Ventajas y retorno de la inversión para su empresa. DataCycle Reporting. El software generador y distribuidor de informes Excel por correo electrónico

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1 DataCycle Reporting El software generador y distribuidor de informes Excel por correo electrónico Ventajas y retorno de la inversión para su empresa

2 APESOFT DataCycle Reporting Ventajas y retorno de la inversión Para su empresa Contenido Este documento contiene un resumen de las principales ventajas y los elementos de cálculo del retorno de la inversión que puede suponer la implantación de la solución DataCycle Reporting en su empresa. Las ventajas se analizan desde 4 ópticas diferentes para ver su equilibrio global: Óptica de negocio. Es decir, los beneficios directos a su negocio que aporta la solución DataCycle Reporting. Óptica económica. El factor económico de la solución: ahorro de costes y rentabilidad de la inversión. Óptica del usuario. Desde este punto de vista se analizan las ventajas y el impacto tecnológico de la solución para el usuario. Óptica técnica. Factores técnicos que hacen también muy coherente y ventajosa la solución presentada. ApeSoft Parc Tecnològic del Vallès. Cerdanyola del Vallès. Barcelona Tel:

3 1. Óptica de negocio Los beneficios más importantes de la solución DataCycle Reporting son el impacto que causa en el negocio. DataCycle reporting es un vehículo para que la información circule apropiadamente desde sus sistemas informáticos hasta los usuarios en el formato más potente: Microsoft Excel, y a través del transporte más eficaz: correo electrónico. 1.1 Mejores decisiones Los listados de papel se sustituyen por hojas de cálculo formateadas y enriquecidas con todas las posibilidades de Microsoft Excel. Las siguientes funciones permiten analizar mejor los datos para una toma de decisiones más efectiva y certera. Análisis dinámico e interactivo El análisis multidimensional de la información permite analizarla desde múltiples visiones, con el fin de ver más información en los mismos datos. Con una misma hoja de cálculo se pueden ver las ventas por mes, por cliente, por comercial, realizar comparativas de meses o de comerciales, análisis ABC, etc Resaltados y gráficos Los datos se pueden resaltar de manera que incrementos de ventas del 30% o más se muestren en verde y los descensos en rojo. Así se puede centrar la atención en los puntos que la merecen. Los gráficos también cumplen su función de resumir la información a alto nivel. Datos enriquecidos Los datos de sus sistemas informáticos se insertan dentro de hojas de cálculo ya definidas que pueden contener fórmulas para calcular más datos, como previsiones e indicadores estadísticos. Por ejemplo, es relativamente sencillo enviar informes con la situación actual de la empresa y con información acerca de la tendencia futura. 1.2 Gestión por excepción Las alertas de DataCycle permiten enviar un correo electrónico avisando de la ocurrencia de un evento importante en su negocio. Por ejemplo: Superación de umbrales y ratios, la Dirección ha fijado unos valores objetivo para ciertos ratios y DataCycle monitoriza su cumplimiento, y si detecta que alguno no se cumple lanza un mensaje por con el detalle para su análisis a la persona responsable. Por ejemplo: Demasiadas existencias (125 mill) comparadas con la demanda mensual (100 mill) Merma acumulada demasiada alta en la línea 1 (0,3%) Comparación de ventas con previsiones y gastos con presupuestos. Cuando las ventas se alejan demasiado de las previsiones o cuando los gastos sobrepasan los presupuestos se lanza una alerta al responsable del área afectada. Por ejemplo: Los gastos de su departamento (56 mill) están cerca de agotar su presupuesto (65 mill) Las alertas permiten una gestión del negocio basada en la reacción ante el descubrimiento de excepciones. De esta forma los directivos y mandos pueden

4 centrarse en sus tareas productivas sabiendo que el sistema de reporting les alertará ante situaciones alarmantes. 1.3 Ideal para el Control de Gestión: Facilita el establecimiento de políticas de reporting. Para establecer una política de reporting global efectiva es necesario que la información fluya periódicamente, no sólo a los centros de mando de la empresa, sino a toda persona que necesita información para controlar y mejorar su gestión. Un sistema automático eficaz debe enviar información en un formato estándar y de forma periódica. El informe se genera debido a la planificación definida, o porque se ha detectado una excepción en la información y ello activa el informe (es lo que llamamos Alerta en los Datos). También es posible enviar un informe sólo cuando un dato o combinación de datos del informe Excel generado no se encuentran dentro de los parámetros de gestión definidos (es lo que llamamos Alerta en los Informes). Por ejemplo es posible con DataCycle reporting, generar y enviar la información de control de gastos en Excel, a través de correo electrónico y con la frecuencia deseada (diaria, semanal, mensual, ). Además pueden definir alertas que salten cuando los gastos se disparen en cualquier área, y así monitorizar día a día la evolución de la reducción de gastos. 1.4 Algunos ejemplos interesantes de informes Con DataCycle reporting es sencillo crear: Cuadros de mando para todos los directivos y mandos intermedios, con sus indicadores más relevantes y semáforos que indiquen puntos a mejorar. Informes parametrizados de forma que cada usuario vea sólo sus datos en ellos. Por ejemplo: las compras de cada departamento se envían a cada responsable de departamento, cada agente de ventas obtiene al análisis de sus ventas, Informes dinámicos que el usuario es capaz de manipular para formar la visión de los datos que más le interese, todo ello instantáneamente, sin consultar el sistema de información. Cuentas de Resultado dinámicas donde se pueden establecer comparaciones entre meses, años, unidades de negocio y además bajar al detalle de cuenta. Informes para determinar el coste estándar y monitorizar su proximidad al coste real. Informes para determinar el margen de contribución por cliente, por artículo y por su combinación.

5 2. Óptica económica En este capítulo analizamos la inversión económica de la adquisición y puesta en marcha de la solución DataCycle Reporting. También veremos en que conceptos vamos a ahorrar. 2.1 Inversión a realizar Bajo coste global. La solución consta de dos apartados: (i) el producto DataCycle cuyo importe inferior a los Euros (incluyendo el curso de formación) puede considerarse un coste fijo fácilmente amortizable en menos de un año (como veremos después), y (ii) El trabajo derivado de la creación de informes puede verse como un coste variable dependiente de la cantidad de informes y alertas que se quieran desarrollar. No hay coste por licencia. Cuantos más usuarios reciban informes más rentable será la solución. No hay que pagar nada por usuario. 2.2 Retorno de la inversión Ahorro - Ahorro del tiempo que los usuarios dedican a teclear datos en Excel para posteriores análisis. Ahora ya no hace falta que reintroduzcan ningún dato - Tiempos de distribución. La distribución en DataCycle Reporting es automática y se realiza a través de correo electrónico. - Tiempo de impresión. No existe impresión. - Tiempo de manipulado. Los informes Excel generados por DataCycle aparecen totalmente formatea, no es necesaria ninguna tarea de manipulación posterior. - Tiempo de localización el listado. El usuario recibe en su correo los listados, ya no debe buscarlos. - Ahorro del tiempo de diseño de informes. Con los informes dinámicos un único informe satisface decenas de informes convencionales. - Ahorro de Papel - Nadie más pedirá el mismo informe de forma repetitiva: se automatizará.

6 ROI El retorno de la inversión puede alcanzarse en menos de un año, tal y como demuestra el siguiente cálculo a modo de ejemplo: De entre unos 100 usuarios que reciben informes, supongamos 20 usuarios potenciales que pierden 1 hora a la semana introduciendo datos semi-automáticamente en Excel: 20 horas/semana x 48 semanas=960 horas /año (No consideramos el daño que producen los errores en la reintroducción de datos) Resumiendo se pierden 960 horas/año, cuando podrían aprovecharse para otras tareas más productivas. Si valoramos las horas perdidas a 12 euros/hora, tenemos que con 960 horas: euros de ahorro al año. Entonces el retorno de la inversión de toda la solución se produce en menos de 1 año. 2.3 Bajo coste de mantenimiento El coste de hacer funcionar el sistema es muy pequeño. De hecho todo el sistema es centralizado y la puesta en marcha se hace en poco tiempo. No hay nada que instalar en los PC de los usuarios y todo el reporting se controla desde el departamento de Informática. 3. Óptica del usuario Analizamos como verá el usuario la implantación de esta solución y como le afectará. 3.1 Impacto del nuevo sistema o o El usuario tiene cierta familiaridad con Excel, luego no hay un nuevo sistema que implantar ya que todo el reporting lo recibe en la herramienta que más conoce: Microsoft Excel. No es necesaria formación (o es muy mínima). Ninguna instalación en su PC. No hay que molestar al usuario para instalar algo puesto que todo se instala en un único PC del departamento de Informática. o Bajísimo coste de formación debido a que la herramienta de consulta es Microsoft Excel. 3.2 Más potencia de análisis y flexibilidad de manipulación El usuario tiene más potencia de análisis. Ahora tiene una herramienta flexible que le permite manipular fácilmente la información. 3.3 Sensación de automatización y modernidad El usuario recibe informes periódicamente y de forma automática. Sólo conoce que el origen del mensaje de correo es un tal DataCycle Reporting. La sensación producida es de Tenemos un Sistema de Reporting moderno al servicio del usuario

7 En resumen: Mayor satisfacción para el usuario que no debe de aprender un nuevo sistema para recibir y explotar sus informes. 4. Óptica técnica 4.1 Todo automatizado Con ayuda del planificador, todos los informes se enviarán de forma periódica en la fecha y horas definidas a cada uno de los usuarios. No es necesaria ninguna intervención manual para su funcionamiento. 4.2 Coherencia técnica Integración especial con los principales sistemas informáticos del mercado: AS/400, JD Edwards, Movex, BPCS, JBA, Baan, Navision, Axapta, SAP, Oracle, Informix, DB2, SQL Server. También puede acceder de forma genérica a cualquier base de datos con conectividad ODBC. La tecnología usada es estándar. Desde el fichero Microsoft Excel que reciben los usuarios, pasando por el ODBC como mecanismo de acceso a los datos, el correo electrónico (Lotus Notes, Exchange-Outlook, etc ) también es estándar, así como el sistema operativo donde corre: Windows NT y Windows 95/98. Reaprovechamiento de la inversión Ofimática. La solución DataCycle Reporting se apoya en la infraestructura de correo y ofimática que ya tiene actualmente su empresa. Inversión de futuro. Al no haber licencia por usuario, DataCycle Reporting es un sistema con el que se puede crecer y construir un sólido sistema de Reporting Corporativo.

8 4.3 Otras Ventajas de DataCycle Reporting Parametrización. Permite con un solo informe enviar a cada usuario los datos que le corresponden, por ejemplo ventas por comercial, gastos por departamento, Creación más rápida de informes. Con los informes dinámicos (tablas dinámicas) se crea un informe fácilmente que equivale a decenas de informes de papel. Bajo coste de implantación. Sólo se instala un sistema en el departamento de informática, sin necesidad de instalar nuevo software en los PCs de los usuarios. El proyecto técnicamente es sencillo y no tiene riesgos. Bajo coste de formación. La formación de DataCycle consiste en un curso de 18 horas para el departamento de Informática, mientras que para los usuarios no es necesaria formación si ya conocen Microsoft Excel. Sistema probado. Muchas medianas o grandes empresas basan todo su proceso de reporting y explotación de información en DataCycle Reporting. 5. Conclusiones Estas son las ventajas bajo cada óptica. Si consideramos su suma, podemos ver que adoptar la solución DataCycle Reporting comporta incrementar el potencial global de análisis de la información y mejorar la capacidad y control de gestión de la empresa, características cada vez más necesarias para seguir siendo competitivos.