GUÍA METODOLÓGICA PARA EL SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEL DNP

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1 GUÍA METODOLÓGICA PARA EL SEGUIMIENTO A Departamento Nacional de Planeación Bogotá, 2013

2 PAGINA: 2 de 20 VERSIÓN: 5 TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVO ALCANCE REFERENCIAS NORMATIVAS DOCUMENTOS ASOCIADOS DEFINICIONES SEGUIMIENTO A LOS SISTEMAS DE GESTIÓN, EL DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Y LA GESTION DE LAS DEPENDECIAS FORMULACIÒN DE INDICADORES IDENTIFICAR EL OBJETIVO O LOS OBJETIVOS QUE SE QUIEREN MEDIR SELECCIONAR EL O LOS INDICADORES QUE PERMITAN LA MEDICIÓN DEL OBJETIVO: DETERMINAR EL TIPO O NATURALEZA DEL O LOS INDICADORES DEFINIR LAS VARIABLES DE LOS INDICADORES Y FUENTES DE INFORMACIÓN DEFINIR LA PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN ESTABLECER LOS RESPONSABLES DEL CÁLCULO Y ANÁLISIS DEL O LOS INDICADORES DOCUMENTAR CADA UNO DE LOS INDICADORES A TRAVÉS DE UNA HOJA DE VIDA REVISIÓN DEL FORMATO F-GP-26 POR PARTE DEL ADMINISTRADOR DEL SGC REGISTRO EN EL FORMATO F-GP-31 TABLERO DE INDICADORES DE GESTIÓN DEL DNP DEL INDICADOR FORMULADO MODIFICACIÓN A LA FORMULACIÓN DEL INDICADOR ELIMINACIÓN DE UNO O VARIOS INDICADORES IMPLEMENTACION Y SEGUIMIENTO DE LOS INDICADORES POR PARTE DE LOS RESPONSABLES DEL CÁLCULO MEDICION DE LA GESTION DEL DNP A TRAVES DEL TABLERO DE INDICADORES PRESENTACIÓN DE INFORMES PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN ANEXO HOJA DE VIDA DE INDICADOR Pág. 2

3 1 OBJETIVO PAGINA: 3 de 20 VERSIÓN: 5 Establecer las directrices para la formulación, revisión, registro y seguimiento de indicadores que faciliten la medición de la gestión en cuanto al cumplimiento de las orientaciones del Sistema de Gestión de calidad, el desempeño de los procesos, el seguimiento de los proyectos y la gestión de las dependencias. 2 ALCANCE Esta guía abarca las etapas de formulación, revisión, registro y seguimiento de indicadores y debe ser aplicado por los jefes de las dependencias, líderes de proceso, supervisores y coordinadores de proyectos de inversión, representantes MECI-SGC, administrador del Sistema de Gestión de Calidad, enlaces del Grupo de Planeación, auditores de la Oficina de Control Interno, los funcionarios y contratistas responsables de los indicadores formulados. 3 REFERENCIAS NORMATIVAS Ley 87 de 1993 Ley 152 de 1994 Ley 489 de 1998 Ley 872 de 2003 Ley 1151 de 2007 Ley 1474 de 2011 Decreto Ley 19 de 2012 Decreto 4110 de 2004 Decreto 1599 de 2005 Decreto 4485 de 2009 Decreto 3517 de 2009 Decreto 1832 de 2012 Decreto 1833 de 2012 Decreto 1845 de 2012 Decreto 2482 de 2012 Resolución 758 de 2005 Resolución Resolución 1156 de 2008 Resolución 1601 de 2008 Resolución 250 de 2009 Resolución 0442 de 2009 Resolución Interna 738 de 2012 Norma Técnica Colombiana ISO 9000:2005 Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2008 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 Modelo Estándar de control Interno - MECI 1000 Circular Externa 6 de 2005 Circular 17 de DOCUMENTOS ASOCIADOS Proceso Documentación de los sistemas de gestión-gc-ds Proceso Seguimiento a los sistemas de gestión-mc-rd. Proceso de acciones preventivas, correctivas y de mejora MC-AP 3

4 PAGINA: 4 de 20 VERSIÓN: 5 Lineamientos para la elaboración y control de documentos de los sistemas de gestión del DNP-DS-L01 Proceso Formulación y seguimiento a la planeación institucional-de-pi. Guía para la formulación y seguimiento de la Planeación Institucional-PI-G01 Lineamiento para la formulación y seguimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora - AP-L01 5 DEFINICIONES Eficacia: grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. 1 Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados 2 Efectividad: medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles 3. Gestión: Grupo de acciones necesarias para transformar determinados insumos en productos en un periodo determinado y dentro del marco de una política, programa o proyecto en particular. Indicador: representación cuantitativa (variable o relación entre variables), verificable objetivamente, a partir de la cual se registra, procesa y presenta la información necesaria para medir el avance o retroceso en el logro de un determinado objetivo 4. Línea Base: datos e información que describe la situación previa a una intervención para el desarrollo y con la cual es posible hacer seguimiento y monitorear una política, programa o proyecto o efectuar comparaciones relacionadas 5. Medición: actividades desarrolladas para evaluar el Sistema de Gestión de Calidad, el cumplimiento de los objetivos de proceso, el seguimiento de los proyectos y la gestión de las dependencias o los procesos a través de indicadores o cualquier otro instrumento que permita establecer el grado de utilización de los recursos, el logro de los objetivos propuestos y su impacto. Oportunidad: espacio o periodo de tiempo conveniente o suficiente, establecido por la ley o por quien ofrece el producto o servicio, para cumplir con su elaboración y/o entrega. Seguimiento: proceso continuo en el tiempo que genera información sobre el progreso de una política, programa o proyecto 6. Pertinencia: aquello que viene a propósito, corresponde o es concerniente a la necesidad que satisface el producto o servicio generado. 6 SEGUIMIENTO A LOS SISTEMAS DE GESTIÓN, EL DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Y LA GESTION DE LAS DEPENDECIAS En el marco del diseño e implementación del SGC en el DNP, de conformidad con lo establecido en el numeral Seguimiento y medición de los procesos de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 y la Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2008, y con el propósito de: garantizar que la ejecución 1 Norma ISO 9000: Ibid 3 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública (NTCGP 1000:2009) 4 Guía metodológica para la formulación de indicadores -DNP Ibid 6 Ibid 4

5 PAGINA: 5 de 20 VERSIÓN: 5 de los procesos y los productos generados por la Entidad, cumplan con los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad y las especificaciones definidas, prevenir o controlar las posibles desviaciones que se pudieran presentar durante la ejecución de los procesos y aplicar las correcciones correspondientes cuando así se requiera, se establece que para el seguimiento de la Gestión de las dependencias, los Sistemas de Gestión, el seguimiento a proyectos y el desempeño de los procesos, se tendrán en cuenta la aplicación de Herramientas de Seguimiento y la formulación de indicadores. 7 FORMULACIÒN DE INDICADORES Un Indicador es una representación cuantitativa (variable o relación entre variables), verificable objetivamente, a partir de a cual se registra, procesa y presenta la información necesaria para medir el avance o retroceso en el logro de un determinado objetivo. En consecuencia, es a partir de indicadores que se pueden determinar, objetivamente los resultados de las intervenciones públicas y valorar su desempeño 7. Los indicadores son insumos necesarios para realizar seguimiento y evaluación, entendiéndose por seguimiento la verificación continua en el tiempo de información que permitan conocer el progreso de un objetivo especifico, sin que conlleve al análisis de causalidad, situación que si se contempla en la evaluación. Para la formulación de los indicadores se deben surtir las siguientes actividades: 7.1 IDENTIFICAR EL OBJETIVO O LOS OBJETIVOS QUE SE QUIEREN MEDIR La identificación del objetivo constituye el punto de partida para la formulación de indicadores, la información que genera el indicador no tendría utilidad si no es contrastada con una meta o un objetivo. Para el caso de los indicadores de procesos, se debe tener en cuenta el objetivo del proceso relacionado y para los proyectos el objetivo establecido para cada uno de ellos. 7.2 SELECCIONAR EL O LOS INDICADORES QUE PERMITAN LA MEDICIÓN DEL OBJETIVO Si ha sido identificado el objetivo que se quiere medir, el paso a seguir es listar los posibles indicadores que pueden ser utilizados, sin embargo, algunos de ellos pueden tener algunas restricciones asociados con la disponibilidad de la información y los costos para su cálculo, en este sentido, se propone utilizar alguna metodología que permita identificar estas falencias y seleccionar los que más se ajusten. Una de las más utilizadas en la metodología CREMA desarrollada por el Banco Mundial 8 la cual analiza cinco criterios: 7 Ver DNP - Guía Metodológica para la formulación de Indicadores. Bogotá, Ver Kusek y Rist (2005) 5

6 Claro: Relevante: Económico: Medible: Adecuado: PAGINA: 6 de 20 VERSIÓN: 5 debe ser preciso e inequívoco, fácil de interpretar por quienes lo evalúan, analizan y/o consultan. apropiado al tema tratado, debe expresar claramente lo que se está evaluando. disponible a costos razonables que se pueda expresar en números, cifras o datos que contribuyan a la toma de decisiones, evitando subjetividad las variables seleccionadas deben ser reales, verificables, medibles y representar claramente lo que se pretende evaluar. La selección de indicadores no necesariamente debe obedecer al cumplimiento de todos los criterios, estos solo deben ser tenidos en cuenta como apoyo para elegir o desechar algunos indicadores, de tal manera que el número seleccionado no sea excesivo y pueda generar cargas adicionales a las áreas responsables del cálculo y análisis de la información. Adicionalmente la dependencia debe contemplar aspectos como: Objetivo del proceso: los indicadores formulados a un proceso deben estar alineados con el objetivo, de manera que facilite evaluar el cumplimiento del mismo. Puntos Críticos de Control PCC: definidos en los procesos de acuerdo con lo establecido en los Lineamientos para la elaboración y control de los documentos de los sistemas de gestión del DNP- DS-L01. Mapa de riesgos: documentado para cada proceso. Los indicadores que estén asociados a los Mapas de Riesgos deben brindar información relacionada con la eficacia de los controles aplicados. Requisitos de la NTCGP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008: numerales específicos de la norma que puedan ser medidos y aporten información para la medición de eficiencia, eficacia y efectividad del SGC, como por ejemplo: satisfacción del cliente, auditoría interna, seguimiento y medición del producto y/o servicio. Objetivos de Calidad: definidos para el sistema, se encuentran incluidos en el manual de calidad. Los indicadores asociados a estos objetivos deben brindar información que permita establecer el nivel de cumplimiento. Ficha de Productos y Servicios: atributos definidos en las fichas de productos y servicios generados de cada proceso. 7.3 DETERMINAR EL TIPO O NATURALEZA DEL INDICADOR La naturaleza o tipo de indicador depende de los aspectos a evaluar, para efectos de esta metodología se plantean tres tipos de indicadores: Eficacia, Eficiencia y efectividad (ver capitulo 5. Definiciones) 7.4 DEFINIR LAS VARIABLES DE LOS INDICADORES Y FUENTES DE INFORMACIÓN Todo indicador esta compuesto por una o más variables. La variable o variables que componen un indicador pueden ser cuantitativas (se expresan en forma numérica) o cualitativas (asociadas a características o cualidades del aspecto a medir. Para cada una de las variables se debe identificar la fuente de información que brinda los datos requeridos para la fórmula matemática. Se sugiere hacer referencia a documentos, sistemas de información, bases de datos, grupos o personas que poseen y proveen la información verificable, confiable y pertinente. Verificables: cuando la información registrada en la hoja de vida pueda ser cotejada contra la fuente de la cual se obtuvieron los datos. Confiables: cuando la información suministrada refleje la realidad de la situación u objeto analizado y permita tomar decisiones oportunamente. Pertinentes: cuando la información represente o corresponda con lo que se pretende medir. 6

7 7.5 DEFINIR LA PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN PAGINA: 7 de 20 VERSIÓN: 5 Corresponde al espacio de tiempo con el cual se deben calcular y registrar los logros obtenidos tras la medición del indicador (anual, mensual, bimestral, semestral, entre otros). Se define teniendo en cuenta entre otros aspectos, la complejidad del proceso, la facilidad para obtener, analizar y generar los datos, la periodicidad de ejecución del proceso, así como la disponibilidad de los datos. La periodicidad debe ser definida por los jefes de las dependencias, líderes de proceso, supervisores y/o coordinadores de proyectos de inversión. 7.6 ESTABLECER LOS RESPONSABLES DEL CÁLCULO Y ANÁLISIS DEL O LOS INDICADORES Le corresponde al líder de proceso, el gerente de proyecto, el profesional asignado para el seguimiento de Plan de Acción y/o según lo establecido en la circular 17 de 2009 al representante MECI-SGC, el calculo de los indicadores. En este sentido, este responsable se encargará de: Recolectar, tabular, registrar y presentar de manera oportuna la información de los indicadores en el formato establecido para seguimiento. Trabajar de manera coherente y participativa con los profesionales del área responsables de la formulación y cálculo de indicadores (proyectos, Plan de Acción, Proceso, programas, temas estratégicos, etc.) Presentar al responsable del análisis los resultados obtenidos y apoyar el ejercicio de análisis. Informar al Administrador del sistema acerca de la actualización de la hoja de vida correspondiente. Apoyar en la aplicación de las herramientas de seguimiento, el análisis de los indicadores y la formulación de acciones preventivas, correctivas o de mejora cuando se requiera. De otra parte, le corresponde al Jefe de dependencia, líder del proceso o del proyecto, realizar el análisis de los resultados de los indicadores a través de las siguientes actividades: Verificar que el seguimiento, el registro de logros y el análisis de indicadores se realice de manera oportuna en el formato de hoja de vida. Revisar y analizar los datos registrados por el responsable de cálculo. Presentar los soportes que se requieren para la elaboración de informes a la alta dirección. Socializar periódicamente con el área responsable de los indicadores los resultados obtenidos Formular y velar por la formulación e implementación de las acciones preventivas, correctivas o de mejora que se deriven del análisis del indicador de acuerdo con lo establecido en el proceso Acciones preventivas, correctivas y de mejora-mc-rd-ap. Velar por la aplicación y continua actualización de las herramientas de seguimiento que sean fuente de información de los indicadores. Definir, validar y/o ajustar los parámetros del indicador (meta y rango). Cuando se requiera solicitar la creación, modificación o eliminación de los indicadores de los procesos, proyectos, dependencia que estén bajo su responsabilidad. 7.7 DOCUMENTAR CADA UNO DE LOS INDICADORES A TRAVÉS DE UNA HOJA DE VIDA Una vez identificados y seleccionados los indicadores, se hace necesario registrar toda la información asociada al mismo; lo más aconsejable para realizar este ejercicio es contar con un formato de hoja de vida. El formato de hoja de vida de indicadores fue establecido por el SGC y se encuentra identificado con el código FGP- 26 dentro del macroproceso de Mejora Continua, este instrumento permite documentar el indicador de tal manera que cualquier persona pueda entenderlo fácilmente, programar metas y registrar los resultados y avances logrados 7

8 PAGINA: 8 de 20 VERSIÓN: 5 de acuerdo con la periodicidad establecida. A continuación se expone en detalle los campos que corresponde a la etapa de formulación: Nombre del indicador: debe ser claro, corto y en lo posible auto explicativo, se sugiere que esté compuesto por dos elementos: el objeto a cuantificar, descrito por un sujeto, y la condición deseada, definida a través de un verbo objeto y si se considera pertinente una parte descriptiva. Ejemplo Eficiencia en la actualización de la documentación asociada a los sistemas de Gestión Condición deseada el objeto a cuantificar parte descriptiva Código del indicador: corresponde al número que se le adjudique al indicador y que permitirá identificarlo. Objetivo y/o descripción del indicador: constituye la razón de ser del indicador, establece el propósito o fin último de la medición. El objetivo debe estar constituido por los siguientes elementos: Por ejemplo: Calcular el porcentaje de + documentos del SGC + que son actualizados dentro de los tiempos establecidos Objetivo de Calidad: en esta celda se debe seleccionar y/o relacionar el objetivo de calidad que se encuentre asociado con el indicador. Proceso relacionado: si el indicador permite verificar el cumplimiento del objetivo de un proceso, en esta celda se debe seleccionar y/o ingresar el nombre del proceso establecido por el Sistema de Gestión de Calidad SGC-. Objetivo del proceso: corresponde al objetivo del proceso seleccionado. Proyecto relacionado: la formulación de indicadores puede estar asociada no solo al seguimiento de un proceso, sino también, al seguimiento de un proyecto de inversión, en este sentido, seleccione o relacione el proyecto al cual se encuentra vinculado el indicador. Si el indicador no se encuentra asociado a un proyecto seleccione la opción NA. Dependencia y/o área: este campo hace referencia a una dependencia y/o área específica. Si el indicador se formula para medir el objetivo de un proceso, la dependencia responsable debe ser la líder del proceso. Si el indicador se crea asociado a un proyecto, la dependencia relacionada debe ser la responsable de la ejecución del proyecto. Si el indicador no se encuentra asociado a un proceso y/o a un proyecto, se debe seleccionar y/o ingresar el nombre de la dependencia que se encarga del reporte y análisis del indicador. Fórmula de cálculo: corresponde a la operación matemática a realizar con las variables para obtener el resultado o logro del indicador, dentro de las opciones a seleccionar se encuentra: Suma, resta, división y multiplicación. 8

9 PAGINA: 9 de 20 VERSIÓN: 5 Identificación de variables: en estos campos se deben relacionar el nombre o nombres de las variables a utilizar en la formula matemática. Fuente datos: para cada una de las variables se debe identificar la fuente de información que brinda los datos requeridos para la fórmula matemática. Se sugiere hacer referencia a documentos, sistemas de información, bases de datos, grupos o personas que poseen y proveen información con las siguientes características: Verificables: cuando la información registrada en la hoja de vida pueda ser cotejada contra la fuente de la cual se obtuvieron los datos. Confiables: cuando la información suministrada refleje la realidad de la situación u objeto analizado y permita tomar decisiones oportunamente. Pertinentes: cuando la información represente o corresponda con lo que se pretende medir. Definición de variables: es la descripción detallada de cada una de las variables identificadas. Periodicidad de medición: frecuencia con la cual se recolectará, se calculará y registrará la información de los logros obtenidos tras la medición del indicador. Esta periodicidad poder ser: cuatrienal, anual, semestral, trimestral, bimestral y mensual. Se define teniendo en cuenta entre otros aspectos, la complejidad del proceso, la facilidad para obtener, analizar y generar los datos, la periodicidad de ejecución del proceso, así como la disponibilidad de los datos. La periodicidad debe ser definida por el Líder de proceso, se recomiendan seguimientos periódicos (mensual Trimestral) a fin de poder realizar acciones que permitan obtener los logros del indicador y el cumplimiento del objetivo 9. Tipo: en este campo se debe seleccionar uno de los tres tipos de indicadores identificados: Eficacia, eficiencia y efectividad. A continuación se presentan algunos ejemplos: Eficacia - Capacitaciones realizados Eficiencia - Eficiencia en la actualización de la documentación asociada a los sistemas de Gestión Efectividad: Número de inconsistencias registradas Tendencia: corresponde al comportamiento en que se programarán las metas y se deberán obtener los logros. Tendencia creciente o incremental: los resultados esperados corresponderán a buscar siempre un mayor valor, es decir, a mayor valor, mejor comportamiento. Creciente o incremental con línea base: los resultados esperados corresponderán a buscar siempre un mayor valor, es decir, a mayor valor, mejor comportamiento, a diferencia del anterior el incremental con línea base debe incluir el resultado esperado en el periodo a evaluar así como el acumulado del periodo inmediatamente anterior, de tal manera que las variables a registrar deberán tener un comportamiento siempre de menor a mayor valor. Ejemplo para el ingreso de los valores de las variables que componen un indicador incremental o incremental con línea Base de unidad de medida porcentual: 9 Excepto para procesos que por su naturaleza no pueden ser medidos con esa continuidad, como por ejemplo el proceso Elaboración, publicación y socialización del Plan Nacional de Desarrollo. 9

10 Datos a ingresar para indicador creciente o incremental PAGINA: 10 de 20 VERSIÓN: 5 Dados / Meses Enero Febrero Marzo Abril Variable Variable Meta propuesta 90% 92% 95% 100% Calculo Logro 20/18=90% 12/10=91% 80/70=93.7% 50/35=100% Cumplimiento meta 100% 99% 98.6% 100% Datos a ingresar para indicador creciente o incremental con línea base Dados / Meses Enero Febrero Marzo Abril Variable Variable Meta propuesta 90% 92% 95% 100% Calculo Logro 18/20=90% 30/32=90.6% 108/112=96.4% 162/162=100% Logro tipo incremental con línea base 100% 98.5% 101% 100% Tendencia decreciente o decremental: los resultados esperados corresponderán a buscar siempre un menor valor, es decir, a menor valor, mejor comportamiento. Decreciente o decremental con línea base: los resultados esperados corresponderán a buscar siempre un menor valor, es decir, a menor valor, mejor comportamiento, a diferencia del anterior, el decremental con línea base debe incluir el resultado esperado en el periodo a evaluar así como el acumulado del periodo inmediatamente anteriores, de tal manera que las variables a registrar deberán tener un comportamiento siempre de mayor a menor valor. Ejemplo para el ingreso de los valores de las variables que componen un indicador decreciente o decremental con línea Base de unidad de medida porcentual: Datos a ingresar para indicador decreciente o decremental Dados / Meses Enero Febrero Marzo Abril Variable Variable Meta propuesta 4% 3% 2% 1% Calculo Logro 1/20=5% 3/39=7,7% 2/58=3,4% 1/76=1,3% Cumplimiento meta 80% 39% 59% 77% Datos a ingresar para indicador decreciente o decremental con línea base Dados / Meses Enero Febrero Marzo Abril Variable Variable Meta propuesta 5% 4% 3% 2% Calculo Logro 1/20=5% 3/59=5,1% 3/117=2,6% 4/193=2,1% Cumplimiento meta 100% 79% 117% 96,5% 10

11 PAGINA: 11 de 20 VERSIÓN: 5 Tendencia constante: las metas o logros esperados para todos los periodos es el mismo. Unidad de medida: corresponde a la parte indivisible que sirve de referente para cuantificar la cantidad o tamaño de una variable 10 ; Ejemplo: porcentaje, talleres, personas, etc. Fecha de Creación: fecha en la que es aprobado el indicador e inicia la consolidación de datos y la construcción de serie. Línea Base: datos e información que describe la situación previa a una intervención para el desarrollo y con la cual es posible realizar seguimiento y monitoreo. Si el indicador es un indicador existente, la línea base corresponderá al último dato reportado antes de iniciarse la medición. Si se formula un nuevo indicador y se desconoce el valor inicial se debe ingresar dato No Disponible (ND). Responsable de cálculo: de acuerdo con el numeral 7.6 le corresponde el líder de proceso, el gerente de proyecto, el profesional asignado para el seguimiento de Plan de Acción y/o según lo establecido en la circular 17 de 2009 al representante MECI-SGC, el calculo de los indicadores. Responsable del análisis: esta labor debe ser asumida por el Jefe de dependencia, líder del proceso o del proyecto quien asumirá las funciones descritas en el numeral 7.6. Rango: valor cualitativo que se toman como referencia para determinar si el avance y cumplimiento de metas obtenido en un periodo específico es sobresaliente, satisfactorio o deficiente. Sobresaliente: calificación cualitativa que obtendrá cuando el cumplimiento porcentual de la meta sea igual o superior al establecido. Satisfactorio: calificación cualitativa que obtendrá cuando el cumplimiento porcentual de la meta sea menor al valor establecido como superior y mayor al establecido como deficiente. Deficiente: calificación cualitativa que obtendrá cuando el cumplimiento porcentual de la meta sea igual o inferior al establecido. Estos rangos se encuentran establecidos en el formato F-GP 26 Hoja de Vida de Indicador. Meta: corresponde al valor esperado de un indicador en un periodo especifico, este debe ser coherente con la línea base y la tendencia del indicador (creciente, decreciente y constante); de tal manera que si el indicador es de tendencia decreciente, el valor de las metas debe ser inferior a la línea base y/o a la meta inmediatamente anterior; si el indicador es creciente la meta debe ser superior a la línea base y/o a la meta inmediatamente anterior; y si el indicador es constante la meta para todos los periodos debe ser la misma.. Ejemplo Tipo Indicador Línea Base Meta 1er Trimestre Meta 2do Trimestre Meta 3er Trimestre Meta 4to Trimestre Decreciente Creciente 65% 70% 75% 80% 85% Constante 100% 100% 100% 100% 100% 10 Guía metodológica para la formulación de indicadores DNP (2009) 11

12 PAGINA: 12 de 20 VERSIÓN: 5 Para la formulación de metas se recomienda contemplar el comportamiento histórico del indicador y los recursos financieros, técnicos, humanos, etc., que se requieran para lograr cada uno de los resultados propuestos. Para la definición de la meta, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Indicador nuevo Verificar si existen datos históricos. Revisar si existen indicadores del mismo tipo en otras entidades o dependencias. Indicador existente Revisar los datos históricos del indicador y el análisis de tendencia. Revisar indicadores del mismo tipo utilizados por otras entidades o dependencias. Analizar el comportamiento del proceso o cambios que lo afectan considerablemente y, por consiguiente, pudieran afectar la formulación de la meta Las metas establecidas (menores al 100%) se han alcanzado continuamente durante los periodos analizados, razón por la cual se debe contemplar un incremento en la meta. Las metas (igual al 100%) se han alcanzado durante periodos continuos, razón por la cual se debe replantear la reformulación del indicador. 8. REVISIÓN DEL FORMATO F-GP-26 POR PARTE DEL ADMINISTRADOR DEL SGC. Una vez recibidos el formato F-GP-26 Hoja de Vida de Indicadores, el administrador del SGC, apoyado por el enlace del Grupo de Planeación responsable de asesorar a la dependencia que formuló el indicador, revisarán: Que el indicador formulado no exista o haya existido en el formato FGP-31 Tablero de Indicadores de Gestión del DNP Que la formulación de indicador corresponda con las directrices estipuladas en el numeral 7 de este documento. Que el ciclo de medición del indicador es corto (inferior a un año), razón por la cual no se considerará el registro de este indicador en el tablero de control. La relación del indicador con la matriz de productos y servicios generados por los procesos del SGC Si la solicitud de creación del indicador es pertinente, el administrador del SGC, adelantará el registro correspondiente en el formato FGP-31 Tablero de Indicadores de Gestión del DNP y adicionalmente por cada indicador formulado se asignará un código conformado por ocho (8) dígitos en mayúscula. Los dos (2) primeros hacen referencia a la Hoja de Vida (HV) seguidos de un guion, los dos (2) siguientes hacen referencia al macroproceso seguidos de un guion, los dos (2) siguientes hacen referencia al proceso al cual está asociada la hoja de vida y los dos (2) últimos hacen referencia al consecutivo de las hojas de vida de los indicadores asociados a un mismo proceso, por ultimo se asignara el número de la versión. Si el Grupo de Planeación considera que deben realizar ajustes a la formulación del indicador, solicitará a través de correo electrónico la corrección del respectivo formato FGP-26 Hoja de vida de indicadores. Si se considera que no es pertinente la formulación del indicador el Grupo de Planeación informara a través de correo electrónico las razones por las cuales no procede la solicitud 12

13 PAGINA: 13 de 20 VERSIÓN: 5 9. REGISTRO EN EL FORMATO F-GP-31 TABLERO DE INDICADORES DE GESTIÓN DEL DNP DEL INDICADOR FORMULADO Una vez aprobado y codificada la hoja de vida del indicador el administrador del sistema de Gestion de Calidad ingresa la información en el formato F-GP-31 TABLERO DE INDICADORES DE GESTIÓN DEL DNP y verifica que éste haga parte de los reportes generados para medir la Gestión del DNP (gestión por dependencias, procesos, proyectos, tipo indicador, entre otros). 10. MODIFICACIÓN A LA FORMULACIÓN DEL INDICADOR Las modificaciones a la formulación de indicador, se solicitan a través del diligenciamiento del Formato FGP-13 Solicitud para la actualización, creación o eliminación de documentos y posterior envió al administrador del SGC al correo electrónico gpcalidad@dnp.gov.co, con copia al jefe de la dependencia. Esta solicitud puede ser realizada por el jefe de dependencia, líderes y/o autoridades del proceso, supervisores y/o coordinadores de proyectos de inversión y/o representantes MECI-SGC. La solicitud será revisada por el administrador del Sistema de Gestión de Calidad, el cual verificará que el campo a modificar cumpla con las siguientes condiciones: Para modificación del nombre: que sea claro, corto, en lo posible auto explicativo y que tenga el mismo propósito del inicialmente formulado. Para modificar el objetivo del indicador: que corresponda con el nombre del indicador y establezca el propósito o fin último de la medición. Para modificar los campos de objetivo de calidad, proceso relacionado, objetivo del proceso, proyecto relacionado y dependencia: que corresponda con los nombres definidos por le Sistema de Gestion de calidad y en el Sistema Unificado de Inversión y Finanzas Públicas - SUIFP. Para la modificación de fórmula, variables y definición de variables: que correspondan con el nombre y el objetivo previamente definido. Para la modificación de fuente de información de las variables: que estas sean verificables, confiables y pertinentes. Para la modificación de periodicidad: que corresponda a la complejidad del proceso, la facilidad para obtener, analizar y generar los datos, la periodicidad de ejecución del proceso, así como la disponibilidad de los datos. Para la modificación tipo: que corresponda con los previamente definidos (eficacia, eficiencia y efectividad) y tengan relación directa con el nombre y objetivo del indicador. Para la modificación tendencia: que vaya en concordancia con las metas establecidas desde la formulación inicial. Para la modificación de la unidad de medida: que corresponda con el resultado a obtener en la formula matemática. Para la modificación del responsable del cálculo y del análisis: que el profesional asignado interactúe con el proceso y tenga conocimiento de esta asignación. Para la modificación de metas: que correspondan con la tendencia del indicador y no difiera en la alta proporción de las mestas históricas. Para el caso de indicadores que miden atención a demanda se contemplará un análisis de reportes históricos. Una vez revisada y aprobada la solicitud de modificación a la formulación del indicador, el administrador del Sistema de Gestion de Calidad procede a ajustar la hoja de vida, a actualizar el formato FGP -31 tablero de indicadores del DNP e informar a través de correo electrónico al funcionario solicitante. 13

14 PAGINA: 14 de 20 VERSIÓN: 5 En los casos en que no se encuentre procedente la solicitud de modificación o la formulación del indicador, el administrador del sistema de Gestion de Calidad informará a través de correo electrónico al funcionario responsable, justificando la razón por la cual no procede. 11. ELIMINACIÓN DE UNO O VARIOS INDICADORES La eliminación de uno o varios indicadores, se podrá realizar en alguno de los siguientes eventos: Cuando se ajusta el objetivo del proceso y el indicador no mide el cumplimiento del mismo. Cuando en cumplimiento del indicador tenga un comportamiento recurrente del 100%. Cuando las fuentes de información no se encuentren disponibles. Cuando tras una revisión de los datos históricos del indicador, la dirección de la dependencia responsable lo considera no procedente. La solicitud de eliminación se debe realizar a través del diligenciamiento del Formato FGP-13 Solicitud para la actualización, creación o eliminación de documentos y posterior envió al administrador del SGC al correo electrónico gpcalidad@dnp.gov.co, con copia al jefe de la dependencia. Esta solicitud puede ser realizada por el jefe de dependencia, líderes y/o autoridades del proceso, supervisores y/o coordinadores de proyectos de inversión y/o representantes MECI-SGC. 12. IMPLEMENTACION Y SEGUIMIENTO DE LOS INDICADORES POR PARTE DE LOS RESPONSABLES DEL CÁLCULO Dentro de los últimos 3 días hábiles de cada mes el administrador del SGC envía a los representantes MECI-SGC, jefes de la dependencia, líder y/o autoridad del proceso, supervisor y/o coordinador de proyecto de inversión, un correo electrónico solicitando el seguimiento y reporte de información de los indicadores a su cargo. Le corresponderá al funcionario asignado como responsable del cálculo y del análisis, recolectar, tabular, registrar y presentar de manera oportuna la información de los indicadores en el formato, teniendo en cuenta la periodicidad de medición previamente formulada. El formato FGP 26 presenta una sección en donde los responsables deberán: Registrar los valores numéricos correspondientes al periodo evaluado de cada una de las variables definidas. Consultar y validar el comportamiento de los resultados respecto a los rangos definidos por la hoja de vida. Validar el comportamiento grafico del resultado del indicador, verificando que este se encuentre acorde con el dato ingresado para cada periodo de evaluación. Registrar para cada trimestre la justificación de los resultados obtenidos. Describir las diferentes acciones a tomar con el fin de mejorar el resultado del indicador, para los siguientes periodos de medición. Actualizar la fecha de corte de acuerdo con el trimestre analizado. Actualizar la fecha de aprobación de la información suministrada en el seguimiento. Para los indicadores provenientes de Sistemas de Información, el Grupo de Planeación durante los primeros 5 días hábiles después de culminado el trimestre, generará y/o solicitará los reportes requeridos para el cálculo de indicadores e ingresará el respectivo registro de información en las hojas de vida. Realizado el cargue de información, el administrador del sistema solicitará vía correo electrónico a los responsables, el análisis de los resultados del indicador y el diligenciamiento de los campos justificación de los resultados, acciones a tomar y fecha de aprobación del indicador. 14

15 15 PAGINA: 15 de 20 VERSIÓN: ESTRUCTURA FORMATO F-GP-26 HOJA DE VIDA DE INDICADORES PARA SEGUIMIENTO El formato FGP - 26 Hoja de vida de indicadores contempla una sección en donde el responsable del cálculo del indicador deberá registrar el seguimiento del indicador de acuerdo con la periodicidad establecida y teniendo en cuenta los siguientes campos: Periodo: corresponde los doce (12) meses de año, lo ideal sería que el responsable relacione información con periodicidad mensual, sin embargo el formato permite el ingreso de información con periodicidad mensual, bimestral, trimestral, semestral y anual. Variable 1 y variable 2: en estas celdas el responsable del cálculo debe ingresar la información cuantitativa, teniendo en cuenta la operación matemática, ya que para el caso de la división el orden de ingreso de estas variables determina el resultado del indicador. Resultado del Indicador: en estas celdas se calcula el resultado matemático obtenido de la información ingresada en las dos variables. Meta: en esta columna se deben relacionar las metas definidas para cada uno de los trimestres. En este sentido, para los tres primeros meses se debe ingresar la meta definida para el primer trimestre y para los últimos tres meses la meta del cuarto trimestre. Avance % Meta Trimestre: en esta celda se calcula el avance porcentual del resultado del indicador frente a la meta programada para el trimestre evaluado. Es decir se debe dividir el resultado del indicador en la meta programada para el periodo evaluado. Cualificación trimestre: corresponde a la calificación cualitativa del resultado del indicador, de acuerdo con los rangos establecidos en la definición de metas. Avance % Meta año: en esta celda se calcula el avance porcentual del resultado del indicador frente a la meta programada para el año evaluado. Es decir se divide el resultado del indicador en la meta programada para el año. Cualificación año: corresponde a la calificación cualitativa del resultado del indicador, de acuerdo con los rangos establecidos en la definición de metas ESTRUCTURA FORMATO FGP-26 HOJA DE VIDA DE INDICADORES PARA ANÁLISIS DE RESULTADOS El análisis de indicadores se realizará con periodicidad trimestral para lo cual se deberán consultar y diligenciar los siguientes campos de la hoja de vida: Para consulta: Cuadro de Rangos: este cuadro permite conocer cuantos de los reportes realizados se encuentran en rango sobresaliente, satisfactorio y deficiente. Gráficos: el formato presenta dos gráficos en el primero se presentan los resultados del indicador por cada periodo registrado y en el segundo el logro del indicador con respecto a la meta programada. Para diligenciamiento: Análisis de resultados: por cada trimestre los responsables de análisis del indicador con base en la información registrada en las variables y el cálculo del indicador, deben validar el comportamiento de los gráficos y registrar la justificación de los resultados obtenidos.

16 PAGINA: 16 de 20 VERSIÓN: 5 Acciones tomadas: el responsable del análisis del indicador deberá relacionar las acciones que realizaron para obtener los resultados del indicador y/o las acciones preventivas, correctivas o de mejora que formularan para mejorar su desempeño. Fecha de corte: corresponde a la fecha que se tomo para realizar el cálculo del indicador. Fecha aprobación: indica la fecha en la cual el Líder del proceso aprobó el cálculo del indicador, esta fecha le permite al Grupo de Planeación identificar si el indicador esta actualizado y es información confiable. Como ejercicio de análisis y validación del indicador es importante que el responsable contemple algunos aspectos como: El indicador no permite medir el desempeño del proceso o las variables no pueden ser controladas por el DNP. La fuente de datos no se identificó adecuadamente. Se requiere ajustar los parámetros establecidos: periodicidad, rango y metas debido a que fueron sobrestimados. El rango y/o meta pueden ser ajustados debido a que se han alcanzado periódicamente y se ha mantenido dicho comportamiento. Surgieron cambios que afectan la ejecución de los procesos y por consiguiente afectan las variables del indicador. Para el caso de los procesos transversales, los ajustes o modificaciones generados por la revisión, deben ser efectuados por el Líder del proceso. Una vez aprobados, se actualiza la hoja de vida del indicador y los documentos en los cuales se haga referencia al mismo, de acuerdo con lo establecido en los Lineamientos para la elaboración y control de los documentos de los sistemas de gestión del DNP-DS-L01. Una vez actualizada esta información y de acuerdo a las directrices del Sistema de Gestión de Calidad, el Líder del proceso revisará los resultados a fin de establecer las acciones a seguir: Reportar e informar al Administrador del SGC la actualización del indicador. Realizar la respectiva corrección según el AP-L01 Lineamiento para la formulación y seguimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora, si el indicador presenta un comportamiento deficiente. Formular acciones correctivas según el AP-L01 Lineamiento para la formulación y seguimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora cuando el indicador presenta un comportamiento deficiente. Formular acciones preventivas cuando el resultado del indicador se encuentre próximo a obtener un comportamiento deficiente. según por el AP-L01 Lineamiento para la formulación y seguimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora. Solicitar la eliminación o modificación del indicador o la creación de uno nuevo, de acuerdo con lo establecido en los numerales 10 y 11 a través del Formato FGP-13 Solicitud para la actualización, creación o eliminación de documentos y posterior envió al administrador del SGC al correo electrónico gpcalidad@dnp.gov.co, con copia al jefe de la dependencia. Esta solicitud puede ser realizada por el jefe de dependencia, líderes y/o autoridades del proceso, supervisores y/o coordinadores de proyectos de inversión y/o representantes MECI-SGC. 13. MEDICION DE LA GESTION DEL DNP A TRAVES DEL TABLERO DE INDICADORES Esta medición tendrá como objetivo medir la gestión del DNP y de cada una de las dependencias, a través de la información contemplada en del formato FGP -31 tablero de indicadores del DNP, en términos de cumplimiento de metas de indicadores asociados a objetivos de calidad, procesos, proyectos, dependencias, tipo de indicador, etc. La verificación del cumplimiento de metas se podrá realizar de acuerdo con la periodicidad establecida por cada una de las hojas de vida de los indicadores, sin embargo, para efectos de elaboración de reportes e informes el Grupo de Planeación verificará y/o realizará una medición trimestral. 16

17 PAGINA: 17 de 20 VERSIÓN: 5 La medición de la gestión del DNP se realizará teniendo en cuenta todos los avances porcentuales de las metas de los indicadores que hacen parte del tablero de indicadores, es decir, corresponderá a un promedio simple del cumplimiento de las metas establecidas por cada hoja de vida: El cálculo será el siguiente: GESTION DNP: Σ % cumplimiento metas de indicadores. Σ número de indicadores Ind. Var. 1 Var. 2 Logro Meta % cumplimiento Ind % 100% 80% Ind % 90% 100% Ind % Ind % 98% 97% Ind % 100% 99% Ind % 99% 100% Ind. 7 24% 25% 96% 98% 98% Ind. 8 85% 85% 100% 98% 100% GESTION DNP: 770%. = 96% 8 Adicionalmente, estos resultados serán presentados de la siguiente manera: Por Objetivos de calidad: definidos por la alta Dirección y alineados con la misión, visión y política de calidad. Para el cálculo de la gestión por objetivos, se tomaran los indicadores que fueron asociados en las hojas de vida a cada uno de ellos y el cálculo será el siguiente: Gestión DNP por Objetivo: Σ % cumplimiento metas Ind. que hacen parte del Objetivo. Σ número de indicadores del Objetivo Por proceso: los procesos del DNP están definidos por el Sistema de Gestión de Calidad SGC, cada uno de ellos con un objetivo específico medido a través de uno o más indicadores, la gestión del cumplimiento de metas de cada uno de estos procesos se calculara de la siguiente manera: Gestión DNP por Proceso: Σ % cumplimiento metas Ind. que hacen parte del Proceso. Σ número de indicadores del Proceso Por proyectos: algunos indicadores asociados a proceso, hacen parte también del banco de indicadores de proyectos de SUIFP, la gestión por proceso se calculará teniendo en cuenta estos indicadores y los creados específicamente para cada uno de los proyectos, en este sentido el cálculo será el siguiente: Gestión DNP por Proyectos: Σ % cumplimiento metas Ind. que hacen parte del Proyecto. Σ número de indicadores del Proyecto Por dependencias: todos los indicadores estarán asociados a una dependencia encargada de calcular y analizar el indicador, para medir la gestión por dependencia se tomarán todos los indicadores asociadas a la misma y se realizará un promedio simple del cumplimiento de las metas asociados a los mismos, de la siguiente manera: 17

18 PAGINA: 18 de 20 VERSIÓN: 5 Gestión DNP por Dependencia: Σ % cumplimiento metas Ind. que hacen parte de la dependencia. Σ número de indicadores de la dependencia Por tipo de indicador: todo indicador debe estar tipificado, a través de este cálculo se podrá identificar como se encuentra el DNP en el cumplimiento de metas asociadas a eficacia, eficiencia y efectividad. 14. PRESENTACIÓN DE INFORMES El Grupo de Planeación es el encargado de preparar y presentar a la Alta Dirección los informes de seguimiento a la gestión, esta información se realizará según lo establecido en el proceso Seguimiento a los sistemas de gestión- MC-RD o cuando el Administrador del sistema, la Alta Dirección o su Representante lo soliciten. 15. PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN Con el propósito de facilitar las consultas y el reporte periódico de los indicadores, los resultados trimestrales de la gestión del DNP se publicará trimestralmente en la página web del DNP y en la red en el disco, de igual manera serán enviados a las dependencias para su correspondiente revisión. 18

19 PAGINA: 19 de 20 VERSIÓN: ANEXO HOJA DE VIDA DE INDICADOR HOJA DE VIDA DE INDICADORES CODIGO: HV-SG-EV-01 VERSIÓN: 2 DATOS GENERALES NOMBRE DEL INDICADOR: COD. INDI: OBJETIVO Y/O DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR: OBJETIVO DE CALIDAD PROCESO RELACIONADO OBJETIVO DEL PROCESO: PROYECTO RELACIONADO DEPENDENCIA FORMULA DE CÁLCULO Identifiación de variables Variable 1 Variable 2 FUENTE DE DATOS DEFINICION DE VARIABLES 0 0 PERIODICIDAD DE MEDICIÓN: TIPO: TENDENCIA UNIDAD DE MEDIDA RESPONSABLE CALCULO: FECHA DE CREACIÓN RESPONSABLE ANÁLISIS: LÍNEA BASE (LB) Rangos en el cumplimiento de la meta: Sobresaliente Satisfactorio Deficiente Mayor igual a Menor a Mayor a Menor igual a PROGRAMACIÓN DE METAS AÑO META 1ER TRIMESTRE META 2DO TRIMESTRE META 3ER TRIMESTRE META 4TO TRIMESTRE META AÑO: SEGUIMIENTO AÑO Periodo Variable 1 Variable 2 CALCULO INDICADOR Meta Avance % Meta Trimestre Cualificación trimestre Avance % Meta AÑO Cualificación año Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre TOTAL AÑO Validador ingreso datos 19

20 PAGINA: 20 de 20 VERSIÓN: 5 Sobresaliente Satisfactorio Deficiente GRÁFICO DE RESULTADOS COMPORTAMIENTO MENSUAL Avance Trimestral Avance anual AÑO Resultado mensual indicador 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre TOTAL AÑO CALCULO INDICADOR Resultado mensual indicador 100% 80% 60% 40% 20% 0% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% Avance % Meta Trimestre Sobresaliente Deficiente Los resultados obtenidos por encima de la línea verde se encuentran en el rango de sobresalientes, por debajo de la línea roja Deficiente y en medio de las dos líneas en rango Satisfactorio. ANALISIS DE RESULTADOS ANALISIS - REPORTE DE LOGROS Primer Trimestre AÑO ACCIONES TOMADAS Segundo Trimestre Tercer trimestre Cuarto trimestre FECHA DE CORTE FECHA APROBACIÓN: Fecha de aprobación: 3/09/2013 Revisó: Martha Adriana Amézquita Cárdenas Coordinadora Grupo de Planeación Aprobó: Tatiana Milena Mendoza Lara Secretaria General 20