrónico del proveedor, ya que será notificado una vez que aceptemos que será proveedor web.

29 File Control v3 De la misma forma, si subimos los datos de forma adecuada vía IMPORTAR, todos los proveedores importados recibirán un correo en el que se establece su identificador de usuario y contraseña EXPEDIENTE VIRTUAL Esta opción nos lleva a revisar el expediente virtual del proveedor seleccionado, en donde encontramos los datos del proveedor, los contactos comerciales, los diferentes documentos que podamos recabar y las facturas validas recibidas. Asimismo, aquí podremos encontrar el acuse de recibo de la entrega de la notificación de la recepción del Comprobante, vía TRANSCEPTOR CONFIGURA TRANSCEPTOR Nos permite establecer los datos para la comunicación entre emisoras y proveedor. (Comunicación B2B). Una vez capturados los datos nos permite establecer la emisora con la que se establecerá la comunicación. 29

30 Con esta acción generamos el registro en transceptor CONEXION B2B Permite establecer el código que permitirá activar la comunicación entre proveedor y emisora COMUNICADOS B2B Nos permite envíar comunicados a nuestros proveedores, vía TRANSCEPTOR PROVEEDOR WEB Nos informa acerca del correo que tiene nuestro proveedor REENVIAR CORREO WEB Envía un correo al proveedor con acceso a la página WEB, notificándole el id y una nueva contraseña ALTA COMO EMISORA Realiza el registro de la empresa seleccionada como emisora.

31 File Control v3 Con estas acciones completamos la configuración de FC3 y nos encontramos listos para recibir CFD s DEFINICION DE RUTA DE INSTALACION FC3 Puede ser instalado en cualquier disco, unidad lógica o directorio que se decida hacerlo. Para lograrlo es necesario entrar desde el menú general del administrador, seleccionar el botón REGISTRA, entrar a la ventana de Proveedores y seleccionar el botón RUTA. A través del login y el password del usuario autorizado, entramos a la ventana de configuración de rutas de instalación de FC3. Se establece la Ruta de Instalación de FC3, la del Transceptor, el directorio padre de ArchivosSat, directorio de depósito de las validaciones de FC3, directorio de recepción de validaciones externas, directorio de recepción de documentos extranjeros y otro directorio de recepción para otros servicios como Web Services. También deben cambiarse los paths de los archivos de configuración de los directorios 31

32 Recibe ValidaXml ArchivosSat ImportaCer Y el archivo FActualizaSAT.bat que se encuentra en el directorio Server CONFIGURACION SUPER ADMINISTRADOR En la ventana de rutas de instalación encontramos la opción de activar la configuración de SuperAdministrador (SuperUsuario). Al activar el modo SuperAdministrador, estamos habilitando la funcionalidad de la administración independiente de Empresas. Es posible que en un Corporativo se mantenga un procesamiento y almacenamiento centralizados, pero también una administración descentralizada por RFC o Empresa integrante del Corporativo. En este caso se permite la asignación de un RFC o más a un Administrador, quien podrá administrar proveedores, usuarios y documentos. Los usuarios Operadores y de Consulta heredan la funcionalidad de RFC con el que fueron creadas sus cuentas. Para lograr esta administración independiente es necesario activar SuperAdministrador (SuperUsuario) en la ventana de Rutas de instalación, y : A. Crear un Perfil de usuario SuperAdministrador. B. Asignar el perfil a un usuario, puede ser el propio Admin.

33 File Control v3 C. El SuperAdministrador es quien puede da de alta a las empresas receptoras. D. El SuperAdministrador registra a los Administradores de Empresa y los asigna mediante la tarea de botón derecho. (Asigna Empresas) E. El SuperAdministrador puede dar de alta los proveedores, entonces tendrá que asignar proveedor por cada RFC receptor. En el grid de emisoras, con la función de botón derecho, puede asignar los proveedores por empresa. 33

34 F. A partir de esta configuración, el usuario registrado como Administrador de un RFC, puede dar de alta proveedores, manualmente o a través de un layout. Esos proveedores serán asociados al RFC que se administra y solo serán visibles sólo paqra los usuarios relacionados con ese RFC y para el SuperAdministrador G. Un administrador de empresa puede dar de alta a los usuarios (Administrador, Operador y de Consulta) que tendrán acceso a los documentos y expediente virtual de proveedores relacionados con la empresa. Todos los usuarios asociados de esta forma a un RFC, podrán consultar los comprobantes recibidos, validados, cambiar su estatus, etc., respecto de ese RFC CONFIGURACION DE VALIDACIONES Las siguientes tres opciones son para configurar la entrega y recepción de validaciones intermedias. Con esto nos referimos a la capacidad que tiene FC3 para emitir un único archivo con el resultado de todas las validaciones y recibir un archivo con complemento para enviarlo a los proveedores con un resultado final. Notificación Error. Con esta opción indicamos si queremos que las validaciones realizadas se concentren en un archivo único.

35 File Control v3 Ruta SAP. En este campo especificamos el directorio en el que se depositará el archivo con el resultado de las validaciones, para que de ahí sea tomado y enviado a otro proceso; por ejemplo, la validación vs Orden de Compra. Ruta AS2. Se refiere al directorio en el que será depositado el archivo resultado de procesos externos que requieren ser notificados a los proveedores; por ejemplo, el regreso de la validación vs la Orden de Compra CONFIGURACION DE RECEPCION ADICIONAL Existen casos en los que se requiere recibir comprobantes de proveedores por otro medio diferente a la página web y el transceptor. Para ese fin se puede especificar la ruta a donde llegaran los comprobantes. Ruta WServer. En este campo especificamos el directorio en el que se depositará el comprobante que llega por Web Service. En este directorio se configurará el proceso a seguir. Ruta Extranjero. Se refiere al directorio en el que será depositado el archivo que se recibe de proveedores extranjeros y su proceso de validación. 35

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