UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de. Contaduría y Administración CAMPUS COATZACOALCOS

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1 1 UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración CAMPUS COATZACOALCOS LA IMPORTANCIA DE LOS INVENTARIOS DE MERCANCIAS EN LAS ENTIDADES DE GIRO COMERCIAL TESINA QUE PARA ACREDITAR LA EXPERIENCIA RECEPCIONAL DEL PROGRAMA EDUCATIVO DE: LICENCIADO EN CONTADURÍA PRESENTA POLONIO HERNANDEZ JENNIFER DIRECTOR DEL TRABAJO RECEPCIONAL: MTRO. JOSÉ LUIS ZAPATA ACOPA COATZACOALCOS, VER. NOVIEMBRE DE

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3 3 ÍNDICE GENERAL INTRODUCCIÓN... 5 CAPITULO 1: GENERALIDADES DE LOS INVENTARIOS ANTECEDENTES DE LOS INVENTARIOS CONCEPTO DE INVENTARIOS TIPOS DE INVENTARIOS CLASIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS FUNCIONES DE LOS INVENTARIOS OBJETIVOS DE LOS INVENTARIOS ADMINISTRACIÓN DE LOS INVENTARIOS CARACTERÍSTICAS Y ANÁLISIS DEL INVENTARIO SISTEMAS DE REGISTRO DE LOS INVENTARIOS El sistema de inventario perpetuo El sistema de inventario periódico CAPITULO 2: VALUACIÓN DE INVENTARIOS VALUACIÓN DE INVENTARIOS POR EL MÉTODO PEPS VALUACIÓN DE INVENTARIOS POR EL MÉTODO UEPS VALUACIÓN DE INVENTARIOS POR EL MÉTODO DETALLISTA VALUACIÓN DE INVENTARIOS POR EL MÉTODO COSTOS PROMEDIO CAPITULO 3: INVENTARIO DE MERCANCÍAS EN LAS ENTIDADES DE GIRO COMERCIALES. 41 (EMPRESAS COMERCIALES) CONCEPTO DE EMPRESA COMERCIAL CONCEPTO DE EMPRESA COMERCIAL CARACTERÍSTICAS DE LAS EMPRESAS COMERCIALES IMPORTANCIA DE LA EMPRESA COSTO DE MANTENIMIENTO DEL INVENTARIO CONTROL INTERNO SOBRE INVENTARIOS EL MÉTODO ABC DE LOS INVENTARIOS

4 4 3.9 PUNTO DE REORDEN LOC (Lote Óptimo de Compra) y el nivel de inversión de inventarios Riesgo en la inversión de inventarios PROBLEMAS FRECUENTES EN EL CONTROL DE INVENTARIOS Falta de registros Exceso de inventario Insuficiencia de inventario Baja calidad de la materia prima dada su caducidad Robo Mermas Desorden beneficios del control de inventarios Planeación de compras de la empresa Planeación del flujo de efectivo FORMATOS DE CONTROL DE INVENTARIOS CONCLUSIÓN BIBLIOGRAFÍA SITIOS DE INTERNET... 69

5 5 INTRODUCCIÓN La necesidad de los inventarios surge de las diferencias entre el tiempo y la localizacion de la demanda y el abastecimiento. Si hubiese un genio para producir lo que se deseara, en el momento y lugar que se deseara, no habría inventarios. Desde el punto de vista del cliente, el inventario de un articulo debe contener tantas unidades como puedan demandarse de hecho un articulo nunca debería de quedar fuera de existencia. En este trabajo de investigación se hablara de los inventarios, ya que son un puente importante de unión entre la producción y las ventas en cualquier tipo de empresa. Los inventarios de materias primas, productos semi-terminados y productos terminados absorben la holgura cuando fluctúan las ventas o los volúmenes de producción, lo que nos da otra razón para el control de inventarios. Estos tienden a proporcionar un flujo constante de producción, facilitando su programación. Los inventarios de materia prima dan flexibilidad al proceso de compra de la empresa. Sin ellos en la empresa existe una situación de la mano a la boca, comparándose la materia prima estrictamente necesaria para mantener el plan de producción, es decir, comprando y consumiendo. Para muchas firmas, la cifra del inventario es el mayor de los activos circulantes.en una empresa manufacturera el inventario equilibra la línea de producción si algunas maquinas operan a diferentes volúmenes de otras, pues una forma de compensar este desequilibrio es proporcionando inventarios temporales o bancos. Los problemas de inventario pueden contribuir, y de hecho lo hacen, a las quiebras de los negocios. Cuando una firma solo falla en que involuntariamente se queda sin inventario, los resultados no son agradables. Si la firma es una tienda de menudeo, el comerciante pierde la utilidad bruta de este artículo. Si la firma es un fabricante, la falta de inventario (incapacidad de abastecer un artículo del inventario) podría en casos extremos, hacer que se detenga la producción. Por el contrario si una firma mantiene inventarios excesivos, el

6 6 costo de mantenimiento adicional puede representar la diferencia entre utilidades y pérdidas. En el primer capítulo se mencionan los antecedentes de los inventarios, así como su concepto general, algunos objetivos y funciones, también la clasificación y los tipos de inventarios. En el segundo capítulo veremos la valuación de los inventarios así como los tipos de inventarios y sus beneficios, hablando de una manera detallada. El tercer capítulo se enfoca al inventario de mercancías dentro de las empresas comerciales, los problemas a que se enfrentan con un inadecuado control de los inventarios.

7 CAPITULO

8 8 CAPITULO 1: GENERALIDADES DE LOS INVENTARIOS. Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario de la empresa o para ser consumidos en la producción de bienes oservicios para su posterior comercialización. La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios: de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como la situación económica de la empresa. 1.1 ANTECEDENTES DE LOS INVENTARIOS. Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez. Que le aseguraran la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la existencia de los inventarios. 1.2 CONCEPTO DE INVENTARIOS. Los inventarios constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior venta, tales como materias, primas, producción en proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancías o las refacciones para el mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de operaciones. Moreno (2002).

9 9 Un inventario es una provisión de materiales que tiene como objetivo principal facilitar la continuidad del proceso productivo y la satisfacción de los pedidos de los consumidores y clientes. 1.3 TIPOS DE INVENTARIOS. Los inventarios de materias primas y materiales, abastecimientos o suministros, productos terminados y en proceso de fabricación, y mercadería en existencia, en tránsito, en depósito o consignada en poder de terceros, al término de un periodo contable, son los más comunes, pero también existen otros que se utilizan para saber con qué cantidad de mercancía o productos cuenta la empresa. Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física. Inventario Intermitente: Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre al, por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte. Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo. Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones. Inventario Físico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y

10 10 cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias. Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos. Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. La preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro fases, a saber: Manejo de inventarios (preparativos) Identificación Instrucción Adiestramiento Inventario Mixto: Inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular. Inventario de Productos Terminados: Todas las mercancías que un fabricante ha producido para vender a sus clientes. Inventario en Transito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte. Inventario de Materia Prima: Representan existencias de los insumos básicos de materiales que abran de incorporarse al proceso de fabricación de una compañía. Inventario en Proceso: Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia

11 11 prima bruta, la que llegará a conformar ya sea un subensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventario en proceso. Inventario en Consignación: Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero él título de propiedad lo conserva el vendedor. Inventario Máximo: Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece un nivel de inventario máximo. Se mide en meses de demanda pronosticada, y la variación del excedente. Inventario Mínimo: Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén. Inventario Disponible: Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta. Inventario en Línea: Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción. Inventario Agregado: Se aplica cuando al administrar las existencias de un único artículo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario, los artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica, etc. Inventario en Cuarentena: Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u otros. Inventario de Previsión: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.

12 12 Inventario de Seguridad: Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrán ser aceptadas demanda. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la Inventario de Mercaderías: Son las mercaderías que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un momento determinado. Inventario de Fluctuación: Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de producción de manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda. Inventario de Anticipación: Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de promoción comercial o aun periodo de cierre de planta. Básicamente los inventarios de anticipación almacenan horas- trabajo y horas-máquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción. Inventario de Lote o de tamaño de lote: Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los artículos adquiridos.

13 13 Inventario Estaciónales: Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir mas económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de producción de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente. Inventario Intermitente: Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable. Inventario Permanente: Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks. Inventario Cíclico: Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema. 1.4 CLASIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS. El inventario puede clasificarse por su forma o función. Clasificación de inventarios por su forma El inventario se mantiene de tres formas distintas: Inventario de materia prima (MP), constituyen los insumos y materiales básicos que ingresan al proceso. Inventario de producto en proceso (PP), son materiales en proceso de producción. Inventario de producto terminado (PT), que representan materiales que han pasado por los procesos productivos correspondientes y que serán destinados a su comercialización o entrega.

14 14 Clasificación de inventarios por su función Inventario de Seguridad o de Reserva, es el que se mantiene para compensar los riesgos de paros no planeados de la producción o incrementos inesperados en la demanda de los clientes. Inventario de desacoplamiento, es el que se requiere entre dos procesos u operaciones adyacentes cuyas tasas de producción no pueden sincronizarse; esto permite que cada proceso funcione como se planea. Inventario en tránsito, está constituido por materiales que avanzan en la cadena de valor. Estos materiales son artículos que se han pedido pero no se han recibido todavía. Inventario de ciclo, resulta cuando la cantidad de unidades compradas (o producidas) con el fin de reducir los costos por unidad de compra (o incrementar la eficiencia de la producción) es mayor que las necesidades inmediatas de la empresa Inventario de Previsión o Estacional se acumula cuando una empresa produce más de los requerimientos inmediatos durante los periodos de demanda baja para satisfacer las de demanda alta. 1.5 FUNCIONES DE LOS INVENTARIOS. En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de otra manera no existiría. En fabricación, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de maquina a maquina y que estas se preparen para producir una sola parte. Funciones: Eliminación de irregularidades en la oferta Compra o producción en lotes o tandas Permitir a la organización manejar materiales perecederos Almacenamiento de mano de obra

15 OBJETIVOS DE LOS INVENTARIOS. Los objetivos de los inventarios son los siguientes: 1. Reducción del riesgo. Se desconoce con certeza la demanda de productos terminados - Stock de seguridad de productos terminados, para evitar un desabastecimiento de demanda ante un aumento. - Stock de seguridad de materias primas, para evitar una detención del proceso de producción. 2. Abaratar las adquisiciones y la producción. La producción por lotes permite reducir costes, puesto que se distribuye el coste fijo de las máquinas. La adquisición de materias primas por lotes permite descuentos, reparto de costes de transporte, etc. En ambas se necesita un gran nivel de inventarios (de productos terminados y de materias primas). 3. Anticipar las variaciones previstas de la oferta y la demanda. Por ejemplo, la escasez de un producto debido a una huelga de sus productores, disminuye la oferta con lo que se debe acumular en los inventarios. Materias primas o productos terminados sometidos a variaciones estacionales aumentan la demanda, con lo que se acumulan en almacenes. 4. Facilidad al transporte y distribución del producto. Si los productos se consumen en un lugar distinto al que se producen, el transporte no puede ser realizado de una forma continua, con lo que se realizará por lotes. 5. Especulación. Acumulación de productos ante futuras subidas de precio 1.7 ADMINISTRACIÓN DE LOS INVENTARIOS. Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de inventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer

16 16 la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación. La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos: 1. Cuantas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado. 2. En que momento deberían ordenarse o producirse el inventario. 3. Que artículos del inventario merecen una atención especial. 4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario 1.8 CARACTERÍSTICAS Y ANÁLISIS DEL INVENTARIO. Es necesario realizar un análisis de las partidas que componen el inventario. Debemos identificar cuales son las etapas que se presentaran en el proceso de producción, las comunes o las que se presenta en su mayoría son: Materia Prima Productos en proceso Productos terminados Suministros, repuestos En caso de materia prima, esta es importada o nacional, si es local existen problemas de abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento. La obsolescencia de los inventarios, tanto por nueva tecnología como por desgaste, tiempo de rotación, tienen seguro contra incontinencias, deberá realizarse la inspección visual de dicha mercadería. Se debe saber la forma de contabilización de los inventarios. Correcta valorización de la moneda empleada para su contabilización. Se debe conocer la política de administración de los inventarios: con quienes se abastecen, que tan seguro es, preocupación por tener bajos

17 precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en procesos y productos terminados; cual es la rotación de los inventarios fijada o determinada. Áreas involucradas en la administración ya sea el Gerente de Producción, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc. Como se realiza el control de los inventarios en forma manual o computarizada. Tecnología empleada. Naturaleza y liquidez de los inventarios, características y naturaleza del producto, características del mercado, canales de distribución, analizar la evolución y la tendencia. 1.9 SISTEMAS DE REGISTRO DE LOS INVENTARIOS. El inventario constituye un activo muy importante dentro de la empresa por lo cual se debe tener un correcto manejo, registro y custodia para que no se vea afectada su situación financier. De los cuales existen dos sistemas de registros inventarios perpetuos y inventario periódico El sistema de inventario perpetuo. Consiste en registrar las operaciones de mercancías de tal manera que se pueda conocer en cualquier momento el valor del inventario final, el costo de lo vendido y la utilidad o perdida bruta. Cuentas que se emplean en el procedimiento de inventarios perpetuos. Las cuentas que se emplean en este procedimiento para registrar las operaciones de mercancías son las siguientes: 1. Almacén 2. Costo de ventas 3. Ventas 17

18 18 Ventajas del procedimiento de inventarios perpetuos. a) Se puede conocer en cualquier momento el valor del inventario final sin necesidad de practicar inventarios físicos. b) No es necesario cerrar el negocio para determinar el inventario final de mercancías, puesto que existe una cuenta que controla las existencias. c) Se pueden descubrir los extravíos, robos o errores ocurridos en el manejo de las mercancías, puesto que se sabe con exactitud el valor de las mercancías que debiera haber. d) Se puede conocer en cualquier momento el valor del costo de lo vendido. pérdida bruta e) Se puede conocer en cualquier momento el valor de la utilidad o de la Las cuentas que integran el procedimiento de inventarios perpetuos son las siguientes: 1.- Almacén. Esta cuenta es del activo circulante, se maneja exclusivamente a precio de costo; su saldo es deudor y expresa, en cualquier momento, la existencia de mercancías, es decir el inventario final.

19 19 A L M A C E N DEBE HABER SE CARGA: 1- Del valor del inventario inicial 2.- Del valor de las compras 3.- Del valor de gastos de compra. 4.- Del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de costo). SE ABONA: 1.-Del valor de las ventas (a precio de costo). 2.- Del valor de las devoluciones sobre compras. 3.- Del valor de las rebajas sobre compras. SALDO DEUDOR: Representa el valor de la mercancía existente en el almacén.

20 Costo de ventas. Es una cuenta de mercancías, se maneja a precio de costo; su saldo es deudor y expresa el costo de lo vendido. Se carga del valor de las ventas (a precio de costo) y se abona del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de costo). COSTO DE VENTAS DEBE HABER SE CARGA: 1- Del valor de las ventas(a precio de costo). SE ABONA: 1.-Del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de costo). SALDO DEUDOR: Representa el importe del costo de las mercancías vendidas. 3.- Ventas. Es cuenta de mercancías, se maneja a precio de venta; su saldo es acreedor y expresa las ventas netas, sin embargo, al terminar el ejercicio, cuando recibe el traspaso del costo de lo vendido, se convierte en cuenta de resultados, pues su saldo expresa la utilidad bruta si es acreedor o la pérdida bruta si es deudor. Se carga del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de venta) y del valor de las rebajas sobre ventas; y se abona del valor de las ventas(a precio de venta)

21 21 VENTAS DEBE HABER SE CARGA: 1.-Del valor de las devoluciones sobre ventas. 2.-Del valor de las rebajas sobre ventas. SE ABONA: 1. Del valor de las ventas (a precio de venta). SALDO ACREEDOR: Representa el importe de las ventas netas efectuadas durante el ejercicio. Con objeto de entender mejor el movimiento de las cuentas Almacén, Ventas y Costo de Ventas, a continuación se presentan los asientos de las principales operaciones de mercancías. Por el Inventario Inicial: Iniciamos un negocio con $ 100,000 en mercancías. Almacén $ 100,000 Capital $ 100,000 Por las Compras: Compramos Mercancías por $ 50,000 en efectivo. Almacén $50,000.= IVA acreditable 8,000.= Bancos $58,000.= Por los Gastos de Compra: Al hacer la compra anterior pagamos por concepto de fletes y acarreos $ 1,000 en efectivo. Almacén $1,000.= Bancos $1,000.=

22 Por las Devoluciones sobre Compras: Devolvimos mercancías por $ 20,000 que nos pagaron en efectivo. Bancos $23,200.= Almacén $20,000.= IVA trasladado 3,200.= Por las Rebajas sobre Compras: Al comprar mercancías por $ 50,000 en efectivo, nos concedieron una rebaja de $ 5,000. Almacén $50,000.= Almacén $5,000.= Bancos 45,000.= Por las Ventas: Vendimos mercancías por $ 60,000 en efectivo, siendo su costo de $ 40,000. Por el precio de venta: Bancos $69,600.= Ventas $60,000.= IVA trasladado 9,600.= Por el precio de costo: Costo de ventas $40,000.= Almacén $40,000.= Por las Devoluciones sobre Ventas: Nos devolvieron mercancías por $ 30,00 que pagamos en efectivo, el costo de su devolución es de $ 20,000 Ventas $30,000.= Almacén $26, IVA por acreditar 3,

23 23 Por el precio de costo: Almacén $20,000.= Costo de ventas $20,000.= Por las Rebajas sobre ventas: Al vender mercancías por $ 40,000 en efectivo, concedimos una rebaja de $ 4,000, el costo de la venta es de $ 30,000. Por el precio de venta: Caja $36,000.= Ventas 4,000.= Bancos $ 40,000.= Por el precio de costo: Costo de ventas $30,000.= Almacén $30,000.= El sistema de inventario periódico El sistema de inventarios periódico, como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancías, ni cuanto es el costo de los productos vendidos. La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual. Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el

24 24 inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo. El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante, es un sistema que facilita la perdida del los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos físicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes. Contabilización en el inventario periódico. En el inventario periódico, las compras de mercancía o de Materia prima, no se contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta compras. Al finalizar el periodo, con el valor allí acumulado, se realiza el juego de inventarios para determinar el costo de venta. Las devoluciones de mercancías compradas se contabilizan también en la cuenta de compras, las ventas se contabilizan en la respectiva cuneta de ingresos, lo mismo que la devolución en ventas. Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo físico y se determina el inventario final, éste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos (Inventarios). Para determinar el costo de las mercancías vendidas por el sistema de inventarios periódico, los registros contables deben mostrar: 1. El costo del inventario al comienzo y al final del año. 2. El costo de las mercancías compradas a lo largo del año.

25 A partir de esta información, el costo de las mercancías vendidas durante el año se puede calcular como sigue: Inventario al comienzo del año $180, (Mas) Compras: , (igual) Costos de mercancías disponibles para la venta.. $750, (Menos) Inventario al final del año.. 200, (Igual) Costos de las mercancías vendidas.. $550, Este ejemplo, la empresa tenia disponible $180, de mercancías para inicio del año. Durante el año compro $570, adicionales de mercancías. Por lo tanto el costo total de las mercancías ofrecidas a los clientes para la venta durante el año ascendió a $750, Al final del año, solo había disponible $200, en mercancías. En consecuencia, el costo de mercancías vendidas durante el año, debe haber sido de $550, En Resumen, el sistema periódico funciona como sigue: 1.- Se toma un inventario físico al final del año para determinar el Inventario Final. Este conteo físico también determina el Inventario Inicial debido a que el inventario final del año anterior es el inventario inicial del año en curso. 2.- las compras de mercancías durante el año se asientan en los registros contables. 3.- El inventario inicial se suma a las compras netas para determinar el coso de las mercancías disponibles para la venta durante el periodo. 4.- El costo del inventario final se resta del costo de mercancía disponible para la venta. La cifra resultante representa el costo de las mercancías vendidas durante el periodo. Él calculo de costos de las mercancías vendidas es un concepto muy importante que requiere de una cuidadosa atención. Para tener un conocimiento 25

26 26 completo de este concepto, se requiere considerar la naturaleza de las cuentas y de los procedimientos contables utilizados para determinar el costo de las mercancías vendidas. El conteo de un Inventario: Actualmente se utilizan varios métodos para determinar las cantidades físicas de un inventario, muchos de los cuales requieren o permiten la utilización de un equipo de trabajo. En el método más sencillo un miembro de un grupo de trabajo cuenta, pesa, mide o hace el estimativo de la cantidad a otro miembro del grupo quien se encarga de anotarla en una hoja de inventario. A continuación le presentamos la notación de un inventario físico en la Hoja de control de Inventario o Libros de Inventarios que es de donde se registran todos los movimientos de las mercancías de una empresa comercializada, al final de cada periodo deben registrarse en el libro de inventarios las existencias de las mercancías, así como el contenido de los estado financieros de manera resumida.

27 27 ALMACENES DOMINGUEZ C. POR A HOJA DE CONTROL DE INVENTARIO FECHA: 05 de Junio, Articulo Ref. Cantidad Costo Unit. Costo Total Pantalones , , Tennis , , Zapatillas SG , , Chancletas S/B 32 1, , Camisas , , T-Shirt , , Medias , ,800.00

28 28 ALMACENES DOMINGUEZ C. POR A HOJA DE CONTROL DE INVENTARIO Inventario del de de 2001 Departamento Sección: Contado por Precio Por Revisado Por Anotado por Calculado Por Importes Descripción Cantidad Unidad Precio Unidad Parcial Total Registros contables para las Operaciones de Venta y Compra: Cuando utilizamos el sistema de inventario físico o periódico. Ejemplo, Omar Muebles S.A compró en Fecha 06 de Febrero 2001 mercancías a crédito por un valor de RD$ 4, a Maderas & Más. Esta mercancía la vende a crédito a Consuelo S.A el 12 de Febrero del 2001 en RD 8, Los asientos de Diarios correspondientes, asumiendo que la empresa utiliza el sistema de Inventario Físico o Periódico.

29 29 ALMACENES DOMINGUEZ C. POR A DIARIO GENERAL Fecha Cta. y Detalles Ref. Auxiliar Débito Crédito Feb.6 Compra Mercancía 4,000 =A= Cuentas Por.Pagar 4,000 Distrib. LEBYS 4,000 Para registrar la compra de Mercancía a crédito Feb.12 Cuentas P.Cobrar 8,500 La Gran vía 8,500 =A= Ventas 8,500 Para registrar las Ventas a Crédito de Mercancías

30 CAPITULO 2 30

31 31 CAPITULO 2: VALUACIÓN DE INVENTARIOS. Existen cuatro métodos para valuar los inventarios en entidades comerciales, ellos son: Detallista, Costos Promedios, Primeras Entradas, Primeras Salidas (P.E.P.S.) y Ultimas Entradas, Primeras Salidas, (U.E.P.S.). Cada empresa en particular deberá escoger para facilitar el trabajo y además en épocas deflacionarias y en épocas inflacionarias se deberá escoger el P.E.P.S., en el primer caso y el U.E.P.S. en el segundo. Estos métodos deben ser aplicados consistentemente y en caso de cambiarse esto se debe de revelar en los estudios financieros con una nota. 2.1 VALUACIÓN DE INVENTARIOS POR EL MÉTODO PEPS. Este método consiste en que los primeros artículos que entran al almacén, son los primeros en salir por lo tanto en inventario o sea las existencias están valuadas a las últimas entradas o sea a los últimos precios de adquisición. El costo de ventas queda valuado a las primeras compras del periodo contable. Cuando existe alza en los precios o sea en época inflacionaria el inventario queda sobrevaluado ya que tiene precios de compra recientes, y el costo de venta queda valuado a precios anteriores, esto afectará los resultados produciendo una mayor utilidad. VENTAJAS: Es que al valuar los inventarios según la corriente normal de existencias se establece una política óptima de administración de los inventarios, pues primero se venderán o enviarán a producción las mercancías o los materiales que entraron al almacén en primer lugar, lo cual propicia que, al finalizar el ejercicio.

32 32 Las existencia del inventario final queden valuadas prácticamente a los últimos costos de adquisición o producción del periodo, por lo que con este método el inventario final mostrado en el balance general se valúa a costos actuales. Si la empresa mantiene una adecuada rotación de existencias, se logra que los costos del inventario final sean cifras muy cercanas a los costos de reposición o reemplazo, por lo que esta información con cifras actuales le es de mucha utilidad a la gerencia, en lo que toca al renglón de inventarios y de su capital de trabajo. Se toma como base la corriente física de las operaciones de compraventa de los artículos, aunque el manejo físico de las mercancías no debe considerarse necesariamente en la valuación de los inventarios. DESVENTAJAS: No cumple plenamente con el principio del periodo contable o acumulación en cuanto al enfrentamiento o apareamiento de los costos actuales de los inventarios con los precios de ventas actuales; es decir, no permite un adecuado enfrentamiento de los ingresos con sus costos correspondientes. Dar salida primero a los costos del inventario inicial, correspondientes al inventario final del ejercicio anterior (no actualizados) y a los costos de las primeras compras del ejercicio, que representan el costo de ventas, origina su valuación a costos antiguos, que habrán de enfrentar a ingresos actuales, obteniendo como resultado una utilidad mayor, pero ficticia que no deriva de un incremento en las ventas, ni de las políticas de comercialización, sino de un inadecuado enfrentamiento entre costos antiguos y precios de ventas actuales.

33 33 PRIMERAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS (PEPS) FECHA ENTRADAS SALIDAS UNIDADES COSTO UNITARIO COSTO TOTAL UNIDADES PRECIO UNITARIO VALOR UNIDADES VALOR 15/12/ $10 $4, $4,000 20/01/11 50 $10 $ ,500 11/02/ ,000 26/02/ , ,200 08/04/ ,700 23/06/ ,200 11/08/ , ,200 02/09/ , ,700 14/10/ , ,600 22/10/ , ,600 09/12/ ,000 TOTAL $11,200 $5,200 $6,000 TABLA 1

34 2.2 VALUACIÓN DE INVENTARIOS POR EL MÉTODO UEPS. Este método quiere decir que los últimos artículos que entrar al almacén son pos primeros en salir, esto quiere decir que el inventario final está representado por las primeras entradas y por lo tanto está valuado a precios de adquisición antiguos. Los artículos vendidos y que se encuentran en el costo de ventas, representan las últimas compras del periodo y están valuados a los últimos precios de adquisición. En una época de alza de precios o sea en época inflacionaria el costo de ventas queda valuado a costos recientes lo que afecta los resultados, reduciendo la utilidad. El inventario queda valuado a costos más antiguos es decir a un valor menor que a precio de mercado. Para poder valuar un inventario con éste método se toman las facturas de las primeras compras del ejercicio. VENTAJAS: Al valuar las existencias finales a los precios de las últimas compras del ejercicio, se obtiene un costo de ventas actualizado, locuaz permite un adecuado enfrentamiento de los ingresos con sus costos, dando cumplimiento al principio del periodo contable y el supuesto fundamental de la acumulación pues enfrenta costos actuales con ingresos actuales, dando como resultado una utilidad real y justa, que tal vez será menor que la obtenida con el método PEPS, pues origina una carga impositiva menor por concepto de ISR y PTU, así como el pago de dividendos e impuestos respectivos, lo cual redunda en beneficio para la empresa al protegerlas de la descapitalización. Asimismo, el importe del costo de venta que aparece en el estado de resultados, cumple con las características de utilidad y confiabilidad pues significa información actualizada 34

35 35 Este método se recomienda en una época de alza de precios o inflacionaria, pero es importante tomar en cuenta lo siguiente: la entidad deberá cuidarse de no considerar al valuar el costo de ventas, las primeras capas de su inventario (inventario inicial y primeras compras del ejercicio), pues los costos antiguos de estos conceptos ocasionarían una desviación del costo de ventas hacia las corrientes de precios bajos, lo que traería aparejado un inadecuado enfrentamiento con los ingresos y una distorsión de la utilidad bruta. Además, se debe mantener una adecuada rotación de los inventarios con reposiciones oportunas. DESVENTAJAS: Se cree que no es congruente con la corriente de mercancías, sin embargo este método no se basa en la corriente de los artículos, sino en la de los precios; es decir, se toma como base sus costos y no su aspecto físico, pues los métodos de valuación no necesariamente deben coincidir con la forma en que se manejan las mercancías. Su principal desventaja es que el inventario final queda valuado a los precios del inventario inicial, que es el inventario final del ejercicio o ejercicios anteriores y a los costos de las primeras compras del ejercicio, razón por la que el inventario final queda valuado a costos antiguos o no actualizados. Por ello el importe que aparece en el balance general hace que este estado financiero no cumpla con las características de utilidad y confiabilidad, pues además de reducir el importe de los recursos totales del activo, distorsiona o deforma la relación del capital de trabajo. Al igual que el método PEPS, este método resuelve los objetivos de la valuación de inventarios a medias, ya que sólo una parte de la información es actual, útil y confiable (costo de ventas del estado de resultado), no así el balance general en el rubro de inventarios.

36 36 ULTIMAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS (UEPS) FECHA ENTRADAS SALIDAS UNIDADES COSTO UNITARIO COSTO TOTAL UNIDADES PRECIO UNITARIO VALOR UNIDADES VALOR 15/12/ $10 $4, $4,000 20/01/11 50 $10 $ ,500 11/02/ ,000 26/02/ , ,200 08/04/ ,700 23/06/ ,000 11/08/ , ,000 02/09/ , ,750 14/10/ , ,500 22/10/ , ,500 09/12/ ,750 TOTAL $11,200 $6,450 $4,750 TABLA 2

37 2.3 VALUACIÓN DE INVENTARIOS POR EL MÉTODO DETALLISTA. Este método de valuación de los inventarios es utilizado frecuentemente por las tiendas departamentales de autoservicio, ya que si adoptaran el método de inventarios perpetuos resultaría un problema. Se divide el almacén formando grupos de artículos. Por ejemplo: calzado, muebles, etc. Se determina el costo y el precio de venta de cada grupo, así como el porcentaje de utilidad bruta de cada una. Con la explicación de este método el importe de inventarios es obtenido valuando las existencias a precios de ventas deduciéndoles los factores de margen de utilidad bruta, así obtenemos el costo por grupo de artículos producidos. Para la operación de este método, es necesario cuidar los siguientes aspectos: Mantener un control y revisión de los márgenes de utilidad bruta, considerando tanto las nuevas compras, como los ajustes al precio de venta. Agrupación de los artículos homogéneos. Control de los traspasos de artículos entre departamentos o grupos. Inventarios físicos periodos para la verificación del saldo teórico de las cuentas y en su caso hacer los ajustes que se producen. 2.4 VALUACIÓN DE INVENTARIOS POR EL MÉTODO COSTOS PROMEDIO Los costos promedios se obtienen dividiendo el valor del inventario de 37

38 38 mercancías entre el número de unidades en existencia. Con el costo promedio se valúan los artículos en el inventario, así como las unidades vendidas que van a dar al costo de ventas. Del concepto anterior podemos desprender la fórmula empleada para calcular el precio promedio, considerando que el importe acumulado de las erogaciones aplicable, podemos denominarlo saldo y el número de artículos adquiridos o producidos lo denominamos existencia, ambos datos se obtendrán de la tarjeta auxiliar de almacén en las columnas respectivas. FORMULA: Costo Promedio= saldo existencia Método de Costo promedio: Este se calcula dividiendo el total del costo de la mercancía disponible para la venta por el número de unidades disponibles para la venta. Este cálculo nos dará un costo por unidad de promedio ponderado, el cual aplica a las unidades en el inventario final. Costo de mercancías dispon. Para ventas $30, # Unidades dispon. Para ventas $ Costo unitario promedio $ Inventario final al costo promedio $ 12, VENTAJAS: En épocas donde los cambios de precios no son bruscos, éste método limita las distorsiones de los precios en el corto plazo, ya que normaliza los costos unitarios en el periodo. DESVENTAJAS:

39 39 Teóricamente es ilógico porque se basa en la idea de que las ventas se realizan en proporción a las compras y que el promedio ponderado es afectado por el inventario inicial, las primeras y las últimas adquisiciones, lo que puede ocasionar un retraso entre los costos de compras y la valuación del inventario, pues los costos iníciales pueden llegar a influir tanto o más que los costos finales. PROMEDIO PONDERADO TABLA 3 INVENTARIO FINAL COSTOS DE VENTAS UNIDADES PRECIO TOTAL UNIDADES PRECIO TOTAL 1, , ,

40 CAPITULO 3 40

41 CAPITULO 3: INVENTARIO DE MERCANCÍAS EN LAS ENTIDADES DE GIRO COMERCIALES. (EMPRESAS COMERCIALES) La importancia de los inventarios en las entidades mercantiles e industriales es ser el motor de la venta, lo que producirá la utilidad a través de un precio superior al costo de adquisición y/o fabricación.. Este le permite a la empresa mantener un número de elementos de cada producto, que puede garantizarle su permanencia en el mercado. Es decir, mantener cierta cantidad de elementos de cada producto para satisfacer las necesidades del mercado que intenta cubrir. 3.1 CONCEPTO DE EMPRESA COMERCIAL Una empresa es una unidad económica que organiza factores de la producción (tierra, trabajo y capital) para producir bienes y servicios con el fin de satisfacer la demanda de los consumidores y de esta forma obtener utilidades. En este proceso, la empresa establece relaciones con otros individuos y otras empresas para realizar la producción. En las últimas décadas se ha encontrado que la organización es un componente importante de las empresas por lo que se ha incorporado como un factor productivo más de las mismas. 3.2 CONCEPTO DE EMPRESA COMERCIAL Expresión última del derecho comercial cuya notificación y contenido trasciende no solo lo jurídico y económico, si no que se inserta en lo político y social. Es el eje sobre el cual gira y se asienta el derecho comercial moderno, basado en el 41

42 42 maquinismo, el industrialismo, la masificación de las operaciones, la celebración de contratos tipos y la concentración de actividades y funciones diferenciadas (posadas). En doctrina su naturaleza jurídica se le ha asimilado ala persona jurídica; al patrimonio de afectación; a tratarse de una universalidad; a concretar como una organización dirigida; hacer un ius singulare que hace la clase así misma. La admisión de la empresa en el derecho comercial importa reconocer que en su evolución, cuyo origen fue profesional, subjetivo, y que con posterioridad con la redacción del código francés Napoleón paso a tener naturaleza objetiva, con la empresa ye el empresario como persona central al decir de barrera Graff su naturaleza tiene un sentido subjetivo (Garrigues), en masa entre empresarios y la empresa. 3.3 CARACTERÍSTICAS DE LAS EMPRESAS COMERCIALES Las empresas comerciales son dedicadas a la compra-venta de artículos elaborados, cosechados o explotados, comprendiendo por igual a distribuidores que a establecimientos con venta directa al publico, o empresas mixtas que vendan tanto al mayoreo como al detalle. La función económica de estas empresas, consiste en actuar como intermediarios a través del tiempo y del espacio, permitiendo al público adquirir los productos que requieren, en la medida de sus necesidades y en los lugares próximos al sitio donde radique o se encuentre. 3.4 IMPORTANCIA DE LA EMPRESA En una economía de mercado las empresas tienen la tarea central de producir los bienes y servicios que los individuos y otras empresas requieren para su subsistencia o funcionamiento. Si bien las empresas sociales del estado también producen su contribución es muy pequeña.

43 43 La producción implica un proceso de toma de decisiones similares a las del consumidor; estas decisiones de producción darán como resultado la oferta. Tales decisiones están limitadas por las posibilidades de producción de que se dispone, dada la situación de conocimiento, tecnología y las dotaciones de recursos. En general, a las actividades que crean un bien o servicio para el consumo actual o futuro se les llama actividades productivas. La producción esta a cargo de agentes que en un determinado momento del proceso económico asumen y toman decisiones importantes sobre que, como y para quienes producir. La actividad productiva nos circunscribe exclusivamente a las empresas mercantiles privadas. Las familias también transforman los factores de producción en cosas útiles (por ejemplo: es fundamental trabajar en un jardín, en el huerto familiar, en la educación de los hijos para convertirlos en seres productivos) y el gobierno también combina tierra, mano de obra y capital para producir los servicios públicos que se demandan como educación, obras viales, seguridad, etc. Pero las empresas privadas se distinguen de esas otras actividades por su propósito no solo de generar un bien o servicio útil para el consumidor, si no porque, gracias a que el consumidor valora ese producto, produce ganancias. En México, hay más de un tipo de empresas, no solo las privadas que buscan beneficio, aun cuando estas son las más importantes para el sistema económico. La teoría económica pone particular interés en las empresas privadas que se dedican a la producción y distribución porque pueden vender sus productos a un precio superior a l que costo producirlo. Sin embargo, aun entre las empresas que buscan la obtención de utilidades hay diferencias importantes.

44 44 Estas diferencias dependen de su organización interna, de su ambiente competidor e institucional y del conocimiento de la tecnología, entre otros factores 3.5 COSTO DE MANTENIMIENTO DEL INVENTARIO. El costo de mantenimiento del inventario incluye todos, los gastos asociados con el hecho de tener un inventario, tales como la renta del almacén donde se guarda, el seguro, el deterioro del producto y el costo de oportunidad el dinero; asimismo por lo general, dichos gastos aumentan en proporción directa a la cantidad promedio de inventario que se lleve. Ejemplo: Si las ventas anuales fueran de 1200 unidades y éstas fueron adquiridas o producidas en un lote, los costos de mantenimiento del inventario serían altos ya que las existencias se iniciarían en 1200 unidades y promediarían 600 unidades durante el año. Se tendría una inversión promedio con un producto y un mantenimiento del inventario de 600 unidades. Por lo contrario, si fueran producidas en lotes de 100 unidades mensuales se reducirían en forma significativa los costos de mantenimiento del inventario, ya que habría como máximo un promedio de 150 unidades de inventario. Los costos de mantenimiento del inventario se pueden expresar como una tasa anual del valor del dinero del inventario. Por ejemplo, los costos de mantenimiento del inventario podrían representar el 35% del valor del inventario analizado como sigue: Almacenaje 10% Seguros 2% Deterioro y obsolescencia 3%

45 45 Costo de oportunidad del dinero 20% 35% El costo de manejo del mantenimiento del inventario es del 35% sobre la inversión promedio de los inventarios. La fórmula para calcular el costo de mantenimiento del inventario (CMI) sería: CMI= unidades promedio del inventario X costo X% de costo de mantenimiento del inventario. Supongamos en este ejemplo que la empresa compra y vende mercancías y el costo de la mercancía es de $16. El cálculo del primer ejemplo sería: CMI= 600 X 16 X 0.35= 3,360 El cálculo del segundo ejemplo sería: CMI= 150 X 16 X 0.35= 840 El costo del mantenimiento del inventario en primer ejemplo de 1200 unidades adquiridas en un lote sería de $3,360 y en el segundo ejemplo con la adquisición de 12 lotes de 100 unidades serían de $840 mejorándose de esta manera la productividad o rendimiento de la entidad en $2,520 que representa un ahorro del 75%. No tendría sentido el adquirir un lote de 1200 unidades si no se obtiene un descuento importante, por lo que en este tercer ejemplo supongamos se obtiene un descuento del 20% sobre el precio de $16, es decir, un precio neto de $12.8. El cálculo sería como sigue: CMI= 600 X X 0.35= 2,688.