Qué tan organizada está su empresa?

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1 Qué tan organizada está su empresa? A continuación le presentamos algunos pasos sencillos que le ayudan a que su empresa opere mejor que nunca, utilizando software que es posible que ya tenga. Ya sea que cuente con cinco ó 100 empleados, es posible que esté buscando maneras de agilizar sus tareas cotidianas para que pueda invertir más tiempo en enfocarse en el panorama general. Es posible que incluso haya considerado adquirir software especializado y diseñado para su empresa. Pero es posible que se sorprenda de saber que esa productividad poderosa y funciones de organización ya están integradas en las versiones más recientes de software de negocios que posiblemente esté utilizando en este momento. Esta guía le proporciona una descripción general de la manera en que estas funciones ayudan a sus empleados a realizar más trabajo en menos tiempo, colaborar de manera más estrecha con los miembros del equipo, mejorar el servicio al cliente y el comercio de sus productos y servicios en maneras tanto eficientes como sorprendentemente rentables. Además, conocerá los pasos que debe realizar para ayudar a proteger su sistema el día de hoy y en el futuro. Después de leer esta guía y revisar su software, es posible que descubra que ya cuenta con muchas de las herramientas que necesita para ayudar a mantener la información de su empresa segura contra virus y otras amenazas de Internet. Existen nueve secciones principales: 1. Qué es lo que necesita su organización? 2. Por qué es este un gran momento para organizarse mejor. 3. Puede ahorrar tiempo y dinero al agilizar las tareas administrativas? 4. Nueve razones para darle a su negocio un servidor. 5. Los cinco beneficios principales de las conferencias basadas en el Web. 6. Usted puede conseguir y conservar más negocios con sus esfuerzos de marketing. 7. Usted puede ayudar a reducir los riesgos de seguridad. 8. Organizar su organización: La ayuda se encuentra más cerca de lo que cree. 9. Recursos útiles en línea. 1

2 Qué es lo que necesita su organización? A continuación presentamos algunas preguntas que debe considerar antes de que inicie. Le ayudarán a determinar en que parte serán más eficaces sus esfuerzos. Considera que las tareas administrativas de rutina toman tiempo que podría invertirse de mejor manera generando ingresos? Se enfrenta con frecuencia a conflictos de programación inesperados cuando acuerda reuniones? Usted y su personal necesitan una manera más sencilla de encontrar y compartir la información? La contratación de servicios externos para sus esfuerzos de marketing afectan su presupuesto? Cuenta con un sistema eficaz en el sitio para convertir las oportunidades en ventas? Su sistema es vulnerable a virus, piratas informáticos y correos electrónicos no deseados? Por qué es este un gran momento para organizarse mejor. En la actualidad, un número de negocios en crecimiento, como el de usted, buscan maneras de agilizar sus operaciones para ahorrar tiempo y dinero. En muchos casos, descubran que con su software de Microsoft ya cuentan con las herramientas que necesitan para conseguir beneficios como los siguientes: Mayor productividad. Al automatizar muchas tareas administrativas, usted se enfoca en generar ingresos y en invertir más tiempo en sus clientes. Relaciones más sólidas con los clientes. Al contar con un fácil acceso a la información de clientes y prospectos en una ubicación conveniente, usted lleva la cuenta de lo que están comprando sus clientes, lo que están pidiendo sus prospectos, y crea materiales de marketing para satisfacer sus necesidades. Sistemas más seguros. Cuando utiliza la actual tecnología de seguridad, mejorada, usted puede ayudar a reducir la vulnerabilidad de su empresa para correos electrónicos no deseados, virus y piratas informáticos. Mejor comunicación. Las herramientas de programación mejoradas facilitan más que nunca reunir a todo su personal cuando los necesita. Además, su personal encuentra, comparte y trabaja fácilmente en equipo en los documentos. Mayor movilidad. La tecnología móvil más reciente le proporciona una ventaja competitiva real al permitirle dividir los límites físicos de su negocio y trabajar desde prácticamente cualquier parte y en cualquier momento. Usted ahorra tiempo y dinero al agilizar las tareas administrativas. Desde los recursos humanos hasta la administración del flujo de efectivo, las tareas administrativas son la espina dorsal de su empresa. Sin embargo, aunque son un aspecto crítico, las tareas administrativas no generan ingresos, por lo cual entre menos tiempo se invierta administrándolas, resulta mejor. Muchas tareas que con anterioridad se realizaron manualmente, ahora se completan en una fracción del tiempo al automatizarlas. Es posible que incluso usted ya cuente con el software que necesita instalar en sus PCs de negocios, lo que le ahorra el costo de adquirir aplicaciones adicionales. Programe reuniones a las que todo el mundo pueda asistir. Usted ahorra tiempo al concertar reuniones utilizando Microsoft Office Outlook Cuando se conecta a un servidor central, como Microsoft Windows Small Business Server 2003, usted ve los calendarios de todos y elige el mejor momento para reunir a todo el mundo. Una vez que elige su reunión, Outlook 2003 le ayuda a enviar invitaciones por correo electrónico, así como recordatorios antes del evento. Simplifique la creación de documentos. Utilizar las plantillas con la marca de la compañía para todos sus documentos y formularios le ofrece dos beneficios importantes. Primero, usted ahorrará tiempo al no tener que volver a crear un documento cada vez que desee utilizarlo. En segundo lugar, una apariencia consistente en sus comunicados le ayudan a promover una imagen más profesional de su compañía. Existen cientos de plantillas de negocios útiles disponibles en línea y listas para que usted las personalice. Agilice el uso compartido de la información. Si sus PCs no están conectadas a un servidor central, es posible que usted se esté perdiendo de algunos importantes beneficios para elevar la productividad. Conectar sus PCs a un servidor facilita que todos sus empleados encuentren, recuperen y compartan documentos y archivos fácilmente en una ubicación central. Con su información de negocios almacenada de manera central, usted y su personal invierten menos tiempo administrando la información y más tiempo en ponerla en funcionamiento. Además, usted ahorra dinero al compartir las conexiones de Internet, impresoras y otros recursos de hardware. 2

3 Nueve razones para darle a su empresa un servidor. Qué hace un servidor por su empresa? A continuación presentamos sólo nueve de las muchas maneras en las que su pequeña empresa se beneficia de una sola: 1. Usted crea un orden del caos. Al centralizar la información en un servidor, usted administra de mejor manera su información crítica de negocios. Compartir archivos y otro tipo de información entre sus PCs se vuelve mucho más sencillo, al igual que migrar datos de un equipo a otro. 2. Usted ayuda a proteger su información al realizar respaldos con mayor facilidad. Los nuevos servidores, como Windows Small Business Server 2003, incluyen funciones que permiten a los usuarios ayudar a proteger sus activos de información al simplificar la realización de respaldos y restauración de información importante. 3. Usted colabora mejor como una empresa. Una red basada en un servidor hace que el uso compartido de la información y la colaboración sean más sencillas. Cuando considere adquirir software de servidor para su negocio, busque una solución que permita que sus empleados y otros miembros del equipo colaboren por el Web utilizando la intranet de la compañía con una interfaz fácil de utilizar para organizar y compartir información. 4. Usted adopta una fuerza de trabajo móvil. Los servidores facilitan que los trabajadores autorizados fuera de la oficina accedan remotamente a su red, lo que permite compartir información entre esas personas que se encuentran de viaje, que se telecomunican o que trabajan en ubicaciones fuera de la oficina. 5. Usted comparte un acceso de banda ancha de alta velocidad. En lugar de pagar por diversas cuentas de marcación, usted proporciona a todos sus PCS un acceso a Internet de alta velocidad con una cuenta de banda ancha. Si administra un negocio que cuenta con tres o más cuentas de marcación, es posible que desee considerar seriamente los beneficios de esta opción. 6. Usted configura nuevos PCs, agrega usuarios e implementa aplicaciones nuevas de manera más fácil y rápida. Espera hacer crecer a su empresa? Al administrar su información desde una ubicación central, usted coordina de mejor manera la adición de nuevos PCs, licencias de software y aplicaciones de software. 7. Usted obtiene un mayor poder de procesamiento. Un servidor mejora el rendimiento su red, almacena grandes cantidades de información, libera memoria y permite que PCs individuales trabajen mejor. 8. Usted tiene una apariencia más profesional y se conecta de mejor manera con sus clientes. El software de servidor le permite consolidar sus cuentas de correo electrónico (AOL, Yahoo!, Hotmail, etc.) en una sola cuenta de correos electrónicos albergada de la compañía, lo que mejora su imagen ante los clientes y los socios de negocios. 9. Usted obtiene un servidor por menos de lo que piensa. Dependiendo de sus necesidades, usted obtiene una solución de servidor completa, incluyendo hardware y software, por menos de US$1000. Encontrará más razones para proporcionar a su negocio un servidor en nuestra guía de redes, Aspectos básicos de la red para la pequeña empresa. Obtenga una copia al visitar: (en inglés) No importa donde se encuentre o cuando lo necesite, toda su información de negocios e información de Microsoft Office, incluyendo documentos, hojas de cálculo y presentaciones, se acceden, comparten y realizan desde un solo lugar. Los cinco beneficios principales de las conferencias basadas en el Web. Su red de negocios Las conferencias basadas en el Web le permiten participar en reuniones en todo el mundo de un momento a otro y, por lo general, a una fracción de su costo. A continuación presentamos las cinco maneras principales por las que las conferencias basadas en el Web le ayudan a ser más productivo. 1. Viaje menos. Colaborar en línea y en tiempo real implica que usted no necesita dejar su escritorio para compartir ideas con otras personas. Ahorre tiempo y costos al viajar menos. 2. fácilmente con otros en tiempo real. Todo lo que necesita es un teléfono y un PC con una conexión a Internet. Simplemente inicie sesión con la función, acuerde una reunión, cargue su presentación y ya está. 3. Mayor productividad. Emplee su tiempo con prudencia al evitar tiempos de paro durante los viajes. Usted se puede reunir con más frecuencia a una fracción del costo. 4. Colabore visualmente. Utilice herramientas interactivas como las pizarras electrónicas para marcar archivos, crear flujogramas y más, todo en tiempo real. 5. Amplíe su base de clientes más allá de sus límites geográficos. Amplíe su número de clientes potenciales y su base de clientes. Acceda fácilmente a las personas, sin importar en donde se encuentre. 3

4 Usted consigue y conserva más negocios con sus esfuerzos de marketing. El marketing eficaz tiene que ver con enviar el mensaje correcto a la gente adecuada. Y en una organización, el enfoque metódico para el marketing genera incluso mejores resultados. Así que, cómo decide a qué clientes y prospectos desea llegar? Las funciones de la base de datos de nuevos clientes le ayudan a realizar la tarea de determinar su audiencia de manera más fácil al permitirle reunir y organizar su información de ventas y de servicios al cliente en un lugar conveniente, así como al ofrecer una gran cantidad de ahorros de métodos manuales. Con toda la información de sus clientes y prospectos consolidada, usted responde rápidamente a sus necesidades. Acérquese. y manténgase cerca. Con frecuencia, comunicarse con los prospectos y clientes es la clave para consolidar relaciones a largo plazo y redituables. Ahora es más sencillo que nunca crear materiales de marketing impresionantes y personalizados en el hogar. Las nuevas aplicaciones de escritorio para publicaciones y presentaciones le ayudan a conseguir negocios con presentaciones y materiales de ventas de una calidad profesional. Dé seguimiento a las oportunidades de negocio desde el primer contacto hasta el cierre de la venta. Algunas veces se requiere tiempo para que un contacto que no está seguro tome una decisión. Usted da seguimiento a cada oportunidad de negocios a lo largo de todo el ciclo de ventas utilizando Outlook 2003 con Business Contact Manager. Además, usted da seguimiento a las oportunidades de negocios, accede fácilmente al historial de actividades de cada cuenta, crea informes personalizados y ve todos los documentos relacionados con un cliente de un vistazo. Organizar sus procesos de ventas le ayuda a conseguir resultados de ventas más sólidos. Solution Selling es un proceso de administración de ventas completo creado por Sales Performance International (SPI). Los negocios que han adoptado Solution Selling reportan un aumento del 20% en ventas cerradas, una reducción del 20% en costos de ventas y un aumento del 25% de sus ingresos por ventas. Lo invitamos a que vea nuestra demo de autoguía y a que conozca los pasos esenciales de Solution Selling.Asimismo, obtendrá 17 plantillas de ayuda de tareas para ayudarle a implementar su propio proceso de ventas de alto rendimiento. Puede ver la demo en: (en inglés) Para ayudar a nuestros clientes, Microsoft trabajó con SPI para adaptar la metodología de Solution Selling a las necesidades únicas de la pequeña empresa a través de las capacidades de Microsoft Office Small Business Edition Microsoft Office Small Business Edition 2003 le ayuda a dar soporte a su negocio en cada paso del ciclo de ventas. Cómo puede atraer nuevos clientes sin invertir una fortuna en materiales de marketing profesionales? Microsoft Office Publisher 2003 contiene miles de plantillas de impresión y en línea para ayudarle a transmitir a más prospectos su mensaje de marketing. La lealtad del cliente no está muerta. Necesita alimentarse. Si mantiene un contacto cercano con los clientes, usted siempre sabrá en donde se encuentra. La función Historial de actividades en Outlook 2003 con Business Contact Manager le permite dar seguimiento a cualquier cambio en los patrones de compra, y las herramientas de marketing en Publisher 2003 le ayuda a mantener las líneas de comunicación abiertas. Demasiados contactos, y tan poco tiempo. El truco consiste en evitar que se escapen entre los dedos. Con Outlook 2003 con Business Contact Manager, usted consolida toda su información de los contactos, para que cuando los clientes llamen o usted les llame usted siempre esté listo. Cuando ellos dicen sí, qué tan rápido puede responderles? Conocer lo que acontecerá en el futuro le ayuda a prepararlo para el éxito. Outlook 2003 con Business Contact Manager ofrece 20 informes con un formato previo para ayudarle en sus ventas, a dar seguimiento a las nuevas oportunidades de ventas, a dar prioridad a las tareas y más. Una vez que obtenga la oportunidad, cómo cierra la venta? Publisher 2003 y Microsoft Office PowerPoint 2003 le ayudan a crear presentaciones de impresión, en línea y multimedia impactantes que lo acercan al sí. 4

5 Usted ayuda a reducir los riesgos de seguridad. Una vez que realiza los pasos para organizar su empresa, no se arriesgue a perder las eficiencias que tuvo al mantenerse vulnerable a los virus, correos electrónicos no deseados y otras amenazas por Internet. Con la ayuda de la tecnología más reciente, proteger su información es relativamente sencillo. Sin embargo, tenga en mente que instalar las primeras garantías de seguridad es tan sólo el inicio. Mantener un entorno de cómputo seguro es un proceso constante. Microsoft desarrolló una guía detallada sobre la seguridad de la pequeña empresa que analiza con mayor detalle los temas de seguridad que se presentan a continuación. La Guía de seguridad electrónica para la pequeña empresa es una guía sencilla para los propietarios y encargados de tomar decisiones de la pequeña empresa que contiene consejos, trucos, demos en línea e información sobre cómo ayudar a proteger su PC y su empresa. Usted puede descargar una copia gratuita en: (en inglés) Diez pasos para una seguridad mejorada. Presentamos los diez pasos críticos que puede realizar ahora para ayudar a proteger su información más importante: 1. Utilice un servidor de seguridad de Internet. Un servidor de seguridad de Internet le ayuda a mantener su sistema invisible al mundo externo. Es su primera línea de defensa contra correos electrónicos no deseados, virus y otras amenazas. 2. Habilite actualizaciones de seguridad automáticas. Debido a que los piratas informáticos y virus se vuelven cada vez más sofisticados, la importancia de actualizar su software es crucial. 3. Utilice un software antivirus actualizado. Evite las infecciones de virus al instalar un software antivirus y al actualizarlo con frecuencia. Además, aprenda a identificar los archivos sospechosos y elimínelos antes de abrirlos. Considere realizar una actualización de sus software de correo electrónico a Outlook 2003 y utilizar las funciones integradas para protegerse contra correos electrónicos no deseados. 4. Utilice contraseñas sólidas. Usted ayuda a proteger sus sistemas seguros al editar el uso de contraseñas obvias y que se pueden adivinar con facilidad. Las combinaciones largas de mezclas de caracteres alfanuméricos funcionan mejor. Instruya a los usuarios a que seleccionen contraseñas sólidas y a que las cambien con frecuencia. 5. Garantice la seguridad física. Asegure sus instalaciones para ayudar a evitar el acceso físico a las estaciones de trabajo por parte de usuarios no autorizados. 6. Explore el Web con una defensa. Instruya a los empleados acerca de cómo minimizar los riesgos de seguridad mientras exploran el Web. 7. Utilice su filtro contra correos no deseados y utilice el correo electrónico de manera segura. No obstruye únicamente su bandeja de entrada contra correos no deseados, también es una fuente principal de virus. Filtrar sus correos electrónicos entrantes ayuda a reducir el riesgo de que su sistema se infecte o se dañe por un virus o por un programa con un caballo de Troya. Además, asegúrese de que su personal conozca cómo descubrir los correos electrónicos de broma y los archivos adjuntos potencialmente infectados por un virus. 8. Respalde y restaure su información con frecuencia. Respaldar su información de negocios con frecuencia minimiza en gran medida el riesgo de perder información importante en caso de que un virus o un pirata informático intente atacar sus sistemas. Pruebe sus respaldos al restaurarlos para asegurarse de que todo está bajo control. 9. Mejore la seguridad de las conexiones remotas. Utilice la encriptación y las tecnologías de autenticación cuando se conecte a su red por Internet. 10. Bloquee sus redes inalámbricas. Implemente medidas de seguridad básicas para hacer que las redes inalámbricas sean menos vulnerables a los ataques externos. Organizar a su empresa: La ayuda se encuentra más cerca de lo que usted cree. Organizar y agilizar las tareas implica que se realicen algunos cambios importantes en su empresa, pero la buena noticia es que no tiene que hacerlo usted solo. Un consultor de informática cuenta con la experiencia necesaria para descubrir los problemas potenciales antes de que ocurran y le ayuda a encontrar la manera en que su empresa puede operar de manera más eficiente que antes. Si todavía no utiliza un consultor de informática, puede encontrarlo y contratarlo más fácil de lo que piensa. Pregunte a sus colegas y proveedores referencias de consultores a los que ya hayan recurrido. Es posible que su Cámara de Comercio o Centro de desarrollo para la pequeña empresa (SBDC) también le proporcione un consultor de informática apropiado. Cuando seleccione un consultor de informática para que trabaje con usted, busque uno que cuente con la experiencia y habilidades necesarios para cumplir las necesidades de su compañía ahora y en el futuro. Usted necesita un consultor que esté equipado y capacitado para seguir trabajando con su empresa conforme crece y se desarrolla. 5

6 Recursos en línea útiles. Centro de Microsoft dedicado a la pequeña empresa Recursos en línea de Microsoft para guiar a la pequeña empresa e información de los productos. Outlook 2003 con Business Contact Manager Administre fácilmente los contactos y dé seguimiento a las ventas. Haga clic en Información del producto, en la columna de la derecha haga clic en Outlook, después en Administrar las Oportunidades de Ventas y Contactos. Microsoft Office online Encuentre sugerencias y trucos útiles para sus programas de Microsoft favoritos Biblioteca de Microsoft Office con plantillas personalizables Explore las plantillas listas para que las descargue y las personalice. Haga clic en Plantillas. Windows Small Business Server 2003 Simplifique el uso compartido de la información y la colaboración. Ayude a que su negocio trabaje sin problemas y de manera más eficiente. (en Inglés) En la columna del lado izquierdo, haga clic en Windows Small Business Server Qué puede hacer un servidor por su empresa? Descúbralo en nuestra Guía de redes Aprenda cómo poner en red a sus PCs beneficia a su empresa. (en Inglés) Live Meeting 2003 Eleve la productividad, enriquezca la colaboración y reduzca la necesidad de viajar. En la columna del lado izquierdo, haga clic en Live Meeting. Guía de seguridad electrónica para la pequeña empresa Obtenga información sencilla y detallada sobre problemas de seguridad críticos. (en Inglés) Solution Selling con Office Small Business Edition 2003 Vea la demo interactiva de Solution Selling, un proceso de administración de ventas completo creado por Sales Performance International. También acceda a plantillas de ventas y de marketing útiles. (en Inglés) Windows updates Descargue con frecuencia las actualizaciones de software diseñadas para ayudar a mantener sus sistemas seguros y operando al máximo de su rendimiento. RhondaOnline Visite este sitio que contiene consejos para ayudar a las pequeñas empresas a manejar los problemas de tecnología. (en inglés) Haga clic en Ayúdame Rhonda, después haga clic en Tecnología y Comunicaciones Microsoft Corporation. Todos los derechos reservados. Microsoft, Hotmail, el logotipo de Office, Outlook, PowerPoint, Windows y el logotipo de Windows son registros o marcas registradas de Microsoft Corporation en Estados Unidos y/u otros países. Los nombres de las compañías o productos reales mencionados en el presente pueden ser las marcas registradas de sus respectivos propietarios. La información contenida en este documento representa la visión actual de Microsoft Corporation sobre los asuntos analizados a la fecha de publicación. Debido a que Microsoft debe responder a las condiciones cambiantes del mercado, no deberá interpretarse como un compromiso por parte de Microsoft, y Microsoft no puede garantizar la precisión de cualquier información presentada después de la fecha de publicación. Esta guía es sólo para fines informativos. MICROSOFT NO OFRECE GARANTÍAS, EXPRESAS, IMPLÍCITAS O DE ACUERDO A LA LEY, CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN EN ESTE DOCUMENTO. El cumplimiento con todas las leyes aplicables de derechos de autor es responsabilidad del usuario. Sin limitar los derechos de conformidad con los derechos de autor, ninguna parte de este documento se puede reproducir, almacenar o introducir en un sistema de recuperación ni transmitirse de ninguna manera, ni por ningún medio (electrónico, mecánico, fotocopia, grabación o de otra forma), o para ningún propósito, sin el expreso permiso por escrito de Microsoft Corporation. Microsoft puede tener patentes, solicitudes de patentes, marcas registradas, derechos de autor u otros derechos de propiedad intelectual que cubran el tema en este documento. Excepto como se proporciona de manera expresa en cualquier contrato de licencia escrito de Microsoft, la entrega de este documento no le otorga ninguna licencia para estas patentes, marcas registradas, derechos de autor u otra propiedad intelectual. Outlook 2003 con Business Contact Manager está diseñado para trabajar con el Protocolo de oficina de correo (POP3), el Protocolo de acceso a correo de Internet (IMAP), o al correo electrónico basado en el Lenguaje de marcado de hipertexto (HTML), el cual se utiliza con frecuencia en la mayoría de las pequeñas empresas. La funcionalidad Business Contact Manager no está habilitada cuando Outlook 2003 con Business Contact Manager se utiliza con Microsoft Exchange Server. Sin embargo, se habilita para Microsoft Windows Small Business Server 2003 y se alberga en Exchange Server después de que usted instala una revisión. Descargue la Actualización de Business Contact Manager para Outlook 2003 en: Windows Small Business Server 2003 en: 6

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