ACTUALIDAD LABORAL 1. NOVEDADES LABORALES Y OBLIGACIONES DE LA COMPAÑÍA PARA EL AÑO 2015.

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1 1 ACTUALIDAD LABORAL 1. NOVEDADES LABORALES Y OBLIGACIONES DE LA COMPAÑÍA PARA EL AÑO A partir del primero (1 ) de enero de 2015, es importante tener en cuenta y actualizar las relaciones laborales con los empleados en los siguientes aspectos: 1. Salario mínimo legal vigente para la vigencia 2015: El salario mínimo legal vigente a partir del primero (1º) de enero de 2015, es de SEISCIENTOS CUARENTA Y CUATRO MIL TRESCIENTOS CINCUENTA PESOS (Col$ ). Esto implica un ajuste automático en dicho salario mínimo y la importancia de realizar lo correspondiente con los salarios integrales, el cual a partir de esta nueva vigencia tendrá un valor mínimo de OCHO MILLONES TRESCIENTOS SETENTA Y SEIS MIL QUINIENTOS CINCUENTA PESOS (Col $ ). 2. Auxilio de transporte para la vigencia 2013: El auxilio de transporte vigente a partir del primero (1º) de enero de 2015, al que tienen derecho los trabajadores que devenguen hasta dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes, es de SETENTA Y CUATRO MIL PESOS (Col$ ). 3. Intereses a las cesantías: Todo trabajador debe recibir de su empleador, hasta el treinta y uno (31) de enero de 2013, el pago por intereses devengados sobre las cesantías del año Consignación de cesantías: Las cesantías a que tiene derecho todo trabajador (salvo los que devenguen salario integral o pertenezcan al régimen tradicional de cesantías), y que hayan sido causadas en el año 2014, deberán ser consignadas en el fondo de cesantías elegido por cada trabajador, teniendo como plazo máximo el catorce (14) de febrero de El empleador que incumpla el plazo señalado podrá incurrir en una moratoria equivalente a un día de salario por cada día de retraso. 5. Prima de servicios: Toda empresa debe pagar a sus trabajadores que no devenguen salario integral una prima de servicios, equivalente a treinta (30) días de salario por un año de servicios, pagaderos semestralmente en partes iguales (dos 1

2 pagos de 15 días de salario cada uno), una el mes de junio, máximo el día 30, y la otra, dentro de los primeros 20 días del mes de diciembre. 6. Suministro de dotación: Todo trabajador cuyo salario sea inferior o igual a dos (2) salarios mínimos legales vigentes y haya cumplido más de tres (3) meses de servicio, tiene derecho a recibir de su empleador cada cuatro (4) meses (30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre), la indumentaria propia de su labor (calzado, vestido, etc.). Es indispensable llevar un registro de dicha entrega con firma del empleado y que se pague en especie (nunca en dinero). Eventualmente, podrían utilizarse bonos de dotación garantizando que se utilicen en calzado y vestido. 7. Reajuste salarial: No existe obligación legal de realizar un reajuste salarial para trabajadores que devengan un salario superior al salario mínimo legal vigente. 8. Actividades recreativas y de capacitación: En las empresas con más de cincuenta (50) trabajadores, que laboren cuarenta y ocho (48) horas a la semana, éstos tendrán derecho a que dos (2) horas de dicha jornada se dediquen exclusivamente a actividades recreativas, culturales, deportivas o de capacitación, de lo cual es conveniente llevar un registro detallado. Este registro puede incluir los datos y tiempos de las personas que no asistieron a las jornadas mencionadas siempre y cuando hubiesen sido convocadas dentro de la jornada laboral. 9. Cuota de aprendizaje del SENA: La empresa deberá contratar un número mínimo de aprendices del SENA en razón a un (1) aprendiz por cada veinte (20) trabajadores y uno (1) adicional por fracción de diez (10) o superior que no exceda de veinte (20). Las empresas que tengan entre quince (15) y veinte (20) trabajadores deberán tener un (1) aprendiz. Cuando haya variación del número de empleados, deberá informarse al SENA en los meses de julio y diciembre de cada año para que se realice el ajuste correspondiente. A elección de la empresa se podrá monetizar la cuota de aprendices. 10. Registro de trabajo extra y de vacaciones: Toda empresa deberá llevar un libro de registro de horas extras y por separado un libro de registro de vacaciones, el cual deberá contener la información mínima requerida por el Código Sustantivo del Trabajo. Para el caso del primer libro (trabajo de horas extra) deberá contener: el nombre del trabajador, la edad, el sexo, la actividad desarrollada, número de horas laboradas indicando si son diurnas o nocturnas y la liquidación de la remuneración correspondiente. Y para el caso del segundo (vacaciones) deberá contener: nombre del trabajador, fecha de ingreso a la Compañía, fecha de inicio y finalización de las vacaciones, fecha de reintegro y la remuneración recibida por las mismas.

3 3 11. Aviso de no renovación de contratos a término fijo: En caso de tener contratos a término fijo, que la empresa no pretenda renovar, deberá darse aviso al trabajador de tal situación, con no menos treinta (30) días de antelación a la fecha de vencimiento del contrato. Es importante tener en cuenta que en los contratos a término fijo inferiores a un año, después de la tercera renovación, el contrato a término fijo se entiende prorrogado por un término equivalente a un (1) año. 12. Reglamento interno de trabajo: Toda empresa comercial que tenga más de cinco (5) trabajadores está obligada a tener un reglamento interno de trabajo, y desde el año 2006, dicho reglamento debe estar actualizado incluyendo lo relacionado con normas sobre acoso laboral. Adicionalmente, es recomendable revisar anualmente si el reglamento se encuentra actualizado respecto de las novedades en materia laboral, tales como licencias (paternidad, maternidad, etc.), vacaciones en dinero, entre otras. 13. Salario integral mensual: Se podrá aplicar en empleados que para 2015 devenguen más de ocho millones trescientos setenta y seis mil quinientos cincuenta pesos (Col$ ), es decir trece (13) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Sugerimos que este tipo de salario se pacte por escrito en el contrato de trabajo o mediante otrosí. 14. Disfrute de vacaciones: Los trabajadores que hubieren prestado sus servicios durante un (1) año tienen derecho a quince (15) días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas. En cualquier caso, estos deben disfrutar como mínimo seis (6) días hábiles de vacaciones al año. Asimismo, el trabajador podrá acumular hasta dos (2) periodos de vacaciones, salvo en los casos de trabajadores técnicos, especializados, de dirección, confianza, manejo o extranjeros, en cuyo caso se podrán acumular hasta cuatro (4) periodos de vacaciones. Igualmente, por mutuo acuerdo se podrán pagar hasta el 50% de las vacaciones en dinero, caso en el cual el trabajador deberá gozar inmediatamente de sus vacaciones. 15. Realización de exámenes periódicos: De acuerdo con la Resolución 2346 de 2007 y 1918 de 2009, es obligación del empleador realizar las respectivas evaluaciones médicas ocupacionales, como parte del subprograma de medicina preventiva y del trabajo. En ese sentido, el empleador debe ordenar y sufragar la práctica de los exámenes periódicos a sus trabajadores con el fin de monitorear la exposición a factores de riesgo e identificar en forma precoz, posibles alteraciones temporales o permanentes de salud de sus empleados, ocasionadas por la labor o por la exposición al medio ambiente de trabajo. Así mismo, para detectar enfermedades de origen común, con el fin de establecer un manejo preventivo. 3

4 La periodicidad de estos exámenes estará determinada por las características de los riesgos a los que el trabajador se encuentra expuesto (tipo de factor de riesgo, intensidad, tiempo de exposición), por el estado de salud, por la susceptibilidad individual del trabajador, y por la merma de sus capacidades que se pueden presentar como consecuencia del proceso natural de envejecimiento, entre otros factores. 16. Pactos de exclusión salarial: Los beneficios y auxilios extra legales pactados como no constitutivos de salario que superen el 40% del total de la remuneración del trabajador, deberán tenerse en cuenta para pagar aportes a la seguridad social (pensiones, salud y riesgos laborales). 17. Trabajadores en Misión: De acuerdo con la Ley 50 de 1990, los trabajadores en misión que atiendan labores ocasionales, accidentales o transitorias; de reemplazo; o en atención a incrementos en la producción de la Compañía, sólo podrán prestar sus servicios por un periodo de seis (6) meses, prorrogables hasta por seis (6) meses más. De otro modo, de acuerdo con la jurisprudencia la superación de dicho término genera una situación jurídica contractual diferente, en la cual, la empresa Usuaria para a ser el empleador y la Empresa de Servicios Temporales la deudora solidaria de las acreencias laborales. 18. Igualdad salarial entre hombres y mujeres: La Ley 1496 de 2011 indicó la obligatoriedad de implementar la igualdad salarial entre hombres y mujeres, mediante la aplicación de criterios como la naturaleza de la actividad a realizar, el acceso a los medios de formación profesional, las condiciones en la admisión en el empleo, las condiciones de trabajo, la igualdad de oportunidades y de trato en materia de empleo y ocupación. El incumplimiento de esta obligación puede generar una multa entre 50 y 500 salarios mínimos mensuales legales vigentes, que podrá imponer el Ministerio del trabajo y haciéndola efectiva a través del SENA (este tema se encuentra pendiente de reglamentación). Asimismo, el empleador tiene la obligación de llevar un registro de perfil y asignación de cargos por sexo, funciones y remuneración, discriminando clase o tipo y forma contractual. El incumplimiento de la obligación de registro, puede generar multas hasta de 150 salarios mínimos mensuales legales vigentes, que podrá imponer el Ministerio del trabajo y haciéndola efectiva a través del SENA (este tema se encuentra pendiente de reglamentación). 19. Retención en la fuente: De acuerdo con la Resolución de 2014, a través de la cual se fijó la Unidad de Valor Tributario (UVT) para este año, el valor

5 5 salarial mensual a partir del cual se efectuará la retención en la fuente es de tres millones seiscientos cuarenta y seis mil ochocientos cincuenta y nueve (Col $ ) (128,96 UVT, según la tabla de retenciones). Cabe recordar, que se tendrán en cuenta para efectos de deducciones de la base de retención, de acuerdo con la Ley 1607 de 2012, los casos de trabajadores que tengan derecho a la deducción por intereses o por corrección monetaria en virtud de préstamos para adquisición de vivienda; los pagos por salud (medicina prepagada y pólizas de seguro) siempre que el valor a disminuir no supere los 16 UVT mensuales; y una deducción mensual de hasta el 10% del total de los ingresos brutos de la relación laboral por concepto de dependientes, hasta un máximo de 32 UVT mensuales. Serán en este caso dependientes, los hijos hasta los 18 años de edad; los hijos entre 18 y 23 años de edad cuyo padre esté financiando su educación en una institución formal de educación superior certificada por el ICFES; los hijos mayores de 23 años de edad con discapacidad física comprobada y certificada por Medicina Legal; el/la cónyuge, compañero(a) permanente, los padres, o los hermanos que no tengan ingresos o cuyos ingresos sea inferiores a 260 UVT (Col$ ) anuales. La calidad de dependientes deberá ser acreditada por el trabajador sujeto de retención al empleador que sea responsable del pago. 20. Impuesto sobre la Renta para la Equidad CREE: Además de los sujetos pasivos (sociedades, personas jurídicas nacionales o extranjeras declarantes del impuesto sobre la renta) del Impuesto sobre la Renta para la Equidad (CREE), la nueva Ley Tributaria (Ley 1739 de 2014), incluyó a los consorcios y a las Uniones Temporales empleadoras. De acuerdo con el artículo 19 de esta ley, en los casos en que la totalidad de sus miembros estén exonerados del pago de los aportes parafiscales a favor del SENA y del ICBF, y estén exonerados del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud, estarán exonerados del pago de los aportes parafiscales a favor del SENA y el ICBF y al Sistema de Seguridad Social en Salud correspondientes a trabajadores que devenguen, individualmente considerados, hasta diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Lo anterior, exceptuando a los empleadores cuyos trabajadores devenguen más de diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes, los cuales continuarán obligados a realizar aportes parafiscales y cotizaciones a salud. 21. Formalidades de la cesión de derechos patrimoniales de autor: Con la 5

6 expedición de la Ley 1450 de 2011, el contrato de cesión de derechos patrimoniales de autor, sea parcial o sea total, deberá constar por escrito y no se exigirá que el mismo se de por escritura pública o por documento privado reconocido ante notario, requisito establecido en regulaciones anteriores. Adicionalmente, este documento deberá ser registrado ante la Oficina de Registro de Derechos de Autor para efectos de oponibilidad frente a terceros. Por otro lado, en las obras creadas para una persona natural o jurídica en cumplimento de un contrato de prestación de servicios o de un contrato de trabajo, el autor será el titular originario de los derechos patrimoniales y morales; pero se presume, salvo pacto en contrario, que los derechos patrimoniales sobre la obra son transferidos al encargante o al empleador, según sea el caso, en la medida necesaria para el ejercicio de sus actividades habituales en la época de creación de la obra. Para que opere esta presunción se requiere que el contrato conste por escrito. 22. Manejo de Datos personales: Con el fin de garantizar la protección de cualquier información concerniente a personas físicas, que tenga carácter privado, que esté ligada a su intimidad y que toque temas susceptibles de discriminación, la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, establecieron una serie de medidas orientadas a la protección efectiva de esta información denominada: datos personales. Con estas medidas, se debe garantizar que la información de los usuarios de una compañía, entidad o cualquier base de datos, esté segura de cualquier ataque o intento de acceso por personas no autorizadas. Siendo la Compañía la responsable del tratamiento de la información suministrada por sus trabajadores durante la vigencia de la relación laboral, esta debe acondicionar e implementar los mecanismos o procedimientos orientados a proteger y al tiempo a obtener la autorización del titular para su tratamiento. Para ello, recomendamos incluir en el contrato de trabajo una cláusula sobre el manejo de datos personales, en la cual se autorice a la Compañía tratar (recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, confirmar, entre otros) los datos personales entregados por el trabajador. 23. Servicio Público de Empleo: Con fundamento en la Ley 1636 de 2013, a través de la cual se buscó proteger y ayudar al cesante a encontrar un empleo conveniente mediante la articulación, coordinación y focalización de las políticas activas y pasivas de empleo; así como ayudar a los empleadores a encontrar y contratar a trabajadores apropiados a las necesidades de las empresa, el Servicio Público de Empleo (SPE) estableció a los empleadores el deber de reportar las vacantes a dicho mecanismo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la existencia de la misma. Para esto, el empleador deberá registrarse ante uno de los

7 7 prestadores de servicio autorizados, para gestionar la información relativa a las vacantes frente al SPE. De esta obligación se encuentran exceptuadas las vacantes que tengan reserva o restricciones de orden legal y las que por solicitud expresa de la Compañía se relacionen con cargos estratégicos, proyectos especiales, posiciones directivas en mercados e industrias especializadas, y todas aquellas que por su naturaleza no puedan ser públicas. 24. Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASO): Como parte de las políticas orientadas a garantizar las buenas prácticas y la disminución de los riesgos de enfermedad y accidentes laborales, las empresas que posean más de diez (10) trabajadores deben conformar un Comité Paritario de Salud Ocupacional. Este organismo estará encargado de vigilar y promocionar las normas, reglamentos y demás disposiciones que tengan que ver con la Salud Ocupacional y la Seguridad dentro de la empresa. Así, de acuerdo con la Resolución 2013 de 1989, modificada por la Resolución 1016 de 1989 y por el Decreto 1295 de 1994, este organismo debe estar conformado por representantes del empleador (elegidos por la Compañía) y representantes de los trabajadores (elegidos por estos) de acuerdo al número de trabajadores de la empresa (Cuadro No.1). El periodo de duración de sus miembros será de dos (2) años en los cuales el empleador tendrá la obligación de proporcionar por lo menos cuatro (4) horas semanales dentro de la jornada normal de cada uno de estos para el funcionamiento del Comité. Número de Trabajadores en la Compañía Menos de De 1000 Número de miembros del COPASO La Compañía debe tener un vigía ocupacional el cual tiene las mismas funciones del COPASO. 1 representante por cada una de las partes. 2 representantes por cada una de las partes. 3 representantes por cada una de las partes. 4 representantes por cada una de las partes. Cuadro 1. Composición del COPASO 7

8 25. Comité de Convivencia Laboral: Con la expedición de la Ley 1010 de 2009 y la Resolución 652 de 2012, toda empresa privada tiene la obligación de conformar un Comité de Convivencia Laboral en la Compañía. Este órgano interno, estará integrado por dos (2) representantes del empleador y dos (2) de los trabajadores, o por un número mayor de acuerdo al tamaño y las necesidades de la Compañía, los cuales en todo caso serán iguales en ambas partes. Ahora bien, en el caso de empresas con menos de veinte (20) trabajadores, dicho comité estará integrado por un representante de los trabajadores y uno del empleador, con sus respectivos suplentes. La duración de los miembros de este Comité será de dos (2) años, a partir de la conformación del mismo, que se contarán desde la fecha de la comunicación de la elección y/o la designación. Durante este periodo, la Compañía debe garantizar un espacio físico para las reuniónes y demás actividades de este Comité, el cual deberá reunirse ordinariamente cada tres (3) meses y sesionará con la mitad más uno de sus integrantes, y extraodinariamente cuando se requiera su inmediata intervención. Dentro sus funciones se encuentran las de evaluar las condiciones laborales; conocer de los casos de acoso laboral; y pronunciarse a través de recomendaciones y planes de acción para prevenir y mitigar los daños de las conductas específicas de acoso laboral. Para que las anteriores se desarrollen de forma adecuada, las empresas privadas deben realizar actividades de capacitación para sus miembros sobre temas como: resolución de conflictos, comunicación asertiva, entre otros. Para estos podrán pedir asesoría y acompañamiento de la Administradora de Riesgos Laborales (ARL). Cordialmente, Iván Cardona Restrepo Socio

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