Modelo de implantación de la administración electrónica en la UPO

Transcripción

1 Modelo de implantación de la administración electrónica en la UPO APROBADO POR EL CO SEJO DE DIRECCIÓ EL 23 DE JU IO DE 2008

2 1. Justificación Con la firma por parte del rector Agustín Madrid Parra de la Adenda al Convenio de Colaboración entre la Junta de Andalucía y la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda el se inicia en la UPO el proyecto de implantación de la administración electrónica. La UPO fue la segunda universidad española en adoptar el certificado de la FNMT y en establecer los cauces para su uso. El tiempo nos ha dado la razón dado que se está produciendo una fuerte tendencia de la legislación nacional y autonómica a reconocer el derecho de los ciudadanos a interaccionar con las administraciones públicas por medios telemáticos y la obligación por parte de las administraciones públicas de establecer los mecanismos que garanticen ese derecho. La LEY 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos reconoce los derechos de los ciudadanos a relacionarse con las AAPP por medios electrónicos a partir del 31 de diciembre de 2009 y obliga a las AAPP a modernizarse para garantizar esos derechos. Además, esta ley establece la obligación de cada Administración de facilitar a las otras Administraciones los datos de los interesados que se le requieran y obren en su poder (siempre que el interesado preste su consentimiento expreso) con el objeto de que los ciudadanos no deban aportar datos y documentos que están en poder de las Administraciones Públicas. A nivel autonómico el Anteproyecto de ley del Desarrollo de la Sociedad de la Información en Andalucía, recoge, en su artículo 15, los derechos digitales de la ciudadanía ante las Administraciones Públicas Andaluzas en términos similares. Esta información de amplía en el apartado 4 del presente proyecto 2

3 Tampoco conviene olvidar que el contrato programa para la financiación de las universidades incluye la implantación de la administración electrónica como un objetivo estratégico que puede condicionar esta financiación. Entre las acciones estratégicas necesarias para optar a la financiación por objetivos se encuentra la siguiente: Implantación de la administración electrónica en el conjunto de las actividades universitarias: Utilización de herramientas corporativas de la J.A, o existentes en las universidades que puedan integrarse con los sistemas electrónicos de gestión universitaria y desarrollo, en caso de su inexistencia, de nuevos módulos operativos hasta completar el conjunto de procedimientos de la actividad universitaria. En ese sentido el borrador de contrato programa para 2008 reza: OBJETIVO 1 Implantación de las TIC s. B) ACCION 2008: - Presentación antes del 31 de marzo del catálogo de servicios digitales de la Universidad. - Implantación efectiva del 25% de dichos servicios. - Incorporación de la totalidad de herramientas digitales corporativas desarrolladas y acordadas con la CICE. Nuestro plan estratégico recoge también la necesidad de implantar un sistema integral de administración electrónica con el objeto de cumplir, en 2010, las exigencias legislativas: 3

4 No conviene, por último, olvidar que el objetivo de conseguir una universidad sin papeles está incluido en el programa electoral del Rector. Este contexto legislativo, unido al cambio de mentalidad que se está produciendo en los usuarios de servicios, los cuales cada vez demandan mayor agilidad y transparencia, nos genera a las universidades la obligación de adaptarnos a esta nueva realidad. Además, no conviene olvidar que la Universidad, como lugar de formación y encuentro de nuestros ciudadanos, cumple un papel ineludible de motor social y generadora de tendencias. De esta forma, la cultura que nuestros estudiantes (y otro personal) adquieran 4

5 durante su estancia en la Universidad se verá reflejada en el resto de la sociedad cuando éstos apliquen estos usos al ejercicio de la ciudadanía. En cualquier caso debemos ser conscientes de que abordamos un proyecto que demanda recursos (humanos y de infraestructuras tecnológicas), muy complejo (el apartado 5 de este proyecto resume lo que significa la adopción de la administración electrónica) y trasversal y que afecta a la organización de nuestras universidades. Requiere la implantación de una compleja plataforma informática (que se detalla en el apartado 6 de este proyecto) que es necesario mantener en un esquema 24x7 y la revisión y adaptación de todos los procesos de la universidad así como la adopción de nuevos hábitos y esquemas de trabajo por parte del la comunidad universitaria. Por tanto debe ser un proyecto asumido e impulsado al más alto nivel, con la participación y compromiso de los responsables organizativos de la Universidad y en el que el componente técnico, aun siendo muy complejo, no es ni mucho menos, el único factor a tener en cuenta. 2. Resumen ejecutivo El presente proyecto aborda la necesidad de incorporar plenamente a la Universidad Pablo de Olavide, de Sevilla en el proceso de modernización de las administraciones públicas mediante la implantación al 100% de la administración electrónica como parte del proceso de digitalización de la actividad académica. Presenta un plan de actuación con acciones concretas, con hitos intermedios de gran impacto en la comunidad universitaria, fácilmente medibles y temporizables; cuyo objetivo es facilitar el proceso y la toma de decisiones sobre el alcance, el orden y el ritmo de su implantación y, llegado el caso, a los organismos competentes las decisiones sobre su financiación. Las acciones llevadas a cabo inicialmente han sido: Firma del convenio con la J.A. Para el uso del certificado digital de la FNMT y su plataforma de e-admon 5

6 Establecimiento de una oficina de acreditación para la obtención del certificado de la FNMT en el Campus Instalación del registro telemático y conexión con el registro presencial para generar un único repositorio de documentos digitales registrados Estas acciones se detallan extensamente en el apartado 9 del presente proyecto Posteriormente se ha elaborado un plan de acción en común con el resto de universidades andaluzas para garantizar la interoperabilidad de los sistemas y la transferencia de conocimiento entre las mismas. Dicho plan, (que se detalla en el apartado 7 de este proyecto) se compone de varias acciones, algunas de ellas han sido realizadas o están en fase de realización en la UPO. Según dicho plan las acciones a llevar a cabo a partir de ahora son: Acción 1.- Instalación de los componentes restantes de administración electrónica de la Junta de Andalucía. Acción 2.- Instalación de Portafirm@s para la eliminación del papel en trámites de comunicación internos y para la emisión de certificados en formato digital. Acción 3.- Implantación de un piloto con un número reducido de procedimientos internos tramitados telemáticamente. Acción 4.- Identificación, Revisión y Normalización de todos los procesos internos susceptibles de ser tramitados telemáticamente y priorización de los mismos. Acción 5.- Incorporación paulatina de los procedimientos a la plataforma W@nda, al portal de servicios y a la carta de servicios. Acción 6.- Implementación del sistema de notificaciones seguras notific@ y de la pasarela de pagos. Acción 7.- Formación y Comunicación. Adicionalmente habrá que implantar las plataformas de interoperabilidad entre las distintas administraciones públicas que garantice que no se solicitan 6

7 documentos que ya obran en poder de las AAPP. Los pasos iniciales se detallan en el apartado 8. Para la implementación de estas acciones se propone establecer un grupo de trabajo con la siguiente composición: Vicerrector TIC que presidirá el grupo Vicesecretario General Vicegerente de RRHH Director del CIC / Responsable de aplicaciones corporativas y sistemas (CIC) Aquellas personas que se consideren relevantes en función del contenido de cada reunión Este grupo de trabajo: Establecerá los criterios de implantación. Realizará la normativa necesaria. Establecerá los contactos con otras entidades públicas para normalizar la interacción. Elevará al consejo de dirección la información del proceso para la toma de decisiones. Coordinará la recogida de información y las tareas del PAS encaminadas a la selección, simplificación, adaptación e implantación de los procedimientos así como la formación necesaria. Será responsable de la actualización del portal de administración electrónica y su evolución hacia una ventanilla única de tramitación. Trabajará con las empresas que eventualmente participen en la implantación de los procedimientos. Realizará las propuestas de los procedimientos a digitalizar, Establecerá los calendarios de trabajo, Desarrollará el plan de formación. 7

8 Las acciones inmediatas a ejecutar serían las siguientes: Aprobación de este documento por el Consejo de Dirección Constitución de la comisión y establecimiento de un programa de ejecución con, al menos, los siguientes puntos: o Información a los servicios sobre el proyecto. o Plan de implantación del portafirmas con identificación de los procedimientos susceptibles de ser implementados y establecimiento de la temporización de su implantación. o Plan de trabajo con la empresa adjudicataria del concurso para la ejecución de la Acción 3. o Identificación y redacción de los cambios normativos y la normativa de nueva creación necesarios para soportar el proyecto. o Plan de seguimiento y actualización del portal de administración electrónica. o Definición de necesidades de formación. Elaboración de los planes anteriores e información al equipo de gobierno. Adjudicación del concurso. 8

9 3. La Administración electrónica El objetivo de la ley para el Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, es doble: por un lado, reconocer los derechos de los ciudadanos a relacionarse con las AAPP por medios electrónicos; por otro, obligar a las AAPP a modernizarse para garantizar esos derechos. Los derechos que atribuye la ley a los ciudadanos son: a. Derecho a relacionarse con las AAPP utilizando medios electrónicos, así como para obtener informaciones, realizar consultas y alegaciones, formular solicitudes, entablar pretensiones, efectuar pagos, realizar transacciones, y oponerse a las resoluciones y actos administrativos. b. A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las AAPP. c. A conocer por medios electrónicos el estado de los procedimientos en los que sean interesados. d. A obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen parte de procedimientos en los que tengan condición de interesados. e. A la conservación por las AAPP de los documentos electrónicos que formen parte de un expediente. f. A obtener los medios de identificación necesarios, pudiendo utilizar en todo caso los sistemas de firma electrónica del edni. g. A la utilización de cualquier certificado electrónico admitido en el ámbito de las AAPP. Además, esta ley establece la obligación de cada Administración de facilitar a las otras Administraciones los datos de los interesados que se le requieran y obren en su poder (siempre que el interesado preste su consentimiento expreso) con el objeto de que los ciudadanos no deban aportar datos y documentos que están en poder de las Administraciones Públicas. 9

10 La implantación de la administración electrónica es de sumo interés para la Universidad, no sólo porque promueve la movilidad que requiere la EEES, sino también porque: a. Permite la automatización de los procedimientos administrativos que relacionan a los miembros de la comunidad universitaria b. Facilita el acceso a formularios, cumplimentación de los procedimientos administrativos, realizar los pagos de tasas correspondientes, anexar documentación, firma con validez legal y presentarlo desde cualquier lugar mediante el uso de las herramientas telemáticas disponiendo de las mismas garantías que tendría si lo hubiese hecho de manera presencial c. Evita tener que los miembros de la comunidad universitaria deben presentarse en ningún momento ante la ventanilla de la universidad a presentar documentación. d. Los miembros de la comunidad universitaria podrán consultar en todo momento el estado de sus trámites mediante diferentes canales (presencial, telefónico e Internet) e. Permite las actuaciones por parte de la administración, envío de comunicaciones, seguimiento de los trámites, pago electrónico, resoluciones, etc. f. Se realiza actuaciones y el despacho del procedimiento por medios electrónicos por los miembros de la comunidad universitaria g. Ofrece facilidades para la integración con los sistemas propios de las universidades y sistemas externos, como medios de pago o firma electrónica A nivel autonómico, el Anteproyecto de ley del Desarrollo de la Sociedad de la Información en Andalucía, recoge, en su artículo 15, los derechos digitales de la ciudadanía ante las Administraciones Públicas Andaluzas en los siguientes términos.: 1. Se reconoce el derecho de la ciudadanía andaluza a relacionarse con las Administraciones Públicas Andaluzas utilizando medios electrónicos para el ejercicio de los derechos previstos en el artículo 35 10

11 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre de bases del régimen jurídico de las Administraciones Públicas y del procedimiento administrativo común, en el marco de la propia legislación básica del Estado. 2. La Administración de la Junta de Andalucía garantizará el acceso de todos los ciudadanos y ciudadanas a los servicios electrónicos por medio de un sistema multicanal, que cuente al menos con los siguientes medios: a) Oficinas de atención presencial, que pondrán a disposición de la ciudadanía de forma libre y gratuita los medios e instrumentos precisos para ejercer los derechos digitales reconocidos, debiendo contar con asistencia y orientación sobre su utilización. b) Puntos de acceso electrónico vía Internet creados y gestionados por las Consejerías y organismos públicos y disponibles para la ciudadanía a través de redes de comunicación abiertas. c) Servicios de atención telefónica que, en la medida en que los criterios de seguridad y las posibilidades técnicas lo permitan, faciliten a los ciudadanos el acceso a las informaciones y servicios electrónicos a los que se refieren los apartados anteriores. 3. La Administración de la Junta de Andalucía promoverá el desarrollo de los derechos digitales y el acceso a las TIC de la ciudadanía que no disponga de medios propios o suficientes en la forma que se estime más adecuada, y garantizará la libertad de elección y la igualdad de oportunidades, para lo cual dispondrá los recursos necesarios para asegurar: a) La difusión e información a la ciudadanía sobre las posibilidades que ofrece el acceso a las TIC, sobre las diferentes alternativas tecnológicas y sobre la posibilidad de acceder a los servicios digitales mediante el uso, tanto de software de fuentes abiertas, como propietario. 11

12 b) La disponibilidad de un paquete de software básico de fuentes abiertas para la libre utilización de la ciudadanía. c) La puesta a disposición de la ciudadanía de un servicio de correo electrónico gratuito, eficaz y de calidad. 4. Evolucionar hacia la Administración Electrónica La implantación de la administración electrónica requiere, por su complejidad e impacto a la comunidad, un despliegue escalonado que garantice su éxito y facilite una gestión y seguimiento factibles. Para conseguir estos objetivos, la implantación en las universidades andaluzas debe continuar la línea iniciada adaptándose a las fases que se describen a continuación: 1. Información 2. Interacción Básica 3. Transacción 4. Colaboración (entre administraciones ) En el siguiente esquema se resume por cada fase las actividades a realizar: 12

13 Información Interacción Transacción Colaboración entre AA.PP. Catálogo de procedimientos Descripción de procedimientos Normalización formularios Descarga de solicitudes Servicios de transacción. procedimientos iniciales Soporte a los usuarios Avisos y comunicaciones Oficina virtual Anexar documentación Ampliar procedimientos (resto de familias y trámites complejos) Cartas de servicios Efectuar pagos Notificación Consulta de expedientes Interoperabilidad Con otras universidades Con la administración Con proveedores Fase 1: Información Esta primera fase se concentra en preparar la organización para la posterior implantación, mediante la realización de las siguientes actividades: Identificación de los procedimientos y priorización de su implantación telemática Realizar la descripción de los procedimientos a un nivel que permita su incorporación en las herramientas de tramitación electrónica Normalización de los formularios existentes para agilizar su uso en las herramientas de tramitación electrónica Publicación de información de interés general sobre los procedimientos y de los formularios para su posterior presentación Fase 2: Interacción básica La segunda fase ofrece la tramitación de forma electrónica de procedimientos simples identificados en la fase anterior. Podemos considerar un procedimiento simple como aquel fácil de implementar, al que no es necesario adjuntar documentación y requiere una intervención limitada o nula del personal de la administración universitaria. En esta fase se debe ofrecer a los usuarios finales un entorno de tramitación o portal que permita la realización de estos procedimientos, así como un servicio de atención a la comunidad universitaria que abarque la resolución 13

14 de incidencias y dudas sobre la tramitación y permita a la Universidad evaluar su uso. Adicionalmente, se puede ampliar el canal de comunicación, ofreciendo un servicio de mensajería que permita enviar avisos, noticias y comunicaciones a la comunidad, inicialmente relativas a plazos y convocatorias. Finalmente, se debe considerar la gestión del cambio con el objetivo de agilizar la implantación en la comunidad universitaria, mediante un plan de comunicación y de formación. Las actividades que corresponden a esta fase son: Implantación del Registro telemático y firma electrónica Implantación herramienta CRM (HelpDesk) Puesta en marcha de la plataforma de mensajería Puerta de acceso único, bajo el esquema de oficina virtual para interactuar con los sistemas anteriores. Iniciar la Gestión del cambio Fase 3: Transacción Esta fase se caracteriza por la inclusión de procedimientos complejos de forma escalonada y según la priorización definida. Es en esta fase cuando se elimina la necesidad a la comunidad universitaria de presentarse en la secretaría de la Universidad para realizar los trámites o consultar su estado. Las actividades que corresponden a esta fase son: o Implantación de herramientas como motor de tramitación, gestor documental, o Integración de las herramientas con el registro telemático o Implementación de los procedimientos en la herramienta de worflow Fase 4: Colaboración entre administraciones La última fase contempla la cooperación entre universidades y entre éstas y otros organismos públicos mediante la compartición de información e interoperabilidad de sus sistemas de información en el marco requerido para el intercambio de información sobre gestión de la administración electrónica y formación del personal. Las actividades que corresponden a esta fase son: 14

15 Realización de acuerdos de colaboración entre los distintos organismos Estudio del impacto de estos acuerdos y selección de la tecnología más apropiada Implantación de la colaboración 5. La plataforma de E-admon de la JA Durante los últimos años, la Junta de Andalucía se ha convertido en pionera en implantación de administración electrónica y referencia internacional de buenas prácticas a través del proyecto W@nda. La Consejería de Justicia y Administración Pública viene ofreciendo la posibilidad de adhesión de las universidades al convenio de la Junta de Andalucía con la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre para el uso de su firma electrónica, la cesión por parte de dicha Consejería del uso de su sellado de tiempo, su base de datos de certificados revocados así como del software de gestión documental, registro y el resto de sistemas relacionados con la administración electrónica. Se dan, por tanto, las circunstancias para optar por replicar el sistema de la J.A. en las Universidades y aprovechar así las sinergias, el buen nivel de colaboración existentes con la CJAP y las posibles actualizaciones y ampliaciones que se incorporen al sistema. Además, la opción de un sistema común va a facilitar notablemente la interacción entre las universidades y entre éstas, la J.A. y otras administraciones públicas. En el siguiente esquema se identifican para cada fase los componentes del sistema W@nda implantados en la JA: 15

16 Registro normalizado de procedimientos Generador de formularios telemáticos Registro telemático Firma electrónica Servicios de mensajería CRM- Tramitación Motor de tramitación y modelado Gestor documental Portafirma Pago electrónico Notificación telemática Bus de integración Información Interacción Transacción Colaboración entre AA.PP. @visador Not@rio Trew@ W@rda/Alfresco Port@firma Notifi@ Comunicaciones interiores Plataforma de interoparabilidad Los componentes del sistema W@nda son los siguientes: Model@: es una herramienta desarrollada íntegramente en Java que permite al usuario crear gráficamente, gestionar y mantener, fuera de línea y de manera autónoma, diagramas de definición de procedimientos, pudiendo incorporar y generar definiciones de procedimientos que verifican el estándar XPDLde lenguaje de definición de flujos de trabajo y procesos de negocio. Es un componente distribuido junto con Trew@ que implementa la interfaz gráfica para el modelado de procedimientos. Se ajusta a los estándares definidos en el Dominio Semántico creado para w@nda. Nos permitirá modelar las fases, metafase, tareas, transiciones, condiciones, etc, de los procedimientos a implantar. Como resultado del modelado de un procedimiento, Model@ creará un fichero XML (XPDL) con la definición de dicho procedimiento. 16

17 El fichero XPDL será importado por que, desde ese momento, será capaz de tramitar conforme al procedimiento modelado previamente en Desde también se podrán importar XPDL exportados desde la herramienta de administración permite la generación, de forma rápida y sencilla (sin necesidad de realizar tareas de programación), de los formularios necesarios para implementar completamente la presentación telemática de solicitudes de procedimientos administrativos. Los formularios generados se despliegan en los servidores web (sin necesidad de reiniciarlos) y son accesibles por los usuarios para su cumplimentación y presentación telemática. Permite generar formularios que incluyan anexado de ficheros y documentos. Presenta la posibilidad de aplicar validaciones de servidor (NIF válido, teléfono válido, cuenta bancaria válida, etc.) a los datos introducidos pos los solicitantes. Una vez creados los formularios se deben implantar los procesos informáticos para procesar las solicitudes recibidas e iniciar su tramitación, previa creación de los correspondientes expedientes, en el tramitador trew@. Posee las siguientes características: Editor de formularios visual WYSIWYG que permite en todo momento visualizar el modelo de documento sobre el que se estátrabajado. Operativo similar a las herramientas ofimáticas más comunes. Fomenta de manera natural la imagen corporativa y la accesibilidad (WAI-AA) Este editor ha sido desarrollado sobre el componente de software libre FCKEditor. Genera una importante reducción de los tiempos de construcción de los modelos gracias a la reutilización de plantillas de documentos y de bloques (datos personales, datos de cuenta bancaria, etc.) Permite la asociación de documentos PDF a los formularios generados, con el objetivo de habilitar la descarga de solicitudes en blanco para su cumplimentación y posterior presentación manual por ventanilla. 17

18 @ries: implementa el registro de entrada/salida telemático para la Junta de Andalucía y esta instalado en las Universidades Cualquier documentación digital (e idealmente también presencial) de entrada o salida a registrar en la Universidad ha de pasar por el registro Permite la entrada o presentación presencial. Permite la entrada o presentación telemática (pe presentación telemática de una solicitud, disponible en un portal web) Permite la salida de documentos en soporte papel (pe notificaciones habituales) Permite la salida de documentos telemáticos (pe notificación telemática) Toda la información generada será almacenada en por las herramientas de solicitudes para permitir consultas y comprobaciones por parte del usuario. La integración está basada en el envío de un fichero XML, con los datos del asiento registral, al web service del registro. El web service devuelve el mismo fichero XML mas la información de salida del registro. Las herramientas recuperarán la respuesta parseándola para obtener así la información del registro. Permite el intercambio registral con otras Plataforma de autenticación y firma electrónica de la Junta de Andalucía que se utilizará para realizar la autenticación y firma mediante certificado digital de los es la plataforma corporativa de la Junta de Andalucía para autenticación y firma electrónica. Gracias las aplicaciones de la Junta de Andalucía pueden incorporar procesos de autenticación y firmado digital mediante el uso de certificados digitales, independientemente del entorno de desarrollo en que hayan sido programadas. Actualmente es capaz de reconocer muchos tipos de certificados además del de FNMT y permite además una fácil evolución del 18

19 sistema ante la implantación del DNI Digital en relación al Real Decreto 1553/2005, de 23 de diciembre, por el que se regula la expedición del documento nacional de identidad y sus certificados de firma electrónica (BOE núm. 307 de 24 diciembre). Este sistema ha sido cedido por la J.A. al MAP mediante Convenio de fecha 2 de Febrero de es un componente distribuido junto con Trew@ y que implementa un motor de avisos vía correo electrónico o SMS. _ Ambos canales son configurables por usuario/grupo. _ La Gestión de Expedientes puede utilizar este componente, para los siguientes supuestos: o Avisar a un usuario o grupo de usuarios que disponen de un documento en Port@firma listo para ser firmada electrónicamente. o Avisar a un usuario o grupo de usuarios que disponen de documentación en el Sistema destinada a ellos. o Avisar a un usuario o grupo de usuarios que un trámite o expediente puede caer en caducidad. Not@rio: Un Notario Electrónico es un sistema informático que actúa como tercera parte de confianza (trustedthirdparty) en las relaciones telemáticas entre Ciudadanos y Organismos Oficiales y también entre los propios Organismos Oficiales. Su funcionalidad principal es: La obtención de sellos de tiempo:permiten acreditar la fecha y hora en la que fue realizada alguna transacción telemática (firma, presentación en registro telemático, etc.) La obtención de recibos electrónicos:documento electrónico que se ofrece al ciudadano como resultado de una transacción telemática con la Administración y que constituye la garantía válida de que la misma se ha realizado. Este sistema utiliza el servicio de difusión de la hora legal española proporcionado por la Sección de Hora del Real Instituto y Observatorio de la 19

20 Armada en San Fernando de conformidad con el Real Decreto 1308/1992, de 23 de octubre. El motor de tramitación de la herramientas lo proporcionará la plataforma de tramitación electrónica es el Motor de Tramitación seleccionado en el proyecto de homogeneización y racionalización de la tramitación de procedimientos de la Junta de Andalucía. Siguiendo el principio de desacoplamiento entre componentes, Trew@ proporcionará toda la lógica de tramitación necesaria para los distintos procedimientos administrativos de la Universidad. Como motor de tramitación, Trew@ gestionará un expediente para cada procedimiento que se realice, gestionando las fases por las que pasa la tramitación del mismo a los largo del circuito, controlara las tareas a realizar en cada fase, etc. Gestionará, también, la documentación asociada a cada paso de trámite. Esta documentación se adjuntará, típicamente, como resultado de una tarea definida dentro de una fase en el procedimiento. Trew@ nos proporciona a través de su API funciones para la consulta de estados, fechas de transiciones entre estados, etc, permitiendo la realización de la gestión del histórico de expedientes de manera sencilla y visual, permitiendo mostrar cuando y quién ha realizado una determinada tarea de una determinada fase. Nos podrá decir cuando, un expediente, ha realizado una transición entre dos fases. La integración con Trew@ se realizara de forma natural mediante el uso del API de Java que proporciona. W@rda: Gestor documental, archivo de documentos electrónicos. Es un software desarrollado por la Informática El Corte Inglés S.A. y que por Acuerdo de 28 de marzo de 2005 entre la Junta de Andalucía y la empresa se dispuso la cesión de este software y el compromiso de mantenimiento evolutivo y actividades de I+D. Este Acuerdo está accesible en la dirección: pdf 20

21 Para realizar la firma electrónica de documentos generados por el sistema y la compulsa electrónica de documentos de entrada digitalizados, mediante el uso certificado digital de los funcionarios gestores de la tramitación o del registro se utilizara la herramienta de w@nda Port@firmas (Repositorio único de documentos a firmar). Port@firma es un componente distribuido junto con Trew@ y que implementa un buzón de entrada para la documentación pendiente de firmar digitalmente por un gestor. Port@firma recibirá las comunicaciones y las asociará al/a los usuario(s) destinatario(s) de dichas comunicaciones. Una vez autenticado en la herramienta, el usuario destinatario de la petición de firma la firmará digitalmente con uno de los servidores configurados en la herramienta y a disposición del usuario. Esto completará una de las tareas de una determinada fase del procedimiento modelado en Trew@. Permite integrar en un único punto la firma electrónica de documentos procedentes de distintos trámites soportados por diferentes aplicaciones. Sistema desplegado en la Intranet de la organización. Permite la desaparición del soporte físico (papel) de los documentos y sobre todo de su movimiento dentro de la Organización. Sistema rápido, sin pérdidas que aporta agilidad en los trámites. Todos los documentos firmados electrónicamente quedan almacenados en base de datos. Da la posibilidad de firmar documentos desde cualquier lugar. Permite la integración mediante servicios webxml con sistemas de información proveedores de documentos a firmar. Permite la integración con los principales sistemas de información. Por ejemplo, la contratación administrativa. Permite multifirma (múltiples firmantes de un mismo documento) Permite firma en bloque (firmar varios documentos con un solo acto de firma) 21