Adquisiciones Universidad de la República Noviembre, Sistemas Lógicos Chile S.A

Transcripción

1 Adquisiciones Universidad de la República Noviembre, 2009 Sistemas Lógicos Chile S.A

2 Agenda de la sesión Etapa 0: Introducción Etapa 1: Monedas y Presupuestos Etapa 2: Proveedores Etapa 3: Orden y Compromiso Etapa 4: Factura Etapa 5: Recepción y Reclamos Etapa 6: La bitácora de la orden Etapa 7: Servicios 2

3 Etapa 0: Introducción 3

4 Abriendo el módulo Adquisiciones/Seriadas En el módulo Adquisiciones/Seriadas, usted puede elegir algunas de las siguientes secciones: Acceso directo a títulos de p. seriadas Orden Factura Acceso directo a órdenes y facturas Administración Indice Seriadas Búsqueda Nota: puede utilizar las opciones de acceso directo para ir a los títulos que ya han sido administrados en éste módulo (por ej. Para aquellos títulos cuyas ordenes ya fueron creadas). 4

5 La barra de operaciones (Bandeja inferior) Parte izquierda: muestra la comunicación con el servidor. Cuando el cliente se comunica con el servidor, se despliega una secuencia roja. Parte derecha (click) Registro, cambio de contraseña y privilegios Definir idioma del Menú Conectar a una base diferente Opciones de impresión Salir de todas las aplicaciones ALEPH! Abrir otros módulos: Catalogación, Circulación, PIB y Alephadm 5

6 Seleccionar base Para conectarse a una base administrativa seleccione Menú ALEPH / Conectar a También puede conectarse pulsando el botón derecho del ratón sobre el icono de la base en la barra de operaciones. Vea en la barra de título (Windows) la base (y servidor) al que está actualmente conectado. 6

7 Importando tablas Cuando se conecta a la base solicitada, el sistema verifica que el módulo está utilizando la versión más reciente de los archivos de impresión. Si los archivos han sido modificados, serán transmitidos a la pc (dependiendo de la configuración). Esto explica la ventana Transferir archivo que aparece en la conexión inicial. 7

8 Requisitos para Adquisiciones Un registro bibliográfico (en el módulo Catalogación, o dentro de Adquisiciones) Proveedores definidos Presupuestos definidos Monedas definidas 8

9 El proceso ilustrado 9

10 El proceso de Adquisiciones Crear/recuperar un registro bibliográfico Iniciar la orden, comprometer a un presupuesto Creación de ítems (automático, opcional) Despachar la orden Creación de suscripciones (opcional, sólo para seriadas) Registro de la factura y pago Registro de recepción del material (puede ser automático) Reclamos 10

11 Registros de adquisiciones Registro bibliográfico Un registro puede tener muchas órdenes Order record Order record Una orden sólo puede tener un proveedor Orden Una orden puede comprometer varios presupuestos Proveedor Una orden puede recibir muchas facturas Presupuesto Factura Muchas facturas pueden ser registradas por un proveeedor Un presupuesto puede pagar muchas facturas; Una factura puede ser pagada por varios presupuestos 11

12 Tipo de órdenes de Adquisiciones Monografías (M),,... Ordenes abiertas (O) Seriadas (S)...,... 12

13 Etapa 1: Monedas y Presupuestos 13

14 Verificando monedas En la sección Admin, verifique que su moneda está definida como Moneda local (esto es, que el tipo de cambio esté definido como 1.00, basado en la definición de una tabla*). En este ejemplo, el peso mexicano es la moneda local. *alephe/aleph_start : setenv local_currency 14

15 Administrando monedas La administración de monedas permite: Agregar o borrar monedas (nota: no puede borrar una moneda que ya ha sido utilizada en compromisos) Modificar tipos de cambio al tiempo que conserva la fecha del tipo de cambio (tipo de intercambio) Agregar tipos de cambio cambiar también la fecha del tipo de cambio Eliminar tipos de cambio. 15

16 Administración de presupuestos Los presupuestos se utilizan para comprometer órdenes y pagar facturas. Los presupuestos pueden definirse como anuales, permitiéndoles tomar parte en los procesos de fin de año, como la creación automática de un presupuesto para el nuevo año, y mover a éste los compromisos del año pasado. Los presupuestos pueden estar asociados a subbibliotecas específicas o unidades de orden, así como a códigos de objeto específicos (por ejemplo CDs). La biblioteca puede asignar privilegios de manejo específico del presupuesto debido a su sensible naturaleza de tratar con finanzas. 16

17 Localizando presupuestos El filtro de Presupuesto en el panel superior permite recuperar presupuestos por varios modos de búsqueda y filtros: Hojear ingrese la primera letra/s del código del presupuesto Palabras clave ingrese cualquier cadena en el código del presupuesto Exacta ingrese el código de presupuesto exacto Truncador - B*-2004 recuperará todos los presupuestos que inician con la letra B y terminan con Grupo presupuestal Filtros: Sub-biblioteca, Estado del presupuesto, Año. Ver autorizados despliega sólo los presupuestos en los que el usuario tiene al menos algún tipo de permiso. 17

18 Creando un nuevo presupuesto En la sección Admin, cree un nuevo presupuesto, utilizando los siguientes códigos presupuestales, basado en el número de posición en la clase (ZOOLOGIA1 para la posición 1 etc.): ZOOLOGIA ZOOLOGIA

19 Creando un nuevo presupuesto Necesarios para este ejercicio 19

20 Formato de Presupuesto - Opciones Código del Presupuesto Presupuesto anual (en Inf del Presupuesto 2) Si se trata de un presupuesto anual, el código debe tener el formato NOMBREDEPRESUPUESTO-AÑO (por ejemplo ZOOLOGIA-2005). También debe marcar el espacio Presupuesto anual. Válido desde/hasta Especifique la validez del presupuesto, generalmente desde el inicio al final del año calendario. Estado del presupuesto Defina AC (Activo). Si se encuentra en NA (No activo), no puede utilizar este presupuesto. 20

21 Formato de Presupuesto - Opciones Max. a comprometer sobre/bajo Se refiere a la cantidad máxima por la que un presupuesto puede ser comprometido, sobre o bajo el balance estimado del presupuesto. Max. a gastar sobre/bajo Se refiere a la cantidad máxima que puede cargarse a un presupuesto, sobre o bajo el balance estimado del presupuesto. Expresado como porcentaje Lo indicado en los campos anteriores se tomarán como un porcentaje de la asignación (y no como una cantidad finita). 21

22 Formato de Presupuesto - Opciones No Comprometer/Gastar La cantidad máxima por la que el presupuesto puede ser cargado/comprometido está bajo el balance presupuestal de las cantidades anteriores. Ejemplo: Si Max. a gastar sobre/bajo = 100, y si esta marcado No comprometer/gastar y el balance del presupuesto es 1000, entonces la cantidad máxima que la biblioteca puede gastar es

23 Asignando fondos a un presupuesto En la sección Admin, seleccione su nuevo presupuesto de la lista de presupuestos. Abra la sección Transacciones y asigne fondos a este presupuesto. Intente también transferir algunas cantidades a/desde otros presupuestos. 23

24 Verificando transacciones de un presupuesto Desde la sección Transacciones, se pueden ver las transacciones del presupuesto, desplegadas cronológicamente y filtradas por tipo de transacción: Asignación inicial (ILC) Asignación (ALC) Remanente del presup. del año anterior (CRO) Transferencia (TFR) Compromiso (ENC) Facturas (INV). 24

25 Verificando el balance del presupuesto En la sección Admin, seleccione un nuevo presupuesto en la Lista de presupuestos. Abra la sección Balance para verificar balances presupuestales. Balance actual = Total asignaciones (facturas pagadas + no pagadas) Balance libre = Total asignaciones (facturas pagadas + no pagadas + compromisos) 25

26 Balances del presupuesto Asignaciones/ transferencia s Compromiso agregado Factura pagada Factura registrada 26

27 Jerarquía presupuestal Se puede crear una jerarquía de presupuestos para propósitos de reportes y despliegues. Entonces es posible ver los balances de los presupuestos hijos al ver los presupuestos padres, ambos en el módulo Adquisiciones/Seriadas y en el Reporte de facturas (acq-10). Si quiere que un presupuesto tenga un padre, ingrese el código del padre en el campo Presupuesto padre de la seción Inf. de Presupuesto 1. Opcionalmente, marque el espacio Utilizar para reporte de facturas. 27

28 Permisos para el presupuesto Los permisos del presupuesto se definen por usuario staff con respecto a actividades específicas del presupuesto: Asignar Transferir Comprometer Gastar 28

29 Códigos de objeto Los códigos de objeto, localizados en la sección Inf. de presupuesto 2, pueden utilizarse para clasificar gastos (sólo si su biblioteca selecciona trabajar con ellos). Pueden asignarse hasta 20 códigos de objeto/s a un presupuesto. Vea el desglose de gastos por códigos de objeto en la sección Códigos de objeto de la sección Balance: 29

30 Códigos de objeto Si se utilizan códigos de objeto, entonces también debe asignarse un código de objeto a cada línea de item de la factura. El sistema verifica si existe coincidencia entre el código de objeto de la línea de item y el código de objeto asignado al presupuesto. Si no hay coincidencia entre los códigos de objeto, la transacción de tipo INV no funcionará. 30

31 Etapa 2: Proveedores 31

32 Creando un nuevo Proveedor En la sección Admin, cree un nuevo proveedor, utilizando los siguientes códigos de proveedor, considerando su número de posición en la clase (ZEBRA-BOOKS1 para la posición 1 etc.): ZEBRA-LIBROS1 ZEBRA-LIBROS12 32

33 Creando un nuevo Proveedor Necesarios para este ejercicio 33

34 Creando un nuevo Proveedor Necesarios para este ejercicio 34

35 Formato del Proveedor - Opciones Código de Proveedor Código único. Ingrese el nombre completo del Proveedor en Nombre del Proveedor. Estado del Proveedor Seleccione AC (Activo) o cualquier otra opción desde el menú desplegable. Si selecciona NA (No activo), no podrá utilizar este proveedor. Moneda 1 Corresponde a la moneda del Proveedor por omisión. Pueden ingresarse hasta 4. Puede cambiarse al momento de registrar la factura. 35

36 Formato del Proveedor - Opciones Signo / Porcentaje Corresponde a los términos de descuento predeterminado ofrecido por el proveedor y aparecerá en cualquier orden, y por supuesto puede ser ignorado. Entrega de la Orden Corresponde a la forma en que normalmente enviará la orden al proveedor (mediante una carta sencilla/ o mediante una lista de órdenes). Puede ignorarse en la etapa de pedido. 36

37 Formato del Proveedor - Opciones Formato de la carta La biblioteca puede configurar varios textos para cartas de orden pre-definidas. Aqui usted selecciona cual debe ser la predefinida para las órdenes. Método de envío de la Carta / Lista Es el mecanismo por omisión para enviar la carta o lista al proveedor: Imprimir EDI (Electronic Data Interchange=Intercambio de Información Electrónica). 37

38 Formato del Proveedor - Opciones Entrega 1 (ACQ) / Demora en la entrega 1 Aquí usted especifica el método por omisión que el proveedor utiliza para enviar material no seriado a la biblioteca, y el tiempo esperado (demora) para la recepción. Existen 3 valores predeterminados, para diversos métodos de entrega. Es utilizado para calcular el envío de un reclamo. Entrega 4 (SER) / Demora en la entrega 4 Igual que el anterior, pero para fascículos de publicaciones seriadas. Existen 2 valores predeterminados. 38

39 Dirección del Proveedor Puede ingresar hasta 5 direcciones para un Proveedor (al menos una debe definirse como predeterminada). Seleccione su proveedor y pulse Dirección, luego complete la primera sección, 1. Dirección de la Orden. 39

40 Dirección del Proveedor Desde el formato de Dirección del Proveedor, también puede enviar un correo electrónico al proveedor. 40

41 Sub-biblioteca/Unidad de orden del Proveedor Es posible limitar un proveedor a sub-bibliotecas específicas o unidades de orden* pulsando en la sección Sub-bibliotecas en el panel inferior. *Dependiendo de la configuración en su biblioteca. 41

42 Etapa 3: Orden y Compromiso 42

43 Rastreando órdenes Existen tres métodos principales de rastreo de órdenes: Búsqueda directa para un registro específico a través de varios índices como Número de sistema, título o ISBN. Se permiten truncadores. La sección Búsqueda palabras clave para títulos. La sección Indíce de órdenes 43

44 Sección Búsqueda Después de encontrar el registro deseado en la sección Búsqueda, selecciónelo en la Lista breve del panel superior, para un despliegue completo en el panel inferior. Pulse Ordenes para cambiar se a la sección Ordenes. Ya en esa sección, se despliega la Lista de órdenes (aun vacía). 44

45 El índice de órdenes Indice a utilizar para búsquedas Punto de inicio en el índice elegido Varios filtros Resultados ordenados por el índice elegido 45

46 Notas sobre el índice de Ordenes El indice de órdenes es la mejor herramienta para localizar órdenes existentes, debido a su amplio rango de índices y filtros. El indice recuerda los filtros e indices preferidos del bibliotecario (por su perfil). Por ejemplo, el filtro de Subbiblioteca se define como valor predeterminado a la propia sub-biblioteca del bibliotecario. Se puede utilizar uno, o ambos, de los filtros De fecha y A fecha. La Información de la Orden y la Información bibliográfica se desplegará en el panel inferior para cada orden seleccionada. 46

47 Indice de ordenes nuevas y canceladas Accesible desde la sección Indice de órdenes. Despliega sólo aquellas órdenes con estado: NEW, LC (Biblioteca canceló), VC (Proveedor canceló) y CNB (Cancelado, no hay presupuesto). Los usuarios pueden eliminar una orden o un grupo de órdenes utilizando los botones Borrar o Eliminar todo. La eliminación depende de la autorización. 47

48 Catalogación rápida Esta opción permite catalogar brevemente un registro con información mínima. No se realizan verificaciones sobre la catalogación. La opción se encuentra en Menú Ordenes/Catalogar Orden. Debe entonces seleccionar una base BIB para catalogar. Una vez que complete esta forma y pulse Aceptar, se despliega la Lista de órdenes para el nuevo título, permitiendo crear una orden para este nuevo registro. 48

49 Catalogando en el módulo Catalogación La catalogación puede hacerse a través del módulo Catalogación, luego lleve el registro al módulo Adq/Seriadas. Después de guardar el nuevo (o importado) registro, pulse Menu Catalogar / Abrir registro de Adquisiciones. El registro se abrirá en la sección Orden del módulo Adq/Seriadas. 49

50 Colocando una orden Catalogue un nuevo título, utilice alguno de los métodos de catalogación sugeridos. Luego cree una orden monográfica para 2 copias de ese título, utilizando el proveedor definido anteriormente. Llene libremente el formato, cualquier error se mostrará en un mensaje que el sistema le presentará. 50

51 Tipo de Orden Antes de agregar una nueva orden, debe definir el Tipo de orden. Existen tres: Monografía Publicación seriada Orden abierta Existen escasas diferencias entre los tres tiposen el Formato de la Orden, relacionadas con los reclamos (se mostrarán más adelante). Opcionalmente, puede definir el contador del número de orden de ese formato. Pueden definirse varios contadores específicos para ese formato. 51

52 El formato de Orden Despues de pulsar Agregar en la Lista de órdenes del panel superior, se despliega el Formato de Orden con sus 3 secciones. Necesarios para este ejercicio (some fields are filled automatically). 52

53 El formato de Orden Necesarios para este ejercicio (algunos campos se llenan automáticamente). 53

54 Calculando el Precio estimado ALEPH calcula automáticamente el precio final basándose en (número de unidades X precio unitario) y tomando en cuenta cualquier término. Nota: Si, por alguna razón, el número de unidades o el precio unitario cambia después de pulsar Actualizar, asegúrese de eliminar manualmente el Total y el Precio final, para permitir un recálculo. x = = - 54

55 Diferencias entre Tipos de órdenes Monografía Orden pendiente Publicación Seriada 55

56 Formato de Orden - Opciones Número de orden 2 / 3 Números de orden adicionales (no definidos por el sistema) Fecha de estado Se refiere a la fecha en que cambió el estado de la orden. Fecha de pedido Se refiere a la fecha en que se envió la orden. Sub-biblioteca / Unidad de la orden Dependiendo de la configuración en su biblioteca, debe definirse alguna de ellas por orden. Los items creados para esta orden pertenecerán a esta subbiblioteca/unidad de orden. 56

57 Formato de Orden - Opciones Urgente Marque este espacio para que aparezca una nota en la orden que se envía, y para que aparezca una ventana emergente recordándole esta situación cuando se registre la recepción. Fecha del reclamo Este campo se deja vacío cuando crea la orden. Se llenará con la fecha adecuada una vez que envíe la orden. Bitácora de reclamos (reclamos en lote) Marque este espacio si esta orden tomará parte del servicio de reclamos automáticos. De otra manera, tendrá que hacer los reclamos manualmente si fuese necesario. 57

58 Formato de Orden - Opciones Número de unidades / Precio unitario Sólo necesita llenar estos dos campos el sistema calcula automáticamente las cantidades en Total, Precio de Lista, Precio final y Precio local. Crear registros de item Este espacio puede estar marcado si así fue definido en la configuración. Puede ignorar ese valor predefinido. Guardar predefinidos Pulse este botón antes de pulsar Agregar, para que indique los parámetros que se guardarán (localmente) como valores predefinidos para sus siguientes órdenes (por ejemplo sub-biblioteca, tipo de material). 58

59 La Lista de órdenes Despues de pulsar Agregar en el formato de la orden, ésta se despliega en la Lista de órdenes. Desde aqui usted puede agregar nuevas órdenes, duplicar las existentes, imprimir copias, eliminar y enviar cancelaciones y por supuesto, enviar órdenes a proveedores. 59

60 El estado de la orden El Estado de la orden cambia automáticamente a medida que la orden pasa las diferentes etapas. También puede cambiarse manualmente. Cada orden tiene estado NEW cuando se crea y se guarda Una vez que pulsa el botón Enviar, el estado puede cambiar a: SV (Enviado al Proveedor), si el Método de entrega es LE, o RSV (Listo para enviar al Proveedor), si el método de entrega es LI o ED. Una vez que se ejecuta el servicio de envío de órdenes en lote el estado cambia a SV. 60

61 El estado de la Orden Si existen problemas con el presupuesto o si no seleccionó un presupuesto, el estado cambia a DNB (Demorado, No hay presupuesto). Cuando la orden está completamente recibida y pagada, el estado cambia a CLS (Cerrada). Si la orden es cancelada (botón Imprimir/Cancelar), el estado cambia a LC (Biblioteca canceló). Otros estado pueden aplicarse manualmente: WP (Esperando proceso) QSV (Consultar antes de enviar al Proveedor) VC (Proveedor canceló). 61

62 La acción de la Orden En la sección 2 (General) se pueden definir posibles acciones de la Orden: Ninguna sin acción Enviar directamente - el item se enviará directamente a la dirección especificada del usuario Crear Solicitud de reserva Para el usuario específico (sólo para órdenes monográficas, y sólo cuando se crea automáticamente el item) Enviar correo 62

63 Unidades de Orden La Unidad de orden es una unidad de adquisición dentro de la biblioteca. Puede ser una unidad de orden especialmente definida, o una sub-biblioteca normal que actúa como una unidad de orden. Las bibliotecas que eligen trabajar con Unidades de Orden deben llenar también este campo en la sección 2 (General) del Formato de la Orden. 63

64 Items para órdenes monográficas ALEPH creará automáticamente un item por cada unidad ordenada (si esa es la configuración definida). La configuración definida se refleja en el espacio Crear registros de item de la sección Cantidad y Precio. El estatus de item y el estatus de proceso del item para items ordenados se determinó anteriormente (en tablas). La colección también debe definirse durante la etapa de creación de la orden. 64

65 Crear items para orden monográfica Los items creados en el proceso de la orden pueden verse y modificarse pulsando el nodo Items/Suscripciones. Si se trata de una orden de tipo Seriada (S), pulsando este botón puede crear y ver las suscripciones para la publicación. 65

66 Comprometiendo un presupuesto Ahora debe asegurarse que su presupuesto tiene fondos suficientes para cubrir esta orden. Si no, asigne un poco más (recuerde: no estamos todavía en el mundo real...) Comprometa su presupuesto con la cantidad de la orden. Existen dos maneras de hacerlo: Llene el campo Compromete presupuesto en la sección 4 del formato de orden*, o Abra el nodo Comprometer. * Visible sólo en una nueva orden. 66

67 El formato de Compromiso Compromiso = Precio estimado El costo local siempre es calculado En este ejemplo: Moneda local - MXN Moneda de la orden - USD 67

68 Cómo comprometer Abra el nodo Comprometer para una orden que esta abierta Seleccione un presupuesto desde el campo Código de presupuesto a agregar. (Opcional) verifique el balance del presupuesto (botón Balance) Pulse el botón Agregar. Hecho. 68

69 Comprometer múltiples presupuestos Compromiso dividido entre 2 presupuestos Ingrese el porcentaje requerido, o una cantidad actual, para el primer presupuesto. El último presupuesto que se agrega tomará el resto del compromiso. El compromiso puede dividirse en más de 2 presupuestos. 69

70 Más sobre el compromiso El compromiso sólo surte efecto en el presupuesto una vez que se envía la orden. Las transacciones de tipo Compromiso (ENC) pueden verse abriendo el nodo Comprometer y pulsando Balance. Abra la sección Transacciones. Las transacciones de tipo Compromiso se mantienen con la moneda de la orden, pero la moneda local también puede desplegarse. Moneda local Moneda proveedor 70

71 Enviando ordenes al proveeedor Después de crear la orden, necesita enviarse al Proveedor. Existen tres métodos: Una sola En una lista LE (tter) impresa o enviada por LI (st) impresa o enviada por Por EDI* ED (I) enviada por ftp * estándar de intercambio de información electrónica (Electronic Data Interchange) 71

72 Enviando ordenes al proveeedor Cuando pulsa Enviar, puede suceder lo siguiente: Si el tipo de entrega de la orden es LE, la orden será impresa o enviada por correo electrónico. Si es LI, la orden esperará hasta ejecutar el servicio Enviar lista de órdenes al proveedor (acq-14). Si es ED, la orden esperará hasta ejecutar el servicio Enviar ordenes EDI (edi-11). 72

73 Enviando ordenes al proveeedor Puede utilizar el botón Imprimir/Cancelar de la Lista de ordenes para imprimir los detalles de la orden antes de enviarla. Esta ventana también le ofrece la opción de enviar una carta de cancelación al proveedor. 73

74 Ordenando por EDI EDI = Electronic Data Interchange. Es una transacción electrónica estándar, basada en las normas internacionales EDIFACT (D96.A) EANCOM, y administradas por EDItEUR. ALEPH ofrece la mayoría de las transacciones EDI. Para utilizar EDI cuando ordena, el proveedor debe definirse previamente como un proveedor EDI. Seleccione un proveedor EDI En el formato de la Orden, asegúrese que el tipo de entrega de la orden es ED Después de pulsar Enviar, el estado de la orden cambia a RSV, esperando que se ejecute el servicio Enviar órdenes EDI (acq13). 74

75 Multi-órdenes Escenario: Una biblioteca desea enviar múltiples órdenes monográficas basándose en información bibliográfica importada del editor. Solución: Importar datos BIB, crear registros ADM y registros de orden en lote y una orden para todas. Desventaja: Sólo se pueden ordenar la misma cantidad de copias de cada título. En otras palabras: no puede ordenar una de esta y dos de aquella. 75

76 Multi-órdenes Flujo de trabajo: Cargue en la base de datos un archivo de registros recibidos de un proveedor. Ejecute el servicio acq-24 con un archivo importado para crear registros ADM y órdenes monográficas. Abra el índice de Ordenes múltiples, busque las órdenes y seleccione los títulos solicitados. Complete el formato multi-órdenes y envíe al proveedor. Complete el formato multi-item (opcional). 76

77 El índice de órdenes múltiples Acceda desde Menú ordenes/indice de órdenes múltiples. El campo Número de orden 2 es común para todas estas órdenes. 77

78 Formatos de órdenes múltiples Formato de órdenes múltiples Formato de items múltiples 78

79 Etapa 4: Factura 79

80 Facturando Cuando se recibe una factura general, primero debe registrarse y a continuación registrar sus Líneas de item (cada una representa una orden individual). Puede comenzar con la barra de búsqueda Factura para registrar una nueva Factura General. Ingrese el código de proveedor en el campo del lado izquierdo, y el nuevo número de factura en el campo del lado derecho. 80

81 Factura general Una vez que confirme que se trata de una nueva factura, se abre el formato Factura General. Llénela y pulse Actualizar para registrarla. Necesarios para este ejercicio 81

82 Formato de Factura general - Opciones Tipo de cambio Ingrese aquí un tipo de cambio diferente al almacenado actualmente en el sistema. Cantidad Neta Copie aquí la cantidad neta de la factura, antes de los costos adicionales. Embarque/Gastos generales/seguro Copie en estos campos cualquier cantidad adicional listada en la factura. Descuento Copie aquí cualquier descuento mostrado en la factura. 82

83 Formato de Factura general - Opciones Total El sistema calcula en este campo el total de la cantidad neta + cualquier cantidad adicional (extras). Pulse Recargar para verificar ese cálculo. Porcentaje IVA / IVA Una vez que ingrese un porcentaje de IVA, el sistema calcula la cantidad, pero no lo ingresa en el calculo total. IVA por Línea de Item Marque este espacio si desea ingresar un porcentaje de IVA individual en cada línea de item. 83

84 Líneas de item Una vez que registra la Factura General, es necesario agregar lasthe Líneas de item de esa factura a ALEPH. Abra el nodo Líneas de item y pulse Agregar, ingrese el Número de orden (o busque en el Indice de órdenes) y copie la cantidad neta desde la factura al formato Linea de Item. 84

85 Campos de Linea de Item Precio estimado y Número de unidades copiados desde la orden Cantidad adicional (extras) No llene. La Factura General está dividida en proporción entre todas las Líneas de item. Cantidad neta Llene con la cantidad copiada de la factura. Código de objeto debe llenarse si la biblioteca trabaja con ellos, y coincidir con el código de objeto del presupuesto. 85

86 Líneas de item En esta etapa, se puede revisar el (los) presupuesto (s) asignados a la orden, y cambiarlo(s). Pulse Presupuestos en el formato Linea de Item para ver/reasignar presupuestos. Es posible ver toda la información relacionada con la orden en la segunda sección del panel inferior (2. Inf de la orden). 86

87 La factura equilibrada Para lograr una factura equilibrada en ALEPH, la cantidad total de la factura general debe coincidir con el total de las Líneas de item. ALEPH automáticamente divide las cantidades extra de la factura general entre cada una de las líneas de Items para equilibrar los totales. 87

88 La Factura de una sola Línea de item Cuando registre una factura para una sola línea de ítem, no necesita registrar también la factura general. Es suficiente registrar la línea de ítem se creará automáticamente una Factura general basándose en esos datos. Flujo de trabajo: Encuentre la orden y luego abra el nodo Facturar Pulse Nuevo e ingrese el número de factura en la ventana Complete el formato de Línea de ítem. Hecho se ha creado una Factura general compensada. 88

89 Acceso a las Facturas Las facturas pueden verse en dos maneras: Desde la busqueda de Facturas en la barra superior En la sección Orden, desde el nodo Facturar. Las facturas pueden manejarse cuando se encuentra en la sección Factura. 89

90 Pagando la factura Para registrar el pago, debe llenarse la sección Pago del formato de Factura General, Cambiando el estatus a P (pagado). También están disponibles otros estatus intermedios. El pago de una factura borra el compromiso y significa que la Cantidad Total mostrada en la Línea de Item se toma como buena desde el presupuesto (Gastado). 90

91 Estado de pago de la factura Los estados de pago estándares son: N sin aprobación R entregado (listo para pagarse) Y pago autorizado P - pagado (o se asume pagado, dependiendo del Flujo de trabajo de su biblioteca) Pueden definirse más estados de pago en una tabla, que también determina el estado de pago por omisión cuando se crea una factura general, y qué estado de pago congelará la factura. 91

92 Registro de pago en lote Si el pago actual se hace en algún otro lado, en un departamento de finanzas por ejemplo, existe un servicio en lote para reportar y/o cambiar el estado de pago de un grupo de facturas (acq-10): 92

93 Etapa 5: Recepción y Reclamos 93

94 Recepción del material El sistema puede configurarse para registrar la recepción automáticamente, aun cuando se registre una línea de ítem. Esto se puede ignorar, en caso de que desee registrar la llegada parcial, por ejemplo. 94

95 Recepción del material Para registrar la recepción, vaya al nodo Recibir. Se despliega la lista de recepción en el panel superior. Registre la llegada parcial un ítem de los dos que se ordenaron. 95

96 Reclamando La reclamación por material atrasado puede hacerse de dos maneras: Corriendo un proceso en lote para enviar un número de reclamos a un proveedor (acq-11, -12 y -19). Reclamando individualmente desde una orden. 96

97 Reclamo manual Para reclamar manualmente, abra el nodo Reclamos. La lista de reclamos muestra el historial de reclamos de la orden. Pulse Nuevo y complete el formato de reclamos: 97

98 Registrando la respuesta del proveedor La Lista de reclamos del panel superior también puede desplegar respuestas recibidas de los proveedores, justo al lado de los reclamos. Registre la correspondencia del proveedor (Seleccione entre texto libre o códigos predefinidos desde un menú desplegable). 98

99 Reclamo de monografía vs. publicación seriada El reclamo de monografías se hace con el servicio acq-11, donde puede solicitar un reporte y/o cartas de reclamo, y filtrar entre otros, por el número de reclamo. El reclamo de fascículos de publicaciones seriadas se hace desde la sección de Seriadas. El reclamo de órdenes de publicaciones seriadas de las que no se han recibido ítems se hace corriendo el servicio acq-19 (reporte de reclamos de órdenes de publicaciones seriadas). 99

100 Reclamo de órdenes abiertas La base del reclamo de órdenes abiertas (O) es el parámatro Días máximo de llegada del formato de Orden (sección Proveedor). Ingrese aquí el número de días que generalmente pasan entre cada embarque de un volumen de seriadas, basado en su experiencia. 100

101 Etapa 6: La Bitácora de la orden 101

102 La bitácora de la Orden Cada paso del proceso se registra en la Bitácora de la Orden. El acceso es desde el nodo Bitácora de ordenes. 102

103 La bitácora de la Orden El sistema agrega automáticamente transacciones pre- definidas, sin embargo usted puede agregar algunas manualmente. Pulse Agregar para agregar transacciones a las automáticas. Existen 3 tipos de transacción ingresadas manualmente, seleccionables desde el menú desplegable: Transacciones de texto libre (tipo de tranacción 00) Mensaje de texto libre para el proveedor (tipo 99) Registro de la respuesta del proveedor (tipo 98) 103

104 La bitácora de la Orden Si usted define una fecha de acción, puede ser útil para producir regularmente un Reporte de Bitácora de la Orden (acq-22). 104

105 Etapa 7: Servicios 105

106 Servicios de Adquisiciones Todos los servicios relacionados a Adquisiciones se ofrecen bajo el menú Servicios, ordenados en grupos. El acceso a estos servicios esta limitado por autorización. 106

107 Ejemplo de un Servicio en lote acq-16 (Resumen del presupuesto): La estructura de la mayoría de los servicios es similar: Un archivo de salida y varios filtros y switches. Los servicios pueden programarse para su ejecución en intervalos regulares. 107

108 Reporte del resumen del presupuesto (Detalles) 108

109 Recuperación de registros en lote Formato general de recuperación (acq-02-01) Los siguientes son ejemplos de reportes más específicos que pueden diseñarse por su biblioteca: Ordenes parcialmente llenas (acq-02-02) Ordenes monográficas - estado NEW (acq-02-03) Ordenes sin factura (acq-02-04) Por estado de orden (acq-02-05) Ordenes canceladas por Proveedor (acq-02-06) La impresión en un reporte personalizado se maneja en otro servicio

110 Imprimiendo resultados El servicio de impresión del reporte (acq-03) es responsable de imprimir los resultados recuperados en un reporte hecho a medida: 110

111 Otros servicios útiles en Adquisiciones Actualizar el precio local de transac de presupuestos (acq-08) Reporte de facturas (acq-10) Reporte de reclamos para órdenes pendientes (acq-11) Reporte y cartas de reclamos para órdenes monográf. (acq-12) Enviar mensajes EDI (edi-11) Enviar lista de ordenes a un proveedor (acq-14) Resumen de presupuestos (acq-16) Lista de órdenes por presupuesto (acq-17) Cargar tipos de cambios de monedas (acq-20) 111

112 Procedimientos de fin de año Abrir presupuestos anuales Abre los presupuestos del siguiente año sólo con la asignación inicial (opcional). Renovar compromisos para la orden Mueve los compromisos a los presupuestos recién abiertos*. Transferir balance remanente Mueve el balance (positivo o negativo) a los nuevos presupuestos. * Dos lotes: para ordenes de monografías y publicaciones seriadas 112

113 Abrir presupuestos anuales Para abrir presupuestos anuales para el siguiente año: 113

114 Renovación de compromisos Para re-crear compromisos para un nuevo año presupuestal (opcionalmente con un incremento en el precio estimado): 114