MANUAL DE PLANEACION Y EJECUCION DEL CONTEO FISICO Y FORMATOS PARA EL CONTROL DE LOS INVENTARIOS

Transcripción

1 LECTURA 2: MANUAL DE PLANEACION Y EJECUCION DEL CONTEO FISICO Y FORMATOS PARA EL CONTROL DE LOS INVENTARIOS Este es un ensayo elaborado en Enero de 2009, basado en los productos que exige la norma de competencia y únicamente se realizó con fines pedagógicos. MANUAL DE PLANEACIÓN DEL CONTEO FÍSICO DEL INVENTARIO. OBJETIVOS DE UN CONTEO FÍSICO: 1. Determinar correctamente el costo. 2. Verificar que los productos existan físicamente. 3. Comprobar los reportes de Ventas y Producción. 4. Verificar la eficiencia de Producción / Compras con relación a productos irregulares (mermas, mal estado, mal elaborados, caducos, faltantes, sobrantes). 5. Evaluar y decidir sobre productos de lento movimiento, mal estado, obsoletos. 6. Comprobar la rotación de productos. 7. Constatar que el valor no exceda el valor de realización. 8. Verificar que esté registrado correctamente en la Contabilidad. PASOS A SEGUIR ANTES DEL CONTEO ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA 1 Ubicar todas las instalaciones en donde se encuentre producto. 2 Definir los tipos de almacenes: Cerrados, a cielo abierto, silos, Importación temporal (maquila), productos empacados, a granel, apilados. 3 Determinar el día óptimo de conteo y sus respectivos horarios. Elaborar calendario de conteo. Comprobar que no interrumpan los días festivos, horarios de mantenimiento, Cambios de turno, etc. 4 Nombrar un Supervisor encargado del Inventario y hacerle saber a todos quien es el responsable, el cual debe tener capacidad de trato y facilidad para tomar decisiones.

2 5 Definir el equipo participante, determinar las parejas y entrenarlos para que sepan contar los artículos específicos, informarles sobre los horarios, alimentos, tipos de vestimenta, protección, transportación, gastos, remuneraciones, etc. 6 Dar capacidad de decisión a cada grupo, nombrando un jefe de equipo de cada pareja. 7 Lograr el apoyo de la Dirección para que todos cooperen con el conteo. 8 Invitar a Auditoria Interna y Externa. 9 Conseguir la papelería: Listados (manuales o de cómputo) con artículos, clasificados por orden, tablas de apoyo, lápices, borrador, calculadora de bolsillo, maskin tape, marcadores. 10 Del listado de artículos, identificar unidades de medida y uniformarlas, la ubicación de grupos de artículos y el costo. 11 Seleccionar los productos a contar bajo el sistema ABC A = artículos que por su importancia, valor y número se consumen más durante el año B = artículos que por su importancia, valor y número se consumen menos que los A durante el año C = artículos que por su importancia, valor y número se consumen poco durante el año. 12 Elaborar previamente un croquis del lugar y enumerar los anaqueles, paredes, piso y zonas que guarden producto. Repartir el trabajo entre cada pareja, distribuyendo equitativamente la carga. 13 Acomodar los artículos a contar. Lograr que el conteo se realice ágil, confiable y seguro. Los artículos iguales deben estar en un mismo sitio. Comprobar el acomodo, orden distribución, pasillos, flujo del conteo, necesidades para el conteo: Llaves de acceso, Horario y asistencia del personal del almacén (verificar regulaciones sindicales) Balanza, Cintas métricas, Sistemas Kanban, montacargas, tarimas, contenedores, empaquetar la mercancía pequeña, etc. 14 Avisar con anticipación a todas las áreas de la Empresa, qué días se va a efectuar el conteo y que se preparen para que anticipen sus requerimientos. 15 Hacer un simulacro con la papelería y el material. Contar algunos artículos, identificarlos y anotarlos en el listado de conteo. Corregir desviaciones 16 Verificar la necesidad de técnicos o especialistas para apoyar el conteo y manejo de productos especializados. (Químicos, Ingenieros, etc.). 17 Planear para que al final, la recopilación del material sea expedita, segura y confiable. 18 Definir las mercancías de Proveedores en consignación en nuestros almacenes y nuestras existencias en consignación

3 fuera del almacén. 19 Identificar las mercancías en transito de compra y de venta. 20 Separar mercancía facturada no entregada. 21 Identificar mercancía recibida, no registrada. 22 Dentro de lo posible detener entradas y salidas durante el conteo. 23 El día del conteo deben estar registradas todas las entradas y salidas de Almacén, previas al conteo. 24 Efectuar antes del inicio un corte de formas, guardando fotocopia de la siguiente forma en blanco (no utilizada). Comprobando que el último movimiento fue registrado en almacén. Facturas, Entradas, Salidas, Pedidos, Remisiones, Reportes de Producción, Informes de Mercancía en Transito y en Consignación. 25 Iniciar el trabajo de conteo por el mismo orden ABC. 26 Marcar previo al conteo, áreas que correspondan a cada pareja, con claves que determinan los grupos de trabajo, separadas por grupos de artículos de tal manera que no se invadan los territorios de cada uno. 27 Verificar la autenticidad del producto: Que sea el producto que se menciona y que este debidamente y en su totalidad (especialmente cuando esta cerrado, cubierto o empacado). 28 Marcar cada área que haya sido contada (anaquel, pared, piso, etc. con etiquetas, maskin tape, marcador, pintura, etc. ) para no repetir el conteo. 29 Una vez contado, tener la seguridad de que cada grupo no va a repetir el conteo porque inmediatamente puede iniciar atrás de ellos, la entrada y salida de mercancía. 30 Durante el conteo tener soluciones para artículos obsoletos en desuso, inservibles, lento movimiento, caros o con deficiencias en el uso o manejo. Contarlos e identificarlos. 31 Efectuar doble conteo para darle seguridad y confiabilidad. PASOS A SEGUIR DESPUES DEL CONTEO 32 Iniciar inmediatamente después del conteo, el trabajo de selección, valuación y procesamiento de la información y no perder la oportunidad del trabajo realizado. 33 Determinar al final del conteo y recopilación de información, la valuación final y resumen del trabajo. 34 Comparar Conteo contra Contabilidad, determinar diferencias 35 Proponer alternativas sobre bajas (destrucción, remate). 36 Hacer un memorandum para la Dirección, con las anomalías en la guarda, manejo, control, papelería, personal y custodia del Almacén. Informar sobre artículos obsoletos, mal estado, etc., detallar el valor del Inventario, sobre o baja inversión,

4 sus diferencias y describir brevemente el proceso del Inventario y la calificación que el supervisor hace de todo el trabajo. Comentar la separación de actividades de autorización, custodia y registro. Opinar sobre la administración de riesgos, regulaciones aduaneras, precios de transferencia, existencia de gravámenes sobre la mercancía (Certificados de Deposito o Acreedores). Principios contables que deben vigilarse en el proceso de Inventario: Periodo Contable = Realización = Valor histórico original = Consistencia = Revelación suficiente = Importancia relativa = Costos y Gastos identificados Cuantificar en términos monetarios Registrar al valor de Factura inicial El mismo sistema de valuación siempre Información registrada clara y concisa, incluyendo obsoletos, mal estado, etc. No considerar valores o diferencias insignificantes. METODOLOGIA PARA EL CONTEO DE UN INVENTARIO: Actualmente se utilizan varios métodos para determinar las cantidades físicas de un inventario, muchos de los cuales requieren o permiten la utilización de un equipo de trabajo. En el método más sencillo un miembro de un equipo de trabajo cuenta, pesa, mide o hace el estimativo de la cantidad a otro miembro del grupo quien se encarga de anotarla en una hoja de inventario. FORMATOS DE CONTROL DE INVENTARIOS Hay que recordar que dependiendo qué tantos aspectos queremos controlar, serán los formatos que necesitemos.

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6 HOJA PARA TOMA FISICA DE INVENTARIOS Inventario del de de Departamento Sección: Contado por Precio Por Revisado Por Anotado por Calculado Por Importes Descripción Cantidad Unidad Precio Unidad Parcial Total

7 A continuación le presentamos la anotación de un inventario físico en la Hoja de control de Inventario o Libros de Inventarios, donde se registran todos los movimientos de las mercancías que una empresa comercializa (en este caso), al final de cada periodo deben registrarse en el libro de inventarios las existencias de las mercancías, así como el contenido de los estado financieros de manera resumida. ALMACENES LA DICHA S.A HOJA DE CONTROL DE INVENTARIO FECHA: 05 de Junio, 2008 Articulo Ref. Cantidad Costo Unit. Costo Total Pantalones , , Tennis , , Zapatillas SG , , Chancletas S/B 32 1, , Camisas , , T-Shirt , , Medias , , ALMACENES LA DICHA S.A HOJA DE CONTROL DE INVENTARIO Inventario del de de 2008 Departamento Sección: Contado por Precio Por Revisado Por Anotado por Calculado Por Importes Descripción Cantidad Unidad Precio Unidad Parcial Total

8 Registros contables para las Operaciones de Venta y Compra: Cuando utilizamos el sistema de inventario físico o periódico. Ejemplo, Almacén la Dicha S.A, compró en Fecha 06 de Febrero 2008 mercancías a crédito por un valor de $ 4, a Maderas & Más. Esta mercancía la vende a crédito a Consuelo S.A el 12 de Febrero del 2008 en $ 8, Los asientos de Diarios correspondientes, asumiendo que la empresa utiliza el sistema de Inventario Físico o Periódico. ALMACENES LA DICHA S.A DIARIO GENERAL Fecha Cta. y Detalles Ref. Auxiliar Débito Crédito Feb.6 Compra Mercancía 4, =A= Cuentas P.Pagar 4, Madera & Mas 4, Para registrar la compra de Mercancía a crédito Feb.12 Cuentas P.Cobrar 8, Consuelo S,A 8, =A= Ventas 8, Para registrar las Ventas a Crédito de Mercancías En la entrada del diario se puede observar que la compra que realizo la empresa el 06 de Febrero, fue registrada en la cuenta Compra de Mercancía, que será la cuenta control que se utilizara para registrar la compra siempre y cuando sé este utilizando el Sistema de Inventario Periódico o Físico. ACTIVIDAD INDEPENDIENTE: Describa como en su empresa se hace la toma física de los inventarios