MANUAL DE CORRESPONDENCIA

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1 MANUAL DE CORRESPONDENCIA MUNICIPIO DE PUERTO CONCORDIA

2 FLORISELDA RODRIGUEZ DELGADO Jefe de Archivo y Correspondencia pág. 1

3 CONTENIDO Página 1. DE LA CORRESPONDENCIA CONCEPT O OBJET IVOS GENERAL OBJET IVOS ESPECÍFICOS CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA Por su naturaleza Oficial Oficial confidencial Personal Por el lugar de destino Urbano local Nacional Internacional Por el destinatario Correspondencia externa Correspondencia interna NORMAS PARA EL RECIBO Y T RÁMIT E DE LAS COMUNICACIONES Responsabilidad y limitación de funciones Recepción de correspondencia Recibo Radicación Digitalización Distribución COMUNICACIONES EN SOBRES CERRADOS INVIOLABILIDAD DE LA CORRESPONDENCIA 8 pág. 2

4 1.8 RECIBO DE CORRESPONDENCIA OFICIAL RECIBO DE CORRESPONDENCIA OFICIAL CONFIDENCIAL CORRESPONDENCIA PERSONAL DERECHOS DE PET ICIÓN Y T UT ELAS DE LA VENT ANILLA ÚNICA DE CORRESPONDENCIA DENT RO DE LOS PROGRAMAS DE GEST IÓN DOCUMENT AL CLASIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS COMUNICACIONES OFICIALES PRODUCIDAS PRECAUCIONES PARA EL MANEJO DE COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS PROCEDIMIENT O PARA LA ELABORACIÓN, RADICACIÓN Y T RÁMIT E DE COMUNICACIONES OFICIALES IMAGEN CORPORAT IVA IDENT IFICACIÓN DE LA DEPENDENCIA PRODUCT ORA ASIGNACIÓN Y UT ILIZACIÓN DE SIGLAS NÚMERO DE COPIAS T IPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENT OS PARA LA RECEPCIÓN, RADICACIÓN Y DIST RIBUCIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES PRODUCIDAS REVISIÓN RADICACIÓN T RÁMIT E OPORT UNO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES FIRMA DE COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICACIONES ELECT RÓNICAS ( ) 19 pág. 3

5 1. DE LA CORRESPONDENCIA 1.1. CONCEPTO Se entiende por correspondencia, la comunicación escrita impresa en papel o medio magnético entre las dependencias de la Alcaldía y entre la Alcaldía y el exterior de la misma, llámense oficios, cartas, cuentas, permisos o cualquier denominación del documento y que requiera ser tramitada por la Alcaldía OBJETIVO GENERAL Este Manual tiene como objetivo principal, establecer los lineamientos que le permitan a la Ventanilla Única de Correspondencia del Municipio de Puerto Concordia, cumplir con el propósito de administrar las comunicaciones de carácter oficial, contribuyendo con la normalización de los procesos de recibo, clasificación, revisión, radicación, registro, digitalización, distribución, trámite, control, elaboración y despacho de la correspondencia, como parte integral de sus programas de gestión documental OBJETIVOS ESPECIFICOS Fijar los pasos metodológicos de recepción, registro, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales que reciben y envían las entidades. Instruir a los funcionarios de la administración municipal sobre técnicas de embalaje e identificación de datos en los sobres. Normalizar procedimientos que permitan la adecuada recepción, producción, conservación y distribución de los documentos en las unidades de correspondencia. Establecer lineamientos que permitan un efectivo control y una adecuada utilización de la información tramitada por medios electrónicos. Orientar a los funcionarios en técnicas para la conservación de documentos. Presentar recomendaciones básicas preventivas para el manejo de las comunicaciones oficiales. pág. 4

6 1.4. CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA La correspondencia puede clasificarse de la siguiente manera: Por su naturaleza. Es decir de acuerdo con el productor y receptor de la misma y el asunto tratado. Así se tienen tres categorías: Oficial. Cuando el asunto compete a la entidad y puede ser de conocimiento general Oficial Confidencial. Cuando el asunto compete a la entidad y sólo puede ser conocido por el personal autorizado Personal. Cuando el asunto compete de manera particular únicamente a un empleado de la entidad Por el lugar de destino Es decir, de acuerdo con la localización física del destinatario. Se tienen tres categorías: Urbano Local. Cuando el destinatario se encuentra dentro del área urbana del municipio Nacional. Cuando el destinatario se encuentra fuera de la ciudad y dentro del país Internacional. Cuando el destinatario se encuentra fuera del país Por el destinatario Correspondencia Externa: Es de carácter oficial, se cursa entre la Alcaldía y otras entidades oficiales, empresas particulares y/o personas naturales y jurídicas, vía correo aéreo, terrestre, electrónico, o cualquier otro medio que se implante en la Alcaldía Municipal. pág. 5

7 Correspondencia Interna: Son las comunicaciones oficiales producidas entre las dependencias de la Alcaldía. Se denominan memorandos NORMAS PARA EL RECIBO Y TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA El recibo, trámite y control de la correspondencia externa, dirigida a las diferentes dependencias de la administración municipal, se debe hacer únicamente por intermedio de la Ventanilla Única de Correspondencia Responsabilidad y limitación de funciones El recibo y trámite de la correspondencia externa estará centralizado en la Ventanilla Única de Correspondencia. La Ventanilla Única de Correspondencia no se hará responsable de la correspondencia oficial externa que sea entregada directamente al servidor público o dependencia destinataria. Por tal motivo ningún servidor público de otra dependencia podrá recibir, atender o entregar directamente documentos que no hayan sido previamente radicados Recepción de correspondencia La recepción de la correspondencia cuenta con las siguientes etapas: 1. Recibo 2. Radicación 3. Digitalización 4. Distribución Recibo. Consiste en recibir y revisar la correspondencia que llega a la Alcaldía a través de los diferentes medios de comunicación escrita. Para el recibo de las comunicaciones oficiales se sugiere seguir los siguientes criterios: 1. La persona encargada del área de correspondencia deberán recibir únicamente las comunicaciones que conciernan a la entidad y verificar su competencia, en caso que no sean para la entidad deberán ser devueltas al respectivo destinatario. pág. 6

8 2. las comunicaciones que recibe la entidad se someterán a un proceso de selección antes de legalizar su recibimiento, con fecha, hora, firmas o sello, para determinar si son de carácter oficial o personal, o si amerita su registro y radicación, igualmente se tendrá especial cuidado de confrontar si la información que se recibe, está completa, tiene anexos y se encuentra en buen estado de conservación. 3. Las comunicaciones de carácter privado o confidencial, no deberán abrirse cuando estén plenamente identificadas con mensajes como confidencial o privado, estrictamente personal y otras similares. Estas comunicaciones se entregarán directamente al funcionario a quien vienen dirigidas. las demás comunicaciones se abrirán y luego de ser seleccionadas, se registrarán y radicarán. 4. Las publicaciones libros, revistas, folletos y demás documentos de carácter meramente informativo como plegables, publicidad, no deberán radicarse y se entregarán a la dependencia con la cual tengan relación de acuerdo a sus funciones Radicación. La radicación de las comunicaciones oficiales consiste en agregar un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas dejando constancia de la fecha y hora de su recibo o de su envió, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. El libro de radicación de correspondencia debe contener las siguientes columnas: Número de radicado, fecha de radicado, número del oficio, remitente, asunto, recibido por, entregado a, fecha de entrega, fecha de respuesta (si amerita). Una vez terminado este proceso, se le coloca el sello de la Ventanilla Única de Correspondencia el cual contendrá la fecha, hora, número de radicado, firma de recibido, número de folios y anexos. Para la radicación de las comunicaciones oficiales se sugiere seguir los siguientes criterios: 1. La radicación de las comunicaciones oficiales debe hacerse en forma permanente. Sin embargo, se debe atender el carácter de prioridad y urgencia que revista la comunicación, en tal caso deberá entregarse de inmediato. pág. 7

9 Posterior al registro y radicación, se realizará el reparto y distribución de las comunicaciones para lo cual se diseñaran controles que identifiquen claramente la comunicación: Número de radicación, nombre del remitente, asunto, fecha y hora de recibo, dependencia a la cual se direcciona el documento y espacio para firma del funcionario que recibe. 2. Para el envío de comunicaciones oficiales además de registrarlas y radicarlas se deberá tener en cuenta los procedimientos establecidos por la administración municipal para producción documental, la imagen corporativa, las formas de distribución como correo tradicional, mensajería, correo electrónico entre otros. El envío de las comunicaciones oficiales a través del correo tradicional, debe hacerse en forma permanente, estableciendo como horario de lunes a jueves entre las 8:00 a.m. a 11:00 a.m Digitalización. Consiste en escanear el documento remisorio y sus anexos y el envío de la imagen a la dependencia destinataria. Este es un procedimiento usado en correo electrónico Distribución. Una vez realizada la digitalización de las imágenes y su posterior enrutamiento, los documentos originales junto con sus anexos serán distribuidos a las dependencias correspondientes COMUNICACIONES EN SOBRES CERRADOS Las comunicaciones que lleguen a la entidad en sobre cerrado se abrirán, seleccionarán, radicaran y se dará el trámite correspondiente, a no ser que se trate de comunicaciones con sellos de confidencial, privado, estrictamente personal o mensajes similares, estas se entregaran directamente al interesado INVIOLABILIDAD DE LA CORRESPONDENCIA El funcionario de la Ventanilla Única de Correspondencia cumplirá con lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Nacional, garantizando la inviolabilidad de la correspondencia, de las cartas y documentos privados, pág. 8

10 señalando que solo podrán interceptarse o registrarse mediante orden de funcionario competente y con el único objeto de buscar pruebas judiciales RECIBO DE CORRESPONDENCIA OFICIAL La correspondencia oficial recibida debe ser revisada por el servidor público designado en la Ventanilla Única de Correspondencia. Antes de su radicación, se debe verificar que el sobre no haya sido abierto y que la correspondencia no se encuentre en mal estado, si es así, dejará constancia al radicarse. Así mismo, revisará que los anexos sean los anunciados. Cuando la correspondencia esté dirigida a la Administración municipal sin especificar dependencia o funcionario destinatario, deberá remitirse a la dependencia que por el contenido de la comunicación se considere sea la competente. En el caso que no se tenga claridad sobre la dependencia competente se informará a la Secretaría de Gobierno, para que decida el trámite correspondiente. Si existe incongruencia entre el nombre y el cargo del servidor público, el Área de Administración Documental remitirá la correspondencia a la dependencia mencionada en el sobre. Toda correspondencia dirigida a los funcionarios en cuyo sobre o encabezado se mencione el cargo, se presumirá que es correspondencia oficial y será radicada RECIBO DE CORRESPONDENCIA OFICIAL CONFIDENCIAL Distinguida por la palabra confidencial o privado, se le debe dar un tratamiento de especial reserva, se radicará con la información que se pueda obtener del sobre y su trámite se hará sin abrirlo, enviándolo a su destinatario. Igual tratamiento se dará a los documentos que tienen reserva como las investigaciones preliminares, los pliegos y autos de cargos que formulen la Procuraduría General de la Nación y demás órganos de control dentro de los procesos disciplinarios y de responsabilidad fiscal, lo mismo que los respectivos descargos. pág. 9

11 En caso de que por desconocimiento del contenido se abra un sobre que contenga documentos que tienen reserva, inmediatamente se detecte el hecho se procederá a cerrar el sobre nuevamente y se dará tramite con reserva de su contenido CORRESPONDENCIA PERSONAL Es la que viene dirigida a los diferentes servidores públicos de la administración municipal, pero que no tiene carácter oficial y es de interés particular. La Ventanilla Única de Correspondencia no será responsable del trámite de este tipo de correspondencia. Los servidores públicos de la Administración Municipal deben abstenerse de dar como dirección para su correspondencia particular la de la Alcaldía. En caso de que llegue un documento de carácter personal, el encargado de la Ventanilla Única de Correspondencia no lo abrirá y lo depositará en una casilla destinada para tal efecto y el servidor público destinatario deberá acercarse para retirarlo. En todo caso no se firmará recibo o utilizará sello en constancia de recibo de correspondencia particular DERECHOS DE PETICIÓN Y TUTELAS La Ventanilla Única de Correspondencia dará trámite prioritario para su entrega inmediata a los derechos de petición, tutelas y embargos. 2. LA VENTANILLA ÚNICA DE CORRESPONDENCIA DENTRO DE LOS PROGRAMAS DE GESTION DOCUMENTAL. El Municipio de Puerto Concordia tiene definida la Ventanilla Única de Correspondencia como: La unidad administrativa encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales. Esta área de correspondencia cumplirá con el desarrollo de las fases de producción y/o recepción, trámite, distribución y consulta del programa de gestión documental. El área de correspondencia, cuenta con una funcionaria debidamente capacitada, lo mismo que con los medios físicos y tecnológicos necesarios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, correo electrónico u otros, de modo que faciliten la atención de las solicitudes pág. 10

12 presentadas por los ciudadanos y garanticen el cumplimiento de los objetivos de las entidades. Equipo y mobiliario Equipos: De acuerdo con las funciones, la producción documental y los recursos técnicos y financieros, la entidad podrá contemplar el uso de recursos informáticos como computadores, aplicativos y redes, que faciliten los procedimientos de registro, radicación y distribución, podrán contar con equipos de fax, correo electrónico, digitalización, reprografía, entre otros. Sellos: Con el fin de dejar constancia de la recepción de los documentos, la Ventanilla Única de Correspondencia deberá contar con sellos, como: recibido, devuelto, urgente y los demás que requiera la entidad de acuerdo con sus funciones. Carpetas: Para darle un tratamiento adecuado a los documentos y facilitar la clasificación de los mismos, la Ventanilla Única de Correspondencia deberá contar mínimo con una carpeta que permita transportar desde la unidad de correspondencia a la respectiva dependencia los documentos que recibe y que envía. Casilleros: En virtud que la Ventanilla Única de Correspondencia centraliza la recepción y envío de la comunicaciones, debe contar con muebles dotados con divisiones proporcionales que permitan el almacenamiento temporal de las mismas y por tanto su rápida ubicación. Funciones Recibir, radicar registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo. Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia. Proponer métodos, procedimientos y propender por la incorporación y uso de nuevas tecnologías, que permitan modernizar y agilizar los procesos de Correspondencia. Prestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones oficiales, a las dependencias que lo requieran. pág. 11

13 Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el vencimiento de términos para dar respuesta a los trámites y solicitudes presentadas por los ciudadanos. Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad, imparcialidad y respetando el derecho de turno. Atender con prioridad a los menores de edad, discapacitados y adultos mayores, que acudan a la Ventanilla Única de Correspondencia con el fin de entregar y radicar comunicaciones o solicitar información sobre el trámite de su requerimiento. Servicios El área de correspondencia del Municipio de Puerto Concordia prestan los siguientes servicios: Atención al usuario: Lugar a donde acuden los usuarios y ciudadanos en general con el propósito de obtener información sobre la misión, funciones y servicios que presta la entidad, sobre los trámites administrativos o requisitos necesarios para la obtención de un servicio o la atención de un requerimiento y el tiempo y lugar donde se le puede dar respuesta a la solicitud presentada. Atención de consultas sobre el estado del trámite solicitado. Servicio alerta: Uno de los más importantes, consiste en el recordatorio de comunicaciones recibidas, para dar respuesta oportuna a las solicitudes y velar por el cumplimiento del derecho de turno. 3. CLASIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES Las comunicaciones oficiales se clasificarán en recibida y producida y se les definirá como a continuación se indica: 3.1 COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS Son las comunicaciones que ingresan a través de la Ventanilla Única de Correspondencia, dirigidas a la Alcaldía, como entidad y a sus funcionarios en calidad de tales, a través de las redes de correos o entregadas en la ventanilla de recepción de correspondencia. Las comunicaciones oficiales recibidas a su vez se clasificarán en Normal, Confidencial y Vía Fax o Correo Electrónico. pág. 12

14 Comunicaciones oficiales normales. Son aquellas que ingresan a través de la Ventanilla Única de Correspondencia dirigidas a la Alcaldía o a sus funcionarios y no traen anotaciones especiales sobre el empaque. Comunicaciones oficiales confidenciales. Son aquellas que ingresan a través de la Ventanilla Única de Correspondencia dirigidas a la Alcaldía o a sus funcionarios y en el sobre o empaque contiene la anotación explícita de Personal o Confidencial. Comunicaciones oficiales vía fax o correo electrónico. Son las comunicaciones que ingresan a las diferentes direcciones de correo electrónico de la Alcaldía. Estas comunicaciones deben ser administradas por la funcionaria de la Ventanilla Única de Correspondencia y por las dependencias o Unidades de Correspondencia para garantizar la oficialización, seguimiento y control de su trámite. 3.2 COMUNICACIONES OFICIALES PRODUCIDAS Son las comunicaciones que se producen en cualquier dependencia de la administración municipal, conforme al procedimiento que se establece para ello, dirigida a otras oficinas de la entidad, a otros entes públicos o privados o a personas naturales y se tramitan a través de la Ventanilla Única de Correspondencia. 4. PRECAUCIONES PARA EL MANEJO DE COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS. Todas las comunicaciones oficiales que ingresen a la entidad deben ser radicadas en la Ventanilla Única de correspondencia de acuerdo con el siguiente procedimiento: a) Revisión. Las comunicaciones oficiales que se reciban en la entidad se someterán a un proceso de revisión antes de legalizar su recepción, con el fin de determinar si son de competencia de la entidad y si ameritan radicación, verificar los anexos, el destino, los datos de origen del ciudadano o entidad que remite, dirección donde se deba dar respuesta y asunto correspondiente. Se identificarán sobres o paquetes sospechosos, antes de abrirlos, de acuerdo con las siguientes recomendaciones: pág. 13

15 Sobres o paquetes cuyo peso es excesivo. Sobres o paquetes sin remitente. Paquetes sucios, manchados o con olores extraños. Exceso de avisos o de sellos postales. Palabras restrictivas. Paquetes amarrados con cables o presencia de cables. Si se encuentran estos u otros indicios que adviertan la posibilidad de que existan artefactos explosivos o sustancias extrañas, se debe, entre otras medidas de precaución, aislar el paquete extraño, averiguar y verificar su procedencia, no abrirlo y llamar a los expertos en explosivos o a los organismos de seguridad competentes. 5. PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN, RADICACIÓN Y TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES Busca conocer los aspectos que se deben seguir en la elaboración, radicación y trámite de la correspondencia interna que se produce en la Administración Municipal. 5.1 IMAGEN CORPORATIVA. Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, la elaboración de comunicaciones oficiales se realizará siguiendo los modelos de las normas Icontec, adoptados por la administración municipal, y en la papelería establecida en el Manual de identidad visual. 5.2 IDENTIFICACIÓN DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: Para facilitar el manejo de la correspondencia y proporcionar una codificación que permita hacer fácil referencia a ella, todas las dependencias productoras de documentos de la Administración Municipal estarán identificadas por un código. Este código es de uso obligatorio. 5.3 ASIGNACIÓN Y UTILIZACIÓN DE SIGLAS: La sigla es la identificación de cada una de las dependencias autorizadas para elaborar correspondencia o de la entidad y se encuentra establecida conforme a la estructura orgánica de la Administración Municipal. Cualquier modificación o asignación de sigla, solo podrá efectuarla la Secretaria de Gobierno. pág. 14

16 En el trámite de la correspondencia la sigla a utilizar será la correspondiente a la entidad: AMPC. 5.4 NÚMERO DE COPIAS. Todas las comunicaciones se elaborarán en original y copia, ambas firmadas. El original se entregará al destinatario y la copia a la oficina productora con sus correspondientes anexos y antecedentes, para el archivo de gestión, en la serie documental a la cual pertenezca de acuerdo con la Tabla de Retención Documental. 5.5 TIPOS DOCUMENTALES. En la elaboración de las comunicaciones oficiales se emplearán los siguientes tipos documentales: a) Carta. Se empleará para la correspondencia dirigida al medio externo y cuando la entidad comunique a sus empleados situaciones de tipo laboral (vacaciones, licencias, aceptaciones de renuncia, solicitudes de documentos personales, cobros personales, eventos de capacitación, invitaciones, llamados de atención, y situaciones análogas). Los funcionarios que hayan sido comisionados para adelantar investigaciones elaborarán cartas en la papelería institucional. De igual forma aquellos que sean designados mediante oficio escrito, como supervisores de contratos o convenios. b) Memorando. Se utilizará para la correspondencia interna, con el fin de transmitir información, orientaciones y pautas. c) Circulares. Son las comunicaciones con un mismo contenido dirigidas a varios destinatarios internos o externos. Estas se clasifican así: 1. Circulares externas o cartas circulares. Se emplean para las comunicaciones con igual contenido, dirigida a varios destinatarios del medio externo y cuando la entidad comunica a sus empleados situaciones de tipo laboral (vacaciones, licencias, aceptaciones de renuncia, solicitudes de documentos personales, cobros personales, eventos de capacitación, invitaciones, evaluaciones de desempeño, llamados de atención, y situaciones análogas). 2. Circulares internas. Se emplean para las comunicaciones con igual contenido dirigidas a varios destinatarios internos, para transmitir información, orientaciones y pautas. 3. Circulares generales. Se emplean para dar a conocer información de carácter general o normativa a un grupo destinatario. Las circulares normativas pág. 15

17 solamente podrán ser emitidas por:, Secretarios de Despacho, Directores de Área y Jefes de Oficina, d) Directrices. Son expedidas por la Dirección Jurídica en el ejercicio de sus funciones, para mantener la unidad doctrinaria en los actos y decisiones de la entidad, emitir lineamientos para la aplicación de las normas, orientar y propender porque las acciones institucionales se ajusten a la normatividad vigente y actualizar, sistematizar y difundir la producción y el conocimiento jurídico en la entidad. 6. PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN, RADICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES PRODUCIDAS Todas las comunicaciones oficiales que produzca la entidad deben ser radicadas en la Ventanilla Única de Correspondencia, de acuerdo con el siguiente procedimiento: 6.1 REVISIÓN Las comunicaciones oficiales que produzca la entidad con destino a otras dependencias de la entidad y a personas naturales o jurídicas, se someterán al siguiente proceso de revisión antes de proceder a su radicación, con el fin de constatar que han sido debidamente firmadas por el funcionario autorizado: Que los anexos que se anuncian están completos. Que trae el antecedente y las copias anunciadas. Que el contenido del original es idéntico al de las copias y que contiene las copias del original para la serie documental consecutivo de correspondencia producida y para el archivo de gestión de la oficina productora. 6.2 RADICACIÓN Es el procedimiento que se aplica con el propósito de oficializar el trámite de las comunicaciones oficiales y cumplir con los términos de vencimiento que establece la ley. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de 0001, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados, de acuerdo con la tecnología que haya incorporado la entidad y se dejará constancia de la fecha y pág. 16

18 hora de recibo. Este número se constituye en la única identificación del documento. Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos y cuando el usuario o peticionario presente personalmente la comunicación, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Cuando existan errores en la radicación y se anulen números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del funcionario a cargo de la radicación y de su jefe inmediato. c. Comunicaciones sin firma y sin nombre del responsable. Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones por seguir. d. Comunicaciones vía fax. Las comunicaciones oficiales vía fax se reproducirán sobre papel que garantice la permanencia y durabilidad de la información. Cuando se utilice papel químico se deberá fotocopiar, previo a su radicación. e. Control de comunicaciones oficiales. El funcionario encargado de la recepción de las comunicaciones oficiales controlará la recepción, envío, distribución y trámite, en el libro radicador de correspondencia, a través del registro diario de todos los datos que permitan certificar su recepción y trámite y alertará permanentemente a todas las dependencias sobre las comunicaciones que se encuentren pendientes de trámite y respuesta. 6.3 TRÁMITE OPORTUNO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES. Las comunicaciones oficiales recibidas que contengan peticiones, quejas, reclamos o consultas, se tramitarán en la forma y el plazo que para tales casos establezcan las normas vigentes al momento de su radicación. Los términos dentro de los cuales se deberán responder estos tipos de comunicaciones oficiales empiezan a contarse a partir del día siguiente al de su radicación. pág. 17

19 7. FIRMA DE COMUNICACIONES OFICIALES Solo podrán firmar correspondencia externa el, Secretarios de Despacho, Asesoras, Jefes de Oficina, y todos aquellos que en desarrollo de disposiciones legales tengan obligación de certificar o remitir información de carácter oficial. También podrán firmar comunicaciones oficiales los funcionarios con póliza de manejo y a los funcionarios comisionados para adelantar investigaciones, o designados para labores de supervisión en la contratación, para firmar comunicaciones oficiales relacionadas con su función. Conforme al artículo 111 del Código de Procedimiento Civil, podrá firmar correspondencia externa, quien haga las veces de Secretario de Jurisdicción Coactiva. Cuando por razones del servicio se haga indispensable que algún servidor público no facultado para firmar correspondencia lo deba hacer, dicha facultad le podrá ser asignada de conformidad con las siguientes consideraciones: - La asignación se debe efectuar por escrito, comunicándola al coordinador de la Ventanilla Única de Correspondencia. - La asignación únicamente la pueden otorgar aquellos servidores públicos autorizados para firmar la correspondencia. - La asignación debe ser específica, determinando claramente el tipo de asunto que tratará la correspondencia que se autoriza firmar. - La asignación debe fijar el término de la misma en forma precisa y debe recaer directamente en la persona que se autoriza. La asignación debe versar sobre correspondencia que sea competencia del funcionario que la otorga. Las comunicaciones oficiales únicamente podrán ser firmadas por funcionarios de planta AUTORIZADOS y en ningún caso por contratistas. pág. 18

20 En todo caso ningún servidor público podrá firmar por otro, no se podrá anteponer la preposición Por. La firma será autógrafa. En ausencia del funcionario que deba firmar, será el superior jerárquico inmediato quien firme y en ausencia de este firmará el mediato. La funcionaria de la Ventanilla Única de Correspondencia llevará un registro de firmas de los funcionarios autorizados para firmar comunicaciones oficiales. Este registro contendrá el nombre del funcionario, su cargo, el número de decreto, resolución de nombramiento o resolución de designación, su firma completa y su firma abreviada. 8. COMUNICACIONES ELECTRONICAS ( ) Es uno de los medios más comunes de comunicación. Algunos de los asuntos tratados electrónicamente requieren seguimiento y toma de decisiones por lo que es necesario contar con los antecedentes e información pertinente. En vista de lo anterior es conveniente que las personas que manejen asuntos importantes electrónicamente, guarden copia en su archivo de gestión y si la respuesta de la Administración Municipal se da por , debe ser también conservada en físico y archivada en la serie correspondiente. La recepción y envío de comunicaciones oficiales por correo electrónico debe permitir el control y seguimiento por parte de la funcionaria de la Ventanilla Única de Correspondencia, para lo cual se tienen habilitadas cuentas de correo institucional por cada una de las dependencias. Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas. Cuando una dependencia de la entidad reciba una comunicación oficial por medios electrónicos, magnéticos, o cualquier otro medio, estará en la obligación de enviarla inmediatamente a la Ventanilla Única de Correspondencia para que se oficialice su ingreso a la entidad. Es responsabilidad de todos los funcionarios de la Administración municipal, revisar a diario su correo a fin de dar trámite a los asuntos asignados por este medio, la no consulta no exonera de la obligación de dar respuesta oportuna. pág. 19