Material preparado por: Daniel Jiménez Cornejo 24/06/2017. Daniel Jiménez Cornejo

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1 Material preparado por: Daniel Jiménez Cornejo 24/06/2017 Daniel Jiménez Cornejo

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3 Los inventarios son uno de los rubros más impactantes en el capital de trabajo. Una empresa con elevados niveles de inventarios, puede incurrir en falta de liquidez. El mantener inventarios excesivos tiene un costo para la organización: Mantenimiento, control, administración, aseguramiento, mermas y obsolescencia y costo financiero. Debemos recordar que los inventarios son la razón de ser de la organización, razón por la cual no se deben escatimar recursos para que su administración y control esté en manos expertas, sería muy conveniente hacer una evaluación sobre su valor promedio y la ubicación dentro del organigrama del responsable de los almacenes. 3

4 Sabe perfectamente que tiene en sus bodegas de almacenamiento? Cuenta con un control lo suficientemente eficiente que le responda las siguientes preguntas? 1. Cuantos productos tiene actualmente en existencia? 2. Sabe la fecha exacta de su adquisición? 3. Conoce con precisión cual es la rotación de cada producto o línea de producto? 4. Están conciliadas exactamente sus existencias físicas con los valores contables del inventario? 5. Tiene identificados los productos obsoletos y en mal estado? 6. Tiene cuantificados los faltantes de inventarios? 4

5 Evaluación de control administrativo Las siguientes áreas de su empresa están íntimamente ligadas por procedimientos y documentos de control? 1. Compras 2. Inventarios de materia prima 3. Inventarios de refacciones y auto partes 4. Inventarios de artículos promocionales 5. Inventarios de productos terminados 6. Otros inventarios 7. Contabilidad 8. Cuentas por pagar 9. Tesorería 5

6 Son los bienes de una empresa destinados a la venta o la producción para su posterior venta, tales como materias primas, producción en proceso, artículos terminados, automóviles, construcciones, maquinaria, dinero y otros materiales que se utilicen en el empaque, envases de mercancías o las refacciones para el mantenimiento, que se consuman en el ciclo normal de operaciones. 6

7 Ser el motor de la venta, lo que producirá la utilidad a través de un precio superior al costo de adquisición y/o fabricación. Esta utilidad permitirá a la empresa su existencia a través del tiempo. 7

8 Materias primas y materiales auxiliares de fabricación, Empaques y envases, Producción en proceso, Productos terminados. Otros (Mercancías en tránsito,art. Reventa) Generando la utilidad en el ciclo operativo a corto plazo al convertir las ventas en cuentas por cobrar y en efectivo al lograr su cobro. 8

9 ComercioCompras Costo de ventas Materia Prima IndustriaMano de obra Productos en proceso Productos terminados Gastos indirectos 9

10 Junto con las cuentas por cobrar, constituyen la principal inversión dentro de los conceptos que constituyen el capitalde trabajo. 1) Por el monto de la inversión que se requiere, 2) Por la complejidad y grado de dificultad que implica una administración efectiva, cuyo fin es mantener y/o aumentar la productividad de la empresa. 3) Son necesarios para la operación, sin ellos no hay ventas, no habiendo ventas no hay utilidad y esto llevaraal cierre del negocio. 10

11 Los responsables del manejo y monto de los inventarios requiere tener por lo menos un conocimiento continuo respecto a lo siguiente: 1. Estado actual de los inventarios 2. Localización 3. Antigüedad 4. Existencias actuales 5. Consumo o venta mensual y anual 6. Lote óptimo de compra 7. Máximo y mínimos 8. Costos actuales de mantenimiento 9. Preciosde las materia primas principales 10. Abastecimiento, etc. 11

12 Que tan grande deben ser los inventarios para poder servir a la producción y al mercado? La respuesta es obvia, deben ser lo suficientemente grandes para poder servir a la producción y al mercado, pero sin exceder el tiempo de su posesión y monto, que pueda traer consigo riesgos por obsolescencia o elevados costos de mantenimiento. 12

13 Considerar: Producción programada Respuesta de los proveedores Estacionalidad del producto Eficiencia en la función de compras Posibles beneficios por niveles de compra. 13

14 La Producción en proceso será determinada por los consumos que se requieren y la duración del periodo de producción, que representa el tiempo que transcurre entre la fecha en que se entrega la materia prima en la línea de producción y la fecha en que sale el producto terminado de producción. 14

15 Los Productos terminados son el resultado de la coordinación entre la producción y las ventas presupuestadas. Regla de oro Al aumentar la rotación de los inventarios puede llegar a reducirse la inversión en los inventarios; usted debe determinar las estrategias. 15

16 Las principales causas que son determinantes de la inversión de inventarios son: A) El nivel de las ventas presupuestadas. B) La duración y la tecnología en el proceso productivo. C) La durabilidad y la naturaleza de los productos. D) La moda, estilo o temporalidad. E) El costo financiero de los inventarios. 16

17 Deben de tener como objetivo elevar al máximo el rendimiento sobre la inversión en inventarios, sin descuidar las necesidades del mercado. Las políticas deben pretender lograr lo siguiente: 1. Reducir al máximo la inversión de inventarios en días de inversión, sin afectar las ventas y la producción. 2. Obtener el máximo financiamiento (sin costo) a través de los proveedores. 3. Fijar el nivel aceptable de surtido de productos en los pedidos de los clientes. 4. Mantener las existencias, mediante una administración y control eficientes. 5. Vigilar la exposición de los inventarios ante la inflación y la devaluación. 17

18 El costo de mantenimiento del inventario incluye principalmente el almacenamiento, el seguro, el deterioro del producto y el costo de oportunidad del dinero. Los costos de mantenimiento del inventario se pueden expresar como una tasa anual del valor del dinero del inventario. La fórmula para calcular el costo de mantenimiento del inventario (CMI) seria: CMI = U x Cu x % Cm Donde: U = unidades Cu = costo unitario Cm = costo de mantenimiento 18

19 Supongamos que la empresa mantiene en promedio 600 unidades a un costo unitario de $ c/u. y se tienen los siguientes costos relacionados con los inventarios: Almacenaje 10% Seguros 2% Deterioro y obsolescencia 3% Costo de Admón. Y control 20% Total 35% CMI = 600 x 16 x 35% = $ 3, En caso de requerir saber cuál es el costo de mantenimiento unitario, se realiza el siguiente cálculo: 16 x 35% = $

20 Costes de almacenamiento del inventario sugeridos. (Mínimo, medio y máximo financieramente) Categoría Costes de la infraestructura Costes de Administración de materiales Costes de mano de obra por manipulación adicional. Costes de inversión. Hurtos, desperdicioss y obsolencias. Coste como porcentaje del valor del inventario. 6% (3-10%) 3% (1-3,5%) 3% (3-5%) 11% (6-24%) 3% (2-5%) 20

21 Los gastos de la gestión de compras representan generalmente gastos fijos del departamento de compras y tal vez del control de calidad de materias primas y materiales. Los gastos se generan para poder formular los pedidos con especificaciones, selección del proveedor, negociaciones en los precios, fechas de entrega, gastos de oficina, etc. Los gastos anuales que se generan en la gestión de compras se dividen entre el número de pedidos emitidos y se obtiene el costo por pedido. Ejemplo: si el importe anual de la gestión de compras es de $360, y se han formulado 1,500 pedidos, el costo promedio por pedido es de $ Otro ejemplo: el mismo importe anual de gestión dividido entre las operaciones totales de compra: $360,000.00/14,400, = 2.5% Es decir: el proceso de compra de los inventarios tiene un costo adicional del 2.5% por cada peso comprado. 21

22 En los negocios debe existir la práctica de mantener un inventario de seguridad, con el objeto de amortiguar los choques o situaciones que se crean por cambios impredecibles en las demandas de los artículos por parte de los consumidores. Es generalmente imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones que pueda tener la demanda, pero también es cierto que los negocios deben tener ciertas existencias de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos. La cantidad de seguridad no deberá ser lo suficientemente onerosa como para que pueda considerarse como un alto costo de inventario. 22

23 Es una práctica bastante extendida en las empresas y básicamente consiste en la existencia de una señal al departamento encargado de colocar los pedidos indicando que las existencias de determinado material ha llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido. El punto al que debe hacerse el nuevo pedido debe ser aquel que permita, mientras llega el nuevo pedido, seguir produciendo o vendiendo las existencias. Para determinar el punto de reorden debe tomarse en cuenta el consumo diario, el tiempo de envío del pedido, el surtido del pedido, el tiempo de transportación y entrega, el tiempo de recepción y la política de compra de inventarios. 23

24 Una valiosa herramienta práctica para el manejo de los inventarios que da resultados magníficos, es el método ABC. Que consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de inversión o categorías con objeto de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios, que por su número y monto merecen una vigilancia y atención permanente. Los niveles se establecen así: Nivel A artículos con mayor inversión, pero representan un número menor dentro del inventario. (Mayor control). Nivel B artículos con una inversión media, pero representan un número intermedio dentro del inventario. Nivel C artículos con una menor inversión, pero representan un número mayor dentro del inventario. (Menor control). 24

25 Representación gráfica del análisis ABC Porcentaje de uso anual en dólares A B Clases C Porcentaje delporcentaje de volumen los artículos monetario A B C Porcentaje de artículos en inventario 25

26 Conteo cíclico Se cuenta físicamente una muestra del inventario total con la suficiente frecuencia. Un adecuado control debe priorizar dichos conteos atendiendo a la clasificación señalada. Los conteos deben ser al azar completamente, nunca se deben programar por el riesgo que implica que dicha información sea conocida por personas con intereses en contra de la organización. Debe dejarse siempre evidencia escrita de las personas que intervinieron en el conteo; Quién autorizo?, Quién es el responsable?, Quién ejecuto los conteos?, fecha y hora de inicio y termino del proceso. Se suele utilizar con las clasificaciones ABC: Los artículos de la clase A se cuentan con más frecuencia. 26

27 Ventajas del conteo cíclico Elimina el cierre y la interrupción de la producción necesaria para los inventarios físicos anuales. Elimina los ajustes del inventario anual. Puede Utilizar auditores profesionales para revisar el inventario con precisión. Permite identificar la causa de los errores y tomar una decisión para remediarlos. Mantiene los registros de inventarios exactos. 27

28 Demanda independiente vs. dependiente. Resulta imprescindible que identifique los productos que son dependientes de otro (s) artículos de sus inventarios. Demanda independiente: la demanda de un artículo es independiente de la demanda de cualquier otro artículo. Demanda dependiente: la demanda de un artículo depende de la demanda de otro. 28

29 Se utiliza para minimizar la inversión en inventarios. La filosofía es que los materiales deben llegar exactamente en el momento en que se necesitan para la producción. Lo ideal es que la empresa sólo tenga inventario para trabajo en proceso. Puesto que su objetivo es minimizar la inversión en los inventarios, no se utiliza un inventario de seguridad. Un sistema justo a tiempo exige partes de alta calidad a los proveedores, por eso cuando el JIT funciona adecuadamente, descubre las ineficiencias del proceso. 29

30 Las principales son: La rotación de inventarios. Inventarios a capital neto de trabajo. Inventarios a activos circulantes. Inventarios de activos totales. Inventarios a capital contable. 30

31 Representan la velocidad con que se mueven los inventariosdentro de la empresa. Se calcula dividiendo el saldo del inventario entre el importe de las ventas promedio diarias del producto a precio de costo. Lo más recomendable es realizar este análisis por cada uno de los productos en inventario, o en su defecto por cada una de las líneas de producto y concluyendo en un resultado ponderado. Saldo del Inventario 3,051, días Ventas diarias promedio del periodo: 113,026 31

32 Representa la parte que constituyen los inventarios de capital neto de trabajo. Inventarios = 8,320 = 79% Capital de trabajo 10,500 Si el resultado es superior al 50% del capital de trabajo NETO, puede generalmente indicar una sobre existencia en inventarios. 32

33 Representa la parte que constituye los inventarios del total de los activos circulantes. Inventarios = 8,320 = 42% Activo circulante 20,000 Debe vigilarse su tendencia y en su caso reducir su participación, dependiendo de la política de inversión que se quiera mantener. 33

34 Representa la participación que los inventarios tienen en el total de los activos. Inventarios = 8,320 = 13% Activo Total 62,000 Esta razón muchas veces nos da a conocer que tipo de negocio es, comercial o industrial, dependiendo del grado de inversión que se tenga. 34

35 Representan la parte de la propiedad de los accionistas que ha sido invertida en inventarios. Inventarios (netos) = 8,320 = 34% Capital contable 24,800 Por lo tanto el porcentaje restante está siendo financiado vía pasivos, es decir el 66%. 35

36 El principal financiamiento de los inventarios: Se obtiene de los proveedores. No tienen costo y se tiene la oportunidad de obtener descuentos por pronto pago. Otros: Préstamo de habilitación o avío se destina a la adquisición de materias primas, mano de obra y costos relacionados con la producción en proceso. Programas para micro y pequeña empresa para atender todaslas necesidades de financiamiento. Programas de modernización que apoya al capital de trabajo derivado del incremento de la capacidad de la producción. 36

37 En algunas empresas existen riesgos de: Obsolescencia Caducidad Tiempo de vida (perecederos) Robo 37

38 Los inventarios deben estar asegurados contra: Incendio Terremoto Huracán Robo con violencia Cualquier otro riesgo inherente a su condición Se debe implementar controles que salvaguarden los activos y el patrimonio de la empresa y sus accionistas 38

39 Incrementar la inversión en inventarios es una protección desde el el punto de vista económico. Estos producen una utilidad por exposición a la inflación. Sin embargo debe muy bien ser medido el efecto negativo que pueda generarse por una sobre inversión. La Comunicación y evaluación integral continua entre los departamentos de producción, ventas y finanzas podrá disminuir los riesgos de una devaluación de los inventarios. Modificando los precios de venta por efectos de la inflación se puede lograr una recuperación que contrarreste el efecto de una inversión excesiva de inventarios 39

40 Que sucede con los intereses ganados o pagados en épocas de inflación? Inversión o deuda: 350,000 Tasa nominal o tasa bruta: 12.0% 42,000 I.S.R. (Aplicable a los intereses) 10.0% 4,200 Tasa neta. 10.8% 37,800 Inflación del periodo: 7.0% 24,500 Tasa real 3.8% 13,300 40

41 La SOBRE INVERSIÓN es una protección económica, para minimizar el efecto de la inflación acelerada, pero tiene un costo de capital que debe ser cuantificado. Si la tasa de inflación supera al costo del capital, podrá optarse por elevar la inversión en inventarios, hasta donde la liquidez de la empresa lo permita. Se debe evitar la erosión del margen de utilidad bruta para conservar la productividad de la empresa. 41

42 Ser el motor de la venta, lo que producirá la utilidad a través de un precio superior al costo de adquisición y/o fabricación. Esta utilidad permitirá a la empresa su existencia a través del tiempo. Sacrificable Riesgo No sacrificar Margen Precio Recuperar el 100% Costo 42

43 El sistema del control debe incluir: Control Contable Kardex o software Control Físico Almacén y custodia Control de nivel de inversión Rotación 43

44 Entenderemos por valuación de inventarios la forma en que se valúan las salidas del almacén, afectando directamente el costo de ventas identificándolo con el ingreso obtenido, pudiendo ser: Promedios ponderados Primeras entradas, primeras salidas (PEPS) Últimas entradas, primeras salidas (UEPS) Identificados Detallistas 44

45 Se le conoce como sólo promedios y para determinar el costo a que se le da salida del almacén, se divide el costo total de las existencias entre el número de unidades totales de las mismas. Unidades Costo Importe Fecha Concepto Entrada Salida Existencia Unitario Promedio Debe Haber Saldo Ene-10 compra , , Ene-12 venta , Abr-20 compra , , Abr-25 venta , , Jul-15 compra , , Ago-19 venta , , Sep-05 compra , , Oct-27 venta , ,

46 Este método consiste en valuar las salidas del almacén a los primeros precios, es decir para poder aplicar esta técnica debemos identificar el costo a que se le dio entrada a los lotes de los productos para que al darles salida, los costos de los lotes en existencia más antiguos sean los primeros a los que se les de salida. El costo de venta en la empresa comercial queda valuado a los precios más antiguos, mientras que los inventarios quedan a los costos más actuales. Entradas Salidas Existencias Costo Costo Fecha Concepto Unidades unitario Total Unidades unitario Total Unidades Importe Ene-10 compra , , Ene-12 venta , Abr-20 compra , , Abr-25 venta , , Jul-15 compra , , Ago-19 venta , Ago-19 venta , , Sep-05 compra , , Oct-27 venta , ,

47 Este método consiste en valuar las salidas del almacén a los últimos precios, es decir para poder aplicar esta técnica debemos identificar el costo a que se le dio entrada a los lotes de los productos para que al darles salida, los costos de los lotes en existencia más recientes sean los primeros a los que se les de salida. El costo de venta en la empresa comercial queda valuado a los precios más recientes, mientras que los inventarios quedan a los costos más antiguos. Entradas Salidas Existencias Costo Costo Fecha Concepto Unidades unitario Total Unidades unitario Total Unidades Importe Ene-10 compra , , Ene-12 venta , Abr-20 compra , , Abr-25 venta , , Jul-15 compra , , Ago-19 venta , , Sep-05 compra , , Oct-27 venta , ,

48 En los métodos de valuación se destaca que el manejo físico de los artículos no necesariamente tiene que coincidir con la forma en que se valúan. Otro aspecto muy importante, es que en el uso de cada uno de ellos, su impacto en el costo es diferente, por lo que se deberá elegir el que convenga más a las políticas de la empresa. Independientemente de los métodos, las empresas están obligadas a llevar un control de inventarios de mercancías, para conocer en cualquier momento el valor de los artículos en existencia, así como las unidades físicas, sin necesidad de practicar un inventario físico. 48

49 Evaluar el impacto fiscal de la compra de inventarios, así como del uso de alguno de los métodos de control de inventarios. Determinar hasta que punto es conveniente el pago del impuesto sobre ventas y su posible deducción del impuesto por pagar por ese mismo concepto. 49

50 Por lo que respecta a la adquisición, las reglas se refieren básicamente a los elementos que deben de integrar el costo de la inversión efectuada en inventarios. Por lo que se refiere a la enajenación, las reglas comprenden el modo de incluir el costo de los inventarios vendidos en los resultados de operación (costo de ventas). Es importante mencionar que las empresas tienen derecho a seleccionar las reglas más convenientes de acuerdo a sus características peculiares, siempre y cuando se siga una política consistente y proporcione información suficiente a los usuarios en general. 50

51 Daniel Jiménez Cornejo Asesor de Tesis nivel Postgrado y Doctorado Consultor en Incidencia Política Consultor de Negocios Campus virtual: Página Web: Perfil profesional: sponsive_tab_profile 51