Guía de usuario Staff - Adquisiciones

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1 ALEPH VERSION Guía de usuario Staff - Adquisiciones Ex Libris Ltd., 2007 Last Update: March 31, 2007 Document Version 1.5 Code: A-ver18-SUG-1.5

2 TABLA DE CONTENIDO 1 Apreciación Global Módulo Adquisiciones/Seriadas Barra de herramientas Paneles Trabajando sin ratón El proceso de adquisiciones Tipos de Ordenes Sistemas de Adquisiciones Requisitos Contraseñas Monedas Moneda Local Lista de monedas Agregar tipo Agregar moneda Proveedores Lista de proveedores Formulario del proveedor Pestaña Información del proveedor Pestaña Inf. del Proveedor Pestaña Inf. del Proveedor Unidades de Orden Dos niveles de proveedor Lista de proveedor por subnivel Formulario Información del proveedor subnivel Presupuestos Lista de presupuestos Botones en la lista de presupuestos Formulario del presupuesto Info. Presupuesto Info del presupuesto Pestaña del Balance Pestaña de transacciones Pestaña sub-bibliotecas Jerarquía del presupuesto Presupuesto padre Use el presupuesto padre para el reporte de facturas Jerarquía de presupuestos en reportes Permisos del usuario en el presupuesto Ordenes Búsqueda de ordenes Lista de ordenes... 46

3 5.2.1 Catalogación rápida en Adquisiciones Formulario de la orden Pestaña Despliegue de la orden Pestaña General Pestaña Proveedor Pestaña Cantidad y Precio Enviando ordenes al proveedor Botón enviar Compromisos para la orden Botones Campos Ítem/Suscripción Cancelando ordenes Borrando ordenes Borrar una orden desde la lista de ordenes Bitácora de la Orden Lista de la bitácora Bitácora de la Orden/Suscripción Mensajes de la bitácora - Acción Proceso Multi Orden (para Monografías) EDI Configuración EDI Editando tab35 para EDI Registro del proveedor para EDI Dirección del proveedor Ubicación archivos de entrada Edit edi_out_attr Editando edi_in_attr Contadores EDI en UTIL G/ Registro de la orden EDI Registro de reclamos vía EDI Reclamos en línea para ordenes Reclamos en batch para ordenes Reclamos en línea para seriadas Reclamos en Batch para seriadas Cartas de cancelación Enviar mensajes salientes EDI (edi-11) Carga de mensajes EDI Bitácora de carga EDI Cargando una factura entrante EDI en ALEPH Carga de las respuestas de ordenes EDI en ALEPH Registrando llegada de fascículos de seriadas Especificaciones de los requisitos de ALEPH para EDI Trazado mensajes de EDItEUR enviados por ALEPH Requerimientos para mensajes EDI enviados a ALEPH Facturas Orden... 92

4 7.2 Factura Formulario Factura General Recepción Lista de recepción de ordenes Formulario de recepción Reclamos Reclamos en lote Reclamo Manual Pagos Factura General estado de pago Autorizaciones usuarios Reporte de factura Reportes Tipos de reportes Ejemplo usando el Formulario General de Recuperación (acq-02-01) Servicios de Adquisiciones Administrar tablas de la base de datos Ordenes y reclamos Recuperar e imprimir registros de adquisiciones Administración del presupuesto Moneda EDI Otros Estadísticas General

5 1 Apreciación Global El módulo Adquisiciones/Seriadas permite gestionar registros de proveedores, presupuestos, ordenes y facturas. Este módulo de ejecuta bajo escenarios de tipo ADM. Esta apreciación incluye las siguientes secciones: Cliente GUI de Adquisiciones/Seriadas Trabajando sin ratón Proceso de adquisiciones Tipos de ordenes Sistemas de adquisiciones Requisitos Contraseñas 1.1 Módulo Adquisiciones/Seriadas El módulo Adquisiciones/Seriadas ha sido diseñado con énfasis sobre la utilidad y facilidad de acceso a las funciones de adquisiciones. La información del proveedor, ítem, orden y factura son enlazadas y puede accederse a ella con un mínimo de movimientos del cursor. Pueden mostrarse simultáneamente múltiples paneles que contienen información relevante para cada función. Este es un ejemplo de las ventanas de Adquisiciones/Seriadas mostrando información de la orden.

6 Varios elementos de la ventana en el módulo Adquisiciones/Seriadas (como se muestra) son explicados en las siguientes secciones Barra de herramientas Barra del título La barra del título muestra el nombre del programa. También muestra el estado del mensaje relacionado con el programa y los comandos para el usuario: Barra del Menú La barra del menú es presentada de manera convencional: Coloque el cursor sobre el nombre del menú (por ejemplo, Ordenes) para recuperar el menú de comandos relacionados. Barra de Seriadas La barra de seriadas contiene información breve acerca del registro seleccionado, como el título de la publicación. Para mostrar un registro de la seriada, seleccione el parámetro de búsqueda del menú de selección de la izquierda. Por ejemplo, título. Ingrese el valor apropiado en el campo adjunto. Por ejemplo, Journal of Ecology. pulse sobre o pulse enter. Barra de la Orden La barra de la orden contiene información breve acerca del registro seleccionado, como el título de la publicación. Para mostrar un registro de una orden, seleccione el parámetro de búsqueda del menú de selección, Por ejemplo, número de la orden. Ingrese el número apropiado en el campo adjunto, y pulse sobre, o pulse enter. Barra de la factura La barra de la factura permite recuperar una factura General sus líneas de ítems y crear una nueva factura. Ingrese el código del proveedor o pulse sobre y seleccione el proveedor de la lista. En el campo adyacente, seleccione el número de la factura o digítelo. Para adicionar una

7 nueva factura al proveedor seleccionado, ingrese el número de la nueva factura general, y pulse sobre, o pulse Enter. 1.2 Paneles Panel de Navegación El panel de navegación contiene: Pestaña principal Árbol de navegación Pestaña principal El módulo de Adquisiciones/Seriadas esta compuesto por seis actividades: Ordenes Facturas Administración Búsqueda de la orden Seriada Búsqueda Las actividades anteriores son acezadas desde la pestaña principal del panel izquierdo, el cual contiene una fila de iconos que corresponden a la mayoría de las actividades en adquisiciones. Haciendo clic se llama la interfaz asociada con el icono. Por ejemplo, pulsando en el icono de la Orden se llama una interfaz para conducir las actividades de la orden. Nombre Orden Factura Administración Búsqueda de la orden Seriada Búsqueda 1.3 Trabajando sin ratón Usted puede avanzar de un panel a otro usando las siguientes teclas:

8 Teclas Permite: TAB moverse al próximo control en la ventana de dialogo Shift+TAB moverse al control anterior en la ventana de dialogo Ctrl+TAB moverse del primer control en la barra superior de herramientas al panel inferior. Ctrl+Alt+TAB moverse del panel inferior al primer control en la barra de herramientas superior Ctrl+1 moverse al panel izquierdo, conteniendo un árbol. Ctrl+2 moverse al panel superior derecho Ctrl+3 moverse al panel inferior derecho Ctrl+4 moverse al árbol de navegación (panel inferior izquierdo) en catalogación. Ctrl+5 moverse al primer control en la barra de herramientas superior Ctrl+6 moverse al segundo control en la barra de herramientas superior Ctrl+7 moverse al tercer control en la barra de herramientas superior Note que un marco aparece alrededor del panel activo Teclas disponibles en el módulo de Adquisiciones/Seriadas La siguiente tabla muestra las teclas predeterminadas. personalizadas. Estas teclas pueden ser Función Lleva a la pestaña de administración F6 Lleva a la pestaña de búsqueda de la orden F7 Lleva a la pestaña de la factura F5 Lleva a la pestaña de la orden F2 Lleva a la pestaña de búsqueda F9 Lleva a la pestaña de seriadas F8 Las siguientes teclas están codificadas y no pueden ser personalizadas: Función Todas las listas imprime listas F11 Edita la fecha y la hora resetea las fechas F12 Ayuda F1

9 1.4 El proceso de adquisiciones El proceso de adquisiciones incluye los siguientes pasos: 1. Crear un registro bibliográfico en el módulo de catalogación. Este registro puede ser actualizado después. 2. Iniciar una orden llenando la forma de la Orden en el módulo de Adquisiciones/Seriadas. La orden será enviada al proveedor y si tiene control de presupuesto, este será debitado por el compromiso. 3. Registrar la factura. ALEPH distingue entre factura General y un débito de un ítem. Una factura General incluye varias órdenes; un débito de un ítem es una orden individual (y generalmente es una línea en la factura General). Cuando una factura es registrada, los presupuestos enlazados a la(s) orden(es) son debitado(s) 4. Registrar la llegada del material puede ser parcial o completa. 1.5 Tipos de Ordenes El módulo Adquisiciones/Seriadas permite tres tipos de ordenes: Monografías, seriadas y ordenes pendientes. Una orden de monografía es un único ítem, como un libro individual, o para un trabajo completo multi-volúmenes, como una enciclopedia de 20 volúmenes. Sin embargo, usted puede también colocar una orden de una monografía para un fascículo de una publicación seriada; por ejemplo este habría de aplicar si el fascículo se ha perdido y desea reemplazarlo. Una orden de una seriada es para una publicación que es emitida como una serie consecutiva numerada e indefinidamente continuada. Los ejemplos incluyen periódicos y diarios. Con una orden de seriada, el número de fascículos recibidos durante el curso de la suscripción y el precio de la suscripción son conocidos con anticipación, aunque pudieran cambiar durante el periodo de una suscripción. Una orden pendiente generalmente es para monografías en serie (por ejemplo, Grandes Artistas del Mundo ) o para monografías de una material particular. En cualquier caso, la orden es generalmente para volúmenes que serán publicados en el futuro. Una orden pendiente es una orden que permanece abierta hasta que es cancelada. Normalmente no se conoce por adelantado el número de volúmenes que recibirá, ni el precio por cada volumen. 1.6 Sistemas de Adquisiciones El control (esto es, limitaciones en actividades) del sistema de Adquisiciones y los registros pueden ser administrados por sub-niveles. El subnivel que es usado para un sitio particular puede estar basado en sub-bibliotecas (individual o en grupos), o puede estar basado en una entidad especial llamada Unidades de orden. La selección (unidad de orden o sub-

10 biblioteca) es tomada usando la definición de la tabla del sistema. Estos controles son opcionales. Ejemplos de posibles configuraciones de control: Actualizar Autorización o Registro de la orden solo un usuario que tenga autorización para la unidad de orden/sub-biblioteca puede actualizar el registro de la orden. Usuario Autorizado o Presupuesto si el presupuesto es asignado a una unidad de orden/sub-biblioteca en particular (o una única subbiblioteca o unidad de orden), entonces las asignaciones, facturas y transferencias puede ser hechas solo por un usuario que este autorizado para estas unidades de orden/subbibliotecas. o Proveedor si el proveedor es asignado a una unidad de orden/sub-biblioteca (o una única biblioteca o unidad de orden), entonces el proveedor puede ser asignado a una orden solo si el registro de la orden esta asignado a la misma unidad de orden/sub-biblioteca. 1.7 Requisitos Antes de comenzar cualquier orden, primero debe asegurarse que: una lista de monedas ha sido creada y la tasa de cambio definida. una lista de proveedores ha sido creada y se ha incluido la forma del proveedor que desea para la orden. una lista de presupuestos ha sido creada e incluido el presupuesto que desea debitar. Este paso es opcional y es solo para usuarios que desean controlar el presupuesto. 1.8 Contraseñas Más funciones de actualización dentro del módulo de Adquisiciones/Seriadas requieren de autorización de contraseñas, incluyendo adición, actualización, y borrado de ordenes, y trabajo con presupuestos y proveedores. Las autorizaciones pueden darse por fundón o para funciones globales, y por unidades de orden/sub-bibliotecas o para todas las unidades de orden/sub-biblioteca. 2 Monedas La función monedas permite definir los valores para las monedas usadas por el proveedor y proveedores de PIB.

11 Este capítulo incluye las siguientes secciones: Moneda local Lista de monedas Tipo de cambio Agregar moneda 2.1 Moneda Local El código de la moneda local es definido en aleph_start. Por ejemplo: setenv local_currency COD Para la moneda local definida, el tipo de cambio siempre es (la tabla de monedas no es consultada). El sistema no permite adicionar, reemplazar o borrar un tipo para la moneda local definida. Hay una opción para cargar los tipos de cambio de la moneda desde fuentes externas, (por ejemplo, el Banco de América) usando el servicio Cargar tipos de cambio de monedas (acq- 20). Esto significa que no es necesario actualizar el tipo de cambio manualmente; el sistema puede cargar la actualización desde fuentes externas en la lista de monedas. Para usar Cargar tipos de cambio de monedas (acq-20), usted debe tener un archivo con datos validos en el directorio del escenario llamado currency.dat. El archivo debe estar en el formato: NNN DDDDDDDD R.R Por ejemplo: USD Lista de monedas Seleccione el nodo Moneda de la pestaña Administración. La lista de monedas será mostrada en el panel superior:

12 Esta ventana muestra los tipos de campo que se hicieron en la fecha ingresada en la línea. Si un tipo de cambio fue definido para una moneda particular en una fecha superior a la fecha del título, el tipo será mostrado como Para ver los cambios de la moneda que fueron realizados en otra fecha, pulse sobre la flecha ubicada a la derecha del campo Ingresar Fecha Anterior y luego pulse Ir. Agregar Tipo Para agregar un nuevo tipo para una moneda que ha sido definida, seleccione la moneda y pulse sobre Agregar Tipo. Ingrese el nuevo cambio en el campo tipo de cambio en el panel inferior, pestaña Tipo de cambio y clic en Agregar. Para agregar un cambio a la moneda que no ha sido definida, primero definala pulsando en Agregar moneda. La moneda se agregará a la lista y usted puede entonces seleccionarla y agregar el tipo de cambio. Eliminar Para borrar un tipo para una moneda particular, con una fecha particular, seleccione la entrada y pulse sobre Eliminar. El sistema le pedirá que confirme la eliminación. Agregar moneda Para definir una nueva moneda (no es tipo de cambio), pulse sobre Agregar moneda y llene los detalles del panel inferior. (Después de que ha definido la nueva moneda, usted puede definir el tipo de cambio seleccionándola y pulsando en Agregar tipo.) Borrar moneda

13 Para borrar la moneda del sistema, seleccione la moneda y pulse sobre Borrar moneda. El sistema le pedirá que confirme la eliminación. Si selecciona Si, todos los tipos de cambio serán borrados. Tenga cuidado de no eliminar una moneda que se haya usado para ordenes. Si la moneda seleccionada para borrar esta usada en transacciones de presupuesto no se permitirá borrar la moneda. Recibirá el siguiente mensaje La moneda esta usada en transacciones de presupuestos. No es posible borrarla. 2.3 Agregar tipo Cuando pulse sobre Agregar tipo en la lista de Monedas, el marco se moverá a la pestaña Tipo de cambio del panel inferior: Ingrese el nuevo tipo de cambio, cambie la fecha si es necesario, y pulse sobre Agregar. Código El código de la moneda es tomado automáticamente para usted. Usted no podrá cambiar esta información. Descripción La descripción es llenada automáticamente para usted. No. Unidades por tipo de cambio Esta información es automáticamente llenada para usted. Fecha del tipo de cambio Ingrese la fecha en la cual el tipo de cambio toma efecto. Tipo de cambio En muchos casos, su moneda local tendrá el tipo de cambio Las demás monedas son moderadas contra este estándar. 2.4 Agregar moneda Cuando pulse sobre Agregar moneda en la lista de Monedas, el marco se moverá a la pestaña Moneda del panel inferior:

14 Llene los detalles y pulse sobre Agregar. Código de moneda Este es un código de tres caracteres único que identifica la moneda. Tenga cuidado al ingresar este código porque después de hacer clic en Aceptar, no podrá cambiarlo. Una lista de monedas y sus códigos están disponibles en la Web. Nota Sistemas que trabajan con EDI debe asegurarse de que sus códigos de moneda coincidan con la lista ISO Descripción Use este campo para ingresar una descripción de la moneda. Por ejemplo, ingrese Francos franceses para describir el código FRF. No. Unidades Por Tipo de Cambio Frecuentemente, usted querrá especificar una unidad extranjera por tipo de la moneda local. Sin embargo, hay casos en los que debe especificar más de una unidad extranjera por el tipo de cambio local. (Por ejemplo, si su moneda local es Israeli Shekel, deberá especificar 1000 liras italianas en Israeli Shekel. Para esto, ingrese 1000 en este campo, y en el campo Tipo de cambio de la ventana Agregar/modificar tipo de cambio. 3 Proveedores Antes de comenzar cualquier orden, debe asegurarse primero que la lista de proveedores este creada y este incluido el proveedor que desea para la orden. Este capítulo incluye las siguientes secciones: Lista de proveedores Formulario del proveedor Proveedor dos niveles 3.1 Lista de proveedores Seleccione el nodo Proveedores de la pestaña de Administración. La lista de proveedores será mostrada en el panel superior:

15 La lista de proveedores en la pestaña Proveedor del panel superior permite agregar/duplicar y borrar proveedores. Para modificar un proveedor existente, selecciónelo y actualice los campos en el panel inferior. Nota El sub-nivel en la lista de proveedores, panel superior bajo la lista de proveedores es mostrado solo cuando el sistema es definido para ser usado en dos niveles. Usted puede usar los filtros de búsqueda para agilizar la consulta de un proveedor particular: Las siguientes formas de consulta están disponibles: Nombre Usted puede ir a un punto particular en la lista ingresando el nombre del proveedor en el espacio proporcionado y pulsando en Ir.

16 Código Usted puede ver la lista de proveedores y saltar a un punto particular en la lista, ingresando parcialmente un código del proveedor en el espacio proporcionado y pulsando en Ir. Exacta Para recuperar un presupuesto especifico, digite el código del presupuesto exacto y pulse sobre Ir. Palabras clave Usted puede recuperar proveedores por palabras clave que usted asigne. Puede truncar palabras ingresando las primeras letras de su búsqueda (por ejemplo, Hog para recuperar Hogwarts). Los siguientes campos son consultados para las palabras claves. Código adicional Nombre del proveedor Contacto País Tipo de material Dirección del proveedor Cuando consulta la lista de proveedores por nombre o por código también puede usar los filtros: Sub-Biblioteca y Moneda. Nota Si el proveedor no fue definido como asociado a una unidad de orden/sub-biblioteca, el proveedor aparecerá en la lista de proveedores, no importa la unidad de orden/subbiblioteca seleccionada para el filtro. Use un asterisco (*) como sufijo en el filtro unidad de orden/sub-biblioteca para filtrar la lista de proveedores por aquellos que comienzan con una cadena especifica Botones en la lista de proveedores Los siguientes botones están disponibles en el panel de la vista de proveedores: Nuevo Para agregar un nuevo proveedor a la lista, pulse sobre Nuevo. El panel inferior se activará y el formulario del proveedor será mostrado para que lo llene. Duplicar Puede adicionar un nuevo proveedor copiando los detalles de un proveedor existente y editando esta información. Para esto, seleccione el proveedor del cual desea copiar la información, y luego pulse sobre Duplicar. El formulario del proveedor es mostrado en el panel inferior, llenado con la información copiada del proveedor seleccionado. Usted puede entonces editar el formulario con la información apropiada para el nuevo proveedor. Borrar Para borrar un proveedor de la lista, seleccione el proveedor y pulse sobre Borrar.

17 Notas 1. si existe una orden o una factura genera conectada al proveedor, el sistema no permitirá borrar el proveedor 2. En múltiples ambientes ADM, dependiendo de la configuración de su sistema, el puede verificar lo siguiente antes de borrar el registro Global del proveedor un registro Global tiene enlaces a sub-niveles, ordenes, facturas o registros de PIB en cualquiera de los sistemas? Si una orden o factura o registro de PIB es encontrado en cualquier ADM (incluyendo las unidades conectadas al ADM), el borrado del registro global del proveedor es bloqueado. Si sub-niveles enlazados son encontrados en otras unidades ADM (excluyendo la unidad a la cual esta conectada), el borrado del registro global del proveedor es bloqueado. Si las verificaciones anteriores han pasado y los sub-niveles existen solo en la unidad ADM conectada el registro Global del proveedor es borrado. Dirección Cuando pulse sobre Dirección, el formulario de direcciones del proveedor es mostrado.

18 Este formulario es usado para registrar las direcciones del proveedor para las órdenes, reclamos, pagos, devoluciones y EDI. Ingrese las direcciones del proveedor para usar en las órdenes, pagos, reclamos, devoluciones y EDI. Nota Debe ingresar una dirección para las ordenes, pero puede dejar en blanco las demás. Si deja en blanco las demás, la dirección de la Orden es usada. Si la dirección de Pagos es llenada, esta será mostrada en la impresión del servicio reporte de facturas (acq-10). Si la dirección de pagos no es llenada, la dirección de la Orden será usada en el reporte impreso de facturas. Adicionalmente, si deja en blanco el nombre del proveedor en esta ventana, el nombre del formulario de información del proveedor será llenado aquí. Al lado del campo existe un icono de un sobre. Cuando pulse sobre él, una forma de mensaje aparece, permitiendo enviarle un mensaje de correo electrónico al proveedor. Agregar Este botón aparece solo cuando su sistema esta configurado para usar el modo dos-niveles de proveedor. pulse sobre Agregar para asignar un nivel secundario de unidad de orden/sub-biblioteca al proveedor. Borrar Este botón solo aparece cuando su sistema esta configurado para usar el modo dos-niveles. Para borrar un sub-nivel del proveedor, seleccione el sub-nivel (unidad de orden o subbiblioteca) y pulse sobre Borrar. 3.2 Formulario del proveedor El formulario del proveedor permite registrar información administrativa del proveedor. Nota importante para sistemas que usan dos niveles: La misma forma es usada para el proveedor genérico y el sub-nivel del proveedor. Cuado modifica/agrega un sub-nivel, algunos de los campos del formulario se mantiene solo de lectura. Su administrador determina que campos pueden definirse para el registro del subnivel y que campos serán solo de lectura tomados del registro genérico del proveedor. El formulario del proveedor tiene cuatro partes, accesibles pulsando en la pestaña de cada parte. Cuando termine de llenar las cuatro partes, pulse sobre Actualizar. Nota Las direcciones del proveedor están disponibles pulsando en el botón Dirección de la lista de proveedores Pestaña Información del proveedor 1 Cuando pulse sobre la pestaña 1 de información, el siguiente formulario es mostrado:

19 Fecha de creación Esta es la fecha en la cual es registro fue abierto. Es llenada automáticamente por el sistema. Fecha de actualización Esta es la fecha en la cual el registro fue actualizado. Es llenada automáticamente por el sistema. Catalogador Este es un campo solo de lectura. El nombre del usuario staff actual es automáticamente insertado en este campo. Código del proveedor Este campo es obligatorio. El código del proveedor es un código único alfanumérico por el cual el sistema identificar al proveedor. Usted puede ingresar hasta 20 caracteres alfanuméricos. Solo para el administrador Puede configurar su sistema para ejecute una verificación en el prefijo del código del proveedor. Para las instrucciones de la configuración vea el capítulo Administración del sistema EDI solo para ordenes Esta opción es relevante solo para EDI. Si una orden ha sido enviada vía EDI, este campo es consultado en cuanto al método de enviar para un registro de reclamo. Seleccione esta opción para enviar el reclamo al proveedor por un método diferente a EDI. Código del proveedor EDI Este campo es relevante para EDI. Solo para el administrador Para asegurarse de que una orden puede enviarse por EDI a un proveedor, usted debe ingresar el código EDI del proveedor. El código EDI del proveedor puede tener hasta 35 caracteres. Para instrucciones de configuración, vea el capítulo Administración del sistema Nombre del proveedor

20 Campo obligatorio. Este es el nombre, como aparecerá en la lista de proveedores. El nombre que ingrese aquí puede ser diferente al nombre que ingrese para las direcciones de la Orden, reclamo, pago o devolución. En este campo, ingrese solo el nombre (hasta 150 caracteres), y no la dirección del proveedor. Estado del proveedor Este campo es opcional. Ingrese un código de dos caracteres definido por su administrador en la orden para diferenciar los proveedores. Un proveedor con estado NA (no activo) no puede asignarse a una orden. Idioma del proveedor Campo obligatorio. Este es el idioma de las formas (cartas de ordenes, reclamos) que son enviadas al proveedor. País Campo opcional. Es información de referencia. Tipo de material Este campo es opcional. Úselo para describir el tipo de material que generalmente ordena a este proveedor. Puede ingresar hasta 20 caracteres. Nota Puede ingresar una nota de hasta 200 caracteres Pestaña Inf. del Proveedor 2 Cuando pulse sobre la pestaña 2, el siguiente formulario es mostrado: No. cuenta (M) Este es su número de cuenta para monografías, registrada por el proveedor. Este campo es opcional. No. cuenta (S) Este es su número de cuenta para seriadas, registrada por el proveedor. Este campo es opcional. Institución bancaria

21 Opcional. Usted puede ingresar el nombre del banco y el número de cuenta usado por el proveedor. Moneda 1-4 Estas son las monedas usadas por el proveedor y las monedas en las cuales usted recibirá las facturas. Puede ingresar hasta cuatro monedas. La moneda 1 será copiada a cada orden de este proveedor como la moneda predeterminada. Solo para el administrador Si la variable CHECK-INVOICE-CURRENCY es Yes, al menos una moneda debe ingresarse en la pestaña de cuenta en el formulario del proveedor; cuando asigna una factura general a una orden, el sistema solo permitirá colocar una de las cuatro monedas definidas. La moneda 1 es la predeterminada. Si la variable CHECK-INVOICE-CURRENCY es No, el campo moneda en la pestaña cuentas del formulario del proveedor no es obligatorio; cuando usted asigna una factura general a una orden, el sistema permitirá selecciona una moneda que no este definida en el formulario del proveedor. Las listas actualizadas de monedas y sus códigos están disponibles en la Web. Signo Entre un más (+) o un menos (-) para indicar si hay un cargo adicional o un descuento para ordenes de este proveedor. Esto se relaciona con el precio estimado, esto es, el compromiso. Puede dejar el campo en blanco, si lo llena, asegúrese de llenarlo en términos de porcentaje. Si el signo es - (menos), un error es reportado si el porcentaje es mayor a % Porcentaje Ingrese el porcentaje del cargo o descuento Entrega de la orden Esta es la forma en la cual su biblioteca envía la orden al proveedor. Formato de la carta Este el recibo predeterminado de la orden que se generará para el proveedor, a menos que otro este definido en el formulario de la Orden de la adquisición. Este recibo será generado cuando pulse sobre el botón Enviar en la ventana Lista de Ordenes. Método de envío Usted puede seleccionar imprimir el recibo de la orden y enviarlo por correo convencional, o puede enviar el recibo por correo electrónico. Note que para enviar el recibo por , la dirección debe estar en la ventana de direcciones del Proveedor y la definición correcta debe ser configurada en el archivo print.ini por el administrador. Formato de la lista

22 Este es el formato que el sistema usa cuando se genera una lista de ordenes para un proveedor en el momento de ejecutar el servicio Enviar lista de ordenes a un proveedor (acq-14). Método de envío de la lista Usted puede seleccionar imprimir la lista y enviarla por correo convencional, o puede enviar la lista por correo electrónico. Note que para enviar una lita de ordenes por , la dirección de correo electrónico debe estar en la ventana de direcciones del proveedor y la correcta definición debe ser configurada en el archivo print.ini por el administrador Pestaña Inf. del Proveedor 3 Contacto 1-5 Estos campos son opcionales. Hasta 5 contactos de personas pueden ser ingresados en estos 5 campos. Cada campo de contacto contiene hasta 200 caracteres. Cuando se asigna un proveedor a una orden, el primer contacto (desde el campo contacto 1) será usado como predeterminado en el campo Contacto del proveedor en el formulario de la orden. Todos los nombres en los 5 campos de contacto serán listados en el menú de selección del campo contacto del proveedor en el formulario de la orden. Tipo de entrega 1-5 & Demora en la entrega 1-5 Para cada tipo de material (entrega 1-5), también ingrese la demora en la entrega (demora de entrega 1-5). Cuando se determina la demora de entrega, se toma en cuenta el tiempo que generalmente toma en recibir el material desde el día en el que la orden es enviada al proveedor. La información de estos campos es usada por el sistema para calcular el E.D.A. (fecha estimada de llegada) de la orden. Los campos de entrega 1-3 son usados por los registros de adquisiciones; los campos de entrega 4-5 son usados por registros de seriadas. Es obligatorio seleccionar entrega 1 (Monografías) o entrega 4 (Seriadas) en el campo tipo de entrega cuando de adiciona o actualiza el registro del proveedor. Si no se selecciona un tipo de entrega, el registro de la orden no podrá ser llenado. Mail Anexo Este campo define como el proveedor recibe las cartas en mensajes de correo electrónico. Las opciones son para ser recibidas solo en anexos HTML, solo en texto plano dentro del cuerpo del correo electrónico, o ambos. El valor predeterminado es ambos.

23 3.3 Unidades de Orden Sub-bibliotecas/Unidades de orden Esta pestaña puede ser llamada Sub-bibliotecas o Unidades de Orden. Esto depende de si su sistema de adquisiciones trabaja con sub-bibliotecas o con unidades de orden. pulse sobre la pestaña de Sub-bibliotecas/Unidades de orden para asignar una o más unidades de orden/sub-bibliotecas al proveedor. Nota Si su sistema no es configurado para trabajar con dos niveles de proveedor, use la pestaña Unidades de orden/sub-bibliotecas para asignar las Unidades de orden/sub-bibliotecas permitidas al proveedor. El sistema permitirá asignar un proveedor a una orden solo si las Unidades de orden/sub-bibliotecas del proveedor coinciden con las Unidades de orden/sub-bibliotecas de la orden. Si no selecciona alguna Unidad de orden/subbibliotecas, todas las Unidades de orden/sub-bibliotecas serán asignadas al proveedor. Sin embargo, si su sistema esta configurado para trabajar con dos niveles de proveedor, usted no tiene que usar la pestaña de Unidades de orden/sub-bibliotecas para definir las Unidades de orden/sub-bibliotecas permitidas para el proveedor. En cuanto al registro del subnivel del proveedor que es creado especificando una unidad de orden/sub-biblioteca, usted puede asignar este subnivel del proveedor a ordenes cuyas Unidades de orden/sub-bibliotecas coincidan con las Unidades de orden/sub-bibliotecas del subnivel del proveedor. 3.4 Dos niveles de proveedor Esta sección es relevante solo para sistemas que trabajan con dos niveles. Ésta opción permite mantener el mismo registro genérico del proveedor o registros separados por subnivel para diferentes unidades de orden/sub-bibliotecas. Los dos niveles de proveedor es una característica opcional. Esta característica depende de la siguiente variable en tab100: TWO-LEVEL-VENDOR Y/N

24 Solo para el administrador Cuando TWO-LEVEL-VENDOR esta definida como Y, el sistema administra un proveedor con dos niveles. Cuando esta definida como N, el sistema usa solo un nivel del proveedor genérico. Cuando su sistema es definido para trabajar con dos niveles de proveedor, cada proveedor puede tener dos tipos diferentes de registros: Registro de primer nivel: el registro del proveedor genérico, el cual es el registro predeterminado. Registro de subnivel: la unidad de orden o sub-biblioteca especificada con el mismo código del proveedor (como esta en el registro genérico) y un registro único del sub-nivel del proveedor. Cada sub-nivel puede tener diferente información para el mismo registro genérico del registro del proveedor. Dependiendo de la configuración de su sistema, el sub-nivel puede ser Sub-biblioteca o Unidad de Orden. Solo para el administrador Esto depende la siguiente variable en la ta100: USE-ORDER-UNIT Y/N Cuando la variable esta definida como Y, el sistema de adquisiciones trabaja con unidades de orden y el subnivel será Unidad de orden. Cuando la variable es definida como N, el sistema usa sub-biblioteca y el sub-nivel es una sub-biblioteca. Si usted trabaja en un ambiente multi-adm, su sistema puede ser configurado para impedirle ver los sub-niveles asociados con sub-bibliotecas o Unidades de orden de unidades ADM diferentes a la unidad ADM a la cual esta usted conectado. Esto significa que si usted es un usuario staff de una unidad ADM especifica, usted estará impedido para ver, cambiar o borrar subniveles asociados con sub-bibliotecas o unidades de orden de otras unidades ADM. Por ejemplo, en la siguiente lista de proveedores, un usuario staff esta conectado a USM50. El código del proveedor ANAT con subniveles asociados en USM50 es mostrado:

25 Aquí, un usuario esta conectado a USM51. El código del proveedor ANAT asociado a subniveles en USM51 se ve así: Sin embargo, un usuario staff de USM50 solo verá los siguientes subniveles: Lo siguiente es un ejemplo de cómo el proveedor con dos niveles es usado. En este ejemplo, el sistema trabaja con subnivel sub-biblioteca (no unidad de orden). A.V. es un proveedor genérico el cual tiene diferentes porcentajes de descuento en dos sub-bibliotecas diferentes: UARCV y ULINC. Cada sub-biblioteca puede tener su propio registro de proveedor de subnivel para A.V: un subnivel A.V. para UARCV y otro subnivel A.V para UNLINC. El campo del porcentaje de descuento será diferente en cada registro de subnivel del proveedor. Cuando el proveedor A.V. es asignado a la orden UARCV, el porcentaje predeterminado de descuento será tomado del registro subnivel del proveedor A.V. Cuando el proveedor A.V. es asignado a una orden UNLINC, entonces el porcentaje del descuento será tomado del registro subnivel de ULINC. Básicamente, este representa un proveedor genérico con dos registros de subnivel por sub-biblioteca. Si su sistema esta configurado para trabajar con unidades de orden (en lugar de sub-biblioteca), habrá un proveedor genérico con dos (o más) subniveles por unidad de orden.

26 3.5 Lista de proveedor por subnivel Cuando su sistema es configurado para trabajar con dos niveles, la lista es mostrada bajo la lista de proveedores en el panel superior. Para cambiar o ver información de registro genérico (USM50) o uno de los registros del sub-nivel, seleccione el registro apropiado. Los detalles serán mostrados para edición en el panel inferior. Cuando modifica el formulario del subnivel del proveedor, algunos campos serán solo de lectura y otros podrán ser cambiados para el registro del subnivel. Solo para el administrador tab_vendor_sub_lib define que grupo de campos del registro del proveedor serán tomados y serán solo de lectura para el registro del subnivel y que grupo de campos podrán ser definidos específicamente para el registro del subnivel. Agregar pulse sobre Agregar para insertar un nuevo subnivel al proveedor genérico. Este abrirá la ventana Agregar Subnivel, la cual permite seleccionar la unidad de orden/sub-biblioteca que desea adicionar como subnivel del registro del proveedor. Después de seleccionar el subnivel, el formulario del proveedor de la unidad de orden/sub-biblioteca se activará en el panel inferior para ser llenado. Borrar Use el botón Borrar para eliminar el subnivel seleccionado. Para borrar el registro genérico del proveedor, use el botón Borrar en la lista principal de proveedores. Este borrará el proveedor genérico y todos sus registros de subnivel. 3.6 Formulario Información del proveedor subnivel El registro del subnivel del proveedor tiene la misma estructura del registro genérico del proveedor. Cuando agrega un subnivel, los campos serán inicialmente llenados con la información del registro genérico. Esto depende de la configuración de su sistema. Parte de los campos pueden ser definidos específicamente para el subnivel, y parte de los campos solo de lectura y su información es tomada del registro genérico.

27 Solo para el administrador (Esto depende de la configuración en tab_vendor_sub_lib). El siguiente es un ejemplo del regitro de subnivel UARCV para el proveedor A.V. en la pestaña de info 2. Como puede ver en el ejemplo anterior, la mayoría de los campos son solo de lectura. Esta información esta basada en el registro genérico del proveedor y el usuario no podrá cambiarla. Solo los campos de números de cuenta, signo y porcentaje pueden ser definidos específicamente para el subnivel UARCV. Su administrador puede determinar que campo son de lectura y que campos pueden ser específicos para el subnivel. Cuando usted asigna el proveedor A.V. a un registro URLEC, la información predeterminada del registro del proveedor será tomada del subnivel UARCV. Si no hay un subnivel que coincida con la unidad de orden/sub-biblioteca, el sistema usa la información del registro genérico. 4 Presupuestos Los presupuestos son una característica opcional y son solo para usuarios que desean controlar el presupuesto. Antes de comenzar cualquier orden, primero debe crear una lista de presupuestos. Después de que el presupuesto ha sido creado, este puede ser asignado a una orden (vea el capítulo de Ordenes en la página 43). Este capítulo incluye las siguientes secciones: Lista de presupuestos Formulario del presupuesto Jerarquía del presupuesto Permisos 4.1 Lista de presupuestos Seleccione el nodo presupuestos de la pestaña Administración. La lista de presupuestos será mostrada en la pestaña Presupuestos del panel superior. Usted puede agregar, modificar y borrar presupuestos.

28 Use el área de filtros para buscar el presupuesto apropiado. Puede buscar la lista de presupuestos de la siguiente forma: Búsqueda Puede explorar la lista de presupuestos y saltar a un punto particular en la lista ingresando un código parcial del presupuesto en el espacio proporcionado y luego pulsando en Ir. La opción de Búsqueda permite filtrar la lita solo por aquellos presupuestos usados por una unidad de orden/sub-biblioteca, presupuestos que tienen un estado en particular, y/o presupuestos de un año particular. Nota Si el presupuesto no fue definido asociado con una unidad de orden/sub-biblioteca en particular, el presupuesto aparecerá en la lista, no importa la unidad de orden/sub-biblioteca seleccionada para el filtro. Seleccione la casilla Ver autorizados para mostrar solo los presupuestos para los cuales el usuario al menos una clase de permiso. (Las autorizaciones a usuarios se realizan desde la ventana de presupuestos, llamada en la ventana de privilegios del staff). Palabras

29 La búsqueda por palabras recupera presupuestos por las palabras que ingreso. Usted puede truncar las palabras ingresando las primeras letras de su consulta. Los siguientes tres campos serán consultados: Nombre, presupuesto externo y departamento. Exacto Para recuperar un presupuesto especifico, ingrese el código exacto del presupuesto y Luego pulse sobre Ir. Comodín La búsqueda con comodín permite seleccionar un grupo de presupuestos ingresando el código del presupuesto parcial y un asterisco (*). Por ejemplo, B*-2003 recuperará todos los presupuestos que comienzan con la letra B y finaliza con Grupo Ingrese un grupo del presupuesto y pulse sobre Ir. Por ejemplo, MON recuperará todos los presupuestos que tienen MON (Monografías) en el campo Grupo del presupuesto en la pestaña 1 de información del presupuesto del panel inferior. Es posible filtrar la búsqueda por Grupo usando el estado y el año del presupuesto (para presupuestos anuales con sufijo -AÑO o presupuestos no anuales que según las convenciones pertenecen a cualquier año). Seleccione el Grupo, ingrese el termino de búsqueda como una cadena en el campo, por ejemplo, MON 2003 AC para indicar un presupuesto activo con el grupo MON para el año 2003, o alternativamente ingrese el grupo MON como una cadena de búsqueda y llene en estado AC y el año 2003 en los campos correspondientes del filtro. Nota importante Dependiendo de la configuración de su sistema, la lista de presupuestos puede contener solo aquellos presupuestos con unidades de orden/sub-biblioteca que coinciden con el usuario asignado a la unidad de orden/sub-biblioteca Botones en la lista de presupuestos Los siguientes botones están disponibles en esta ventana: Nuevo Para agregar un nuevo presupuesto a la lista, pulse sobre Nuevo. presupuesto en el panel inferior será mostrado para ser llenado. El formulario del Duplicar Usted puede agregar un nuevo presupuesto copiando los detalles de un presupuesto existente y editando el formulario. Para esto, seleccione el presupuesto cuya información desea copiar, luego pulse sobre Duplicar. El formulario del presupuesto será cargado para el nuevo presupuesto, el cual estará llenado con la información copiada del presupuesto seleccionado. Usted puede entonces editar el formulario con la información apropiada para el nuevo presupuesto. Borrar

30 Para borrar un presupuesto de la lista, seleccione el presupuesto y pulse sobre Borrar. Si un presupuesto esta enlazado a una orden no podrá borrarse. 4.2 Formulario del presupuesto Cuando pulse sobre Nuevo o Duplicar en la lista de presupuestos (panel superior), el panel inferior se activa y el formulario del presupuesto es mostrado, permitiendo registrar información administrativa acerca del presupuesto. El formulario también permite actualizar detalles de un presupuesto existente seleccionado en la lista de presupuesto del panel superior. El formulario tiene cinco partes, accesibles pulsando en la pestaña de cada parte. Cuando termine de llenar las pestañas: Inf. Presupuesto 1 e info. Presupuesto 2, pulse sobre Agregar o Actualizar Info. Presupuesto 1 Cuando el usuario pulse sobre la pestaña Info. Presupuesto 1, la siguiente forma es mostrada. Fecha de creación Esta es la fecha en la cual el registro fue abierto. Esta es llenada automáticamente por el sistema. Departamento Ingrese el departamento dentro de la institución al cual el presupuesto esta enlazado. Nombre externo Si el presupuesto es parte de una autoridad administrativa superior, ingrese el código del presupuesto para esta autoridad aquí. Código del presupuesto El código del presupuesto es el código único por el cual el sistema identifica el presupuesto. Puede ingresar hasta 50 caracteres alfanuméricos. El formato recomendado es código-año, por ejemplo HISTORIA Este formato no es requerido, pero si su presupuesto es anual, usted podrá usar varias características que requieren del formato código-año.

31 Presupuesto padre Opcional. Si existe un presupuesto padre, ingrese el código aquí. Use el presupuesto padre para el reporte de facturas. Si la casilla es seleccionada, entonces el presupuesto padre es reportado en el reporte de facturas (servicio: acq-10) en lugar del presupuesto mismo. Si existe un abuelo, el reporte final del presupuesto es el primer padre/abuelo en donde la casilla Use el presupuesto padre para el reporte no este seleccionada. Si la casilla no es seleccionada, el presupuesto mismo será reportado en el reporte de facturas. Use presupuesto padre para el reporte de facturas Si la casilla es seleccionada, entonces el presupuesto padre en lugar del mismo presupuesto es impreso en el reporte de factura (acq-10). Si existe un abuelo, el presupuesto final impreso es el primer padre/abuelo en donde el campo Use presupuesto padre para el reporte de facturas no esta seleccionado. Si la casilla no es seleccionada, el presupuesto mismo será impreso en el reporte de facturas (acq-10). Tipo de presupuesto El tipo de presupuesto es solo informativo. Si no selecciona el tipo de presupuesto, el sistema selecciona el primero en la lista como predeterminado, Los diferentes tipos son definidos por el administrador. Algunos ejemplos de tipos de presupuesto son: REG - Regular INB - Interno SPE - especial RES - Consulta CLS presupuesto balanceado Nombre Este es el nombre del presupuesto. Esta información es opcional. Puede ingresar hasta 60 caracteres. Valido desde/hasta Ingrese las fechas en las cuales las órdenes pueden ser colocadas contra el presupuesto. Una orden quedará atrapada si es colocada fuera del periodo valido. Grupo del presupuesto Los grupos de presupuestos son usados para combinar varios presupuestos en un grupo para generar un reporte de presupuestos. Selecciona un grupo del menú de selección. Por ejemplo, usted puede desear tener por separado grupos por tipos de material, departamento y facultad. En este caso, un presupuesto particular, llamado Biologiaseriadas-1998, puede contener un grupo Seriadas, departamento biología. Estado del presupuesto

32 El estado del presupuesto puede ser activo (AC) o no activo (NA). Una orden que asignada a un presupuesto no activo quedará atrapada. Si no desea selecciona un estado de presupuesto, el valor predeterminado es Activo (AC). Nota 1-4 Cada nota puede contener hasta 100 caracteres de longitud Info del presupuesto 2 Cuando el usuario pulse sobre esta pestaña, el siguiente formulario es mostrado: Código del objeto Seleccione el código del objeto apropiado para el presupuesto. Hasta 20 códigos de objetos pueden ser asignados a un presupuesto. Los códigos de objetos pueden ser usados para crear jerarquía dentro de un presupuesto y clasificar los compromisos. Si el uso de un código de objeto es obligatorio (dependiendo de la configuración de su sistema), entonces un código de objeto debe ser asignado a una línea de ítem en la factura y debe coincidir con el código de objeto asignado al presupuesto. Si no selecciona un código, todos son seleccionados automáticamente. La lista de códigos de objeto disponibles puede ser definida por su administrador. Máximo a comprometer sobre/bajo Esta es la cantidad máxima por la cual el presupuesto puede ser comprometido, por encima o por debajo del balance estimado del presupuesto. Este campo también depende de las casillas: Expresado como porcentaje y Límite por debajo gastar/comprometer. Por ejemplo, cuando el balance estimado es $100, si el compromiso máximo sobre/bajo es $20, y el límite no es seleccionado (es decir, este campo es Máximo por encima a comprometer), entonces se puede hacer un compromiso hasta de $120. Este puede ser expresado como un porcentaje (dependiendo de si selecciono la casilla Expresado como porcentaje). En el otro caso, si la casilla del límite es seleccionada (esto es, este campo es el máximo por debajo del compromiso), entonces puede hacerse un compromiso de hasta $80. Este puede estar expresado como un porcentaje (dependiendo de si selecciono la casilla Expresado como porcentaje).

33 Máximo a gastar sobre/bajo Esta es la cantidad máxima por la cual el presupuesto puede ser debitada (esto es, facturas pagadas), además del balance del presupuesto estimado. Este campo también depende de las casillas: Expresado como porcentaje y Límite bajo gastar/comprometer. Por ejemplo, cuando el balance estimado es $100, si el compromiso máximo sobre/bajo es $20, y la casilla del límite no es seleccionada (es decir, este campo es máximo sobre el compromiso), entonces se puede comprometer hasta $120. Este puede ser expresado como porcentaje (dependiendo de si selecciono la casilla Expresado como porcentaje). En el otro caso, si la casilla del límite es seleccionada (es decir, este campo máximo a gastar), se puede comprometer hasta $80. Este puede expresarse como un porcentaje (dependiendo de si selecciono la casilla Expresado como porcentaje). Expresado como porcentaje La casilla Expresado como porcentaje trabaja junto con los campo Máximo a comprometer sobre/bajo y Máximo a gastar sobre/bajo. Si coloca la marca en la casilla, significa que la cantidad escrita en los campos Máximo a comprometer sobre/bajo y Máximo a gastar sobre/bajo serán tomados como porcentaje de la asignación. Por ejemplo, si el campo Máximo a comprometer sobre/bajo es 20 y la asignación es de 1000, y el usuario marca la casilla Expresado como porcentaje y no selecciona la casilla de límite, entonces la cantidad máxima a comprometer será del 20 por ciento, o 200, que será adicionado a la asignación de 1000 para un total de Si, por otra parte, no marca la casilla, entonces el valor del campo Máximo a comprometer será tomado como tal (no como porcentaje) y agregado a la asignación. En el ejemplo anterior, 20 más 1000 igual a Limite bajo gastar./comp. Esta casilla permite definir si la cantidad (o porcentaje) registrada en los campos Máximo a comprometer sobre/bajo y Máximo a gastar sobre/bajo es una cantidad por ENCIMA o DEBAJO Si el límite bajo gastar/comprometer es seleccionada (definida como debajo ) significa que la cantidad/porcentaje registrada en Máximo a comprometer y máximo a gastar es sustraída de la cantidad del balance del presupuesto y el usuario estara impedido para registrar un compromiso de una orden o la cantidad de una factura cuando el presupuesto este cerca de ser gastado completamente. Si el límite bajo gastar/comp no es seleccionado (definido como encima ), la cantidad/porcentaje registrada Máximo a comprometer y máximo a gastar es adicionada a la cantidad del balance del presupuesto. Ejemplo: El presupuesto ART-2003 tiene un balance de 100 USD. El máximo a comprometer sobre/bajo es 20%, el limite bajo a gastar/comprometer es seleccionado.

34 El sistema permitirá al usuario gastar solo 80USD. De modo que 20USD (20%) sean dejados intactos. Si la casilla del límite NO es seleccionada, entonces el sistema permitirá al usuario gastar 120 USD (encima-comp. de 20%). Presupuesto Anual Si usa el formato código-año (ver información de la ventana 1), e indica que este es un presupuesto anual entonces al final del año, el remanente del presupuesto puede agregarse automáticamente al presupuesto para el nuevo año. Nota Cualquier compromiso y facturas sin pagar serán transferidos también Pestaña del Balance Esta pestaña esta compuesta de la información del presupuesto y los códigos de objetos (dependiendo de la configuración de su sistema), proporcionando detalles del presupuesto seleccionado. Cuando pulse sobre esta pestaña, la siguiente ventana es mostrada: Asignación inicial Esta es la cantidad que fue originalmente asignada al presupuesto. Asignado Este es el monto total del la Asignación regular (ALC) que se ha hecho a este presupuesto. Remanente Esta es la cantidad que fue dejada por el presupuesto del año anterior y esta acreditada al presupuesto de este año. Transferido Esta es la suma de todas las transferencias-in menos todas las transferencias-hacia fuera. Costo del compromiso Estas son las ordenes que no han sido totalmente facturadas.

35 Precio de la factura Estas son las facturas que ha recibido pero que no han sido pagadas. Pagos Estas son las facturas que ya han sido pagadas. IVA de la factura Esta es la cantidad de IVA de las facturas, las cuales se han recibido pero aún no se han pagado. IVA pagado Esta es la cantidad del IVA de las facturas que han sido pagadas. Balance asignado total Esta es la suma de las cantidades Balance actual Cuando el balance actual es calculado, los compromisos no son substraídos. La ecuación es: Balance actual = total de asignaciones (pagos + facturas no pagadas). Balance libre Cuando el balance libre es calculado, los compromisos son substraídos. La ecuación es: Balance libre = total asignaciones (pagos + facturas pagadas + compromisos). Cuando pulse sobre la pestaña Códigos de objetos, la siguiente ventana es mostrada: Esta ventana muestra las subdivisiones de los códigos de objeto del presupuesto. Esta contiene información en cuanto las cantidades pagadas y no pagadas por cada código de objeto Pestaña de transacciones En el formulario del presupuesto, cuando pulse sobre la pestaña de transacciones, la siguiente ventana es mostrada:

36 La lista de transacciones muestra todas las transacciones para el presupuesto seleccionado, indicando si hay créditos (C) o Débitos (D). La lista de transacciones puede ser filtrada por tipo de transacción. Para mostrar solo el tipo de transacción seleccionada, escoja el tipo de transacción apropiado. Existen seis tipos de transacciones que pueden aparecer en la lista: Asignación inicial (ILC) Asignación regular (ALC) Remanente (CRO) Transferencia (TRN) Compromisos (ENC) Facturas (INV) Los siguientes son los botones en la pestaña de transacciones: Filtrar por Para mostrar solo las transacciones de tipos específicos, seleccione el tipo de transacción apropiada y pulse sobre filtrar por. Asignación Para asignar fondos al presupuesto seleccionado, pulse sobre Asignación. información, vea también Asignar transacción. Para más Imprimir Para imprimir una lista de transacciones, pulse sobre imprimir Transferir Para transferir fondos de un presupuesto a otro, pulse sobre Transferir. información, vea también Transferir presupuesto. Para más Asignar transacción Cuando usted pulse sobre Asignación en la pestaña de Transacciones, la siguiente ventana aparece:

37 Esta ventana permite asignar fondos a un presupuesto. Cuando termine de llenar los campos, pulse sobre Aceptar. Campos: Fecha El sistema automáticamente los llena con la fecha actual; peso usted puede cambiarla. Inicial/Regular Si el monto asignado es una asignación inicial (tipo de transacción ILC), seleccione inicial. Si la cantidad asignada es adicional o regular (tipo de transacción ALC), seleccione regular. El sistema tiene el valor predeterminado como Regular. Moneda Esta es la moneda de la asignación. Fecha de la moneda Esta es la fecha del tipo de cambio de la moneda. El sistema automáticamente los llena con la fecha actual, pero usted puede cambiarla. Cantidad Esta es la cantidad por la cual el presupuesto es debitado o acreditado. Debito/Crédito Este indica si la cantidad será deducida o adicionada al balance del presupuesto. Nota Usted puede adicionar una nota para las transacciones de asignación (hasta 200 caracteres). Transferir presupuesto Cuando pulse sobre Transferir en la pestaña de transacciones la siguiente ventana es mostrada:

38 Esta ventana permite transferir cantidades de un presupuesto a otro. Para ejecutar una transacción de transferencia de un presupuesto a otro ingrese el código de presupuesto de los dos presupuestos (del cual la cantidad será transferida y el otro al cual se hará la transferencia) en el campo Presupuesto. El código del presupuesto puede ingresarse seleccionándolo de la lista o ingresándolo y presionando Enter. Solo si el código del presupuesto es válido sus detalles serán mostrados. De otra forma, un mensaje de error es mostrado. Use las flechas para transferir las cantidades de un presupuesto a otro. Las flechas de transferencia estarán disponibles solo cuando los dos presupuesto sean válidos (su información es mostrada) y la suma a transferir sea mayor a cero. Haciendo clic en la flecha de la derecha transfiere dinero del presupuesto izquierdo al presupuesto de la derecha y viceversa para la flecha de la izquierda. Usted puede agregar una nota para la transacción de la transferencia ingresando texto en el campo Nota (hasta 200 caracteres). Usted también puede tener acceso a la ventana de transferencia de presupuestos, seleccionando el nodo Transferir presupuesto. Para transferir cantidades de un presupuesto a otro, el usuario debe tener permiso de transferencia en los dos presupuestos: del que transfiere y el que recibe. Para transferir fondos de un presupuesto a otro, llene la forma y pulse sobre Aceptar.

39 4.2.5 Pestaña sub-bibliotecas Esta pestaña es llamada sub-bibliotecas o Unidades de orden, dependiendo si su sistema de adquisiciones trabaja con sub-bibliotecas o unidades de orden. Esta pestaña es usada para asignar sub-bibliotecas/unidades de orden a un presupuesto. La lista en el lado izquierdo de la ventana muestra todas las unidades de orden/subbibliotecas disponibles. Si una unidad de orden/sub-biblioteca es seleccionada, solo las órdenes para esta unidad de orden/sub-biblioteca podrá ser cargada a este presupuesto. Si no desea seleccionar cualquier unidad de orden/sub-biblioteca, las órdenes para todas las unidades de orden/subbiblioteca pueden ser cargadas a este presupuesto. Note que los usuarios con niveles de permisos en sub-bibliotecas/unidades de orden podrán colocar ordenes solo para presupuestos que pertenecen a su biblioteca/unidad de orden. Los usuarios con niveles de autorización globales pueden ingresar cualquier presupuesto. (Esto permite el registro de una orden a presupuestos que pertenecen a diferentes sub-bibliotecas/unidades de orden en caso de una orden compartida. Note que si una orden es colocada contra dos o tres presupuestos de diferentes unidades de orden/sub-bibliotecas, un nivel de usuario de una sub-biblioteca/unidad de orden no podrá actualizar la orden). 4.3 Jerarquía del presupuesto Los presupuestos pueden ser definidos en una estructura jerárquica. Esta estructura puede ser utilizada en servicios diferentes y en reportes en línea del GUI Presupuesto padre El campo presupuesto padre aparece en el formulario del presupuesto pestaña 1. Cuando un presupuesto tiene una jerarquía superior (un padre), ingrese o seleccione el código del presupuesto padre de la lista.

40 El sistema también soporte presupuestos abuelos, como se explica en el siguiente ejemplo: el presupuesto BERG-2003 tienen un presupuesto hijo ART ART-2003 es un padre de ART-2003-B. En este ejemplo, BERG-2003 tiene un hijo (ART-2003) y un nieto (ART-2003-B). La configuración deberá ser la siguiente: En ART-2003-B, ingrese ART-2003 en el campo Presupuesto Padre. En ART-2003, ingrese BERG-2003 en el campo Presupuesto Padre. En BERG-2003, el cual es el presupuesto abuelo, deje el campo Presupuesto Padre en blanco Use el presupuesto padre para el reporte de facturas La opción use el presupuesto padre para el reporte de facturas aparece en la pestaña de info. 1. Si el presupuesto padre es reportado en el campo presupuesto padre y esta opción es seleccionada, entonces el presupuesto padres es impreso en el Reporte de facturas (acq- 10) en lugar del mismo presupuesto. Si existe un abuelo, el presupuesto final reportado es el primer padre/abuelo en donde la opción Use el presupuesto padre para el reporte de facturas no este seleccionado. Si la opción no es seleccionada, el presupuesto mismo es impreso en el de facturas y no su padre. Ejemplo: el presupuesto HIST-COUNCIL es un presupuesto padre de 2 presupuestos: HIST-A y HIST-B. Las transacciones de las facturas para los presupuestos son: HIST-A - $5.00 HIST-B - $10.00 Si en los dos presupuestos HIST-A y HIST-B, la casilla Use el presupuesto padre para el reporte de facturas esta seleccionada, entonces el reporte de la factura será: $15 comprometido en HIST- COUNCIL. Si en los dos presupuestos HIST-A y HIST-B, la casilla no es seleccionada, entonces el reporte será: $5 comprometidos en HIST-A, $10 comprometidos en HIST-B. Si HIST-A no tiene seleccionada la casilla Use el presupuesto padre para el reporte de facturas y HIST-B la tiene seleccionada, el reporte mostrará: HIST-COUNCIL $10 y HIST- A $ Jerarquía de presupuestos en reportes Además de la opción de reporte del presupuesto padre en el reporte de facturas, usted puede también seleccionar Usar la jerarquía del presupuesto en los siguientes reportes: Formulario general de recuperación (acq-02-01) Resumen del presupuesto (acq-16) Lista de ordenes por presupuesto (acq-17) Use jerarquía de presupuesto Si/No. Esta selección esta disponible en estos tres servicios. Jerarquía del presupuesto en el formulario general de recuperación (acq-02-01)

41 Cuando se recuperan ordenes por su presupuesto, el usuario puede especificar a cualquiera para usar el presupuesto de una orden (Use jerarquía de presupuesto = No) o cualquiera de los padres/abuelos (Use jerarquía de presupuesto = Si). Jerarquía de presupuesto en el resumen de presupuestos (acq-16) El reporte resumen de presupuestos soporta jerarquías mediante los siguientes dos campos: Balance por jerarquía El balance por el campo jerarquía es una bandera Si/No. Si Si es seleccionado, este determina que todas las sumas de los presupuestos son calculados, no un solo presupuesto, es más sobre el presupuesto y todos sus descendientes. Además, una lista de sus descendientes es mostrado al final de la sección. Amplié presupuestos en jerarquías La ampliación del presupuesto en el campo de jerarquía es una bandera Si/No. Si Si es seleccionado, todos los descendientes son mostrados a la derecha del presupuesto padre. Los presupuestos descendientes son mostrados con un signo más (+), el cual marcan su jerarquía basado en su profundidad. Para traer un reporte completo de jerarquía de un presupuesto específico: selecciona un código de presupuesto en el campo Código del presupuesto. Seleccione Si en los dos campos: Balance por jerarquía y ampliar presupuesto en jerarquía. Jerarquía de presupuestos en la Lista de ordenes por presupuesto (acq-17) El usuario puede seleccionar ejecutar este servicio en modo de jerarquía (Use jerarquía de presupuesto =Si) para que el reporte también incluye los presupuestos padre/abuelo. 4.4 Permisos del usuario en el presupuesto Las autorizaciones del usuario para un presupuesto son asignadas a través de la función Privilegios del usuario staff disponible en todos los módulos. Para tener acceso a las funciones de los privilegios haga clic derecho en el icono de la llave de la barra de operaciones (inferior derecho de la ventana) y selecciona privilegios del staff. El botón Presupuestos en la ventana Privilegios del staff es usado para asignar los permisos al usuario. 5 Ordenes Esta sección explica la función Orden. Además de simplemente ordenar materiales, esta función permite comprometer presupuestos para una orden, generar reclamos, registrar la llegada del material y registrar facturas. La función orden es accesible desde la pestaña Orden en el panel de navegación y la desde la barra Orden.

42 El capítulo de ordenes contiene los siguientes temas: Búsqueda de ordenes Lista de ordenes Formulario de la orden Enviando ordenes a proveedores Compromisos para ordenes Ítem/Subscripciones Cancelando ordenes Borrando ordenes Bitácora de ordenes Mensajes en la bitácora Proceso Multi orden (para monografías) Para comenzar una nueva orden o para modificar una orden existente, use la barra Orden y la pestaña Orden. Cada selección permite recuperar la lista de ordenes. 5.1 Búsqueda de ordenes Para recuperar un registro de una orden, usted puede usar la barra de Orden o la pestaña índice de la orden. Barra de la orden La barra de orden permite recuperar el registro de una orden que corresponda con el parámetro seleccionado en el tipo de índice del menú. Los parámetros de búsqueda pueden ser bibliográficos (por ejemplo, título de la orden, autor de la orden) o Administrativo (por ejemplo, código del proveedor, número de la orden).

43 Seleccione el parámetro de búsqueda y entre el valor de la búsqueda. Por ejemplo: seleccione como parámetro de búsqueda: Número de orden y digite En cuanto pulse sobre traerá uno de los siguientes resultados: Único Una coincidencia fue encontrada. La lista de la orden es abierta. Ninguno No hay entradas coincidentes. El mensaje No se encuentran coincidencia. Desea ver la lista? es mostrado. Si selecciona Si, la ventana con la lista del índice será abierta con todos los filtros limpios. El tipo de índice y el punto de inicio son automáticamente llenados. La casilla Coincidencia exacta no es seleccionada. Múltiple múltiples entradas coincidentes en el índice. El menaje: no es posible encontrar coincidencia. Desea ver la lista? es mostrado. Si selecciona Si, la ventana con la lista del índice es abierto con los filtros limpios. El tipo de índice y el punto de inicio son llenados automáticamente. La casilla Coincidencia exacta es seleccionada. Pestaña búsqueda de órdenes Esta pestaña esta compuesta por dos nodos: Lista del índice Índice de ordenes canceladas y nuevas Esta ventana permite buscar ordenes cuyos estados son New (nuevas), LC (cancelado por la biblioteca), VC (cancelada por el proveedor) y CNB (cancelada, no hay presupuesto). Permite borrar órdenes si tiene permiso para ello. Lista del índice Cuando activa el nodo lista del índice, la lista del índice es mostrada en el panel superior.

44 Filtros Usted puede seleccionar tener una lista filtrada por uno de los números diferentes de índices, como el Número de la orden o el código del proveedor. La casilla Coincidencia exacta determina si solo entradas exactamente iguales al del punto de inicio serán mostradas en la lista del índice. Además, usted puede mostrar solo aquellas ordenes que están relacionadas con una sub-biblioteca particular, estado de orden, tipo de orden, etc. Usted también puede mostrar ordenes que fueron enviadas al proveedor dentro de un periodo especifico de tiempo (definido en las fechas Ordenes desde/hasta ). Si deja la fecha hasta en blanco, todas las fechas serán mostradas. En el filtro sub-biblioteca: puede usar un asterisco (*) como un sufijo para filtrar la lista por ordenes cuyo código de sub-biblioteca comience con una cadena especifica. Por ejemplo, UE* filtrará la lista por ordenes de sub-bibliotecas: UEDUC, UEGOV y UEARC. En el filtro estado del proveedor: para asegurarse que el filtro del estado del proveedor trabaja apropiadamente después de actualizar el esta en el registro del proveedor, ejecute el servicio Reconstruir índice de ordenes (acq-04). Ingrese el punto de inicio Usted puede ir a un punto particular en la lista, ingresando el inicio del texto en el espacio proporcionado y presionando Enter o pulsando en el botón Refrescar filtro. Botones en la lista del índice Los siguientes botones están disponibles en esta ventana: Refrescar filtro Si tiene texto ingresado en un campo (en lugar de seleccionar en el menú), usted primero debe hacer clic en el botón Refrescar para activar el filtro. Las entradas relevantes son mostradas entonces. Limpiar filtro Para limpiar todos los filtros del índice, pulse sobre Limpiar filtro.

45 Imprimir orden Para imprimir la orden para la entrada seleccionada, pulse sobre Imprimir Orden. Seleccionar Para ver la lista de órdenes del ítem seleccionado y ejecutar un número de diferentes funciones relacionadas con una orden, pulse sobre Seleccionar. Índice de órdenes nuevas y canceladas Cuando activa el nodo índice de ordenes nuevas y canceladas bajo la pestaña de búsqueda, la ventana del índice es mostrado en el panel superior El índice de ordenes nuevas y canceladas permite al usuario buscar ordenes que tienen el estado New (nuevas), LC (canceladas por la biblioteca), VC (cancelada por el proveedor) y CNB (cancelada, no hay presupuesto) y permite borrar ordenes si tiene permiso para ello. Las órdenes en el índice son ordenadas por fecha de estado en orden descendente. Filtros Usted puede filtrar la lista por tipo de orden, grupo de la orden, código del proveedor, tipo de material. Puede también mostrar ordenes que fueron creadas dentro de un periodo especifico (definidos por la fecha Desde y la fecha hasta ). Panel del índice de ordenes nuevas y canceladas: Botones Los siguientes botones están disponibles en esta ventana: Buscar ahora Para activar la búsqueda, pulse sobre el botón Buscar ahora. Las entradas relevantes serán mostradas. Limpiar filtro Este botón limpia los filtros. Imprimir orden Para imprimir la información de la orden seleccionada, pulse sobre Imprimir orden.

46 Seleccionar Para ver la lista de órdenes para el ítem seleccionado y ejecutar diferentes funciones relacionadas con la orden, pulse sobre Seleccionar. Borrar Para borrar órdenes, seleccione las órdenes que desea borrar, luego pulse sobre Borrar. Para seleccionar varias, pulse sobre Ctrl/Shift. Para uno solo use la misma rutina estándar para borrar. Esto significa que estará impedido para borrar si no tiene los permisos necesarios. Si existe un enlace a ítems/reclamos/llegadas/facturas, el sistema le pedirá que confirme el borrado. Para múltiples selecciones de borrado, usted será notificado al final de la operación de cuantos fueron satisfactoriamente eliminados. Si existía una solicitud de reserva en la orden borrada, una impresión de borrado de la solicitud de reserva será generada por el sistema. Eliminar todo Para borrar todas las ordenes listadas, pulse sobre Eliminar todo. El sistema borrará solo las órdenes que este autorizado para borrar. Usted será notificado al final de la operación cuantas fueron borradas satisfactoriamente. Si hubiera una sola orden listada y enlazada a ítems/reclamos/llegadas/facturas, el sistema le pedirá confirmación para la eliminación. 5.2 Lista de ordenes Cuando el usuario selecciona un registro de una orden de la lista del índice, la lista de la orden es mostrada en el panel superior, listando las ordenes relacionadas con un registro administrativo particular. Use la lista de ordenes para agregar/duplicar y borrar ordenes. Para modificar una orden existente, seleccione la orden deseada y actualice los campos en el formulario de la orden en el panel inferior. Si su administrador ha determinado que la columna cantidad compromiso/activo deberá mostrarse, esta desplegará la suma comprometida, dividida en tres partes: La primera parte es el compromiso original basado en el precio estimado en el formulario de la orden. La segunda parte es la diferencia entre el compromiso original y la cantidad en la factura. Esta diferencia es llama cantidad activa. (La

47 cantidad activa se vuelve cero cuando la factura es registrada como completa ). La tercera parte es la moneda. Botones en la lista de ordenes Los siguientes botones están disponibles en esta ventana: Agregar Para adicionar una nueva orden, pulse sobre Agregar. Usted podrá escoger el tipo de orden: monografía, ordenes pendientes o seriadas. Adicionalmente, dependiendo de como su administrador configuro su módulo de Adquisiciones/Seriadas, usted podrá activar un contador especifico para asignar el número de la orden. Verá la sección Error! Fuente de referencia no encontrada, En el capítulo del administrador en la página Error! Marca no definida, para información acerca de la configuración de contadores para órdenes. El formulario será mostrado en el panel inferior. Duplicar Usted puede agregar una nueva orden copiando los detalles de una orden existente y editando la forma que aparece. Para esto, seleccione la orden de cuya información desea copiar, luego pulse sobre Duplicar. Un formulario será mostrado para la nueva orden, el cual estará llenado con la información copiada de la orden seleccionada. Usted podrá entonces editar el formulario con la información apropiada para la nueva orden. Borrar Para borrar una orden de la lista, seleccione la orden y pulse sobre Borrar. Cuando se elimina una orden de la lista de ordenes para ordenes de tipo M (Monografías), una advertencia acerca de la existencia de ítems aparece. Ignorando este mensaje se borrarán los ítems enlazados con la eliminación de la orden misma. Un mensaje para borrar los reclamos aparecerá cuando intente borrar una orden con reclamos enlazados. Ignorando este mensaje se borrarán todos los reclamos anexos. Un mensaje para la eliminación de órdenes aparecerá cuando intente borrar una orden con llegadas. Ignorando esta orden serán borradas todas las llegadas anexas. Un mensaje para la eliminación de facturas enlazadas aparecerá cuando intente borrar una orden con facturas asignadas. Ignorando este mensaje se borraran todas las líneas de ítems.

48 Imprimir/Cancelar Haciendo clic en este botón para determinar que procedimiento de impresión será usado: Seleccione una de las opciones y pulse sobre Aceptar. Enviar Para generar un recibo de una orden para el proveedor o enviarla por correo electrónico, pulse sobre Enviar. El formato de la carta predeterminada será impresa o enviada al correo electrónico como se definió en la pestaña Proveedor del panel inferior. El formato de la carta puede cambiarse para una orden especifica modificando el campo Enviar carta en la pestaña Proveedor del panel inferior. Una orden puede enviarse como una única carta (tipo de entrega LE) o como parte de la lista de ordenes (tipo de entrega LI). Para una carta, cuando se pulse sobre la opción enviar, el estado de la orden cambia a SV (enviada al proveedor). Para una lista de ordenes, el estado de la orden cambia a RSV (listo para enviar al proveedor) Catalogación rápida en Adquisiciones Otra forma de alcanzar la lista de ordenes es a través de la opción Catalogación rápida del módulo de Adquisiciones/Seriadas. Seleccione Ordenes Catalogar orden del menú principal. Seleccione el escenario bibliográfico de la ventana de dialogo. La ventana Catalogar registro es mostrada.

49 Esta ventana es usada para hacer una catalogación breve con información breve. Una vez llenada pulse sobre Aceptar. La lista de ordenes será mostrada. En esta fase usted puede agregar una nueva orden para este registro. Los campos disponibles en esta ventana son definidos por su administrador. Nota para el administrador Los campos en la ventana Catalogar Registro son determinados por la configuración en pc_tab_acq_fast_cat.lng. Esta tabla debe ser editada en el escenario bibliográfico (para la creación del registro bibliográfico) y en el escenario administrativo (para la creación del registro administrativo). Esta catalogación rápida tiene predeterminado el FMT BK, usando las plantillas relevantes LDR y 008. Sin embargo, un FMT diferente puede ser configurado, en cuyo caso los valores predeterminados definidos en tab_tag_text son usados para configurar los campos apropiados para LDR y 008. El registro no es verificado. Usted puede verificar los campos bibliográficos en la tabla pc_tab_circ_fast_cat.lng ubicada en el escenario administrativo usando la columna 5 para indicar que es una etiqueta BIB. Si la tabla pc_tab_circ_fast_cat.lng ubicada en el escenario administrativo incluye al menos una linea con una etiqueta especificada como BIB, la tabla pc_tab_circ_fast_cat.lng en el escenario bibliográfico será ignorada. Esta opción puede usarse en ambientes Multi-ADM como en ambientes únicos ADM. 5.3 Formulario de la orden Cuando pulse sobre Agregar (y luego selecciona un tipo de orden) o Duplicar en la lista de ordenes, el formulario de la orden se activa en el panel inferior. Esta ventana permite iniciar una nueva orden o modificar una orden existente. El formulario de la orden esta compuesto por cuatro pestañas, accesibles pulsando en cada una de las pestañas. Las cuatro pestañas son: Orden, General, Proveedor y Cantidad y precio. Nota La información del proveedor en la pestaña Proveedor puede variar, dependiendo de si el tipo de la orden es Monografía, Seriada u Orden pendiente Pestaña Despliegue de la orden Esta pestaña en el panel inferior esta dividida en partes que suministran información referente a la orden. Usted podrá leer, pero no podrá cambiar la información. Las pestañas disponibles son: Información de la orden, Información bibliográfica, factura, Compromiso y gastos

50 5.3.2 Pestaña General Cuando selecciona la pestaña General, la siguiente ventana es mostrada: Los siguientes botones están disponibles en esta ventana: Agregar/Actualizar Cuando termine de llenar o actualizar el formulario, pulse sobre Agregar o Actualizar. Cuando una orden es creada, un botón Agregar esta presente en esta ventana. Cuando una orden existente ha sido recuperada y modificada, un botón Actualizar aparece. Guardar predefinidos Si desea guardar los valores ingresados en los campos y copiarlos para cada nueva orden que abra, pulse sobre Guardar Predef. Los valores son guardados para cada estación de trabajo.

51 Número de orden 1 Número de orden 2 Grupo de la orden Estado de la orden Sub-Biblioteca Método de adquisición Tipo de material Código del proveedor Referencia del proveedor Nota proveedor Urgente ID Usuario Acción Nota Biblioteca ID Aprobado No. de unidades Días máximo de llegada Reclamos en lote Colección (para ordenes de monografía) Presupuesto comprometido Para los campos estado de la orden, colección del ítem y presupuesto comprometido, un mensaje adicional de confirmación será mostrado si los campos no están vacíos al guardar los predeterminados. Además, estos campos pueden ser guardados como predeterminados solo en modo Nuevo o Duplicar. Los demás campos pueden ser guardados en modo Modificar. Note que cuando pulse sobre el botón Guardar predefinidos, mucha de la información que ingrese acerca del proveedor (los campos listados abajo) no serán copiados cuando Agregue o Duplique un registro. En su lugar, la información que ingreso en estos campos serán tomados del registro del proveedor. Los siguientes son los campos cuyos valores son copiados del registro del proveedor: Tipo de carta Tipo de entrega de la orden Tipo de entrega Enviar carta por Moneda

52 Signo Porcentaje Refrescar pulse sobre Refrescar para que el sistema calcule y muestre el costo local basado en el tipo de cambio efectivo de la moneda. Los siguientes campos están disponibles en esta ventana: Número de la orden El sistema automáticamente asignará un número de orden pero usted es libre para cambiar el número, siempre que el número que ingrese no este en uso. No. orden adicional 1 Este campo es opcional. suplementaria. No. orden adicional 2 Este campo es opcional. suplementaria. Puede usarse para proporcionar un número de orden Puede usarse para proporcionar un número de orden Estado de la orden Los siguientes estados están disponibles: NEW Solicitud para ordenar. No ha sido procesada. WP Esperando para procesar. Este es un estado intermedio entre NEW y PS. PS Proceso iniciado. Este estado puede usarse para indicar a la agencia central de ordenes que la orden esta lista para ser procesada. WB Esperando por confirmación de presupuesto. QSV Preguntar antes de enviar la orden. CNB - Cancelado, no hay presupuesto. Este estado cancela el compromiso del presupuesto. Si el estado es cambiado a un estado que indica que la orden puede ser enviada (por ejemplo, RSV, listo para enviarse al proveedor), el compromiso del presupuesto es re-activado. DNB Pospuesto, no hay presupuesto. Este estado cancela el compromiso del presupuesto. Si el estado se cambia a un estado que indica que la orden puede ser enviada (por ejemplo, RSV lista para enviarse al proveedor), el compromiso del presupuesto es re-activado. RSV lista para enviar al proveedor

53 Nota SV Orden enviada al proveedor. Cuando un recibo de una orden es impreso, el estado de la orden es automáticamente actualizado a SV. VC orden cancelada por el proveedor. Este estado cancela el compromiso del presupuesto. Si el estado es cambiado a un estado que indica que la orden puede ser enviada (por ejemplo, RSV lista para ser enviada al proveedor), el compromiso del presupuesto es re-activado. LC orden cancelada por la biblioteca. Este estado cancela el compromiso del presupuesto. Si el estado es cambiado a un estado que indica que la orden puede ser enviada (por ejemplo, RSV lista para ser enviada al proveedor), el compromiso del presupuesto es re-activado. CLS Orden cerrada. Si el estado de llegada del material esta completo y la factura ha sido pagada (el estado de pago es Pagado), el sistema actualiza el estado de la orden automáticamente a CLS. Su administrador puede enriquecer la lista de estados de la orden disponibles. Estos estados adicionales no serán controlados por el sistema. El usuario tendrá que actualizar el estado de la orden manualmente. ISBN/ISSN Orden Este campo es opcional. Si el ISBN/ISSN esta disponible en el registro bibliográfico (USMARC campo 020/022, MAB 540/542 y DANMARC 021/022), el sistema automáticamente ingresa el ISBN/ISSN en el formulario de la orden (Si ha alcanzado el formulario de la orden pulsando en Nuevo o en Duplicar en la lista de Ordenes). Si el sistema no llena el ISBN/ISSN, usted puede hacerlo. ALEPH soporta un ISBN de 13 dígitos, los cuales comienzan con 978, seguidos por un número de 9 dígitos y un dígito de verificación Ejemplo: 10-dígitos ISBN: X 13-dígitos ISBN: Cuando existe más de un campo ISBN/ISSN en el registro bibliográfico, usted puede seleccionar el valor relevante del menú en el campo ISBN/ISSN Orden. Nota Su administrador puede definir cualquier campo bibliográfico para poblar el ISBN/ISSN además de los campos estándar MARC que son usados para este propósito. ERM ID

54 Este campo es usado para soportar procesos de adquisiciones para recursos electrónicos en Verde, que actuarán recíprocamente con ALEPH. Fecha de apertura Esta es la fecha en la que la orden fue iniciada. La fecha es llenada automáticamente por el sistema. Grupo de la Orden Este campo es opcional. El grupo de la orden es una categoría definida por la biblioteca. Por ejemplo, su administrador puede decidir usar este campo para categorizar ordenes por el grupo de trabajo de bibliotecólogos que ordenan el ítem, o por el departamento para el cual los ítems son ordenados. Para guardar el valor ingresado y copiarlo encada nueva orden que abra, pulse sobre el botón Guardar predef. Fecha de estado Esta es la fecha en la que el estado fue cambiado la última vez. Este es llenado por el sistema. Fecha de la orden Esta es la fecha en la que la orden fue enviada al proveedor. Es llenada automáticamente por el sistema y el estado de la orden es cambiado automáticamente a SV. Estado de la factura "Completa" Este campo solo aparece cuando una línea de ítem de la factura para esta orden ha sido registrada. Si la factura esta completa (Estado de la factura CMP), la casilla es seleccionada. Si espera recibir facturas adicionales para esta orden (estado de la factura PTL Parcial), la casilla estará en blanco. Para facturas incompletas, el sistema continúa debitando el remanente del compromiso del presupuesto hasta que la factura este completa. Cuando la factura esta completa, el la cantidad facturada es diferente del compromiso, el presupuesto es debitado de acuerdo con la cantidad facturada. Para ordenes pendientes y ordenes de seriadas, el estado de la factura es siempre incompleta. Use la casilla para cambiar el estado existente de la factura. Estado de recepción "Completo" Este campo solo aparece cuando la recepción ha sido registrada. Si todas las unidades para esta orden han sido recibidas (Estado de recepción CMP), la casilla es marcada. Si más unidades son esperadas (Estado de recepción PTL - parcial), la casilla estará en blanco. Para ordenes pendientes, el estado de recepción siempre es incompleto. Use esta casilla para cambiar el estado de recepción existente. Tipo de material Seleccione el tipo de material del ítem ordenado. Para guardar el valor ingresado para el tipo de material y copiarlo en cada nueva orden, pulse sobre el botón Guardar predef.

55 Formato del Material Este campo es usado para apoyar el proceso de adquisiciones de recursos electrónicos en Verde, que actuarán recíprocamente con ALEPH. Sub-Biblioteca Seleccione la sub-biblioteca a la cual la orden pertenece. Para guardar el valor ingresado y copiarlo en cada nueva orden, pulse sobre Guardar predef. Unidad de Orden (para sistemas que trabajan con unidades de orden) Este es un campo obligatorio para sistemas que trabajan con unidades de orden. Seleccione la unidad de orden a la cual pertenece. Para guardar el valor ingresado y copiarlo en cada nueva orden, pulse sobre Guardar predef. Método de Adquisición Seleccione el método por el cual el ítem es adquirido. Para guardar el valor ingresado y copiarlo en cada nueva orden, pulse sobre el botón Guardar predef. Algunos de los ejemplos de métodos de adquisiciones son: P - Compra A - Aprobado G - Donación E - Intercambio D - Deposito O - Otro PF compra gratuita (permite una reducción en el precio hasta del por ciento) ID usuario Si la orden es para un usuario especifico, ingrese el ID aquí. Usted puede seleccionarlo de la lista de usuarios pulsando en el botón ubicado a la derecha del campo. Para guardar el valor ingresado para el ID del usuario y copiarlo en cada nueva orden, pulse sobre el botón Guardar predef. Usuario Si ingreso un ID de usuario, el sistema automáticamente llenará el nombre del usuario. Acción Este campo se habilita solo cuando un ID de usuario ha sido ingresado. En este campo, usted puede seleccionar el objeto de la acción para esta orden. Las posibles acciones son: Ninguna - no hay acciones especiales Enviar directamente seleccione esta opción si desea que la orden sea enviada directamente al usuario. El sistema imprimirá la dirección del usuario en el recibo de la orden.

56 Crear reserva seleccione esta opción si desea que la orden sea enviada a la dirección de la biblioteca y desea crear una solicitud de reserva en el ítem para usuario. Enviar correo seleccione esta opción si desea que un mensaje sea enviado al correo electrónico o mediante una carta impresa sobre la primera LLEGADA de una orden. El mensaje, anunciando que la orden ha llegado a la biblioteca, es enviada al usuario (iniciador) de la orden. Para guardar el valor ingresado para este campo y copiarlo en cada nueva orden, pulse sobre el botón Guardar predef. ID de quien aprueba Si existe quien aprueba esta orden para el usuario, ingrese su ID en este campo. Usted puede seleccionarlo de la lista de usuarios, pulsando en el botón ubicado a la derecha del campo. Para guardar el valor ingresado en este campo y copiarlo en cada nueva orden, pulse sobre el botón Guardar predef. Nota de la biblioteca Usted puede ingresar una nota de hasta 200 caracteres. Dependiendo de la configuración de su cliente GUI, el texto de la nota será emergente cuando la recepción del material sea ejecutada Pestaña Proveedor Cuando selecciona la pestaña Proveedor, la siguiente ventana es mostrada. Note que la información del proveedor varia, dependiendo de si el tipo de orden es una Monografía, una seriada o una orden pendiente. Código del proveedor Haga clic y seleccione un proveedor de la lista de proveedores. Alternativamente, ingrese el código de un proveedor y pulse Enter. La información acerca del contacto del

57 proveedor, el tipo de entrega de la orden, el tipo de entrega y el tipo de la carta es tomada del registro del proveedor e ingresadas en la pestaña. En cuanto la orden es enviada, la fecha de reclamo será llenada y es calculada con base en el tipo de entrega. Nota: Si su sistema esta configurado para usar niveles de proveedor, los campos que toman sus predeterminados del registro del proveedor serán los de la unidad de orden/sub-biblioteca relevante, si existe uno. Si no existe un sub-nivel, el sistema usará la información del registro genérico. El sub-nivel puede ser sub-biblioteca o una unidad de orden (dependiendo de la configuración de su sistema). Para guardar el código del proveedor y copiarlo en cada nueva orden, pulse sobre el botón Guardar predef. Note que solo el código del proveedor será copiado y no otro información acerca del proveedor, como el tipo de entrega de la orden, el tipo de entrega y el tipo de la carta. (La información para estos campos será tomada del registro del proveedor, como se explico anteriormente). Nombre del proveedor Después de seleccionar el código del proveedor, el sistema llenará automáticamente el nombre del proveedor. Referencia del proveedor El proveedor puede tener asignado un número de referencia especial para el material. Esto es especialmente probable para seriadas. Cuando la orden es una orden de seriada y usted crea la suscripción en ítems/suscripciones del árbol de la orden, la referencia del proveedor es copiada en el campo No. orden del proveedor en el formulario de la suscripción. Nota del proveedor Usted puede ingresar una nota de hasta 200 caracteres. Contacto del proveedor Este es el nombre de la persona contacto con el proveedor. El sistema automáticamente llenará el campo de contacto 1 que aparece en el registro del proveedor, aunque usted puede cambiarlo. Usted puede seleccionar también el contacto del menú de selección (el cual lista los cinco nombres de contactos que aparecen en el registro del proveedor). Tipo de entrega de la orden Este es el formato en el cual la orden es enviada al proveedor. Por ejemplo, el formato puede ser una lista de ordenes o una carta para una orden individual. El sistema automáticamente llenará el Tipo de entrega de la orden que aparece en el registro del proveedor, aunque usted puede cambiarlo. Si selecciona LI (para lista) o ED (para EDI), entonces los campos Tipo de Carta y Enviar carta no aparecerán en la ventana ya que no son relevantes.

58 Tipo de carta Este campo esta activo si selecciona LE (para carta) en el Tipo de Entrega de la Oden. Para el Tipo de Carta, selecciona el recibo de la orden que deberá ser impreso. Note que el tipo de la carta debe ser compatible con la opción seleccionada para el campo Enviar carta porque, por ejemplo, el tipo de carta puede tener un comando en su plantilla para enviar la carta por correo electrónico. Enviar carta por Seleccione la manera en la cual desea que el recibo de la orden se enviado al proveedor. Note que su selección debe ser compatible con la opción seleccionada en el campo Tipo de carta. Por ejemplo, si selecciona un recibo de orden cuya plantilla incluye el comando para enviar la carta por correo electrónico, asegúrese de que en Enviar Carta la opción sea . Tipo de entrega Esta es la forma en la cual el material es enviado al proveedor desde su biblioteca. Fecha del reclamo (para Monografías) A menos que usted ingrese su propia fecha, el sistema calculará la fecha del reclamo desde el envío de la orden, de acuerdo con el siguiente algoritmo: Ordenes de monografías: Z68-ORDER-DATE + Z70- DELIVERY-DELAY (de acuerdo con el tipo de entrega del material). Ordenes pendientes: Z68-ORDER-DATE + Z68-MMAX-NO-ARRIVAL-DAYS Ordenes seriadas: Z68-ORDER-DATE + Z70-DELIVERY-DELAY (de acuerdo con el tipo de entrega del material). Después de esto, el sistema continuará actualizando la fecha de reclamo automáticamente si los reclamos son manejadas en lote a través del servicio Reporte de reclamos y Cartas para ordenes de monografías (acq-12). Note que para seriadas y ordenes pendientes, los reclamos son enviados manualmente para cada fascículo separadamente. Cuando el reclamo es manejado manualmente, (pulsando en el botón Nuevo reclamo en la lista de reclamos de la orden), entonces la fecha del reclamo será actualizada solo si el campo fecha esperada de llegada en el formulario del reclamo es cambiado. Reclamos en bloque (para Monografías) Si usted selecciona esta opción, el sistema enviará reclamos para estas ordenes cuando el Servicio Reporte de reclamos y cartas para ordenes de monografías (acq.12) es ejecutado.

59 Si no selecciona esta opción, entonces solo la forma de enviar los reclamos para esta orden es enviándolos manualmente pulsando en el botón Nuevo reclamo, en la ventana Lista de reclamos. Para guardar el valor que ingrese en este campo y copiarlo en cada nueva orden, pulse sobre el botón Guardar predef. Urgente Si esta es una orden urgente, seleccione esta opción. Para guardar el indicador y copiarlo en cada nueva orden, pulse sobre el botón Guardar predef. Dependiendo de la configuración de su cliente GUI, si la casilla es seleccionada, una notificación será mostrada cuando la recepción del material sea ejecutada. Inicio/Final suscripción (para seriadas y ordenes pendientes) Ingrese las fechas entre las cuales la biblioteca recibirá la seriada. Max. días de llegada (para ordenes pendientes) Este es el número máximo de días que puede pasar desde que recibió el último volumen. Si no ha recibido volúmenes, entonces este es el número máximo de días que pueden pasar desde que envió la orden al proveedor. Un reporte de Ordenes Pendientes que necesita enviar reclamos al proveedor puede ser impreso. Este reporte puede ser impreso usando el servicio Reclamos para Ordenes pendientes. Para guardar el valor ingresado para este campo y copiarlo en cada nueva orden, pulse sobre el botón Guardar predef. Ciclo de presupuesto (para seriadas y ordenes pendientes) Este define el ciclo del presupuesto anual que será comprometido para la suscripción de la siguiente forma: si ingresa 1 entonces cada presupuesto anual será comprometido a su turno, como los nuevos presupuestos sean abiertos. Si ingresa 2, entonces otro presupuesto anual será comprometido; ingrese 3 para comprometer el tercer presupuesto anual, y así. Por ejemplo, si el presupuesto seleccionado es BIOLOGIA-2007 y el periodo es 2, entonces el presupuesto BIOLOGIA-2007 será comprometido para la suscripción, y el presupuesto anula BIOLOGIA-2008 no será comprometido en absoluto. (BIOLOGIA en efecto cubrirá los dos años). El siguiente presupuesto que será comprometido para la suscripción es BIOLOGIA-2009 (después de ejecutar el servicio Renovar compromisos para ordenes). Fecha de renovación (para ordenes de seriadas y pendientes) Esta es la fecha en la cual la suscripción deberá ser renovada o cancelada Pestaña Cantidad y Precio Cuando usted selecciona la pestaña Cantidad y Precio, la siguiente ventana es mostrada.

60 Información de cantidad: Número de unidades Ingrese el número de unidades ordenadas. Estas serán impresas en el recibo de la orden. Para guardar el valor ingresado en este campo y copiarlo en cada nueva orden, pulse sobre el botón Guardar predef. Precio unitario Ingrese el precio por unidad. Precio total Si el precio por unidad fue ingresado, el sistema automáticamente calculará el precio total multiplicando el número de unidades por el precio unitario. Nota de cantidad Esta nota será impresa en el recibo de la orden. Usted puede usar la nota para añadir comentarios en cuanto a las copias o volúmenes que ordena. Puede ingresar hasta 200 caracteres. Crear registros de ítems Esta casilla solo esta visible para ordenes de monografías. Si desea que el sistema cree automáticamente los registros de ítems por cada copia ordenada de una monografía, asegúrese de marcar esta casilla. Si no desea crear los registros de ítems automáticamente, limpie la casilla. Colección del ítem Este campo solo es visible para ordenes de monografías. Cuando un ítem es creado y la casilla Crear registros de ítems es seleccionada, usted puede determinar la colección del ítem usando este menú. Información del Precio estimado:

61 Moneda Seleccione la moneda en la cual le facturará el proveedor. La primer moneda definida en el registro del proveedor será ingresada como predeterminada. pulse sobre la flecha para seleccionar una de las monedas del proveedor definidas en el formulario del proveedor. Las listas actualizadas de las monedas y sus códigos actualizados están disponibles en la Web. Precio Ingrese un estimado de lo que la orden le costará para que un compromiso para el ítem pueda ser debitado del presupuesto. El precio ingresado deberá ser en la moneda del proveedor. El precio total es automáticamente copiado si el campo es dejado en blanco. Términos de signo y porcentaje El campo de porcentaje del formulario del proveedor y el campo de porcentaje del formulario de la orden permiten valores de 3 dígitos más dos decimales [nnn.nn]. Esto permite expresar porcentajes de hasta el %. El siguiente error es reportado si el signo es - y TERMS-PERCENT es mayor a 100: El porcentaje no debe ser mayor a Si su sistema esta configurado para no permitirle trabajar con ceros al final del precio, entonces no podrá asignar una reducción a 100% para el método de P compra porque el precio final es cero. En el caso de que un método de adquisición de una orden es PF, el sistema le permite evitar esta comprobación. Por ejemplo, cuando el signo es - y el porcentaje es 100, un mensaje de error no es reportado. Precio final Precio final = precio +/- términos Si el(los) presupuesto(s) asociado(s) con esta orden tiene compromisos, y el precio final es cambiado más adelante, el sistema automáticamente cambiará los compromisos en consecuencia. Precio local El precio local será calculado por el sistema como sigue: Precio en la moneda del proveedor X termino X tasa de cambio de la moneda = precio en la moneda local. Nota de precio Usted puede ingresar hasta 200 caracteres. Presupuesto comprometido Este campo solo esta visible cuando se agrega una nueva orden. Si desea comprometer un único presupuesto para esta orden, ingrese el código del presupuesto aquí. Para seleccionarlo de la lista, pulse sobre el botón que aparece al lado derecho del campo. Si desea comprometer más de un presupuesto, no llene este campo. En su lugar, use la pestaña Presupuesto de la Orden (seleccione el nodo Compromisos de la pestaña orden). 5.4 Enviando ordenes al proveedor Existen dos formas en las cuales una orden puede ser enviada al proveedor:

62 Haciendo clic en el botón Enviar en la lista de Ordenes Usando el servicio Enviar Lista de Ordenes al proveedor (acq-14) Botón enviar Cuando pulse sobre el botón Enviar en la lista de ordenes, una de las siguientes acciones pueden ocurrir, dependiendo de las definiciones de configuración en varios registros del sistema: La orden puede ser impresa y enviada manualmente al proveedor. Esto ocurre si el tipo de entrega de la orden es LE (carta). El sistema imprimirá/enviará al correo electrónico la orden y cambiará el estado a SV (enviada al proveedor). Si envía la carta por correo electrónico, asegúrese de: o El archivo print.ini este apropiadamente definido o Existe una dirección de correo electrónico en el registro del proveedor. De otra forma la carta será impresa en un archivo La orden será incluida en una lista de órdenes si el tipo de entrega de la orden es LI (Lista). Haciendo clic en el botón Enviar el estado de la orden cambiará a RSV (lista para enviar al proveedor). La lista de órdenes es enviada cuando se ejecute el servicio Enviar Lista de Ordenes al Proveedor. Después de correr este servicio, el estado de la orden cambiará a SV (enviada al proveedor) La orden pueden enviarse a través de EDI al proveedor. Esto ocurrirá si el proveedor ha sido definido como un proveedor de EDI, el tipo de entrega ha sido configurada como LE, y Enviar carta por EDI ha sido ingresada en la pestaña Proveedor del formulario de la Orden. Vea el capítulo EDI en la página 73 para la ayuda de cómo definir un proveedor de EDI. Si el tipo de entrega de la orden es ED (para EDI), pulsando en el botón Enviar, la orden cambiará al estado RSV (lista para enviar al proveedor). La orden puede ser incluida en un archivo en el formato EDItEUR y enviarse al proveedor por EDI cuado el servicio Enviar ordenes EDI sea programado. Después de correr este servicio, el estado de la orden será SV (enviada al proveedor). 5.5 Compromisos para la orden Existen dos formas en las cuales un presupuesto puede ser comprometido. A través de la pestaña Cantidad y precio del formulario de la orden, presente cuando se crea por primera vez la orden, como se describió. A través del nodo Compromiso en el panel de navegación. Para comprometer un presupuesto para una orden especifica, seleccione el nodo Compromiso bajo la pestaña Orden. La ventana Presupuesto de la orden será mostrada en el panel derecho.

63 Esta ventana muestra el texto en verde de los presupuestos que serán comprometidos para esta orden. Usted puede asignar uno o más presupuestos a esta orden. De esta forma, varios presupuestos pueden comprometer varias cantidades hacia la suma total de la orden. Los presupuestos que fueron comprometidos en años anteriores son mostrados en rojo. La columna Compromiso/activo muestra la suma comprometida dividida en dos partes: La primera parte es la cantidad del compromiso original que esta basado en el precio estimado del formulario de la Orden. La segunda parte es la diferencia entre el compromiso original y la cantidad de la factura. Esta diferencia se refiere a la cantidad activa. (La cantidad activa es automáticamente cero cuando la factura es registrada como completa ) Botones Los botones disponibles en esta ventana son: Agregar presupuesto Para asignar un nuevo presupuesto para esta orden, llene el código del presupuesto a agregar y pulse sobre el botón Agregar. Compromiso Para indicar la cantidad por la cual el presupuesto particular será comprometido, seleccione el presupuesto, ingrese la cantidad en el campo llamado Compromiso y pulse sobre el botón Comprometer. Borrar presupuesto Para borrar un presupuesto de la lista, seleccione el presupuesto y pulse sobre Borrar. Balance

64 Para ver el balance del presupuesto seleccionado, pulse sobre Balance. Cerrar Después de hacer todos los cambios deseados en esta ventana, pulse sobre Cerrar Campos Código de presupuesto a agregar Este es el único código que identifica el presupuesto. pulse sobre la flecha a la derecha del campo para seleccionarlo de la lista de presupuestos. Compromiso Esta es la cantidad por la cual el presupuesto seleccionado será comprometido. Usted puede llenar la cantidad actual en este campo o dejarlo en blanco y entrar un porcentaje del precio estimado en el campo Porcentaje a comprometer. Porcentaje a comprometer Este es el porcentaje del precio estimado por el cual el presupuesto seleccionado será comprometido. Si llena este campo, deje en blanco el campo Compromiso. Costo estimado de la orden, Costo loca y Moneda Esta información solo es referencial, no puede ser modificada en esta ventana. Total del compromiso Si uno o más presupuestos han sido asignados para pagar la orden, este campo muestra la cantidad total que se ha comprometido hasta ahora por los presupuestos. 5.6 Ítem/Suscripción Usted puede agregar ítems a una orden, en este caso, un enlace desde el registro de ítem a la orden es automáticamente creada. Para agregar ítems a una orden especifica, seleccione el nodo ítems/suscripción bajo la pestaña Orden. La lista de ítems será mostrada en el panel superior derecho para ordenes de monografías. La lista de suscripciones será mostrada en el panel superior derecho para ordenes de seriadas. 5.7 Cancelando ordenes Usted puede cancelar una orden pulsando en el botón Imprimir/cancelar en la Lista de ordenes y seleccionando la opción Imprimir carta de cancelación al proveedor.

65 El estado de la orden cambiará a LC. La carta de cancelación siempre será impresa como una carta individual. También puede cancelar una orden abriendo el formulario de la Orden y editando el campo estado de la orden. Seleccione uno de los siguientes estados: VC (Cancelado por el proveedor) LC (Cancelado por la biblioteca) CNB (Cancelado - no hay presupuesto) Estos estados automáticamente cancelan el compromiso del presupuesto. Si el estado es cambiado a un estado que indica que la orden puede ser enviada, el compromiso del presupuesto es reactivado. 5.8 Borrando ordenes Existen dos métodos para borrar ordenes del sistema: 1. A través de la lista de ordenes 2. A través de la lista de Ordenes Nuevas y Canceladas. Esta opción permite borrar solo ordenes cuyos estados son: New (Nuevo), LC (Cancelado por la biblioteca); VC (Cancelado por el proveedor) y CNB (Cancelado, No hay presupuesto) Borrar una orden desde la lista de ordenes Puede borrar una orden seleccionado la orden en la Lista de Ordenes y pulsando en el botón Borrar. Si existe ítems/llegadas/reclamos/facturas enlazadas a la orden, el sistema le pedirá confirmación para la eliminación. 5.9 Bitácora de la Orden La bitácora de la orden guarda varias actividades relacionadas con la orden, como un cambio en el estado de la orden o la fecha del próximo reclamo. La lista de la bitácora es accesible seleccionando el nodo Bitácora de la orden en la pestaña Orden.

66 5.9.1 Lista de la bitácora Los siguientes botones están disponibles en la lista de la bitácora Filtrar por Usted puede filtrar las transacciones de la lista seleccionando las casillas de la lista de transacciones. Es posible marcar más de un filtro. Seleccionando la casilla Todo se ignorará cualquier otro filtro seleccionado previamente. Agregar Manualmente puede agregar una transacción a la bitácora de la suscripción. Cuando pulse sobre Agregar, el panel inferior se mostrará y podrá ingresar los detalles de la nueva transacción. Borrar fecha Usted puede quitar una acción previamente ingresada seleccionando la transacción relevante y pulsando en este botón Bitácora de la Orden/Suscripción El panel de la suscripción/orden muestra los detalles relacionados con la transacción seleccionada en al lista del panel superior. Manualmente puede agregar una nueva transacción o actualizar los detalles de la transacción seleccionada. Fecha de la acción

67 Si manualmente agrego una transacción, usted puede seleccionar la fecha para esta acción. Una transacción con una fecha de acción será recuperada por el Servicio Reporte de la bitácora (acq-22). Tipo de transacción Para agregar manualmente una transacción a la bitácora, seleccione el tipo deseado de la lista. Existen 4 tipos de ordenes de seriadas y suscripciones que no serán generadas automáticamente por el sistema: Transacción No. 00 Nota General que aparecerá en la bitácora y no en otra parte. Transacción No. 95 Nota historia de la suscripción. Transacción No. 98 Respuesta del proveedor, permite asignar manualmente una respuesta del proveedor (hasta 2000 caracteres). Transacción No. 99 Nota al proveedor (hasta 2000 caracteres) que será impresa en un recibo de la orden y en la lista de ordenes. Esta es una adición a la Nota para el proveedor (hasta 100 caracteres) que puede ser ingresada en el formulario de la Orden. Nota: La bitácora de la orden en adquisiciones será incluida en la información de la bitácora de la suscripción solo si el número de la orden es ingresado en el registro de la suscripción. De otra forma, la transacción de la suscripción será escrita solo en la bitácora de la suscripción. Solo para el administrador Texto de la bitácora Las transacciones mostradas en la lista de selección pueden ser ingresadas manualmente y son determinadas en la tab45.lng, columna 3. También puede determinar, en la tab45.lng, columna 2 que transacciones serán activas/inactivas. Nota Cuando un registro de una orden es movido de un registro ADM a otro (usando el mapa de navegación), todos los registros de la bitácora son movidos también y un nuevo registro en la bitácora es creado bajo el nuevo registro ADM para indicar la fecha de la acción y el número anterior de la orden/número-adm desde el cual la transacción fue tomada Mensajes de la bitácora - Acción Los mensajes de la bitácora- acción pueden ser accedidos desde la pestaña Administración.

68 La ventana de mensajes muestra todas las transacciones que coinciden con las siguientes condiciones: La fecha de la acción es mayor a la fecha de apertura pero no es mayor a la fecha actual, esto es, la fecha de la acción es anterior o igual a la fecha en la cual la ventana de mensajes es abierta. Use esta ventana para mostrar todas las transacciones con la fecha actual y anterior. El botón Orden permite de una transacción a la orden relacionada. Nota Esta ventana puede usarse también para mostrar todas las respuestas de un proveedor a través EDI. Cuando una respuesta EDI de un proveedor es cargada en su sistema, una transacción de tipo 94 (respuesta EDI del proveedor) es automáticamente creada y la fecha de la Acción es definida en cero. La bitácora de la transacción EDI será mostrada en los Mensajes de la bitácora Acción. Las rutinas de orden para la lista es la mis rutina para la lista de la bitácora de la Orden Proceso Multi Orden (para Monografías) El proceso Multi Orden (para monografías) puede estar dividido en dos partes: Creación de registros ADM y ordenes de monografías para un archivo de registros BIB (por ejemplo, un archivo de registros recibidos de un proveedor y actualizados en la base de datos). Este puede iniciar activando el servicio de Adquisiciones: Creación de registro general ADM y de ordenes (acq-24). Agrupar ordenes de títulos múltiples, despachar una orden que incluye todos los títulos solicitados, y una lista eficaz de copias por secciones (subbibliotecas). Este puede iniciarse por las utilidades del GUI, accesible desde el submenú índice de ordenes múltiples del menú Ordenes. Paso 1: Creación del registro general ADM y Ordenes (acq-24)

69 Este servicio permite crear registros ADM y ordenes de monografías para un archivo de registros BIB. Antes de correr este trabajo usted puede cargar nuevos registros BIB usando el servicio: Cargar registros catalogados (p-manage-18). Luego use la salida de p-manage- 18 como la entrada para este servicio. O puede recuperar los registros BIB relevantes en línea o en bloque seleccionando los parámetros apropiados. El número de orden 1 adicional es un campo obligatorio en el servicio acq-24. El número de orden 1 adicional (Z68-ORDER-NUMBER-1) será asignado a todas las ordenes creadas usando este servicio y serán usadas como un grupo de números de orden común para todas las ordenes creadas por el mismo servicio. Dos campos adicionales en el servicio acq-24 serán asignados a todas las ordenes creadas son Subbiblioteca y Unidad de orden. Las nuevas ordenes creadas por el servicios son incompletas (por ejemplo, no tendrán proveedor asignado). Para completar el proceso use la utilidad de ACQ GUI, Índice Multi Ordenes. Por ejemplo: Un proveedor puede suministrar un CD-ROM con los títulos de las monografías, información bibliográfica y la información de precio. Use p-manage-18 para

70 crear registros BIB y ejecute acq-24 para crear los registros ADM y las ordenes. El mismo número de orden 1 adicional será asignado a todas las ordenes creadas. Los siguientes campos: método de adquisición, estado de la orden, fecha estimada de llegada, Use ISBN para asignar proveedor, código de proveedor predeterminado son relevantes cuando se usa el campo ISBN en el registro BIB para definir algunos valores predeterminados del registro de la orden: Precio unitario de la orden si el campo ISBN en el registro BIB incluye información de precio, este es copiado en el Precio unitario de la orden. El precio es tomado del subcampo c, etiqueta 020 (MARC21) o 010 subcampo c (UNIMARC). Proveedor de la orden El código del editor en el ISBN del registro BIB puede usarse para buscar un registro de proveedor coincidente para cada orden; esta opción requiere marcar Use ISBN para asignar proveedor como Y, es relevante solo para grupos ISBN 0 y 1, y puede usarse solo si la biblioteca ha ingresado el número del editor en el registro del proveedor. Vea también Creación del registro general ADM y ordenes (acq-24). Paso 2: Índice Multi Órdenes

71 El índice Multi Ordenes es accesible desde el sub-menú Índice Multi ordenes del menú Ordenes. Debe llenar en Número de orden 1 adicional (Z68-ORDER-NUMBER-1) y hacer clic en Buscar. Como resultado, una lista de todas las ordenes con el mismo Número de orden 1 adicional y estado NEW será mostrado en la lista del índice Multi Ordenes. En esta etapa el usuario puede selecciona uno o más ordenes (usando las techas Shift y Ctrl.) y pulsando en Orden. Para seleccionar todas las ordenes en la lita, pulse sobre el botón Todas las ordenes. La siguiente ventana que se abrirá será el formulario de Multi Ordenes. El formulario Multi Ordenes en un formulario de una orden para todas las ordenes seleccionadas de la lista del índice anterior. En esta forma, seleccione el proveedor, el número de unidades, nota de cantidad y el presupuesto para todas las ordenes. Por ejemplo: Si selecciona el proveedor SWETS, No. Unidades 2 y Presupuesto "HISTORY-2007", todas las ordenes de esta multi orden tendrán a "SWETS" como el proveedor, 2 como el número de unidades, y "HISTORY-2007", como el presupuesto comprometido. De esta forma, usted puede manejar cantidades de ordenes como si fueran una (sin tener que registrar formularios separados para cada una de ellas). En el formulario de la orden existe una casilla para Crear los registros de ítems. Si desea que el sistema automáticamente cree los registros de ítems por cada copia ordenada, marque la casilla. Cuando pulse sobre Aceptar, las siguientes acciones son ejecutadas: Cálculo del precio total de las ordenes. El sistema toma el precio del registro BIB (MARC 21 campo 020, subcampo c o UNIMARC campo 010 sub-campo d); la moneda es tomada del registro del proveedor (campo Moneda 1) y los campos del signo y el porcentaje del registro del proveedor también son tomados en cuenta al realizar el cálculo de cualquier

72 descuento/aumento en la cantidad del porcentaje. Una mensaje con el precio acumulado es publicado y usted puede seleccionar detenerse o continuar. Una transacción de tipo ENC (comprometido) en el presupuesto es realizada para cada orden. Una lista de ordenes múltiples es impresa, para enviarse al proveedor, y el estado de la orden cambia de NEW a SV (enviado al proveedor). Los índices de adquisiciones son actualizados Si la casilla Crear ítems es seleccionad, entonces el formulario para múltiples ítems es abierto. Use el formulario para múltiples ítems para separar las copias entre las sub-bibliotecas y colecciones. Por ejemplo, si ingresa 5 como el número de unidades en la forma de ordenes múltiples (esto es, cinco copias son esperadas por cada orden), use el formulario para múltiples ítems para distribuir las copias (por ejemplo, 2 copias para la sub-biblioteca UARCV colección General, 1 copia para UARCV colección de Referencia y 1 copia para UHLTH colección General). En cuanto pulse sobre Aceptar, los ítems serán creados. Nota Todas las ordenes que fueron creadas y enviadas por e proceso de ordenes múltiples tendrán la casilla marcada Bitácora de Reclamos. También, el tipo de entrega es tomado del campo Entrega 1 del registro del proveedor y la fecha del reclamo es calculada de acuerdo con el campo demora en la entrega 1 del registro del proveedor.

73 El proceso de múltiples ordenes es terminado en esta etapa. Los reclamos, llegadas, facturas y las actividades relacionadas para estas ordenes serán manejadas separadamente para cada orden. Para recuperar ordenes de la misma orden múltiple, use el Índice de la Orden: buscar en la lista por el índice GON (Número del grupo de la orden). El índice mostrará todas las ordenes cuyo campo Número de Orden 1 adicional (Z68-ORDER- NUMBER-1) especificado en el campo Punto inicial. Esta recuperación también puede ser efectuada para ordenes creadas por acq-24 pero cuyo proceso de ordenes múltiples no ha sido completado (esto es, aquellas ordenes que no fueron manejadas por el índice de múltiples ordenes en ACQ del GUI). 6 EDI Este capítulo incluye las siguientes secciones: Configuración EDI Registro de la orden EDI Reclamo a través de EDI Cancelación de la orden Enviar mensajes salientes EDI (edi-11) Cargar mensajes EDI Especificaciones de requerimientos Aleph para EDI. EDI significa Intercambio electrónico de documentos, que es un estándar para intercambio electrónico entre sistemas de computar de documentos de negocios, como facturas y ordenes de compra. EDI es un componente del módulo Adquisiciones/Seriadas en ALEPH. Varias normas existen para generar y enviar mensajes EDI. ALEPH 500 trabaja con la norma UN/EDIFACT (D96.A) EANCOM. UN/EDIFACT (United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) comprende un juego de normas internacionales, directorios y pautas para intercambio electrónico de datos (ISO 9735). EANCOM es una pauta de aplicación detallada de UN/EDIFACT. Para más información vea EDItEUR es un subconjunto de UN/EDIFACT, seleccionado y acomodado para el comercio en libros y seriadas por el grupo internacional que coordina los desarrollos de la infraestructura de las normas para comercio electrónico en la industria de libros y seriadas. EDItEUR es patrocinada por la Biblioteca European Bureau, y la federación European Booksellers. EDItEUR tiene miembros en USA, Japón, Sur África e Israel. Este coordina los desarrollos de mensajes EDI y la implementación del uso asi como los proyectos de datos bibliográficos y normas de ediciones electrónicas. Este sitio web es ALEPH soporta los siguientes tipos de mensajes EDI. Mensajes salientes de la Biblioteca al proveedor: Orden de compra (en línea y en bloque) tipo de mensaje EDI ORDERS.

74 Cancelación de ordenes (en línea) tipo de mensaje EDI: ORDCHG. Reclamo de ordenes para varios tipos de ordenes: monografías (en línea y en bloque), seriadas (en línea) y ordenes pendientes (en línea) tipo de mensaje EDI: OSTENQ. Reclamo de fascículos (en línea y batch) tipo de mensaje EDI: OSTENQ. Mensajes entrantes del proveedor para la biblioteca: Factura de monografías y seriadas tipo de mensaje EDI: INVOIC. Respuesta para reclamos/ordenes para seriadas y monografías tipo de mensaje EDI: ORDRSP. Registro de llegada para fascículos de seriadas tipo de mensaje EDI: DESADV 6.1 Configuración EDI Esta configuración es un prerrequisito para enviar y recibir mensajes EDI. La aplicación EDI esta disponible cuando la biblioteca y el proveedor están definidos en el sistema como EDI-enabled.. Esto significa que: La biblioteca EDI esta definida en tab35 del escenario ADM (XXX50) Las definiciones del proveedor EDI son guardadas en el archivo del proveedor (Z70), usando el formulario del proveedor en el módulo de Adquisiciones/Seriadas Los detalles del FTP del proveedor EDI son guardados en el archivo de direcciones (Z72) usando la pestaña direcciones EDI del formulario de direcciones del proveedor en el módulo de Adquisiciones/Seriadas Para permitir el procesamiento de archivos entrantes EDI, los archivos son localizados en./xxx50/edi/in/edi_incoming. Los atributos especiales que son necesarios para especificar un proveedor EDI para procesar mensajes EDI salientes son definidos en la tabla del escenario administrativo ADM: edi_out_attr. Para mensajes entrantes, los atributos especiales son definidos en la tabla del escenario administrativo ADM: edi_in_attr. Las ordenes EDI, los mensajes y los contadores del log son definidos en UTIL G/2 (definiciones de la base de datos parámetros de despliegue y actualización) del escenario administrativo ADM (XXX50) Editando tab35 para EDI

75 Cuando un proceso EDI saliente es activado, cada sub-biblioteca puede tener diferente número ID EDI para diferentes proveedores. En caso de que un número de diferentes subbibliotecas compartan los mismos números ID de EDI, usted puede crear una línea separada para cada biblioteca. Los parámetros para cada sección de la biblioteca son definidos en la tab35 del escenario ADM y cada número de IVA registrado en ella. En el caso de que su sistema de Adquisiciones este definido para trabajar con Unidades de Orden, note que cada unidad de orden puede tener diferentes números ID EDI. Edite la tab35 para definir la información relacionada con EDI. Un ejemplo abreviado de la tab35 es mostrado abajo:! !!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!> WID AACU IOWA-SER 091 IL yifat.lulav@exlibris.com USM50 INGRAM USM50-EDI 091 IL shirly.mizrahi@exlibris.com Columna 1: Código de la sub-biblioteca o unidad de orden. Ingrese hasta cinco caracteres. Columna 2: Código del proveedor. Ingrese hasta 20 caracteres Columna 3: Código del cliente EDI. Ingrese hasta 20 caracteres. El tipo del código EDI es definido en la columna 4. Columna 4: tipo del código del cliente EDI. Ingrese una de las opciones de tres caracteres listados: o 31B para US-SAN o 014 para EAN-13 o 091 para ID asignado por el proveedor o 092 para ID asignado por el cliente Columna 5: No esta en uso. Columna 6: No esta en uso. Columna 7: Opcional. Impuesto sobre el valor agregado a la biblioteca (IVA) para el manejo de impuestos. Ingrese hasta 30 caracteres. Columna 8: dirección del correo electrónico o departamento que deberá recibir el mensaje acerca de los errores en el proceso de mensajes salientes. Ingrese hasta 50 caracteres. Nota Cuando ejecuta el servicio Enviar lista de ordenes al proveedor (acq-14), en el campo subbiblioteca, si selecciona Todo o más de una sub-biblioteca, verifique que la tab35 incluya

76 una línea con el escenario ADM activo, como se muestra en la segunda línea del ejemplo anterior Registro del proveedor para EDI Esta sección explica como customizar un registro de proveedor para mensajes EDI y muestra los campos relevantes en el formulario de información del proveedor. Para cambiar un registro de proveedor para EDI, siga estos pasos: 1. En el módulo de Adquisiciones/Seriadas, seleccione el árbol de navegación de la pestaña Administración y pulse sobre la raíz proveedor. 2. Seleccione el proveedor deseado y actualice los campos del formulario de información del proveedor en el panel inferior. Si el proveedor que desea no esta en la lista pulse sobre Nuevo. El formulario de Información del proveedor aparecerá: 3. En el formulario de información del proveedor, pulse sobre la pestaña 1 y llene los campos relevantes (Vea formulario de información del proveedor, pestaña 1) 4. En el formulario de información del proveedor, pulse sobre la pestaña 2 y llene los campos relevantes (vea formulario de información del proveedor, pestaña 2) 5. Cuando termina de llenar el formulario, pulse sobre Actualizar/agregar Formulario de información del proveedor, Pestaña 1

77 Código EDI proveedor Ingrese el código EDI del proveedor. El código del proveedor EDI puede tener hasta 35 caracteres en longitud. Nota Este no es el mismo código EDI ingresado en la columna 3 de tab35 Tipo de proveedor EDI Ingrese el código del tipo de proveedor EDI. Estos tipos deben ser soportados por EDItEUR. Ingrese una de las opciones de tres caracteres listadas: Nota 31B para US SAN 014 para EAN para ID asignado por el proveedor 092 para ID asignado por el cliente La ayuda para los otros campos del formulario, Información del proveedor pestaña 1 es suministrada en el capítulo Proveedor Formulario información del proveedor, pestaña 2

78 Moneda 1-4 Este es un código de tres caracteres que identifican la moneda de una manera única. El código de la moneda del proveedor EDI debe coincidir con la lista ISO Entrega de la orden La forma en la cual su biblioteca genera una carta de la orden al proveedor. Las opciones son: LE carta única LI Lista de ordenes Método de envío de la carta El método que su biblioteca usa para enviar las cartas de las ordenes al proveedor. Seleccione EDI. Método de envío de la lista El método que su biblioteca usa para enviar la lista de ordenes al proveedor. Seleccione EDI. Formato EDI No esta en uso. Método de envío EDI No esta en uso. Nota La ayuda para los otros campos del formulario, Información del proveedor pestaña 1 es suministrada en el capítulo Proveedor Dirección del proveedor La dirección del proveedor EDI es la dirección FTP para usar EDI. Seleccione el proveedor que desea y pulse sobre Dirección. Luego pulse sobre la quinta pestaña: Dirección EDI.

79 Campo de dirección - línea 1: Dirección IP o su alias. Campo de dirección - línea 2: nombre del usuario. Campo de dirección - línea 3: Contraseña Campo de dirección - línea 4: nombre del directorio en el servidor ftp Ubicación archivos de entrada Así como la definición de dirección del proveedor EDI, usted debe definir (de acuerdo con el proveedor) un directorio al cual el proveedor envía, a través de FTP, los archivos EDI para su biblioteca. El directorio recomendado es./xxx50/edi/in/edi_incoming. Sin embargo si decide una ubicación diferente, debe mover los archivos a./xxx50/edi/in/edi_incoming Edit edi_out_attr edi_out_attr es una tabla administrativa ADM para definir características especiales de mensajes salientes EDI necesarios para el proveedor específico. Columna 1: Código del proveedor (no es el código del proveedor EDI).

80 Columna 2: Switches. Cada Switche tiene un carácter en longitud. Es posible hasta 100 switches. o 1ra posición: EDI-OUT-REMOTE-FILE-NAME. Define la estructura del nombre del archivo remoto que el proveedor recibe como mensaje EDI. Los posibles valores son: 0 =(default) nombre del archivo ALEPH's. 1 = El proveedor (generalmente BLACKWELL) pide recibir los mensajes EDI en archivos llamados de acuerdo con el siguiente formato: EPInn.XXXXXX.DDDMMMYY.R donde DDMMYY es la fecha, nn es el número de secuencia del archivo enviado el mismo día, y XXXXXX son los primeros 6 caracteres de la cuenta No. M (Z70-ACCOUNT-M), mientras el resto de los caracteres son constantes. 2=formato EBSCO. CLAIMS.FIL 3=formato Ingram. Formato caracteres numéricos (tomados del reloj) y los 3 caracteres constantes "epo" para ORDERS. Los valores adicionales para este switch (2-9) puede adicionarse fácilmente. Cada valor corresponde a un programa diferente. o 2da posición: EDI-OUT-FTP-MODE. Los posibles valores son: A = (default) modo ASCII será usado para enviar los mensajes salientes. B = modo Binario será usado para enviar mensajes salientes. o 3ra posición: EDI-OUT-ORDER-NUMBER-1. Posibles valores: 0 = (default) Z68-ORDER-NUMBER-1 no es adicionado al mensaje de ORDENES EDI como segundo número de orden. 1 = Z68-ORDER-NUMBER-1 es adicionado al mensaje de ORDENES EDI como segundo número de orden. o 4ta posición: EDI-OUT-ORDER-NUMBER-2. Posibles valores:

81 0 = (default) Z68-ORDER-NUMBER-2 no es agregada al mensaje de ORDENES EDI como un tercer número de orden. 1 = Z68-ORDER-NUMBER-2 es agregado al mensaje de ORDENES EDI como un tercer número de orden. En el caso de que los valores predeterminados sean usados en los archivos de salida de un proveedor especifico, no es necesario adicionar una línea en esta tabla para este proveedor. Columna 3: carácter identificador de conversión. Aquí debe ser insertada, una etiqueta de tab_character_conversion_line. La etiqueta determina el programa y las tablas para la conversión necesaria de caracteres (si un proveedor soporta UTF, deje esta columna en blanco). Ejemplo de configuración: !!!!!!!!!!!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! BLACKWELL 1A11 UTF_TO_8859_ Editando edi_in_attr edi_in_attr es una tabla del escenario ADM para definir atributos especiales de los mensajes entrantes EDI. La estructura es la misma de edi_out_attr pero no usa switches Contadores EDI en UTIL G/2 Los siguientes contadores EDI deben ser definidos en UTIL G/2 (database definitions - Display/Update library parameters) del escenario ADM (XXX50). 1. last-edi-order mantiene la huella del número de ordenes (tipo de mensajes salientes EDI: ORDENES) que han sido enviadas desde la biblioteca a cualquier proveedor por EDI. 2. last-edi-claim mantiene la huella del número de reclamos (tipo de mensajes salientes EDI: OSTENQ) que han sido enviadas desde la biblioteca a cualquiera de los proveedores por EDI. 3. last-edi-order-change mantiene el rastro del número de cambios de la orden (tipo de mensajes salientes EDI: ORDCHG) que han sido enviadas desde la biblioteca a cualquiera de los proveedores por EDI. 4. last-edi-message mantiene el rastro del número de mensajes salientes EDI que han sido enviados desde la biblioteca. 5. last-edi-log-no mantiene el rastro de las transacciones que han sido creadas al cargar los mensajes entrantes EDI. Los siguientes son dos ejemplos:

82 o Cargando facturas de seriadas (mensaje EDI tipo INVOIC) en ALEPH. o Cargando respuestas de reclamos o reportes de estados de ordenes (mensaje EDI tipo ORDRSP). last-edi-log-no puede usarse para recuperar los mensajes de error EDI almacenados durante la carga de datos en ALEPH. Para acceder a la bitácora de carga EDI, en el módulo de Adquisiciones/Seriadas, desde el árbol de navegación pestaña Administración, seleccione Bitácora de carga EDI. 6.2 Registro de la orden EDI Después de ejecutar la configuración prerrequisito (como se describe en configuración EDI), usted puede despachar las ordenes por EDI. Para editar el registro de la orden que contiene la información necesaria para enviarla por EDI, siga estos pasos: 1. Recupere la lista de Ordenes. Seleccione una orden y haga clic inmodificar. Para crear una nueva orden, pulse sobre Agregar. En cualquier caso, el formulario de la orden es mostrado. 2. En el formulario de la Orden, pulse sobre la pestaña Información de la orden y llene los campos relevantes (el valor del precio por unidad en ordenes enviadas por EDI debe ser únicamente numérico). 3. En el formulario de la Orden, pulse sobre la pestaña Proveedor y llene los campos relevantes. Cuando termine, pulse sobre Aceptar. La orden esta ahora lista para enviarla por EDI. 4. pulse sobre Enviar. Existen dos posibles resultados: o Si el tipo de entrega de la orden es LE (Carta), usted recibe una ventana emergente informándole que la orden (en formato XML de ALEPH) ha sido colocada en./xxx50/print/edi:

83 El estado de la orden cambia a SV (enviado al proveedor). o Si el tipo de entrega de la orden es LI (lista), usted recibe una ventana emergente informándole que el mensaje EDI será generado cuando el servicio sea programado. El estado de la orden cambia a RSV (listo para enviar al proveedor). 5. Después, desde el menú de servicios, indique Ordenes y reclamos y seleccione Enviar lista de ordenes a un proveedor (acq-14). 6. Selecciones solo una sub-biblioteca (que envía la lista de ordenes). Defina el tiempo para que el servicio se ejecute y pulse sobre Enviar. acq-14 genera un archivo con una lista de ordenes en formato ALEPH XML el cual es colocado en el directorio./xxx50/print/edi. Nota Cuando selecciona Todo para incluir las ordenes de todas las sub-biblioteca, o las ordenes con más de una sub-biblioteca enviadas por EDI, verifique que la tab35 tenga una línea definida para el escenario ADM activo (vea tab35) 7. Envié todas las ordenes EDI (LI o LE) sometiendo el servicio Enviar mensajes salientes EDI (edi-11). Desde el menú Servicios, seleccione EDI y pulse sobre Enviar mensajes salientes EDI (edi-11). edi-11 genera archivos EDI en formato ALEPH XML y los envía al proveedor EDI.

84 Los siguientes campos son relevantes para EDI: Código del proveedor Seleccione un proveedor que este definido como proveedor EDI. Tipo de entrega de la orden La forma en la cual su biblioteca genera una carta de orden para el proveedor. Las opciones son: LE única carta LI Lista de ordenes Los dos tipos de entrega, cartas y listas, pueden enviarse al proveedor en un formato EDI, colocando EDI en el campo Enviar carta por. Enviar carta por Seleccione EDI. Este campo esta disponible solo cuando LE es seleccionado en el campo tipo de entrega de la orden. El contenido de este campo es tomado como predeterminado desde el campo Método de envío de la carta del registro del proveedor. Sin embargo, usted puede cambiar el valor del campo, significa que si el proveedor esta definido como EDI usted puede enviarle cartas o mensajes de correo electrónico si desea. Si LI (lista) es seleccionado en el campo Tipo de entrega de la orden, entonces el campo Enviar carta no aparece y la lista es enviada al proveedor como este especificado en el campo Método de envío de la lista del registro del proveedor. Nota Para ayuda en otras opciones, vea el capítulo Ordenes. 6.3 Registro de reclamos vía EDI Los reclamos para ordenes y fascículos pueden enviarse a por EDI a través del módulo de Adquisiciones/Seriadas o a través de procedimientos en batch. Nota Un reclamo solo puede enviarse por EDI si la orden correspondiente ha sido enviada por EDI Reclamos en línea para ordenes Antes de hacer un reclamo en línea, asegúrese que en el registro del proveedor, la opción EDI solo para ordenes no este seleccionada.

85 Para enviar una carta de reclamo por EDI, siga estos pasos: 1. En la ventana Lista de ordenes pulse sobre Reclamos 2. Al terminar de escribir el reclamo, pulse sobre Enviar. Usted recibirá un mensaje emergente informándole que su carta de reclamo (en formato ALEPH XML) ha sido colocado en./xxx50/print/edi. 3. Desde el menú de servicios, seleccione EDI y luego Enviar mensajes salientes EDI (edi-11) para abrirlo. Ingrese la hora en que desea que el servicio se ejecute y pulse sobre Enviar. Este servicio genera el archivo de salida EDI del archivo XML y los envía al proveedor EDI Reclamos en batch para ordenes Usted puede usar el Reporte de reclamos y cartas para ordenes de monografía (acq- 12) para generar reclamos. Cuando el servicio Enviar mensajes salientes EDI (edi- 11) es ejecutado, si la orden ha sido enviada por EDI, el sistema consulta el campo solo para ordenes EDI en el registro del proveedor. Si solo para ordenes EDI no esta seleccionado, un archivo EDI CLAIM será enviado al proveedor. Si solo para ordenes EDI esta seleccionado, el reclamo no será enviado a un archivo EDI CLAIM Reclamos en línea para seriadas Para configurar un reclamo en línea de una seriada, siga estos pasos: Nota Antes de realizar un reclamo en línea, asegúrese de que en el registro del proveedor, la opción solo para ordenes EDI no este seleccionada. 1. Desde la ventana Lista de ítem del módulo de seriadas, pulse sobre Reclamos. 2. En el campo formato seleccione una de las opciones EDI: o Opción 90- falta el fascículo o Opción 91- fascículo suministrado erróneo o Opción 92- copia deteriorada o Opción 93 muchas copias recibidas o Opción 94 insuficientes copias recibidas o Opción 95 otra razón Si una o más opciones no están disponibles en el campo Formato, adicione las opciones a la sección SERIAL-CLAIM-FORMAT de la tabla pc_tab_exp_field.lng en el escenario ADM, por ejemplo: SERIAL-CLAIM-FORMAT L EDI reclamo falta el fascículo 90 Nota Los formatos de reclamos de seriadas 90 a 95 (inclusive) son guardados para EDI y no pueden ser usados para otros propósitos. 3. Al termina de llenar el reclamo, pulse sobre Enviar. Usted recibirá un mensaje emergente indicándole que la carta del reclamo (en formato ALEPH XML) ha sido colocada en el directorio./xxx50/print/edi.

86 4. Desde el menú de servicios, seleccione EDI y luego Enviar mensajes salientes EDI (edi-11). Entre la hora en la cual desea que el servicio se ejecute y pulse sobre Enviar. Este servicio genera el archivo EDI de salida del archivo XML y lo envía al proveedor EDI Reclamos en Batch para seriadas Usted puede usar el servicio Imprimir cartas de reclamo (serial-44) para generar reclamos para seriadas. Al activar el servicio Enviar mensajes salientes EDI (edi-11), si la orden ha sido enviada por EDI, el sistema consulta el campo solo para ordenes EDI en el registro del proveedor. Si Solo para órdenes EDI no esta seleccionado, un archivo EDI CLAIM será enviado al proveedor. Si solo para ordenes EDI es seleccionado, el reclamo no será enviado a un archivo EDI CLAIM. Cancelación de la orden Cartas de cancelación Una cancelación solo puede enviarse por EDI si la orden correspondiente ha sido enviada por EDI y si la casilla Solo para ordenes EDI en el registro del proveedor esta vacía. pulse sobre Imprimir/Cancelar in la lista de ordenes del registro administrativo y seleccione Imprimir carta de cancelación al proveedor. El estado de la orden cambia a LC (cancelado por la biblioteca). Cada vez que genera una carta de cancelación para una orden que ha sido enviada por EDI, recibirá un mensaje informándole que la carta de cancelación (en formato XML de ALEPH) ha sido colocada en./xxx50/print/edi. Después de esto, someta el servicio Enviar mensajes salientes EDI (edi-11) para generar el archivo EDI del archivo XML y enviarlo al proveedor EDI. 6.4 Enviar mensajes salientes EDI (edi-11) Use el servicio Enviar mensajes salientes EDI (edi-11) para enviar todos los mensajes a los proveedores: El proceso en batch edi-11 escanea todos los archivos XML que han sido generados (ordenes, reclamos, fascículos de seriadas y cancelaciones). Estos archivos son colocados por el sistema inicialmente en el directorio./xxx50/print/edi. Si el proceso determina que el archivo tiene toda la información necesaria para una comunicación EDI, este genera un archivo EDI y copia el archivo original en el directorio./xxx50/edi/out/xml_processed. Si el proceso detecta un problema en el archivo XML, el archivo es copiado al directorio /xxx50/edi/out/xml_rejected y el proceso es detenido. Los archivos EDI que han sido creados de los archivos ubicados en./xxx50/edi/out/xml_processed son ubicados en /xxx50/edi/out/edi_outgoing. edi-11 intenta enviar cada uno de los archivos

87 EDI al proveedor. Cuando la transferencia de un archivo EDI es satisfactoria, este es movido al directorio./xxx50/edi/out/edi_sent. Si la transferencia de un archivo EDI al proveedor falla, el archivo EDI es movido al directorio./xxx50/edi/out/xml_rejected. Esta función puede identificarse en la bitácora y en la cola de procesos por el nombre p_edi_ Carga de mensajes EDI ALEPH suporta los siguientes mensajes entrantes EDI: Facturas de seriadas y monografías tipo de mensaje EDI: INVOIC. Respuesta de ordenes/reclamos para seriadas y monografías tipo de mensaje EDI: ORDRSP Nota: Cuando carga datos en ALEPH, el número de orden ALEPH (Z68-ORDER- NUMBER) debe indicarse. Este dato debe estar contenido en el segmento EDI RFF+LI. Para cargar las facturas EDI en ALEPH, haga lo siguiente: 1. Lleve a cabo la configuración prerrequisito EDI. Todos los archivos entrantes EDI deben estar ubicado en el directorio./xxx50/edi/in/edi_incoming. 2. Si el directorio FTP definido para el proveedor no es./xxx50/edi/in/edi_incoming, mueva todos los archivos entrantes EDI a este directorio manualmente. 3. Active el proceso Mensajes entrantes EDI (edi-09), en servicios del módulo de Adquisiciones/Seriadas. Esta función escanea todos los archivos nuevos entrantes EDI que están ubicados en su servidor bajo el directorio./xxx50/edi/in/edi_incoming y los convierte en archivo XML de ALEPH. Si la conversión es satisfactoria, los archivos con el mismo nombre y una extensión xml son creados en./xxx50/edi/in/xml_incoming, y los archivos originales EDI son movidos a./xxx50/edi/in/edi_processed con un archivo del log (.log) que indica cualquier problema durante el proceso. Si la conversión no es satisfactoria, el archivo original EDI es movido a./usm50/edi/in/xml_rejected con un archivo log (.log). 4. Corra el servicio Cargar mensajes entrantes EDI (edi-10).

88 Esta función escanea los archivos del directorio xxx50/edi/in/xml_incoming y los carga en ALEPH. Si la carga es satisfactoria, los archivos XML son movidos al directorio xxx50/edi/in/xml_processed. La carga de cada archivo EDI es almacenada en el log EDI. 6.6 Bitácora de carga EDI Cada ejecución de edi-10 es asignada a un número que viene del contador de secuencia last-edi-log-no del escenario ADM. Para ver la bitácora de cada ejecución por su número de log, en el módulo de Adquisiciones/Seriadas, desde el árbol de navegación de la pestaña de administración, seleccione la raíz Bitácora de carga EDI. edi-10 crea al menos dos entradas (Z74) de la bitácora de carga EDI (fecha inicial y final). Las bitácoras adicionales pueden ser creadas en varios casos, como un número de orden faltante, una factura general duplicada, y así. En el caso de que el código del proveedor del archivo cargado EDI no se encuentre dentro de ALEPH, edi-10 no lleva a cabo el proceso de carga y la bitácora de carga EDI (Z74) no es creada. La bitácora de carga EDI graba cada archivo EDI en ALEPH y muestra todas las transacciones ocurridas durante la carga. Cada transacción puede ser de los siguientes tipos: I = Informa que la transacción se llevo a cabo con éxito. W = La transacción se llevo a cabo con éxito, pero el sistema omitió una advertencia que el sistema encontró una inconsistencia. Por ejemplo falta el ISBN en el registro de la orden. E = La transacción no se llevo a cabo. Por ejemplo en una situación en donde el número de factura que aparece en el archivo cargado existe en el sistema. Coloque su número de ejecución en el campo Número de proceso en la parte superior de la ventana Bitácora de carga EDI: El número de ejecución más alto es el valor predeterminado para este campo.

89 Usted puede enlazar una línea a una orden o a una factura, pulsando en el botón relevante: Orden o factura. Usted puede ordenar, con propósitos de despliegue, la bitácora aparece en el panel Bitácora de carga EDI de acuerdo con los diferentes tipos, seleccionando los tipos requeridos desde la casilla Tipo Cargando una factura entrante EDI en ALEPH Cuando el proceso p-edi-10 esta completo, la factura general (Z77) y las líneas de ítems (Z75) son creadas para las ordenes (Z68). Las transacciones de presupuesto (Z601) de las ordenes relacionadas son actualizadas y los estados de las facturas de las ordenes (Z68-INVOICE-STATUS) son cambiados (si es requerido). Las nuevas facturas pueden ser mostradas y actualizadas a través del módulo de Adquisiciones/Seriadas así como todas las facturas ingresadas manualmente. Nota Antes de ejecutar esta función, es recomendado hacer una copia (usando p_file-03) de los siguientes registros: Z77, Z75, Z68, Z Carga de las respuestas de ordenes EDI en ALEPH El sistema crea una bitácora de la orden (Z71) de mensajes de tipo 94 (respuesta EDI del proveedor) para cada orden con una respuesta correspondiente cargada por el servicio edi-10. Además una bitácora de carga EDI (Z74) es generada con un tipo de transacción I (info). Para ver la bitácora de la orden (Z71) de mensajes de tipo 94, verifique que tenga la siguiente configuración en la tabla tab45.lng del escenario ADM. 94 Y N LEdi respuesta del proveedor Para ver todas las respuestas cargadas ordenes/reclamos, selección el árbol de navegación de la pestaña de Administración y pulse sobre Mensajes Bitácora-Acción. Mensajes Bitácora-Acción En general (no es específicamente para EDI), la ventana de Mensajes muestra todas las transacciones de la orden, para ser manejado o tomar nota de, por el periodo hasta e incluyendo la fecha del día. Para propósitos EDI, la ventana de Mensajes muestra todas las respuestas del proveedor recibidas a través de EDI. Esto significa que usted no tiene que buscar cada bitácora para encontrar la transacción disparada por la carga de la respuesta de reclamos/ordenes EDI. Cuando una respuesta EDI de un proveedor es cargada en el sistema un tipo de entrada 94 (Respuesta EDI del proveedor) es automáticamente creada y su fecha de acción es configurada en cero. La bitácora de entradas es mostrada es mostrada en la ventana de Mensajes. pulse sobre Orden para traer cada bitácora relacionada con esa orden. La rutina de orden de la lista es la misma de la rutina de la lista de la bitácora de la orden (esta es tomada de pc_server_defaults variables: acq_user_z71_sort_routine Y acq_user_z71_sort_order) Registrando llegada de fascículos de seriadas Cuando el procedimiento p-edi-10 esta completo, la llegada de los fascículos de seriadas es registrada, la fecha de llega del fascículo es actualizada y el estado de proceso cambia a blanco. Además, una transacción de tipo 34 (llegada del fascículo/no ha llegado) es registrada por cada fascículo. Los mensajes pueden verse desde el árbol funcional de Seriadas, raíz suscripción, nodo [G] Bitácora. Una transacción de la carga EDI es generada con el tipo de transacción I (info).

90 6.7 Especificaciones de los requisitos de ALEPH para EDI Es esencial que las especificaciones listadas aquí sean declaradas explícitamente en todos los acuerdos entre usuarios ALEPH y terceras partes Trazado mensajes de EDItEUR enviados por ALEPH Esta sección traza segmentos EDI usados por ALEPH cuando se generan mensajes salientes EDI. ORDENES libros versión Septiembre 2001 Código Etiqueta UNA UNB UNH BGM DTM NAD BY, SU RFF VA, API CUX LIN PIA IB IMD 170, 110, 109, 50, 11, 10 QTY FTX PRI AAB CUX RFF LCO, LI, BFN LOC 7 (para ID); 20 (nombre de subbiblioteca) NAD TDT UNS CNT UNT UNZ ORDCHG (solo para cancelación) Libros versión Septiembre, 2001 Código Etiqueta UNA UNB UNH BGM DTM NAD BY, SU RFF VA, API CUX LIN DE 1229= 2 PIA DE 4347 = 5, CE7143 = IB IMD 009, 010, 011, 050, RFF LI, SLI, BFN UNS CNT UNT UNZ OSTENQ Libros Versión Septiembre 2001

91 Código Etiqueta UNH BGM DTM NAD BY, SU DOC LIN PIA DE 4347 = 5, CE7143 = IB IMD 009, 010, 011, 050, 080 STS DE 9011 = CSD, DE 9013 = 55, 56E, 58E, 59E, 218, 239 RFF SNA, SNL, ACT QTY CE 6063 = 21 FTX No en EDItEUR. La estructura es ORDERS L-4-29 usando C108 TEXT LITERAL UNS CNT UNT UNZ Requerimientos para mensajes EDI enviados a ALEPH Esta sección detalla las especificaciones que son usadas por ALEPH cuando se traduce un mensaje entrante del formato EDI al formato estándar de ALEPH. Si no hizo declaración, ALEPH acepta todos los códigos especificados en EDItEUR. DESADV Seriadas PIA SI código para el número SICI. ORDRSP Libros BGM 231 o 23C códigos para identificación rápida como el mensaje de libros. IMD sólo el subconjunto para descripción breve en los códigos numéricos y alfa está implementado. RFF en la sección línea del mensaje, el código LI (no esta en ON), que significa número de orden original, es un imperativo para ALEPH. Además, LIP (número de orden del proveedor) puede enviarse para las futuras comunicaciones. Sin embargo, si LI no esta disponible, el código SLI es imperativo, si los mensajes anteriores fueron enviados a la biblioteca usando este número SLI, entonces ALEPH500 ya los ha guardado. RFF si el mensaje ORDRSP es una respuesta a un reclamo y no a una orden, en la sección de la línea del mensaje, código ACT debe aparecer con el número original del reclamo incluyendo el número de secuencia del reclamo. El número original del reclamo fue enviado al proveedor bajo el código ACT en el mensaje OSTENQ Seriadas BGM el código 23S identificar rápidamente el mensaje como de seriada. IMD los códigos numéricos y alfa son aceptables. RFF en la parte de la línea del mensaje, el código LI (no esta en ON), que significa que el número original de la orden, es imperativo para ALEPH. Además, SNA (número de suscripción del agente) o SNP (número de suscripción del publicador) puede enviarse para futuras comunicaciones. Sin embargo, si LI no esta disponible, SNA debe estar presente. RFF si el mensaje ORDRSP es una respuesta a un reclamo y no a una orden, en la sección de la línea del mensaje, el código ACT aparece con el número del reclamo original incluyendo el número de secuencia del reclamo. El número del reclamo original fue enviado al proveedor bajo el código ACT en el mensaje OSTENQ.

92 Libros MOA - en la línea de nivel 203 o la cantidad 128. MOA en el nivel de factura (sección resumen) 9 total cantidad pagada, 124 cantidad de IVA, 176 cantidad de impuesto total (si existen otros impuestos además del IVA) y 8 (sección del encabezado) cantidad del cargo total de la factura. RFF en la sección de línea del mensaje, el código LI (no esta en el código ON), que significa el número original de la orden, es imperativo para ALEPH. Además, SLI (número de orden del proveedor) puede enviarte para futuras comunicaciones. Sin embargo, si LI no está disponible, el código SLI es imperativo, si los mensajes anteriores enviados a la biblioteca usan este número SLI, entonces ALEPH ya los ha guardado. Seriadas BGM - JINV o JCRN en elementos de datos componentes 1000 para una identificación rápida como mensaje de seriadas. MOA en la línea de nivel cantidad 203. MOA en un nivel de factura (sección resumen) 9 cantidad total pagada, 124 cantidad para IVA, 176 total impuestos (si existes otros impuestos además del IVA) y 8 (sección del encabezado) asignación o cantidad cargada para la factura. RFF en la línea del mensaje, el código LI (no esta en código en ON), que significa el número original de la orden, este es imperativo para ALEPH500. Además, SNA (número agente de la suscripción) puede enviarse para comunicaciones futuras. Sin embargo, si LI no esta disponible, el código SNA debe estar presente. 7 Facturas Existen dos formas de registrar una factura: Orden Factura Ese Orden cuando desee registrar una factura para una orden especifica. Use Factura cuando desee registrar una factura para diferentes ordenes. Existe también una opción para crear facturas generales y líneas de ítems para ordenes de seriadas cargando archivos EDO desde proveedores EDI. 7.1 Orden Recupere una orden usando la barra Orden. Seleccione la orden en la lista y luego seleccione el nodo Factura de la pestaña Orden; la pestaña facturas de la orden se mostrará: Esta ventana muestra la lista de facturas que han sido registradas para una orden específica y permite que actualice una factura o cree una nueva línea junto con una nueva factura general. Para modificar los detalles de una línea de ítem de la factura, seleccione la línea deseada y actualícela en el panel inferior.

93 Nuevo Para registrar los detalles para una nueva línea de factura, pulse sobre Nuevo. Si la factura general no existe, una será creada para usted. Fact. General Para ver o actualizar una factura general y sus líneas de ítem, seleccione una línea y pulse sobre Fact. General. Usted será llevado a la pestaña factura, la cual le proporciona acceso al formulario de la factura y de las líneas de ítems. 7.2 Factura Esta sección explica la factura e incluye las siguientes ventanas: Formulario general de la factura Líneas de ítems de la factura Formulario línea de ítem Lista de presupuestos de la factura Para registrar una factura use la barra factura, la cual permite recuperar una factura general y sus líneas de ítems o crear una nueva factura. En el campo de la izquierda, seleccione el código del proveedor desde la lista o ingrese el código del proveedor. En el campo adyacente, seleccione el número de factura o ingréselo. Para adicionar una nueva factura para el proveedor seleccionado, ingrese el nuevo número de la factura, pulse sobre. El formulario de la factura será mostrado en el panel superior

94 7.2.1 Formulario Factura General Este formulario permite registrar información acerca de la factura general. La siguiente información solo es de lectura, es mostrada en la cabecera del formulario: Línea de ítems (muestra el número de líneas de ítem enlazadas a la factura general), cantidad total de la factura general y cantidad total de todas las líneas de ítem enlazadas. El formulario de la factura general tiene dos paneles: 1. El panel superior, el cual esta dividido en dos pestañas: factura y pagos 2. El panel inferior, el cual esta dividido en cinco pestañas que muestran solo información de lectura con respecto al proveedor y sus direcciones. Botones Los siguientes botones están disponibles en esta ventana: Actualizar Al terminar de llenar el formulario, pulse sobre Actualizar. Refrescar Para que el sistema recalcule la cantidad total y la cantidad local, reinicie la cantidad total en cero y pulse sobre Refrescar. Borrar Para borrar una factura general con todas sus líneas de ítems, pulse sobre Borrar. Usted deberá confirmar su deseo de eliminar. Cambiar número de factura Este botón permite al usuario cambiar el número de la factura general. Haciendo clic en este botón se abrirá la ventana Número de factura en la cual el nuevo número deberá ingresarse. Si uno de los siguientes registros esta conectado a la factura general, la acción también los actualizará: Transacciones del presupuesto, líneas de ítems y registros de ítem. Imprimir Permite imprimir información de la factura, incluyendo información de las líneas y del presupuesto. Cancelar El sistema cancelará la transacción. Pestaña factura

95 Código de proveedor El código del proveedor deberá ser llenado automáticamente por el sistema. Número de factura Ingrese el número de factura asignado por el proveedor. Usted puede ingresar hasta 15 caracteres. Cantidad neta Ingrese la cantidad especificada en la factura para esta orden. Refer. A factura Si existe una factura original a la cual la factura actual se refiere, ingrese ese número aquí. Fecha de la factura Obligatorio. Esta es la fecha en la cual la factura general fue preparada por el proveedor. Embarque Opcional. Tipo Seleccione el tipo de factura. El tipo puede ser REG (normal), PRO (pro forma), o DEP (depósito). Si deja el campo en blanco, el tipo predeterminado será REG. La lista puede ser enriquecida por su administrador. El tipo de factura solo es para propósitos informativos, todos los tipos de factura son manejados de la misma manera por el sistema. Fecha de recepción Esta es la fecha en la cual la factura general fue recibida o registrada por el bibliotecólogo. Si la fecha se deja en blanco, el sistema automáticamente colocará la fecha actual. Gastos generales Opcional. Estado El estado puede ser REG (normal) o SUP (suplemental). Si se deja en blanco, el estado predeterminado será REG. Estados adicionales pueden ser configurados por el administrador. Este estado solo tiene propósitos informativos; ambos estados son manejados de la misma manera por el sistema. Fecha de envío Esta es la fecha en la cual la factura fue enviada por el proveedor a la biblioteca. Si el campo se deja en blanco, el sistema automáticamente colocará la misma fecha del campo fecha de la factura. Seguro Opcional. Moneda Obligatorio. Seleccione la moneda usada para la factura. La primer moneda definida en el registro del proveedor será ingresada como predeterminada. Receptor IVA Seleccione la entidad que debe recibir el valor del impuesto. La lista de receptores de IVA puede ser definida por su administrador. Descuento Opcional.

96 Tipo de cambio Si el proveedor definir una tasa de cambio, ingréselo aquí. El sistema calculará el precio total. Si no es ingresado un tipo de cambio, el sistema consultará la tabla de monedas. Porcentaje IVA Opcional. Este campo puede editarse solo cuando el campo IVA por ítem no esta seleccionado. Si desea, ingrese el porcentaje de la cantidad total que deberá tener el receptor del IVA y el sistema calculará automáticamente la cantidad del IVA. La cantidad del IVA es incluida en la cantidad total (Por ejemplo, si la cantidad total es $117, y usted ingresa 17% para el porcentaje del IVA, entonces el sistema calculará que la cantidad del IVA debe ser $17). Cuando el campo IVA por ítem esta seleccionado, el campo porcentaje del IVA estará inactivo y la cantidad del IVA solo es calculada de las cantidades de IVA de todos los ítem enlazados. Cantidad total Si deja el campo en blanco, el sistema automáticamente llenará la cantidad total en la moneda del proveedor, basado en la cantidad neta más los cargos adicionales o menos los descuentos. Nota El sistema toma la diferencia entre la cantidad neta y la cantidad total (la diferencia esta en los cargos adicionales y descuentos) y los adiciona proporcionalmente a todas las ordenes enlazadas a la factura. Si no desea que los cargos sean distribuidos proporcionalmente a las ordenes, entonces debe ingresar manualmente la cantidad total, asegurándose que sea la misa cantidad neta. Débito/Crédito Indica si esta es una factura débito o una factura de crédito. Cantidad IVA Opcional. Este campo puede editarse solo cuando el campo IVA por ítem no esta seleccionado. La cantidad del IVA es la cantidad que deberá recibir el receptor. La cantidad del IVA es incluido en la cantidad total. Cuando el campo IVA por ítem no está seleccionado, la cantidad de IVA de la factura general es el valor indicado en este campo y el valor del IVA de todos los ítems es calculado de acuerdo con el porcentaje del IVA de la factura general. Cuando el campo IVA por ítem es seleccionado, el campo del IVA estará inactivo. Este es calculado desde la cantidad de IVA de todos los ítems enlazados. Cantidad Local El sistema automáticamente calculará esta información basado en la tasa de cambio efectiva de la moneda o basado en el valor del campo tasa de cambio. Esta información solo es para el despliegue. No es posible cambiarla en esta ventana. IVA por ítem El campo IVA por ítem puede estar seleccionado o no. El valor predeterminado es la casilla en blanco. Cuando el campo es seleccionado, significa que el valor del IVA de los ítems puede ser definido individualmente para cada ítem y la cantidad de IVA de la factura general es calculada desde la cantidad de IVA de todos los ítems enlazados. Cuando el campo no esta seleccionado, significa que la cantidad de IVA de la factura general es la indicada en el campo cantidad de IVA y los valores del IVA de todos los

97 ítems enlazados son calculados de acuerdo con el porcentaje de IVA de la factura general. Nota Usted puede ingresar una nota de hasta 60 caracteres en longitud. Pestaña Pago Fecha de pago Ingrese la fecha en la cual la factura genera fue pagada. (Deje ceros si la factura no ha sido pagada). Número de cheque Ingrese el número del cheque que fue usado para pagar la factura general. (Deje este campo en blanco si la factura no ha sido pagada). Cantidad Ingrese la cantidad que fue o será pagada. Si el campo cantidad se deja en blanco pero el campo fecha de pago es llenado y el estado de pago es P (pagado), la cantidad será tomada del campo Cantidad total de la pestaña Factura en el formulario de la Factura General. Estado Seleccione el estado de pago apropiado. Los estados estándar incluyen: N no esta listo para pago R listo para ser pagada Y esperando autorización para pago P - pagada Más estados de pago pueden ser definidos por su administrador. Su administrador también puede determinar el estado predeterminado de pago cuando una factura general es creada y que estado de pago inmovilizará la factura. Esto significa que todas las operaciones en la factura general y en las líneas de ítems relacionadas (excepto para cambios en el estado del pago) no serán permitidas. Dep. Aprueba De la lista de selección escoja el departamento que aprueba para esta factura general. La lista de departamentos puede ser configurada por su administrador, quien también puede configurar un departamento predeterminado para este campo sea llenado automáticamente por el sistema. Este campo puede usarse como filtro cuando se ejecute el servicio: Reporte de facturas (acq-10). Número de aprobación Usted puede ingresar manualmente un número de aprobación para esta Factura General o asignar un número de aprobación programado el servicio Reporte de facturas (acq-10). Este campo puede usarse también como filtro al ejecutar el servicio: Reporte de facturas (acq-10). Líneas de ítem de la factura Para registrar una nueva línea de ítem en la Factura General o actualizar una línea de ítem existente, seleccione el nodo Línea de ítems de la pestaña Factura. La pestaña Línea de ítems será mostrada en el panel superior.

98 Esta ventana lista todas las líneas de ítems que están enlazadas a una factura general específica. La siguiente información mostrada en el encabezado de la forma solo es de lectura: línea de ítem (muestra el número de líneas de ítems que están enlazados a la factura general), Total factura general y total líneas de ítems. Para modificar una línea de ítem existente, seleccione la línea y actualice los detalles en el formulario del panel inferior. Los siguientes botones están disponibles: Agregar Para adicionar una nueva línea de ítem, pulse sobre Agregar. En la ventana que aparece ingrese el número de la orden a la cual desea adicionar una línea de ítem. Seleccione ignorar para agregar una línea de ítem no conectada a una orden. Esto activará el formulario de la línea del ítem en el panel inferior. Borrar Para quitar una línea de ítem de la lista, seleccione la línea y pulse sobre Borrar. Orden Para ir a la lista de órdenes de la orden asociada con una línea de ítem, seleccione la línea y pulse sobre orden. Este botón se inactivará cuando la línea seleccionada no este conectada a una orden. Formulario línea de ítem Esta ventana esta dividida en dos pestañas principales: Formulario línea del ítem Información de la orden La información bibliográfica carta relacionada con el registro de la orden enlazada es mostrada en la parte superior del panel inferior: La pestaña Información de la orden en el panel inferior también muestra información solo de lectura relacionada con la orden: Información de la orden, información bibliográfica, factura, compromiso y gastos. La pestaña línea de factura permite registrar una entrada para una orden individual (línea de ítem) en la factura General. Si una factura General no existe, una será creada para usted, basado en la información que proporciono en los siguientes campos: tipo, estado, moneda, fecha de la factura, fecha de recepción, fecha de embarque y departamento que aprueba. Si una factura general existe, estos campos no aparecerán en el formulario de la línea del ítem. Los botones en esta ventana incluyen: Agregar/Actualizar Al terminar de llenar la forma, pulse sobre Agregar.

99 Refrescar Si desea que el sistema calcule y muestre la cantidad agregada, la cantidad total y la cantidad local (basado en el cambio de tasa de la moneda), pulse sobre Refrescar. Presupuestos Para ver o asignar los presupuestos que pagarán la factura, seleccione la orden y pulse sobre Presupuesto. Campos Nota Parte de los campos son mostrados cuando una nueva línea es agregada (este no es el caso cuando actualiza una línea de ítem existente). La siguiente es la ayuda para cada campo. Código del proveedor El sistema llenará automáticamente el código del proveedor. Precio estimado Opcional. Ingrese el precio estimado para esta línea de ítem de la factura. Como un predeterminado, el sistema lo llenará con el valor ingresado en el campo Precio final de la pestaña Cantidad y precio del formulario de la orden. Cantidad neta Ingrese la cantidad neta de la orden en la moneda del proveedor. Cantidad adicional El sistema calculará automáticamente esta información tomando las cantidades agregadas en la factura General y distribuyéndolas proporcionalmente a las ordenes individuales. La cantidad mostrada aquí esta en la moneda del proveedor. Cantidad total El sistema calculará automáticamente esta información agregando la cantidad neta y la cantidad adicional. La cantidad total esta en la moneda del proveedor. Si la cantidad total es cambiada, y la orden tiene un presupuesto asignado, el presupuesto será debitado de acuerdo con. Cantidad local El sistema calculará automáticamente esta información basado en la tasa de cambio de la moneda. Esta información solo es para el despliegue. No puede cambiarse en esta ventana. Número de unidades Ingrese el número de unidades que se facturan. Como predeterminado, el sistema lo llenará con el valor que se ingreso en el campo Número de unidades en la pestaña Cantidad y precio del formulario de la orden. En el caso de que existan más líneas de ítem para esta orden, el número de unidades es definido tal como el número restante de unidades de la orden y las demás líneas de ítems. Número de factura El sistema llenará automáticamente el número de la factura. Crédito/Débito Indique si esta factura es un débito o un crédito. Moneda Seleccione la moneda usada para la factura.

100 Código del objeto Seleccione el código del objeto apropiado para esta línea de ítem. Si el uso del código de un objeto es obligatorio (dependiendo de su configuración), un código de objeto debe ser asignado a la factura y debe coincidir con los códigos asignados al presupuesto. Porcentaje IVA Opcional. Si la casilla IVA por ítem no esta seleccionada, este campo estará inactivo. Si la casilla IVA por ítem de la factura General esta seleccionada, este campo puede ser editado y usted puede calcular la cantidad del IVA ingresando un porcentaje en este campo. Cantidad del IVA Opcional. Si la casilla del IVA por ítem de la factura General no es seleccionada, este campo estará inactivo. Si la casilla IVA por ítem esta seleccionada en la factura general, este campo puede editarse y la cantidad del IVA puede ingresarse manualmente o puede ser calculada de la cantidad total ingresando un porcentaje para el IVA. Nota Usted puede ingresar una nota de hasta 200 caracteres en longitud. Verificar fechas de suscripción traslapada (Solo para seriadas y ordenes pendientes) Si la casilla esta marcada, los campos fechas de suscripción desde/hasta son obligatorios y el periodo cubierto es verificado contra otras líneas de ítems de a factura de la misma orden para ver si existe una fecha traslapada. Si la casilla no esta marcada, usted no tendrá que llenar los campos de fechas desde/hasta y el sistema no verificará si existen fechas traslapadas. El valor predeterminado (marcado o no) para esta casilla es determinado en acq.ini. Fecha Sus. Desde/Hasta (Solo para líneas de ítems para seriadas y ordenes pendientes). Ingrese el periodo cubierto de la factura. Estos campos solo son obligatorios cuando el campo Verificar fechas de suscripción traslapadas. Orden completamente facturada Este campo solo esta disponible si la factura esta completa, esto es, usted no espera otra factura para la orden. Marque la casilla pulsando en ella. Si espera recibir facturas adicionales para esta orden, deje la casilla en blanco. Para facturas incompletas, el sistema continúa debitando el compromiso del presupuesto hasta que la factura este completa. Cuando la factura esta completa, si la cantidad facturada es diferente del compromiso, el presupuesto es debitado de acuerdo con la cantidad facturada. La opción para marcar/no marcar esta casilla solo está disponible cuando se agrega una nueva línea de ítem. Cuando modifica, la casilla no es mostrada. Para modificar el estado de la factura, use la casilla Estado de factura completa de la pestaña Información de la orden en el formulario de la Orden. Lista de presupuestos de la factura Cuando pulse sobre el botón Presupuestos en el formulario de la línea de ítem, la siguiente ventana es mostrada.

101 Esta ventana lista los presupuestos que pagarán la factura para esta orden. Usted puede asignar uno o más presupuestos. De esta forma, varios presupuestos pueden pagar varias cantidades hasta sumar el total de la orden. La columna comp/activo muestra la suma comprometida, dividida en dos partes: La primer parte es la cantidad original comprometida basada en el precio estimado en el formulario de la orden. La segunda parte es la diferencia entre la cantidad del compromiso original y la cantidad de la factura. Esta diferencia esta referida como la cantidad activa. (La cantidad activa automáticamente se pone en cero cuando la factura es registrada como completa ). Botones Los botones disponibles en esta ventana son: Agregar presupuesto Para asignar un nuevo presupuesto para esta factura, llene el campo llamado código de presupuesto para agregar y luego pulse sobre el botón Agregar presupuesto. Débito Para indicar la cantidad por la cual un presupuesto particular será debitado, seleccione el presupuesto, y luego ingrese la cantidad en el campo llamado Cantidad a debitar, pulse sobre el botón Débito. Borrar presupuesto Para borrar un presupuesto de la lista, seleccione el presupuesto y pulse sobre Borrar. Balance Para ver el balance del presupuesto seleccionado, pulse sobre Balance. Crear Este botón permite recrear el presupuesto desde el compromiso de la orden. Si la creación del presupuesto desde el compromiso falla, un mensaje es mostrado con los detalles de todos los errores.

102 Por ejemplo: en un sistema que trabaja con códigos de objeto: la creación del presupuesto falla cuando el código del objeto del presupuesto no coincide con el código del objeto de la línea de ítems. Un mensaje será mostrado indicando que no hay coincidencia entre los códigos de objetos. Cerrar Después de hacer todos los cambios deseados en la ventana, pulse sobre Cerrar. Campos Agregar código de presupuesto Este es el código único que identifica el presupuesto. pulse sobre la flecha ubicada a la derecha del campo para seleccionarlo de la lista de presupuesto. Cantidad a debitar Esta es la cantidad que será debitada del presupuesto seleccionado. Usted puede llenar la cantidad actual en este campo o dejarlo en blanco e ingresar un porcentaje del precio estimado en el campo Porcentaje del compromiso. Porcentaje a debitar Este es un porcentaje de la cantidad que será debitada del presupuesto seleccionado. Si llena este campo, deje en blanco el campo Compromiso. Cantidad facturada, Cantidad local, Moneda de la factura La información en estos tres campos solo es de referencia; no puede ser cambiada en esta ventana. Total Debitos Si uno o más presupuestos han sido asignados para pagar la factura, este campo muestra la cantidad total que hasta ahora ha sido cargada. 8 Recepción Este capítulo incluye las siguientes secciones: Lista de ordenes recibidas Formulario de recepción Para registrar la llegada de unidades para ordenes de monografía (tipo M) o de ordenes pendientes /tipo O), seleccione el nodo Recepción en la pestaña Orden. Para la verificación en el proceso de ordenes de Seriadas (tipo S), vea Verificar fascículos en la sección del capítulo de Seriadas. Además, dependiendo de la configuración realizada por su administrador el módulo de Adquisiciones/Seriadas, mientras se genera la línea de ítem en la función factura usted recibirá un mensaje preguntándole si desea registrar el material como recibido. 8.1 Lista de recepción de ordenes Cuando pulse sobre el nodo Recepción, la lista es mostrada en el panel superior:

103 Esta ventana muestra el número de unidades ordenadas, el número de unidades que han sido reportadas como recibidas, y lista el número de unidades que se han recibido en fechas especificas. Para cambiar los detalles acerca de las unidades recibidas, seleccione la línea apropiada y actualice los detalles en el formulario de recepción del panel inferior. Botones Los siguientes botones están disponibles en esta ventana: Agregar Para reportar la recepción de unidades, pulse sobre Agregar. recepción es mostrado para su edición. El formulario de Borrar Para borrar una línea de la tabla que muestra el número de unidades recibidas y la fecha en la cual se recibieron, pulse sobre Borrar. Imprimir Para imprimir un recibo de recepción, seleccione una entrada y pulse sobre Imprimir. 8.2 Formulario de recepción Cuando pulse sobre el botón Agregar en la lista de recepción, el formulario se activa en el panel inferior. Esta ventana permite registrar una nueva recepción de unidad/unidades o modificar los detalles de unidades que han sido recibidas. Cuando termine de llenar el formulario, pulse sobre Agregar. Si cambia los detalles de las unidades que han sido recibidas, pulse sobre Actualizar. Campos No. Unidades recibidas Ingrese el número de unidades que está recibiendo. El sistema automáticamente ingresa el valor predeterminado, el cual es tomado del campo Número de unidades del formulario de la orden. Fecha de embarque Este campo es opcional. Ingrese la fecha en la cual el proveedor envia las unidades a su biblioteca. Fecha de recepción

104 Ingrese la fecha en la cual las unidades han llegado. Si deja el campo en blanco, la fecha actual es llenada automáticamente. Nota Usted puede ingresar una nota de hasta 60 caracteres en longitud Orden recibida completamente Para ordenes de tipo O (ordenes pendientes), esta opción no está disponible Para ordenes de tipo M (monografía): Si todas las unidades para esta orden se han recibido, seleccione esta opción Si son esperadas más unidades, no seleccione esta opción Si uno de los ítems recibidos ha sido solicitado y el administrador ha configurado la estación del cliente de esta manera, un mensaje aparecerá indicando que una solicitud está pendiente para este ítem. Adicionalmente, cuando el formulario de llegada es impreso, un mensaje indica que el ítem recibido esta solicitado. Auto Actualizar Fecha esperada de llegada Si desea que la fecha del próximo reclamo sea calculada, entonces seleccione esta opción. En este evento, la fecha del Reclamo es calculada como sigue: Para ordenes de monografía: Fecha actual + Z70-DELIVERY-DELAY (de acuerdo con el tipo de entrega del material) Para ordenes pendientes: Fecha actual + Z68-MAX-NO-ARRIVAL-DAYS Para ordenes de seriadas: Fecha actual + Z70-DELIVERY-DELAY (de acuerdo con el tipo de entrega del material) Si no selecciona esta opción, entonces el campo Fecha esperada de llegada está disponible para que usted actualice el campo de fecha de la orden manualmente. Cuando una nueva llegada es registrada, este campo es seleccionado predeterminadamente al abrir la ventana con el formulario de llegada. Debe notarse que cuando se cambia una llegada existente, la casilla Auto actualizar la fecha esperada de llegada no está seleccionada predeterminadamente, como es el caso cuando una nueva llegada es registrada. Fecha esperada de llegada Si la opción de actualización automática de la fecha esperada de llegada no es seleccionada, usted puede ingresar la fecha en la que espera recibir la orden. Esta fecha es usada por el sistema cuando los reclamos son procesados automáticamente (lote). Si la opción de actualización es seleccionada, entonces este campo será solo de lectura y la fecha esperada de llegada será calculada por el sistema como se indica: Para ordenes de monografía: Fecha actual + Z70-DELIVERY-DELAY (de acuerdo con el tipo de entrega del material) Para odenes pendientes: Fecha actual + Z68-MAX-NO-ARRIVAL-DAYS Para ordenes de Seriadass: Fecha actual + Z70-DELIVERY-DELAY (de acuerdo con el tipo de entrega del material).

105 9 Reclamos Este capítulo incluye las siguientes secciones: Reclamo en lote Reclamo manual Los reclamos generalmente son enviados al proveedor cuando un ítem ordenado no llego cuando se esperaba. Usted puede enviar reclamos a proveedores para ordenes de monografías usando el servicio Reporte de reclamos y cartas para ordenes de monografías (acq-12). Los reclamos para ordenes pendientes son enviadas usando el servicio Reporte de reclamos para ordenes pendientes (acq-11). Alternativamente, usted puede enviar reclamos manualmente, uno a la vez, hacienda clic en el nodo Reclamos en la pestaña de Ordenes (también disponible para seriadas y ordenes pendientes). El procedimiento que debe seguirse para reclamos depende, ante todo, en la información proporcionada en el formulario de la orden cuando la orden fue creada por primera vez. El siguiente es un ejemplo de la pestaña del proveedor en el formulario de la orden: Los dos campos relevantes son Fecha de reclamo y bitácora de reclamos. Fecha de reclamo (para monografías) A menos que ingrese su propia fecha, el sistema calcula la fecha de reclamo cuando la orden es enviada, de acuerdo con el tipo de entrega del material y la demora definida en el registro del proveedor. Después de esto, el sistema continuará actualizando la fecha del reclamo automáticamente si los reclamos están siendo manejados por el servicio Reporte de reclamos y cargas para ordenes de monografías (acq-12). Si los reclamos son manejados manualmente (pulsando en el botón Nuevo reclamo en la lista de reclamos), entonces la fecha del reclamo será actualizada solo si el bibliotecólogo lo solicita. Además para la fecha de reclamo que es actualizada en periodos de tiempo, el sistema almacena la fecha estimada original de llegada (EDA original), la cual es la misma de la primera fecha de reclamo. La EDA original puede verse en la pestaña de despliegue de la orden del formulario de la orden.

106 Opción reclamo en lote (para Monografías) Si selecciona la opción de reclamo en lote de la pestaña Proveedor en el formulario de la orden, el sistema enviará los reclamos para esta orden cuando el servicio Reporte de reclamos y cartas para ordenes de Monografías (acq-12) se ejecuta. Si no selecciona esta opción, entonces la única forma de enviar un reclamo para esta orden es enviándola manualmente pulsando en el botón Nuevo Reclamo en la lista de reclamos. 9.1 Reclamos en lote Si la casilla reclamo en lote es seleccionada en la pestaña Proveedor del formulario de la orden, el sistema incluirá la orden en el servicio Reporte de reclamo y cartas para ordenes de monografías (acq-12). Cuando este servicio es programado, el sistema calculará la nueva fecha de reclamo de acuerdo con el valor ingresado en el campo Número de días hasta el próximo reclamo en el servicio Reporte de reclamo y cartas para ordenes de monografías (acq-12), o, si este valor es cero, por los predeterminados del proveedor (basado en el tipo de entrega y la demora en días). El reporte de reclamos generado por el servicio Reporte de reclamo y cartas para ordenes de monografías (acq-12) arroja dos impulses. Una impresión será la lista de todas las ordenes para las cuales la casilla reclamo en lote fue seleccionada, mientras que la otra impresión será la lista de todas las ordenes para las cuales la casilla no fue seleccionada. El servicio Reporte de reclamos y cartas para monografías acq-12 también genera cartas de reclamo. Las plantillas que definen estas cartas están ubicadas en el directorio form_spa del escenario. En este directorio, acq-first-claim-00 y acqadditional-claim-00 son usadas por la función en lote. 9.2 Reclamo Manual Para enviar un reclamo individual, seleccione el nodo Reclamos en la pestaña Orden. Cualquier reclamo previamente enviado para una orden sera listado en la lista del panel superior. Para enviar un Nuevo reclamo, desde la lista de reclamos de la orden, pulse sobre Nuevo. Este activa el formulario del reclamo en el panel inferior:

107 Esta forma permite registrar un reclamo para una orden. Usted puede usarla también para cambiar los detalles de un reclamo que ya esta registrado. Cuando termine de llenar el formulario, pulse sobre Agregar. Si cambia los detalles de un reclamo ya registrado, pulse sobre Actualizar. Claves para los campos Enviar reclamo Seleccione esta opción si desea enviar el reclamo (a través de /edi/impreso). Usted puede usar este campo también para volver a enviar un reclamo enviado en el pasado. No seleccione esta opción si desea actualizar un reclamo sin enviarlo. Formato de la carta Seleccione un tipo de formato de la carta de la lista. El formato solo es relevante cuando el reclamo es enviado al correo electrónico o impreso (no es relevante para reclamos EDI). Fecha de reclamo Ingrese la fecha valida para este reclamo. La fecha predeterminada es la fecha actual. Texto del reclamo Ingrese cualquier comentario que desee adicionar al reclamo. Fecha de respuesta Si ha recibido respuesta del proveedor, ingrese la fecha de la respuesta. Respuesta del proveedor Si ha recibido una respuesta del proveedor, ingrese o seleccione un texto estándar de la lista de selección. Actualizar automáticamente la fecha esperada de llegada Este campo es mostrado para todos los tipos de órdenes. Si desea que la fecha del próximo reclamo sea calculada, entonces seleccione esta opción. En este caso, la fecha del reclamo será calculada como sigue: Para ordenes de Monografía: Fecha actual + Z70-DELIVERY-DELAY (de acuerdo con el tipo de entrega del material). Para ordenes pendientes: Fecha actual + Z68-MAX-NO-ARRIVAL-DAYS Para ordenes de seriadas: Fecha actual + Z70-DELIVERY-DELAY (de acuerdo con el tipo de entrega de material). Si no selecciona esta opción, entonces el campo Fecha esperada de llegada esta disponible para que actualice la fecha esperada de llegada de la orden manualmente.