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1 Proyecto realizado por el alumno/a: Iván Antona Fernández Fdo.:. Fecha:././. Autorizada la entrega del proyecto cuya información no es de carácter confidencial: EL DIRECTOR DEL PROYECTO Alberto Moreno Ramírez Fdo.:. Fecha:././. Vº Bº del Coordinador de Proyectos Eduardo Alcalde Lancharro Fdo.:. Fecha:././.

2 ESCUELA TÉCNICA SUPERIOR DE INGENIERÍA (ICAI) INGENIERO TÉCNICO EN INFORMÁTICA DE GESTIÓN IMPLANTACIÓN Y ESTUDIO DE UN SISTEMA DE IMPRESIÓN DIFERIDO Autor: Iván Antona Fernández Director: Alberto Moreno Ramírez Madrid Junio

3 Agradecimientos Quiero agradecer la consecución de este proyecto a mis compañeros de universidad, en especial Ángel y Pablo por haberme explicado cientos de veces todo lo que se me escapaba y por seguir enseñándome cosas cada vez que nos vemos. A Alberto, compañero del IE, director de este proyecto y persona que siempre me pinchó para ponerme a estudiar una carrera. A mi jefe Manolo, gracias por facilitarme la asistencia a la universidad y por haberme enseñado tanto en estos años. A mi familia por haberme marchado pronto de todas las fiestas en los últimos años para poder estudiar. Susana, gracias por las correcciones. Y por supuesto a ti Mª José, eres la persona que más quiero, siempre me has apoyado en mi cruzada de simultanear estudios y trabajo, has compartido conmigo mis aprobados y suspensos, pocas vacaciones y muchas horas de estudio, muchas gracias. i

4 IMPLANTACIÓN Y ESTUDIO DE UN SISTEMA DE IMPRESIÓN DIFERIDO. Autor: Director: Iván Antona Fernández Alberto Moreno Ramírez Resumen: El principal cometido de este proyecto es la implantación de un sistema de impresión diferido en una escuela de negocios, pudiéndose aplicar a cualquier centro educativo con la finalidad de realizar un ahorro importante de recursos naturales papel, y que ayuden a que el sistema de impresión sea utilizado de forma responsable y sostenible. La implantación de esta solución es el resultado de varios estudios realizados en el proyecto en donde se demuestra cómo, gracias al uso de un sistema de impresión diferido, se puede llegar a ahorrar en torno al 50% de gastos en papel, energía e impresoras alineando así el ahorro económico con la impresión responsable. Palabras clave: Impresión, sostenibilidad, ahorro, responsabilidad, consumo. ii

5 Introducción. Durante el proyecto se demostrará cómo, gracias a un sistema de impresión diferido, se puede ahorrar hasta un 50% en recursos energéticos. Se partirá de un estudio económico que avale el concepto de Tecnologías Verdes. Se demostrará con números cómo alinear un servicio no crítico de cualquier compañía, el servicio de impresión, con la sostenibilidad el ahorro energético y una reducción de costes. En la mayoría de los casos las compañías son reticentes a realizar inversiones en tecnología si el único respaldo de la inversión es la responsabilidad social corporativa o la reducción del impacto ambiental. Es por ello que este proyecto se enfocará desde el punto de vista económico con la finalidad de reducir costes para poder justificar la inversión en Tecnologías Verdes. El proyecto abarca tres fases de desarrollo: una fase inicial analítica en la que se describen cinco estudios, un estudio de necesidades, un estudio de ubicaciones, estudio de arquitecturas, estudio ambiental y estudio económico. Haciendo fuerte hincapié tanto en el estudio ambiental como en el estudio económico. La segunda fase del proyecto tiene una componente más técnica en la que se describe cómo se debe realizar la preparación del sistema, la instalación del mismo, la recopilación de información inicial y, todas las pruebas y mejoras llevadas a cabo antes de la puesta en marcha del sistema. Finalmente se describe una última fase de documentación y puesta en marcha de toda la herramienta así como las conclusiones finales del proyecto. iii

6 Resultados. Como resultado del estudio e implantación se concluye que el uso de un sistema diferido de impresión en un entorno educativo, reduce los costes económicos y ambientales hasta en un 50%. Los puntos clave en la obtención de esos resultados se obtienen de: Aplicar la impresión a doble cara por defecto. Liberar, o imprimir los trabajos al marcharse a casa justo desde la impresora más cercana. Aumentar los tiempos de entrada en estado de standby de las impresoras. Escáner. Consolidar distintos equipos en una misma máquina, Fax, Impresora, Concienciación. iv

7 Conclusiones. Gracias al uso de un sistema de impresión diferido se pueden estudiar los hábitos de impresión de los alumnos o clientes y aplicar ciertas políticas que hagan de esas impresiones unas impresiones más responsables, por ejemplo aplicando la impresión a doble cara. Es importante concienciarse del coste real de cada hoja impresa en términos medioambientales y en términos económicos. Referencias. [WWW001] Página principal Instituto de Empresa. [WWW002] Página web de divulgación en la enseñanza. [WWW003] Iniciativa del gobierno de Aragón, buenas prácticas. [WWW004] Página web del fabricante del producto Pharos Uniprint. [WWW005] Pagina web de la ONG Ecodes. [WWW006] Página web del Instituto Papelero Español. [WWW007] Página web de la fundación Félix Rodriguez de la Fuente. [WWW008] Página web la agencia de protección del medioambiente de EE.UU. v

8 IMPLEMENTATION AND STUDY OF A DEFERRED PRINTING SYSTEM. Author: Director: Iván Antona Fernández Alberto Moreno Ramírez Abstract: The main purpose of this project is the establishment of a differed printing system in a business school, but also can be applied to any educational institution in order to make a significant saving of natural resources "paper", and also to use the printing system in a responsible and sustainable way. The implementation of this solution is the result of several studies shown on the project, that demonstrates how using a deferred printing system we can save around 50% of paper costs, energy and printers thus aligning the printing cost savings responsible KEYWORDS: Printing, save money, sustainability, responsibility, consumption. vi

9 Introduction On this Project it is demonstrated how using a deferred printing system it is possible to save an average of 50% of resources and energy. The project starts with an economic study and focus it on Green IT. It is demonstrated how to align a printer system on a company with a save energy politics and a cost reduction. In most cases, companies do not invest in technology because of the environment. Companies are more interested on how to save money, so they do not worry about Corporate Social Responsibility or environmental impact. This is why, this project is focus not only on economic point of view in order to reduce costs, but also to justify the investment in Green IT. The development of this project will take three phases, the first one is focused on the analysis of the data obtained. This phase describes five studies, a needs assessment, a study of locations, architecture, environmental assessment and economic study, making a strong emphasis on the environmental study and in the economic study. The second phase of the Project it is more technical than the first one. In the second one it is described how to achieve the preparation of the system to be implanted. It is also important how to collect the initial information to do the installation. Finally all the tests and improvements developed during this phase are explained. To finalize the project it is described the phase in which all the information is written on a document and also the conclusions of the entire project. vii

10 Results As a result of the study it is concluded that the use of the deferred printing system on an educational environment reduces economic and environmental costs over 50%. The key points in obtaining these results are obtained: Apply Two-Side Printing. To get your prints all in one. Reduces the time of entry into standby for all printers. Consolidate multiple machines on one machine, Fax, Printer, Scanner. To became aware. viii

11 Conclussion. By using a deferred printing system we can study the student habits on printing times. After that it is possible to implement certain policies that make those impressions more responsible, for example by applying the two-sided printing. It is important to became aware of the actual costs of each printed sheet in terms of environmental an economics. References. [WWW001] Website Instituto de Empresa. [WWW002] Website on education outreach. [WWW003] Aragón government initiative, best practices. [WWW004] Website Pharos Uniprint. [WWW005] Website Ecodes ONG.. [WWW006] Website Spanish Institute paper IEP. [WWW007] Website foundation Félix Rodriguez de la Fuente. [WWW008] Website U.S environmental protection agency. ix

12 Índice Índice... x Capítulo 1. Introducción al proyecto Capítulo 2. Estudio ambiental Capítulo 3. Estudio Económico versus Ambiental papel Capítulo 4. Estudio de consumos eléctricos Capítulo 5. Estudio de ubicaciones Capítulo 6. Estudio Económico Capítulo 7. Instalación del Entorno Instalación B.D Instalación ROL Impresión Capítulo 8. Instalación de Pharos Uniprint Capítulo 9. Configuración de Pharos Uniprint Especificaciones técnicas de equipos multifuncionales Especificaciones de red Especificaciones de autenticación Configuración a través de LDAP Procedimiento de carga de cuentas Carga mediante el asistente de cuentas Procedimiento de Carga para un directorio activo dinámico Configuración servidor para soportar sistemas de 64 bits Definición técnica de configuración Creación de una impresora o dispositivo de impresión en Pharos Capítulo 10. Pruebas y mejoras Capítulo 11. Documentación Cómo enviar trabajos desde ordenadores del IE? Cómo enviar trabajos desde portátiles con Windows? Cómo enviar trabajos desde ordenadores Apple? Cómo liberar los trabajos enviados desde un portátil? Qué hacer en caso de avería o fallo en el sistema? Introducción impresión en color Cómo enviar trabajos a color desde ordenadores en IE? Cómo enviar trabajos a color desde portátiles con Windows? Cómo enviar trabajos a color desde ordenadores Apple? Qué hay que hacer una vez enviado a imprimir un documento a color? x

13 Introducir usuario y contraseña en el ordenador Introducir tarjeta prepago Recogida del trabajo Qué hacer en caso de avería o fallo en el sistema? Capítulo 12. Valoración Económica del proyecto Capítulo 13. Planificación del proyecto Capítulo 14. Conclusiones La tecnología ayuda a estudiar hábitos de consumo Tecnología y hábitos Se pueden realizar unos ahorros económicos importantes siendo además consecuentes con el medio ambiente Queda mucho trabajo por hacer Capítulo 15. Bibliografía Capítulo 16. Anexos ANEXO 1. Costes de papel anuales ANEXO 2. Costes de copia anuales ANEXO 3. Costes de consumos eléctricos anuales ANEXO 4. Inversión y ROI ANEXO 5. Impresiones que se dejan de realizar ANEXO 6. Ubicaciones ANEXO 7. Procedimiento de configuración del LDAP del fabricante xi

14 Capítulo 1. Introducción al proyecto. 12

15 Capítulo 1. Introducción al proyecto. El Instituto de Empresa (IE), es una escuela de negocios fundada hace más de treinta años en Madrid, su principal actividad es la formación de la élite empresarial. Este proyecto tiene como objetivo describir el análisis e implantación del sistema de impresión diferido Pharos Uniprint en el IE, y los estudios asociados a la implantación del mismo. Su principal cometido es demostrar analíticamente, cómo, gracias a un sistema de impresión diferida, puede llegar a conseguirse un ahorro energético/económico en torno al 40-50%. Este tipo de ahorro, impacta directamente en una reducción de costes para la compañía. Es gracias a este tipo de reducciones económicas, lo que permite que implantaciones de este tipo sean fácilmente llevadas a cabo y puestas en marcha en grandes y medianas empresas. Hasta hace poco tiempo, la defensa del medio ambiente no era suficiente argumento para que las compañías invirtiesen en tecnología. Es por ello que la mayoría de estudios se orientan a la reducción de costes. En este proyecto, se trata de mostrar cómo el compromiso medioambiental es, en este caso, directamente proporcional a la reducción de costes. Los sistemas de impresión hacen uso de papel, tóner y electricidad, los tres recursos necesarios, son capaces por sí solos de formar parte de un estudio ambiental. Pero mezclando los tres bajo la premisa de una impresión responsable, se puede alcanzar un objetivo final medioambiental que reduzca el consumo de energía en la producción de papel y el proceso de impresión en las empresas. Un descenso en el consumo de papel, aplicando por ejemplo la doble cara, y por supuesto un menor consumo de tóner aplicando distintas políticas de impresión responsable en modo borrador. Como consecuencia de este tipo de procedimientos que ayuden a la impresión responsable se estará contribuyendo notablemente a reducir las emisiones de CO2, la tala indiscriminada de árboles o a aquello que realmente preocupa al empresario menos comprometido con el medio ambiente, reducir costes en la empresa. 13

16 Para la realización del proyecto se abordarán varios estudios clave que son la consecuencia de varios años de trabajo con la herramienta Pharos Uniprint y varios meses de investigación para la consecución del proyecto. Se partirá de la recopilación de un fichero transaccional de impresiones de un mes objetivo, y sobre él se realizarán los cálculos necesarios para poder estimar las impresiones mensuales por cada impresora e imputar las distintas variables, papel, electricidad y costes fijos sobre cada una de las impresoras, con la finalidad de poder mostrar, cómo las políticas responsables y los ajustes adecuados sobre un sistema de impresión, fácilmente provocan una reducción de costes y un consumo menor de recursos. 14

17 Capítulo 2. Estudio Ambiental. 15

18 Capítulo 2. Estudio ambiental. El protocolo de Kyoto, aprobado el 11 de diciembre de 1997, vino a sustituir la Convención Marco de las Naciones Unidas sobre el cambio climático cuya finalidad es combatir el calentamiento global, define los compromisos que han de ser cumplidos por todos los países firmantes del acuerdo. El principal cometido del compromiso de Kyoto es la reducción de emisiones de aquellos gases que provocan efecto invernadero y en consecuencia provocan el calentamiento global. Para llegar a cumplir con el pacto, cada uno de los miembros de la Comunidad Económica Europea se comprometió a reducir un 5% de estas emisiones con respecto al año 1990 y para ello se definió un periodo de tiempo comprendido entre el año 2008 y el Son seis los principales gases nocivos que hay que reducir al máximo en su emisión: - Dióxido de Carbono (CO2). - Metano (CH4). - Óxido Nitroso (N2O). - Hidrofluoro carburos (HFC). - Perfluro Carburos (PFC). - Hexafluoruro de Azufre (SF6). Estudios independientes indican que si bien la mayoría de los países firmantes a día de hoy ya han cumplido con la normativa, también se ha producido un aumento exponencial en el uso de vehículos en los últimos años, lo que ha provocado que las emisiones de CO2 se hayan incrementado. Para cumplir con el pacto, los países firmantes, establecen distintas políticas a nivel nacional para reducir este tipo de emisiones, fomentando la implantación de tecnología que mejore la eficiencia energética, etcétera. 16

19 Este proyecto pretende, desde un entorno empresarial, ayudar a cumplir con la normativa de Kyoto, y contribuir a la reducción de emisiones CO2. Para ayudar con este cometido, se plantea una solución de impresión diferida, que gracias al ahorro energético y de papel en torno al 40-50%, permite que tanto el consumo de papel destinado a la compañía para impresiones y la energía empleada en la impresión de documentos, se reduzca en torno al 40-50%. Y en consecuencia, las emisiones derivadas de la producción tanto de papel como de la energía empleada en la impresión se reduzca en las mismas magnitudes. Se presentan a continuación una serie de datos que constituyen las premisas en las que se basa el proyecto. 1. Para fabricar una tonelada de papel es necesario emplear en torno a 16 árboles, cada uno de estos árboles tiene una vida media de 20 años. 2. Por cada tonelada de papel que se fabrica, se utilizan en torno a litros de agua. 3. Además, se sabe que la industria papelera es el quinto sector industrial en el consumo de energía, lo que supone aproximadamente el 4% del uso global de energía. 4. Por otra parte, tanto la elaboración de papel como la eliminación de los residuos que se producen por la misma, son por sí solos fuentes de emisión de CO2. A continuación se muestran dos gráficos que contribuyen a la comprensión de estos conceptos: Fuente: 17

20 Fuente: Se parte de un escenario inicial, en el cual se consideran las distintas ubicaciones geográficas de la compañía y los hábitos de los estudiantes. Se estudian cinco edificios, cada uno de los cuales cuenta con un servidor de impresión y distintas impresoras distribuidas por planta. Se supone que en cada planta al menos hay una impresora de media producción, es decir, una impresora capaz de dar servicio a un grupo de entre 5 y 10 personas. Además por cada edificio lo normal es que existan al menos un par de puestos directivos, cada uno de ellos con una impresora local. Fácilmente se pueden inventariar para los cinco edificios unas 20 impresoras. Además por cada edificio como ya se dijo, existirá un servidor de impresión conectado a la LAN y que ha de estar conectado a la red eléctrica las 24 horas del día. Podrá verse que tras la finalización del proyecto y gracias al uso del sistema de impresión diferido, se pasa de realizar un consumo anual en media de 2750 a 1375 cajas de papel. En cuanto al consumo eléctrico de las impresoras, antes de la implantación del sistema de impresión diferido se realiza un consumo energético en media anual de 28,32 MW pasando posteriormente y gracias a la nueva implantación a un consumo de 14,16MW. 18

21 Capítulo 3. Estudio económico versus ambiental papel. 19

22 Capítulo 3. Estudio Económico versus Ambiental papel. El estudio económico tendrá en cuenta el coste del papel y la facturación tanto de las impresoras como de la electricidad consumida. Se comienza haciendo un estudio sobre el papel, para lo que se recopilan todos los albaranes de entrega de papel del año 2010 y se refleja la información en la tabla siguiente: MES Nº CAJAS Enero 75 Febrero 144 Marzo 93 Abril 167 Mayo 150 Junio 121 Julio 59 Agosto 38 Septiembre 141 Octubre 119 Noviembre 162 Diciembre 106 Pedidos cajas de papel / Mes. 1 Además se conoce el coste medio por caja. Debido a que el precio del papel fluctúa, se hace un cálculo medio aproximado tomando el valor de (2,82 / paquete) y asumiendo que cada caja contiene 5 paquetes de modo que los cálculos se reflejan fácilmente en la siguiente tabla: MES Nº CAJAS PAQUETES COSTE Enero ,50 Febrero ,40 Marzo ,30 Abril ,70 Mayo ,00 Junio ,10 Julio ,90 Agosto ,80 Septiembre ,10 Octubre ,90 Noviembre ,20 Diciembre ,60 Costes pedidos de papel. 1 20

23 En total el gasto de papel fue: 19387,5. El impacto ambiental se puede ver a continuación. Se parte de la siguiente premisa: Por cada tonelada de papel se talan 4 árboles. Volviendo a la tabla inicial, se puede ver que anualmente se han consumido 1375 cajas. MES Nº CAJAS PAQUETES COSTE Enero ,50 Febrero ,40 Marzo ,30 Abril ,70 Mayo ,00 Junio ,10 Julio ,90 Agosto ,80 Septiembre ,10 Octubre ,90 Noviembre ,20 Diciembre ,60 Total: 19387,5 Total Cajas: 1375 Costes papel Total. 1 21

24 Se sabe que cada caja contiene 5 paquetes, y a su vez cada paquete contiene 500 folios A4 de 4,8 gramos cada uno, luego en la siguiente tabla se verá cuántos folios, kilogramos, toneladas, se han consumido durante el año del estudio. MES Nº CAJAS PAQUETES FOLIOS Gr PAPEL KG PAPEL T PAPEL Enero ,9 Febrero ,728 Marzo ,116 Abril ,004 Mayo ,8 Junio ,452 Julio ,708 Agosto ,456 Septiembre ,692 Octubre ,428 Noviembre ,944 Diciembre ,272 Total Toneladas 16,5 Total árboles Peso del papel consumido Ahora se verán conclusiones del estudio: gráficamente los pedidos de papel y se sacarán Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Grafica consumo de papel por mes. 1 22

25 A partir del gráfico se pueden ver las pautas de consumo de papel a lo largo del año, julio y agosto el consumo es lógicamente inferior ya que se corresponde con el periodo vacacional, los meses de febrero, septiembre y noviembre experimentan un pico de consumo que coincide con las aperturas de los programas, lo cual indica que al principio los alumnos imprimen algo más. Noviembre junto con abril son los meses que despuntan, coincidiendo con los exámenes y tribunales. De este estudio se puede desprender que gracias al sistema de impresión diferido en el que se obliga a la impresión a doble cara, tanto los costes económicos, como ambientales se reducen drásticamente al 50%. Eur/Árboles CON SISTEMA SIN SITEMA , ,00 ARBOLES Nº de árboles / Consumo KG 1 Se hace una comparativa con el inventario de árboles de la Comunidad de Madrid Número de árboles en la ciudad de Madrid: Árboles por habitante: 1árbol/14 habitantes Número de especies distintas: 203 Número de calles arboladas: Se puede concluir que gracias al sistema de impresión diferido se está dejando de destruir un número importante de árboles. En términos analíticos se puede decir que 66 árboles vienen a ser un 0.03% de los árboles censados en el inventario de Madrid. 23

26 Capítulo 4. Estudio consumos eléctricos. 24

27 Capítulo 4. Estudio de consumos eléctricos. Para poder realizar este estudio, se parte de la información del fichero transaccional de impresiones realizadas sobre un mes objetivo. En este caso se elige el mes de enero de, de donde se obtiene un listado de transacciones o impresiones realizadas. El tratamiento de estos registros es primordial para realizar el estudio, ya que a priori, no toda la información contenida es válida. De manera, que la información es tratada desde la herramienta Microsoft Excel. Cada transacción obtenida del registro transaccional tiene la siguiente estructura: Date-Time User ID 31-dic :20 Transaction Type Server Ban k Charging Type Quant ity Amou nt invitado Print COPRIN ADLD Internal 2 Pages -0,02 T01 AP Ejemplo registro fichero transaccional. 1 Por cada transacción o impresión realizada se genera un registro como el de la figura de arriba que constará de la hora y el día en el que se realizó la impresión, a continuación se almacenará en el registro quién realizó la impresión, el tipo de transacción definirá si se trata de una impresión u otro tipo de operación ya que el sistema además de gestionar impresiones es capaz de controlar préstamos de material y salas de reuniones. A continuación en el campo server se almacenará qué servidor ha sido el que procesó el trabajo en primera instancia. El campo Bank o banco, definirá que tipo de cobro se realizará al usuario, en este caso el término ADLDAP hace referencia al banco por defecto LDAP que básicamente significa que se realiza una transacción en la que se obliga al usuario a validar contra el controlador de dominio. Charging type en este campo se especificará si el cobro en caso de existir, se realiza al usuario mediante un medio externo tarjetero o internamente por algún otro método. Finalmente tanto Quantity como Amount indican el número de páginas que se procesaron y el coste de la operación. En el ejemplo, el coste de cada página se ha prefijado en 0.01, al salir 2 páginas por el sistema de impresión el coste final o Amount quedará en 0,02. 25

28 Volviendo al estudio, en primer lugar se trabajará con el campo Date-time. Se pretende separar la fecha de la hora, la finalidad es obtener un campo hora por el que agrupar la información del fichero transaccional. Se parte de 31-dic :20 y se pretende obtener por un lado la fecha y por otro lado la hora, en realidad lo importante para el estudio es la hora, ya que a partir de los campos de horas, se podrá generar un informe agrupado de transacciones realizado por franjas horarias. Para ello se selecciona toda la columna en Excel, y se copia el contenido. Se lleva todo el contenido a notepad.exe y se genera un fichero de texto que contendrá la información como se muestra en la figura. Fecha y Hora 1 Finalmente, se observa que entre el campo fecha y el campo hora existen varios espacios en blanco que se utilizarán mas tarde. Para ello se importará el fichero de texto obtenido a Excel de nuevo, pero se utilizará el asistente y se delimitarán los campos por espacios, de esta manera se tendrá separada la fecha de la hora. Microsoft Excel, permite importar información desde un fichero de texto y almacenar la información del fichero en celdas independientes pero necesariamente hay que definir un valor para separar la información en distintas celdas. En este caso, como delimitador de campos se hace uso del carácter blanco. 26

29 Otra forma de separar la fecha de la hora es hacer uso de la función en Excel EXTRAER (). La función extraer de Microsoft Excel tiene un comportamiento muy intuitivo como se explica a continuación. Se supone como ejemplo el siguiente campo de fecha/hora: 02-ene- 11:47 (Cadena de 20 caracteres, atención a los carácter blanco) Conocido el campo estándar, se sabe que la primera parte de la cadena, siempre es fija, 11 caracteres (02-ene-), luego a partir del carácter 13 (segundo blanco), se extraen 7 caracteres, obteniéndose así la hora. Para que este procedimiento funcione, el contenido de las celdas debe tener formato texto. A continuación se muestra un gráfico ilustrativo: Fecha y Hora 2 El resultado de la separación de hora y fecha se traduce en la aparición de un nuevo campo en el fichero transaccional, el campo Hora. 27

30 Una vez separadas las horas, se puede abordar el estudio. Para ello se organizará toda la información del registro transaccional a través del campo, Hora que previamente se ha creado, obteniendo algo parecido a lo siguiente: Dia Hora User ID Server Bank Type Quantity Amount Franja Franja2 21-ene-11 0:00 21-ene-11 0:01 24-ene-11 0:01 08-ene-11 0:03 28-ene-11 0:04 18-ene-11 0:05 18-ene-11 0:06 07-ene-11 0:09 smosquera.llm ALPR03 ADLDAP Bank Internal 6-0, xteo.imba ALPR03 ADLDAP Bank Internal 8-0, jcao.phd2013 ALPR03 ADLDAP Bank Internal 8-0, lterron.majpwc2010 ALPR03 ADLDAP Bank Internal 4-0, kbhaduri.imba ALPR03 ADLDAP Bank Internal 42-0, jfanego.llm ALPR03 ADLDAP Bank Internal 4-0, jlee.imba ALPR03 ADLDAP Bank Internal 6-0, jfont.exmba ALPR03 ADLDAP Bank Internal 5-0, Registros fichero transaccional. Se puede observar que las transacciones quedan ordenadas por hora, pero en realidad lo que se pretende es calcular una media de transacciones por hora, así que de nuevo se utilizará el método extraer para crear un nuevo campo. Esta vez el nuevo campo, obtendrá únicamente la hora, o mejor dicho, de 0:00 lo que de verdad interesa es la primera parte de la hora 0. Se crea el campo franja 2. De nuevo se hace uso de la función EXTRAE(); de Excel, la idea es obtener de cada hora los 2 primeros caracteres empezando por la izquierda, de este modo se generará una columna con los valores:[0,1,2,3,4,5,6, 7,8,9,10,11,12,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23], asociado a cada transacción. De este modo, se sabe que los trabajos asociados a 0 se lanzaron entre las 00:00 y las 00:59, las transacciones que contengan en la columna franja2 un 11 tendrán asociados trabajos lanzados entre las 11:00 y las 11:59 y así sucesivamente. El siguiente paso agrupará la información por ese campo. 28

31 Una vez llegados a este punto, de nuevo se debe tratar el fichero con Excel, ya que se puede ver, que en determinados intervalos existen registros en los que se repite el UserID, lo cual es lógico, ya que en el instante xx:xx:xx un mismo usuario libera varios trabajos, cada trabajo se trata transaccionalmente en una línea como muestra la figura: Dia User ID Transaction Type Server Charging Type Quantity Amount 18/01/ 10:35 hherrera.llm Print ALPR02 Internal 3 Pages -0,03 18-ene- 10:35 kgilsdorf.imba Print COPRINT01 Internal 3 Pages -0,03 18-ene- 10:35 kgilsdorf.imba Print COPRINT01 Internal 73 Pages -0,73 18-ene- 10:35 kgilsdorf.imba Print COPRINT01 Internal 8 Pages -0,08 18-ene- 10:35 kgilsdorf.imba Print COPRINT01 Internal 5 Pages -0,05 18-ene- 10:36 svillanueva.imba Print COPRINT01 Internal 8 Pages -0,08 18-ene- 10:37 cimel.mm Print ALPR03 Internal 4 Pages -0,04 18-ene- 10:37 mtreude.imba Print COPRINT01 Internal 24 Pages -0,24 18-ene- 10:37 mtreude.imba Print COPRINT01 Internal 24 Pages -0,24 18-ene- 10:37 mtreude.imba Print COPRINT01 Internal 26 Pages -0,26 18-ene- 10:37 mtreude.imba Print COPRINT01 Internal 69 Pages -0,69 18-ene- 10:37 mtreude.imba Print COPRINT01 Internal 78 Pages -0,78 18-ene- 10:37 rpardo.imba Print COPRINT01 Internal 11 Pages -0,11 18-ene- 10:37 ahernandez.llm Print ALPR02 Internal 10 Pages -0,10 18-ene- 10:37 ahernandez.llm Print ALPR02 Internal 4 Pages -0,04 Registros log transaccional. Lo que se pretende es agrupar las transacciones por franjas, desde 0 a 24, pero el sistema reconoce varias transacciones en un mismo instante cuando el usuario libera varios trabajos en una misma operación. Por ejemplo, kgilsdorf.imba, ha estado trabajando una hora en el laboratorio de informática y ha lanzado al sistema diferido de impresión 4 trabajos que se mantienen en cola y sólo serán liberados cuando kgilsdorf.imba dé la orden. Llegado ese instante por ejemplo las 10:35, en el fichero transaccional figurarán 4 registros: 18-ene- 10:35 Pepito TRABAJO1 18-ene- 10:35 Pepito TRABAJO2 18-ene- 10:35 Pepito TRABAJO3 18-ene- 10:35 Pepito TRABAJO4 29

32 En realidad, esta información es irrelevante para el estudio, lo que sí es interesante es conocer que kgilsdorf.imba realizó una transacción a las 10:35, que hizo que la impresora saliese de su estado de reposo, realizando un consumo de unos 150 vatios/hora y pasando al estado de alto rendimiento, unos 1700 vatios/hora. Luego nuevamente se debe tratar la información del fichero, ya agrupada, para eliminar las transacciones no necesarias en el estudio. Lo que se debe hacer en este momento es añadir una nueva columna al fichero transaccional. Hora User Type Server ChargingT Quantity Amount 0:37 (n-1) ahernandez.llm Print ALPR02 Internal 10 Pages -0,10 (n-1) 10:37 (n) ahernandez.llm Print ALPR02 Internal 4 Pages -0,04 (n) Registros log transaccional n-1 En la que se comprobará si el campo hora (n-1) es igual al campo hora (n) y además se comprobará si el campo User_ID (n-1) es igual al campo User_ID (n), si es así, entonces se obtendrá un verdadero y de lo contrario un falso, estos criterios servirán para descartar los trabajos lanzados en un mismo instante por un mismo usuario, esta evaluación se realiza desde Microsoft Excel y es tan sencillo como aplicar un AND a dos funciones IGUAL, para realizar el AND en Microsoft Excel, necesariamente se tiene que poner entre paréntesis y separado por ; las distintas expresiones a evaluar. Como las expresiones a evaluar son el resultado de una comprobación de nuevo se tiene que poner la función y entre paréntesis las expresiones a evaluar. Finalmente se replica la fórmula a todo el fichero. =Y(IGUAL(I2;I1);IGUAL(C1;C2)) Registro transaccional en Excel. 30

33 En este punto se aplica un filtro para descartar los valores verdaderos, y se toma una copia de los valores cuya columna contenga el valor FALSO. Microsoft Excel, permite ordenar la información mediante distintos criterios, e incluso aplicar filtros, esto es, mostrar la información en base a criterios especificados por el usuario. Sencillamente se aplica un filtro en el que se devuelvan todas aquellas transacciones en cuyo campo Trabajos Igual exista el valor FALSO (trabajos de distintos usuarios) Se vuelven a tratar los resultados para conocer los trabajos enviados a las impresoras en las franjas horarias definidas, catalogados por distintos usuarios. Se aplicará una tabla dinámica en la que se muestre en función del campo franja2 (0, 1, 2, 23) cuántos trabajos se han lanzado a imprimir para posteriormente calcular datos estadísticos. Ahora ya se conoce cuántos trabajos se enviaron durante el mes de estudio de las impresoras agrupados por distintas franjas horarias. Las tablas dinámicas de Excel permiten agrupar los datos y contabilizar los registros o incluso aplicar distintos cálculos. En este caso interesa conocer los registros existentes agrupados por franja. Registro transaccional en Excel, tabla dinámica. 31

34 A partir de estos datos se calculará la media de trabajos lanzados por los usuarios a las impresoras en las franjas horarias definidas y teniendo en cuenta doce impresoras, es decir, balanceando la carga del sistema. El sistema cuenta con 12 impresoras pero el estudio solo aborda siete de las doce, que son aquellas siete de la misma marca y modelo. Los datos obtenidos son los siguientes: CONSUMOS Horario Trabajos Media por máquina Franja 0 00:00-00: Franja 1 01:00-01: Franja 2 02:00-02: , Franja 3 03:00-03: Franja 4 04:00-04: Franja 5 05:00-05: Franja 6 06:00-06: Franja 7 07:00-07:59 3 0,25 Franja 8 08:00-08: , Franja 9 09:00-09: , Franja 10 10:00-10: , Franja 11 11:00-11: , Franja 12 12:00-12: ,5 Franja 13 13:00-13: , Franja 14 14:00-14: , Franja 15 15:00-15: , Franja 16 16:00-16: , Franja 17 17:00-17: , Franja 18 18:00-18: , Franja 19 19:00-19: ,5 Franja 20 20:00-20: , Franja 21 21:00-21: ,25 Franja 22 22:00-22: , Franja 23 23:00-23: , Datos log transaccional por franja horaria. Se puede hacer una aproximación inicial, claramente entre las 10:00 de la mañana y las 19:00 de la tarde se produce el mayor número de transacciones en el sistema. Entre las 3:00 y las 7:00 de la mañana las instalaciones permanecen cerradas y evidentemente no se producen impresiones en ese periodo de tiempo. Desde las 7:00 y en adelante, comienza el horario de uso. 32

35 Franja 0 Franja 2 Franja 4 Franja 6 Franja 8 Franja 10 Franja 12 Franja 14 Franja 16 Franja 18 Franja 20 Franja 22 Implantación y Estudio de un Sistema de Se puede ver la información de otra manera, en el eje de las X se tienen las franjas horarias y en el eje de las Y el número de trabajos enviados en media. Se aprecia en las gráficas cúando el edificio está cerrado franja 3, 4, 5, y Impresión /Franjas De lo que se trata a continuación, es relacionar los datos obtenidos con la tabla de consumos que proporciona el fabricante de las impresoras. Cada fabricante debe especificar cuáles son los consumos de sus productos en los distintos estados, es decir, cuando las máquinas están trabajando en alta producción (Imprimiendo), o cuando están en reposo. Esta información se obtiene o bien del manual del producto o de la hoja de características del mismo. A día de hoy, esta información es además accesible desde Internet. Los consumos por hora para la impresora modelo Xerox WC 5775 se listan a continuación: Columna1 Cant/Tiem. Columna2 Columna3 Columna4 Columna5 Columna6 Columna7 Franja En reposo Bajo Consumo A B C D Suspensión WAT/HORA <1690watios <330watios <155watios <9watios WAT/Min. 28, ,5 2, ,15 TRANSICION TRANSICION TRANSICION A-->B (T1) B-->C (T2) C-->D (T3) Minutos Tabla de transición de estados. 33

36 La primera tabla muestra los datos obtenidos de la hoja de especificaciones del fabricante, la segunda tabla, habla de transiciones, definidas para el estudio y se explica a continuación. Se tomará la siguiente nomenclatura para el estudio: Transición 1, Transición 2, Transición 3. Esta nomenclatura se establece debido a que inicialmente se puede pensar que las máquinas hacen un consumo constante pero en realidad no es así. Como cualquier otro dispositivo, mientras están trabajando necesitan consumir más energía que cuando están en reposo. Se deben definir muy bien los tiempos en los que se pasa de un estado a otro, con el fin de consumir la menor cantidad de energía necesaria cuando las máquinas no están imprimiendo. Como ejemplo, se supone que la máquina está imprimiendo y termina el trabajo, para entrar en el siguiente estado pasarán 15 minutos. Si una vez terminados esos 15 minutos la máquina no ha recibido orden alguna de impresión comenzará un nuevo periodo de espera para de nuevo cambiar de estado, transición 3. Para alcanzar este último estado deberán transcurrir 45 minutos más. B C 15 min C D 45 min Estos tiempos cumplen con EnergyStar. Programa del que se podrá encontrar más información en la siguiente página web: EnergyStar es un programa de la agencia de protección ambiental de EEUU que tenía como cometido principal la reducción de emisiones de CO2. A día de hoy la mayoría de fabricantes buscan el sello de EnergyStar. Lo que les obliga a que los tiempos de transición cumplan unos mínimos. Estos mínimos según EnergyStar para el modelo de impresora estudiado son los que figuran en la web de arriba, y que en resumidas cuentas son: Model Number Date Available in Market (mm/dd/yyy) Monochrome Product Speed (ipm or mppm) Default Delay Time to Sleep (minutes) Automatic Duplex Output Capable? 115V TEC (kwh) WorkCentre /01/ Yes 14.2 N/A Impresoras EnergyStar 115V Power in Sleep (W) 34

37 En el estudio y configuración se puede apreciar que para llegar al estado sleep se tardan 15 minutos, y 45 minutos más en llegar al estado de reposo, en total 60 minutos que cumple más que de sobra con EnergyStar. Se puede concluir que para cumplir con EnergyStar, los fabricantes cuentan con un holgado margen de tiempo en minutos. Se puede deber a varios motivos, pero principalmente puede tener que ver con el corporativismo comercial, ya que Xerox es una compañía norteamericana. Volviendo al estudio, de nuevo se trabaja sobre el fichero transaccional cargado en Excel, en este momento, se obtiene una media de hojas impresas por máquina, para poder así, hacer un cálculo estimado de consumos eléctricos. En esta ocasión, sobre el fichero transaccional se recuenta el número de trabajos impresos y la cantidad total de páginas impresas. Quantity : Transacciones : indica el número total de páginas impresas. indica el número total de transacciones. El resultado será la media de páginas por cada transacción. Media páginas por transacción Páginas Transacciones 10, Media de 11 páginas por transacción Se sabe por el campo quantity cuántas páginas se han impreso en total, además de las anteriores operaciones se conoce el número de transacciones realizadas. En consecuencia se averigua que, por término medio, cada transacción libera alrededor de 11 páginas. 35

38 Una vez obtenido el número medio de páginas por cada transacción, se pretende averiguar el tiempo medio para imprimir cada transacción de 11 páginas. Además conociendo que la máquina estudiada es una Xerox WC 5675, se deduce que los dos últimos dígitos del modelo indican el número de páginas que es capaz de imprimir por minuto, es decir 75 páginas. Luego el cálculo que se busca se alcanza fácilmente con una simple regla de tres, si en un minuto se imprimen 75 páginas y en transacción media imprime 11 páginas, se puede concluir que la transacción media se efectúa en 8,8 segundos. Como además se conoce de los cálculos anteriores el número de transacciones medio por hora, se puede estimar los trabajos enviados en cada franja horaria. Finalmente conociendo los tiempos de transición de las máquinas, se puede fácilmente concluir de forma estimada el consumo energético medio por hora de cada máquina Volviendo a la tabla de franjas horarias. Se puede añadir un nuevo grupo de columnas. Donde se hará un cálculo del consumo eléctrico en función de los minutos que esté trabajando cada máquina, además se aplican los consumos cuando las máquinas están en suspensión y los consumos en las fases intermedias de reposo y bajo consumo. Columna1 Para realizar todos estos cálculos se precisan las siguientes tablas: Franja 18 En reposo Bajo Consumo Suspension A B C D WAT/HORA <1690watios <330watios <155watios <9watios WAT/Min. 28, ,5 2, ,15 TRANSICION 1 TRANSICION 2 TRANSICION 3 A-->B (T1) B-->C (T2) C-->D (T3) Minutos Media Nº Media Media Velocidad Máquina en Páginas/Mes Transacciones/Mes pág/transacción pág/sg , ,25 Tabla de transacciones / tiempo medio. 36

39 La tabla completa de cálculos se presenta en varias tablas resumen en el anexo adjunto. Los resultados del estudio se presentan a continuación. Consumos Cantidad Consumo acumulado vatios 3331,4005 Consumo Total vatios. 7036,8579 Consumo Total KW 7, Finalmente se concluye que cada máquina hace un consumo diario de 7,036 KW, como se cuenta con 7 máquinas que trabajan de media 6 días se obtiene un balance de 295,512 KW semanales, y mensualmente 1180,48 KW = 1,18 MW como las instalaciones permanecen abiertas los 12 meses del año y los cálculos son estimados se puede finalmente afirmar que el consumo anual eléctrico del parque de máquinas estudiadas es de 14,16 MW. Según tabla obtenida de la WIKIPEDIA (Origen de Energía), se extrapola el porcentaje que corresponde a cada tipo de energía del valor total de 14,16 MW que se obtuvo de los cálculos de consumo anual, por lo que se puede afirmar que los orígenes de dicha energía son los siguientes: Origen Porcentajes Total del Consumo Hidráulica 0,1993 2, Nuclear 0,2072 2, Carbón 0,0522 0, Fuel + Gas 0,0048 0, Ciclo Combinado 0,1969 2, Eólica 0,1758 2, Resto 0,1638 2, Origen de Energía. El 20% se extrajo de energía Hidráulica, otro 20% de energía nuclear, otro 20% de Ciclo combinado y casi otro 20% de Eólica. El 20% restante, de carbón, solar 37

40 Fuente: Wikipedia Origen de la Energía Consumida. 38

41 Capítulo 5. Estudio de Ubicaciones. 39

42 Capítulo 5. Estudio de ubicaciones. Para la realización del estudio de ubicaciones se parte del esquema inicial: En el esquema inicial mostrado en la figura Impresión sistema 32 bits 1 se representa un entorno clásico, los distintos edificios albergan un servidor de impresión, de cada servidor de impresión dependen las distintas impresoras ubicadas en el edificio. Por ejemplo, se puede observar como en el Edificio1 y en su servidor, aparecen 3 distintas impresoras que dependen de él. Se debe imaginar ya que no está representado en la figura, que cada una de esas tres impresoras reside en una planta diferente del Edificio 1 o incluso en la misma planta pero dentro de distintos departamentos. Dentro de cada edificio, los usuarios imprimen sus trabajos con independencia del resto de edificios. Esto quiere decir que, si en el Edificio 4 el servidor de impresión sufre una avería, el resto de usuarios de otros edificios de la misma compañía no se verán afectados por dicho fallo. 40

43 Sin embargo, el despliegue realizado en infraestructura, para brindar un servicio que en realidad no es crítico para la compañía es realmente importante. Se pueden contabilizar un total de cinco servidores. De los que más adelante se evaluará el rendimiento. Pero parece lógico pensar que el procesamiento de los trabajos de cada edificio en cada servidor es relativamente poco pesado, y el microprocesador de los mismos tiene una carga de trabajo liviana. Son las impresoras las que prácticamente realizan todo el trabajo y se convierten en el cuello de botella. Finalmente se añade al esquema inicial el matiz de la infraestructura de comunicaciones, es decir, a día de hoy el ancho de banda no es un problema insalvable, argumento que 10 años atrás era recurrente en la necesidad de mantener un servidor que alojase la cola de trabajos por cada edificio, ya que el envío de un documento medianamente pesado por una red de comunicaciones con ancho de banda pequeño, podía provocar la penalización del tiempo de entrega, la perdida de información por time out, etcétera. Se pretende llegar al esquema final que se presenta a continuación en la figura Impresión Multiplataforma 1, el objetivo es reducir principalmente el número de servidor e impresoras. 41

44 En este estudio, se parte de una distribución clásica, en la que se cuenta con cinco edificios distribuidos geográficamente en 1 km cuadrado. Cada edificio cuenta con varias impresoras y con un servidor de impresión cada uno. Gracias al avance en telecomunicaciones experimentado durante los últimos años, y un nuevo concepto en sistemas de impresión se puede mejorar este modelo. Principalmente, se suprime el servidor de impresión de cada edificio y se mantiene un único servidor principal de impresión, centralizado, y que además alberga la B.D. Además se cuenta con líneas de comunicación de media calidad entre cada edificio que ya no suponen un tabú para el envío de documentos entre edificios. Por otro lado, cada edificio, cuenta con varias plantas, y en cada planta, suele haber una impresora de media o baja producción. Aquí es donde se realiza el segundo cambio. Se eliminan todas las impresoras de baja producción y se conservan una o dos impresoras de alta producción por edificio. Se debe recordar, que con el sistema diferido, los trabajos se liberan de golpe y no es necesario acudir a la impresora cada vez que se lance una nueva impresión. Se reduce así el número de impresoras drásticamente y los trabajos no por impresión directa, quedan en la cola, manteniendo la privacidad de la información que contienen y siendo purgados en caso de no liberarse nunca. Es habitual a día de hoy pasear por los edificios donde no se ha implementado el sistema diferido y encontrar multitud de trabajos en la bandeja de las impresoras que nunca se recogieron, comprometiendo la seguridad y confidencialidad de los datos y documentos allí impresos. 42

45 Tabla 1 Inventario de Infraestructura ESTADÍO 1 Columna1 Columna2 EDIFICIO Nº IMPRESORAS NºSERVIDORES Castellón de la Plana Príncipe de Vergara María de Molina Serrano María de Molina Pinar ESTADÍO 2 EDIFICIO Nº IMPRESORAS NºSERVIDORES Castellón de la Plana Príncipe de Vergara María de Molina Serrano María de Molina Pinar Impresoras por edificio. Gracias a utilizar un único servidor centralizado, la gestión de las colas de impresión se simplifica bastante, si bien es cierto, que un único fallo en alguna de las líneas de comunicación puede provocar una caída del servicio en el edificio remoto incluso un fallo en el servidor principal puede provocar una caída del servicio en los cinco edificios. La reducción de costes económicos y la reducción en el impacto ambiental, son suficiente argumento para ignorar esa posible caída de servicio, siempre y cuando se parta de dos premisas. A) El servicio de impresión, NO es un servicio crítico. B) El spooler, o almacén de trabajos en cola, puede estar distribuido en un DFS. 43

46 La primera premisa es fácilmente defendible, ya que en un centro docente, la impresión no es un servicio crítico, es decir, el parón en el sistema de impresión, no provoca que los alumnos o clientes dejen de recibir el servicio por el que pagan, docencia. Si bien es cierto que puede causar ciertos trastornos e incluso una mala imagen. Por otra parte, si el servicio de impresión quedase interrumpido, pero todos aquellos trabajos que fueron lanzados al sistema por los alumnos quedasen almacenados a buen recaudo, pudiendo ser liberados tras restablecerse el servicio, entonces el parón del servicio o caída por el motivo que fuese, puede ser ciertamente justificable, ya que la información no se llega a perder sino que sólo se demora. Gracias a la arquitectura del spooler, esto se convierte en algo posible. A continuación se ilustra con un pequeño ejemplo. Se supone que el servidor de impresión cuenta con dos particiones, C:\ para almacenar los datos relativos al sistema operativo y D:\ completamente vacío. Parece ciertamente lógico, que el almacén de trabajos o spooler, sea derivado a la unidad D:\, de esta manera, si ocurriese alguna parada de servicio, simplemente tras restaurar la unidad del sistema, y reasociar el spooler todo volvería a la normalidad. Esta tarea se puede realizar, como se muestra en la imagen: Se cambia C: por D: o por la ruta DFS: Cambio de spooler. 44

47 Capítulo 6. Estudio económico. 45

48 Capítulo 6. Estudio Económico. El estudio económico de las copias tendrá en cuenta el coste de alquiler de cada máquina así como la facturación por número de copias. En este caso la comparativa se realizará, en cuanto a número de copias realizadas, versus el número de copias que el sistema elimina por los motivos de time out, mal formateo o desinterés del usuario por recoger sus trabajos una vez impresos. Está más que demostrado, que cuando un usuario no tiene que pagar por sus copias, a veces imprime documentos no necesarios. El sistema diferido almacena los documentos en cola durante 24 h. Si tras ese periodo de tiempo los trabajos no son liberados, automáticamente son eliminados. Durante el estudio, se hará una estimación porcentual de trabajos eliminados por el sistema mensualmente y anualmente para comparar con los costes reales. Para llevarlo a cabo se trabajará sobre el fichero transaccional de nuevo, en esta ocasión se ha obtenido un listado de las transacciones que quedaron en cola en el servidor y que fueron eliminadas en un mes objetivo Enero. Un ejemplo del fichero se puede ver a continuación: Date Type Queue Pages B/N Pages C Amount 22-ene-11 Job Time expired COLORPRINTERWIFI_Q ,00 13-ene-11 Job Time expired COLORPRINTER_Q ,60 21-ene-11 Job Time expired PRINTERWIFI_Q ,34 08-ene-11 Job Time expired COLORPRINTERWIFI_Q 6 6 1,80 18-ene-11 Job Time expired PRINTERWIFI_Q ,09 10-ene-11 Job Time expired PRINTERWIFI_Q ,88 19-ene-11 Job Time expired PRINTER_Q ,85 19-ene-11 Job Time expired PRINTER_Q ,85 19-ene-11 Job Time expired PRINTER_Q ,85 19-ene-11 Job Time expired PRINTER_Q ,85 29-ene-11 Job Time expired PRINTERWIFI_Q ,71 16-ene-11 Job Time expired PRINTERWIFI_Q ,60 21-ene-11 Job Time expired PRINTERWIFI_Q ,46 11-ene-11 Job Time expired PRINTER_Q ,36 30-ene-11 Job Time expired PRINTER_Q ,36 Log Transaccional. Se puede ver la cantidad de páginas que se pretendía imprimir pero que el sistema descartó por time out. Lo que se hará a continuación es agrupar la información por Cola en BN(Blanco y Negro) y Cola en C (Color), esto es así porque 46

49 el color y blanco y negro son atributos de impresión que se aplican en el momento que se dé la orden de liberar el trabajo para aplicar las correspondientes tarifas. En el fichero de transacciones eliminadas, como nunca se dio la orden de imprimir, el sistema detectó de cada trabajo las impresiones en blanco y negro y las de color, es decir, un mismo trabajo puede tener 5 hojas en color y 2 en blanco y negro. Es por eso que se agrupan por cola de color y colas de blanco y negro, ya que desde una cola de color solo se imprime y tarifica a color y en una cola en blanco y negro solo se imprime y tarifica en blanco y negro. De este modo se podrá calcular cuántos folios reales no se imprimieron en tanto en blanco y negro como color, ya que si se acumula por el campo Pages B/N y por el campo Pages C se obtienen datos irreales. No así, si se acumulan los datos agrupados por cola BN y cola Color. Para ello se aplicará una tabla dinámica sobre la información. Datos Queue Suma de Pages Suma de Color Pages COLORPRINTER_Q COLORPRINTERWIFI_Q PRINTER_Q PRINTERC60_Q 29 0 PRINTERCP_Q PRINTERPV_Q PRINTERWIFI_Q Total general COLA Nº PAG PRINTER_Q PRINTERC60_Q 29 PRINTERCP_Q 4157 PRINTERPV_Q 5469 PRINTERWIFI_Q 9438 Total COLA NºPAG COLORPRINTER_Q 1303 COLORPRINTERWIFI_Q 498 Total 1801 Impresiones segmentadas por impresora. 47

50 Se puede concluir que gracias al sistema diferido, se han descartado un total de páginas. Teniendo en cuenta que en el sistema BN se obliga a realizar la impresión en doble cara, la cifra final en páginas es (Blanco y negro/2) (Color), de lo que se obtiene un total de páginas por mes. Si además se tiene en cuenta que el estudio es anual, se puede concluir que el sistema diferido deja de imprimir páginas al año. Véase tablas adjuntas: Nº Copias Coste Papel Coste Copia Coste Luz 1 0, , , , , , TOTAL AHORRO 2.787, Costes copias. DATOS COSTES Precio Caja Papel 14,10 Coste de 1 Folio 0,01 Paginas al año Coste por copia 0, Luz al año 3.216,80 Luz repercutido a copia 0, Costes unitarios. 48

51 Capítulo 7. Instalación del Entorno. 49

52 Capítulo 7. Instalación del Entorno. 7.1 Instalación B.D. En primer lugar y una vez instalado el servidor Windows 2008 R2 Enterprise 64 bits se procede a la instalación del servicio de base de datos. La herramienta Pharos Uniprint trabaja con Microsoft SQL Server. Se accede a la ruta del software de instalación y se ejecuta el fichero setup, como se aprecia en la imagen es necesario que el.net Framework esté previamente instalado y actualizado. Instalación B.D. 1 El propio asistente de instalación accederá al servicio de actualizaciones en línea de Microsoft y recogerá todos aquellos complementos que falten o estén desactualizados para poder proseguir con la instalación del servicio y aplicativo de base de datos. 50

53 Instalación B.D. 2 Seguidamente comienza el proceso de instalación por el que se ejecutan varios diagnósticos automáticos que se pueden apreciar en la ilustración, uno de ellos es la comprobación del estado del firewall. A priori debe estar conectado pero aquellos puertos sobre los que se trabaje para la recuperación o alimentación de datos en las tablas de la base de datos deben estar permitidos. 51

54 Instalación B.D. 3 Para el proyecto se deshabilita completamente el firewall para evitar cualquier tipo de problema de comunicaciones. En el entorno real se debe evaluar con el personal de sistemas y seguridad las pertinentes reglas y políticas a aplicar. 52

55 Instalación B.D. 4 Finalmente da comienzo la instalación en sí de la aplicación. Para éste proyecto se seleccionará la opción de SQL Server Feature Installation Instalación B.D 5 53

56 De todas las opciones disponibles en la instalación SQL Server Feature Installation se deben marcar como mínimo las mismas que aparecen en la ilustración. De nuevo se ejecutarán varios diagnósticos automatizados de verificación previa a la instalación. Instalación B.D. 6 Seguidamente, se define el nombre de la instancia o se crea una instancia por defecto. Para este proyecto se crea una nueva instancia en el propio servidor. En el entorno real o de producción, la instancia de base de datos normalmente se crea contra un servidor de base de datos corporativo en el que se almacenan todas las bases de datos de la compañía y donde existe un régimen de copias de seguridad diario. 54

57 Instalación B.D. 7 Finalmente se verifica el espacio en disco, se crean las distintas cuentas de acceso a la base de datos y las cuentas de puesta en marcha de los servicios. A continuación se lanza la instalación. Instalación B.D. 8 55

58 Instalación B.D. 9 Tras el proceso de instalación se muestra por pantalla un resumen de actividad de la instalación con un registro de incidentes. Si todo ha ido bien no debe aparecer ningún warning o error Instalación B.D

59 Instalación B.D. 11 Finalmente el servidor de base de datos queda instalado satisfactoriamente. Instalación B.D

60 7.2 Instalación ROL Impresión. Para instalar el rol de impresión en el servidor principal, se debe abrir la consola de administracion Server Manager y hacer clic sobre la opción Roles, en el márgen derecho de la consola, se debe hacer clic sobre la opción Add Roles. Instalación ROL Impresión 1 A continuación aparecerá el asistente donde se marcará la opción Print and Document Services. 58

61 Instalación ROL Impresión 2 Una vez queden marcadas las dos casillas, se hará clic en Next. Instalación ROL Impresión 3 59

62 Se marcan las opciones Print Server y LPD Services. De nuevo se hace clic en Next. Instalación ROL Impresión 4 Desde este momento, el servidor comienza la instalación del ROL de impresión, la operación puede durar unos minutos. 60

63 Instalación ROL Impresión 5 Finalmente desde la consola, y bajo los distintos roles instalados en el servidor de impresión se podrá observar como el rol de impresión, que se acaba de instalar, figura activo y listo para ser utilizado. 61

64 Capítulo 8. Instalación de Pharos Uniprint. 62

65 Capítulo 8. Instalación de Pharos Uniprint. Inicialmente se lanza el ejecutable, y se selecciona la opción Install Pharos. Instalación Pharos Uniprint 1 Seguidamente se elige la ruta de instalación en la unidad del servidor correspondiente. 63

66 Instalación Pharos Uniprint 2 En el grupo de servicios disponibles, se ha de escoger primeramente, el servicio de base de datos, Database y Principal Services Instalación Pharos Uniprint 3 64

67 Seguidamente se activa la licencia. Se trata de un fichero de registro que contiene la clave adecuada para desactivar el bloqueo del software. Instalación Pharos Uniprint 4 Tras el paso de validación de la licencia, se debe seleccionar el servidor de base de datos que contendrá la información de la herramienta. Si se trata de una instalación sobre el mismo servidor \\localhost, en el caso de ser una instancia sobre un servidor de base de datos corporativo, se debe definir \\servidor\instancia. 65

68 Instalación Pharos Uniprint 5 Una vez seleccionado el servidor, se deben suministrar las credenciales adecuadas para la conexión con la base de datos. Instalación Pharos Uniprint 6 66

69 Seguidamente se deben suministrar las credenciales de acceso a la herramienta. Instalación Pharos Uniprint 7 Instalación Pharos Uniprint 8 67

70 Finalmente comenzará la instalación, este proceso puede durar unos minutos en función del servidor. Instalación Pharos Uniprint 9 Instalación Pharos Uniprint 10 68

71 Tras instalar los servicios que comunicarán la herramienta con la base de datos, se debe instalar el resto de componentes del servicio, en este caso se selecciona Print Services y se continúa con el asistente de instalación. Instalación Pharos Uniprint 11 Para llevar a cabo la instalación de los servicios adicionales, se debe seleccionar cuál es el servidor principal de base de datos, por defecto en el desplegable aparecerá el servidor principal. 69

72 Instalación Pharos Uniprint 12 Una vez seleccionados el servidor y finalizado el asistente se realiza la instalación. Instalación Pharos Uniprint 13 70

73 Finalmente, tras finalizar toda la instalación se debe reiniciar el servidor principal para que todos los servicios agregados entren en funcionamiento. Instalación Pharos Uniprint 14 Instalar los componentes adicionales es la última etapa de instalación de la herramienta y se debe realizar tras el reinicio. Al ejecutar de nuevo la instalación, el instalador detectará qué componentes ya están instalados en el servidor, listándolos por pantalla como se indica en la figura siguiente. 71

74 Instalación Pharos Uniprint 15 Ahora se debe marcar la opción Additional Components y hacer clic en Next. Instalación Pharos Uniprint 16 72

75 De los componentes adicionales se marcarán ambos, Administrator y Reports. El primero dejará instalado en el servidor una consola que permita la administración de la herramienta y el segundo dejará instalado en el servidor una herramienta que conecta directamente contra la base de datos y permite extraer información de las transacciones. Estos informes vienen predefinidos y no es necesario elaborarlos. La herramienta trabaja con Crystal Reports Technology. Instalación Pharos Uniprint 17 De nuevo se debe especificar el servidor de base de datos y seguir al asistente. 73

76 Instalación Pharos Uniprint 18 Tras finalizar la instalación de los componentes adicionales se ha finalizado la etapa de instalación. Ahora sólo queda entrar en la fase de configuración y definición de parámetros de la herramienta. 74

77 Capítulo 9. Configuración de Pharos Uniprint. 75

78 Capítulo 9. Configuración de Pharos Uniprint. Una vez se ha instalado Pharos Uniprint, se debe recordar el esquema final de ubicaciones, en el que se pasa a contar con un mapa de cinco ubicaciones. Una de las cinco ubicaciones contará, además de la impresora multifuncional del edificio, con un servidor principal que alojará las colas de impresión, la base de datos y el Pharos Uniprint. Para realizar la configuración y conociendo el mapa de ubicaciones se deben tener en cuenta otros aspectos que son de vital importancia para realizar una única instalación totalmente satisfactoria. A continuación se pasan a listar estos aspectos e inmediatamente después se aborda cada uno de ellos. 76

79 1.- Se debe conocer el número exacto de máquinas multifuncionales (impresoras). El modelo de cada una de ellas, la compatibilidad Postcript y tener descargado y preparado el driver para cada uno de los sistemas operativos comerciales. 2.- Se debe conocer la red en la que se configurarán los dispositivos, debe ser una red accesible por todos los usuarios finales. Hay que conocer las direcciones de red que se asignarán a los dispositivos y todos los parámetros de configuración, DNS, mascara subred, puerta de enlace. 3.- Se debe conocer la manera en que los usuarios se registrarán en el sistema, a través de usuario y contraseña, mediante conexión LDAP. 4.- Se debe definir un procedimiento de carga y actualización de cuentas de usuario dentro del sistema para que los usuarios siempre puedan acceder. 5.- Se debe preconfigurar el sistema para que sea utilizable desde ordenadores que trabajen tanto con sistemas operativos en 32 bits como con sistemas operativos en 64 bits. 77

80 9.1 Especificaciones técnicas de equipos multifuncionales. El número de los dispositivos multifuncionales coincide con el número de edificios, luego a priori se debe conocer de esos cinco dispositivos funcionales el modelo y las características técnicas para poder realizar las configuraciones pertinentes. En el caso de este proyecto se cuenta con 5 multifuncionales de Xerox, modelo Workcenter A continuación se adjunta una tabla de especificaciones técnicas. Característica Descripción Velocidad Hasta 32 / 38 / 45 / 55 / 65 / 75 / 90 ppm Memoria 5665, 5675 y 5687: 512 MB Platina (disponible con el equipo 5632); soporte (con los modelos 5632, 5638 y 5645); Alimentador automático de documentos a doble cara (DADH):5632 y 5638: 75 hojas, 5645, 5655, 5665, 5675 y 5687: 100 hojas; Bandeja de desvío: 100 hojas; Tamaños personalizados: desde A6 hasta A3; g/m²; Bandejas 1-2: 500 hojas cada una; Tamaños personalizados: desde A5 hasta A3; g/m²; Bandeja doble de gran capacidad*: hojas en Manejo delpapel total (1.600 y hojas); A4 Copia 5632/5638: en solo 4,6 segundos, 5645/5655: en solo 3,4 segundos, 5665/5675/5687: En solo 2,7 segundos Resolucion maxima Hasta ppp Procesador Freescale 8545 a 1,2 GHz (5632, 5638, 5645 y 5655)/disco duro de 80 GB compartido Procesador AMD Athlon a 1,2 GHz (5687, 5665, 5675 y Procesador 5687)/disco duro de 80 GB compartido Ethernet 10/100/1000 Base T (5632, 5638, 5645 y 5655), Ethernet 10/100 Base T (5665, 5675 y 5687), IEEE802.5 (Token Ring) [con adaptador], Ethernet inalámbrica (IEEE a/b/g) [con adaptador de otra marca], USB2.0/(IEEE 1284) kit puerto paralelo (de serie en 5632, 5638, 5645 y 5655;opción en Capacidad de conexión 5665, 5675 y 5687) Emulación PCL 6 PCL 5e Emulación PostScript 3, LCDS, SCS, XES e IPDS con adaptadores de otras marcas, e impresión directa TIFF, Lenguajes de descripcion de pagina PDF,compatibilidad con A/400 a través de WorkStation Customisation Objects Impresión diferida, de muestras y confidencial, rip simultáneo, recepción,programación previa, proceso de colas y transmisión, controladores de impresión bidireccionales, programación de página de excepción, impresiónde separadores; servidor web integrado para el control, seguimiento y Funciones de impresión con?guración a distancia; control de trabajos en la propia máquina y desde el ordenador Fax Opción: fax por Internet, servidor de fax en red Escanear Escaneado en red con correo electrónico (autenticación y LDAP), escanear a buzón de correo, escaneado a casa, escaneado a PDF apto para Seguridad de fax, impresión confidencial, 802.1x, HTTPS (SSL), SNMP V3, IPv6, IPsec, autenticación de red, protección de acceso a dispositivos con contraseña,? ltro IP, historial de seguimiento, cifrado de disco para lasfunciones de impresión almacenada y escanear a buzón de correo,borrado de Seguridad imágenes de disco Contabilidad Auditrón interno: copias; contabilidad de serie Xerox: copias, impresión, fax y escaneado; Opción de contabilidad en red (con terceros) Características Técnicas. En este caso se puede apreciar que las multifuncionales sobre las que se trabajarán son compatibles con PostScript Emulación 5e. Este dato es importante para poder compatibilizar el sistema con la impresión desde ordenadores de Apple. Si la configuración en el sistema se realizase con drivers PCL, lamentablemente se perdería la compatibilidad con las versiones de sistema operativo Tiger, Leopard, Snow Leopard de MACOS. 78

81 Además el driver PostScript permitirá compatibilizar la impresión con sistemas Linux y Unix, aunque para estas plataformas se plantearán nuevas complicaciones basadas en la validación del usuario en el sistema del que se explicará más adelante en el punto de creación y actualización de cuentas en el sistema cómo resolverlo. Tras lo anterior y para poder llegar al mayor número de sistemas se realizará la descarga de drivers postsript de la página del fabricante, estos drivers serán los que se utilizarán para la configuración del servidor. Es importante descargar la versión de 32 bits y la versión de 64 bits, ya que como se explicará durante la configuración de colas de impresión es necesario instalar ambos drivers para poder dar servicio a clientes con sistemas operativos en 32 bits y clientes con sistemas operativos en 64 bits. 9.2 Especificaciones de red. En este proyecto se aborda el trabajo dentro de una red corporativa segmentada en distintas VLAN con distintas relaciones de confianza. El sistema se conectará y configurará en la VLAN X.X red accesible por todos los alumnos y ordenadores de alumnos. Además se permitirá que el servidor principal de base de datos sea accesible desde la red Wi-Fi para que aquellos alumnos que deseen imprimir desde sus ordenadores portátiles puedan hacerlo. Los datos que el administrador de la red debe suministrar deben ser parecidos a los que se muestran a continuación. Datos Impresora 1 Impresora 2 Impresora 3 Impresora 4 Impresora 5 Servidor IP Mascara Puerta de Enlace DNS Primario DNS Secundario Tabla de direcciones IP. 79

82 Quedando configurado un esquema de red en el que todos los dispositivos se comunican entre sí dentro de la misma VLAN y además todos ellos se comunican con el servidor principal. Esquema de direcciones IP. Además de los equipos listados en la tabla, se debe tener en cuenta que por cada impresora multifuncional, se utilizará una Estación de liberación. Es decir, se necesitarán cinco ordenadores completos, cuyas características técnicas pueden ser bastante bajas, ya que a priori su única finalidad es la de autenticar al usuario en el sistema y recabar una lista de todos aquellos trabajos que envió al sistema de impresión para poder ser liberados. Importante matizar que por cada punto de impresión, entendiendo por punto de impresión, localización en la ubicación de lugar habilitado para situar la impresora multifuncional y la estación de liberación, se debe contar con: 1.- Cinco puntos de alimentación de corriente alterna 220 V, dos puntos para el ordenador y el monitor y otros dos para la multifuncional. Normalmente las impresoras multifuncionales llevan un único cable de alimentación, pero los nuevos modelos empiezan a alimentar por separado la impresora de la acabadora, que es la parte de la impresora que recoge los trabajos ya impresos, los clasifica, ordena y grapa. 80

83 2.- Cuatro puntos de datos configurados en la VLAN X.X, se necesitará un punto de red de comunicaciones para conectar el ordenador (estación de liberación) y otro punto para conectar la impresora multifunción. Al igual que con la corriente, las nuevas impresoras suelen necesitar dos tomas para datos, una primera toma para la comunicación con la red de usuarios, y una segunda toma para configurar el fax o bien para conectar la impresora en una red de gestión no accesible desde la red de usuarios. Finalmente, tanto en las tomas de corriente como en las tomas de datos, se deja una toma libre para futuras ampliaciones o inconvenientes. Por ejemplo, es bastante habitual que las multifuncionales con el paso del tiempo tengan algún tipo de fallo en el sistema interno de grapado y mientras es solucionado el problema, se recurre a un grapador externo que necesita otra toma de corriente. 9.3 Especificaciones de autenticación. Lo normal dentro de las corporaciones o compañías es que cada usuario cuente con su propia identificación y contraseña, ya sea para validar en los ordenadores para acceder a determinadas zonas restringidas o simplemente para hacer compras en las máquinas de café, bollos, etc. Para registrar a los usuarios en Pharos Uniprint, se parte de una red de tipo NT que cuenta con su directorio activo, donde residen las cuentas de los usuarios o alumnos. Estas cuentas son utilizadas por los usuarios para acceder a los distintos servicios que les ofrece la compañía, acceso a los ordenadores, acceso a la red Wi- Fi, acceso al FTP, acceso al portal docente Campus online (Blackboard) Lo normal es que se utilice ese mismo usuario y contraseña para acceder también al sistema de impresión. Es por ello que se explica a continuación el procedimiento para validar a los alumnos en el controlador de dominio utilizando las credenciales que residen en el directorio activo de cada uno de ellos. Este procedimiento se realiza configurando el conector que la herramienta pone a disposición del administrador, este conector es de tipo LDAP. 81

84 9.3.1 Configuración a través de LDAP En primer lugar hay que conocer el concepto de Banco : Pharos Uniprint es una herramienta de gestión de impresiones que se utiliza entre otras cosas para el cobro de impresiones mediante distintos medios como monederos internos del sistema, tarjetas de prepago, etc. Es por esto que implementa dentro del apartado System de la consola de administración, una zona denominada Banks. Es en este lugar donde se definen los parámetros de validación. LDAP 1 Por defecto viene configurado el banco, Default Bank, y si se despliega cada una de las opciones se puede apreciar que básicamente lo que se pide al usuario para acceder al sistema es un ID y una Password. 82

85 En el caso de querer utilizar los usuarios del directorio activo, se debe seleccionar el banco Adldap Bank. Al desplegar las funcionalidades de este banco se aprecia que lleva por defecto activo el conector adldaplogon.exe, este conector establece la comunicación entre el servidor de impresión y el controlador de dominio. Llegados a este punto, quedará definida la validación mediante las credenciales del dominio NT, pero todavía no se ha hecho ninguna referencia a quién es el controlador de dominio contra el que se realizarán las validaciones. LDAP 2 Para poder definir exactamente qué controlador de dominio se utilizará en cada validación de usuario, se debe seguir el procedimiento de Pharos Uniprint que se adjunta como ANEXO, y que suministra el fabricante a través de su base de datos de conocimiento para usuarios y administradores en el sitio web oficial. 83

86 9.4 Procedimiento de carga de cuentas. Una vez configurado el banco de validación, para que cada usuario pueda registrarse en el sistema y liberar sus trabajos, es necesario importar aquellas cuentas del directorio activo a los que se va a permitir hacer uso del sistema. Para ello se utilizará o bien el asistente o bien un proceso por lotes. Al finalizar la explicación de ambas se adjuntará el procedimiento utilizado a día de hoy debido a una serie de cambios en el directorio que hacen imposible utilizar los dos procesos iniciales Carga mediante el asistente de cuentas. La carga de cuentas mediante el asistente de Pharos Uniprint es muy sencilla, basta con acceder a la zona de Users/Accounts dentro de la consola de administración como se muestra en la ilustración LDAP 3 84

87 A continuación se hace uso del Batch Operations, eligiendo la opción de User Batch Load. LDAP 4 Llegados a este punto, se debe marcar la opción Same as Logon ID para que importe las cuentas del controlador de dominio. Además es necesario marcar la opción de Domain Controller Database en la opción de donde se quieren obtener los usuarios. En el siguiente desplegable se elige el controlador de dominio adecuado, si no apareciese ninguno habrá que poner el nombre completo del servidor, por ejemplo: CDIE01.IE.EDU 85

88 Finalmente se escoge el modo de importación, o bien se importan todos los usuarios del controlador o bien se elige una única carpeta o grupo a procesar como se muestra en la ilustración: LDAP 5 Este proceso es el más rápido, pero lamentablemente, para que funcione bien, la base de datos del controlador de dominio debe estar actualizada y bien ordenada. Lo más cómodo sería poder importar todos los usuarios, pero no siempre todos los usuarios deberán poder acceder al sistema de impresión, de forma que no quedará más remedio que dar de alta las cuentas con la segunda opción, Process One Group Only, donde se plantea el segundo problema. Suponiendo que se trabaja con un único grupo, entonces, este procedimiento sería muy sencillo, porque bastaría con seleccionar el grupo y terminar el asistente. Lamentablemente en este caso se cuenta con más de 50 grupos distintos. Lo que obligará a ejecutar el asistente más de 50 veces. Se optará por hacerlo mediante un proceso por lotes para evitar ejecutar el asistente 50 veces. Se conocen a priori los 50 grupos a cargar, luego se creará un fichero de texto que contenga 50 líneas como la que sigue y se explica a continuación: C:\Program Files\PHAROS\userload.exe NT CDIE01.IE.EDU DG ITIG-1 RM PS AU CL admin CP 1;2;12;2;0;0;3;0;0 LG C:\log\GRUPO 86

89 Esta instrucción lo que conseguirá es principalmente conectar contra el controlador de dominio CDIE01.IE.EDU gracias al parámetro NT, además gracias al parámetro AU se podrá especificar el usuario que realizará la conexión. Una vez establecida la comunicación se buscará el grupo ITIG-1 dentro de Pharos y lo creará en la base de datos de Pharos. Si no existe, saltará a la siguiente línea del proceso por lotes. Una vez creado importará todas las cuentas existentes en ese grupo al grupo creado en Pharos. Por cada grupo existente en el directorio activo que se quiera cargar a la base de datos habrá que generar una línea dentro del fichero de procesamiento por lotes. Como se indica en la figura: LDAP 6 Finalmente se debe ejecutar la siguiente línea: "C:\Program Files (x86)\pharos\bin\userload.exe"-ps -FN c:\cuentas\cuentas.txt -IG -CL ieuniprint - AU -LG c:\cuentas\log\i.txt Donde el fichero cuentas.txt es el fichero que contiene cada línea de grupo. Para poder automatizar la gestión puede crearse una tarea de Windows en el servidor, de modo que semanalmente o mensualmente se realice la carga de cuentas de forma automática. Siempre teniendo en cuenta que el fichero de grupos debe estar actualizado con todos los grupos que se quieran cargar a la base de datos del sistema de impresión. 87

90 9.4.2 Procedimiento de Carga para un directorio activo dinámico. Para el siguiente caso, se supone que el directorio activo es dinámico, es decir, las cuentas dentro del directorio van cambiando de grupo o se van moviendo por distintos grupos. Por ejemplo, se supone que a principio de curso las cuentas de alumnos se crean para los grupos de ITIG, ITIS e IINF. Pero durante el segundo semestre los alumnos de ITIS y los alumnos de IINF cursan una asignatura común en el aula de informática que requiere que a los alumnos de ITIS-3 y los alumnos de IINF-3 carguen una determinada secuencia en el arranque de los ordenadores para poder acceder a una aplicación concreta. Para ello se mueven las cuentas al grupo ASIGN- COMUN-INF. Llegados a este punto, las cuentas del sistema de impresión se registraron en la base de datos de Pharos importadas del grupo ITIS y del grupo IINF. Pero para que funcionase la aplicación del laboratorio, el personal del STIC tuvo que crear un nuevo grupo y mover las cuentas de dichos alumnos a ese grupo, de forma que en los grupos ITIS e IINF ya no hay cuentas. Al ejecutar de nuevo el script automático, el fichero de carga no tiene añadida la línea: C:\Program Files\PHAROS\userload.exe NT CDIE01.IE.EDU DG ASIGN-COMUN-INF RM PS AU CL admin CP 1;2;12;2;0;0;3;0;0 LG C:\log\GRUPO Luego al encontrar vacios los grupos de ITIS e IINF el sistema interpretará una baja de cuentas y eliminará las cuentas. Sin embargo las cuentas existen en el nuevo grupo ASIGN-COMUN-INF pero ya no podrán imprimir. Para solucionar el problema del directorio activo dinámico, se desarrolla el siguiente procedimiento con el código adjunto que mensualmente recupera cada una de las cuentas y las mantiene en el grupo deseado. Este procedimiento es particular para la compañía en la que se implanta el sistema de gestión de impresión, ya que lo que verdaderamente ocurre es que el nombre del grupo, o la primera parte del nombre del grupo se mantiene como se ve en el siguiente ejemplo: 88

91 Se parte de los alumnos del grupo International Master Business Administration, IMBA. Por cada año existen dos convocatorias del curso, una de ellas en enero y la otra en marzo. Por cada convocatoria existirán varios grupos en función del número de matriculaciones, lo que en resumidas cuentas se traduce en: IMBA - IMBA-ENERO o IMBA-ENERO-G1 Alumno1 Alumno2.. o IMBA-ENERO-G2 Alumno1 Alumno2.. o IMBA-ENERO-G3 Alumno1 Alumno2.. - IMBA-MARZO o IMBA-MARZO-G1 Alumno1 Alumno2.. o o IMBA-MARZO-G2 Alumno1 Alumno2.. IMBA-MARZO-G3 Alumno1 Alumno2.. Además debido a la organización interna, el Alumno1 del grupo IMBA- ENERO-G2 en un determinado momento puede estar en el grupo IMBA- ENERO-G3. Partiendo de esta premisa, y conociendo lo anterior, a priori se observa que al final, el alumno podrá estar en un grupo o en otro, pero a efectos del sistema de impresión, el siempre será un alumno del IMBA. 89

92 Luego, el procedimiento creado lo que hará es, obtener todas las cuentas existentes en el directorio activo y todas aquellas cuyo login contenga la palabra imba las dará de alta dentro del grupo imba, todas aquellas cuentas cuyo login tenga la palabra mba las dará de alta dentro del grupo mba y así sucesivamente. La cuenta podrá cambiar de contenedor en el directorio activo a efectos de administración o porque la parte de negocio así lo requiera, pero independientemente de esto, para el sistema de impresión las cuentas siempre serán de alumnos del imba o alumnos del mba. Para lanzar el procedimiento que se adjunta a continuación, es necesario, haber obtenido el listado de cuentas de alumnos previamente en formato xls o fichero de Excel. Se adjunta un ejemplo del fichero de Excel original: FERNANDO GONZALEZ aaaaaa MAJ OCT- fgonzalez.maj1981 contraseña DANIEL JIMENEZ aaaaaa EXMBA OCT-2008 djimenez.exmba2009 contraseña MIGUEL ANGEL GUTIERREZ aaaaaa MAJ OCT- magutierrez.maj1981 contraseña SEBASTIAN BARAJAS aaaaaa MAJ OCT- sbarajas.maj1981 contraseña ALVARO DE TORQUEMADA aaaaaa EXMBA OCT-2008 ade.exmba2009 contraseña VICTOR MANUEL FERNANDEZ aaaaaa EXMBA OCT-2008 vmfernande.exmba2009 contraseña MARTA PELETIER aaaaaa MAJ OCT- mpeletier.maj1981 contraseña BELEN MARIA FERNANDEZ aaaaaa MAJ OCT- bmfernandez.maj1981 contraseña MIGUEL MINGO aaaaaa EXMBA OCT-2008 mmingo.exmba2009 contraseña Se ha eliminado alguna columna y se ha rellenado algún campo con información no real para no vulnerar los derechos de ningún alumno del ejemplo. 90

93 A continuación se presenta el código de un script realizado en Visual Basic Script que recorre el fichero Excel con las características del ejemplo anterior y va extrayendo la información a un fichero de texto que luego se utilizará para cargar a Pharos Uniprint. '************************************************************************************************* 'Nombre: 'Autor: Creador-Fichero-Cuentas Iván Antona Fernández 'Fecha: Lee un fichero Excel que contiene las cuentas de alumno, en concreto lee los campos,apellido1,apellido2,nombre,cuenta,grupo y clave, una vez leído estos datos los escribe en un fichero de texto cuya estructura es rellenada con las especificaciones de Pharos. 'Registro por alumno según Pharos: '<last name>, <first name>, <logon id>, <billing option>, <group>, <password>, <access level>, <purse;action;amount;purse;action;amount;purse;action;amount> OR <credit>, <address>, <phone>,<comment>, <rate schedule>, <card ID>, <middle initial>, <alias>, < >, <custom1>, <custom2> '************************************************************************************************** 'Crea fichero de texto Set objfso = CreateObject("scripting.filesystemobject") Set archivotexto = objfso.createtextfile("c:\users\ivan Antona\Desktop\usuarios\Master\archivo.txt",true) 'Abre fichero excel de cuentas Set objexcel = CreateObject("Excel.Application") Set objworkbook = objexcel.workbooks.open _ ("C:\Users\Ivan Antona\Desktop\usuarios\Master\Usuario_Por_Convocatoria.xls") introw = 2 'Recorrer el Excel e ir escribiendo los datos en un txt Do Until objexcel.cells(introw,1).value = "" 'Escribir datos del alumno archivotexto.write objexcel.cells(introw, 2).Value 'Lastname archivotexto.write " " archivotexto.write objexcel.cells(introw, 3).Value 'Lastname2 archivotexto.write "," archivotexto.write objexcel.cells(introw, 1).Value 'Name archivotexto.write "," archivotexto.write objexcel.cells(introw, 8).Value 'Account 91

94 archivotexto.write "," archivotexto.write "Advance" 'Billing Option archivotexto.write "," archivotexto.write objexcel.cells(introw, 6).Value 'Group archivotexto.write "," archivotexto.write objexcel.cells(introw, 9).Value 'Pass archivotexto.write "," archivotexto.write "User" 'AccesLevel archivotexto.write "," archivotexto.write "1;2;12.00;2;0;0.00;3;0;0.00" 'Amount of Money archivotexto.write "," archivotexto.write "0" 'credit archivotexto.write "," archivotexto.write "" 'address archivotexto.write "," archivotexto.write "" 'phone archivotexto.write "," archivotexto.write "" 'comment archivotexto.write "," archivotexto.write "0" 'rate shedule archivotexto.write "," archivotexto.write "0" 'cardid archivotexto.writeline"" introw = introw + 1 Loop archivotexto.close objexcel.quit 92

95 La ejecución del anterior script generará un fichero de tipo texto parecido al que se muestra a continuación: archivo.txt WONG,KENNETH,kw.gmba2010,Advance,GMBAENG,****,User, 1;2;12.00;2;0;0.00;3;0; 0.00,0,,,,0,0 WONG,KENNETH2,kw2.gmba2010,Advance,GMBAENG,****,User,1;2;12.00;2;0;0.00;3;0;0.00,0,,,,0,0 WONG,KENNETH3,kw3.gmba2010,Advance,GMBA ENG,****,User,1;2;12.00;2;0;0.00;3;0;0.00,0,,,,0,0 WONG,KENNETH4,kw4.gmba2010,Advance,GMBA ENG,****,User,1;2;12.00;2;0;0.00;3;0;0.00,0,,,,0,0 Finalmente, el fichero creado con las entradas, será leído por un fichero batch automatizado o manual que realizará la carga sobre la base de datos de Pharos Uniprint. La carga se realiza con la siguiente instrucción: "C:\Program Files\Pharos\Bin\userload.exe" -PS -FN c:\cuentas\archivo.txt -IG -CL ieuniprint -AU -LG c:\cuentas\log\i.txt Un ejemplo de procedimiento manual dentro de la compañía sobre la que se realiza el proyecto se muestra a continuación: Procedimiento manual 1. Generación cuentas a través SQL-Reporting-Tool 2. Generación fichero.txt a partir de.xls 3. Copia Fichero en Servidor Impresión 4. Generación Fichero carga. 5. Ejecución manual y mensual de Carga o Saldos 93

96 1º Generación cuentas a través SQL-Reporting-Tool Acceder:http://coreport01/Reports/Pages/Folder.aspx?ItemPath=%2finfo rmatic. Informática Para poder acceder al Reports, debe estar dado de alta en el grupo SQL Reports. 1 Se selecciona la opción Usuario por Convocatoria se presentará en la pantalla de informe en la que se marcarán todos los programas master y todas las convocatorias actuales, cabe destacar que aparecen convocatorias 2008, esto significa que algunos master empezaron en ese año y aún no han terminado, como por ejemplo algunos grupos de master jurídicos. La consulta no devolverá alumnos que hayan empezado en el 2008 y terminado en el 2009 como por ejemplo un EXMBA 94

97 SQL Reports. 2 SQL Reports. 3 Una vez seleccionados todos los campos, se debe pulsar en ver informe, el proceso tardará unos segundos mientras se consulta la búsqueda y se presenta en pantalla. 95

98 Posteriormente se deben exportar los datos a un fichero Excel como muestra la imagen a continuación: 2º Generación fichero.txt a partir de.xls. SQL Reports. 4 Se hace clic en exportar y se selecciona donde guardar el fichero. 96

99 SQL Reports. 5 Finalmente se debe nombrar Usuarios_Por_Convocatoria.xls 3º Copia Fichero en Servidor Impresión. Se copia el fichero generado en \\coalpr01.alumno.ie.es\c$\cuentas. Esta ruta no debe ser compartida y ha de accederse mediante cuenta Privilegiada 4º Generación Fichero carga. Se accederá al servidor principal de Pharos impr01.ie.edu mediante la aplicación de escritorio remoto. Una vez allí se accede a la ruta C:\Cuentas, donde se encuentra el fichero de cuentas que se acaban de copiar, y los ficheros creaalumnos.exe, y carga.bat. Se hace clic sobre el fichero creaalumnos.exe y se esperan unos segundos, se habrá generado en la misma ubicación archivo.txt fichero que puede ser reconocido por Pharos Uniprint. Creaalumnos.exe no es más que el fichero script cuyo código se adjunta en el punto anterior. 97

100 5º Ejecución manual y mensual de Carga o Saldos. Se accederá al servidor principal de Pharos impr01.ie.edu mediante la aplicación de escritorio remoto. Una vez allí se accede a la ruta C:\Cuentas, donde se encuentra el fichero de cuentas que se acaban de copiar, y los ficheros creaalumnos.exe, y carga.bat. Se ejecuta carga.bat. Este proceso lee el fichero archivo.txt. Si el grupo no existe lo crea, almacena las cuentas dentro, que de no existir también serán creadas, si existen en otro grupo las mueve, y finalmente pone saldo a 12 que es el valor asignado por defecto. Para establecer un control de cuotas mensual sólo hay que establecer una tarea mensual. 9.5 Configuración servidor para soportar sistemas de 64 bits. Para poder crear una cola de impresión en un servidor de impresión y que sea accesible y utilizable tanto por ordenadores con sistema operativo en 32 bits u ordenadores con sistemas operativos en 64 bits, se debe contar en primer lugar con el driver tanto de una plataforma como de la otra instalado en el servidor. A continuación se muestra cómo realizar dicha instalación en un servidor Windows 2008 R2. Es importante destacar, que este tipo de instalaciones son posibles a partir de Windows 2003 R2 para servidores de impresión bajo arquitectura Windows. Por otra parte, se utilizará un driver Xerox Global, es decir, un driver Xerox compatible con todos los modelos de impresoras que la firma tiene en el mercado. Este tipo de driver es a priori algo menos completo que los driver especializados, pero para el desarrollo de este proyecto es suficiente. Finalmente en la parte del proyecto en la que se explica cómo generar los paquetes de instalación para el cliente final se verá la compatibilidad de 32 y 64 bits. 98

101 Los pasos para realizar esta preconfiguración serán los siguientes: Descarga de los driver Xerox Global 32 y 64 bits 1) Se parte de un escenario en el cual ya se ha realizado dicha descarga y se procede directamente a la configuración de los driver. Configuración de los drivers en el servidor de Impresión 2) Para la configuración de los driver ya descargado, en primer lugar se procede a su descompresión, esta labor se ha de realizar tanto para el driver de 32 bits como para 64 bits. Instalación 64 bits 1 Instalación 64 bits 2 99

102 Instalación 64 bits 3 Finalmente se habrán generado dos carpetas de driver en el servidor que serán las que se utilizarán en la carga de los driver. A continuación se debe abrir la consola de administración del sistema relativa a impresoras. Instalación 64 Bits 4 100

103 En este caso se puede apreciar que ya existen 4 drivers y 1 impresora. A continuación se despliega la carpeta Print Servers y se añade un nuevo driver bajo el icono de Drivers. Instalación 64 bits 5 Tras arrancar el asistente, se marca tanto la opción x64 compatibilidad con sistemas operativos de 64 bits, como la opción de x86 compatibilidad con equipos de 32 bits. Instalación 64 bits 6 101

104 Seguidamente, el asistente pedirá tanto los drivers de una plataforma como de la otra, ambos driver se encontrarán en las carpetas que se descargaron y descomprimieron al inicio de la configuración. Instalación 64 bits 7 Tras hacer clic en finalizar, se pedirá por pantalla ubicar tanto un driver como el otro. Instalación 64 bits 8 Finalmente se puede observar en la consola del sistema operativo cómo los drivers que se han instalado aparecen disponibles para ser utilizados. 102

105 Instalación 64 bits Definición técnica de configuración Una vez realizados los pasos preliminares en la instalación, se procede a la definición de la estructura en Pharos, a partir de los datos anteriores. La tabla de IP s y el gráfico de ubicaciones. Datos Impresora 1 Impresora 2 Impresora 3 Impresora 4 Impresora 5 Servidor IP Mascara Puerta de Enlace DNS Primario DNS Secundario Tabla de direcciones IP 1 103

106 Esquema direcciones IP Viendo esta información se puede preparar el inventario lógico de colas de impresión y dispositivos de impresión. Se necesitará poder imprimir en los siguientes escenarios: 1º Blanco y Negro en tamaño A4 desde cualquier ordenador de la red. 2º Blanco y Negro en tamaño A4 desde cualquier ordenador desde la red Wi-Fi. 3º Color en tamaño A4 desde cualquier ordenador de la red. 4º Color en tamaño A4 desde la red Wi-Fi. Cabe destacar en este momento, que por la impresión en Blanco y Negro (en adelante B/N) se le descontará al usuario un saldo simbólico ya que a efectos contables este servicio no se tarifica. Sin embargo en la impresión en color si se le repercutirá al usuario un importe por copia. El importe por copia en blanco y negro que se repercutirá es de 0,01 y la copia de color será de 0,30. Luego, conociendo el esquema, se puede definir la siguiente estructura de colas de impresión diferidas: 104

107 RED Blanco y Negro Color Red Local PRINTER_BN PRINTER_COLOR Red Wi-Fi PRINTER_WIFI_BN PRINTER_WIFI_COLOR Esquema de Impresoras 1 Y la siguiente estructura de dispositivos asociados a las colas de impresión diferidas: RED Edificio 1 Edificio 2 Edificio 3 Edificio 4 Edificio 5 Red Local Printer_Laser_1 Printer_Laser_2 Printer_Laser_3 Printer_Laser_4 Printer_Laser_5 Red Wi-Fi Printer_Laser_Wifi_1 Printer_Laser_Wifi_2 Printer_Laser_Wifi_3 Printer_Laser_Wifi_4 Printer_Laser_Wifi_5 Esquema de Impresoras 2 Finalmente las estaciones de liberación, recordando que por cada punto de impresión es necesario el montar un puesto de liberación. RED Edificio 1 Edificio 2 Edificio 3 Edificio 4 Edificio 5 Red Local y Wifi Sliber-01 Sliber-02 Sliber-03 Sliber-04 Sliber-05 Esquema de Impresoras 3 La relación que hay que realizar entre los dispositivos se lleva a cabo de forma automática por el software Pharos Uniprint. Pero se puede preparar un esquema inicial para que estas relaciones sean más rápidas. Por cada edificio existirá un punto de impresión, es decir, una estación de liberación. Esta estación de liberación tendrá asociada una o varias impresoras, y a su vez liberará trabajos de una cola. 105

108 Lo que se expone en el siguiente gráfico: Esquema de Impresoras 4 106

109 9.7 Creación de una impresora o dispositivo de impresión en Pharos. La creación de una nueva impresora, una vez cargados los driver en el servidor, se realizará desde el submenú de la consola Output Managment. Se debe hacer clic sobre la opción Insert, y seguir el asistente que la herramienta muestra para asignar los datos de IP y elementos relacionados que se suministraron en el apartado de preconfiguración. Configuración Pharos 1 Tras la creación del elemento Impresora, se podrá generar el elemento cola de impresión o Queue. Este es el elemento indispensable en el sistema. Es el lugar donde residirán los trabajos hasta ser liberados por los usuarios o alumnos. 107

110 Cada cola de impresión tendrá asociada una o varias impresoras. Cada impresora a su vez tendrá relacionadas una o varias estaciones de liberación. El alumno o usuario tendrá configurado en su PC u ordenador portátil un acceso directo a cada una de las colas. Cada trabajo que se envíe a imprimir debe hacerse sobre cada una de las colas. Para añadir una nueva cola se debe hacer desde el submenú Output Managment, Queues. Al igual que con las impresoras, tras hacer clic sobre el acceso Insert, aparecerá por pantalla el asistente de instalación. Deben seguirse cada uno de los pasos e ir seleccionando cuidadosamente cada uno de los parámetros de configuración. Es desde este asistente desde donde se indicará si la cola de impresión permite la impresión de documentos en blanco y negro o color. El tamaño de documentos aceptados, es decir, aquí se podrá definir si el usuario puede enviar documentos en tamaño A3, A2, A4 o simplemente un único tamaño, normalmente A4. Normalmente si se permite imprimir en cualquier tamaño aceptado por la impresora, el campo de tamaño de papel se configurará como All atributes. Configuración Pharos 2 108

111 Finalmente debe añadirse cada una de las estaciones de liberación donde el alumno o usuario acudirá para retirar las impresiones realizadas. De nuevo sobre el menú Output Managment, en esta ocasión sobre Release Stations. Una vez más se deben configurar ciertos parámetros cuya relación se puede observar en la siguiente ilustración: Configuración Pharos 3 109

112 Capítulo 10. Pruebas y Mejoras. 110

113 Capítulo 10. Pruebas y mejoras. Durante la fase de pruebas y mejoras, se utiliza un grupo de equipos objetivo y un grupo de alumnos objetivo. Inicialmente, se crean los paquetes de instalación y autoejecutables que más tarde los alumnos instalarán en sus ordenadores. Además se instala el software cliente de Pharos Uniprint en un laboratorio de ordenadores. Durante la primera fase se prueba el comportamiento del sistema únicamente fijándose en el comportamiento del sistema y en la valoración de los alumnos que hacen uso del laboratorio. Si la valoración y las pruebas son positivas se procederá a la publicación del software cliente en la plataforma docente para que los alumnos puedan descargarlo. Seguidamente se les informará con un comunicado sobre la implantación del nuevo sistema y finalmente se procederá a la distribución del software al resto de laboratorios y aulas de la compañía. Para realizar el seguimiento de todas las fases de prueba se hace uso de una serie de plantillas como las que se muestran a continuación. Desinstalación cliente antiguo de Impresión : OK No OK Observaciones Ordenador 1 Realizado Ordenador 2 No realizado Equipo Averiado 111

114 Instalación nuevo cliente : OK No OK Observaciones Ordenador 1 Ordenador 2 Realizado Tras la reparación del equipo se instala exitosamente. Las 2 Impresoras Encendidas: OK No OK Observ. Nº Hojas Enviada Descuento Lanzando Trabajo A4 Lanzando Trabajo A3 OK 5 OK 5 OK A4 y A3 a la vez 5 OK 112

115 Capítulo 11. Documentación. 113

116 Capítulo 11. Documentación. En este capítulo se introduce el manual del usuario final o alumno. Estos manuales son una reproducción de los manuales reales que fueron elaborados por el autor de este proyecto. Tienen por finalidad instruir en cómo puede ser un manual de usuario para el uso de impresoras controladas por un sistema de impresión diferido como el que se utiliza en este proyecto Cómo enviar trabajos desde ordenadores del IE? Una vez se tenga el documento listo para imprimir, se pulsa sobre la opción de imprimir del programa que se esté ejecutando y en la pantalla que aparecerá posteriormente se señalará la impresora deseada, que estará instalada previamente en cada uno de los ordenadores: Manual Cómo enviar trabajos desde portátiles con Windows? 114

117 Para poder imprimir desde un portátil personal, el usuario se debe encontrar en las instalaciones de IE y se debe estar conectado a internet a través de la red Wi-Fi. Después se debe descargar en el escritorio del ordenador el programa para impresión de Windows que se encuentra en la página del campus en la sección de Tecnologías Alumnos Descargas bajo el nombre Impresión desde Portátiles y ejecutarlo. O bien accediendo a la web https://coalpr01.alumno.ie.es/uniprint --> Packages y seleccionando el paquete del edificio deseado. Manual 2 La primera pantalla será la siguiente, sólo se tendrá que pulsar el botón Install. 115

118 Manual 3 Comenzará la instalación del módulo. Manual 4 116

119 Dicha instalación es automática, al terminar sólo se tendrá que pulsar Finish y ya estarán instaladas las impresoras en el equipo. Manual 5 117

120 11.3 Cómo enviar trabajos desde ordenadores Apple? Para poder imprimir un documento desde un ordenador Apple con Leopard, se debe haber instalado previamente Pharos PopUps. Para instalar el programa, primero se debe descargar el software al escritorio del ordenador, desde la página de internet: g.zip. Una vez descargado se debe ejecutar. Manual 6 Se debe seleccionar el disco destino, por defecto debe ser el disco de arranque, y hacer clic en continuar. Manual 7 118

121 El sistema que comunica con el servidor de impresión ya estará habilitado tras la instalación y se iniciará cada vez que se arranque el ordenador. Manual 8 Ahora se deben configurar las impresoras, para ello se tiene que ir a la opción de Impresión y Fax en Preferencias del sistema. Manual 9 119

122 Hacer clic en el botón de añadir +, después se presiona option key del teclado y finalmente se vuelve a hacer clic en <Mas impresoras >. Manual 10 En la parte de arriba de la ventana se pulsa la opción de Avanzado. Manual

123 Si esta opción no aparece se debe añadir. Con la tecla Ctrl pulsada se pincha con el ratón sobre el menú y aparecerá una serie de opciones. Se pulsará sobre la opción personalizar barra de herramientas. Manual 12 Se verá una serie de iconos. Basta con señalar el de Avanzado con el ratón y arrastrarlo a la ventana en segundo plano como se ve en la siguiente imagen. Manual 13 En la pantalla que aparecerá a continuación, se pincha en el desplegable y se selecciona <Pharos Print Server>. Se pone un nombre al dispositivo, el que se quiera para identificarlo después sin problemas. En la ruta del dispositivo se escriben los nombres de las impresoras: Popup://servidor/Impresora. 121

124 En el modelo de impresora se elegirá la opción Generic Postcript. Manual 14 Se hace clic en añadir, y desde ese momento ya se tiene agregada la impresora. 122

125 11.4 Cómo liberar los trabajos enviados desde un portátil? Una vez elegida la impresora y mandada la orden de imprimir, aparecerá una ventana de validación donde se debe introducir el nombre de usuario para que el sistema lo pueda identificar. Manual Qué hacer en caso de avería o fallo en el sistema? En caso de atasco de papel en la impresora o cualquier otro tipo de incidencia el usuario debe ponerse en contacto con el departamento de Informática, desde donde se procederá a solucionar la incidencia en el menor tiempo posible. Si durante el proceso de impresión hubiese algún fallo técnico, el sistema liberará el trabajo tras solucionar el problema, no perdiendo de esta manera el saldo invertido en la impresión. 123

126 11.6 Introducción impresión en color. El IE pone a disposición de sus alumnos un sistema de impresión a color de trabajos tamaño A4 en papel común, este sistema de impresión conlleva un coste por página establecido en 0,30. El lugar de recogida de los trabajos impresos en A4 a color se encuentra ubicado en el edificio de Pinar 18, planta segunda, junto al escáner y fotocopiadora de alumnos del edificio. Y es imprescindible pasar por este punto para retirar los trabajos y realizar la transacción de pago en el sistema. 124

127 11.7 Cómo enviar trabajos a color desde ordenadores en Instituto de Empresa? Se pueden enviar a imprimir trabajos en A4 color desde cualquier ordenador de aulas de trabajo, zonas de consulta, o aulas de informática de Instituto de Empresa, simplemente se debe marcar la impresora color como impresora destino. Para ello, se tendrá que seleccionar la opción imprimir en el menú principal, desde la aplicación que se esté utilizando en ese momento y escoger la impresora \\servidor\printer_color en el menú desplegable del campo Nombre. En la ventana Imprimir se indicarán el número de copias y los distintos ajustes que se precisen en la impresión. Y finalmente se hace clic sobre Aceptar. Manual

128 Cómo enviar trabajos a color desde portátiles con Windows? Primero se debe descargar e instalar el programa para impresión en Windows que se encuentra en la página del campus en la sección de Tecnologías Descargas bajo el nombre Impresión desde Portátiles Manual 17 Para poder imprimir desde su portátil en color, el usuario se deberá encontrar en las instalaciones de Instituto de Empresa y haber accedido previamente a la red Wi-Fi. Una vez tenga acceso a la red, se debe ejecutar el programa Impresión desde Portátiles. Se le pedirá al usuario que introduzca su identificación y contraseña. Una vez realizada esta operación estará en disposición de abrir el programa Word, o cualquier otro y presionar Imprimir. Al desplegar el listado de impresoras se hará visible la impresora a color \\servidor\printer color la cual se agrega automáticamente junto con la impresora blanco y negro del edificio. Manual

129 Cómo enviar trabajos a color desde ordenadores Apple? Para poder imprimir un documento A4 a Color desde un ordenador Apple con Leopard, primeramente se debe haber instalado Pharos PopUps disponible en la sección de descargas del área de tecnologías en campus. Manual 19 Una vez instalado Pharos Popups se debe agregar la impresora color: popup://servidor/impresora Manual

130 11.8 Qué hay que hacer una vez enviado a imprimir un documento a color? Introducir usuario y contraseña en el ordenador. Una vez enviado el documento a imprimir, se debe pasar por el punto de recogida, para realizar la transacción y recogida del documento. Una vez localizada la impresora de recogida, se debe identificar con usuario y contraseña en el ordenador ubicado junto a la impresora. Una vez hecho esto, se mostrará por pantalla un listado con los trabajos, al marcar los trabajos que se deseen imprimir, se verá el coste total de la impresión, en este momento se debe introducir la tarjeta prepago en el lector habilitado a los efectos junto al ordenador. Manual

131 Introducir tarjeta prepago Un vez introducida la tarjeta, se selecciona del listado de trabajos que se ven en el PC, aquellos trabajos que se quieren imprimir, en ese instante se retirará de la tarjeta el saldo asociado al número de hojas. (nº hojas x 0.30 ) Si la tarjeta no tuviese suficiente saldo, se avisará con un letrero en la pantalla del ordenador. Manual 22 Las tarjetas agotadas pueden ser entregadas para su posterior reciclaje 129

132 11.9 Recogida del trabajo Una vez descontado el saldo de la tarjeta prepago los trabajos empiezan a imprimirse en la impresora. El proceso de impresión puede llevar varios minutos Qué hacer en caso de avería o fallo en el sistema? En caso de atasco de papel en la impresora o cualquier otro tipo de incidencia debe ponerse en contacto con el departamento de Informática. Si durante el proceso de impresión hubiese algún fallo técnico, el sistema liberará el trabajo tras solucionar el problema, no perdiendo de esta manera el saldo invertido en la impresión. 130

133 Capítulo 12. Valoración Económica del Proyecto. 131

134 Capítulo 12. Valoración Económica del proyecto. Se parte de una inversión inicial anual de ,00, lo cual implica un desembolso importante. Dentro de esta valoración se tienen en cuenta tanto los costes de la herramienta como las horas de consultoría para realizar los estudios de consumos, estudios de ubicaciones, estudios económicos, etc. A posteriori se presupuesta una inversión anual de mantenimiento de 3.500,00. Se realiza un cálculo de la inversión total tras cinco años en producción con la herramienta ,00 1er Año DIAS PRECIO/HORA TOTAL LICENCIA 1º AÑO y MANTENIMIENTO 9.000,00 PROYECTO ESTUDIOS 27 50, ,00 PROYECTO INSTALACION 13 20, ,00 PROYECTO MEMORIA 31 15, , ,00 2º Año 2012 DIAS PRECIO/HORA TOTAL MANTENIMIENTO A PARTIR 2º AÑO 1.500,00 JORNADAS de ACTUALIZACION 5 50, , ,00 3º Año 2013 DIAS PRECIO/HORA TOTAL MANTENIMIENTO A PARTIR 2º AÑO 1.500,00 JORNADAS de ACTUALIZACION 5 50, , ,00 4º Año 2014 DIAS PRECIO/HORA TOTAL MANTENIMIENTO A PARTIR 2º AÑO 1.500,00 JORNADAS de ACTUALIZACION 5 50, , ,00 5º Año 2015 DIAS PRECIO/HORA TOTAL MANTENIMIENTO A PARTIR 2º AÑO 1.500,00 JORNADAS de ACTUALIZACION 5 50, , ,00 Inversión Total después de 5 años ,00 Inversiones

135 Se realizan unos cálculos intermedios para evaluar en qué año se produce el retorno de inversión, es decir, a partir de qué año el sistema estará consiguiendo que se realice un ahorro que sea superior a la inversión. Ahorro Costes Impresión Ahorro en Ahorro Papel Electricidad 2.787, , ,80 Ahorro en 1 año con sistema ENERGIA (MW) EUROS ,43 Ahorro en 2º año con sistema ENERGIA (MW) ACUMULADOS EUROS ACUMULADOS Ahorro en 3º año con sistema Ahorro en 4º año con sistema Ahorro en 5º año con sistema ENERGIA (MW) ACUMULADOS ENERGIA (MW) ACUMULADOS 100, ,85 EUROS ACUMULADOS 150, ,28 EUROS ACUMULADOS 200, ,71 ENERGIA (MW) EUROS ACUMULADOS ACUMULADOS 250, ,14 Inversión Ahorro Diferencial Año , ,43-208,57 Año , , ,43 Año , , ,43 Año , , ,43 Año , , ,43 Ahorros. Se observa como el retorno de inversión se produce entre el año 1 y el año 2. A partir del segundo año se ahorra por encima de la inversión. 133

136 Capítulo 13. Planificación del Proyecto. 134

137 Capítulo 13. Planificación del proyecto. Las fases para la elaboración del proyecto han tenido una duración aproximada de un año. Se comenzó realizando una primera fase de estudios, en esta primera fase se trató de recoger datos de impresión de la compañía mediante distintas encuestas y sistemas de reporting. A posteriori, se estudiarón esos datos para poder obtener conclusiones de ellos y poder abordar la implantación de la herramienta de impresión diferida. En una segunda fase se realizó la implantación de la herramienta en un servidor virtual, sobre esta plataforma, se realiza la instalación tanto de los servicios de base de datos como de impresión. Además se llevan a cabo las configuraciones necesarias para compatibilizar la herramienta tanto con sistemas operativos de 32 bits como sistemas operativos de 64 bits. Tras comprobar todos los aspectos técnicos se realizan las pruebas pertinentes para poder poner en marcha el servicio. La última fase o fase de elaboración de memoria, es la fase en la que se elabora la documentación tanto de usuario como de administrador de la herramienta. Así como se describen todas y cada una de las fases del proyecto. Se adjuntan los anexos de los estudios y se explica cada uno de ellos. 135

138 TAREA TIEMPO FECHA PREVISTA PREDECESORAS PROYECTO ESTUDIOS 90 días 20/10/ :00 Estudio de necesidades. 2 días 20/10/ :00 Estudio problemática Ubicaciones. 5 días 28/10/ :00 2 Estudio problemática arquitecturas 32 y 64 bits. 4 días 18/11/ :00 3 Estudio Económico. 3 días 20/12/ :00 4 Estudio Ambiental. 5 días 16/02/ 09:00 5 PROYECTO INSTALACIÓN 18 días 23/02/ 09:00 Instalación Entorno. 1 día 23/02/ 09:00 6 Configuración del Sistema. 1 día 24/02/ 09:00 8 Pruebas y mejoras. 1 día 25/02/ 09:00 9 Despliegue Grupo Pruebas. 10 días 28/02/ 09:00 10 Despliegue Global. 5 días 14/03/ 09:00 11 PROYECTO ELEABORACIÓN MEMORIA 10 días 30/03/ 09:00 Documentación. 10 días 30/03/ 09:00 PROYECTO FIN 1 día 10/05/ 09:00 14 Tareas 1 A continuación se presenta el diagrama de actividades obtenido de la herramienta Microsoft Project. Se puede apreciar cada una de las tres grandes fases del proyecto. La primera parte se ve como da comienzo a mediados de octubre y finalizó aproximadamente a mediados de febrero. Es la fase más larga y compleja ya que es en ella donde se realizan todos y cada uno de los estudios, así como la investigación pertinente con respecto a consumos energéticos, emisiones de CO2 y demás. 136

139 La segunda parte dio comienzo a finales de febrero y finalizó durante los últimos días de marzo. Se trata de la fase técnica de instalación y configuración de la herramienta y todos sus parámetros. Finalmente desde finales de marzo y hasta finales de abril se termina de realizar la memoria del proyecto. Se marca la mitad de mayo como finalización y entrega del proyecto de Implantación y Estudio de un sistema de impresión diferido en una escuela de negocios. Microsoft Project. 137

140 Capítulo 14. Conclusiones del Proyecto. 138

141 Capítulo 14. Conclusiones. Tras varios meses de trabajo en el estudio de los hábitos de impresión de los estudiantes y empleados de la compañía se pueden plantear los siguientes puntos.. La tecnología ayuda a estudiar hábitos de consumo.. La tecnología ayuda a convertir esos hábitos de consumo en hábitos algo más responsables casi de forma transparente para el usuario final.. Se pueden realizar unos ahorros económicos importantes siendo además consecuentes con el medio ambiente.. Es necesario concienciarse del coste de una impresión.. Queda mucho trabajo por hacer La tecnología ayuda a estudiar hábitos de consumo. La tecnología ayuda a realizar trabajos más óptimos y eficientes. Ayuda a realizar cálculos sobre el consumo de los recursos disponibles y a estudiar distintos patrones en el consumo de dichos recursos, en este caso Impresión Gratis. Gracias al sistema de impresión diferido, se puede calcular el número de impresiones anuales, mensuales, o semanales. Se puede conocer en qué edificio se realiza el mayor número de impresiones y en qué horas se producen los picos de mayor afluencia en el sistema. Gracias a datos como los anteriores, se puede distribuir el parque de impresoras en función de las necesidades y evitar ociosidad en recursos que ya de por sí son caros. Se puede optimizar la inversión y evitar pagar alquiler de material innecesariamente por sobreestimación del uso. Gracias a la tecnología se pueden modificar esos hábitos o encaminarlos hacia un consumo más responsable. Por ejemplo aplicando la impresión a doble cara de forma obligatoria. 139

142 14.2 Tecnología y hábitos. Tras varios meses de estudio se ha comprobado que cuando la impresión no se factura al cliente o usuario final este último no se preocupa de aplicar la impresión a doble cara. Es necesario por tanto, que el sistema gestione las peticiones de impresión y automáticamente aplique los parámetros que sean necesarios para cumplir con ciertas normas que conviertan el uso de los recursos en óptimo y responsable. Ha de ser el sistema quien tras una configuración racional se ocupe de cómo se imprimirá. El usuario no se preocupará de cuántas veces el sistema saldrá de bajo consumo para ponerse en producción sino que lanzará a imprimir sus trabajos cuando lo necesite. Si se supone una media de 700 empleados y 3000 alumnos con una media de dos impresiones diarias por cada uno de ellos, se estará hablando de 7400 transacciones diarias que con el sistema diferido se quedará en una media de unas 4000 transacciones. Lo que supondrá un ahorro energético importante Se pueden realizar unos ahorros económicos importantes siendo además consecuentes con el medio ambiente. Se puede concluir que con el sistema diferido se realiza un ahorro de hasta un 50% en términos económicos y ambientales. En este caso en concreto, la impresión responsable no solo ayuda a aliviar el consumo irracional de documentación en papel, reduciendo así la tala de árboles y emisiones de CO2, sino que además se está hablando de un ahorro anual de más de ,00. Es necesario concienciarse del coste de impresión. No todo el mundo es consciente del origen del papel, de cómo ha de elaborarse y de la diferencia que supone el uso de papel reciclado para el medio ambiente. 140

143 Se vuelve a plasmar el gráfico que se presentó en el capítulo primero, ya que es una forma muy clara de exponer este punto. Fuente: En términos ecológicos se recuerda que del estudio económico versus ambiental se obtuvieron los siguientes datos: Eur/Árboles CON SISTEMA SIN SITEMA , ,00 ARBOLES Ahorro árboles talados. 141

144 14.4 Queda mucho trabajo por hacer. Concienciar a las directivas de las compañías para implantar sistemas capaces de racionalizar el consumo suele ser complicado. Afortunadamente, en casos como el del sistema de impresión diferida, la sostenibilidad y el consumo responsable puede ir de la mano en una disminución de costes de hasta un 40%. Es este ahorro económico lo que probablemente animará al director financiero a aprobar una inversión de este estilo. Sin embargo, proyectos como el que se ha presentado a lo largo de esta memoria, no solo son costosos en cuanto a la inversión de medios técnicos (impresoras, servidores, software), sino que además es necesario destinar recursos humanos a concienciar a los usuarios finales. Es necesario realizar una campaña dentro de la compañía y mostrar a todos los usuarios no sólo los ahorros económicos que se retornan en un beneficio indirecto para cada uno de ellos, sino que es necesario hacerles conocer qué implicaciones ambientales existen en cada una de las impresiones que se realizan. Es con pequeños gestos de cada uno de los usuarios durante un año, como al final de un ejercicio económico la suma de todos ellos lleva obtener un ahorro ambiental importante. 142

145 Capítulo 15. Bibliografía. 143

146 Capítulo 15. Bibliografía. [WWW001] Página principal Instituto de Empresa. [WWW002] Página web de divulgación en la enseñanza. [WWW003] Iniciativa del gobierno de Aragón, buenas prácticas. [WWW004] Página web del fabricante del producto Pharos Uniprint. [WWW005] Pagina web de la ONG Ecodes. [WWW006] Página web del Instituto Papelero Español. [WWW007] Página web de la fundación Félix Rodriguez de la Fuente. [WWW008] Página web la agencia de protección del medioambiente de EE.UU. 144

147 Capítulo 16. Anexos. 145

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