INFORME DE RESULTADOS DEL PLAN DE MEJORAMIENTO CUARTO TRIMESTRE 2013 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

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1 INFORME DE RESULTADOS DEL PLAN DE MEJORAMIENTO CUARTO TRIMESTRE 2013 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA BOGOTÁ D.C. Enero de 2013

2 TABLA DE CONTENIDO Pág. 1. OBJETIVO DEL INFORME OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL INFORME 2 3. ALCANCE DEL INFORME 2 4. RESPONSABILIDAD 2 5. TÉRMINOS DEL INFORME 2 6. ASPECTOS GENERALES DEL INFORME PLAN DE MEJORAMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO DISPOSICIONES LEGALES CRITERIOS DE VERIFICACIÓN PRINCIPALES ASPECTOS CONFORMES CONCLUSIONES GENERALES DEL INFORME 11 1

3 I. OBJETIVO DEL INFORME. Presentar a la alta Dirección del Departamento Administrativo de la la gestión realizada frente a los avances en el cumplimiento de las acciones de mejora y metas reportadas por las diferentes dependencias en el plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la Republica. II. OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL INFORME. Verificar el cumplimiento de las metas y/o avances del Plan de Mejoramiento establecido por el Departamento Administrativo de la de la República y la Contraloría General de la Republica, producto de los informes finales de auditoria vigencias 2011, 2012 y III. ALCANCE DEL INFORME. Para el desarrollo del presente informe, la estableció como alcance, el periodo comprendido entre el 1 de octubre al 31 de diciembre de 2013, de acuerdo con la información reportada por las diferentes dependencias comprometidas en el cumplimiento de las acciones de mejora del Departamento Administrativo de la de la Republica, en el aplicativo del Sistema Integrado de Gestión de la de la República SIGEPRE módulo de Mejoras. IV. RESPONSABILIDAD Es responsabilidad de las dependencias del Departamento Administrativo de la de la Republica comprometidas en el cumplimiento de los acuerdos concertados con la Contraloría General de la República por medio de sus responsables y enlaces, suministrar la información y los soportes suficientes para el seguimiento del Plan de Mejoramiento, y es responsabilidad de la, producir un informe objetivo que refleje la gestión adelantada en cumplimento de los objetivos propuestos para la misma. La realiza la verificación de los soportes reportados trimestralmente por parte de las dependencias comprometidas en el cumplimiento del plan de mejoramiento suscrito entre el representante legal de la Entidad y la Contraloría General de la República. V. TÉRMINOS DEL INFORME Se utilizará para el presente Informe, los términos y definiciones establecidos en el aplicativo SIGEPRE de acuerdo con el Flujo de Planes de Mejoramiento, a saber: Asignar Responsable de las Mejoras: En este paso el responsable del proceso y/o dependencia debe asignar una persona, quien se encargará de formular el plan de mejoramiento. 2

4 Formular el Plan de Mejoramiento: Formule el plan de acuerdo a las no conformidades resultantes. Validar el Plan de Mejoramiento: El responsable del Proceso y/o Dependencia valida la formulación del plan y remite a la para su aprobación. Revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento: La revisará la coherencia de la acción de mejora respecto al hallazgo, el análisis de causas, las tareas planteadas y la meta a lograr. Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento: El responsable designado registra la información soporte de los resultados obtenidos de las acciones y metas planteadas en el plan de mejoramiento. Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento: La evalúa los resultados alcanzados y presentados en el plan de mejoramiento. Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento. La evalúa la eficacia de las acciones formuladas en el plan de mejoramiento. VI. ASPECTOS GENERALES DEL INFORME. El Plan de Mejoramiento de la de la República surge como producto de la Auditoría realizada en la presente vigencia, con el fin de emitir un concepto sobre la gestión del DAPRE a partir de la evaluación de los Proyectos de Inversión relacionados a continuación, en cuanto a cumplimiento de actividades y objetivos, destinación y uso de los recursos públicos, cumplimiento normativo y su coherencia en el plan estratégico y con el plan Nacional de Desarrollo. Asistencia Técnica al Programa l para los Derechos Humanos. Adecuación y ampliación del Hardware y Software para el DAPRE. Implementación de Programas especiales para la Paz, Ley 368/97. Fortalecimiento de la Instancia Técnica Nacional de Acción Integral contra Minas Antipersonal. Fortalecimiento Acción Integral contra Minas Antipersonal Nacional. Adecuación y mantenimiento de sedes de la de la República. Apoyo a la Estrategia de Atención Integral a la Primera Infancia a Nivel Nacional PLAN DE MEJORAMIENTO 2012 El plan de mejoramiento de la vigencia 2012 contiene cuatro (4) hallazgos, a las cuales, el Departamento Administrativo de la de la República concertó por intermedio de las dependencias comprometidas, treinta y cinco (35) actividades, tendientes a eliminar las mismas. Con corte al 31 de diciembre de 2013 se tienen los siguientes resultados: NCR CGR - Hallazgo No.1 Ejecución presupuestal Inversión (D) Paso actual: Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento, Responsable del paso actual: Edgar Urrego Martinez. 3

5 # ACCIÓN DE MEJORA ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN NCR Enviar comunicaciones (correos electronicos) a los jefes de dependencia informando sobre el estado de la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones de los objetos a su cargo 1.2. Presentar en reuniones semanales de la Subdirección de Operaciones el seguimiento de la ejecución al Plan Anual de Adquisiciones M-3: PLAN DE MEJORAMIENTO F14.1: PLANES DE MEJORAMIENTO - ENTIDADES Fecha 01/08/2013 CORTE a DIC 31 de La Oficina de Planeación envia quincenalmente correo electrónico a los jefes de las dependencias y a los enlaces técnicos, adjuntando el detalle del estado del Plan Anual de Adquisiciones, haciendo referencia a los atrasos y saldos por liberar o reprogramar La Oficina de Planeación consolida la información del estado del Plan Anual de Adquisiciones de acuerdo con la ejecución del SIIF y lo reportado por el Área de Contratos y lo presenta en las reuniones semanales de seguimiento ( Dependencias de la Subdirección, Programas y Altas Consejerias y Proyecto Minas - UE) para la toma de decisiones en el caso que se requiera Socializar el 1.30 La Oficina de Planeación, actualiza el procedimiento para la procedimiento incluyendo los lineamientos de la nueva elaboración, ejecución legislación y las orientaciones de Colombia Compra y seguimiento al Plan Eficiente y lo socializa a las dependencias usuarias Anual de Adquisiciones. ACTIVIDADES / UNIDAD DE MEDIDA Comunicaciones de Seguimiento (Correo electrónico) Comites de Seguimiento (Actas) Eventos de socialización (Listas de Asistencia) ACTIVIDADES / CANTIDADES UNIDAD DE MEDIDA 9 de 22, 40,9% 22 de ,6% 2 de 2 ACTIVIDADES / FECHA DE INICIO En desarrollo 15/08/ /07/2014 En desarrollo 15/08/ /07/ /09/ /09/2013 Responsable Oficina de Planeación Oficina de Planeación Oficina de Planeación 1.1 La Oficina de Planeación envió comunicaciones dirigida a dependencias que tienen asignado presupuesto informado el estado de lo programado, atrasos y los saldos disponibles a liberar. 1. Primera comunicación (15/08/2013), 2. Segunda (31/09/2013), 3. Tercera (15/09/2013), 4. Cuarta (31/10/2013), 5. Quinta (15/10/2013), 6. Sexta (15/11/2013), 7. Séptima (29/11/2013), 8. Octava (17/12/2013), 9. Novena (18/12/2013) 9 de 22 avance del 40,9% en desarrollo. 1.2 La Oficina de Planeación presentar semanalmente ante la Subdirección de Operaciones, el seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones de acuerdo con la ejecución del SIIF y lo reportado por el Área de Contratos, con el fin de revisar el estado de la programación, ejecución y los saldos disponibles que tiene las dependencias presupuesto asignado frente a las metas presupuestales establecidas. Los documentos adjuntos hacen parte de la Acta elaborada por Subdirección de Operaciones y que tienen bajo su custodia, 3 en agosto, en Septiembre 6, Octubre 5, Noviembre 4, diciembre 4 : 22 de 132, avance del 16.6% en desarrollo. 1.3 Se efectuó socialización del procedimiento Formulación, ejecución y seguimiento al plan anual de adquisiciones P-DE-03 y los Lineamientos del Plan Anual de Adquisiciones L-DE-02 en capacitación realizada en el auditorio de Alejandría, adicionalmente se socializo la herramienta formato F-DE-34 Programación y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones que se utilizará para la formulación 2014 y el formato F-DE-33 Solicitud de Modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones. Para documentar la actividad se adjunta listado de asistencia a la capacitación. Adicionalmente por correo masivo se dio amplia difusión del procedimiento P-DE

6 Definir y comunicar 1.40 La Subdirección de Operaciones envia los lineamientos para la comunicación con lineamientos a los jefes de Elaboración del Plan dependencia para la elaboración del Plan Anual de Anual de Adquisiciones Adquisiciones Comunicación con lineamientos del Plan Anual de Adquisiciones. 1 de 1 15/10/ /10/2013 Oficina de Planeación Diseñar y ejecutar 1.50 El Área de Contratos elaborá un programa de un programa de socialicación y sencibilización en temas contractuales capacitación dirigida a de acuerdo con la normatividad vigente y con enfasis en las dependencias el principio de planeación (talleres, tips informativos, usuarios en temas charlas, etc). Para el segundo semestre de 2013 se contractuales haciendo tiene previsto realizar dos talleres sobre la elaboración Eventos énfasis en el principio de documentos de estudios previos para las de Planeación. modalidades de contratación y realizar tisp informativos sobre liquidación de contratos, vigencia fiscal anual y resera presupuestal. 2 de 5 40% En desarrollo 23/08/ /07/2014 Oficina de Planeación Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones La Oficina de Planeación en coordinación con el Area de Contratos y el Área Financiera elaboran el Plan Anual de Adquisiciones 2014 de acuerdo con las necesidades planteadas por las dependencias y teniendo en cuenta el presupuesto asignado para presentar a aprobación del Subdirector de Operaciones. Plan Anual de Adquisiciones Elaborado 1 de 1 01/11/ /01/2014 Oficina de Planeación 1.4 Se elaboró los lineamientos correspondientes a la programación del Plan Anual de Adquisiciones del 2014 y se informó mediante comunicaciones escritas (SIGOB) a las dependencias que tienen presupuesto asignado por funcionamiento (Gastos Generales, Transferencias) e Inversión, lo siguiente: 1) Se informó los cupos asignados al presupuesto, se determinaron con base en la asignación de los techos presupuestales fijados por el DNP y el MHCP. 2) Lineamientos Generales : Registro de la información en el Formato F-DE-34 Programación y Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones teniendo en cuenta lo definido en el Lineamiento Plan Anual de Adquisiciones L-DE-02 y el procedimiento P-DE-03 Formulación, ejecución y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones. 3) Plan de Trabajo para apoyar el cargue de la información en el formato F-DE-34 Programación y Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones con los enlaces de las dependencias. 4)Las dependencias deben enviar oficialmente el Plan Anual de Adquisiciones 2014 a la Oficina de Planeación a más tardar el 01 de Noviembre, para la revisión y posteriores validaciones por parte del Área Financiera y el Área de Contratos de acuerdo a lo establecido en el procedimiento P-DE-03 Formulación, ejecución y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones Realizar cinco eventos: El área de contratos ha diseñado un programa de capacitaciones con el fin de fortalecer en los enlaces de las diferentes dependencias sus conocimientos sobre la adecuada forma de realizar las solicitudes de contratación atendiendo el principio de planeación. Se anexan las constancias y soportes de cada una de las capacitaciones: 5

7 1. Capacitación sobre las Modalidades de Licitación Pública y Menor Cuantía (23 de Agosto de 2013). 2. Capacitación sobre obligaciones de los supervisores frente a la oportuna ejecución de Recursos (Ejecución Presupuestal, Cuentas por pagar, vigencias futuras, reserva presupuestal, informe final de supervisión, liquidación de contratos), 2 de 5 es decir un 40% de avance, en desarrollo. 1.6 Plan Anual de Adquisiciones Elaborado: 1. Octubre 22: Se elaboró los lineamientos del Plan Anual de Adquisiciones para la programación vigencia 2014, teniendo en cuenta el marco legal del decreto 1510 y la circular externa N 2 expedida por la Agencia Nacional de Contratación, se remitió el cupo presupuestal asignado a cada dependencia y el plan de trabajo para apoyar el cargue de la información para la posterior revisión y validación de las Áreas de Contratos y Financiera. 2. Diciembre 16: Se envió el Plan Anual de Adquisiciones 2014 reportado por las dependencias para la validación por parte del Área de contratos y Área Financiera. 3.Diciembre 31: Se publicó el PAA 2014 aprobado por la subdirección de operaciones en la página WEB de la entidad, Intranet y se envió al Área de contratos para publicación en la página de Colombia Compra Eficiente dando cumplimiento a lo establecido Decreto1510 y la circular externa No 2 expedida por la Agencia Nacional de Contratación.. NCR CGR - Hallazgo No.2 Cantidad, calidad y especificaciones técnicas de obra en intervención de Hogares Infantiles Paso actual: Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento a cargo de Inés Elvira Montealegre Martínez. 7 NCR Fortalecer el equipo técnico de apoyo a la gestión y supervisión 2.10 (1) Determinar las actividades requeridas de apoyo técnico a la supervisión del convenio Número de actividades 10 de 10 01/03/ /03/ (2) Elaborar los estudios y previos 2.12 (3) Seleccionar los 2 profesionales 2.13 (4) Verificar la documentación necesaria para la contratación y solicitar ajustes o documentos adicionales 2.14 (5) Solicitar la contratación de los 2 profesionales Estudios previos realizados Profesionales seleccionados Documentos completos 2 de 2 2 de 2 2 de 2 Memo de solicitud 2 de 2 06/03/ /03/ /03/ /06/ /07/ /08/ /07/ /08/ (1) Conforme a las necesidades requeridas de apoyo técnico a desarrollar por los profesionales, se definieron las 10 actividades que realizarán en el marco del convenio de gerencia integral DAPRE-FONADE No / En documento informal que adjuntan la relación de las 10 actividades.. 6

8 2.11 (2) Anexan tres estudios previos y documentos de ajustes de los siguientes contratos: 1.- Ramón Alberto Lozada, 2.- José Ignacio Valencia, 3.- Claudia Maldonado. Presentan un ejemplo adicional, (3) Se recibieron 8 hojas de vida que se anexan, de las cuales se entrevistaron a 6 posibles candidatos y se seleccionaron inicialmente a Ramón Alberto Lozada y José Ignacio Valencia. Teniendo en cuenta que no fue posible adelantar la contratación de Ramón Alberto Lozada; posteriormente se seleccionó la arquitecta Claudia Maldonado, (4) Se anexan los documentos presentados por: 1.- Ramón Alberto Lozada. 2.- José Ignacio Valencia. 3.- Claudia Maldonado, (5) Mediante MEM y MEM se solicitó la contratación de Ramón Alberto Lozada hasta el 26 de agosto de Mediante MEM y los alcances MEM , MEM y MEM se solicitó la contratación de José Ignacio Valencia. Mediante MEM se solicitó la contratación de Claudia Maldonado, En el SIGEPRE se anexan todos los documentos relacionados, (6) Adelantar el estudio de seguridad 2.16 (7) Adelantar la contratación de 2 los profesionales de apoyo a la supervisión técnica del convenio 2.17 (8) Entregar la información necesaria para adelantar el apoyo a la supervisión del convenio 2.18 (9) Atender las recomendaciones de los profesionales que apoyen la supervisión Estudios de seguridad adelantados Profesionales contratados Información remitida Informes de apoyo a la supervisión revisados 2 de 2 2 de 2 100% de 100% 8 de 8 01/08/ /08/ /08/ /09/ /08/ /12/ /09/ /12/ (6) Se adelantaron los estudios de seguridad para 1.- Ramón Alberto Lozada 2.- José Ignacio Valencia Con el retiro de Alberto Lozada, se adelantó el estudio de seguridad de Claudia Maldonado, (7) Se adjunta el contrato celebrado entre el Departamento Administrativo de la de la República y José Ignacio Valencia Delgado, C.C

9 Se adjunta el contrato celebrado entre el Departamento Administrativo de la de la República y Claudia Esther Maldonado Pérez, C.C , (8) Entregar la información necesaria para adelantar el apoyo a la supervisión del convenio. Una vez iniciada la ejecución del contrato del arquitecto José Ignacio Valencia, se hizo entrega de la documentación previa suministrada por FONADE y una lista de chequeo con la información técnica que debe contener cada proyecto. Los arquitectos José Ignacio Valencia y Claudia Maldonado han participado en las reuniones mensuales de coordinación y seguimiento de la ACPPE, en los comités operativos del Convenio DAPRE-FONADE No y en las demás reuniones y visitas realizadas, donde reciben la información relacionada con la ejecución de los proyectos. Así mismo, la Alta Consejería para Programas hizo entrega de paquetes técnicos de estudios y diseños de Bahía Solano, Bituima, Villagómez, Los Patios y El Cerrito para la revisión y verificación de los mismos por parte de ambos arquitectos. Por último, se les ha hecho entrega de toda la correspondencia relacionada con los proyectos y han sido copiados en todos los correos electrónicos recibidos y enviados en relación con los proyectos desarrollados en el marco de este convenio (9) Atender las recomendaciones de los profesionales que apoyen la supervisión, Los arquitectos han consignado todas sus observaciones y recomendaciones en los informes que deben presentar mensualmente como contratistas. El arquitecto José Ignacio Valencia, quien visitó todas las obras de FONADE, elaboró varios informes de visitas a las obras. Los dos arquitectos participaron en la elaboración de tres informes con sus conceptos técnicos sobre los informes preliminares emitidos por Control Interno con relación a las obras realizadas en los departamentos del Meta, Caldas y Tolima. En las sesiones del comité operativo, reuniones, visitas y por escrito, se han hecho las respectivas observaciones a FONADE conforme las recomendaciones hechas por los profesionales de apoyo a la supervisión. Se anexaron los soportes 8 Informes de apoyo a la supervisión revisados, se encuentran en comentarios.. 8

10 Adelantar procesos de seguimiento y control 2.20 (10) Verificar técnicamente los alcances de las obras para el recibo 2.21 (11) Hacer visitas de verificación técnica de las obras 2.22 (12) Elaborar informes de verificación 2.23 (13) Solicitar los ajustes necesarios a las obras 2.24 (14) Seguimiento a los ajustes a las intervenciones Alcances técnicos verificados Número de visitas realizadas Informes de verificación realizados Requerimientos de ajustes a las obras realizados 15 de de % del 100% 100% del 100% 02/05/ /12/ /05/ /12/ /05/ /12/ /05/ /12/ Requerimientos cumplidos 100% del 100% 14/05/ /12/ (10) Verificar técnicamente los alcances de las obras para el recibo, Con el objetivo de evaluar los resultados generados de las obligaciones contractuales del convenio No , el cual tiene por objeto "Ejecutar la gerencia integral del proyecto para la implementación de componentes de la estrategia de Cero a Siempre Atención Integral de la Primera Infancia a nivel nacional, departamental, distrital y municipal a cargo del DAPRE", la Oficina de Control Interno del DAPRE ha continuado con el seguimiento en el marco de la auditoría interna que adelanta, presentando tres informes preliminares de auditoría respecto a las obras realizadas en el departamento de Meta, Tolima y Caldas, los días 10, 16 y 18 de diciembre, respectivamente. Finalmente, con el fin de revisar los documentos se realizaron dos mesas de trabajo, el 17 y el 23 de diciembre. El mismo 23 de diciembre con MEM la supervisora del convenio solicitó a la oficina de Control Interno ampliar el plazo de entrega de las objeciones a los informes hasta el próximo viernes 3 de enero, fecha en la que se espera contar con el pronunciamiento de FONADE. Posteriormente, en respuesta a nuestra solicitud el 2 de enero, FONADE vía correo electrónico informó que el 31 de diciembre recibieron el informe de los interventores, que lo están revisando y solicitan ampliar el plazo de entrega de la respuesta hasta el lunes 13 de enero. El 14 de enero con comunicación No FONADE solicita nuevamente ampliar el plazo de entrega del informe hasta el 24 de enero, dado que se encuentra adelantando mesas de trabajo con sus contratistas. Se anexa el MEM , del 27 de diciembre de 2013, donde la informa que el cierre de la Auditoria que se adelanta para evaluar los resultados del Contrato , se efectuará una vez finalicen las respectivas mesas de trabajo. Nota: Se anexan los tres (3) informes preliminares entregados, los archivos se encuentran en los comentarios.. 9

11 2.21 (11) Hacer visitas de verificación técnica de las obras: El arquitecto José Ignacio Valencia ha realizado 15 visitas de seguimiento y verificación técnica de las obras. Se adjunta cuadro con la relación de las comisiones realizadas, los informes de las mismas se anexan como soporte de la actividad "Elaborar informes de verificación" Se aclara que el arquitecto realizó 15 viajes que incluyen 31 visitas de seguimiento y verificación técnica. Se anexan los informes (12) Elaborar informes de verificación, El arquitecto José Ignacio Valencia, quien ha visitado todas las obras adelantadas por FONADE, elaboró los respectivos informes. Así mismo, los dos arquitectos (Claudia Maldonado y José Ignacio Valencia) emitieron conceptos técnicos con relación a los informes preliminares emitidos por Control Interno a las obras realizadas en Meta, Tolima y Caldas. Anexan 34 archivos de informes de visitas (13) Solicitar los ajustes necesarios a las obras, Las solicitudes de ajustes a las obras se han consignado en las actas de reuniones técnicas, los oficios y mensajes enviados por el DAPRE a FONADE, los informes de las visitas de verificación de obra realizadas por el arquitecto José Ignacio Valencia y en los informes mensuales del arquitecto, los cuales se encuentran anexos como soporte de la actividad "12. Elaborar informes de verificación", Se anexan cinco actas de revisión (14) Seguimiento a los ajustes a las intervenciones: En visitas posteriores, los arquitectos verifican que FONADE haya hecho los ajustes pertinentes para atender los requerimientos realizados y registran en sus informes si se hicieron o continúan pendientes. Adicionalmente, en los casos que ha sido necesario se han envidado mensajes o comunicaciones haciendo las respectivas solicitudes. Ver anexos en la actividad "12.Elaborar informes de verificación" (15) Revisar los informes emitidos por FONADE 2.26 (16) Solicitar los informes necesarios para la supervisión del convenio 2.27 (17) Celebrar 1 comité operativo mensual del convenio No / al mes 2.28 (18) Celebrar una reunión de coordinación y seguimiento al interior de la Alta Consejería para Programas para hacer seguimiento al plan de acción del convenio 2.29 (19) Adelantar una auditoría interna 2.30 (20) Adelantar proceso a FONADE por presunto incumplimiento de las obligaciones Informes revisados 2 de 2 Informes solicitados Comités operativos celebrados Reuniones de coordinación y seguimiento realizadas Auditoría interna realizada Proceso adelantado por presunto incumplimiento de las obligaciones 100% del 100% 5 de 5 5 de 5 1 de 1 1 de 1 25/09/ /12/ /08/ /12/ /03/ /12/ /08/ /12/ /07/ /12/ /05/ /05/ (15) Revisar los informes emitidos por FONADE: Como soporte a la revisión de los informes se adjuntan las comunicaciones que el arquitecto José Ignacio Valencia entregó a la supervisora 10

12 del convenio DAPRE-FONADE No manifestando no tener observaciones frente a los mismos, así como los informes de gestión No.7 y No (16) Solicitar los informes necesarios para la supervisión del convenio: Desde la supervisión del convenio se han solicitado a los dos arquitectos los informes necesarios. Se adjuntan 2 correos electrónicos como soporte (17) Celebrar 1 comité operativo mensual del convenio No /212011, Posterior a la formulación del plan de acción, se han celebrado siete comités operativos, el No.19 el 27 de agosto, el No. 20 el 27 de septiembre, el No. 21 el 18 de octubre, el No. 22 el 31 de octubre, el No. 23 el 15 de noviembre, el No. 24 el 29 de noviembre y el No. 25 el 3 de diciembre de En dichas sesiones se hizo la verificación de los temas pendientes y se hizo seguimiento general a la ejecución del contrato marco. Anexan 13 archivos (18) Celebrar una reunión de coordinación y seguimiento al interior de la Alta Consejería para Programas para hacer seguimiento al plan de acción del convenio: Posterior a la formulación del plan de acción, se han celebrado cinco reuniones de coordinación y seguimiento así: el 30 de agosto, el 27 de septiembre, el 31 de octubre, el 29 de noviembre, y el 3 de diciembre. En dichas sesiones se hizo el seguimiento al plan de acción (19) Adelantar una auditoría interna, Con corte a 31 de diciembre de 2013, se presentaron informes 4 informes preliminares de auditoria, de acuerdo con el procedimiento se realizaran mesas de trabajo para lo cual Solicitan plazo MEM teniendo en cuenta: En respuesta a los informes emitidos por la y con el fin de revisar las observaciones a las obras adelantadas por FONADE en los departamentos de Meta, Tolima y Caldas, se han adelantado dos mesas de trabajo con ustedes en las que el Gerente de Convenio, Carlos Tovar y su equipo técnico han manifestado tener varias observaciones frente a los documentos. Teniendo en cuenta que FONADE en cumplimiento de sus obligaciones ejerce la gerencia de cada uno de los proyectos, debe proporcionar la asesoría jurídica, administrativa y asistencia técnica a que haya lugar para el adecuado desarrollo de los mismos, y adelantó bajo su exclusivo riesgo y responsabilidad los trámites contractuales para ejecutar el objeto del Contrato, en calidad de supervisora del convenio DAPRE-FONADE No , le solicito amablemente ampliar el plazo de entrega de las objeciones a los informes hasta el próximo viernes 3 de enero, fecha en la que esperamos contar con el pronunciamiento de FONADE. La jefe de Control Interno con MEM concede el plazo determinado hasta el 3 de enero de Se anexa el MEM , del 27 de diciembre de 2013, donde la informa que el cierre de la Auditoria que se adelanta para evaluar los resultados del Contrato , se efectuará una vez finalicen las respectivas mesas de trabajo (20) Adelantar proceso a FONADE por presunto incumplimiento de las obligaciones, Se incluye el detalle de los acciones realizadas para verificar si existe incumplimiento de las obligaciones por parte de FONADE, se adjunta documento informal de avances sobre adelantar proceso a FONADE por presunto incumplimiento de las obligaciones.pdf. El proceso se ha realizado así 11

13 1.- El 16 de mayo de 2013 el DAPRE citó a audiencia de descargos a FONADE, la sesión fue suspendida tres veces así: a. Se suspende hasta el 11 de junio por solicitud de FONADE para adelantar la inspección ocular de las obras realizadas en el departamento del Meta. b. Se suspende hasta el 26 de julio, por solicitud de FONADE para citar a audiencia de descargos a sus contratistas e iniciar una auditoria interna. c. FONADE presentó el informe adjunto en donde se pudo establecer que la mayoría de ítems están subsanados. De acuerdo con los plazos para garantizar el debido proceso, para determinar si hubo o no incumplimiento en los siguientes ítems: piso, mesones, rodaderos y techos de las casitas de los parques, FONADE solicitó suspender la audiencia hasta el 2 de septiembre. El 2 de septiembre no se pudo reiniciar la audiencia dado que no hizo presencia la representante legal o la apoderada de FONADE y se reprogramó para el 11 de septiembre. Teniendo en cuenta que el 11 de septiembre, fecha de reinicio de la audiencia FONADE no tenía el informe del proceso sancionatorio que adelantó en contra de sus contratistas se suspende nuevamente la sesión. El 15 de octubre se reanuda la audiencia, FONADE presenta el informe final con las respuestas a las observaciones realizadas por la CGR. Sin embargo, no aporta varios documentos soporte que le fueron requeridos por parte de la supervisora del convenio. Finalmente, el 9 de diciembre, una vez analizados y probados los argumentos presentados por FONADE acerca de la subsanación de las observaciones realizadas por la Contraloría General de la Nación, se encontró demostrada la cesación del incumplimiento y se procedió a dar por terminado el procedimiento por presunto incumplimiento, según lo establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de NCR CGR - Hallazgo No. 3 Constitución Reservas cierre 2012 (D) Paso actual: Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento, Responsable del paso actual: Nelly Soler. 12

14 27 28 NCR Enviar comunicaciones (correos electronicos) a los supervisores de contratos y ordenadores de gasto informando sobre los contratos que se encuentran atrasados en su ejecución La coordinación de presupuesto enviara semanalmente correo electrónico a los supervisores de los contratos (copia al ordenador del gasto, jefe de la de Gestión y el Jefe del Área Financiera), para que tome las medidas necesarias para cumplir con los plazos establecidos y si hay saldos que no se van a ejecutar informar oportunamente a los ordenadores del gasto para que estos soliciten su liberación. Correo electrónico 16 de Enviar circular 3.20 La Subdirección de Operaciones enviara circular a estableciendo los todos los supervisores y funcionarios de la entidad plazos para el trámite y informando los plazos máximo para el tramite de la pago de obligaciones documentación exigible para el pago o constitución de para el cierre de la cuentas por pagar de las obligaciones adquiridas por la vigencia fiscal Entidad. Circular 1 de 1 01/09/ /01/ /11/ /12/2013 Area Financiera Area Financiera Capacitar a los supervisores de los contratos 3.4. Solicitar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional, autorización de cupo de vigencias futuras 3.30 El Subdirector de Operaciones convocara a una sensibilización a los supervisores de contratos, con el fin de concientizarlos sobre los deberes y las obligaciones frente a la ejecución de los recursos del Presupuesto General de la Nación. Capacitación 1 de Solicitar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional, autorización de cupo para vigencias futuras, de aquellos procesos de bienes o servicios cuya ejecucion supere la vigencia fiscal del 2013, Solicitudes 17 de 17 01/11/ /11/ /01/ /12/2013 Area Financiera Area Financiera 3.10 Teniendo en cuenta que el Fondo de Programas para la Paz, por ser un Fondo Cuenta efectúa la gestión financiera desde el mismo Fondo, se envió igualmente correo al Director del Programa con el fin de que ordene a quien corresponda, realizar el seguimiento de los contratos con los supervisores de cada uno. Por parte del Grupo de Presupuesto del Área Financiera, se efectuó la revisión a los saldos de contratos con el fin de determinar saldos sin ejecutar por actas de terminación de mutuo acuerdo, contratos que no han tenido pago alguno o contratos cuyo plazo de ejecución ya terminó, enviando correo a cada uno de los supervisores solicitando gestión por parte de ellos, se anexó cuadro donde se detallan los contratos que se encuentran en las condiciones antes mencionada. Durante las los días del (9 al 13 de septiembre de 2013), del (16 al 20 de septiembre de 2013), del (23 al 30 de septiembre de 2013), del (1 al 4 de octubre de 2013), del (7 al 11 de octubre de 2013), del (15 al 21 de octubre de 2013), del (22 al 28 de octubre de 2013), del (28 al 31 de octubre de 2013), del (1o. al 11 de noviembre de 2013), del (12 al 15 de noviembre de 2013), del (18 al 22 de noviembre de 2013),del (1 al 6 de diciembre de 2013), del (9 al 17 de diciembre de 2013), del (17 al 23 de diciembre de 2013), del (23 de diciembre al 3 de enero de 2014), del (4 al 15 de enero de 2014), con el envío del correo anterior algunos supervisores contestaron y se logró sanear tema de pagos de contratos cuya ejecución venia atrasada, tanto de proveedores como contratistas de prestación de servicios y liberación de recursos, así mismo se incluyeron en el reporte nuevos contratos. Cabe anotar que en este archivo se incluyeron contratos de prestación de servicios cuya fecha de terminación era 31 de octubre de 2013, lo anterior para que el supervisor respectivo presente el informe final y solicitud al ordenador de gasto para que autorice a liberar saldos. 16 de

15 3.20 De acuerdo a la Circular Externa No. 066 de fecha noviembre 15 de 2013 expedida por el Administrador del SIIF Nación, el Subdirector de Operaciones suscribió la Circular Interna de fecha noviembre 26 de 2013 dirigida a los supervisores de contratos, responsables de cajas menores y funcionarios encargados del trámite de cuentas, en la cual se informaba los plazos para el trámite de cuentas, legalización definitiva de cajas menores y constitución de cuentas por pagar y reserva presupuestal. Dicha circular fue publicada por Correo Informativo DAPRE. Se anexa circular interna CIR de noviembre 26 de 2013 donde se solicita adicionalmente a los supervisores enviar al grupo de central de cuentas las facturas, certificaciones del servicio prestado o bien recibido y demás documentos requeridos en la cláusula de valor y forma de pago Mediante Memorando MEM de noviembre 21 de 2013 el Subdirector de Operaciones, convoca a los supervisores de contratos sobre los deberes y obligaciones frente a la ejecución de recursos del Presupuesto General de la Nación, dicha sensibilización se realizó el día 27 de noviembre de 2013 en la Sala de Alejandría, asistieron 52 personas. Adicionalmente se hizo esta sensibilización con el Área de Contratos haciendo énfasis en las responsabilidades que tiene los supervisores de contratos. Se anexa memorando de convocatoria, presentación y listado de asistencia De acuerdo a las necesidades formuladas por las diferentes dependencias de la Entidad para procesos contractuales que superen la vigencia actual, se han solicitado desde el 10 de enero de 2013 hasta el 23 de julio de 2013 y han sido aprobadas por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional trece (13) solicitudes que contemplan aproximadamente ciento cincuenta (150) procesos de contratación, las cuales han sido informadas una vez aprobadas al técnico, al Área de Contratos y Ordenadores de Gasto. Las vigencias futuras aprobadas hasta el 1o. de agosto de 2013, en funcionamiento tienen un costo de $ millones para la vigencia 2014, en Inversión lo aprobado entre 2014, 2015 y 2016 suman $ millones, para un total de $ millones. Se anexa cuadro consolidado de las vigencias futuras aprobadas y oficios de aprobación de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional. Anexan 13 solicitudes de 17 es decir un de avance. De acuerdo a las necesidades formuladas por las diferentes dependencias de la Entidad para procesos contractuales que superen la vigencia actual, se han solicitado desde el 26 de agosto de 2013 hasta el 30 de septiembre de 2013 y han sido aprobadas por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional tres (3) solicitudes, las cuales han sido informadas una vez aprobadas al técnico, al Área de Contratos y Ordenadores de Gasto. Es importante mencionar que el Fondo de Programas para la Paz envió una solicitud para aprobación de cupo de vigencias futuras para 82 procesos contractuales por la suma de $ millones. Las vigencias futuras aprobadas durante el mes de septiembre, en funcionamiento tienen un costo de $14.679,2 millones para la vigencia 2014, en Inversión lo aprobado entre 2014, 2015 y 14

16 2016 suman $1.548,8 millones, para un total de $ millones. Se anexa cuadro consolidado de las vigencias futuras aprobadas acumuladas a septiembre 30 de la presente vigencia y oficios de las tres vigencias aprobadas por parte de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional. Anexan 3 solicitudes que suman 16 de 17 es decir un 94.1% de avance. De acuerdo a las necesidades formuladas por las diferentes dependencias de la Entidad para procesos contractuales que superen la vigencia actual, durante el mes de octubre fueron aprobadas por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional cinco (5) solicitudes de cupo de vigencias futuras, las cuales han sido informadas una vez aprobadas al técnico, al Área de Contratos y Ordenadores de Gasto. Se anexa cuadro consolidado de las vigencias futuras aprobadas acumuladas a octubre 31 de la presente vigencia y oficios de las cinco vigencias aprobadas por parte de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional. Anexa 1 solicitud cumpliendo el compromiso con la CGR 100%. Adicionalmente se realizaron 4 solicitudes en el mes de octubre. Como seguimiento la Entidad continuo realizando la verificación mes a mes teniendo como resultado que al diciembre 31 de 2014 reporto 31 solicitudes: De acuerdo a las necesidades formuladas por las diferentes dependencias de la Entidad para procesos contractuales que superen la vigencia actual, durante el mes de noviembre fueron aprobadas por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional siete (7) solicitudes de cupo de vigencias futuras, las cuales han sido informadas una vez aprobadas al técnico, al Área de Contratos y Ordenadores de Gasto. Se anexa cuadro consolidado de las vigencias futuras aprobadas acumuladas a noviembre 30 de la presente vigencia y oficios de las siete vigencias aprobadas por parte de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional. De acuerdo a las necesidades formuladas por las diferentes dependencias de la Entidad para procesos contractuales que superen la vigencia actual, hasta el día 12 de diciembre de 2013 fueron aprobadas por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional dos (2) solicitudes de cupo de vigencias futuras, las cuales han sido informadas una vez aprobadas al técnico, al Área de Contratos y Ordenadores de Gasto. Adicionalmente 1 solicitud de vigencia futura NO fue aprobada por el Ministerio de Hacienda porque el Rubro Presupuestal No contaba con apropiación para la vigencia 2014 esta solicitud corresponde a Recursos de Inversión asignada al Fondo de Programas para la Paz (Oficio anexo) Se anexa cuadro consolidado de las vigencias futuras aprobadas acumuladas a diciembre12 de la presente vigencia y oficios de las dos vigencias aprobadas por parte de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional. Es importante mencionar que en lo que resta de días para terminar esta vigencia fiscal está pendiente de aprobación de cupo de vigencia futura por $ y que se puede presentar nuevas solicitudes para radicar ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de acuerdo a las necesidades que se evalúen al interior de la Entidad.. 15

17 NCR CGR - Hallazgo No. 4 Función Archivística Paso actual: Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento, Responsable del paso actual: Diana Fernanda Gutierrez Moreno. Mediante MEM de enero 15 de 2014 la jefe del Área de Contratos solicita prórroga de las actividades 4.10, 4.20, 4.30 Y 4,50 hasta el 30 de abril de 2014, aduciendo lo siguiente: De manera atenta me permito solicitar la ampliación del plazo de ejecución del Plan de Mejoramiento para la Contraloría General de la República - Hallazgo N 4 Función Archivística: Se evidenció que las carpetas de los contratos que fueron objeto de la muestra selectiva de los proyectos de Asistencia Técnica al Programa l de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario y Fortalecimiento de la Instancia Técnica Nacional de Acción Integral Contra Minas Antipersonal, no se encuentran identificadas con sus rótulos e índices (lista de chequeo), lo cual genera riesgo de pérdida de documentación. De la siguiente manera NCR Dar cumplimiento a los numerales 1,2 y 5 articulo 4 del Acuerdo N Verificar foliación de las carpetas de los contratos del Departamento Administrativo de la de la Republica. Foliación 612 de Rotular cada una de las carpetas de los procesos contractuales Realizar el Indice de conformidad con la normatividad vigente de la información. Rótulos 520 de 700 Índices 520 de Establecer un procedimiento sobre la entrega de las carpetas para archivo que garantice la aplicación del Acuerdo 042 Procedimiento 1 de Realizar transferencias 4.20 Organizar y Transferir al Archivo Central del DAPRE, las carpetas de los contratos de conformidad primarias según el Plan con la tabla de retención documental Transferencia 460 de 700 de Transferencias En desarrollo 01/09/ /01/ /04/2014 En desarrollo 01/09/ /01/ /04/2014 En desarrollo 01/09/ /12/ /04/ /09/ /09/ /09/2013 En desarrollo 01/09/ /01/ /04/2014 Area Contratos Area Contratos Area Contratos Area Contratos Area Contratos Lo anterior, teniendo en cuenta que el Área de Contratos en la actualidad no cuenta con el personal suficiente para dar cumplimiento a las actividades planteadas en el Plan de Mejoramiento para eliminar el hallazgo N 4. Durante los meses de noviembre y diciembre de 2013 el Área de Contratos contó con el apoyo de dos (2) contratistas (Contrato N 300/13 y 317/13) para la prestación de servicios personales para la organización, clasificación, depuración documental y todo lo concerniente con el proceso archivístico del archivo de gestión del Área, sin embargo no es posible continuar con la contratación de estos servicios dado que no se contó con la aprobación de vigencias futuras y durante el periodo de aplicación de la ley de garantías electorales no es posible realizar contratación directa. Como consecuencia de lo anterior, se hace imposible cumplir a cabalidad con el cronograma establecido, dado que a la fecha se han realizado la organización, rotulación, índices de cuatrocientas (400) carpetas, quedando pendiente trescientas (300) carpetas. 16

18 4.10 Verificar foliación de las carpetas de los contratos del Departamento Administrativo de la de la Republica: Durante el periodo comprendido entre ( al ), se organizaron 195 carpetas, para un total de documentos foliados. Durante el periodo comprendido entre ( al ), se organizaron 152 carpetas, para un total de 8187 documentos foliados. Durante el periodo comprendido entre ( al ), se organizaron 265 carpetas, para un total de documentos foliados. Se anexan relaciones de lo expuesto anteriormente. Avance de 612 de 700. Es decir un 87%. En desarrollo Rotular cada una de las carpetas de los procesos contractuales: Durante el periodo comprendido entre ( hasta el ), se realizaron los rótulos para 195 carpetas. Durante el periodo comprendido entre ( hasta el ), se realizaron los rótulos para 60 carpetas. Durante el periodo comprendido entre ( hasta el ), se realizaron los rótulos para 265 carpetas. Se anexa soporte documental. Avance de 520 de 700, es decir un avance del 74%. En desarrollo Realizar el Índice de conformidad con la normatividad vigente de la información. Durante el periodo comprendido entre ( al ), se organizaron 195 carpetas, por ende, se realizaron 195 Índices de conformidad con la normatividad vigente. Durante el periodo comprendido entre ( hasta el ), se realizaron los Índices para 60 carpetas. Durante el periodo comprendido entre ( hasta el ), se realizaron los Índices para 265 carpetas. Anexan dos archivos Excel. A la fecha se tienen en el SIGEPRE 520 de 700, es decir un avance del 74%. %. En desarrollo Establecer un procedimiento sobre la entrega de las carpetas para archivo que garantice la aplicación del Acuerdo 042. Mediante comunicación por correo electrónico el Área de Contratos solicito se amplié el plazo de ejecución de la actividad 4.13, la cual genera riesgo de pérdida de documentación, del al , considerando lo siguiente: La Entidad tenía estimada la aprobación del Procedimiento denominado: MANEJO DEL ARCHIVO DE GESTIÓN DEL ÁREA DE CONTRATOS, para antes del 13 de septiembre de 2013, sin embargo durante el trámite de revisión del proyecto de procedimiento, la Oficina de Planeación de la Entidad sugirió que se documentará la actividad propuesta en el Plan de Mejoramiento en el Manual de Contratación de la Entidad y no a través de un procedimiento propiamente dicho, ya que el proceso de Gestión Documental, ha fijado los lineamientos sobre el manejo de archivo y aplicación del Acuerdo 042, mediante el Procedimiento P-GD-05 Transferencias de archivos de gestión (primarias) así como en el Manual M-GD-01 del Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivos Oficiales. Por lo anterior, dando cumplimiento al Plan de Mejoramiento y siguiendo las orientaciones de la Oficina de Planeación, el Área de Contratos incluyó un nuevo Título en el Manual de Contratación denominado: DISPOSICIONES SOBRE EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN DE CONTRATOS. en él cual se establecen las medidas de control para garantizar el cumplimiento 17

19 a la normatividad de archivo y el día 20 de septiembre de 2013 a través del SIGEPRE se solicitó la correspondiente aprobación de la versión N 11 al Subdirector de Operaciones, la cual fue aprobada sin modificaciones el día 23 de septiembre de Observando que el procedimiento sobre la entrega de las carpetas para archivo garantiza la aplicación del acuerdo 042 y que el mismo hace parte integral del Manual de contratación, la Entidad considera que la acción implementada, satisface plenamente los requerimientos del procedimiento, al cual el área de contratos de la había presentado como medio que garantice que el evento no se vuelva a presentar. Por lo anterior se da por Organizar y Transferir al Archivo Central del DAPRE, las carpetas de los contratos de conformidad con la tabla de retención documental. Durante el periodo comprendido entre ( al ), se organizaron 195 carpetas, las cuales fueron transferidas en el formato establecido por Área de Gestión Documental. Durante el periodo comprendido entre ( al ), se organizaron carpetas, Pero no se transfirieron al archivo central por que no coincide con el cronograma de transferencias. Durante el periodo comprendido entre ( al ), se organizaron 265 carpetas, Pero no se transfirieron al archivo central porque no coincide con el cronograma de transferencias. Para un total de 460 de 700 es decir un avance del 66%. En desarrollo. El plan se encuentra a la fecha en un nivel de avance del 84.10% faltando por desarrollar un 15.9%, es de anotar que el cumplimiento es al 100% PLAN DE MEJORAMIENTO 2011 NCR CGR - Transversalidad actividades Paso actual: Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento, Responsable del paso actual: Yenny Bello Cely. 3.6 Se observaron escenarios Reuniones entre el PPDDHH y las frágiles de participación y concertación autoridades locales del sur del de las autoridades y sociedad civil en el departamento con el fin de fortalecer la Departamento de Bolívar, en lo que respecta al sur del Departamento. interlocución entre las partes y mejorar las capacidades institucionales. actas de reuniones realizadas / Reuniones programadas 100% 01/10/ /12/2013 PP DH y DIH Se realizó acompañamiento al sur de Bolívar de donde se crearon instancias de coordinación para trabajar el tema de Derechos Humanos, con acompañamiento de otras 18

20 entidades y programas presidenciales. Se adjuntan listados de asistencia y documentos (Informe de Comisión Sur de Bolívar, Listados de Asistencia, San Pablo, Santa Rosa y Simiti. El 26/dic/2013 Se aprueba cierre del plan de mejoramiento,. El Plan de Mejoramiento que se concertó entre el Departamento Administrativo de la de la República y la Contraloría General de la República para la vigencia 2011, con corte a diciembre 31 de 2013 presenta resultados satisfactorios en el cumplimiento de los compromisos establecidos al 100% y un nivel de avance de 100%. 4.3 PLAN DE MEJORAMIENTO 2010 NCR CGR, Sistema de Información de Gestión de Activos (SIGA)-GA El plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República vigencia 2010, fue verificado y aprobado por la comisión Auditora en la vigencia 2013, A diciembre de 2013 el plan total presenta un cumplimiento del 97.62%, lo cual de acuerdo a lo establecido por el Ente externo es satisfactorio, sin embargo por parte de la se continua realizando el seguimiento trimestral. Seguimiento a la Actividad 7.4 Con corte a 31 de diciembre de 2013 queda pendiente por tramitar 11 vehículos de los 98, presentando un avance del 88,7%. La entidad continúa la actividad de legalización de los restantes vehículos, realizando las gestiones ante las diferentes entidades de las cuales depende el cumplimiento del compromiso total. 19