Qué pasa si? Teresa García López y Martha Oliva Zárate* II. CONCEPTOS

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1 Qué pasa si? Teresa García López y Martha Oliva Zárate* RESUMEN El trabajo que aquí se presenta continúa con la serie de documentos que pretenden ofrecer a los lectores de Ciencia Administrativa, algunas guías de operación de software comercial, orientando su uso a la resolución de problemas en el campo de la administración con la finalidad de aprovechar las alternativas funcionales que ofrecen dichos programas. Una de las funciones básicas de las finanzas es la planeación, ya que a través de ésta, deben preverse las necesidades de inversión así como la obtención de recursos para llevarlas a cabo, con la finalidad de mejorar la rentabilidad de la empresa y evitar problemas de efectivo coadyuvando a maximizar su valor. Una de las herramientas de planeación financiera, es la proyección de estados financieros, en la cual siempre existirán elementos de incertidumbre asociados a las alternativas que se proyectan, debido principalmente a factores del entorno cuyo comporta-miento no puede ser controlado. Esta falta de certeza, dificulta la toma de decisiones, por lo que el analista opta por desarrollar y presentar diferentes resultados de acuerdo con las posibilidades de ocurrencia de las variables que se consideran inciertas, dificultando el trabajo que debe llevar a cabo. La hoja de cálculo Excel en su versión 2003, cuenta con una herramienta llamada Escenarios que permite manejar este tipo de análisis acerca de qué pasa si? y el trabajo que aquí se presenta, ejemplifica la forma de usarla. I. INTRODUCCIÓN Cuando se realizan análisis financieros proyectándolos a futuro, la hoja de cálculo Excel, cuenta con una herramienta que diseñada adecuadamente, apoya y facilita la presentación de resultados esperados de acuerdo con distintas situaciones factibles de influir en los mismos, simplificando el trabajo del analista. Dicha herramienta se denomina Escenarios y permite manipular datos específicos (variables) manteniendo constantes otros datos considerados en el modelo diseñado. Por ejemplo, en un análisis de estados financieros proyectados podrían surgir preguntas como: y qué pasa en las utilidades netas esperadas si las ventas estimadas solamente alcanzan el 80% de lo presupuestado?; o qué pasa con la utilidad neta si los gastos de operación son mayores de lo esperado?; o bien, en un análisis del punto de equilibrio, algunas preguntas que podrían surgir serían; y si los costos fijos se incrementan, qué sucede con el punto de equilibrio? Y si los costos variables se incrementan, qué pasa con el punto de equilibrio? Los escenarios de Excel, permiten presentar resultados esperados en un modelo de hoja de cálculo (estados financieros proyectados, por ejemplo) al modificar determinados datos, asumiendo que todos los demás permanecen sin alteración. En su estructura además de la introducción, el documento se ha dividido en tres apartados. En el apartado de Conceptos, se refiere brevemente algunas consideraciones relacionadas con la proyección de estados financieros posteriormente, se describe un ejemplo, del uso de los Escenarios de Excel para la proyección de un estado de resultados. II. CONCEPTOS Aunque el objetivo de este trabajo no es profundizar acerca de conceptos financieros, es conveniente hacer mención a lo que en este escrito, el lector debe entender como Estado de Resultados Proyectado; Punto de Equilibrio y Escenario. II.1 Estado de Resultados Proyectado Fundamentalmente, llevar a cabo la planeación financiera tiene la ventaja de permitir a la administración tomar en cuenta posibles desviaciones de la ruta planteada y así, tomar medidas correctivas y decisiones oportunamente. Para llevar a cabo la planeación financiera de una organización, existen varias herramientas que de alguna manera se encuentran interrelacionadas o se complementan. Algunas de las más comúnmente usadas son: a) análisis del punto de equilibrio y grado de apalancamiento financiero y b) modelos de planeación general, presupuestos y estados financieros proyectados. En este documento, se presenta una aplicación de la proyección de estados financieros, particularmente del estado de resultados mediante del uso de Excel y uno de sus comandos denominado Escenarios. Para ello, se parte del supuesto de que se han pronosticado las ventas con el uso de técni- * Investigadoras del Instituto de Investigaciones y Estudios Superiores de las Ciencias Administrativas de la Universidad Veracruzana. Correo electrónico: tgarcia@uv.mx; moliva@uv.mx 85

2 cas matemáticas como la regresión o bien, a través de procedimientos prácticos en los que se parte de la experiencia de, por ejemplo, vendedores que hacen estimaciones de ventas por región, producto, sucursal, etc. Las demás partidas que conforman el estado de resultados, se determinan mediante su relación con las ventas estimadas, determinándose para cada una de ellas, un porcentaje de las mismas que permitan de este modo proyectar un estado de resultados. En toda planeación, deben suponerse diferentes escenarios, desde una posición optimista hasta una pesimista que consideren el posible comportamiento de las variables macroeconómicas y el entorno de la empresa, con lo que el analista financiero podrá responder a diferentes cuestionamientos de: Qué pasa si?. II.2 Escenario Un escenario es el nombre con el que se pueden visualizar los resultados de una hoja de cálculo conteniendo una o más celdas llamadas cambiantes (variables) asociadas con fórmulas. Cada escenario puede tener diferentes valores para las celdas variables o cambiantes y a cada conjunto de variaciones se le identifica con un nombre de escenario. En Excel 2003, pueden definirse hasta un máximo de 32 celdas cambiantes por escenario. Cada conjunto de celdas cambiantes representa un conjunto de supuestos para un análisis QUE PASA SI... que puede realizarse en una hoja de cálculo para ver sus efectos. La utilización de escenarios es sumamente útil por ejemplo, cuando se proyecta un Estado de Resultados y se requiere analizar lo que sucedería en la utilidad neta si los incrementos esperados en las ventas o en los costos y gastos se modifican de acuerdo con enfoques pesimistas u optimistas en el comportamiento del entorno, o bien si al analizar un proyecto de inversión, los resultados en los flujos de efectivo y en la tasa interna de rendimiento esperaran diferentes resultados en los valores asociados con su cálculo. III. UNA APLICACIÓN PARA ESCENARIOS. Proyección de Estado de Resultados. III.1 Recopilación de información Suponga que a usted le han proporcionado la siguiente información con la finalidad de proyectar el Estado de Resultados para los próximos cinco años: 1. Las ventas actuales son de $100,000 y se pronostica lo siguiente para los próximos 5 años: Año % de aumento sobre el año anterior Los costos y gastos a realizar se pronostican de la siguiente manera: Materiales Sueldos COSTO DE VENTAS: Complementarios Otros GASTOS GENERALES: Compensación administrativa Compensación ventas Incentivos Publicidad Depreciación Varios 17 % de las ventas 14 % de las ventas 15 % de los sueldos 8 % de aumento sobre el año anterior se esperan $ 1000 para elaño % de aumento sobre el año anterior, se esperan $ 12,000 para el año 1 1 % de las ventas 17 % de la suma de la compensación administrativa y de ventas 2.5 % de las ventas $ 2,000 anuales $ 1,000 de incremento por año se esperan $ 1,000 para el año 1 3. Gastos financieros: $ 1,000 anuales 4. Impuesto: 52 % de la utilidad bruta. III.2 Diseño del modelo de la hoja de cálculo Una vez recopilada la información, las autoras recomiendan diseñar un modelo de hoja de cálculo que proporcione flexibilidad al analista para realizar posibles modificaciones. Una propuesta, sería usar la primera columna de la hoja para colocar los datos antes mencionados y utilizarlos en todas las fórmulas que generan el Estado de Resultados proyectado (ver figura 1). La figura 2 muestra el resultado de las fórmulas presentadas en la figura 1. En la parte inferior de ambas figuras, se muestra una gráfica de líneas con el comportamiento de la utilidad neta esperada de acuerdo con las 86

3 Que pasa si...? Figura 1. Propuesta de fórmulas estimaciones proyectadas para el Estado de Resultados. III.3 Determinación de Escenarios Si para efectos del análisis financiero se tuvieran los siguientes cuestionamientos: 1. Qué efecto tendría que el porcentaje de incremento esperado en ventas sea de solamente el 50% de lo esperado y los sueldos y los materiales se incrementaran cada uno al 40% de las ventas? 2. Qué efecto tendría que el porcentaje de incremento esperado en ventas sea del 50% más de lo esperado? 3. Qué efecto tendría que el porcentaje de incremento esperado en ventas sea de solamente el 50% de lo esperado? El analista financiero tendría la opción de utilizar los Escenarios de Excel bajo el siguiente procedimiento: 1. Identificar las celdas cambiantes para los posibles escenarios a crear. En el ejemplo, se tendrían cuatro escenarios: 1) el que contiene los datos originales; 2) en el que se modifica el porcentaje de las ventas al 50% de lo esperado y los sueldos y materiales al 40% de las ventas; 3) en el que el porcentaje de las ventas esperadas se incrementan en 50% y; 4) en el que el porcentaje de las ventas sean de solamente el 50% de lo esperado. Por tanto, las celdas cambiantes deberán ser: las que contienen los datos del porcentaje de ventas esperado y las 87

4 Ciencia Administrativa Documentos Figura 2. Estado de Resultado Proyectado 88

5 Que pasa si...? que contienen el porcentaje de sueldos y materiales, es decir; C3; D3; E3; F3; G3; A6 y A7. Es importante señalar que las celdas cambiantes no deben contener fórmulas, solamente valores. Figura 3. Administrador de escenarios 2. Seleccionar el botón de Escenarios de la barra de Herramientas o bien el comando Escenarios del menú Herramientas y se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de escenarios indicando que no hay ningún escenario definido. 3. Seleccionar Agregar. El primer escenario que debe crearse es el que identifica los datos con sus valores originales, identificándolo con un nombre en el recuadro Nombre del escenario. En el ejemplo, se identifica con el nombre AC- TUAL. En el recuadro de Celdas cambiantes introducir las(s) celda(s) y/o rangos(s) que en conjunto serán modificados para todos los escenarios. En nuestro caso, de C3 a G3 y A6 y A7. Es muy importante que el usuario, seleccione todas las celdas que serán modificadas ya sea en un escenario o en otro. (ver figura 4) Figura 4. Agregar escenario 89

6 Ciencia Administrativa 4. Seleccionar el botón Aceptar. Se mostrará el cuadro de diálogo Valores del escenario, como se observa en la figura En el primer escenario, deben mantenerse los valores de las celdas cambiantes con la finalidad de que el analista pueda visualizar la situación inicial del análisis. 6. El botón Agregar regresa al Cuadro de diálogo denominado Administrador de escenarios. El botón Agregar regresa al cuadro de diálogo Agregar escenario. Seleccionar el botón Agregar. Documentos 10. Se mostrará nuevamente el cuadro Agregar escenario. Teclear un nombre para el nuevo escenario. Para el ejemplo, se decidió llamarlo: 50% más ventas. Pulsar el botón Aceptar. Se mostrará nuevamente el cuadro de diálogo Valores del escenario. Modificar solamente las celdas C3 a G3 en 50% más del valor original y mantener las celdas cambiantes A6 y A7 sin modificar, ya que en este escenario solamente interesa conocer el impacto del incremento en el porcentaje de ventas estimado en la utilidad neta. (Ver figura 8) Figura 5. Valores del escenario 7. Se mostrará nuevamente el cuadro Agregar escenario. Teclear un nombre para el nuevo escenario. Para el ejemplo, se decidió llamarlo: ventas y costos. Pulsar el botón Aceptar. (ver figura 6) 8. Se mostrará nuevamente el cuadro de diálogo Valores del escenario. Modificar los valores de las celdas cambiantes. De E3 a G3 a la mitad de su valor y A6 y A7 a.40 que representa el 40%. (Ver figura 7) 9. Seleccionar el botón Agregar ya que falta crear dos escenarios. 11. Pulsar el botón Agregar. Se mostrará nuevamente el cuadro de diálogo Agregar escenario. Teclear el nombre del nuevo escenario, en este caso 50% MENOS VENTAS. Seleccionar el botón Aceptar. Se mostrará nuevamente el cuadro de diálogo Valores del escenario. Modificar únicamente las celdas C3 a G3 en 50% menos del valor original y mantener las celdas cambiantes A6 y A7 sin modificar ya que en este escenario solamente interesa conocer el impacto de la disminución en el porcentaje de ventas estimado en la utilidad neta. (Ver figura 9) 90

7 Que pasa si...? Figura 6. Nuevos valores del escenario Figura 7. Escenarios creados 91

8 Ciencia Administrativa Documentos Figura 8. Creación de nuevo escenario Figura 9. Valores del nuevo escenario 92

9 Que pasa si...? 12. Cuando ya no se deseen agregar escenarios, seleccionar el botón Aceptar. Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de escenarios con los nombres de los escenarios creados. (Ver figura 10) El administrador de escenarios del lado derecho presenta botones que permiten: Visualizar los escenarios (botón Mostrar); Cerrar el Administrador de escenarios (botón Cerrar); Agregar escenarios (botón Agregar); Eliminar escenarios (botón Eliminar); Modificar escenarios (botón Modificar); Crear un informe de resumen de todas las variables y resultados. 13. Para visualizar los resultados desde la hoja de cálculo, puede utilizarse el botón Escenario de la barra de herramientas de formato, que permite sustituir automáticamente un escenario por otro usando el botón de lista desple- gable colocado a la derecha del mismo. En las siguientes figuras, se muestran los escenarios creados y los resultados obtenidos en los valores de la hoja de cálculo, para cada uno de ellos. (Ver figura 11) Obsérvese que cuando el gráfico se diseña con los datos del estado de resultados proyectado, al cambiarse el resultado esperado en la utilidad neta esperada, también, se reflejan los cambios en el gráfico. Ésto será válido para cada escenario que se muestre. En la siguiente figura se muestra el escenario para responder a la pregunta de qué pasa si el porcentaje de incremento esperado en ventas es del 50% más de lo esperado? (Ver figura 12) Con relación al cuestionamiento de qué pasa si el porcentaje de incremento esperado en ventas es de solamente el 50% de lo esperado? Se describe en la siguiente figura que muestra el escenario esperado ante tal situación. (Ver figura 13) Figura 10. Resultado en el Administrador de escenarios 93

10 Ciencia Administrativa Documentos Figura 11. Resultado de una disminución en el porcentaje de disminución en ventas e incremento en costos 94

11 Figura 12. Escenario del 50% más de lo esperado en el porcentaje en ventas Que pasa si...? 95

12 Ciencia Administrativa Documentos Figura 13. Escenario del 50% menos en el porcentaje esperado en ventas IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES En general, la proyección de estados financieros puede representar un trabajo laborioso de llevar a cabo, ya que ante variaciones en factores inciertos habría que desarrollar estados financieros diferentes. Los escenarios de Excel, representan una herramienta interesante que permite al analista financiero desarrollar con facilidad la presentación de los posibles resultados ante situaciones diversas, además de que los cambios resultantes, se muestran en la misma hoja de cálculo solamente con la elección de un nombre de escenario diferente. Sin embar-go, es importante señalar que las variaciones o impacto de los factores del entorno, deben ser determinadas por el analista de acuerdo con el conocimiento que tenga de la situación en análisis. La única recomendación para los usuarios de Excel al usar esta herramienta, es tomar en cuenta tres consideraciones: 1) siempre debe crearse el escenario ACTUAL es decir, el punto de partida del análisis qué pasa si? con la finalidad de volver a éste en cualquier momento; 2) es muy importante determinar TODAS las celdas que habrán de cambiar para TODOS los escenarios contemplados y 3) deben considerarse dichas celdas en la creación de TODOS los posibles escenarios aunque algunas de ellas, no se modifiquen. 96