OFICINA ASESORA DE PLANEACION ESTRATEGIA PARA PARTICIPACION CIUDADANA EN AUDIENCIA PÚBLICA INFORME DE GESTION I SEMESTRE 2013 EN RENDICION DE CUENTAS

Transcripción

1 OFICINA ASESORA DE PLANEACION ESTRATEGIA PARA PARTICIPACION CIUDADANA EN AUDIENCIA PÚBLICA INFORME DE GESTION I SEMESTRE 2013 EN RENDICION DE CUENTAS INTRODUCCIÓN Teniendo como base que las Audiencias Públicas de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía fueron establecidas desde el año 1998 en el artículo 33 de la ley 489 de 1998 a través del Programa Presidencial de Lucha Contra la Corrupción y el Departamento Administrativo de la Función Pública; La Corporación Autónoma Regional del Cauca se permite presentar a la ciudadanía el Informe de Gestión I Semestre 2013 en rendición de cuentas. Estas Audiencias le permiten a la Corporación hacer lectura de la opinión ciudadana frente a la ejecución de metas física y financieras prestablecidas en el plan de Acción vigencia 2013, retomando los aportes de la ciudadanía para analizarlos, retomando observaciones en pro de un mejoramiento continuo. OBJETIVO Realizar Audiencia Publica en Rendición de Cuentas del Informe de Gestión Corporativo primer semestre MARCO NORMATIVO Con fundamento en los mandatos constitucionales hay normas que ordenan a las entidades responder ante los ciudadanos por las obligaciones asignadas: Sobre Audiencias Públicas la ley 489 de 1998, en el artículo 33, capítulo VIII sobre Democratización y Control de la Administración Pública se establece que la administración podrá convocar audiencias públicas en las cuales se discutirán aspectos relacionados con la formulación, ejecución o evaluación de políticas y programas a cargo de la entidad, y en especial cuando

2 esté de por medio la afectación de derechos o intereses colectivos. Las comunidades y las organizaciones podrán solicitar la realización de audiencias públicas, sin que la solicitud las conclusiones de las audiencias tengan carácter vinculante para la administración. En desarrollo de la Ley 489 de 1998, se expidió el decreto 3622 de 2005 en el cual se adopta como una de las políticas de desarrollo administrativo para organismos nacionales, la democratización de la administración pública, dirigida a consolidar la cultura de la participación social en la gestión pública, con el fin de facilitar la integración de los ciudadanos y servidores públicos en el logro de las metas económicas y sociales del país y a construir organizaciones abiertas que permitan la rendición social de cuentas y propicien la atención oportuna de quejas y reclamos, para el mejoramiento de los niveles de gobernabilidad. Como parte de esta política, el DAFP formuló orientaciones para que las entidades realicen por lo menos una vez al año audiencias. Constitución Política. Artículo 133. Carácter de los congresistas. Inciso segundo. El elegido es responsable políticamente ante la sociedad y frente a sus electores del cumplimiento de las obligaciones propias de su investidura. Complementariamente hay disposiciones generales para la administración pública sobre el Sistema de Gestión de Calidad, sobre el cual en el literal d) artículo 5, de Ley 872 de 2003 y el artículo 3 del decreto 4110 de 2004, obliga a las entidades a facilitar la evaluación, el control ciudadano a la calidad de la gestión, y el acceso a la información sobre los resultados del sistema. Asimismo en el decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) se establece como uno de los elementos de control: la comunicación informativa mediante la cual se orienta y se evalúa entre otros aspectos la realización de procesos de rendición de cuentas a través de audiencias públicas. Además existe una normatividad sectorial que obliga en especial a las Corporaciones Autónomas Regionales y a las Secretarías de Salud Territorial a la realización de audiencias de rendición de cuentas (véase anexo No. 1 Tips normativos ).

3 ESTRATEGIA PARA LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN LA AUDIENCIA PÚBLICA La Oficina Asesora de Planeación teniendo en cuenta lo anterior y la audiencia Publica del próximo 24 de Julio de 2013, para la presentación del informe de gestión primer semestre 2013 en rendición de cuentas, establece como ruta a seguir los siguientes contenidos: 1. Preaudiencia: Para consolidar la información que se presentará en la audiencia pública debe definirse una fecha de corte y un periodo o vigencia sobre el cual se presentarán los resultados de la gestión. La Oficina Asesora de Planeación elabora informes semestrales de avance en la ejecución física y financiera y consolidado anual para evaluar la ejecución de su Plan de Acción. La Oficina Asesora de Planeación con el apoyo de la Secretaria General y el Área de Sistemas hace público el informe de gestión de la entidad a través de la página web. Secretaria General con el apoyo del área de educación ambiental y participación comunitaria debe identificar y organizar una base de datos con: Representantes de organizaciones sociales, gremiales, academia, medios de comunicación, entidades estatales, veedurías, organismos de control, cooperantes Internacionales, universidades, asociaciones de profesionales y otros grupos de interés sobre los temas y servicios de la entidad. Cada dependencia o área de trabajo de la entidad debe aportar los datos de las organizaciones que solicitan los servicios institucionales. Secretaria General con el apoyo del área de educación ambiental Elabora un directorio en la web, con este registro. La Inscripción para participar en la audiencia debe ser coordinada y liderada por Secretaria General, y se realizara hasta 10 minutos antes de la hora de inicio de la audiencia; motivando a las organizaciones sociales y a la ciudadanía para que inscriban sus propuestas o necesidades de intervención, apoyado en el área de comunicaciones. La Secretaria General debe adelantar previamente a la audiencia una campaña publicitaria con cuñas radiales sobre el derecho a

4 participar en la rendición de cuentas, con el apoyo del área de atención al usuario y comunicaciones. La Secretaria General y el área de Sistemas a través de la pagina web, hace convocatoria publica (en la cual se indica lugar, fecha, hora, mecanismos de inscripción y tiempo limite de participación). La Secretaria General y la Subdirección Administrativa coordinan la logística para la audiencia publica, en cuanto a : Lugar: El sitio debe ser de fácil acceso a la ciudadanía. Número de invitados : Confirmación de las personas que asistirán a la audiencia. Suministros: Establecer las necesidades para el desarrollo de la Audiencia. Duración: Es recomendable que la audiencia pública, se realice en una sola jornada. Medios que se utilizarán para la convocatoria y los costos de los mismos: Invitaciones personales con tarjetas u oficios, diarios de amplia circulación, la radio, llamadas telefónicas, la televisión, la página web, reuniones con los grupos de interés. 2. Durante la Audiencia: El Director General o su delegado deberá exponer en forma didáctica y amena sus ejecuciones, logros, dificultades y retos; para ello podrá apoyarse con el uso de video clips sobre realizaciones, presentaciones en Power Point, fotografías, entre otras acciones que dinamicen la presentación de la información. El Secretario General asume como moderador de la audiencia publica, para coordinar la audiencia pública, y a su vez controlar los tiempos, las intervenciones y presentar el orden del día. El moderador debe presentar el reglamento de la audiencia pública, aclarando el procedimiento y tiempos para las intervenciones y los objetivos de la audiencia pública. El moderador presenta el orden del día al iniciar la audiencia pública. Durante la audiencia la Corporación brindara la oportunidad a los participantes de realizar preguntas relacionadas con el informe de gestión presentado.

5 Los representantes de las organizaciones inscritas deben exponer en la audiencia sus preguntas, siempre y cuando se hayan inscrito previamente, para lo cual tendrán un limite de 5 minutos. En caso de no dar respuesta durante la Audiencia, la CRC dará respuesta en el tiempo establecido. Intervención de los ciudadanos. Los ciudadanos podrán intervenir para presentar las inquietudes registradas en el formato de inscripción, para lo cual tendrán un limite de 5 minutos. La entidad responderá en forma inmediata las preguntas o inquietudes que presenten en la audiencia los ciudadanos. En caso de no ser posible responder en ese momento, la entidad debe comprometerse a hacerlo en un tiempo prudencial. Si se trata de denuncias o quejas sobre aspectos disciplinarios la entidad escuchará y tramitará esta petición a través los canales establecidos legalmente. La CRC, desde el área de sistemas, permanentemente debe habilitar diferentes medios de comunicación, como: Chat, blogs, foros virtuales, correos electrónicos, boletines, periódicos, carteleras, Socialización por streaming, reuniones o mesas de trabajo acordadas con los grupos de interés. Las quejas presentadas por la comunidad, deben ser clasificadas y respondidas en forma integral en la audiencia por parte de los representantes de la entidad. La Secretaria General a través de las áreas de comunicaciones y atención al usuario, entregara a los asistentes un formato para realizar su pregunta o propuesta a la entidad. La Oficina de Control Interno debe elaborar las conclusiones de la audiencia. También pueden sacar conclusiones de observadores externos invitados. Secretaria General hace cierre de la audiencia y hace circular entre los invitados los formatos que ha elaborado previamente para calificar el evento de la audiencia pública, con el fin de identificar si se cumplió con las expectativas y las propuestas de mejoramiento.

6 Postaudiencia: La Secretaria General evalúa las propuestas, comentarios y otros con el fin de dar respuesta a los participantes. Se realizara publicación de una síntesis de lo transcurrido durante la audiencia. La CRC, agradece la participación de los usuarios a través de las quejas y reclamos formulados y de a conocer la importancia de sus manifestaciones como ciudadanía o usuarios. La Secretaria General, elabore un acta final de la audiencia pública dónde resuma lo expuesto y los principales comentarios y preguntas recibidas de la ciudadanía durante la audiencia. La Secretaria General en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación y el Área de Sistemas Divulga el acta y la evaluación de la rendición de cuentas, resaltando las preguntas ciudadanas y temas tratados, los resultados y conclusiones. Preparo: Nancy Stella Cucuñame M. Emma Landazábal C. Reviso: Edwin Lasso Roberto José Díaz.