Instructivo de uso. Contabilidad General (GL) SISTEMA ERP V12.

Transcripción

1 Instructivo de uso Contabilidad General ERP V12.

2 Contenido Control del documento Introducción al Módulo de Contabilidad General Asientos (Pólizas) en R Web ADI (Wizard de Asiento) Contabilización de Asientos Consulta de Cuenta Cierre Mensual Cierre anual Apertura del Ejercicio siguiente Temas Abiertos y Cerrados de 47

3 Control del documento Objetivo del Instructivo Proporcionar un documento que permita conocer el uso de la contabilidad general, dentro del módulo GL en el sistema ERP versión 12. Áreas a las que está destinado el instructivo: Gerencia de Contabilidad Gerencia de Presupuestos Administraciones Aeroportuarias de la RED ASA Estaciones de Combustibles Gasolineras Sumario de Cambios Versión Motivo del Cambio Número de Revisión Fecha Aprobación 1.0 Generación del documento para normateca 0 Sept Aprobador Nombre y cargo: Alfonso Coronado Paniagua Gerente Unidad administrativa/ área a la que pertenece Gerente de Soluciones Informáticas 3 de 47

4 1. Introducción al Módulo de Contabilidad General El módulo de Contabilidad General es el repositorio de información contable. Cada transacción que tiene impacto financiero creará asientos contables en forma de pólizas. Estas pólizas, además de ser generadas en el módulo respectivo, serán transferidas y almacenadas en el módulo de Contabilidad General. Todas las pólizas serán contabilizadas (afectación de saldos) en el módulo de GL, ya que éste contiene los balances a nivel de cuenta que se derivan de todas las transacciones. El módulo de GL permite: Registrar y revisar información financiera en forma de pólizas Revisar saldos contables a través de reportes y consultas en línea Integrar GL con ADI (Applications Desktop Integrator) 4 de 47

5 Conexión y Acceso a Oracle EBSR R12 Para entrar a las aplicaciones Oracle, se debe contar con una conexión a Internet. Para conectarse es necesario abrir una sesión de Internet donde deberá ingresar el URL de la aplicación. En la pantalla de conexión que se presenta se deberá registrar el Nombre de Usuario y Contraseña asignados. Ingrese los datos de autentificación damos clic en el botón Conexión para ingresar al sistema. 5 de 47

6 Responsabilidades Ya conectados en la aplicación se deberá seleccionar ahora la responsabilidad de GL asignada al usuario. Las responsabilidades dentro del sistema Oracle equivalen al perfil con el cual un usuario accede al sistema, donde la misma limitará las acciones que el usuario puede realizar dentro del sistema y presentará el menú de acciones posibles. Además de la responsabilidad también se debe seleccionar el tipo de acción que se desea realizar para poder entrar al menú principal. Una vez seleccionada la opción se abrirán dos páginas mientras se carga el programa. Estas ventanas SIEMPRE deberán permanecer abiertas y no deben cerrarse pues afectarán la funcionalidad de las aplicaciones Oracle Menú principal del módulo de Contabilidad General (Navegador) 6 de 47

7 La siguiente figura es un ejemplo de una ventana Navegación que aparece después de conectarse a las aplicaciones Oracle y de seleccionar una responsabilidad. Esta ventana se utiliza para navegar a una pantalla que permite realizar un flujo de negocios específico. La ventana Navegación está siempre presente durante la sesión de Oracle y despliega el nombre de la responsabilidad actual en el título de la ventana. 7 de 47

8 Barra de Menú del Sistema Todo el sistema se despliega dentro de una ventana única la cual tiene incorporada una barra de herramientas y menús desplegables. La barra de herramientas sirve para realizar las acciones del sistema más comunes como: realizar búsquedas, grabar los datos, borrar registros de la pantalla, etc. Los botones se encontrarán habilitados o deshabilitados según si su función es aplicable o no en la pantalla actual. Los botones y su función más utilizados son los siguientes: Ctrl + Down Insertar Registro Ctrl + V Pegar Buscar Encontrar Datos F6 Limpiar Registro Navegador Mostrar Navegador Ctrl + Up Eliminar Registro Ctrl + S Grabar Ctrl + E Editar Campo Cambiar de Responsabilidad Traducir Campo Ctrl + P Imprimir la Pantalla Zoom F4 Cerrar la Pantalla Adjuntar Notas Ctrl + X Cortar Herramienta de Carpetas Ctrl + C Copiar Ctrl + H Ayuda On-Line Las mismas funciones que se encuentran en los botones, también están accesibles a través de teclas de función. Acción Bloque Siguiente Bloque Anterior Campo Siguiente Campo Anterior Duplicar Articulo Duplicar Registro Ingresar Consulta Ejecutar Consulta Insertar Registro Limpiar Pantalla Limpiar Registro Lista de Valores Salir / Cancelar Consulta Suprimir Registro Grabar / Validar Teclas Shift + Page Down (Av Pág.) Shift + Page Up (Re Pág.) Tab Shift + Tab Shift + F5 Shift + F6 F11 Control + F11 Control + Down F8 F6 Control + L F4 Control + Up Control + S 8 de 47

9 2. Asientos (Pólizas) en R12 En la pantalla de ingreso de asientos se pueden ingresar varios tipos de asiento, incluyendo asientos en moneda extranjera. Antes de contabilizar los asientos manuales, puede revisarlos y actualizarlos. Ruta Asientos Ingresar Se desplegará la pantalla de búsqueda de asiento, haga clic en el botón Nuevo Lote o Nuevo Asiento. 9 de 47

10 Todo registro de Asiento debe pertenecer a un lote para la contabilidad. Se puede crear manualmente un lote y posteriormente agregar uno o más Asientos a éste, o sólo crear Asientos y permitir que el sistema cree automáticamente un lote para cada Asiento. Si se desea crear un lote de asiento de clic en el botón Nuevo Lote. Todos los registros de asientos en un lote comparten el mismo periodo. Llene los siguientes campos: Lote: Ingrese el nombre del Lote para identificarlo en los reportes. 10 de 47

11 Período: Se refiere al periodo contable para el que se contabilizarán los registros de asientos. Este dato se predetermina con base al período del sistema (en el que se está trabajando). Descripción: Ingrese la descripción del Lote que se crea para identificarlo en los reportes. Total Control: De manera opcional, ingrese la cantidad de control del Lote. Al ingresar un monto control, el total de débitos y créditos debe ser igual al Total Control ingresado en este campo, de lo contrario se recibirá una advertencia que indique que no se está cubriendo el monto de Control. Nota: Si elige omitir la creación del Lote y crea directamente el (os) Asiento(s), el sistema creará automáticamente un lote con la convención de nombramiento de Journal_Name Date Time. Para ingresar los asientos y las líneas correspondientes, si elige no crear lotes de Asiento, dé clic en el botón Nuevo Asiento en la pantalla Encontrar Asientos Si decidió crear lotes de asiento, para ingresar los asientos y sus líneas dé clic en el botón Asientos dentro de la pantalla Lote. 11 de 47

12 Se despliega la pantalla Asientos Todas las líneas en un Asiento comparten la misma divisa y categoría. Llene los siguientes campos: Asiento: Ingrese un nombre único de Asiento para fines de identificación si omite la creación del Asiento. Descripción: Ingrese una descripción para el Asiento. Esta descripción se predeterminará para cada descripción de línea de Asiento. 12 de 47

13 Período: Seleccione el periodo para las entradas de Asiento. Si el asiento se está ingresando a un Lote ya existente, el sistema predetermina al periodo ingresado al nivel del lote. Categoría: Seleccione el tipo de asiento que está creando. Fecha Efectiva: Por default, se desplegará la fecha del día en que se está ingresando el asiento. Tipo Saldo: Aceptar lo predeterminado Real como el tipo de saldo. Total de Control: De manera opcional, ingrese el total de control a nivel de Asiento para verificar que los cargos totales por las líneas de Asiento sean iguales a dicho control. Divisa: Seleccione la divisa. Lo predeterminado será la divisa funcional que se configuró para el Ledger. Información de Línea del Asiento Línea: Ingrese el número de línea. Si ingresa 1 como el primer número, el sistema incrementará cada nueva línea por 1. Si ingresa 10, cada nueva línea incrementará por 10. Los incrementos de línea de 10 se recomiendan, ya que esto permite que usted inserte nuevas líneas más adelante en la orden requerida. Cuenta: Ingrese la Combinación Contable (Cuenta) para la línea de Asiento. Puede hacer clic en el campo, o Ctrl+L para abrir la Lista de Valores (L.O.V.) o escriba manualmente toda la cuenta. 13 de 47

14 Débito/ Crédito: Ingrese la cantidad de Débito o Crédito para la cuenta designada. (Nota: Los Créditos totales deben igualar a los Débitos totales). Descripción: De manera opcional, cambie la descripción que se predetermina del encabezado del Asiento. Ingrese las líneas necesarias hasta completar el asiento contable. Si se guarda el asiento y los Débitos totales no son iguales a los Créditos totales, se despliega una advertencia: De igual forma, sí los Débitos y Créditos totales no son iguales al Control de Lote, el sistema enviará una advertencia: 14 de 47

15 Si desea contabilizar el asiento una vez terminado, de clic en el botón enviará un número de solicitud esto De clic en el botón Para revisar si el proceso terminó correctamente, desde la barra de menú seleccione Ver > Solicitudes Se despliega la pantalla Encontrar Solicitudes de clic en el botón Encontrar 15 de 47

16 Se desplegará la pantalla de solicitudes indicando que la solicitud finalizó su ejecución de manera correcta. 16 de 47

17 3. Web ADI (Wizard de Asiento) El Wizard de Asiento o Web ADI es una extensión de Oracle E-Business Suite basada en una hoja de cálculo. El Wizard de Asiento permite definir y crear asientos contables a través de plantillas de Excel con un formato específico. Con el WEB ADI puede: Utilizar las funciones de la hoja de cálculo de Excel para ingresar asientos contables, por ejemplo, puede utilizar fórmulas para calcular montos, puede modificar las plantillas para desplegar distintos valores por defecto. Editar la plantilla y compartirla con otros usuarios. Definir plantillas de asientos recurrentes para ser cargados cada mes. Una vez que se ha terminado de editar la plantilla el Web ADI valida la información antes de subirla a Oracle E-Business Suite, la información es validada contra cuentas definidas, reglas de seguridad, reglas de validación e información definida en GL. Ruta: Asientos Iniciar Wizard de Asiento Se despliega el Wizard de Asiento 17 de 47

18 Configuración: Seleccione Reales Funcionales Únicos Contenido: Ninguno A continuación dé clic en el botón Crear Documento 18 de 47

19 Se despliega un cuadro de diálogo para guardar el archivo o abrirlo únicamente y guardarlo posteriormente. Seleccione alguna de las 2 opciones. Se abre una hoja de Excel con un mensaje que indica que la plantilla se está cargando, la pantalla con el mensaje no debe cerrarse hasta que aparezca el siguiente mensaje: El documento de creó como se muestra en la siguiente pantalla. 19 de 47

20 Dé clic en el botón Cerrar La plantilla está lista para ser utilizada. A continuación ingrese los datos del asiento contable. Mayor: Seleccione el Libro para el cual desea crear el asiento contable, al dar doble clic sobre el campo, se despliega una pantalla de búsqueda, por defecto se despliega el Libro o Mayor al cual tiene acceso desde la responsabilidad que utilizó al momento de crear el documento. 20 de 47

21 Seleccione el Mayor y dé clic en el botón Selecionar Categoría: Seleccione el tipo de asiento que va a generar, al dar doble clic sobre el campo se despliega una pantalla de búsqueda donde se muestran las categorías de asiento disponibles. 21 de 47

22 Seleccione la categoría correspondiente Seleccionar. y a continuación dé clic en el botón Origen: Elegir Planilla Cálculo Divisa: Seleccione MXN para moneda nacional o USD para moneda extranjera Fecha contable: Ingrese la fecha del asiento, al dar doble clic sobre el campo se despliega un calendario para elegir la fecha contable. Ingrese la cuenta contable que va a afectar el asiento, se debe ingresar la cuenta contable por segmento. Al dar doble clic en el campo de cada uno de los segmentos se despliega la lista de valores de cada segmento. 22 de 47

23 Ingrese el débito o crédito para esta línea. Adicionalmente ingrese una descripción para la línea de asiento. Una vez que se han ingresado todas las líneas de asiento, se deberá cargar a Oracle. Desde la barra de Herramientas de Excel, seleccione Add-Ins > Oracle > Cargar Se despliega una pantalla de opciones para carga de asientos 23 de 47

24 Selecciones si desea cargar todas las filas ingresadas en la plantilla o sólo las filas seleccionadas Seleccione la opción Validar Antes de Cargar Si selecciona la opción Se ejecutará automáticamente el proceso Importación de Asientos, de lo contrario se deberá ejecutar este proceso, consulte el punto 6 de este manual para ver este proceso de manera detallada. La opción indica que se agruparán los asientos por cuenta contable. No seleccione la opción ya que si se selecciona esta opción, se cargarán las diferencias de cuadre a una cuenta de compensación que no se utilizará en esta configuración. Dé clic en el botón Cargar 24 de 47

25 Se despliega un mensaje que indica que los asientos están siendo cargados. Si el asiento no está cuadrado o hay algún error en la validación de los datos, se despliega un mensaje que indica el número de filas inválidas. 25 de 47

26 Para revisar cuáles fueron las filas erróneas y cuál fue el error, cierre la pantalla con el mensaje dando clic en el botón Cerrar En la plantilla de Excel, en la línea errónea se aparecerá una indicación del error Una vez corregido el error, se deberá cargar nuevamente la información a Oracle. Cuando la información cargada es correcta, se despliega un mensaje que indica el número de filas que se cargaron de manera exitosa y el número solicitud para rastrear la importación de asientos. 26 de 47

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28 4. Contabilización de Asientos Contabilice lotes de asientos para actualizar los saldos de sus cuentas detalle y cuentas resumen. Puede contabilizar lotes de asientos reales, de presupuesto o de compromiso. Desde la Venta del Asiento Ruta: Asientos Ingresar Se desplegará la pantalla Encontrar Asientos 28 de 47

29 Ingrese los criterios de búsqueda, se recomienda ingresar por lo menos un criterio de búsqueda ya que de lo contrario puede tardar mucho tiempo la búsqueda, se puede buscar por módulo (Origen), período, divisa, estatus Una vez que ingresó los criterios de búsqueda, dé clic en el botón Encontrar. Se despliega la pantalla Ingresar Asientos Diarios Seleccione la línea de asiento que dese contabilizar. 29 de 47

30 Dé clic en el botón Contabilizar, se despliega el número de solicitud para rastrear su ejecución. Se despliega el ID de Solicitud para rastrear la ejecución del concurrente. Los asientos que no fueron creados manualmente se congelan para que no puedan ser modificados desde el módulo de GL para evitar incongruencias entre los módulos auxiliares y el mayor. Desde la Pantalla de Contabilización Ruta: Asientos Contabilizar 30 de 47

31 Se desplegará la pantalla Encontrar Asientos. Ingrese los criterios de búsqueda. Una vez que ingresó los criterios de búsqueda, dé clic en el botón Encontrar 31 de 47

32 Seleccione el lote asiento que dese contabilizar, y dar clic en el botón Contabilizar. 32 de 47

33 5. Consulta de Cuenta Use esta ventana para realizar consultas en línea para cualquier cuenta resumen o detalle en el mayor. También puede desglosar hacia abajo hasta detalles de asientos que afecten los saldos de cuentas y revisar detalle de los módulos auxiliares Oracle. Ruta Consulta Cuenta Se despliega la pantalla Consulta de Cuenta 33 de 47

34 Ingrese el nombre del Mayor para el cual desea consultar el saldo de cuenta Ingrese el período Desde y Período Hasta para los cuales desea realizar la consulta En la sección Divisa, seleccione el tipo de divisa, puede ser: Ingresado (Divisa en la cual fue ingresado el Asiento) con lo cual se activa el campo Ingresado y deberá seleccionar la divisa que dese a consultar. Estadística, para mostrar asientos estadísticos que no afectan saldos contables. Total, el saldo total de una cuenta con las divisas ingresadas convertidas a divisa funcional 34 de 47

35 En la pestaña Tipo Saldo Primario, seleccione la opción Real Navegue a la sección Cuentas, ingrese el rango de cuentas que desea consultar. No es necesario ingresar un valor en todos los segmentos, al ingresar más valores en los segmentos, se limita la búsqueda de cuenta. En el campo Cuentas, se despliegan todas las combinaciones contables que cumplen con el criterio de búsqueda ingresado. Mostrar Saldos: Se ve información para cada Mayor, Período contable y Divisa en los criterios de selección, incluidos los saldos AP (Acumulado del Período) y AA (Acumulado Anual) para la cuenta resumen o detalle. GL despliega todos los saldos deudores como importes positivos y saldos acreedores como importes negativos. 35 de 47

36 Dé clic en el botón Detalles Asiento (B) Se muestran los asientos que conforman el saldo. Mostrar Asiento Completo: Hace una liga hacia el asiento contable. 36 de 47

37 Desglosar: Hace una liga hacia el módulo que originó el asiento contable. Se despliega una pantalla Web con la línea de asiento contable correspondiente a la cuenta para la que se hizo la consulta de saldo. Dé clic en el botón Visualizar Transacción, se muestra la pantalla del módulo auxiliar que originó la transacción. 37 de 47

38 Detalle de Saldos: Regresa a la pantalla Detalle de Saldos Detalles de Asientos: Muestra la pantalla Asientos 38 de 47

39 6. Cierre Mensual Los módulos auxiliares Oracle deberán ejecutar, por lo menos en forma mensual, el proceso de envío de la información a Oracle GL a través del proceso que en R12 se denominado Crear Contabilidad. Este proceso de Crear Contabilidad se puede ejecutar en 2 formas en los módulos auxiliares: - Final: Hace el envío a GL - Provisorio: En este modo se ejecuta el proceso de contabilización sin enviar la información a GL. Cabe mencionar que es de gran utilidad ejecutarlo en forma periódica para poder detectar errores y corregirlos antes de llevar a cabo el envío final de información al cierre de mes. El proceso de Crear Contabilidad, como se mencionó anteriormente, se ejecuta directamente desde el módulo origen y en el mismo se genera el siguiente reporte: Ruta: Ver Solicitudes Encontrar 39 de 47

40 Para revisar el reporte se debe dar clic en el botón Visualizar Output y se mostrará el reporte denominado Informe Programa de Contabilidad de Submayor. Este reporte se genera en modo provisiorio cuantas veces sea necesarias y por las transacciones que aún no han sido transferidas a contabilidad, por lo cual se sugiere que cuando se ejecute el proceso en modo final el reporte sea respaldado (se genera en Word) para que el área de contabilidad lo reciba como soporte de la información que envía el módulo auxiliar al mayor. 40 de 47

41 Este informe muestra el detalle de las transacciones que están siendo transferidas al módulo de GL, así como los errores que surgen en el proceso para que así puedan ser corregidos en el módulo de origen. Una vez que la información se envía en forma de Asientos al módulo de GL, se deberá ejecutar el proceso de contabilización para poder llevar a cabo la afectación de saldos. Cierre de Período en GL El cierre de período únicamente es generado por un administrador de sistema, y cuando éste se ejecuta se debe realizar la siguiente información: Ruta: Configuración Abrir / Cerrar 41 de 47

42 Aparece una Pantalla que nos pregunta qué compañía queremos seleccionar 1. Mayor. Seleccionar la compañía (aparece un default). 2. Presionar el boton de Encontrar 3. Posteriormente se ubica el período a cerrar, se selecciona, se cambia el Estado a Cerrado y se guarda. 42 de 47

43 El sistema ejecutará un proceso que generara un Informe Excepciones de Cierre de Período de Submayor. Ruta: Ver Solicitudes Encontrar El reporte se podrá visualizar dando clic en el botón Visualizar Output. 43 de 47

44 Este reporte muestra información sobre el estatus de la transferencia de la información de los módulos auxiliares a GL. Si se cierre el período y aún hay información pendiente en los auxiliares, dicho reporte lo indicará, por tal motivo también se sugiere que este reporte sea respaldado periódicamente (se genera en Word y es posible guardarlo en la máquina) y enviado al área de contabilidad como soporte del cierre. 44 de 47

45 7. Cierre anual Apertura del Ejercicio siguiente Cierre Anual En forma estándar, al finalizar el año y abrir el periodo de enero, la funcionalidad de GL netea los saldos de las cuentas de Resultados y manda el graba el valor calculado en una cuenta de resultado del ejercicio llamada Cuenta de Ganancias Retenidas. Esta operación la realiza el módulo directamente en la Tabla de saldos de cuentas (GL_Balances) y no genera póliza de cierre. La cuenta configurada para este propósito es: Dado lo anterior y a que se requiere por el CONAC que se registre la póliza a detalle, el modelo propuesto plantea que este proceso se ejecute a través de una póliza de Web ADI en el período de ajuste del año correspondiente para así cumplir con los requerimientos de Ley. Apertura del Ejercicio Siguiente Cuando se tiene activada la opción de control presupuestal (Budgetary Control) es necesario abrir el ejercicio de compromisos cada vez que se inician operaciones Para abrir el periodo: Ruta: Configuración Abrir/Cerrar Aparece una Pantalla que nos pregunta qué compañía queremos seleccionar 4. Mayor. Seleccionar la compañía (aparece un default). 5. Presionar el boton de Encontrar 6. Posteriormente se debe presionar el botón de Abrir Ejercicio Sgte 45 de 47

46 El sistema pedirá confirmación y una vez aceptada ejecutará un concurrente y quedará abierto el Año Compromiso. Nota: Los procesos de apertura y cierre de período únicamente podrán ser ejecutados por un administrador de sistema. 46 de 47

47 8. Temas Abiertos y Cerrados Temas Abiertos ID Tema Resolución Responsabilidad Fecha de Entrega Fecha Crítica Temas Cerrados ID Tema Resolución Responsabilidad Fecha de Entrega Fecha Crítica de 47