La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos.

Transcripción

1 Crear una tabla de Excel Las tablas de Excel son un rango de celdas que contiene datos y su fila superior es una fila de encabezados que describen el contenido de cada columna. Esta funcionalidad fue introducida en Excel 2007 y continúa en las versiones posteriores Aunque siempre hemos podido crear tablas en Excel, la nueva implementación de las tablas nos permite realizar ciertas tareas comunes de una manera más fácil. Además, ayuda a eliminar algunos errores comunes que se cometían con anterioridad. Las tablas de Excel son un rango de celdas que ha sido estructurado adecuadamente con nuestros datos. Cada fila de una tabla corresponde a una sola entidad, por ejemplo, una tabla puede contener información de los Clientes de una empresa y por lo tanto cada fila hará referencia a un Cliente diferente. Esta misma tabla se puede crear con cualquier versión de Excel, sin embargo los beneficios los veremos cuando convertimos este rango de celdas en una tabla oficial. Para crear una tabla de Excel debemos elegir la ficha Insertar y posteriormente pulsar el botón Tabla. Esto convertirá el rango de celdas en una tabla de Excel. Una vez que hemos convertido un rango de celdas en una tabla, Excel podrá responder de una manera más inteligente a las acciones que hagamos sobre la tabla. Por ejemplo, si creamos un gráfico de Excel basado en una tabla, al momento de agregar nueva información el gráfico será actualizado automáticamente con las nuevas filas de la tabla. Ventajas de las tablas de Excel A continuación enlistaré algunas características de las tablas de Excel que las hacen diferentes a los rangos de celdas: Al activar cualquier celda de la tabla se habilitará la ficha contextual llamada Herramientas de tabla la cual contendrá comandos adicionales para trabajar con la tabla. Se puede aplicar un estilo a la tabla con tan solo elegirlo de la galería de estilos. Cada encabezado de columna contiene una lista desplegable la cual podemos utilizar para ordenar o filtrar los datos de la tabla. Si tenemos una tabla que contiene muchas filas y movemos la barra lateral derecha de hacia abajo, en lugar de que los encabezados de la tabla desaparezcan, Excel remplaza automáticamente las letras de las columnas por los encabezados de la tabla. Las tablas soportan referencias estructuradas lo que significa que en lugar de utilizar referencias de celdas, podemos utilizar el nombre de la tabla y de los encabezados. La esquina inferior derecha de una tabla tiene una pequeña flecha que nos permite agregar fácilmente una nueva fila o una nueva columna. Solamente debemos arrastrar dicha esquina hacia abajo o hacia la derecha. Crear Validaciones en las Tablas La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios

2 escriban datos no válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores. Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir únicamente números de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente: Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos en la celda, como un número de dos o de cinco dígitos, puede mostrarles un mensaje de error específico. En un escenario un poco más avanzado, podría usar la validación de datos para calcular el valor máximo permitido en una celda según un valor que se encuentra en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito dólares en la celda E7, lo cual supera el límite máximo especificado para comisiones y bonificaciones. Si se aumentara o redujera el presupuesto de nómina, el máximo permitido en E7 también aumentaría o se reduciría automáticamente. Las opciones de validación de datos se encuentran en el grupo Herramientas de datos. La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos.

3 Cuándo es útil la validación de datos? La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes. Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones: Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista Por ejemplo, puede limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigación y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas que se encuentran en otra parte del libro. Para obtener más información, vea Crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas. Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico Por ejemplo, puede especificar un límite mínimo de deducciones de dos veces el número de hijos en una celda específica. Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3 días siguientes. Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas después. Limitar la cantidad de caracteres de texto Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10 caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), más 10 caracteres. Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas Por ejemplo, puede usar la validación de datos para establecer un límite máximo para comisiones y bonificaciones de dólares, según el valor de nómina proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de más de dólares en la celda, aparecerá un mensaje de validación.

4 Mensajes de validación de datos Lo que los usuarios verán al escribir datos no válidos en una celda depende de cómo se haya configurado la validación de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, este mensaje puede moverse y dejarse visible hasta que el usuario pase a otra celda o presione ESC. Por lo general, los mensajes de entrada se usan para orientar a los usuarios acerca del tipo de datos que deben escribirse en una determinada celda. También puede elegir mostrar un mensaje de error que sólo aparecerá cuando el usuario escriba datos no válidos. Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error: Icono Tipo Se usa para Detener Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. Un mensaje de alertadetener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar. Advertencia Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en Sí para aceptar la entrada no válida, en No para editarla o en Cancelar para quitarla. Información Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el más flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Información, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no válido o en Cancelar para rechazarlo.

5 Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo, los usuarios verán un mensaje predeterminado. Los mensajes de entrada y de error sólo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las celdas. No aparecen en los siguientes casos: El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno. Una fórmula en la celda calcula un resultado que no es válido. Una macro especifica datos no válidos en la celda. Sugerencias para trabajar con la validación de datos En la siguiente lista, encontrará sugerencias para trabajar con la validación de datos en Excel. Si tiene previsto macroproteger la hoja de cálculo o el libro, hágalo después de haber terminado de configurar la validación. Asegúrese de desbloquear cualquier celda validada antes de proteger la hoja de cálculo. De lo contrario, los usuarios no podrán escribir en las celdas. Si tiene previsto compartir el libro, hágalo únicamente después de haber acabado de configurar la validación y la protección de datos. Después de compartir un libro, no podrá cambiar la configuración de validación a menos que deje de compartirlo, pero Excel continuará validando las celdas que haya designado mientras el libro esté compartido. Puede aplicar la validación de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No obstante, Excel no le notificará automáticamente que las celdas existentes contienen datos no válidos. En este escenario, puede resaltar los datos no válidos indicando a Excel que los marque con un círculo en la hoja de cálculo. Una vez que haya identificado los datos no válidos, puede ocultar los círculos nuevamente. Si corrige una entrada no válida, el círculo desaparecerá automáticamente. Para quitar rápidamente la validación de datos de una celda, seleccione la celda y, a continuación, abra el cuadro de diálogo Validación de datos (ficha Datos, grupo Herramientas de datos). En la ficha Configuración, haga clic en Borrar todos. Para buscar las celdas de la hoja de cálculo que tienen validación de datos, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación, en Validación de datos. Una vez que haya encontrado las celdas que tienen validación de datos, puede cambiar, copiar o quitar la configuración de validación. Problema: el comando Validación de datos no está disponible. Es posible que una tabla de Excel esté vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también. Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable

6 En el cuadro Permitir, seleccione Lista. Haga clic en el cuadro Origen y, a continuación, escriba los valores de la lista separados por el carácter separador de listas de Microsoft Windows (punto y coma de forma predeterminada). Por ejemplo: Para limitar la entrada a una pregunta, como " Tiene hijos?", a dos opciones, escriba Sí, No. Para limitar la reputación de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones, escriba Baja, Media, Alta. Cuando cree una lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (ficha Fórmulas, grupo Nombres definidos) para definir un nombre para el rango que contiene la lista. Después de crear la lista en otra hoja de cálculo, puede ocultar la hoja de cálculo que contiene la lista y proteger el libro para que los usuarios no tengan acceso a la lista. El ancho de la lista desplegable está determinado por el ancho de la celda que tiene la validación de datos. Es posible que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar truncar el ancho de las entradas válidas que son mayores que el ancho de la lista desplegable. Asegúrese de que esté activada la casilla Celda con lista desplegable. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos. Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la selección de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la selección de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Restringir la entrada de datos a un número entero dentro de límites En el cuadro Permitir, seleccione Número entero. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, seleccione entre. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número. Por ejemplo, para definir un límite mínimo de deducciones a dos veces el número de hijos en la celda F1, seleccione mayor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la fórmula, =2*F1, en el cuadro Mínimo. Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de un período de tiempo En el cuadro Permitir, seleccione Fecha.

7 En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir las fechas posteriores a un día determinado, seleccione mayor que. Escriba la fecha de inicio, de finalización o la fecha específica que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva una fecha. Por ejemplo, para definir un período de tiempo entre la fecha actual y 3 días desde la fecha actual, seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =HOY() en el cuadro Mínimo y escriba =HOY()+3 en el cuadro Máximo. Restringir la entrada de datos a una hora dentro de un período de tiempo En el cuadro Permitir, seleccione Hora. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir horas antes de una hora determinada del día, seleccione menor que. Escriba la hora de inicio, de finalización o la hora específica que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva una hora. Por ejemplo, para definir un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en la que se abre el restaurante (el valor en la celda H1) y cinco horas después de que se abra el restaurante, seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =H1 en el cuadro Mínimo y, a continuación, escriba =H1+"5:00" en el cuadro Máximo. Restringir la entrada de datos a texto de una longitud específica En el cuadro Permitir, seleccione Longitud del texto. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir un número máximo de caracteres, seleccione menor que o igual a. Escriba la duración del texto mínima, máxima o específica que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número. Por ejemplo, para definir que la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) sea la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellido (B1) más 10, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba =SUMA(LEN(A1);LEN(B1);10) en el cuadro Máximo. Usar una fórmula para calcular qué se permite En el cuadro Permitir, seleccione Personalizado. En el cuadro Fórmula, escriba una fórmula que calcule un valor lógico (VERDADERO para las entradas válidas o FALSO para las no válidas). Por ejemplo:

8 Para asegurarse de que La celda que contiene una descripción de producto (B2) sólo contiene texto. Para la celda que contiene un presupuesto de publicidad proyectado (B3), el subtotal para subcontratistas y servicios (E1) debe ser menor que o igual a 800 dólares y el importe del presupuesto total (E2) debe ser menor que o igual a dólares. La celda que contiene una antigüedad de empleado (B4) es siempre mayor que el número de años completos de empleo (F1) más 18 (la antigüedad mínima de empleo). Todos los datos del rango de celdas A1:A20 contienen valores únicos. Escriba esta fórmula =ESTEXTO(B2) =Y(E1<=800;E2<=97000) =SI(B4>F1+18;VERDADERO;FALSO) =CONTAR.SI($A$1:$A$20,A1)=1 Debe escribir la fórmula en la validación de datos para la celda A1 y, a continuación, rellenar las celdas A2 a A20 de manera que la validación de datos para cada celda del rango tenga una fórmula similar, pero el segundo argumento para la función CONTAR.SI coincidirá con la celda actual. La celda que contiene un nombre de código de producto (B5) comienza siempre con el prefijo estándar de ID- y tiene al menos 10 caracteres de longitud. =Y(IZQUIERDA(B5; 3) ="ID-";LARGO(B5) > 9)

9 Videos Explicativo