Manual de Usuario Manual de Operación de Contabilidad General y Presupuestos. Contabilidad General y Presupuestos 07 Junio 2004

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1 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Manual de Operación de Contabilidad y Contabilidad General y Manual de Usuario

2 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Tabla de contenido 1 CONTABILIDAD GENERAL Y PRESUPUESTOS CREAR ASIENTOS MANUALES GL CREAR ASIENTOS DE PROVISIÓN GL CREAR ASIENTOS RECURRENTES GL CREAR ASIENTOS UTILIZANDO ADI GL CREAR ASIENTOS DE ASIGNACIÓN MASIVA Asientos>Ingresar (Journals>Enter) GL IMPORTAR ASIENTOS DEL LIBRO MAYOR AUXILIAR IMPORTAR ASIENTOS DE LIBRO MAYOR AUXILIAR (IMPORT SUBLEDGER JOURNALS) GL CORREGIR IMPORTACIÓN DE ASIENTOS REVERSAR ASIENTOS CONTABILIZADOS Navegar por: Reportes>Ejecutar (Report>Run) GL CONTABILIZAR ASIENTOS CONSULTA DE CUENTA PRESUPUESTOS Definir un Presupuesto Definir una organización de presupuesto CREAR REPORTES FSG Crear un Juego Columnas BITÁCORA DE ACTUALIZACIONES...0

3 Contabilidad General y 07 Junio Contabilidad General y 1.1 Crear Asientos Manuales Módulo: Libro Mayor General (GL) Proceso: Crear Asiento Manuales (Create Manual Journals) Objetivo: Ingresar asiento manual Prerrequisitos: Preparar póliza de diario Información de Lote de Asientos Navegar por: Asientos>Ingresar (Journals>Enter) De clic en el botón Nuevo Lote (New Batch) o Nuevo Asiento (New Journal). Una entrada de asiento debe pertenecer a un lote para la contabilidad. Usted puede crear manualmente un lote y posteriormente agregar uno o más asientos a éste, o sólo crear asientos y permitir que el sistema cree automáticamente un lote para cada asiento.

4 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Información de Lote de Asientos Todas los asientos registrados en un lote comparten el mismo periodo. Lote (Batch): Periodo (Period): Descripción (Description): Total Control (Control Total): Ingrese el nombre de lote para identificar el lote en los reportes. Se recomienda asignar el nombre de la siguiente manera: Iniciales_Usuario- Fecha (MMDDYY)-Número consecutivo. (Ej: AAA ). Ingrese el periodo contable para el que se contabilizarán los asientos. Se predetermina al período de apertura actual. De manera opcional ingrese una descripción para el lote. De manera opcional, ingrese la cantidad de control del lote. Después de ingresar la información de nivel del lote, de un clic en el botón Asiento (Journal) para agregar asientos al lote.

5 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Nota: Si elige omitir la creación del lote y crear el asiento, el sistema creará automáticamente un lote con el siguiente nombre Asiento_Nombre-Fecha-Hora (Ej: PRUEBA-CREAR ASIENTO MANUAL 25-JUL-00 16:44:27). Información del Encabezado de Asientos Todas las líneas en un asiento comparten la misma divisa y categoría. Asiento (Journal): Período (Period): Fecha Efectiva: Ingrese un nombre único de asiento para fines de identificación si omite la creación del asiento. Se recomienda asignar el nombre de la siguiente manera: Iniciales_Usuario-Fecha (MMDDYY)-Número consecutivo. (Ej: AAA ) Seleccione el período para el registro de los asientos. Si un lote no se creó, se predetermina al período ingresado al nivel del lote. Aceptar o cambiar lo Predeterminado (Default). Categoría (Category): Seleccionar una categoría para sus diarios. Tipo Saldo (Balance Type): Al ingresar asientos reales mediante esta ventana Real (Actual) se predeterminará ya que el gravamen no está habilitado y los asientos de presupuesto se ingresan en otra ventana.

6 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Descripción (Description): Control (Control): Divisa (Currency): Ingrese una descripción para el asiento. Esta descripción se predeterminará para cada descripción de las líneas de asiento De manera opcional, ingrese el total de control para verificar los cargos totales para las líneas de asiento contra el total del control de asientos. Seleccione la divisa. Lo predeterminado será la divisa oficial para el Juego de Libros (Set of Books). (Nota: Debe ingresar STAT en este campo para ingresar diarios estadísticos.) Información de Línea del Asiento Línea (Line): Cuenta (Account): Debito (MXN) /Crédito (MXN) (Debit/Credit): Descripción (Description): Ingrese el número de línea. Si ingresa 1 como el primer número, el sistema incrementará cada nueva línea por 1. Si ingresa 10, cada nueva línea incrementará por 10. Los incrementos de línea de 10 se recomiendan, ya que esto permite que usted inserte nuevas líneas más adelante en la orden requerida. Ingrese la Cuenta (Account) en la línea de asiento. Puede usar la lista emergente del campo de la cuenta o Ctrl+L L para abrir la ventana Flexfield de Contabilidad (Accounting Flexfield) o escriba manualmente toda la cuenta. Ingrese la cantidad de cargo o abono para la cuenta designada. (Nota: Los cargos totales deben igualar a los abonos totales). De manera opcional cambie la descripción que se predetermina del encabezado del asiento. Guarde (Save) su trabajo. Autorizar Asiento Manual Si la opción Aprobar Lote (Journal Approval) está habilitada, entonces el aprobador debe aprobar los asientos en la jerarquía de autorización. Contabilizar Asiento Manual Existe más de una manera de contabilizar asientos manuales. Usted puede ir directamente a la ventana Contabilizar (Post). Navegar por: Asientos>Contabilizar (Journals>Post)

7 Contabilidad General y 07 Junio 2004 De clic en el botón Encontrar (Find) el lote de asientos.

8 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Seleccionar la casilla a la izquierda del lote para contabilizarlo. En esta ventana, pueden seleccionarse lotes múltiples para contabilizarlos. Si está habilitada la opción Aprobar Lote (Journal Approval) y el lote no se autorizó, aparecerá en Estado Contabilización (Post Status) como Contabilizable (Unpostable) en vez de contabilisado. Para contabilizar el (los) lote (s) seleccionado (s) para contabilidad, de un clic en el botón Contabilizar (Post). Se mostrará una ventana de Nota (Note) en la Identificación (ID) de solicitud concurrente. De clic en Aceptar (Ok).

9 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Otra manera de contabilizar un asiento es mediante el formato Ingresar Asientos Diarios (Journals Enter). Navegar por: Asientos>Ingresar (Journals>Enter) En Encontrar Asientos (Find Journals) ingrese un parámetro de búsqueda como el nombre del lote. De clic en el botón Encontrar (Find).

10 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Puede dar un clic en el botón Revisar Asiento (Review Journal) o Revisar Lote (Review Batch) para revisar el asiento antes de contabilizarlo. Para contabilizar el lote, de un clic en el botón Más Procesos (More Actions).

11 Contabilidad General y 07 Junio 2004 De clic en el botón Contabilizar (Post). De manera opcional, los lotes de asientos pueden contabilizarse periódicamente mediante la ventana de Auto Contabilizar (AutoPost). Consulte el documento Contabilizar Asientos en el Libro Mayor General (GL Posting Journals Training) para las instrucciones sobre esta opción de contabilidad.

12 Contabilidad General y 07 Junio GL Crear Asientos de Provisión Módulo: Libro Mayor General Proceso: Crear Asientos de Provisión Objetivo: Registrar los gastos por los que todavía no ha recibido una factura Prerrequisitos: Ninguno Descripción General (Overview) Los asientos de Provisión se crean después de identificar los artículos que se han recibido y que no se han facturado o para registrar cualquier gasto recurrente para los que no se crearon órdenes de compra y que están actualmente pendientes (servicios públicos, renta, etc.). Los Asientos de Provisión se pueden ingresar manualmente o generarse desde una plantilla recurrente.

13 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Información de Lote de Asientos Navegar por: Asientos>Ingresar (Journals>Enter) El sistema de inicio, le presenta la pantalla de búsqueda. De clic en el botón Nuevo Lote (New Batch) o Nuevo Asiento (New Journal).

14 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Todo registro de Asiento debe pertenecer a un lote para la contabilidad. Usted puede crear manualmente un lote y posteriormente agregar uno o más Asientos a éste, o sólo crear Asientos y permitir que el sistema cree automáticamente un lote para cada Asiento. Todos los registros de asientos en un lote comparten el mismo periodo. Lote (Batch): Período (Period): Descripción (Description): Total Control (Total Control) Ingrese el nombre del Lote para identificarlo en los reportes. Se refiere al periodo contable para el que se contabilizarán los registros de asientos. Este dato se predetermina con base al período de apertura actual (en el que se está trabajando). Ingrese la descripción del Lote que se crea para identificarlo en los reportes. De manera opcional, ingrese la cantidad de control del Lote. Nota: Si elige omitir la creación del Lote y crea directamente el (os) Asiento(s), el sistema creará automáticamente un lote con la convención de nombramiento de Journal_Name Date Time.

15 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Información del Encabezado del Asiento Después de ingresar la información para crear el Lote, De clic en el botón Asientos (Journals) para agregar asientos al Lote. Todas las líneas en un Asiento comparten la misma divisa y categoría. Asiento (Journal): Período (Period): Categoría (Category): Ingrese un nombre único de Asiento para fines de identificación si omite la creación del Asiento. Seleccione el periodo para las entradas de Asiento. Si el asiento se está ingresando a un Lote ya existente, el sistema predetermina al periodo ingresado al nivel del lote. Seleccione Provisión (Accrual) como una categoría para los Asientos. Tipo Saldo (Balance Type): Descripción (Description): Aceptar lo predeterminado (Real) (Actual) como el tipo de saldo. Ingrese una descripción para el Asiento. Esta descripción se predeterminará para cada descripción de línea de Asiento.

16 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Total de Control (Total Control): Divisa (Currency): De manera opcional, ingrese el total de control a nivel de Asiento para verificar que los cargos totales por las líneas de Asiento sean iguales a dicho control.. Seleccione la divisa. Lo predeterminado será la divisa funcional que se configuró para el Juego de Libros (Set of Books) Información de Línea del Asiento: Linea (Line): Cuenta (Account): Cargo / Abono (Debit / Credit): Descripción (Description): Ingrese el número de línea. Si ingresa 1 como el primer número, el sistema incrementará cada nueva línea por 1. Si ingresa 10, cada nueva línea incrementará por 10. Los incrementos de línea de 10 se recomiendan, ya que esto permite que usted inserte nuevas líneas más adelante en la orden requerida. Ingrese la Cuenta (Account) para la línea de Asiento. Puede hacer clic en el campo, o Ctrl+L para abrir la Lista de Valores (L.O.V.) o escriba manualmente toda la cuenta. Ingrese la cantidad de cargo o abono para la cuenta designada. (Nota: Los cargos totales deben igualar a los abonos totales). De manera opcional, cambie la descripción que se predetermina del encabezado del Asiento. Marcar Asiento para Reversión La práctica recomendada es que usted debe marcar los Asientos de Provisión para Reversión al momento de registrar el Asiento y posteriormente generar el Asiento de Reversión después que el periodo actual se cierra.

17 Contabilidad General y 07 Junio 2004 De clic en el botón Más Detalles (More Details). Referencia (Reference): Compañía Compensación (Clearing Company): Período (Period): Método (Method): De manera opcional, ingrese la referencia descriptiva de la Reversión. Puede utilizarse para el procesamiento entre compañías (intercompany processing). Seleccione el periodo de contabilidad para la entrada de la Reversión. (Si los saldos promedio están habilitados, ingrese la fecha de efectividad). Seleccione Cambiar Dr/Cr (Switch Dr/Cr) ya que éste es el método recomendado que se utiliza cuando se revocan las acumulaciones. Guarde su trabajo para marcar el Asiento para Reversión. Nota: Puede predefinir un periodo de Reversión (y fecha de efectividad si el saldo promedio está habilitado) en cualquier momento, aún después de que se contabilice un Asiento.

18 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Contabilización de Asiento Si no está habilitada la Contabilización de Asiento (Journal Approval), el lote de Asiento se encontrará disponible para su contabilidad. Si se encuentra disponible la Contabilización de Asiento (Journal Approval), ahora debe presentar el lote de Asiento para su autorización. Para autorizar el Lote, De clic en el botón Más Procesos (More Actions) De clic en el botón Contabilizar (Approve Batch). Una ventana de Nota (Note) mostrará la Identificación (ID) de solicitud concurrente. De clic en el botón Aceptar (OK). Si el lote no se guardó, se mostrará un mensaje de que esta acción guardará automáticamente el lote y que un número de registro se creó. En ese caso, De clic en Sí (Yes).

19 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Vea la Solicitud (Request) en línea para asegurarse de que la contabilidad se completó de manera exitosa. Desde la barra de menú, usted puede utilizar Ver> Solicitudes (View>Requests) para monitorear la solicitud Flujo de Aprobaciones Activado: Al momento de enviar el Asiento para Autorización, mostrará una pantalla emergente de Nota (Note) para indicar que el lote de Asiento se ha enviado a un aprobador. De clic en Aceptar (OK). Si la Autorización de Asiento (Journal Approval) está habilitada, entonces los Asientos tienen que ser autorizados por el aprobador en la jerarquía de autorización correspondiente. Para una explicación de este proceso consulte el documento Contabilización de Asientos de Libro Mayor General (GL Approve Journals Training).

20 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Contabilizar Asientos: Existe más de una manera de contabilizar Asientos. Usted puede ir directamente a la ventana Contabilizar (Post). Navegar por: Asientos>Contabilizar (Journals>Post) En la ventana Encontrar Lotes de Asiento (Find Journal Batches), ingrese el criterio de búsqueda para localizar el lote seleccionado que se contabilizará. De clic en el botón Encontrar (Find) para iniciar la búsqueda.

21 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Marque (Check) la casilla al lado del lote que se contabilizará. Posteriormente, De clic en el botón Contabilizar (Post) para contabilizar el Lote. Nota: Puede seleccionar lotes múltiples para contabilizarlos al mismo tiempo. Una ventana de Nota (Note) mostrará la Identificación (ID) de solicitud concurrente. De clic en el botón Aceptar (OK). Desde la barra de menú, usted puede utilizar Ver> Solicitudes (View>Requests) para monitorear la solicitud que se procesa al Contabilizar (Post).

22 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Vea la Solicitud (Request) en línea para asegurarse de que la contabilidad se completó de manera exitosa. Después de que el periodo actual se cierra y se abre el nuevo periodo, debe generar el Asiento de Reversión para la Provisión.

23 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Generar Reversión Nota: Únicamente puede generar Reversiones para Asientos que se han marcado con esa instrucción. Navegar por: Asientos>Contabilizar (Journals>Generate>Reversal) Busque (Find) el Asiento que se va a revocar. Puede pedir cualquier combinación de los campos en la ventana: Encontrar Asientos (Find Journals). De clic en el botón Encuentra (Find).

24 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Marque (Check) en la casilla al lado del Asiento o Lote de Asientos a Reversar. Posteriormente, De clic en el botón Revertir (Reverse) para generar un Asiento o Lote de Asientos de Reversión. Nota: Puede seleccionar múltiples Asientos a revocar al mismo tiempo.

25 Contabilidad General y 07 Junio 2004 De clic en el botón Revertir (Reverse). Una ventana de Nota (Note) se abre para informar que se ha presentado la Solicitud (Request). De clic en el botón Aceptar (OK). Desde la barra de menú, usted puede utilizar Ver> Solicitudes (View>Requests) para monitorear la solicitud que se procesa al Reversar Asientos (Reverse Journals). Una vez que se completó, puede revisar el Asiento de Reversión.

26 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Revisar Asientos de Reversión Navegar por: Asientos>Ingresar (Journals>Enter) Nota: El Libro Mayor General de Oracle (Oracle GL) nombra el Asiento de Reversión como Reversing Original_Journal_Entry_Name -Date-Time. Por lo tanto, busque el Asiento de Reversión escribiendo Revierte% (Reverse%) en el campo Asiento (Journal) como criterio de búsqueda. De clic en el botón Encontrar (Find) para encontrar el Asiento de Reversión.

27 Contabilidad General y 07 Junio 2004 De clic en el botón Revisar Asiento (Review Journal).

28 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Nota: Aunque pueda modificar el Asiento de Reversión, se recomienda que no lo haga, ya que significaría que la Provisión original no está completamente revocada. Si la Reversión se ha marcado para el periodo equivocado, entonces puede cambiar el periodo de contabilidad del Asiento de Reversión dando un clic en el botón Más Procesos (More Actions). En la ventana Más Procesos (More Actions), dé un clic en el botón Cambiar Periodo (Change Period) e ingrese el nuevo periodo.

29 Contabilidad General y 07 Junio GL Crear Asientos Recurrentes Módulo: Libro Mayor General (GL) Proceso: Crear Asientos Recurrentes Objetivos: 1. Crear Asientos Recurrentes 2. Revisar los Juegos de Asignación Automática (Auto Allocation) para Asientos Recurrentes (Recurring Journals) Prerrequisitos: Ninguno Descripción General En resumen, los pasos para crear asientos recurrentes (Recurring journals) son: Definir Asientos (Journals) recurrentes Generar asientos recurrentes Revisar y aprobar lote de diario no contabilizado generado Contabilizar el lote de diario generado De manera opcional, defina y presente los Juegos Asignación Automática (AutoAllocation) para generar y presentar diarios recurrentes. Existen tres tipos de asientos recurrentes: Asientos de Estructura (Skeleton Journals) -asiento recurrente que tienen las mismas cuentas contables y el importe es el que varia cada período. Diarios Estándar (Standard Journals) - asiento recurrente que tienen las mismas cuentas contables e importe para cada período. Diarios de Fórmula (Formula Journals) - asiento recurrente que utilizan fórmulas en lugar de cantidades para calcular cantidades. Definir Asientos de Estructura Navegar por: Asientos>Definir>Recurrente (Journals>Define>Recurring)

30 Contabilidad General y 07 Junio 2004

31 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Ingrese lo Siguiente: Lote (Batch): Descripción (Description): Asiento (Journal): Categoría (Category): Ingrese un nombre único para la definición de diario recurrente. De manera opcional ingrese una descripción. Ingrese el nombre para el asiento recurrente. Seleccione la Categoría (Category) (Nómina) (Payroll). Divisa (Currency): Fechas Efectivas (Active Dates): Seleccione la divisa (MXN) (Peso Mexicano) (USD) (Dólar Estadounidense) para el registro. De manera opcional, ingrese el rango de fechas para los períodos en que desea que se utilice el asiento recurrente.

32 Contabilidad General y 07 Junio 2004 De un clic en el botón Líneas (Lines). Ventana Líneas de Asiento Diario (Journal Lines): Línea (Line): Ingrese un número de línea tal como 1 o 10. Cuenta (Account): Descripción de Línea (Line Description): Ingrese la cuenta que será afectada. El Libro Mayor General Oracle (Oracle GL) actualizará esta cuenta cuando usted genere y contabilice sus asientos recurrentes. Puede utilizar la Lista de Valores (List of Value) mostrada o Ctrl+L para abrir la ventana Flexfield de Contabilidad (Accounting Flexfield) o escribir manualmente toda la cuenta. De manera opcional, ingrese una descripción para la línea de registro recurrente. Se recomienda que la plantilla se deje en blanco y cuando genere el diario, agregue una descripción adecuada. Descripción de Cuenta (Account Description): Fórmula (Formula): Este campo muestra la descripción de los segmentos de cuenta ingresados en el campo de la cuenta. Déjelo en blanco porque las fórmulas no se utilizan para asientos de estructura Con el cursor en la Descripción de Línea (Line Description), presione la tecla Flecha Hacia Abajo (Down Arrow) par agregar mas líneas. Definir el Asiento Estándar (Define Standard Journal)

33 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Ingrese lo Siguiente: Lote (Batch): Descripción (Description): Asiento (Journal): Categoría (Category): Ingrese un nombre único. De manera opcional ingrese una descripción. Ingrese el nombre para el asiento recurrente. Seleccione la Categoría (Category) (Pagos Conciliados) (Reconciled Payment). Divisa (Currency): Seleccione la divisa (MXN) (Pesos Mexicanos) (USD) (Dólares Estadounidenses) para su registro. Fechas Efectivas (Active Dates): De manera opcional ingrese el rango de fechas para los períodos en que desea que se utilice el asiento recurrente.

34 Contabilidad General y 07 Junio 2004 De un clic en el botón Líneas (Lines). Ventana Línea de Asiento Diario (Journal Lines): Línea (Line): Ingrese un número de línea tal como 1 o 10. Cuenta (Account): Descripción de Línea (Line Description): Descripción de Cuenta (Account Description): Ingrese la cuenta que será afectada. El Libro Mayor de Oracle (Oracle GL) actualizará esta cuenta cuando usted genere y contabilice sus diarios recurrentes. Puede utilizar la lista emergente del campo Lista de Valor (List of Value) o Ctrl+L para abrir la ventana Flexfield de Contabilidad (Accounting Flexfield), o escribir manualmente la cuenta completa. De manera opcional ingrese una descripción para la línea de registro recurrente. Este campo muestra la descripción de los segmentos de cuenta ingresados en el campo de la cuenta. Fórmula (Formula): Ingrese 1 en el campo Paso (Step). Seleccione Ingresar (Enter) en el campo Operador (Operator). Ingrese la cantidad en el campo Importe (Amount). Nota: Si la cantidad de la línea es un cargo, deberá iniciar una cantidad positiva y una cantidad negativa para el abono.

35 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Con el cursor en la Descripción de Línea (Line Description), presione la tecla Flecha Hacia Abajo (Down Arrow) para agregar en las siguiente líneas del asiento hasta cuadrar el asiento.

36 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Definición de Fórmula de Asiento Recurrente Navegar por: Asientos>Definir>Recurrente (Journals>Recurring>Define) Ingrese lo siguiente: Lote (Batch): Descripción (Description): Asiento (Journal): Categoría (Category): Ingrese un nombre único. De manera opcional ingrese una descripción. Ingrese el nombre para el asiento recurrente. Seleccione la Categoría (Category) (Ajuste) (Adjustment). Divisa (Currency): Seleccione la divisa (MXN) (Pesos Mexicanos) (USD) (Dólar estadounidense) para el registro. Fechas Efectivas (Active Dates): De manera opcional ingrese el rango de fechas para los períodos en que desea que se utilice el asiento recurrente.

37 Contabilidad General y 07 Junio 2004 De un clic en el botón Líneas (Lines). Ventana de Línea de Asiento Diario (Journal Lines): Línea (Line): Ingrese un número de línea tal como 1 o 10. Cuenta (Account): Descripción de Línea (Line Description): Descripción de Cuenta (Account Description): Ingrese la cuenta que será afectada. El Libro Mayor General de Oracle (Oracle GL) actualizará esta cuenta cuando usted genere y contabilice sus asientos recurrentes. Puede utilizar la lista emergente del campo Lista de Valor (List of Value) o Ctrl+L para abrir la ventana Flexfield de Contabilidad (Accounting Flexfield), o escribir manualmente la cuenta completa. De manera opcional, ingrese una descripción para la línea de registro recurrente. Este campo muestra la descripción de los segmentos de cuenta ingresados en el campo de la cuenta.

38 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Fórmula (Formula): En la región de la fórmula, ingrese 1 en el campo Paso (Step). Seleccionar Ingresar (Enter) en el campo Operador (Operator) e ingrese la cuenta que será afectada. Seleccione el Tipo de Saldo (Balance Type) y el Tipo de Importe (Amount Type). En el siguiente paso de la fórmula, ingrese 2 en el campo Paso (Step) seleccione el tipo de operación que realizará en el campo del Operador (Operator) e ingrese el importe en el campo de Cantidad (Amount). Con el cursor en el campo Línea (Line), presione la tecla Flecha Hacia Abajo (Down Arrow) para agregar las siguientes líneas de asiento. Ingrese la línea de asiento de compensación: Línea (Line): Cuenta (Account): Ingrese 9999 como el número de línea de compensación automático. Ingrese la cuenta de compensación El Libro Mayor de Oracle (Oracle GL) actualizará esta cuenta cuando usted genere y contabilice sus asientos recurrentes. Puede utilizar el icono Lista de Valores (List of Value) del menú de la barra de herramientas o Ctrl+L para abrir la ventana Flexfield de Contabilidad (Accounting Flexfield) o escriba manualmente la cuenta completa.

39 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Descripción de Línea (Line Description): Descripción de Cuenta (Account Description): Fórmula (Formula): De manera opcional ingrese una descripción para la línea de entrada recurrente. Este campo muestra la descripción de los segmentos de cuenta ingresados en el campo de la cuenta. Dejar en Blanco. El Libro Mayor General de Oracle (Oracle GL) calculará automáticamente la cantidad para esta línea de asiento de compensación cuando usted genere el asiento recurrente. Generar Asientos Recurrentes (Generate Recurring Journals) Navegar por: Asientos>Generar>Recurrentes (Journals>Generate>Recurring) Marque la casilla al lado de Lote Recurrente (Recurring Batch) que seleccionó para generar.

40 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Seleccione el período de contabilidad (Jul-03) para crear un asiento sin contabilizar.

41 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Posteriormente, de un clic en el botón Generar (Generate). Nota: ID Solicitud (Request ID) (245815) se asignó al proceso concurrente que genera el lote de asientos no contabilizado recurrente.

42 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Revisar el Lote de Asientos No Contabilizado Generado Navergar por : Asientos>Ingresar (Journals>Enter) En la ventana Encontrar Asientos, Buscar (Find) el lote de asientos no contabilizado. De clic en el botón Encontrar (Find) el lote de asientos no contabilizado. Nota: El Libro Mayor General de Oracle (Oracle GL) nombra el lote de diario no contabilizado como Nombre del Lote de Asientos Recurrente: Fecha - Hora (Recurring_Batch_Name: Date-Time) (Ej: GL-0301 TEST RECURRENTE: 24-JUL-03 16:28:37). Por lo tanto, busque el asiento recurrente escribiendo GL-0301 TEST% en el campo de lote como criterio de búsqueda y de un clic en el botón Encontrar (Find)

43 Contabilidad General y 07 Junio 2004 De un clic en el botón Revisar Asiento (Review Journal).

44 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Nota: Si generó un Asiento de Estructura, necesita ingresar las cantidades de cada registro en la Ventana de Asientos (Journals Window).

45 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Contabilizar Lote de Asignación Masiva (Post Mass Allocation Batch) Si se encuentra habilitada la Aprobación de Asiento (Journal Approval), debe presentar el lote de asientos para aprobar antes de contabilizar. Para aprobar el lote, de un clic sobre el botón Más Procesos (More Actions). Posteriormente de un clic sobre Aprobar Lote (Approve Batch). Para una explicación del proceso de aprobación del asiento, consulte el documento Aprobar Asientos del Libro Mayor General (GL Approve Journals Training). Si el botón Aprobar Lote (Journal Approval) no se encuentra habilitado, el lote de asientos se encuentra ahora disponible para contabilizarse. Para contabilizar el lote, en este punto, de un clic en el botón Más Procesos (More Actions). Posteriormente de un clic en Contabilizar (Post). Para una explicación de las diferentes maneras de contabilizar lotes de asientos, consulte el documento Contabilizar Asientos de del Libro Mayor General (GL Post Journals Training).

46 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Área de Asignación Automática (AutoAllocation Workbench) Las Auto Asignaciones (AutoAllocations) le permiten automatizar la validación de lote de asientos y la generación para Asientos Recurrentes (Recurring Journals), Asignaciones Masivas (Mass Allocations), Masivos (Mass Budgets), Fórmulas de Presupuesto (Budget Formulas) y Asignaciones de Proyectos (Projects Allocations). Desde el Área de Asignación Automática (AutoAllocation Workbench) puede definir los Juegos Asignación Automática y someterlos al procesamiento. Los conjuntos de AutoAllocation pueden programarse para su ejecución en períodos futuros basándose en los programas de Libro Mayor General (General Ledger) que usted cree. Utilice Auto Asignaciones (AutoAllocations) para procesar los lotes de asientos que usted genera regularmente, tal como para el cierre de fin de mes Existen dos tipos de Juegos Asignación Automática (AutoAllocation Sets): Paralela (Parallel): La Asignación Automática Paralela (Parallel AutoAllocation) valida y genera todos los lotes de asientos en un conjunto de Auto Asignación (Auto Allocation) simultáneamente. Los asientos pueden entonces contabilizarse para actualizar los saldos de una cuenta. Utilice cualquier combinación de Asientos Recurrentes (Recurring Journals), Asignaciones Masivas (MassAllocations), Masivos (Mass Budgets), o Compromisos Masivos (Mass Encumbrances) en su Juego Asignación Automática (AutoAllocation) paralela. Descender (Step Down): Al utilizar Asignación Automática (AutoAllocations), descendentes, los lotes de asientos deben crearse en una secuencia específica. Ordene los lotes de asientos de manera que los resultados contabilizados de un paso se utilicen en el siguiente de paso de Juego Asignación Automática (AutoAllocation).

47 Contabilidad General y 07 Junio 2004 Crear Conjuntos de Asignación Paralela (Create Parallel Allocation Sets) Navegar por: Asientos>Asignación Automática>Banco de Trabajo Auto Allocation >Workbench) Crear conjuntos de Asignación Paralela (Parallel Allocation) en la ventana Banco de Trabajo de Asignación Automática (AutoAllocation Workbench). Juego Asignaciones (Allocation Set): Descripción (Description): Definir Tipo (Set Type): Línea (Line): Tipo (Type): Ingrese el nombre del Juego de Asignación (Allocation). Ingrese la descripción del juego de asignación. Elija Paralelo (Parallel) como el tipo de Tipo de Juego de Asignación (Allocation Set Type) Ingrese un número de línea en la columna de paso En la columna de tipo, elija el Tipo de Asignación Automática (Type of AutoAllocation) que desee utilizar de la lista de valores: Asignaciones Masivas (MassAllocations), Masivos(Mass Budgets), Asientos Recurrentes (Recurring Journals), o Compromisos Masivos (MassEncumbrances).

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