GXquery Manual. Versión 3.0

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1 Versión 3.0 Última actualización: 31 de Julio de 2007

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3 Introducción La función principal de la herramienta GXquery es la realización de consultas ad hoc 1 por parte del usuario sobre una base de datos. A diferencia de las herramientas de consulta tradicionales (comúnmente denominados reportadores), GXquery permite especificar las consultas en su lenguaje (en términos del negocio) sin necesidad de conocer absolutamente nada de la forma en que los datos están almacenados, la estructura de los mismos, ni ningún concepto técnico. Además tiene la inteligencia de guiar al usuario en el análisis de la información, no permitiendo la realización de consultas inválidas. El objetivo que se persigue, es sustituir gran parte de los reportes específicos de nuestras aplicaciones, que se desarrollan en forma específica y continua, por consultas de carácter dinámico. De esta forma flexibilizamos y potenciamos enormemente el análisis de la información a los usuarios finales. El usuario especificará sus consultas basadas en términos de atributos. Las consultas son realizadas generalmente bajo el siguiente esquema: Figura 1 - Esquema de definición de consultas Bajo este esquema la definición de una consulta implica a grandes rasgos definir lo siguiente: Página 2

4 Atributos a ser analizados y como participarán en la consulta. Restricciones globales de la consulta: Atributos que actúan como filtros globales (Atributo Filtro 1 y 2): No aparecen en ningún eje, pero permiten filtrar información. Datos propios de la interfaz tales como título, descripción, formatos, etc. 1 Nota: Una consulta ad hoc es definida u ocurre cuando la situación actual la haga necesaria o deseable para un fin o propósito particular, o sea que no está preparada de antemano ni forma parte de un plan general (como un software por ejemplo). Página 3

5 Funcionalidad GXquery GXquery funciona como un complemento (Add-In) de Microsoft Excel 2000 o superior, es decir, es un componente que al instalarse permite agregar comandos y funciones al Excel. Estas funciones se utilizarán directamente desde Excel. Al abrir Microsoft Excel, luego de haber instalado GXquery (o luego de cargar el complemento en Excel en la opción Herramientas / Complementos del menú Herramientas) se dispondrá de una barra de herramientas y un menú como los de las siguientes figuras, que permiten la definición de consultas directamente desde cualquier planilla Excel. Guardar consulta Editar consulta Deshacer Configuración Finalizar Sesión Nueva consulta Cerrar Consulta Derechos Aplicar Al t Ayuda Abrir consulta Actualizar Consulta Ver Sentencia SQL Publicar Organizar Consultas Información Graficar Propiedades Cambiar Metadata Figura 2 - Barra de Herramientas de GXquery Página 4

6 Figura 3 - Menú de Opciones de GXquery Mediante las opciones de esta barra de herramientas, se especifica la consulta que se desea realizar, guiado por GXquery. Una vez definida, ésta se ejecuta automáticamente y se cargan los datos resultantes en una tabla dinámica (Pivot Table) o una tabla estática (Query Table) dentro de una planilla Excel. Las tablas dinámicas son una facilidad de Excel que permite manejar información multidimensional, es decir bajo múltiples perspectivas de análisis y su funcionamiento se explica brevemente más adelante, por otro lado las Query Table son una herramienta que brinda Microsoft para crear una consulta plana y obtener datos de una fuente de datos externa con menor facilidad de manipulación que las Pivot Tables. Una vez allí, estos datos se pueden manipular con toda la potencia de Excel, sus tablas dinámicas y gráficos. Página 5

7 Especificación de Consultas Veamos cuáles son los pasos a seguir para la especificación de una consulta: Ingresar al sistema. Seleccionar los atributos a analizar. Modificar las agregaciones por defecto en caso de ser necesario para obtener una correcta visualización de la misma. Seleccionar los filtros y aplicar condiciones avanzadas. Resolver la consulta. Ingreso Al Sistema Antes de utilizar la herramienta GXquery es necesario realizar una autenticación de usuario, mediante nombre de usuario y password. Para ello la primera vez que se quiera realizar una consulta, el sistema desplegará un diálogo para que se autentifique con el Servidor: Figura 4 - Identificación de usuario Página 6

8 El botón Add... que aparece al lado del nombre del usuario permite tener un acceso directo al GXquery Settings para agregar un nuevo usuario, siempre y cuando el nombre de usuario y password ingresados correspondan al usuario supervisor. Además del nombre de usuario y password, se debe indicar la metadata en la cual se desea trabajar. En el combo que aparece en la parte inferior del diálogo se puede seleccionar una metadata del catálogo actual de trabajo. Para cambiar el catálogo actual se puede seleccionar el archivo GXplCat.gpc correspondiente luego de presionar el botón, o editando la entrada [MetadataCatalog] en el archivo Config.ini que se encuentra en el directorio Program dentro del directorio de instalación de GXquery. Una vez autentificado, se ingresa en el diálogo la edición de consultas. Selección de Atributos Al seleccionar la opción New Query o Edit Query de la barra de herramientas de GXquery, aparece el siguiente diálogo que permite seleccionar los atributos que definirán la consulta (ver Figura 5). Página 7

9 Figura 5 - Diálogo de edición de una consulta Para seleccionar los atributos que participarán en la consulta en la sección Attributes puede usarse el botón o haciendo doble click sobre el mismo irán apareciendo en la sección Selected Attributes de la consulta. Usando el botón consulta. en la sección Selected Attributes se eliminan los atributos de la Es importante notar que los atributos dato (que tienen aplicada una agregación) continúan en la lista original ya que pueden formar parte de la consulta más de una vez (con distintas agregaciones). Página 8

10 Selección de Elementos El diálogo para seleccionar los elementos dispone de las siguientes opciones para facilitar la búsqueda, visualización y selección de los mismos: Figura 6 - Selección de elementos Presionando este botón es posible cambiar la vista de árbol a vista plana, o viceversa. Permite mostrar los elementos en orden alfabético, ya sea dentro de la estructura plana o de árbol. En el segundo caso ordena los elementos por cada nodo del árbol. Permite especificar filtros de forma tal de simplificar la búsqueda y obtener un subconjunto de elementos. Al presionar este botón aparece un campo donde es posible editar el filtro de búsqueda. Para buscar por ciertos elementos que coinciden en algunos caracteres pero no en todos, es posible usar comodines en los filtros: * (Asterisco): busca cualquier número de caracteres en la misma posición. Asume asteriscos implícitos al inicio y al final del patrón del filtro.? (signo de interrogación): busca cualquier carácter en la misma posición Ejemplo: Cli???, encuentra: CliId, CliNam, CliAdd, etc. Si se selecciona un determinado nodo del árbol, diferente al nodo raíz, es posible volver al nodo padre presionando este botón. Página 9

11 Atributos disponibles En el diálogo Open Query/Edit Query bajo la lista Attributes hay una opción que permite ver distintos niveles de atributos disponibles en dicha lista, lo cuales se podrán seleccionar para que participen de la consulta. Los botones + y - permiten mostrar los diferentes niveles de atributos como se muestra en la siguiente figura. Figura 7 - Selección de niveles de atributos disponibles Los cuatro niveles existentes son: Página 10

12 - Nivel 1 : Se toman en cuenta TODOS los atributos seleccionados, o sea, todos los atributos seleccionados y los disponibles que se mostrarán pertenecen a una misma tabla extendida. - Nivel 2 : Se toman en cuenta los atributos EJE y los atributos DATO SIN AGREGACION para el cálculo de los disponibles. - Nivel 3 : Se toman en cuenta solo los atributos EJE para el cálculo de los disponibles. - Nivel 4 : No se toma en cuenta ningún atributo seleccionado, o lo que es lo mismo, se muestran todos los atributos de la metadata. El valor por defecto es el nivel 2. Qué es una tabla extendida? El concepto de Tabla Extendida se define de la siguiente manera: Dada una tabla X de la base de datos, a la cual llamamos tabla base, se denomina tabla extendida de la misma, al conjunto de atributos conformado por: Atributos que pertenecen a la tabla X. Atributos de toda tabla Y, tal que la relación entre la tabla extendida determinada hasta el momento y la tabla Y sea N-1. En otras palabras, llamamos tabla base a cualquier tabla de la base de datos en la cual estemos posicionados en determinado momento; y dada cierta tabla base, su tabla extendida comprenderá a todos los atributos de la propia tabla base, más todos los atributos de las tablas que tengan información relacionada unívocamente con la tabla base (relación N-1 desde la tabla base). Por ejemplo si tenemos el siguiente diagrama de tablas: Página 11

13 Tenemos que: Tabla Base Invoices Invoices1 Clients Countries Products Tabla Extendida Invoices, Clients, Countries Invoices1, Invoices, Clients, Countries, Products Clients, Country Countries Products Tipos de Atributos Cada vez que un atributo es enviado al área de Selected Attributes GXquery infiere una agregación predeterminada y según esta información coloca al atributo en un eje determinado asociándole un icono distintivo. La agregación predeterminada de un atributo puede ser: : Sin agregación (Ninguna). : Suma Página 12

14 Esta agregación predeterminada se infiere en primera instancia por GXquery Manager en el momento de creación o impacto de la metadata, sin embargo el usuario supervisor del catálogo podrá cambiar cualquier agregación predeterminada con GXquery Settings en el Tab Attributes en las propiedades de cada atributo. Es recomendable que el usuario supervisor asocie la agregación predeterminada que mejor se ajuste a cada atributo, para facilitar la construcción de consultas a los demás usuarios. A continuación se detalla un resumen de los valores predeterminados inferidos por GXquery. Descripciones, fechas y numéricos sin decimales: sin agregación ( ). Numéricos con decimales: Agregación Suma ( ). Si desea más información de las inferencias realizadas podrá consultar el Manual GXquery Manager en la sección Inference Rules - Loading Options. En la definición de una consulta, la agregación por defecto determina su posición en la tabla dinámica (Pivot Table), área de ejes o datos. Ejes: son los elementos por los cuales se corta la información, se pueden pivotear, etc. y son asociados automáticamente a los atributos sin agregación( ). En caso de manipular una tabla dinámica a su vez podrá seleccionar cuatro tipos de ejes (Filas, Columnas, Páginas y Oculto). Datos: estos elementos se sumarizan según los ejes y toman valores para cada combinación de ejes. Están asociados a los atributos con alguna agregación ( ). Este tipo de atributo debe ser sumable (no se permiten atributos de tipos de dato no numérico en el área de datos de una tabla dinámica). Si desea modificar la agregación predeterminada, esto se puede realizar presionando el botón derecho sobre el atributo seleccionado y en el menú en la opción Type es posible cambiar la agregación como detalla la Figura 8. Página 13

15 Figura 8 - Cambiar agregación en una consulta Es importante resaltar que en caso de utilizar una Query Table como salida de la consulta, estos puntos no aplican dado que este tipo de tabla muestra la información en forma tabular sin hacer distinción en los diferentes tipos de ejes. Figura 9 Áreas de una tabla dinámica Página 14

16 Propiedades de un atributo Dato (con agregación) Cuando se selecciona un atributo con agregación ( ), si no se indica nada más, el valor que se calcula para el mismo es la suma de éste clasificado según los ejes seleccionados (atributos sin agregación). Con la opción Properties... del menú del botón derecho del mouse (o haciendo doble clic sobre el mismo), es posible cambiar esta agregación e indicar otras propiedades para el mismo. El diálogo que se presenta permite configurar los siguientes valores: Figura 10 - Diálogo de propiedades de un atributo Dato Página 15

17 Sección General Title Título que desea aparezca para el atributo en la planilla. El check box 'Default' indica que se asignará el título por omisión determinado a partir de las siguientes reglas: Si el tipo de agregación del atributo es Sum o No aggregation, el título será la descripción del atributo. Si el tipo de agregación del atributo es Count, Average o Percentage, el título se formará con el texto 'Count of', 'Average of ' o 'Percentage of' seguido de la descripción del atributo. Si se elige el mismo atributo con el mismo tipo de agregación más de una vez en la consulta, (algo posible ya que pueden tener diferentes condiciones o filtros, por ejemplo para comparar el promedio de ventas de un año contra el promedio de ventas del año anterior) se agregará al final del nombre (determinado con las reglas anteriores) un número secuencial entre paréntesis. Ejemplo Se define una consulta que involucra el atributo Invoice Total Amount con diferentes agregaciones. Los nombres predeterminados asignados para cada uno de los atributos pueden verse en la Figura 11 - Ejemplo de títulos predeterminados de atributos dato. Figura 11 - Ejemplo de títulos predeterminados de atributos dato Hidden Permite ocultar un atributo en el área de Datos en caso de utilizar una Tabla Dinámica. Aggregation Indica el tipo de función que se aplicará sobre el atributo que se encuentra en los datos. Las funciones son: Página 16

18 Sum Count.Simple Count Advanced Average Percentage No aggregation (en realidad no aplica ninguna función) Antes de detallar las diferentes agregaciones que se pueden especificar con GXquery es necesario aclarar el concepto de atributos agregables. Qué son los Atributos Agregables? Técnicamente atributos agregables son aquellos que son numéricos, o sea que pueden tomar valores enteros o reales. Sin embargo existen otros atributos que son numéricos pero no tiene sentido agregar, como ser Product Id o Area Id. GXquery marca a todos los atributos en el área Attributes del Tab General con el siguiente icono. Una vez que son seleccionados, dependiendo de la agregación de cada atributo, es modificado automáticamente a Suma ( ) o a Sin Agregación ( ). En general, los atributos marcados sin agregación no son agregables (descripciones y fechas) o a pesar de serlo técnicamente (Product Id por ejemplo), no tiene sentido que se agreguen. El usuario podrá modificar esta inferencia utilizando el botón derecho del mouse sobre el atributo en el área de Selected Attributes. Sum El valor predeterminado es Sum, o sea se suman o totalizan todos los valores del atributo que cumplan con los filtros, clasificándolos por los ejes seleccionados. Ejemplo: Total facturado por vendedor La especificación de esta consulta sería: Atributo con agregación Sum: Invoice Total Amount. Atributo sin agregación: Salesperson Name. Average Se utiliza esta forma de agregación cuando se quiere promediar los valores del atributo. Por ejemplo: supongamos que en lugar de querer el total facturado, se desea el promedio diario del monto de ventas por vendedor. Para ello la consulta se especifica de la misma manera: Página 17

19 Atributo con agregación Sum: Invoice Total Amount. Atributo sin agregación: Salesperson Name. La diferencia es que cuando se elige el atributo Invoice Total Amount se debe cambiar la agregación Sum (que es el valor predeterminado) por el de Average, indicando además por qué atributo(s) se desea promediar. En el ejemplo, como estamos calculando el promedio diario, el atributo por el cual promediar es Invoice Date, por lo cual debemos indicar este atributo como atributo del promedio. Figura 12 - Ejemplo de Función de agregación Promedio En el ejemplo anterior promediamos respecto a un único atributo (Invoice Date), pero los atributos por los cuales promediar podrían ser más de uno. Count De la misma forma que podemos promediar un atributo respecto a otros también es Página 18

20 posible contar por ciertos atributos. La agregación Count permite contar las ocurrencias de un atributo con respecto a otro(s). Se permiten realizar dos tipos de especificaciones: Count Simple. Count Advanced. Count Simple Se cuenta la cantidad de ocurrencias del atributo seleccionado. No es necesario realizar ninguna especificación adicional. Ejemplo: Cantidad de clientes. La especificación de esta consulta sería: Seleccionar el atributo agregable: Customer Id. Mediante botón derecho cambiarle la agregación a Count Simple. Count Advanced Esta opción permite contar las ocurrencias de un atributo pero en un determinado evento. Para esto es necesario seleccionar, además del atributo a contar, el evento sobre el cual se desea contar. Ejemplo: Cantidad de clientes que compraron. La especificación de esta consulta sería: Seleccionar el atributo agregable: Customer Id. Mediante botón derecho cambiarle la agregación a Count Advanced En el diálogo de propiedades de un atributo dato, seleccionar un atributo que determine el evento. Como se desea consultar los clientes que compraron, el evento es la factura y por lo tanto se puede seleccionar el atributo Invoice Code. Nota 1: Es importante resaltar que como el Count cuenta ocurrencias diferentes del atributo, si en el ejemplo anterior, en lugar de seleccionar el Customer Id se tomara Customer Name, puede que el resultado no sea el deseado. Esto ocurriría en el caso de que se tengan dos o más clientes con igual nombre. Nota 2: no se consideran los valores nulos para el cálculo de las funciones promedio y cantidad. Observar que tanto para el Average o el Count de un atributo dato, es obligatorio especificar los atributos por los cuales se agrega el mismo; de lo contrario no tiene sentido la consulta. Percentage Página 19

21 Se utiliza para consultar el porcentaje de un atributo respecto al total según algún(os) atributo(s), en lugar del valor absoluto del mismo. También es posible realizar porcentajes sin indicar el atributo de agregación. Ejemplo 1: Queremos consultar el porcentaje facturado por vendedor. Atributo con agregación = Invoice Total Amount En las propiedades de Invoice Total Amount se selecciona agregación Percentage como función de agregación y se selecciona el atributo Salesperson Name. El resultado de la misma será el siguiente: Figura 13 - Porcentaje Es decir, se calcula el porcentaje facturado por cada vendedor, respecto al total de facturado. Es importante notar que este porcentaje es independiente de la cantidad de vendedores que esté viendo en la consulta, ya que el porcentaje siempre se calcula por el total. Es independiente del hecho de estar viendo todos los vendedores o no. En el ejemplo anterior si en el eje hubiese filtrado solo por los Vendedores 1 y 2, los valores para cada uno de ellos serían los mismos. Es posible también definir un porcentaje sin indicar atributo/s de agregación, la diferencia con el caso en que si se definen atributos de agregación, es el total sobre el que se calcula el porcentaje para el atributo. Ejemplo2: Si defino la consulta Percentage of Purchases Total Amount (con atributo de porcentaje Month) con Month como atributo eje poniendo como condición Purchases Total Amount > $1000 voy a obtener para cada mes cual es el porcentaje del importe TOTAL de compras correspondiente a compras que superaron los $1000. En la Figura 14 - Porcentaje se muestra como sería la salida de esta consulta. Página 20

22 Figura 14 - Porcentaje Si en cambio defino la misma consulta pero sin condición de porcentaje voy a obtener para cada mes que porcentaje del total del importe de compras DE ESE MES corresponde a compras que superaron los $1000. En la Figura 15 - Porcentaje sin dimensión de porcentaje se muestra como sería la salida de esta consulta. Figura 15 - Porcentaje sin dimensión de porcentaje Tomar en cuenta que: La segunda consulta no tiene sentido si no se pone una condición sobre el atributo dato (para todos los ejes daría 100%) Tampoco tiene sentido si se define la condición para aplicarse después de agregar. No aggregation Página 21

23 Con esta opción se permite traer los valores de un atributo dato pero sin aplicarles ninguna función de agregación. Veamos unos ejemplos de su aplicación : 1- Es posible colocar atributos de tipo no numérico (fechas, descripciones) como atributos dato de la consulta, pudiendo definir los filtros, condiciones y alertas que tenemos disponibles para atributos dato numéricos. 2- Para el caso de atributos numéricos es posible consultar el detalle de los atributos dato. Si por ejemplo queremos consultar el detalle de las facturas por día. Para eso definimos la consulta de la siguiente manera : Atributo eje: Invoice Date Atributo dato: Invoice Total Amount (sin agregación) En el resultado de la consulta se mostrará el detalle de las facturas y no la agregación de los totales de las facturas para cada fecha como se puede ver en la Figura 16 - Consulta con No aggregation. Esta aplicación es válida solo en Query Tables ya que las Pivot Tables por definición sumariza los valores de los atributos del área de datos para cada combinación de ejes y no es posible mostrar el detalle. Figura 16 - Consulta con No aggregation Página 22

24 Attributes filters Hasta ahora, vimos como realizar consultas del tipo columnas homogéneas. Esto es lo siguiente: varios atributos dato son consultados, clasificados por ciertos atributos eje y condicionados por valores de otros atributos (filtros). En estos casos, los filtros se aplican a TODOS los atributos dato de la consulta. Veamos como ejemplo la siguiente consulta: Se desea analizar las ventas por país y región, donde en la primer columna se desea ver las ventas del año 2002, en la segunda columna las ventas del año 2003, en la tercer columna el pronóstico del año 2003, y en la cuarta columna todo el pronóstico. Vemos que cada columna tiene filtros particulares. Si los atributos filtro fueran homogéneos lo resolveríamos poniendo ese atributo en un eje y seleccionando sólo los valores que interesan; pero éste no es el caso. A este tipo de consultas, las denominamos consultas de columnas heterogéneas. Veamos como resolver esta consulta: Elegimos los atributos Country Dsc, Region Dsc como ejes (por ejemplo, en el eje de las filas). Seleccionamos el atributo Sales in $ como dato y en el panel de selección del mismo, hacemos click derecho y seleccionamos la opción Properties... En este momento aparece el diálogo de propiedades de un atributo dato (Ver Figura 10) que permite configurar diferentes características del mismo. Entre ellas, en el Tab de "Attributes Filters" se permite definirle condiciones (o filtros) a ese atributo dato. Elegimos entonces el Tab Attributes Filters y seleccionamos el atributo Year. Mediante el botón Values, indicamos que el valor a cargar será Podemos también cambiar el título del atributo dato, poniéndole Ventas De esta forma ya tenemos especificada la primera columna de la consulta Página 23

25 Figura 17 - Diálogo de propiedades de un atributo dato - Attribute Filters Armaremos ahora las siguientes columnas. Elegimos nuevamente el mismo atributo dato y lo editamos. Procedemos de igual manera filtrando el mismo por al atributo Year = Elegimos otro atributo dato (Budget $) y lo editamos, filtrándolo en este caso por el atributo Year = Por último, seleccionamos nuevamente el atributo dato Budget $ pero sin indicar condiciones. Así sucesivamente vamos armando las columnas de la consulta. Donde cada columna podrá contener un atributo dato diferente y filtrado por atributos diferentes con diferentes valores. Este tipo de consultas nos da mucha potencia en la extracción de información de la Base de Datos. En definitiva estamos diseñando varias consultas diferentes pero presentadas en un mismo informe. Página 24

26 La selección de los valores del atributo filtro se realiza en forma similar a la selección de valores a cargar de un atributo eje que participa en la consulta. Por más detalle ver Propiedades de un atributo eje Figura 18 - Ejemplo de consulta con filtros particulares para los atributos dato Conditions En el punto anterior vimos como definir un filtro sobre el atributo dato a través de uno o varios atributos por las cuales el mismo sea analizable. En esta sección es posible definir otro tipo de filtros sobre los atributos dato: filtros sobre los valores del atributo dato a considerar en el momento de realizar la consulta. Estos filtros se especifican mediante condiciones las cuales pueden ser definidas utilizando los operadores < (menor), <= (menor o igual), > (mayor), >= (mayor o igual), = (igual), <> (distinto) e Intervalo (entre dos valores). Los valores a utilizar con los operadores se pueden especificar mediante constantes numéricas o parámetros. Página 25

27 Figura 19 - Diálogo de propiedades de un atributo dato - Conditions Nota : Si se define como condición un intervalo entre dos valores V1 y V2, se considerarán los valores V del atributo que cumplan V1 <= V <= V2 Además se puede definir si esa condición se debe aplicar luego de agregar o no (opción Apply after adding). Para entender mejor esta opción veamos un ejemplo: Interesa ver las ventas mayores que U$S Es decir, estamos condicionando los valores del atributo Sales in $, según un valor constante. Respecto a esta condición, la misma podrá ser aplicada antes o después de agregar los datos. O sea, antes de sumar, promediar o contar, o luego de hacerlo. Página 26

28 Supongamos que estamos consultando las ventas por marca. El usuario puede querer ver dos cosas diferentes: Las marcas cuyas ventas superaron los U$S (En este caso se debe tener marcada la opción Apply after adding, la cual es la opción predeterminada y la opción más común). Todas las marcas, sumando las facturas con importes mayores a U$S (En este caso se debe tener desmarcada la opción Apply after adding ). La segunda opción sólo es útil para usuarios más experimentados, ya que sólo tiene sentido cuando se está consultando un nivel de detalle (Facturas, Pedidos etc.) en otro caso no tiene sentido y puede dar lugar a errores en el análisis. Highlighters Las alertas permiten resaltar aquellos valores de los atributos dato que cumplan determinadas condiciones. La manera de resaltarlos consiste en pintar con diferentes colores los valores y/o los fondos de los mismos (ver Figura 22 - Consulta usando alertas). Página 27

29 Figura 20 - Definición de alertas para un atributo dato En este diálogo, aparece una lista de todas las alertas definidas para ese atributo y los botones Add, Edit y Remove alertas. Tanto el botón de Add como el de Edit, muestran un diálogo que permite indicar la condición para la alerta, el operador a utilizar (=, >, <, >=, <=, <>, Intervalo) y la constante numérica o parámetro usada para comparar con el valor del atributo. También se indica el color de frente y el color del fondo de la grilla a utilizar cuando se cumpla la condición de alerta (ver Figura 21 - Configuración de alerta). Nota: Si se define como condición de la alerta un intervalo entre dos valores V1 y V2, se considerarán los valores V que cumplan V1 <= V <= V2 Página 28

30 Figura 21 - Configuración de alerta Los botones con las flechas permiten cambiar el orden de evaluación de las alertas. Orden de evaluación de las alertas Cuando a un mismo atributo se le establecen varias alertas, estas se evaluarán en el orden especificado, dejando de evaluar las alertas siguientes cuando se cumpla una de ellas. Dicho de otra forma, cuando el valor de un atributo cumple con más de una alerta, se aplica la primera que se encuentra en la lista de valores. Figura 22 - Consulta usando alertas Página 29

31 Format Se indica y se permite modificar el formato con el que se mostrarán los valores del atributo sobre la planilla Excel. Propiedades de un atributo Eje (sin agregación) Cuando se selecciona un atributo sin agregación y no se indica nada más, ese atributo será un eje de filas en la tabla dinámica del resultado, y mostrará todos los valores disponibles del atributo. GXquery admite que se configuren ciertas propiedades sobre este tipo de atributos para darle más potencia a la consulta. Si se elige un atributo sin agregación y luego la opción Properties... del menú del botón derecho del mouse (o se da doble click sobre el mismo), aparecerá un diálogo que permitirá realizar esos ajustes. Valores a cargar Como ya se dijo, cuando se selecciona un atributo, si no se especifica otra cosa será un eje de filas con todos los valores disponibles. Esto equivale a elegir la opción el valor All para la opción Show the following attributes values. Existen otros valores posibles: Lista (Selección) Seleccionando la opción List (Selection) se le presentará la lista de valores del atributo, de forma tal que el usuario pueda elegir sólo aquellos valores que desea incluir en la consulta. Esto se realiza mediante los botones y o agregando en forma manual los valores que se desean considerar para el atributo. La forma de realizar esto último es ingresando el valor o parámetro a utilizar en el campo ubicado bajo la lista de Selected Values y presionando el botón Add. La lista de valores existentes en la Base de datos despliega tooltips, característica extremadamente útil cuando la descripción del valor excede al ancho de la lista. Lista (Ingreso manual) Seleccionando la opción List (Manual entry) se habilita una sección para que el usuario ingrese los valores que desea utilizar en la consulta. (ver Figura 23). Página 30

32 Figura 23 - Filtrar por Lista (Ingreso Manual) Mostrar todos los valores excepto los seleccionados Esta opción nos permite indicar, al marcar el checkbox correspondiente, que en la consulta considere los valores DISTINTOS a los seleccionados. Ejemplo: Queremos analizar las ventas por mes para los meses de abril a diciembre. Una forma de indicar esto es ir a las propiedades del atributo Month Dsc, elegir List (Selection) en valores a cargar, seleccionar los valores January, February y March y marcar la opción Show all values except the selected ones. Esta configuración hará que en la consulta se consideren los meses de abril a diciembre. Página 31

33 Nótese que en lugar de seleccionar los nueve valores que queremos utilizar, seleccionamos los tres que no necesitábamos, esto último para atributos con una cantidad muy grande de valores representa una reducción importante en el tiempo y complejidad de la definición de la consulta. Filtrar los valores que se presentan en la lista de selección En caso que la lista de valores sea muy grande, se puede restringir los valores que se le presentan en la misma por medio del campo de Filter. Luego de editado el texto que se quiere buscar, presionando la tecla Tab o haciendo clic en la zona donde aparecerá la lista de valores podremos visualizar la lista de valores; en ella se podrán marcar los valores que se desean incluir en la consulta. Se puede usar el carácter % para hacer ese filtrado de valores más potente. El uso de este carácter se realiza de la siguiente forma: %abc: Trae todos los valores del atributo que tengan al final de su descripción los caracteres abc. abc%: Trae todos los valores del atributo que tengan al principio de su descripción los caracteres abc. abc%def: Trae todos aquellos valores del atributo que tengan al principio de su descripción los caracteres abc y al final los def, pudiendo tener en el medio cualquier otro/s carácter/es. abc: Trae todos los valores cuya descripción sea exactamente igual a abc. %abc%: Trae todos los valores que tengan en alguna parte de la descripción los caracteres abc. Página 32

34 Figura 24 - Lista de selección de valores de un atributo Filtrado de valores por exclusión Cuando se escribe el texto de filtro en la selección de valores del atributo y se marca además la opción de Exclude, solo se traerán los valores que NO cumplan con esa condición de filtro. Ejemplo: Selección de todas los mese excluyendo el valor: April. En el filtro se escribe April, seleccionando la opción Exclude Se da un clic en la zona donde se listarán los valores. Se presentarán en la lista de valores los meses que NO cumplan con la condición de filtro. Se marcan todos los valores y se confirma. De esta forma se estarán seleccionando todos los meses excepto April. Página 33

35 Rangos Seleccionando la opción Ranges se habilita una sección en donde se puede configurar los valores del atributo eje que se utilizarán en la consulta mediante un rango. La definición de estos rangos se realiza en forma similar que las condiciones sobre los valores de un atributo dato. Se pueden especificar utilizando los operadores < (menor), <= (menor o igual), > (mayor), >= (mayor o igual), = (igual), <> (distinto) e Intervalo (entre dos valores). Los valores a utilizar con los operadores se pueden especificar mediante constantes numéricas o parámetros. Nota: Si se define como condición un intervalo entre dos valores V1 y V2, se considerarán los valores V del atributo que cumplan V1 <= V <= V2 Advanced Type En esta opción se determina si un atributo será Eje o Filtro. Si el mismo es un eje, el resultado de la consulta estará clasificado por los valores del atributo, es decir, podrán verse los valores de los atributos dato para cada valor de este atributo. De acuerdo a la opción elegida en el combo asociado, este atributo se verá como eje de las Filas, Columnas, Páginas u Oculto de la tabla dinámica. Las opciones Rows, Columns y Pages indican los distintos ejes que se pueden referenciar en un tabla dinámica. La opción Hidden indica que se cargarán los valores del atributo pero no se desplegará en la Tabla Dinámica, es solamente para que el usuario tenga disponible el atributo en la barra de herramientas de la tabla dinámica en Excel. En cambio, si es un filtro, los valores intervienen en el cálculo del resultado pero no se ven en él, y por tanto la información no puede clasificarse por este atributo, en el encabezado de la consulta se detalla los filtros que intervienen en la misma. Por más información sobre atributos filtro ver la sección Especificación de filtros de este mismo manual. En el ejemplo de la Figura 25 - Ejemplo de Atributos en los distintos ejes de la consulta, se analizan los saldos de pagos realizados por los clientes detallando diferentes características del mismo: Nombre, dirección, teléfono, fax y edad. Página 34

36 Se puede notar que solo los atributos Customer Name, Customer Age y Customer Address se encuentran visibles (eje Fila, eje Columna y eje Página respectivamente), los demás atributos se encuentran en el eje Oculto. Figura 25 - Ejemplo de Atributos en los distintos ejes de la consulta Order El orden especificado para todos los atributos siempre es por Descripción. Las opciones Lista agregan la opción User defined. Relación entre Atributos eje Cuando se eligen dos atributos eje, GXquery infiere la relación que existe entre ambos y sólo despliega aquellos pares de valores que tienen sentido. El ejemplo de la Figura 26 - Valores de atributos relacionadas puede aclarar mejor este punto, Country Dsc. y City Dsc. son atributos relacionados. Página 35

37 Figura 26 - Valores de atributos relacionadas Opciones de una consulta En el tab Options de la ventana de New Query/Edit Query se pueden configurar varias opciones para la consulta que se está definiendo. Las opciones están definidas en dos categoríascomo se muestran a continuación. Página 36

38 Figura 27 Diálogo de Opciones de una consulta Output En esta parte se pueden configurar varias opciones que GXquery tomará en cuenta al desplegar en la planilla una consulta. La primera opción disponible (Show data using) permite indicar que tipo de tabla se usará para mostrar el resultado de la consulta, las opciones son Microsoft Excel Pivot Table (tabla dinámica) y Microsoft Excel Query Table (tabla estática). Como segunda opción se puede configurar que se mantengan los anchos y altos de filas y columnas. Cuando se ejecuta una consulta ésta se muestra en la planilla ajustando los anchos de las columnas al tamaño de las descripciones y valores de los atributos con el alto de fila predeterminado, luego es posible modificar los anchos y altos de las filas y columnas de la planilla según la conveniencia del usuario. En la mayor parte de los casos luego de modificados estos valores es intención del usuario que los mismos se mantengan cada vez que se vuelve a abrir la consulta, este comportamiento se logra marcando el Página 37

39 checkbox Preserve row and column width. En el campo Location se indica la celda de la planilla en donde se colocará la Pivot Table o Query Table con el resultado de la consulta. El formato para indicar la celda es $<columna>$<fila> y esta celda corresponderá al extremo superior izquierdo de la tabla. Como última opción para la salida de una consulta está la posibilidad de volcar el resultado de la misma, además de en una Pivot Table o Query Table, en un archivo con formato XML. Para realizar esto se debe marcar el checkbox At execution, save data in... e ingresar la ruta al archivo correspondiente. Cabe notar que este archivo se creará o actualizará cada vez que efectivamente se ejecute la consulta, o sea, se ejecute una sentencia SQL sobre la base de datos, no se actualizará por ejemplo en el caso en que se cambien descripciones de los atributos ya que en ese caso no se ejecuta nuevamente la consulta. Microsoft Excel Pivot Table Estas opciones están disponibles cuando en la opción Save data using de la configuración de la salida de la consulta está seleccionado Microsoft Excel Pivot Table. La primer opción es Show subtotals, en donde se pueden indicar tres valores posibles: Yes (se muestran todos los totales y subtotales de agregaciones en la Pivot Table independientemente de su validez) No (no se muestra ningún total ni subtotal) Automatic Este último valor indica que se calculen y se muestren solamente aquellos totales válidos, es decir, que no realizan ninguna agregación inválida. La opción se aplica a nivel de consulta, o sea que afecta a todos los atributos eje. Si un atributo dato no se puede totalizar por algún atributo eje, no se podrá totalizar ningún atributo dato por ese atributo eje. Si el valor de la opción es Automatic sólo se mostrarán los totales válidos, esta opción además es inteligente con respecto a los cambios en la Pivot Table, es decir, cuando se cambia el orden de los ejes o se pasan atributos a los diferentes ejes (columnas, páginas, oculto) se vuelve a determinar los totales válidos. Por qué atributos NO se puede agregar un atributo dato? A continuación se listan los casos en que un atributo dato no se puede agregar por un atributo eje. No se puede agregar por ningún atributo si el atributo dato tiene aplicada agregación cantidad o promedio. Si el atributo dato tiene aplicado un porcentaje, no se podrá agregar por los atributos que estén fuera del porcentaje. Página 38

40 Además se puede configurar si la Pivot Table tendrá habilitado el pivoteo, es decir, si se podrán realizar las acciones de manipulación sobre la Pivot Table. Las acciones que se pueden realizar son: Rotación de ejes con drag and drop Ocultar valores de un atributo Agrupar valores de un atributo en un sólo valor Página 39

41 Especificación de filtros (o restricciones) a una consulta Existen dos formas de restringir los datos de una consulta: definirlos directamente en la especificación de la consulta (tanto en las propiedades de los atributos sin agregación como en Condición Avanzada) ó directamente en la planilla. Filtros en la especificación de la consulta Para restringir los datos de una consulta (Por ejemplo: sólo traer de la base de datos, los datos para un determinado año y vendedor) se deben especificar filtros globales a la consulta. Esto se puede realizar de dos formas en el momento de especificar la consulta Condición Avanzada Atributos Filtro Condición Avanzada Esta opción le permite a los usuarios más avanzados, especificar una condición general a la consulta, relacionando atributos, parámetros y valores en forma libre. Seleccionando el Tab Advanced Condition se despliega la siguiente figura. Página 40

42 Figura 28 - Condición Avanzada Aquí se podrá especificar toda condición válida que contenga atributos, constantes, parámetros, operadores relacionales (>, <, =,,, <>), lógicos (AND, OR, NOT) y aritméticos (+, -, *, /). Es posible además utilizar el comando LIKE para condicionar la consulta. El LIKE funciona como el IGUAL (=), por lo tanto si se quiere buscar por substring la forma de hacerlo es por medio del comodín % : Ejemplo : [Customer Name] LIKE "%John%". Se puede armar la condición seleccionado los atributos y operadores desde los botones correspondientes, o de lo contrario podrá digitarlo manualmente. Página 41

43 Sintaxis para condicionar con atributos Date y DateTime: DATE Cuando se ingresa una fecha en la condición el formato soportado es cualquier de los siguientes: Año/Mes/Dia Año-Mes-Dia Año.Mes.Dia El año puede representarse con dos dígitos; así como el día y el mes pueden tener un solo dígito. TIME Para ingresar un TIME se debe usar alguno de estos formatos: hh[a p] Es decir, dos dígitos representando la hora seguidos por la letra a o p. hh:mm[a p] Hora, más dos dígitos representando los minutos. La letra a o p en este caso es opcional. hh:mm:ss[a p] Similar al caso anterior. El separador entre horas, minutos y segundos solamente puede ser: : (dos puntos). DATETIME Formato conformado por una expresión de fecha y otra de hora. Al definir un filtro por un atributo DateTime es obligatorio indicar por lo menos el parámetro hora, de lo contrario se asume tipo de dato Date. Página 42

44 Atributos Filtro Otra forma de definir filtros, es una vez seleccionado un atributo sin agregación en la consulta, mediante la opción Properties... cambiar el tipo del atributo por filtro (en lugar de eje, ver Figura 29 -Atributo filtro en el diálogo de propiedades de un aributo eje). En el ejemplo de la Figura 29 -Atributo filtro en el diálogo de propiedades de un aributo eje podemos apreciar que se han elegido dos atributos filtro: Year y Customer Name (se indica con un icono diferente). Además se indica cómo se seleccionaron los valores a cargar para los filtros (en este caso Lista de Selección y Rango). El procedimiento es similar al de la selección de valores para un atributo eje. Ver Propiedades de un atributo eje en este mismo manual. Figura 29 -Atributo filtro en el diálogo de propiedades de un aributo eje Una vez seleccionados los valores de el/los filtro/s, se muestra en la planilla Excel bajo el título de la consulta el nombre de los filtros y los valores por los que se está filtrando (ver Figura 30 - Encabezado de planilla con definición de filtros). En caso de estar filtrando por más de un valor, éstos se mostrarán separados por coma. Figura 30 - Encabezado de planilla con definición de filtros Página 43

45 Filtros en la planilla Excel La segunda manera de restringir datos en una consulta es la siguiente: una vez que tenemos los datos de una consulta en la planilla, se pueden incluir o excluir valores de un atributo especificada como eje, o pasar de eje a página y seleccionar allí determinado valor. Esto es una facilidad de las tablas dinámicas de Excel. Si bien los resultados en la planilla son iguales haciéndolo de una u otra forma, se debe tener en cuenta que existe una diferencia importante entre ambas técnicas. Al especificar los filtros en la especificación de la consulta sólo se traerán a la planilla aquellos valores que cumplan con ellos (por lo que la ejecución de la consulta será más rápida), si se quieren cambiar esos filtros se debe cambiar la especificación de la consulta y ejecutarla nuevamente. De la segunda forma (especificando los filtros directamente en la planilla), se traen todos los valores de la base de datos (la ejecución de la consulta requiere un tiempo mayor), y directamente en el Excel se decide que valores se mostrarán, pudiendo cambiar estos valores desde la planilla sin necesidad de volver a ejecutar nuevamente la consulta. O sea que dependiendo de las características de la consulta que se está formulando, es mejor una u otra técnica. Parámetros Muchas veces queremos realizar consultas del tipo Ventas por marca para un período de tiempo, siendo este período de tiempo variable (por ejemplo Ventas entre Junio y Diciembre, Ventas en 2004, etc.) sin tener que definir consultas distintas o modificar la consulta cada vez que la vemos a ejecutar. En resumen, lo que queremos incluir en la consulta son condiciones variables, o sea, condiciones que tendrán valores diferentes en cada ejecución de la consulta. Para realizar esto es que tenemos disponibles parámetros en la consulta. Los parámetros se pueden incluir en los siguientes lugares de una consulta: Lista de valores (ingreso manual y selección) Condición Avanzada Condiciones sobre un atributo dato Definición de Rangos Alertas Página 44

46 Estos parámetros pueden ser definidos dinámicamente o explícitamente. En caso de que se definan dinámicamente solo se necesita ingresar el nombre del parámetro por y automáticamente se definirá el Para definir un parámetro dinámicamente en un atributo eje, por ejemplo se selecciona Ranges y en el control donde se digita la cantidad se puede definir un como se muestran en la siguiente imagen: Figura 31 - Determinación de un rango utilizando parámetros Una vez ingresado el parámetro cuando la consulta se ejecute se mostrará un mensaje con los parámetros que hay que ingresar. En el caso del ejemplo el indica el valor con el que se aplicará el operador >= para filtrar los valores del atributo. Página 45

47 Figura 32 - Determinación de un rango utilizando parámetros En caso de que un parámetro haya sido incluido en una lista de valores, se mostrará un botón, junto al campo donde se puede ingresar el valor para el parámetro, que desplegará una lista de los valores almacenados para ese atributo en la cual se podrá seleccionar el valor que se desea que tome el parámetro. Para seleccionar un parámetro ya ingresado se debe presionar el botón que es mostrado en todos los lugares de la definición de la consulta en donde se puede ingresar un parámetro, detallándose la lista de parámetros definidos para esa consulta (Ver Figura 33 - Selección de parámetros ya ingresados). Página 46

48 Figura 33 - Selección de parámetros ya ingresados Los parámetros definidos dinámicamente, se agregan a la lista de parámetros de la consulta en forma automática. Para ver o definir explícitamente un parámetro para la consulta se debe seleccionar el Tab Parameters de la ventana Open/Edit Query, como se muestra en la siguiente figura: Página 47

49 Figura 34 - Parámetros de la consulta Dentro de esta ventana se pueden definir los parámetros de la consulta así como modificar los existentes. Las propiedades que se puedan ver o modificar de un parámetro son: Parameter: es el nombre del parámetro, los nombres se conforman + nombre. Description: es la descripción que aparecerá al ejecutar el diálogo para ingresar un valor para el parámetro. Last value: último valor que tomó el parámetro. Este valor será el que traerá por defecto la próxima vez que se pida ingresar un valor para el mismo. Required: indica si el parámetro es obligatorio o no, en el diálogo para ingresar valores para los parámetros se marcarán con (*) los parámetros que sean requeridos (ver Figura 32 - Determinación de un rango utilizando parámetros) En caso de que el parámetro no sea obligatorio la condición no se aplicará en la Página 48

50 consulta si no se ingresó valor para el parámetro. Resolver la consulta Una vez que se han definido los atributos que integran la consulta, ya se puede resolver la misma, presionando OK en el diálogo de edición de una consulta (ver Figura 5). Para esto, se consulta la Base de Datos para obtener los datos requeridos y se construye sobre la planilla Excel abierta una tabla dinámica (Pivot Table) o estática (Query Table) conteniendo esta información, donde el usuario pueda manipularla. En el próximo ítem se dan algunas ideas sobre cómo trabajar con este tipo de tablas. El botón Validate estará habilitado cuando la opción Update available attributes no esté activada. Por más detalles referirse a la sección Otras Opciones de este manual. Figura 35 - Resultado de la consulta utilizando una Pivot Table Si se utiliza la opción Query Table la salida tendrá el siguiente formato: Página 49

51 Figura 36 - Resultado de la consulta utilizando una Query Table Manipulación de la Información Consultada Luego de resuelta la consulta, la información obtenida se podrá manipular de diferentes maneras: Tabla Dinámica (Pivot Table) Query Table Html Gráfica Catalogación Tablas dinámicas Las Tablas Dinámicas (Pivot Tables) son objetos que agregan funcionalidad a las planillas de Excel, y que han sido potenciados a partir de Excel Se trata de tablas interactivas que de un modo sencillo permiten sumarizar y mostrar en forma cruzada gran cantidad de datos. Se pueden rotar las filas y las columnas para ver diferentes sumarizaciones, filtrar los datos mostrando diferentes páginas, o mostrar los detalles para alguna área de interés. Las tablas dinámicas pueden crearse a partir de datos en una planilla Excel o bien sobre bases de datos externas. Esta última es la opción más compleja y es la que utiliza GXquery, escondiendo al usuario final esa complejidad. Una tabla dinámica se compone de campos, cada uno de los cuales sumariza la información contenida en la base de datos según una determinada categoría. GXquery utiliza un campo para cada atributo analizado en una consulta. Página 50