EXCEL INTERMEDIO INDICE

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1 32 EXCEL INTERMEDIO INDICE Formato condicional... Protección de Libros y Hojas... Desproteger hojas... Aplicativos WordArt... Insertar Imágenes... Diagramas... Tipos de diagramas... Organigrama... Diagrama de ciclo... Diagrama radial... Piramidal... Diagrama de Venn... Diagrama de círculos concéntricos... Validar entradas de celdas... Ejercicios... Gráficos Creación de gráficos... Tipos de gráficos... Buscar y corregir errores en fórmulas... Funciones Funciones Matemáticas y trigonométricas Suma... Producto... Aleatorio... Potencia... Redondear... Entero... Residuo... Raiz... Contar.si... Sumar.si... Ejercicios... Funciones Estadísticas Promedio... Contar... Contara... Max... Min... Moda... Ejercicios... Funciones de Texto Izquierda... Derecha... Extrae... Concatenar... Minusc... Mayusc... Largo... Texto... Valor... Ejercicios... Funciones de fecha y hora Ahora... Hoy... Año... Mes... Dia... Dia Diasem... Ejercicios... Funciones Lógicas Si... Si anidados... Si(y(... Si(o(... Ejercicios...

2 33 FORMATO CONDICIONAL Se utiliza para cambiar la aparienciaa o el formato de un dato en base a una condición. Tenemos este registro de notas Se quiere mostrar las notas aprobadas con azul y las desaprobadas con rojo. Se quiere mostrar las observaciones aprobadas con azul y las desaprobadas con rojo. Haga lo siguiente: Seleccione la columna de promedios (E3:E19) Menú Formato: Formato condicional. La primera condición es que valor de la celda sea mayor o igual que 10.5 Clic en Formato y seleccione color azul Clic en Agregar >> La segunda condición es que valor de la celda sea menor que 10.5 Clic en Formato y seleccione color rojo Clic en Aceptar

3 34 Ahora Seleccione la columna de Observación (F3:F19) Menú Formato: Formato condicional. La primera condición es que valor de la celda sea igual a APROBADO Clic en Formato y seleccione color azul Clic en Agregar >> La segunda condición es que valor de la celda sea igual a DESAPROBADO Clic en Formato y seleccione color rojo Clic en Aceptar Nota: Los resultados se mostrarán en el registro de notas. A diferencia del Formato de celdas, el Formato condicional, no necesita variarse ya que se evalúa internamente. En el Formato de celdas se tendría que seleccionar las celdas con los promedios aprobados y asignarle color azul; rojo para los desaprobados. El problema está cuando se ingresa otras notas y se muestra otro promedio. Utilice Formato condicional para lo que quiera, por ejemplo: Ventas mayores a cero con color Tardanza en vigilancia en rojo Productos vencidos en rojo, etc. PROTECCION DE LIBROS Y HOJAS Proteger una hoja de cálculo o un libro mediante contraseña Proteger elementos de la hoja de cálculo Proteger elementos de la hoja de cálculo de todos los usuarios 1. Cambie a la hoja de cálculo que desee proteger. 2. Desbloquee las celdas que desee que puedan modificar los usuarios: seleccione cadaa celda o rango, haga clic en Celdas en el menú Formato, haga clic en la ficha Proteger y desactive la casilla de verificación Bloqueada. 3. Oculte todas las fórmulas que no desee que estén visibles: seleccione las celdas con las fórmulas, haga clic en Celdas en el menú Formato, haga clic en la ficha Proteger y active la casilla de verificación Oculta. 4. Desbloquee los objetos gráficos que desee que los usuarios puedan cambiar. 5. En el menú Herramientas, elija Proteger y, a continuación, haga clic en Proteger hoja. 6. Escriba una contraseña para la hoja.

4 35 Nota: La contraseña es opcional; sin embargo, si no proporciona una contraseña cualquier usuario podrá desproteger la hoja y cambiar los elementos protegidos. Asegúrese de elegir una contraseña que pueda recordar, ya que si pierde la contraseña no podrá tener acceso a los elementos protegidos de la hoja de cálculo. 7. En la lista Permitir a todos los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que desee que los usuarios puedan cambiar. Haga clic en Aceptar y, si se solicita, vuelva a escribir la contraseña. Dar acceso a usuarios específicos a rangos protegidos Debe tener Windows 2000 para dar acceso a rangos a usuarios específicos. 1. En el menú Herramientas, elija Proteger y, a continuación, haga clic en Permitir que los usuarios modifiquen rangos. Este comando solamente está disponible cuando la hoja de cálculo no esta protegida. 2. Haga clic en Nuevo. 3. En el cuadro Título, escriba un título para el rango al que permite el acceso. 4. En el cuadro Correspondiente a las celdas escriba el signo igual (=) y, a continuación, escriba una referencia o seleccione el rango. 5. En el cuadro Contraseña del rango escriba una contraseña para tener acceso al rango. 6. La contraseña es opcional; si no proporciona una contraseña, cualquier usuario podrá editar las celdas. 7. Haga clic en Permisos y después en Agregar. 8. Busque y seleccione los usuarios a los que desee permitir el acceso. Si desea seleccionar varios usuarios, presione y mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los nombres. 9. Haga clic en Aceptar dos veces y, si se solicita, vuelva a escribir la contraseña. 10. Repita los pasos anteriores paraa cada rango al que permita el acceso. 11. Para conservar un registro independiente de rangos y usuarios, active la casilla de verificación Pegar la información sobre permisos en un nuevo libro del cuadro de diálogo Permitir que los usuarios modifiquen rangos. 12. Proteja la hoja de cálculo: Haga clic en Proteger hoja en el cuadro de diálogo Permitir que los usuarios modifiquen rangos. 13. En el cuadro de diálogo Proteger hoja, asegúrese de que la casilla de verificación Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas esté activada, escriba una contraseña para la hoja de cálculo, haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla. Nota: La contraseña de la hoja de cálculo es necesariaa para evitar que otros usuarios puedan editar los rangos designados. Asegúrese de elegir una contraseña que pueda recordar, ya que si pierde la contraseña no podrá tener acceso a los elementos protegidos de la hoja de cálculo. Proteger elementos del libro En el menú Herramientas elija Proteger y, a continuación, haga clic en Proteger libro. Siga uno o varios de estos procedimientos: Para proteger la estructura de un libro para que las hojas de éste no puedan moverse, eliminarse, ocultarse, mostrarse o cambiarse de nombre, ni puedan insertarse nuevas hojas, active la casilla de verificación Estructura. Para proteger ventanas de forma que tengan siempre el mismo tamaño y posición cada vez que se abra el libro, active la casilla de verificación Ventanas.

5 36 Para impedir que otros usuarios quiten la protección del libro, escriba una contraseña, haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla. Proteger un archivo de libro para que no se pueda ver ni modificar 1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como. 2. En el menú Herramientas, hagaa clic en Opciones generales. 3. Siga uno de estos procedimientos o ambos: 4. Si desea que los usuarios escriban una contraseña antes de poder ver el libro, escriba una contraseña en el cuadro Contraseña para abrir y haga clic en Aceptar. 5. Si desea que los usuarios escriban una contraseña antes de poder guardar los cambios en el libro, inserte una contraseña en el cuadro Contraseña de escritura y haga clic en Aceptar. 6. Cuando se solicite, vuelva a escribir las contraseñas para confirmarlas. 7. Haga clic en Guardar. 8. Si se le pide, haga clic en Sí para reemplazar el libro existente. Este cuadro de dialogo se muestra cuando el usuario trata de modificar o borrar algo que está protegido. Desproteger Hoja Menú Herramientas: Proteger: Desproteger Hoja Escriba la contraseña y Clic en Aceptar

6 37 APLICATIVOS WORDART Menú Insertar: Imagen/WordArt o Haga clic en el icono de la barra de herramientas Dibujo Nota: Una vez insertado el aplicativo WordArt, puede cambiar el estilo haciendo clic en la barra de herramientas WordArt sobre el icono Galería de estilos, también puede cambiar si gusta los colores haciendo clic en el icono Formato de Imagen. Y por último puede cambiar la trayectoria del texto haciendo clic en el icono Forma de WordArt.

7 38 INSERTAR IMÁGENES Menú Insertar: Imagen / Imágenes prediseñadas o Haga clic en el icono de la barra de herramientas Dibujo Escriba el nombre o grupo al que pertenece la imagen: ejemplo ciencia Haga clic en Buscar Se mostrará todos aquellas imágenes que estén en la categoría o grupo Haga clic en modificar si desea realizar otra búsqueda Empiece otra vez. DIAGRAMAS Puede agregar diversos diagramas utilizando las herramientas para diagramas de la barra de herramientas Dibujo. Los tipos de diagramas son: Ciclo, Destino, Radial, Venn y Piramidal. Utilice los diagramas para ilustrar diferentes materiales conceptuales y para animar documentos (los diagramas no se basan en números).

8 39 Tipos de diagramas Organigramas Para cambiar o seleccionar de una galería haga clic en: Personalizar un Organigrama

9 40 Diagrama de ciclo Personalizar

10 41 Diagrama radial Personalizar Piramidal Personalizar

11 42 Diagrama de Venn Personalizar

12 43 Diagrama de círculos concéntricos Personalizar

13 44 VALIDAR ENTRADA DE CELDAS En Microsoft Excel una celda admite por defecto cualquier valor, es por eso que podemos ingresar: números, texto o cualquier valor. Podemos validar lo siguiente: Número entero Decimal Lista Fecha Hora Longitud de texto Personalizado Utilizando este comando tendremos el control de lo que se ingresa dentro de una celda sin riesgo de cometer errores. Además podemos mostrar mensajess de entrada como de salida, para evitar errores. Ejercicios de validación 1. Validando el ingreso de datos numéricos entre 0 y 20.

14 45 2. Validando el ingreso de datos desde una lista y no otra.

15 46 GRAFICOS Nos permite representar gráficamente los datos almacenados en el libro de trabajo, donde cada valor es representado por un punto, una barra, una columna u otra forma. Los gráficos pueden ser creados sobre un rango de celdas o sobre una hoja de gráfico. A diferencia del Lotus y Quattro Pro, a los gráficos no se le asigna un nombre, ya que cada gráfico podrá almacenarse sobre hojas gráficas diferentes, a las cuales sí se les podrá asignar nombre. CREACIÓN DE UN GRAFICO Para crear un gráfico realice lo siguiente: 1. Seleccione el rango de celdas que contendrá los datos a graficar. 2. Menú Insertar, Gráfico 3. Siga la secuencia del Asistente de Gráficos 4. Seleccione un tipo de gráfico y un subtipo de gráfico. 5. Además puede utilizar gráficos Personalizados. 6. Si desea ver como podría quedar con ese tipo de gráfico presione el Botón Presionar para ver muestra. 7. Puede configurar para que ese tipo de gráfico sea Predeterminado, y luego clic en el botón Siguiente >>

16 47 8. Escriba un Título para el gráfico y para los ejes X, Y; luego clic en la ficha Eje. 9. Configure de la mejor manera en esta ficha(eje), pues los cambios tendrán efecto sobre el gráfico. 10. Luego clic en la ficha Líneas de división. 11. Al igual que en la ficha anterior, deberá configurar las Líneas de división para los ejes X, Y; luego clic en la ficha Leyenda.

17 Elija la ubicación, y clic en la ficha Rótulos de datos. 13. Dentro de esta ficha usted podrá insertar datos, que se mostrarán sobre el gráfico; luego clic en la ficha Tablas de Datos. Luego clic en el botón Siguiente >>

18 Ahora tendrá que decidir, si desea crear el gráfico En una hoja nueva: como gráfico1, ó Como objeto en: Luego clic en el botón Finalizar. 15. El resultado será: TIPOS DE GRAFICOS 1. AREAS: Se emplea para representar datos acumulados, para un determinado periodo. 2. BARRAS: Representa un diagrama de barras rotadas y horizontales, se emplea para comparar datos.

19 50 3. COLUMNAS: Es un diagrama de barras verticales, se emplea para comparar datos. 4. LINEAS: Es un diagrama de líneas, se emplea para analizar los datos en un periodo de tiempo. 5. CIRCULAR: Es un diagrama circular, llamado también de pastel, se emplea para representar los datos expresados en porcentajes como una porción del círculo. 6. ANILLOS: Similar al anterior, con la diferencia que las porciones del círculo son anulares.

20 51 7. RADAR: Muestra los cambios de los datos respecto a un eje central. Las líneas conectan todas las marcas de datos. 8. XY-DISPERSION: Es un diagrama de coordenadas, en el cual los valores del eje X y el eje Y son ambos valores numéricos. 9. LINEAS Y COLUMNAS 2: Es un diagrama donde las columnas se trazan en el eje principal y las líneas en el eje secundario. 10. AREAS 3-D: Es un diagrama de áreas tridimensionales.

21 BARRAS 3-D: Es un diagrama de barras tridimensionales. 12. COLUMNAS 3-D: Es un diagrama de columnas tridimensionales. 13. LINEAS 3-D: Es un diagrama de líneas tridimensionales. 14. CIRCULAR 3-D: Es un diagramaa circular tridimensional.

22 SUPERFICIE 3-D: Es un diagrama de superficie tridimensional. 16. CONICO: Es un diagrama de forma cónica. 17. PIRAMIDAL: Es un diagrama de forma piramidal. Entre muchos más. (Ver: Tipos Personalizados)

23 54 EJERCICIOS DE REPASO 1.- Se tiene en una tabla los precios y las ventas de un producto durante los meses de Enero a Octubre. Graficar Precios vs. Ventas 2.- Se tiene el ingreso por los conceptos de turismo, comercio e impuestos en las zonas norte, centro y sur. Determinar en proporción la zona que tuvo mayor recaudación. 3.- Se tiene el control de matriculas de alumnos en los siguientes locales de ITAE, determinar gráficamente en que local hubo mayor cantidad de matriculados por día.

24 55 REFERENCIAS Las referencias son direcciones utilizadas en las fórmulas 1. Relativas Cuando usted copia una fórmula de una celda a otra, Excel no la copia exactamente, sino que copia la posición relativa que ocupa las celdas que forman parte de ella, con respecto a la celda que los contiene. Excel ajusta las referencias a la nueva posición. 2. Absolutas Las referencias absolutas se utilizan cuando no se desea que una celda o un grupo de celdas que forman parte de una fórmula varíen al ser copiadas. 3. Mixtas Una referencia absoluta utiliza 2 símbolos $ en su dirección, uno para la columna y otra para la fila. Excel permite el uso de la referencia mixta en las que solamente una parte de la dirección es absoluta. En ambos casos, un término se mantiene invariable y es el otro el que se modifica: Nota: Para que la dirección de una celda que forma parte de una fórmula se convierta en una referencia absoluta, sin necesidad de escribir el carácter $, presione la tecla F4 después de seleccionar la celda en la fórmula.

25 56 BUSCAR Y CORREGIR ERRORES EN FÓRMULAS Los errores en las fórmulas pueden dar lugar a valores de error, así como a resultados no deseados. A continuación se facilitan algunas herramientas que le ayudarán a detectar y analizar los errores. Si una fórmula no puede evaluar adecuadamente un resultado, Microsoft Excel presentará un valor de error. Cada tipo de error tiene distintas causas y diferentes soluciones. ##### Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. Revise las posibles causas y soluciones. Posibles causas y soluciones El ancho de la columna no es suficiente para mostrar el contenido Aumentar el ancho de la columna Seleccione la columna, elija Columna en el menú Formato, haga clic en Ancho y, a continuación, escriba un número. Reducir el contenido para ajustarlo a la columna Seleccione la columna, haga clic en Celdas en el menú Formato, elija la ficha Alineación y, a continuación, active la casilla de verificación Reducir hasta ajustar. Aplicar un formato de número diferente En algunos casos, se puede cambiar el formato de número de la celda para ajustarlo al ancho de celda existente. Por ejemplo, disminuya el número de decimales después del separador decimal. Las fechas y las horas son números negativos Si utiliza el sistema de fechas 1900, las fechas y las horas en Microsoft Excel deben ser valores positivos. Si se restan fechas y horas, asegúrese de que se genera la fórmula correctamente. Si la fórmula es correcta, aunque el resultado sea un valor negativo, se puede mostrar el valor dando a la celda un formato que no sea un formato de fecha o de hora. Haga clic en el comando Celdas del menú Formato, haga clic en la ficha Número y, a continuación, seleccione un formato que no sea un formato de fecha ni de hora. # VALOR! Se produce cuando se utiliza un tipo de argumento o de operando incorrecto. Haga clic en la celda que muestra el error, haga clic en el botón que aparece y, a continuación, haga clic en Rastrear error si aparece. Revise las posibles causas y soluciones. Posibles causas y soluciones Se ha escrito texto y la fórmula requiere un número o un valor lógico, como VERDADERO O FALSO Microsoft Excel no puede convertir el texto en el tipo de dato correcto. Asegúrese de que la fórmula o la función es correcta para el operando o el argumento necesario y de que las celdas a las que hace referencia contienen valores válidos. Por ejemplo, si la celda A5 contiene un número y la celda A6 contiene el texto "No disponible", la fórmula =A5+A6 devolverá el error # VALOR! Se ha escrito o modificado una fórmula matricial y se ha presionado ENTRAR Seleccione la celda o el rango de celdas que contiene la fórmula matricial, presione F2 para modificar la fórmula y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR. Se ha introducido una referencia de celda, una fórmula o una función como una constante matricial Asegúrese de que la constante matricial no es una referencia de celda, una fórmula o una función. Se ha proporcionado un rango a un operador o a una función que requiere un único valor, no un rango de valores Cambie el rango para que sólo tenga un valor. Cambie el rango para que incluya la misma fila o la misma columna que contenga la fórmula. Se ha utilizado una matriz no válida en una de las funciones matriciales de la hoja de cálculo Asegúrese de que las dimensiones de la matriz son correctas para los argumentos de la misma. Se ha ejecutado una macro que introduce una función que devuelve # VALOR! Asegúrese de que la función no utiliza un argumento incorrecto. # DIV/0! Se produce cuando se divide un número por cero (0). Haga clic en la celda que muestra el error, haga clic en el botón que aparece y, a continuación, haga clic en Rastrear error si aparece. Revise las posibles causas y soluciones. Posibles causas y soluciones Se ha escrito una fórmula que contiene una división explícita por cero (0), por ejemplo, =5/0. Cambie el divisor por un número que no sea cero.

26 57 Se ha utilizado una referencia de celda a una celda en blanco o a una celda que contiene un cero como divisor Nota Si el operando es una celda en blanco, Microsoft Excel interpreta el blanco como cero. Cambie la referencia de celda a otra celda. Escriba un valor distinto de cero en la celda utilizada como divisor. Escriba el valor #N/A en la celda a la que se hace referencia como divisor, que cambiará el resultado de la fórmula por #N/A de # DIV/0! para indicar que el valor del divisor no está disponible. Evite que se muestre el valor de error, utilizando la función de hoja de cálculo SI. Por ejemplo, si la fórmula que genera el error es =A5/B5, en su lugar utilice =SI(B5=0,"",A5/B5). Las dos comillas representan una cadena de texto vacía. Se ha ejecutado una macro que utiliza una función o una fórmula que devuelve # DIV/0! Compruebe que el divisor en la función o en la fórmula no es ni cero ni se ha dejado en blanco. # NOMBRE? Se produce cuando Microsoft Excel no reconoce el texto de la fórmula. Haga clic en la celda que muestra el error, haga clic en el botón que aparece y, a continuación, haga clic en Rastrear error si aparece. Revise las posibles causas y soluciones. Posibles causas y soluciones Se ha utilizado una función que es parte del complemento Herramientas para análisis sin que éste estuviera cargado Instale y cargue el complemento Herramientas para análisis. Cómo? En el menú Herramientas, elija Complementos. En la lista Complementos disponibles, seleccione el cuadro Herramientas para análisis y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si es necesario, siga las instrucciones del programa de instalación. Se ha utilizado un nombre que no existe Asegúrese de que el nombre existe. En el menú Insertar, elija Nombre y, a continuación, haga clic en Definir. Si el nombre no aparece en la lista, agréguelo mediante el comando Definir. Error al escribir el nombre Compruebe la ortografía. Seleccione el nombre en la barra de fórmulas, presione F3, elija el nombre que desea utilizar y, a continuación, haga clic en Aceptar. Se ha utilizado un rótulo en una fórmula sin que esté permitido el uso de rótulos Permita el uso de rótulos. En el menú Herramientas, elija Opciones y, a continuación, haga clic en la ficha Calcular. En Opciones del libro, active la casilla de verificación Aceptar rótulos en las fórmulas. Se ha cometido un error al escribir el nombre de una función Corrija el error ortográfico. Inserte el nombre correcto de la función en la fórmula haciendo clic en Función en el menú Insertar. Se ha escrito texto en una fórmula sin poner el texto entre comillas (Excel tratará de interpretar la entrada como un nombre, aunque se haya querido escribir como texto). Escriba el texto de la fórmula entre comillas dobles. Por ejemplo, la siguiente fórmula integra la porción de texto "El importe total es " en el valor de la celda B50: ="El importe total es "&B50 Se han omitido los dos puntos (:) en una referencia de rango Asegúrese de que en todas las referencias del rango de celdas en la fórmula utilizan dos puntos (:); por ejemplo, SUMA(A1:C10). La referencia a otra hoja no está entre comillas simples Si la fórmula hace referencia a valores o celdas de otras hojas de cálculo u otros libros y el nombre del otro libro o de la otra hoja de cálculo contiene un carácter no alfabético o un espacio, se deberá escribir su nombre entre comillas simples ( ' ). #N/A Se produce cuando un valor no está disponible para una función o una fórmula. Haga clic en la celda que muestra el error, haga clic en el botón que aparece clic en Rastrear error si aparece. Revise las posibles causas y soluciones. Posibles causas y soluciones y, a continuación, haga

27 58 Faltan datos, y en su lugar se ha escrito #N/A o NOD() Reemplace #N/A con nuevos datos. Nota Puede escribir #N/A en las celdas que aún no tengan datos disponibles. Las fórmulas que hagan referencia a esas celdas devolverán #N/A en lugar de intentar calcular un valor. Se ha dado un valor inadecuado para el argumento valor_buscado en las funciones de la hoja de cálculo BUSCARH, BUSCAR, COINCIDIR o BUSCARV. Compruebe que el argumento valor_buscado tiene el tipo de valor correcto, por ejemplo, un valor o una referencia de celda, pero no una referencia de rango. Se han utilizado las funciones de la hoja de cálculo BUSCARV, BUSCARH o COINCIDIR para buscar un valor en una tabla no ordenada. Como valor predeterminado, las funciones que buscan información en las tablas deberán ordenarse en orden ascendente. Sin embargo, las funciones de la hoja de cálculo BUSCARV y BUSCARH contienen un argumento de rango_buscado que da instrucciones a la función para buscar una coincidencia exacta incluso si la tabla no está ordenada. Para buscar una coincidencia exacta, defina el argumento de rango_buscado como FALSO. La función de la hoja de cálculo COINCIDIR contiene un argumento de tipo_de_coincidencia que especifica el orden en que la lista debe ordenarse para buscar una coincidencia. Si la función no puede encontrar ninguna coincidencia, intente cambiar el argumento de tipo_de_coincidencia. Para buscar una coincidencia exacta, establezca el argumento tipo_de_coincidencia en 0. Se ha utilizado un argumento en una fórmula matricial que no tiene el mismo número de filas o columnas que el rango que contiene la fórmula matricial Si ha escrito la fórmula matricial en varias celdas, asegúrese de que los rangos a los que ésta hace referencia tienen el mismo número de filas y columnas, o bien escriba la fórmula matricial en menos celdas. Por ejemplo, si se ha introducido la fórmula matricial en un rango de 15 filas de alto (C1:C15) y la fórmula hace referencia a un rango de 10 filas de alto (A1:A10), el rango C11:C15 mostrará #N/A. Para corregir este error, introduzca la fórmula en un rango menor (por ejemplo, C1:C10) o cambie el rango al que hace referencia la fórmula por el mismo número de filas (por ejemplo, A1:A15). Se han omitido uno o más argumentos requeridos de una función de la hoja de cálculo integrada o personalizada Introduzca todos los argumentos en la función. Se ha utilizado una función de hoja de cálculo personalizada que no está disponible Asegúrese de que el libro que contiene la función de la hoja de cálculo está abierto y de que la función está funcionando correctamente. Se ha ejecutado una macro que introduce una función que devuelve #N/A Asegúrese de que los argumentos de la función son correctos y se encuentran en la posición adecuada. # REF! Se produce cuando una referencia de celda no es válida. Haga clic en la celda que muestra el error, haga clic en el botón que aparece y, a continuación, haga clic en Rastrear error si aparece. Revise las posibles causas y soluciones. Posibles causas y soluciones Se han eliminado celdas a las que hacían referencia otras fórmulas o se han pegado celdas movidas sobre otras a las que se hacía referencia en otras fórmulas Cambie las fórmulas o restablezca las celdas de la hoja de cálculo eligiendo Deshacer después de eliminarlas o pegarlas. inmediatamente Se ha utilizado un vínculo a un programa que no está en funcionamiento Inicie el programa. Se ha intentado vincular a un tema de intercambio dinámico de datos (DDE), como "sistema", que no está disponible Asegúrese de que está utilizando el tema DDE correcto. Se ha ejecutado una macro que introduce una función que devuelve # REF! Compruebe si un argumento de la función hace referencia a una celda o rango de celdas no válido. Por ejemplo, si la macro introduce una función que hace referencia a una celda situada sobre la función y la celda que contiene la función está en la fila 1, se devolverá # REF! debido a que no existen celdas sobre la fila 1.

28 59 # NUM! Se produce cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o una función. Haga clic en la celda que muestra el error, haga clic en el botón que aparece y, a continuación, haga clic en Rastrear error si aparece. Revise las posibles causas y soluciones. Posibles causas y soluciones Se ha utilizado un argumento inaceptable en una función que necesita un argumento numérico Asegúrese de que los argumentos utilizados en la función son numéricos. Por ejemplo, aunque el valor que desee introducir sea $, introduzca 1000 en la fórmula. Se ha utilizado una función de hoja de cálculo que realiza iteraciones, como TIR o TASA, y la función no encuentra un resultado Utilice otro valor inicial para la función de la hoja de cálculo. Cambie el número de veces que Microsoft Excel itera fórmulas. Cómo? En el menú Herramientas, elija Opciones y, a continuación, haga clic en la ficha Calcular. Active la casilla de verificación Iteración. Para definir el número de veces que Microsoft Excel repetirá los cálculos, escriba el número de iteraciones en el cuadro Nº máximo de iteraciones. Cuanto mayor sea el número de iteraciones, más tiempo necesitará Excel para calcular una hoja de cálculo. Para definir el número máximo de cambio que se aceptará entre los resultados de los cálculos, escriba la cantidad en el cuadro Cambio máximo. Cuanto menor sea el número, más preciso será el resultado y más tiempo necesitará Excel para calcular una hoja de cálculo. Se ha escrito una fórmula que devuelve un número demasiado grande o demasiado pequeño para que Microsoft Excel lo represente Cambie la fórmula para que su resultado esté comprendido entre y. # NULO! Este error se genera cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersecan. El operador de intersección es un espacio entre referencias.

29 60 FUNCIONES Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Menú Insertar: Función o si lo prefiere haga clic en el icono: Se mostrará la siguiente ventana con información suficiente para saber que hacerla momento de requerir de una función. Seleccione una categoría Seleccione una función Clic en Aceptar Ingrese los argumentos necesarios para la función Clic en Aceptar FUNCIONES DE HOJA DE CÁLCULO MOSTRADAS POR CATEGORÍAS Base de datos Fecha y Hora Externas Ingeniería Funciones Financieras Información Lógicas Búsqueda y referencia Matemáticas y trigonométricas Estadística Texto y datos FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS SUMA Suma sus argumentos Sintaxis: SUMA(número1;número2; ;...) Número1;número2;... son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener. Observaciones Se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de números que escriba directamente en la lista de argumentos. Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se considerarán los números en esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia.

30 61 Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores. PRODUCTO Multiplica sus argumentos Sintaxis: PRODUCTO(número1;número2;...) Número1, número2,... son de 1 a 30 números que desea multiplicar. Observaciones Los argumentos que son números, valores lógicos o representaciones textuales de números se toman en cuenta; los argumentos que son valores de error o texto que no se puede convertir en números causan errores. Si un argumento es una matriz o una referencia, sólo se tomarán en cuenta los números de la matriz o de la referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia. ALEATORIO Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1 Sintaxis: ALEATORIO( ) Observaciones Para generar un número real aleatorio entre a y b, use: ALEATORIO()*(b-a)+a Si desea usar ALEATORIO para generar un número aleatorio pero no desea que los números cambien cada vez que se calcule la celda, puede escribir =ALEATORIO() en la barra de fórmulas y después presionar la tecla F9 para cambiar la fórmula a un número aleatorio. POTENCIA Devuelve el resultado de elevar el argumento número a una potencia Sintaxis: POTENCIA(número;potencia) Número: Es el número base. Puede ser cualquier número real. Potencia: Es el exponente al que desea elevar el número base. Observación Se puede utilizar el operador "^" en lugar de la función POTENCIA para indicar a qué potencia se eleva el número base, por ejemplo 5^2.

31 62 REDONDEAR Redondea un número a un número especificado de dígitos Sintaxis: REDONDEAR(número;núm_decimales) Número es el número que desea redondear. Núm_decimales especifica el número de dígitos al que desea redondear el argumento número. Observaciones Si el argumento núm_decimales es mayor que 0 (cero), número se redondeará al número de lugares decimales especificado. Si el argumento núm_decimales es 0, número se redondeará al entero más próximo. Si el argumento núm_decimales es menor que 0, número se redondeará hacia la izquierda del separador decimal. ENTERO Redondea un número hasta el entero inferior más próximo Sintaxis: ENTERO(número) Número: Es el número real que desea redondear al entero inferior más próximo. RESIDUO Devuelve el resto de la división Sintaxis: RESIDUO(número;núm_divisor) Número es el número que desea dividir y cuyo residuo o resto desea obtener. Núm_divisor es el número por el cual desea dividir el argumento número. Observaciones: Si núm_divisor es 0, RESIDUO devuelve el valor de error # DIV/0! RAIZ Devuelve la raíz cuadrada de un número Sintaxis: RAIZ(número) Número es el número cuya raíz cuadrada desea obtener. Observación Si número es negativo, RAIZ devuelve el valor de error # NUM!

32 63 CONTAR.SI Cuenta el número de celdas que no están en blanco dentro de un rango que coincida con los criterios especificados. Sintaxis: CONTAR.SI(rango;criterio) Rango: Es el rango dentro del cual desea contar las celdas. Criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas". Observación Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que se pueden utilizar para analizar los datos basándose en una condición. Por ejemplo, para calcular una suma basándose en una cadena de texto o un número dentro de un rango, utilice la función SUMAR.SI. Para hacer que una fórmula devuelva uno de dos valores según una condición, como una bonificación por ventas basada en un importe de ventas especificado, utilice la función de hoja de cálculo SI. SUMAR.SI Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio correspondiente. Sintaxis: SUMAR.SI(rango;criterio; ;rango_suma) Rango: Es el rango de celdas que desea evaluar. Criterio: Es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas". Rango_suma: Son las celdas que se van a sumar. Observaciones Las celdas contenidas en rango suma se suman sólo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el criterio. Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango. Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos basándose en una condición. Por ejemplo, para contar el número de veces que aparece una cadena de texto o un número dentro de un rango de celdas, utilice la función CONTAR.SI. Para hacer que una fórmula devuelva uno de dos valores basados en una condición, como una bonificación por ventas basada en un importe de ventas especificado, utilice la función SI. FUNCIONES ESTADÍSTICAS PROMEDIO Devuelve el promedioo de los argumentos Sintaxis: PROMEDIO(número1;número2;...) Número1, número2,... son entre 1 y 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener. Observaciones Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que contengan números. Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero.

33 64 CONTAR Cuenta cuántos números hay en la lista de argumentos Sintaxis: CONTAR(ref1;ref2;...) Ref1, ref2,... son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero sólo se cuentan los números. Observaciones Los argumentos que son números, fechas o representaciones textuales de números se cuentan; los argumentos que son valores de error o texto que no puede traducirse a números se pasan por alto. Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se considerarán los números en esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia. Utilice la función CONTARA si necesita contar valores lógicos, texto o valores de error. CONTARA Sintaxis: Cuenta cuántos valores hay en la lista de argumentos CONTARA(valor1;valor2;...) Valor1, valor2,... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que desea contar. En este caso, un valor es cualquier tipo de información, incluyendo texto vacío ("") pero excluyendo celdas vacías. Si un argumento es una matriz o una referencia, se pasan por alto las celdas vacías que se encuentran en la matriz o en la referencia. Si no necesita contar valores lógicos, texto, o valores de error, use la función CONTAR.

34 65 MAX Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos Sintaxis: MAX(número1;número2;...) Número1, número2,... son entre 1 y 30 números de los cuales desea encontrar el valor máximo. Observaciones Puede especificar los argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones numéricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores. Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se usan los números de esa matriz o referencia. Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto. Utilice MAXA si no se deben pasar por alto los valores lógicos y el texto. Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0. MIN Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos Sintaxis: MIN(número1;número2;...) Número1, número2,... son entre 1 y 30 números de los que desea encontrar el valor mínimo. Observaciones Puede especificar los argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones numéricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores. Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se usan los números de esa matriz o referencia. Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto. Si los valores lógicos o el texto no deben pasarse por alto, utilice la función MINA. Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0. MODA Devuelve el valor más frecuente en un conjunto de datos Sintaxis: MODA(número1;número2;...) Número1, número2,... son de 1 a 30 argumentos cuya moda desea calcular. También puede utilizar una matriz única o una referencia matricial en lugar de argumentos separados con punto y coma. Observaciones Los argumentos deben ser números, nombres, matrices o referencias que contengan números. Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero. Si el conjunto de datos no contiene puntos de datos duplicados, MODA devuelve el valor de error #N/A. En un conjunto de valores, la moda es el valor que se repite con mayor frecuencia; la mediana es el valor central y la media es el valor promedio. Ninguna de estas medidas de la tendencia central tomada individualmente proporciona una imagen completa de los datos. Supongamos que los datos están agrupados en tres áreas, la mitad de las cuales es un valor bajo que se repite y la otra mitad consiste en dos valores elevados. Tanto PROMEDIO como MEDIANA devolverán un valor situado en una zona central relativamente vacía, y MODA devolverá el valor bajo dominante.

35 66 FUNCIONES DE TEXTO CONCATENAR Une varios elementos de texto en uno solo Sintaxis: CONCATENAR (texto1;texto2;...) Texto1, texto2,... son de 1 a 30 elementos de texto que se unirán en un elemento de texto único. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, números o referencias a celdas únicas. Observaciones Puede utilizar el operador "&" en lugar de CONCATENAR para unir elementos de texto. Ver Operadores de Texto (Pág. 17) IZQUIERDA Devuelve los caracteres situados en el extremo izquierdo de un valor de texto. IZQUIERDA devuelve el primer carácter o caracteres de una cadena de texto, según el número de caracteres que especifique el usuario. Sintaxis IZQUIERDA(texto;núm_de caracteres) Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer. Núm_de_caracteres especifica el número de caracteres que desea extraer con IZQUIERDA. Núm_de_caracteres debe ser mayor o igual que cero. Si núm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, IZQUIERDA devolverá todo el texto. Si núm_de_caracteres se omite, se calculará como 1. LARGO Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto Sintaxis: LARGO(texto)

36 67 MINUSC Convierte texto en minúsculas Sintaxis: MINUSC(texto) Texto es el texto que desea convertir en minúsculas. MINUSC no cambia los caracteres de texto que no sean letras. EXTRAE Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, empezando en la posición que especifique. Sintaxis: EXTRAE(texto;posición_inicial;núm_de_caracteres) Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer. Posición_inicial es la posición del primer carácter que desea extraer de texto. La posición_inicial del primer carácter de texto es 1 y así sucesivamente. Núm_de_caracteres especifica el número de caracteres que desea que EXTRAE devuelva del argumento texto. Observaciones Si posición_inicial es mayor que la longitud de texto, EXTRAE devuelve "" (texto vacío). Si posición_inicial es menor que la longitud de texto, pero posición_inicial más núm_de_caracteres excede la longitud de texto, EXTRAE devuelve los caracteres hasta el final de texto. Si posición_inicial es menor que 1, EXTRAE devuelve el valor de error # VALOR! Si núm_de_caracteres es negativo, EXTRAE devuelve el valor de error # VALOR! DERECHA Devuelve los caracteres situados en el extremo derecho de un valor de texto. Sintaxis: DERECHA(texto;núm_de_caracteres) Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer. Núm_de_caracteres especifica el número de caracteres que desea extraer con DERECHA. Observaciones Núm_de_caracteres debe ser mayor o igual que cero. Si núm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, DERECHA devolverá todo el texto. Si núm_de_caracteres se omite, se calculará como 1.

37 68 TEXTO Da formato a un número y lo convierte en texto. Sintaxis: TEXTO(valor;formato) Valor es un valor numérico, una fórmula que evalúa un valor numérico o una referencia a una celda que contenga un valor numérico. Formato es un formato de número, en forma de texto, indicado en el cuadro Categoría en la ficha Número del cuadro de diálogo Formato de celdas. Observaciones El argumento formato no puede contener un asterisco (*). Al dar formato a una celda con la ficha Número (que se obtiene con el comando Celdas del menú Formato) sólo cambiará el formato y no el valor. La función TEXTO convierte un valor en texto con formato, el cual ya no se calculará como un número. MAYUSC Convierte el texto en mayúsculas. Sintaxis: MAYUSC(texto) Texto es el texto que desea convertir a mayúsculas. El argumento texto puede ser una referencia o una cadena de texto. VALOR Convierte el argumento de un texto en un número. Sintaxis: VALOR(texto) Texto es el texto entre comillas o una referencia a una celda que contiene el texto que desea convertir. Observaciones El argumento texto puede tener cualquiera de los formatos de número constante, fecha u hora reconocidos por Microsoft Excel. Si no tiene uno de estos formatos, VALOR devuelve el valor de error # VALOR! Por lo general, no es necesario utilizar la función VALOR en las fórmulas, ya que Excel convierte el texto en números automáticamente. Esta función se proporciona por su compatibilidad con otros programas para hojas de cálculo. FUNCIONES DE FECHA Y HORA AHORA Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales. Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales. Si el formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado tendrá formato de fecha. Sintaxis: AHORA( ) Observaciones Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que se puedan utilizar en cálculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448, porque es días posterior al 1 de enero de Microsoft Excel para Macintosh utiliza un sistema de fechas predeterminado diferente. En los números de serie, los dígitos a la derecha del separador decimal representan la hora; los números a la izquierda representan la fecha. Por ejemplo, el número de serie 0,5 representa la hora 12:00 del mediodía. La función AHORA sólo cambia cuando se realiza un cálculo en la hoja de cálculo o cuando se ejecuta una macro que contiene la función. No se actualiza constantemente.

38 69 HOY Devuelve el número que representa la fecha actual. Devuelve el número de serie de la fecha actual. El número de serie es el código de fecha-hora que Microsoft Excel usa para los cálculos de fecha y hora. Si el formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado tendrá formato de fecha. Sintaxis: HOY( ) Observación Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los cálculos. De forma predeterminada, el 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y el 1 de enero de 2008 es el número de serie porque viene días después del 1 de enero de Microsoft Excel para Macintosh utiliza un sistema de fechas predeterminado diferente. AÑO Devuelve el año correspondiente a una fecha. El año se devuelve como número entero comprendido entre 1900 y Sintaxis: AÑO(núm_de_serie) Núm_de_serie es la fecha del año que desee buscar. Las fechas deben introducirse mediante la función FECHA o como resultados de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el día 23 de mayo de Pueden producirse problemas si las fechas se introducen como texto. Observaciones Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los cálculos. De forma predeterminada, el 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y el 1 de enero de 2008 es el número de serie porque viene días después del 1 de enero de Microsoft Excel para Macintosh utiliza un sistema de fechas predeterminado diferente. Los valores que devuelven las funciones AÑO, MES Y DIA serán valores gregorianos independientemente del formato de visualización del valor de fecha suministrado. Por ejemplo, si el formato de visualización de la fecha suministrada es Hijri, los valores devueltos para las funciones AÑO, MES Y DIA serán valores asociados con la fecha gregoriana equivalente. MES Convierte un número en el mes correspondiente. Devuelve el mes de una fecha representada por un número de serie. El mes se expresa como número entero comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre). Sintaxis: MES(núm_de_serie) Núm_de_serie es la fecha del mes que intenta buscar. Las fechas deben introducirse mediante la función FECHA o como resultados de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el día 23 de mayo de Pueden producirse problemas si las fechas se introducen como texto. Observaciones Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los cálculos. De forma predeterminada, el 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y el 1 de enero de 2008 es el número de serie porque viene días después del 1 de enero de Microsoft Excel para Macintosh utiliza un sistema de fechas predeterminado diferente. Los valores devueltos por las funciones AÑO, MES Y DIA serán valores gregorianos independientemente del formato de visualización del valor de fecha suministrado. Por ejemplo, si el formato de visualización de la fecha suministrada es Hijri, los valores devueltos para las funciones AÑO, MES Y DIA serán valores asociados con la fecha gregoriana equivalente.

39 70 DIA Convierte un número que representa una fecha en el día del mes correspondiente. Sintaxis: DIA(núm_de_serie) Núm_de_serie es la fecha del día que intenta buscar. Las fechas deben introducirse mediante la función FECHA o como resultados de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el día 23 de mayo de Pueden producirse problemas si las fechas se introducen como texto. Observaciones Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los cálculos. De forma predeterminada, el 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y el 1 de enero de 2008 es el número de serie porque viene días después del 1 de enero de Microsoft Excel para Macintosh utiliza un sistema de fechas predeterminado diferente. Los valores que devuelven las funciones AÑO, MES Y DIA serán valores gregorianos independientemente del formato de visualización del valor de fecha suministrado. Por ejemplo, si el formato de visualización de la fecha suministrada es Hijri, los valores devueltos para las funciones AÑO, MES Y DIA serán valores asociados con la fecha gregoriana equivalente. DIAS360 Calcula el número de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días. Sintaxis: DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método) Fecha_inicial y fecha_final son las dos fechas entre las que desea calcular el número de días. Si la fecha_inicial es posterior a la fecha_final, DIAS360 devuelve un número negativo. Las fechas deben introducirse mediante la función FECHA o como resultados de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el día 23 de mayo de Pueden producirse problemas si las fechas se introducen como texto. Método es un valor lógico que especifica si se utilizará el método de cálculo europeo o americano. Observación Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los cálculos. De forma predeterminada, el 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y el 1 de enero de 2008 es el número de serie porque viene días después del 1 de enero de Microsoft Excel para Macintosh utiliza un sistema de fechas predeterminado diferente. DIASEM Devuelve el día de la semana correspondiente al argumento núm_de_serie. El día se devuelve como un número entero entre 1 (domingo) y 7 (sábado). Sintaxis: DIASEM(núm_de_serie;tipo) Núm_de_serie es un número secuencial que representa la fecha del día que intenta buscar. Las fechas deben introducirse mediante la función FECHA o como resultados de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el día 23 de mayo de Pueden producirse problemas si las fechas se introducen como texto. Tipo es un número que determina el tipo de valor que debe devolverse. Tipo Número devuelto 1 u omitido Números del 1 (domingo) al 7 (sábado). Igual que en versiones anteriores de Microsoft Excel. 2 Números del 1 (lunes) al 7 (domingo). 3 Números del 0 (lunes) al 6 (domingo).